Articolo
http://www.ilpost.it/2012/02/14/quantocosta-organizzare-le-olimpiadi/
Interventi Pescante - Monti
http://roma.corriere.it/roma/notizie/cronaca/
12_febbraio_14/monti-cdm-roma-alemannoolimpiadi-2020-1903276387660.shtml
http://roadtothegames.wordpress.com/
STRUTTURA DEGLI EVENTI
La struttura di un organizzazione è usualmente esaminata da tre punti di vista:
1) FORMALIZZAZIONE : livello di definizione di ruoli e regolamenti, politiche , ruoli di
Individui e di comitati nella guida dell’azione degli event managers.
2) COMPLESSITA’ : Scopi e numero dei differenti comitati e individui e sotto-unità
necessarie per l’organizzazione e la densità della gerarchia delle autorità coinvolte.
3) CENTRALIZZAZIONE : il grado di controllo del processo decisionale da parte delle
persone che hanno in carico l’organizzazione , come sono distribuite le responsabilità.
“ STRUTTURA DEGLI EVENTI “
LONDON 2012 OLYMPIC GAMES:
http://www.london2012.com/about-us/the-people-delivering-the-games/
SOCHI 2014WINTER OLYMPIC GAMES :
http://sochi2014.com/en/team/committee/structure/
TEORIA DEI SISTEMI : un evento dipende primariamente dall’ambiente
dove viene organizzato. Persone, tecnologie disponibili, situazione politica
locale ecc. ecc.
RISORSE
INPUT
ATTIVITA’
ELABORAZIONE
RISULTATI
OUTPUT
TEORIA DEI SISTEMI APPLICATA AGLI EVENTI SPORTIVI
INPUTS: FINANZIAMENTO, STRUTTURE (IMPIANTI) , PERSONE (VOLONTARI)
ELABORAZIONE : SITOWEB, COMUNICAZIONE IN GENERALE, ATTIVITA’ PROPRIE
DELL’EVENTO
OUTPUTS : SODDISFAZIONE DEL PUBBLICO, DEI COMMITTENTI E DEI PARTECIPANTI
TEORIA DELLA CONTINGENZA
“LA STRUTTURA PIU’ EFFICACE PER GESTIRE UN EVENTO E’ BASATA
SUI FATTORI CONTINGENTI O CONTESTUALI DELL’ AMBIENTE DOVE
SI SVOLGE L’EVENTO .
Fattori contestuali possono essere le dimensioni dell’evento, competizione
con altri eventi simili, e le risorse disponibili.
TEORIA DELLA COMPLESSITA’
ADATTARSI ALLE SITUAZIONI AMBIENTALI
DOVE L’EVENTO HA LUOGO FACILITA LA RIUSCITA
DELL’EVENTO
PRINCIPI NELLA STRUTTURAZIONE DELGI EVENTI SECONDO CUNNINGHAM 2008
LA FORMA SEGUE LA FUNZIONE. Il tipo di struttura creata per gestire
L’organizzazione di un evento deve essere fatta ex-novo per ogni evento (senza
Copiare quella utilizzata in eventi precedenti) . Tutto deve essere proporzionato
ai propositi, alle politiche, alla gestione e alle operazioni da compiere).
CREAZIONE DI GRUPPI AUTONOMI CON SPECIFICHE FUNZIONI MA INTERCONNESSI.
PIU’ E’ ELEVATA LA COMPLESSITA’, MAGGIORE E’ IL TEMPO NECESSARIO PER LA
PROGETTAZIONE.
EFFICIENZA COMUNICATIVA: INTRAGRUPPO, INTEGRUPPO, VERTICALE ED ORIZZONTALE
SINERGIA
CAPIRE E CONSIDERARE L’AMBIENTE DOVE SI SVOLGE L’EVENTO
(FISICO E SOCIALE).
IDENTIFICARE LE RISORSE NECESSARIE
DEFINIRE CHIARAMENTE E SPECIFICAMENTE GLI OBIETTIVI E GLI OUTCOME
DELL’EVENTO : L’EVENTO PROSEGUE BEN OLTRE LA SUA FINE UFFICIALE.
