In collaborazione con
LE SEGRETERIE SCOLASTICHE PER
LA
BUONA
SCUOLA:
FUNZIONI,
ORGANIZZAZIONE,
RISORSE
E
STRUMENTI
1
HOTEL DESENZANO
Viale Cavour 40/42
Desenzano del Garda (Brescia)
In collaborazione con
GLI OBIETTIVI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE
E LA CONSERVAZIONE
DI CONTENUTI INFORMATICI
MARCO SANTINI E MARIO GRIMALDI
LA RIVOLUZIONE DIGITALE NELLE SCUOLE
L’avvio
di un progetto di digitalizzazione dei
servizi amministrativi richiede uno sforzo
organizzativo importante.

Le
amministrazioni dello Stato, scuole comprese,
sono in piena rivoluzione digitale e, volenti o
nolenti,
tutti noi siamo costretti a farci entrare in testa le
novità
(alcune non possono essere definite tali) introdotte
dal legislatore.
LE SCUOLE SONO DAVANTI A UN BIVIO
Possiamo
scegliere se continuare a lavorare alla
“vecchia maniera” o possiamo decidere di svoltare –
magari gradualmente – verso il digitale.

Nella
fase di ri-progettazione del proprio sistema
di gestione documentale vanno individuate regole
condivise che debbono necessariamente prevalere
sugli “individualismi” presenti in ogni scuola!

Le
difficoltà derivano dal fatto che le scuole sono tante,
ed ognuna ha le sue peculiarità e le sue caratteristiche.
I CANALI DI INGRESSO
Per
quanto riguarda l’uso della PEC e della PEO è
opportuno che le Istituzioni Scolastiche riducano
al minimo i “canali di ingresso”, mantenendo solo
l’indirizzo PEC fornito dal MIUR e presente
nell’indicePA – quindi l’unico ufficiale - e, al
massimo, due indirizzi di PEO:
istituzionale/ministeriale [email protected]
 associato al dominio della scuola [email protected]

Di
questi indirizzi di posta elettronica ogni
istituzione deve conoscere i parametri della
posta in uscita e della posta in entrata
(password comprese).
Evoluzione della normativa

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Il Codice dell’Amministrazione digitale
D. Lgs. 82/2005 (CAD)
Legge 15/2005 e 80/2005
D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta)
D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD)
D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni)
D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo)
D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review)
D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0)
L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013)
D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante
gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni
da parte delle pubbliche amministrazioni)
6
Il
Codice dell’Amministrazione
digitale
Nella
P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e
costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce
principi e finalità:





la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12)
la gestione informatica dei procedimenti (art. 41)
la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.)
la disponibilità dei dati (artt. 50, 58)
le basi di dati di interesse nazionale (art. 60)
7
Il
Codice dell’Amministrazione digitale
SANCISCE








I NUOVI DIRITTI
diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)
diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)
diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art.
6)
diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione
(art. 7)
diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8)
diritto alla partecipazione (art. 9)
diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57)
8
Il
I





Codice dell’Amministrazione digitale
nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei
seguenti strumenti innovativi:
i documenti informatici
le firme elettroniche
l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva
la posta elettronicae la posta elettronica certificata
i siti Internet delle P.A.
9
Il
Decreto semplificazioni modifica il
CAD
Tra
quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella
introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il
comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale
(d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone
alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente
di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica
certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di
intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli
interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per
l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali,
assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni
e certificazioni.

10
Il
Decreto sviluppo modifica il CAD
Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per
la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge
Il
134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche:
l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la soppressione di
DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione delle tecnologie per
l’innovazione;
 la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito all’acquisizione
di programmi informatici.



11
 Il
Decreto spending review modifica il
CAD
...
si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed e-mail
per comunicare con le famiglie
Il
Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge
135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD
ed, in particolare, ha previsto:

l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3sexies, 3-septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il
decreto legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata
delle funzioni ICT.
Vengono
quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel
CAD, riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni
fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge
78/2010, convertito con modificazioni dalla Legge 122/2010.
12
 Il
Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Il
Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in
Legge 221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del
CAD.
In




particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi:
l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e
formulari;
l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche
amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis;
l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle
soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA
devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi;
principio dell’open by default;
13
Il
Decreto crescita 2.0 modifica il CAD


La novella degli articoli 52 e 68 CAD
Art. 50 c.1
I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti,
conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie
dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e
riutilizzazione, alle condizioni fissate dall'ordinamento


L'articolo 52 c.1
I dati e i documenti che le amministrazioni titolari pubblicano, con
qualsiasi modalità.... , si intendono rilasciati come dati di tipo aperto ai
sensi all'articolo 68, comma 3, del presente Codice.


