Le nuove frontiere dell’archiviazione passano da:
Via R. Leoncavallo, 2 – 50019 Sesto Fiorentino (FI)
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Dematerializzare la carta in azienda?
La normativa italiana oggi lo consente?
La Conservazione Sostitutiva
Nata inizialmente per la Pubblica Amministrazione e successivamente
estesa ad Aziende e Professionisti, la normativa italiana è oggi una delle
più avanzate legislazioni europee in materia di dematerializzazione degli
archivi, consentendo in massima parte, di ricorrere alla cosiddetta
Conservazione Sostitutiva. Il Governo Italiano è fortemente impegnato
per la diffusione a tutti i livelli della digitalizzazione dei processi.
La conservazione sostitutiva è una particolare applicazione informatica, che
tramite firma digitale e marca temporale, rende i file archiviati immodificabili,
validandoli e certificandoli fiscalmente.
E’ del tutto evidente come praticando la conservazione sostitutiva tutti i
soggetti interessati possano, non solo rendere più snelli ed efficienti i
processi aziendali, ma possano soprattutto risparmiare cifre molto
consistenti sui tipici costi di gestione legati all’archiviazione dei documenti.
E allora, perché non iniziamo subito
a dematerializzare la carta?
Il genere umano viene da millenni di utilizzo della carta, un elemento così
familiare ed insito nel DNA delle nostre comunicazioni, che è oggettivamente difficile concepire di soppiantarlo con l’elettronica.
In ufficio stampiamo di tutto e di più, perché riteniamo sia molto più
semplice ritrovare un foglio, che un file elettronico, e ciò è suffragato dal
fatto che non esiste un modo univoco di archiviare file su computer.
L’archiviazione elettronica basata su indici, ha risolto perfettamente questa
problematica.
Noi tutti stentiamo molto a concentrarci sulla lettura di un documento a
video, preferendo solitamente riprodurlo su carta.
Non siamo sufficientemente sensibilizzati verso il risparmio effettivo che
sarebbe possibile ottenere.
Temiamo molto di non essere in grado di controllare un processo che
appare delicato e richiede oltretutto una grande responsabilità giuridica.
La normativa, pur essendo effettivamente avanzata, è ancora nella sua
fase evolutiva, rendendo l’approccio informatico più difficoltoso.
S&NT e la Conservazione Sostitutiva
Col nostro approccio consulenziale, siamo già oggi in grado di guidare i clienti
nell’approccio più corretto verso la dematerializzazione degli archivi cartacei
fiscalmente rilevanti, ritenendo che il “Paperless Office”, sia la meta perfetta a
cui dobbiamo tendere.
Tuttavia ci rendiamo conto che per la maggior parte delle organizzazioni, un
ufficio senza carta, rappresenterebbe nell’immediato un cambiamento così
radicale, che potrebbe impattare sulle attività produttive.
Proponiamo per questo motivo un approccio soft, inquadrando il processo di
implementazione in almeno due fasi distinte e complementari:
• Fase 1 - Soluzione di gestione documentale
• Fase 2 – Conservazione Sostitutiva
La Fase 1 attuata per un periodo adeguato, servirà ad “educare” l’utente verso il
trattamento elettronico degli archivi, preparandolo ad affrontare al meglio la
delicata Fase 2 di dematerializzazione conservativa.
S&NT e la Conservazione Sostitutiva
Ricordiamo che adottando una soluzione di gestione elettronica dei documenti,
anche senza applicare inizialmente la conservazione sostitutiva, oltre che
incrementare grandemente l’efficienza degli utenti, si potranno ottenere subito
consistenti risparmi, evitando ad esempio di stampare o fotocopiare tutta quella
documentazione non fiscale, quantificabile come minimo nel 30%, che abbonda
sulle nostre scrivanie.
Negli ultimi anni S&NT ha effettuato una selezione delle migliori soluzioni
documentali presenti sul mercato
La soluzione per noi ideale, doveva rispondere a prerequisiti tecnico-commerciali
ben precisi, che per altro riteniamo siano quelli maggiormente richiesti dalla
nostra clientela…
iDoc di Runtime è stata la soluzione prescelta perché:
• Basata su standard industriali consolidati
• Compatibile con i principali database
• Facilmente integrabile in qualsiasi ambiente
• Modulare ed espandibile a piacimento
• Facile da aggiornare e manutenere
• Semplice da utilizzare
• Interfaccia utente molto intuitiva
• Sicura ed affidabile
• Aderente alle normative vigenti
• Di prezzo contenuto
Oggi S&NT dispone di un team di esperti in gestione documentale, pronto a rispondere
alle esigenze più evolute nel settore.
iDoc è una soluzione evoluta di gestione documentale: quel genere di
applicazione più spesso nota come archiviazione elettronica dei documenti.
iDoc può trattare file di qualunque tipo: nativamente elettronici, come office,
email, immagini, pdf, ecc, o anche documenti cartacei acquisiti mediante un
qualsiasi scanner o multifunzione.
iDoc è una soluzione facilmente espandibile da 1 a n utenti in versioni
client/server, continuando a mantenere la sua perfetta compatibilità e non
vanificando quindi gli investimenti sostenuti nel tempo.
iDoc in versione base non fa la conservazione sostitutiva, ovvero quella speciale
procedura che permette di dematerializzare gli archivi cartacei fiscalmente
rilevanti. Questa funzione è però implementabile opzionalmente mediante un
modulo addizionale.