CREARE STRUTTURE LEGGERE E FLESSIBILI IN GRADO DI ADATTARSI VELOCEMENTE
CREARE STRUTTURE BASATE SULLE NECESSITA’ DELL’EVENTO SPECIFICO
LA GESTIONE DEI VOLONTARI
Le Olimpiadi di Pechino hanno coinvolto 100.000 volontari
Cosa muove un volontario :
Un ideale
Acquisire una nuova esperienza
Sentirsi protagonista dell’evento
Queste tre componenti non devono mai mancare nell’opera
dell’ event manager.
FUNZIONI
- CHIAREZZA DEI RUOLI E DEGLI SCOPI
- STILI DI DIREZIONE (DIRETTIVO, PARTECIPATIVO)
- COMUNICAZIONE E FLUSSI INFORMATIVI
- DIAGRAMMI E FLUSSI OPERATIVI
-RECLUTAMENTO
- MOTIVAZIONE
PIRAMIDE ORGANIZZATIVA DEI VOLONTARI DIVISA IN ZONE
BLOCCHI
DI PROGRAMMAZIONE
Volontari esecutivi
Leadership e visione
1
Volontari manageriali
Gestione e responsabilità
2
3
BLOCCHI
Organizzazione e
allestimento
OPERATIVI
4
Addetti alla pista
Servizi
CREARE UNA STRUTTURA CHE SI OCCUPA DEI VOLONTARI
Funge da agenzia di reclutamento
Crea il profilo necessario e trova i candidati adatti per i ruoli lavorativi
Si occupa degli annunci per il reclutamento, e gestisce tutte le procedure di
reclutamento incluse interviste, creazione del database volontari, liste di riserva etc, etc.
Seleziona i leader tra i volontari
Screening
Reclutamento
Registrazione
Orientamento
training
Assegnazione
a
RICOGNIZIONE
Accreditamento
PROGETTAZIONE :
DIAGRAMMI DI GANTT
WORK PLAN
TASKS
MILESTONES
PIANO FINANZIARIO
Le metriche di progetto rappresentano un
insieme di indicatori rivolto a tenere sotto
controllo e prevedere l'andamento delle
principali variabili critiche del PROGETTO (i
costi, i tempi, la qualità, le risorse, le variazioni
di scopo, ecc.). Le metriche includono
solitamente una serie di indicatori standard,
ma possono essere estese con altri indicatori
definiti ad hoc in base alla specifica natura del
progetto.
ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI GANTT IN EXCEL
01/01/2013
Coordinamento
Manifestazioni di interesse
Bid
Fase organizzativa
Evento
Post evento
Bilancio e consuntivo
20/02/2013
11/04/2013
31/05/2013
20/07/2013
08/09/2013
28/10/2013
17/12/2013
STEERING COMMITTEE
(O COMITATO PROMOTORE) ES. IOC
MANIFESTAZIONE DI INTERESSE
RICHIESTA DI CANDIDATURA
• INTRODUZIONE : DESCRIVE L’EVENTO IN TERMINI GENERALI
•DESCRIZIONE DELL’EVENTO: NUMERO STIMATO DEGLI ATLETI PARTECIPANTI, OSPITI
E PUBBLICO (questi dati in caso di evento già organizzato devono basarsi sullo storico)
evento gratuito o a pagamento (SIAE).
•PRECEDENTI ESPERIENZE IN QUELLA CITTA’ DI EVENTI ANALOGHI
•PROGRAMMA DELL’ EVENTO (giornate, arrivo e partenze degli ospiti, livello degli ospiti)
•PRESENZA DI EVENTUALI SPONSOR E RUOLO DEL COMITATO ORGANIZZATORE:
responsabilità operative e finanziarie
•RUOLO DELLA CITTA’ OSPITE
•DEFINIZIONE DELLE CARATTERISTICHE NECESSARIE PER PARTECIPARE ALL’ASTA
•BENEFICI E RICADUTE SULLA CITTA’ OSPITE
•DIRITTI DI SPONSORSHIP & MARKETING
•FORMAT DI RISPOSTA (questionario e checklist)
4 DOCUMENTI PRINCIPALI NEL PROCESSO DI ASSEGNAZIONE DI UN EVENTO (IOC):
1. STUDIO DI FATTIBILITA’
Documento sulla capacità di organizzare o ospitare un evento, incluse le risorse:
UMANE, FINANZIARIE E TECNICHE
2. DOCUMENTO DI CANDIDATURA
Evidenzia i percorsi , le scadenze e i processi che devono essere seguiti per
Candidarsi
3 QUESTIONARIO DI CANDIDATURA (BID QUESTIONNAIRE)
Lista di domande a cui chi intende candidarsi deve dare una risposta scritta
e circostanziata
4. DOSSIER DI CANDIDATURA (BID DOSSIER)
Piano generale e strategie e risorse , dettagli ulteriori, piani e testimonials che servono
Per rendere la candidatura differente dalle altre che saranno presentate.