L'articolo 68 c.2
Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione o nell'acquisizione dei
programmi informatici, adottano soluzioni informatiche, quando possibile
modulari, basate sui sistemi funzionali resi noti ai sensi dell' articolo 70 , che
assicurino l'interoperabilità e la cooperazione applicativa e consentano la
rappresentazione dei dati e documenti in più formati, di cui almeno uno
di tipo aperto, salvo che ricorrano motivate ed eccezionali esigenze

14
Il
Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
La novella degli articoli 52 e 68 CAD
L'articolo 68 c.3 Agli effetti del presente decreto legislativo si intende


per:
a)
formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico,
documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici
necessari per la fruizione dei dati stessi;
b)
dati di tipo aperto, i dati che presentano le seguenti caratteristiche:
1)
sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta
l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in
formato disaggregato;
2)
sono accessibili attraverso le tic,..., in formati aperti ai sensi della lettera
a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per
elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati;
3)
sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie
dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche
pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali
sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione
15
Il

Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
perché in OPEN DATA ?
Open governement
La dottrina dell’Open Government si basa sul principio per
il quale tutte leattività dei Governi e delle Amministrazioni
dello Stato devono essere aperte e disponibili per favorire
azioni efficaci e garantire un controllo diffuso sulla gestione
della cosa pubblica.
In tal senso, l’Open Government si basa su tre elementi:
1) trasparenza
2) collaborazione
3) partecipazione
16
Il

Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
perché in OPEN DATA ?
Trasparenza
La trasparenza favorisce e promuove la responsabilità fornendo
ai cittadini le informazioni sulle attività dell’Amministrazione. Una
Amministrazione trasparente, per questo, è un’Amministrazione
più controllata e nel contempo più aperta e affidabile.
Partecipazione
La partecipazione dei cittadini alle scelte della Pubblica
Amministrazione aumenta l’efficacia dell’azione amministrativa e
migliora la qualità delle decisioni dell’Amministrazione.
Collaborazione
La collaborazione vede un coinvolgimento diretto dei cittadini
nelle attività dell'Amministrazione
17
Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Perché in OPEN DATA ?
Per
distinguere i diversi formati utilizzabili nella
codifica dei set di dati, è stato proposto un modello di
catalogazione che li classifica in base alle loro
caratteristiche su una scala di valori da 1 (una stella) a 5
(cinque stelle):

livello base, costituito da file non strutturati

dati strutturati ma codificati con un formato proprietario
dati

proprietario

strutturati e codificati in un formato non proprietario
dati strutturati e codificati in un formato non
(URI)
Linked Open Data (LOD).
18
 Il


Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source nella
PA?
Art 68 c.1
Analisi
comparativa delle soluzioni.
Le
pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o
parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza,
tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di
una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra
le seguenti soluzioni disponibili sul mercato:
-
riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica
amministrazione;
- software libero o a codice sorgente aperto;
- software fruibile in modalità cloud computing;
- software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso;
-
software combinazione delle precedenti soluzioni.
19
ANALISI DELLA STRUMENTAZIONE E DELLE
DOTAZIONI TECNOLOGICHE CHE POSSONO
ESSERE UTILIZZARE PER IL SISTEMA
INFORMATIVO
La dematerializzazione
Il
termine
dematerializzazione
indica
il

progressivo
incremento
della
gestione
documentale informatizzata e la conseguente
sostituzione dei supporti tradizionali della
documentazione amministrativa in favore del
documento informatico.
Atto di indirizzo
2014
21
La dematerializzazione: gli
strumenti
L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un

sistema
per la gestione documentale informatizzata
presenta non pochi problemi e criticità di tipo
organizzativo, di ordine tecnologico e di natura
archivistica.
Gli elementi di un sistema informativo scolastico,
quali la dotazione tecnologica, le risorse umane e il
processo di gestione del flusso documentale, dovranno
essere attentamente valutati al fine di individuare la
migliore soluzione possibile adeguata ad ogni singola
realtà/dimensione.
22
Il Processo di dematerializzazione dei documenti
Il processo di dematerializzazione dei documenti prevede che le
pubbliche amministrazioni debbano formare, gestire, trasmettere,
pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i
procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e
della comunicazione.