Ad ogni file importato o acquisito nel sistema, vengono associate le opportune parole
chiave: l’automatismo informatico utilizzato per ricercare ogni documento nell’archivio
elettronico.
Le parole chiave o indici, vengono apposti manualmente dall’operatore, oppure anche
automaticamente, qualora si vogliano attivare procedure di archiviazione massiva per
classi documentali omogenee di un certo rilievo numerico.
Si possono infatti attivare profili e mappature del documento, dove le
informazioni che serve identificare come chiavi di ricerca, vengono
rilevate automaticamente su ciascun documento, mediante speciali
software di riconoscimento caratteri (OCR) che possono leggere in
determinate coordinate opportunamente predisposte.
Alternativamente si può ricorrere ai barcode, una modalità di indicizzazione
molto pratica ed estremamente affidabile, che mediante etichette apposte
preventivamente, consente di avviare a scansione contemporanea un gran
numero di documenti diversi, archiviandoli in modo automatico.
Ma iDoc è un sistema globale di gestione documentale, dove l’archiviazione è solo
una delle fasi del ciclo del documento. L’utente iDoc avrà infatti facoltà di:
• inviarlo via email, quest’ultima sarà automaticamente collegata al documento di origine;
• inviare più documenti con una unica email;
• effettuare l’invio telematico delle fatture attive automaticamente in base all’anagrafica- del destinatario della fattura;
• senza ulteriori operazioni i documenti sono già disponibili per la consultazione on line --via browser internet;
• collegarlo logicamente ad altri documenti;
• inviarlo via fax;
• apporre annotazioni digitali (post it ecc.);
• trasformarlo in un formato file diverso;
• apporre firma digitale e marca temporale;
• riprodurlo opzionalmente su carta (stampa).
iDoc con un apposito modulo, può integrarsi in Word e Outlook per eseguire
l’archiviazione anche dall’interno degli applicativi Microsoft.
iDoc può manipolare i file PDF, creando file multipagina provenienti da
applicazioni diverse, trasformare un file PDF in TIF e viceversa, oppure
trasformare un file in PDF/A, lo standard che predispone il file alla
conservazione sostitutiva, rendendolo immodificabile.
iDOC - Installazione
Quando si lancia per la prima volta il
programma, viene visualizzata la
maschera dei codici di attivazione,
che vengono forniti da Runtime
dietro comunicazione del codice
identificativo del computer prescelto
per l’installazione e della
configurazione prescelta. Si
presuppone come prerequisito, la
presenza di una struttura database
già installata e/o l’indirizzo del
server SQL a cui puntare.
iDOC possiede 3 diverse interfacce utente
Windows – Web - VRF
E’ la licenza Full di iDoc, che si
installa su qualsiasi PC, fornendo
le migliori prestazioni
dell’applicazione. La licenza
Windows consente sia di
archiviare, che consultare gli
archivi in configurazioni da 1 a n
client.
iDOC possiede 3 diverse interfacce utente
Windows – Web - VRF
Qualunque utente client
accreditato, che disponga di un PC
o un Mac con browser internet,
potrà collegarsi all’archivio
elettronico documentale per
effettuare una consultazione.
L’utente PC ha a disposizione due
tipi di licenza web: quella solo
consultazione e quella full, con
funzionalità di archiviazione del
tutto analoghe a quelle disponibili
con le licenze Windows.
iDOC possiede 3 diverse interfacce utente
Windows – Web - VRF
VIRTUAL ROOM FILE
E’ una speciale interfaccia grafica animata in
Flash, caratteristica esclusiva di questa
soluzione, che riproduce visivamente la struttura
dell’archivio documentale. Tale modalità,
abbinata ad un video touchscreen, opzione della
nostra offerta, permette all’operatore di fare
archiviazione semplicemente toccando con un
dito la cartella e trascinando i file nei Dox
virtuali. Vengono visualizzati solo Dox e cartelle
su cuil’utente che si collega è autorizzato a
lavorare. Possibile utilizzare l’interfaccia grafica
anche da normali PC mediante l’ausilio del
mouse.
iDOC – Schermata iniziale
Barra del titolo
Barra dei menu
Barra dei pulsanti
Elenco documenti
Dati documento
Immagine documento
Flusso operazioni
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l’argomento
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Andrea Bandini
Tel. 055-4250774#21
Cell. 331.1391435
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Grazie per la gentile attenzione!