ESEMPI
http://www.olympic.org
Candidature Procedure Questionnaire (265 pagine)
www.uefa.com
www.fisu.net/site/page_950.php
ESISTONO POI COMITATI SPECIFICI, PERSONE, CHE FARANNO IL TOUR
DEI SITI CANDIDATI.
Ovviamente sono molto importanti in queste occasioni le PR,
Il supporto della comunità locale e degli sponsor, insomma fornire una
Forte impressione al Comitato Organizzatore.
Il “BID TOUR” è un evento esso stesso.
FATTORI PER IL SUCCESSO DI UNA CANDIDATURA (Emery 2002):
POSSEDERE UNA CREDIBILITA’
COMPRENDERE COMPLETAMENTE IL PROCESSO DI ASSUNZIONE DI
DECISIONI, SIA SUL PIANO FORMALE CHE INFORMALE
NON ASSUMERE CHE CHI DECIDE SIA NECESSARIAMENTE UN ESPERTO
O CHE USI ESCLUSIVAMENTE CRITERI RAZIONALI PER LA SELEZIONE
PERSONALIZZARE I SERVIZI PROFESSIONALI TANGIBILI E INTANGIBILI
E ANDARE OLTRE LE ASPETTATIVE
AVERE CONOSCENZA DEI PROPRI PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA
RELATIVAMENTE ANCHE AI COMPETITORS
Westerbeek (2002) : FATTORI CHIAVE NELL’ EVENT BIDDING:
ABILITA’ DI ORGANIZZARE UN EVENTO. Network interorganizzativo costruito per
Gestire l’evento, expertise tecnica nel network, attrezzature, e supporto finanziario
SUPPORTO POLITICO. Questo elemento include il supporto governativo alla candidatura
Questo supporto serve per l’accesso alla risorse umane e finanziarie e alle strutture
INFRASTRUTTURE Evidenza della disponibilità o della realizzazione di impiantistica
Trasporti, infrastrutture, ospitalità.
STRUTTURE ESISTENTI Stato delle strutture esistenti al momento della presentazione
Della candidatura
COMUNICAZIONE E VISIBILITA’. Reputazione della città ospite come destinazione di eventi
e il sistema supporto per la gestione delle infrastrutture tecnologiche per ospitare
e promuovere l’evento
RESPONSABILITA’ fornire le garanzie per l’ AFFIDABILITA PERSONALE e la PRESA INCARICO
dell’evento FORNIRE LA SENSAZIONE DELLA PROPRIA AFFIDABILITA’ E CAPACITA’
DI MANAGEMENT E DECISIONE.
COMPOSIZIONE DEL TEAM : evidenziare le specifiche caratteristiche di
ciascuno dei componenti del team propositore (C.V.) in modo che si sia percepiti
Come altamente professionali nelle gestione dell’evento.
Deve fornire un profilo di alto livello a garanzia del processo gestionale. Capacità
di creare networks, gestire la complessità dell’evento e fornire credibilità.
CAPACITA’ DI MARKETING. CAPACITA’ DI P.R. E MARKETING DELL’EVENTO, INCLUSI
SKILLS PSICOLOGICI.
L’efficacia del Management dipende dall’abilità di bilanciare una
quantità variabile di attività come scadenze temporali, costi e prestazioni
con le pressioni dell’ambiente, incluse le pressioni politiche.
Kerzner 1995.
On July 6, 2005, the International Olympic
Committee selected London to be the host city
of the XXX Olympiad in 2012. The runoff
system was a key factor in London's success
because it did not receive a majority of votes
on the first counting. In later rounds the city
picked up a number of second and third
choices from the eliminated cities of New York,
Moscow, and Madrid.
In each round the city receiving the least votes
was eliminated, and its votes were
redistributed to the other choices. Cities'
delegations were not allowed to participate in
the voting until their city was eliminated from
the ballot.