Formazione
obbligatori,
integrità
Gestione




Trasmissione
Conservazione
contesto,
forma
autenticità,
e
contenuti
paternità,
protocollo informatico
modalità di tenuta, modalità di
emissione, trasmissione, notifica, ricezione;
modalità di memorizzazione e
archiviazione,

modalità di conservazione
23
 Il
•
Processo di dematerializzazione dei
documenti
• protocollo
firma
informatico
digitale

formazione
gestione
documento informatico
trasmissione
conservazione
• PEC
• archiviazione
digitale
24
 Il



documento informatico
La possibilità per la P.A. di sostituire completamente
il documento cartaceo col documento informatico è stato
confermato dal nuovo quadro normativo che ha conferito
all’attività amministrativa informatica la medesima
efficacia di quella posta in essere attraverso la modalità
tradizionale.
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti art . 1 c. 1, p
Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con
strumenti telematici conformi alle regole tecniche sono
validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle
disposizioni del codice. Art 20
25
La firma elettronica
•[Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica
“l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure
connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici
ed utilizzati come metodo di identificazione informatica”
•[Art 21, c. 1, CAD] - il documento informatico, cui è apposta
una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente
valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche
oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità
26
La firma elettronica
•[art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti
per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche
amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione
informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire
l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione
informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in
ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la
CIE e la CNS
•[art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi
in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e
imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema
pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese
(SPID)
27
Valore probatorio del documento informatico
sottoscritto
a)
il documento informatico è sprovvisto di qualsiasi firma elettronica ed ha
la stessa efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche disciplinate dall’art
2712 del codice civile; si tratta di qualsiasi documento informatico, nel significato
più lato che questo termine può assumere.
b)
il documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice o
debole o non avanzata è liberamente valutabile dal giudice tenuto conto delle
sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, ai
sensi dell’articolo 116 del codice di procedura civile. Si tratta di tutti quei sistemi
che in vario modo possono permettere di individuare un soggetto in base alle sue
conoscenze (PIN, password e username e-mail). La valutazione dell’efficacia
probatoria di tali documenti è interamente rimessa alla decisione del giudice.
c)
documento informatico munito di firma digitale o di firma elettronica
qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova
contraria (Art. 21 comma 2)
28
Il Processo di dematerializzazione dei documenti

La diffusione del documento informatico è tuttavia
ancora frenata da alcuni elementi di varia natura:
1. difficoltà interpretative delle diverse norme;
2. scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei
documenti informatici;
3. limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione
dei
documenti e, soprattutto, per la gestione dei documenti
firmati;
4. insufficiente fiducia nella e-mail come strumento di
trasmissione formale dei documenti;
5. difficoltà di “esibizione” del documento informatico;
6. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione
digitale di lungo periodo.
29

La dematerializzazione: gli strumenti scanner
Dotato di cassetto alimentatore per gli originali corredato da
software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti.
Utilizzando uno scanner, il documento cartaceo viene
sottoposto al processo di dematerializzazione mediante
scansione.
Al fine di ottenere un documento che rispetti le regole
dell'accessibilità è necessario aver configurato il software
d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in
modalità PDF testo (non PDF immagine) e la risoluzione
impostata su 250/300 dpx.
È comunque consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del
documento tale da non determinare una eccessiva perdita di
qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio
negli archivi digitali.
30
La dematerializzazione: gli strumenti scanner

Durante la fase di salvataggio del documento negli archivi
digitali è opportuno tener presente alcune opportunità operative:
 indicare sempre prima del nome del file il numero di
protocollo e l'anno solare.
 usare sempre caratteri minuscoli
 il nome non deve essere troppo lungo
 i termini devono essere separati da trattini senza spazi
bianchi
 non si devono usare lettere accentate, punteggiatura e
caratteri speciali
es. 238_2013_commissione_informatica.pdf
31
La dematerializzazione: gli strumenti scanner

Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di
documenti digitali di varia natura:
Software: doPDF - PdfCreator...
Appartengono a questa famiglia di programmi i software che,
installando una stampante virtuale consentono, attraverso le
normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa
o più precisamente il salvataggio di documenti attivando
semplicemente la stampa degli stessi.
Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione
dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità
accessibile, (Pdf testo).
32
La dematerializzazione: gli strumenti – modem
fax


eliminazione del fax nella comunicazione tra le pubbliche
amministrazioni, disposta dall’art. 14 legge 98/2013
Modem Fax
Modem fax e relativo software che consente ai fax
di essere ricevuto direttamente in formato
elettronico da un computer.
Il fax digitale è rappresentato sempre con una
immagine e pertanto dovrà anch'esso essere
sottoposto alla conversione in formato PDF testo
(accessibile).
http://www.onlineocr.net/default.aspx
La firma elettronica qualificata e firma digitale
•[ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata
s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia
basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un
dispositivo sicuro per la creazione della firma
•[Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un
particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici
34
La firma elettronica remota ed avanzata
•[Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare
procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su
HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private
da parte dei titolari delle stesse
•[Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata
s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi
a un documento informatico che:
• consentono l'identificazione del firmatario del documento
• garantiscono la connessione univoca al firmatario
• sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un
controllo esclusivo
• sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati
35
La firma elettronica remota ed avanzata
•[Art. 21, c. 1, CAD] –
Il documento informatico sottoscritto con
firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole
tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano
l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del
documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice
civile
•[Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013]
- La realizzazione di soluzioni di
firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna
autorizzazione preventiva
•La firma elettronica avanzata realizzata
in conformità con le
disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile
limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore
e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi
36
La firma elettronica grafometrica
•Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una
firma autografa né il processo di acquisizione del tratto
grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che
del tratto grafico, anche di una serie di parametri
comportamentali legati alla firma, che permettono di
identificare con certezza il firmatario
•Tra questi parametri comportamentali figurano:
•la velocità di scrittura
•la pressione esercitata sul tablet
•l’angolo di inclinazione della penna
•l’accelerazione dei movimenti
•il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta
37
La dematerializzazione: gli strumenti – firma
digitale
è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
sistema di chiavi asimmetriche crittografiche, una pubblica e una
privata, correlate tra loro

Strumento che permette di verificare la provenienza e l’integrità
di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici

la generazione della firma digitale avviene tramite un certificato
digitale qualificato rilasciato da un’autorità certificata e riconosciuta
da AGID: certificatore ufficiale

Valore della Firma digitale:
- autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa”
- integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è stato
firmato)
- non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il documento
38
La dematerializzazione: gli strumenti – firma
digitale


L’apposizione di firma digitale integra e
sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine
previsto dalla normativa vigente, in sintesi il sistema
della firma digitale soddisfa il requisito della forma
scritta.
Dunque, se si utilizza la firma digitale, in caso di
contenzioso un giudice non avrà margini di valutazione
su autenticità del documento, integrità e provenienza
della firma.
39
La dematerializzazione: gli strumenti – firma
digitale
Una
firma digitale NON è valida se è generata con
un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato.
E’ valida quella firma digitale alla quale è associabile
un riferimento temporale opponibile a terzi che
collochi la generazione delle firma in un momento
precedente alla sospensione, scadenza o revoca del
suddetto certificato.
•
•
•
•
[Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale:
marca temporale;
il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;
il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di
conservazione il riferimento temporale ottenuto attraverso
l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata;
40
La dematerializzazione: gli strumenti – firma
digitale
Come leggere un file firmato digitalmente?