The International Olympic Committee should
join the Academy of Motion Picture Arts and
Sciences, the American Political Science
Association, and other organizations in using
IRV to make democratic decisions. With IRV,
voters rank all of their preferences on a single
ballot, and auxiliary choices are used to
simulate runoffs.
LA QUALITA’
DEFINIZIONI DI QUALITA’:
• LA QUALITA’ E’ CONFORMITA’ ALLE SPECIFICHE O ALLE RICHIESTE
•QUALITA’ COME ECCELLENZA: RAGGIUNGIMENTO DEL PIU’
ALTO STANDARD POSSIBILE
• QUALITA’ E’ INCONTRARE O SUPERARE LE ASPETTATIVE DEL
CLIENTE
• E’ UN PROCESSO DINAMICO PER LA CREAZIONE DI VALORE
La percezione della qualita' e' realizzata in
quello che Richard Normann chiama «il
momento della verità», cioè quando si verifica
il contatto tra l'erogatore del servizio ed il
cliente.
La qualità di un servizio è la misura di quanto il
servizio reso corrisponda alle aspettative del
cliente (Lewis e Booms, 1983).
fattori determinanti
nella qualità del servizio
1. Accesso
accessibilità e facilità di contatto
2. Comunicazione
spiegare il servizio, rassicurare il cliente
3. Competenza
possesso delle competenze necessarie a
prestare il servizio
4. Cortesia
gentilezza, cordialità del personale
5. Credibilità
fidatezza, onestà del fornitore del servizio
6. Affidabilita'
capacita' di prestare il servizio promesso in
modo affidabile e preciso
7. Capacita' di risposta
volontà e prontezza degli addetti
8. Sicurezza
assenza di pericoli, rischi o dubbi
9. Aspetti tangibili
aspetto delle strutture fisiche e del personale
10. Comprensione del cliente
capire, conoscere il cliente.
«Quality assurance is a journey not
a destination: it is about doing
better, not only sufficient» (P.
Williams, 2008)
http://impiantisportivi.coni.it/index.php?id=13
15
PRINCIPI DI TEORIA DELL’ORGANIZZAZIONE
TRANSFER DI CONOSCENZA :
“SE IO HO UNA MELA E TU HAI UNA MELA , E NOI CI SCAMBIAMO LE MELE,
ALLA FINE DELLA TRANSAZIONE ABBIAMO SEMPRE UNA MELA.
SE INVECE NOI ABBIAMO UN IDEA E CE LA SCAMBIAMO, ALLA FINE
DELLA TRANSAZIONE ENTRAMBI ABBIAMO DUE IDEE”
G.B. SHOW
“UN VELOCE ED EFFICACE TRASFERIMENTO DI CONOSCENZA E’ IL SOLO
VANTAGGIO COMPETITIVO REALMENTE SOSTENIBILE”
P. DRUCKER
COME SI PUO’ DEFINIRE LA CONOSCENZA
NELLE ORGANIZZAZIONI ?????
Backer (2006) : “ know how” oppure “ approfondita conoscenza della teoria o della
Pratica attuativa di un processo o di una procedura”
Gupta (2002) : “ Comprensione dei requisiti base della cultura , della politica
e della personalità”
Nonaka (2000) : “conoscenza concettuale e sistemica : concettuale quando si sviluppa una
Comprensione di informazioni che sono astratte nella loro natura , sistemica
quando si ottiene una conoscenza globale dell’organizzazione, delle sue procedure ,
processi, schemi di funzionamento e delle tecniche necessarie
per l’implementazione dei suoi fini”.
Spender (2002) : “ La crescita emerge dalle interazioni “.
La socializzazione aiuta la conoscenza (Sensiper 2002):
“ attraverso prove, domande, e stimolando la discussione”
E’ necessario coinvolgere i partecipanti nel processo di programmazione e di organizzazione
Mediante meetings, brain stormings, e presentazioni .
E’ quindi importante stabilire riunioni periodiche (briefing and de-briefing)
A cadenza fissa e prestabilita CHE HANNO LA PRECEDENZA SU TUTTE LE ALTRE ATTIVITA’.