Procedura operativa n° 1
Programma installato sul proprio computer

https://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.php







Procedura operativa n° 2
Usufruire di un servizio on-line
https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
https://postecert.poste.it/verificatore/servletverificatorep7m?tipoOp=10
Procedura operativa n° 3
Installare un add-on per Adobe Acrobat Reader®
http://www.adobe.com/it/security/italiandigsig.html
41
La dematerializzazione
scuola

dei
documenti
a
Copie informatiche di documenti analogici (Art.22)
42
La dematerializzazione dei documenti a
scuola

Copie informatiche di documenti analogici.
1.
I documenti informatici contenenti copia di atti
pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo
formati in origine su supporto analogico, spediti o
rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai
pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli
articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta
o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia,
una firma digitale o altra firma elettronica qualificata.
La loro esibizione e produzione sostituisce quella
dell'originale.
43
La dematerializzazione dei documenti a scuola

Copie informatiche di documenti analogici.
2.
Le copie per immagine su supporto informatico di
documenti originali formati in origine su supporto
analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli
originali da cui sono estratte, se la loro conformità è
attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò
autorizzato, con dichiarazione allegata al documento
informatico e asseverata secondo le regole tecniche
stabilite ai sensi dell'articolo 71.
44

La dematerializzazione dei documenti a
scuola
Copie informatiche di documenti analogici.
4.
Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono
ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su
supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di
conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal
comma 5.
5.
Con decreto del PCM possono essere individuate
particolari tipologie di documenti analogici originali unici per
le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica,
permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico
oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità
all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi
firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
45
La dematerializzazione
scuola

dei
documenti
a
Copie analogiche di documenti informatici. (Art. 23)
46
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie analogiche di documenti informatici.
L'art.
23 prevede, al primo comma, che le copie su supporto
analogico
(cartaceo)
di
documento
informatico,
anche
sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o
digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da
cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue
componenti e' attestata da un pubblico ufficiale a ciò
autorizzato.
47
La dematerializzazione dei documenti a scuola

Copie analogiche di documenti informatici (Art. 23)
Noi PA Cedolino
elettronico
48
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Per
assicurare la provenienza e la conformità
all’originale, sulle copie analogiche di documenti
informatici è possibile apporre a stampa, un
contrassegno generato elettronicamente tale da
consentire la verifica automatica della conformità del
documento analogico a quello informatico.
Il
contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce
a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può
essere richiesta la produzione di altra copia analogica con
sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico.
I programmi software eventualmente necessari alla verifica
sono di libera e gratuita disponibilità.
49
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Codici
grafici bidimemsionali
50
La dematerializzazione dei documenti a scuola
l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice

Copie analogiche di documenti informatici.
51
La dematerializzazione dei documenti a scuola
4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 1, le
amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini
come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma
elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai
cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di
ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con
firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta
secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto
legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.
4-ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli
effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei
documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia
analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi
che il documento informatico, da cui la copia e' tratta, e' stato
predisposto e conservato presso l'amministrazione in conformità alle
regole tecniche di cui all'articolo 71.

52
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Il
Dirigente Scolastico
MARIA GRAZIA ROSSI
copia
analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa predisposta
secondo l'articolo 3 del D.lgs 12 dicembre 1993, n. 39 e l'articolo 3bis,
comma 4bis del Codice dell'amministrazione digitale.
Documento
prodotto e conservato in originale informatico e firmato
digitalmente ai sensi dell'art. 20 del 'Codice dell'Amministrazione
Digitale' nella data risultante dai dati della sottoscrizione digitale.
53
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
L’art.54, c.2-ter del CAD
Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un
indirizzo istituzionale di PEC a cui il cittadino possa rivolgersi
per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice.
Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che
renda noti al pubblico i tempi di risposta”.
L’indirizzo di PEC (come anche esplicitato dall’art.2, comma 1,
lettera a della Legge Stanca n.4/2004), a cui fare riferimento
deve essere immediatamente accessibile nella home page del
sito web istituzionale.
54
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
Il documento informatico trasmesso con PEC si
intende inviato e pervenuto al destinatario,
all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione
del documento informatico mediante PEC, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti
dalla legge.
Comunicare con il MIUR via Posta Elettronica Certificata applicazione degli artt. 45 e 47 del Codice dell'Amministrazione
Digitale (CAD) (D.Lgs 7 marzo 2005 e s.m.i.)
restituire al mittente citando: documento non conforme per la pubblicazione ai sensi
dell'art. 9 DL 179/2012 e DM 20 marzo 2013.
55
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
 Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del
servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova
legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati.
Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia
al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
 Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di
sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del
contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per
quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.
 La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso,
l'opponibilità a terzi del messaggio.
56
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
I vantaggi, invece, possono essere
semplificati nei seguenti punti:
 Semplicità, risparmio, comodità
 Valore legale
 No virus e Spam
 Sicurezza
Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica
Amministrazione e Cittadino
La CEC-PAC, invece è una modalità di Posta Certificata gratuita per il
cittadino, che consente di dialogare esclusivamente con la Pubblica
Amministrazione e non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende,
professionisti o tra cittadini.
57
La dematerializzazione dei documenti: la
comunicazione
Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra
tutti i cittadini della scuola
Creare
aree che consentano agli utenti del servizio scolastico
di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema
Ma per fare questo è necessario
che tutti gli operatori scolastici
siano utenti registrati del sito
della
scuola
e
quindi
attribuzione di un account per
l'accesso al sito ed alle procedure
riservate a tutto il personale in
servizio
Ma per fare questo è necessario
che tutti gli operatori scolastici
siano
telematicamente
raggiun-gibili … e quindi
attribuzione di una casella
email istituzionale a tutto il
personale in servizio riservata
alle comunicazioni di servizio.
58
Le comunicazioni della PA
Trasmissione
dei documenti attraverso la posta
elettronica tra le pubbliche amministrazioni (Art 47 del
CAD)
Le
comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni
avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in
cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento
amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza
Le




comunicazioni sono validamente inviate quando:
- sono sottoscritte con firma digitale
- dotate di segnatura di protocollo
- ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza,
secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche
di cui all'articolo 71 (esclusa la trasmissione di documenti a mezzo
fax)
- sono trasmesse via PEC.
59
Le comunicazioni della PA
Istanze
e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD)


Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad avviare il
procedimento a seguito di istanze e dichiarazioni inviate dal
cittadino per via telematica, con le modalità stabilite dal codice
dell'amministrazione digitale (CAD): l'eventuale inosservanza
comporta l'insorgenza di responsabilità dirigenziale e disciplinare
in capo al titolare dell'ufficio competente.
Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare
dell'ufficio competente a seguitodi istanza o dichiarazione inviate
ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e cbis),comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità
disciplinare dello stesso
60
Le comunicazioni della PA
Istanze
e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD)
L'art. 65 prevede che le istanze e le dichiarazioni presentate alla
P.A. per via telematica sono valide:





a) se sottoscritte mediante la firma digitale
b) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso
della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei
servizi;
c) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i
diversi strumenti predisposti dalle amministrazioni per
l'individuazione del soggetto che richiede il servizio (ad es.
POLIS), nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate
con le modalità di cui all'articolo 38, comma 3, del D.P.R. n.
445/2000 ( invio telematico di copia dell'istanza e copia non
autenticata del documento)
c) bis ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria Pec
61
Le comunicazioni della PA
Istanze
e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica. (Art 47 del CAD)