ACQUISIZIONE DI CONOSCENZA
• Acquisizione di informazioni: essere pro-attivi;
•Condurre interviste a persone coinvolte nell’organizzazione di eventi
sportivi a vario livello o seguirli in una giornata del loro lavoro;
• Partecipazione a congressi sull’organizzazione degli eventi sportivi;
• Creazione e Partecipazione a network;
LA FIGURA DELL’ EVENT MANAGER
L’ event manager deve essere un “facilitatore” :
“un modo di possedere leadership senza essere direttivi”.
Facilitare i processi di acquisizione di conoscenza e organizzativi,
stimolando il gruppo.
PRESUPPOSTI PER UN AZIONE DI FACILITAZIONE ADEGUATA
“ Le persone sono intelligenti, capaci e vogliono fare la cosa giusta”
“I gruppi possono prendere decisioni migliori di quelle che ciascuno
può prendere individualmente”
“ L’opinione di tutti ha lo stesso valore, qualsiasi sia il suo rango o posizione”
“Le persone sono più motivate a seguire piani o idee che essi stessi hanno contribuito a creare”
“ I partecipanti si assumono la piena responsabilità delle proprie scelte e decisioni”
“ I gruppi possono gestire i loro propri conflitti, comportamenti e le loro relazioni interne se sono
loro forniti gli appropriati mezzi e la giusta formazione “
(Bens, 2000)
IL FACILITATORE PROMUOVE UNA COMUNICAZIONE ADEGUATA
INTERNA AL GRUPPO
Possono essere d’aiuto i sociogrammi.
“ Aiuta il gruppo a definire mete ed obiettivi specifici “
“ Fornisce processi che aiutano i membri ad usare il loro tempo efficacemente
per prendere buone decisioni, ed aiuta i membri del gruppo a comprendere
questi processi”.
“Guida le discussioni del gruppo in modo da garantire il funzionamento delle cose”
“Tiene traccia delle idee che emergono nel gruppo”
“ Supporta i membri nella valutazione e nello sviluppo delle proprie capacità”
“Usa le procedure di consenso per aiutare il gruppo a prendere decisioni che considerino
le opinioni di tutti i membri”
“Aiuta i membri a gestire le proprie dinamiche interpersonali”
“Aiuta il gruppo a comunicare efficacemente”
“Aiuta il gruppo ad avere accesso alle risorse per svolgere il proprio lavoro”
“ Crea un ambiente positivo nel quale i membri possano crescere e lavorare insieme
per raggiungere gli obiettivi del gruppo”
“Incrementa la leadership negli altri trasferendo responsabilità”
“ Supporta e stimola gli altri ad essere facilitatori”
(Bens, 2000; Peel, 2000 ; Vidal, 2004).
“ Essere un comunicatore supportivo”
“ Concentrarsi sul problema e non sulle persone”
“Incoraggiare il gruppo ad accettare le idee degli altri”
“Mantenere aperto il canale di discussione”
“Incoraggiare un feedback palese : esplicitare i problemi”
“Incoraggiare l’uso di un linguaggio semplice”
“Ripetere in modo da assicurarsi che ciò che si è detto sia chiaro e che tutti
abbiano inteso correttamente”
“Walk the talk” : fare quello che si è detto e non dire una cosa e farne un’altra e
Assicurarsi che ciò sia fatto da tutti”
“Sii un buon ascoltatore e incoraggia il gruppo a fare lo stesso. Tutti devono avere
la possibilità di parlare e ascoltare”
“ Essere neutrali ed evitare di condividere le proprie opinioni personali a meno che
non siano richieste: focalizzarsi sul proprio ruolo di comunicazione”
“Fare domande: questo inviterà alla partecipazione, aiuta ad acquisire informazioni,
verificare assunti e arrivare alle cause dei problemi”
“Sintetizzare le idee, incoraggiare i membri del gruppo al commento e a costruire sulle
Idee degli altri”
“Mantenere le discussioni in argomento, dare scadenze temporali per ciascuna discussione”
(Bens, 2000 ; Greenberg , 2002).
“ Un istituzione è come un “accordo musicale” : non è costituita da suoni individuali
ma dalle loro relazioni” Peter Drucker
OSSERVATORIO PER LA SICUREZZA NEGLI EVENTI SPORTIVI
POLIZIA DI STATO
http://www.osservatoriosport.interno.it/dati.h
tml