La
pubbliche amministrazioni utilizzano per le
comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri
dipendenti la posta elettronica o altri strumenti
informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in
materia di protezione dei dati personali e previa
informativa agli interessati in merito al grado di
riservatezza degli strumenti utilizzati.
Si veda anche il rapporto 2013 del MIUR sull’uso della
PEC
62
Le comunicazioni della PA
Posta
elettronica
Pubblica
Amministrazione
sono stati istituti
IPA
indice degli indirizzi della PA
INIPEC
indice nazionale degli indirizi
di PEC delle imprese e dei
professionisti
ANPR*
Anagrafe Nazionale della
Popolazione Residente
* Prevista entro dicembre
2014
63
Le comunicazioni della PA
Posta
elettronica
Pubblica
Amministrazione
In sintesi, tutte le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni/
professionisti/ imprese, possono essere inviate attraverso PEC
senza che il destinatario debba dichiarare la propria
disponibilità ad accettarne l’utilizzo (art. 16, comma 9 del D.L.
n° 185/2008).
Inoltre, a decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze,
dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra le
imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in
via telematica. (DPCM del 22 luglio 2011)
64
Le comunicazioni della PA
Art.
57 bis CAD
Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è
istituito l’indice degli indirizzi di posta elettronica delle
amministrazioni pubbliche da utilizzare per le comunicazioni e per
lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti. La gestione
dell’indice sono affidate a DigitPA
Le
amministrazioni aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'indice
tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale
secondo le indicazioni di DigitPA. La mancata comunicazione degli
elementi necessari al completamento dell'indice e del loro
aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e
dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti
responsabili.
65
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
Indice nazionale degli indirizzi di
posta elettronica certificata
Nasce il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, un
elenco attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito
telematico di imprese e professionisti.
Imprese
Ini-Pec
Professionisti
66
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
Anagrafe nazionale della popolazione residente - ANPR
E' istituita presso il Ministero dell'interno l'Anagrafe
nazionale della popolazione residente (ANPR)...
Art. 3bis. Il comma 1 del citato articolo dispone “ Al fine di facilitare
la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà
di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione, secondo le
modalità stabilite al comma 3, un proprio indirizzo di posta
elettronica certificata, ... quale suo domicilio digitale”
L'indirizzo dianzi nominato è inserito nell'Anagrafe nazionale della
popolazione residente-ANPR e reso disponibile a tutte le pubbliche
amministrazioni
67
Archiviazione dei documenti
L’archivio è definito informatici
come “un complesso organico
di
documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto
pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle
sue funzioni”
L’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione
documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica
Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di
un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è
strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché
al soggetto produttore.
L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste
relazioni sono mantenute evidenti
68
Archiviazione dei documenti
informatici
• [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM
03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico] -
La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria
per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica
amministrazione e per tutti i documenti informatici»
• Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette
ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori
interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari,
gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che
non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o
comunque sia rilevanza amministrativa.
Archiviazione dei documenti
informatici
• Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già
soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione
• Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica
dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di
registrazione dei documenti alternativi al protocollo
informatico
• La registrazione dei documenti informatici determina la loro
immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non
potranno più essere modificati o cancellati.
Archiviazione dei documenti
informatici
• La registrazione di protocollo dei documenti informatici
prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate
per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’
impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza
di simboli binari in grado di identificarne univocamente il
contenuto.
• La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti
per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere
ad ogni messaggio una registrazione
Archiviazione dei documenti
informatici
• Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un
modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi
• Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione,
alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono
subentrare metodi e regole condivise
• Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di
partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi,
sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni
dell’ente
Archiviazione dei documenti
informatici
• Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto
cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e
classe) che individua la relativa funzione.
• [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e
segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti,
sono operazioni necessarie.
• I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla
PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici
per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si
traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario
tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non
dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file
Archiviazione dei documenti informatici
• I
relativi ad un determinato procedimento
amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque
sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono
essere riuniti in fascicoli
documenti
• I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione
del
titolario
di
classificazione
e
sono
numerati
progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e
sottoclasse
• I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un
archivio
Archiviazione dei documenti
informatici
• Mentre
si forma attraverso la
sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un
fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un
software che analizza i metadati a esso associati, individua i
documenti che lo compongono e visualizza l’insieme
risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali
carteggi
un
fascicolo
cartaceo
• Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei
metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si
possono creare una moltitudine di link che permettono di
“navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei
vari oggetti informativi
Archiviazione dei documenti
informatici
• Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema
di gestione informatica dei documenti avviene sempre
attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione.
• Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale,
occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei
sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione
• Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di
emergenza
Archiviazione dei documenti
informatici
• Le pubbliche amministrazioni devono:
• istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per
ciascuna di esse le unità operative che la compongono
• attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e
nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai
sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000
• ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti,
elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico
• adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM
31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole
tecniche per il protocollo informatico.
Conservazione dei documenti
informatici
• I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo
termine di un contenuto informativo digitale riguardano:
• il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali
o per effetto di agenti atmosferici
• l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i
componenti del sistema
• la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale
• La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio
2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM
del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione
Conservazione dei documenti
informatici
• L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei
documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le
pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a
tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con
le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
• L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che
disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informativi
Conservazione dei documenti
informatici
• L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione
di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante
memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione,
sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme
di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da
parte del Responsabile della conservazione che attesta così il
corretto svolgimento del processo.
• Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha
assegnato al Responsabile della conservazione il compito di
verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5
anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati
provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del
contenuto dei supporti.
Conservazione dei documenti
informatici
• Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il
legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che
consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un
supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la
loro rappresentazione informatica
• [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che
svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e
di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi
ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei
requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di
sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi
delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del
DPCM 03/12/2013.