“L'accesso agli archivi
informatici: modelli e
soluzioni”
PROF. FEDERICO VALACCHI
I temi
 Gli strumenti tra passato, presente e futuro
 Il rapporto (mutevole) tra archivio e soggetto
produttore
 Gli assetti del modello conservativo
 L’entità di accesso
 Elementi di progettazione
Gli strumenti
La pesca miracolosa (?)
 «Saremmo eternamente in debito con lei, Pamela»
disse Langdton «se riuscisse a scoprire chi è il
cavaliere e dove è sepolto». «Va bene» rispose
Gettum «mi presterò al gioco. Se è un argomento che
riguarda il Graal, dobbiamo controllarlo sulle sue
parole chiave. Aggiungo un parametro di prossimità
e tolgo la ricerca tra i titoli» (...) «E quanto tempo
occorrerà per la ricerca?» volle sapere Sophie.
«Poche centinaia di terabyte con riferimenti
incrociati multipli?». Con gli occhi che le brillavano,
Gettum premette il pulsante di ricerca. «Un semplice
quarto d'ora» (Dan Brown, Il codice Da Vinci)
Una indicazione di tendenza
 La tendenza a delegare all'analisi automatica di
«poche centinaia di terabyte» filtrate per parole
chiave il compito di individuare i documenti
desiderati e, soprattutto, la mal celata presunzione
che una ricerca del genere possa in qualche modo
considerarsi esaustiva, può più di una perplessità ma
è un segnale delle aspettative degli utenti.
Contrappunto
 «Entrando in un grande archivio, l'uomo che già sa
non tutto quello che v'è, ma quanto può esservi,
comincia a ricercare non le materie ma le istituzioni»
(Francesco Bonaini)
 La ricerca archivistica come “approssimazione
successiva”
 Gli strumenti per la ricerca come rappresentazioni
esterne (necessariamente) e “approssimative”
Una definizione di inventario
“Gli inventari cercano di rappresentare ciò che è
lontano, ciò che a prima vista non si vede (…) Essi,
proprio perché veicolano una serie di informazioni,
sono strumenti di mediazione tra ciò che è dentro i
complessi documentari e chi dall'esterno intende,
per qualche motivo, conoscerli”. (I. ZANNI ROSIELLO,
Gli archivi nella società contemporanea, Bologna, Il
Mulino, 2009, p. 145
Un nuovo modello
 Il fatto nuovo e importante è che nell’archivio
informatico nella maggior parte dei casi ci troviamo
di fronte a “strumenti” che sono in qualche modo
non più “corredo” ma parte integrante dell'archivio,
generati a partire dai metadati e/o dai contenuti
informativi dell'archivio e non frutto di descrizioni
esterne sviluppate in genere a posteriori per
rappresentare i contenuti informativi.
Non come cerco ma cosa trovo
 Il problema non sta tanto nel modo in cui si conduce la
ricerca, quanto nella qualità dell'informazione che si
recupera e nella consapevolezza che si ha delle
potenzialità e dei limiti degli strumenti che si utilizzano.
 Ciò significa che, per quanti si occupano di costruire
strumenti per l'individuazione delle fonti, il compito più
importante è proprio quello di generare risorse che, pur
garantendo un'elevata accessibilità, consentano di non
perdere quella profondità informativa che caratterizza un
universo un po' troppo complesso per poter essere
sondato in una quindicina di minuti
Gli archivi
L’esigenza di una lettura diacronica del concetto
di archivio
 Gli archivi “monolitici”, espressione di una cultura
organizzativa, istituzionale e archivistica da cui
derivano sedimentazioni documentarie fortemente
strutturate e gerarchiche
 Gli archivi ai tempi degli open data: si modificano i
processi funzionali e organizzativi dei soggetti
produttori si “moltiplicano” e si sovrappongono i
loro archivi
Open data e metodo storico (1)
 “Gli open data sono insiemi strutturati di
informazioni che alcuni soggetti producono,
elaborano e mantengono in ragione di una
competenza loro attribuita, mettendoli a
disposizione di altri soggetti in forma riutilizzabile.
La prima forma di riuso di dati condivisi, nel numero
e nel significato, riguarda la stessa pubblica
amministrazione che, perseguendo i propri scopi
istituzionali (…) non solo condivide i documenti, ma
consente anche il riutilizzo dei dati dai diversi
soggetti pubblici”
Open data e metodo storico (2)
 “Tutto questo si sposa perfettamente con il nuovo
modo di lavorare della pubblica amministrazione
che opera ormai secondo una logica di rete, non più
all’interno di una struttura gerarchica, ma secondo
un principio di cooperazione tra soggetti paritetici”
 (I. Pescini, W. Volpi, Open Data: i dati pubblici resi
pubblici, Archivi e Computer 1/2012)
Il modello conservativo
Gli archivi del presente: per un modello di
accesso nel tempo
 long time preservation: A period of time long
enough for there to be concern about the impacts of
changing technologies, including support for new
media and data formats, and of a changing user
community, on the information being held in a
repository. This period extends into the indefinite
future
Dalla conservazione alla consultazione
• La ragione essenziale per cui si progetta un sistema
di gestione documentale è quella di garantire nel
tempo la possibilità di fruire per diverse finalità dei
documenti conservati.
• Alla progettazione e realizzazione delle funzionalità
di accesso nei sistemi di gestione documentale deve
quindi essere riconosciuta un’assoluta rilevanza
• Nella progettazione complessiva questo elemento è
rimasto fin qui talvolta sullo sfondo a vantaggio di
più generali tematiche organizzative della
conservazione
Un nuovo sistema conservativo
 La crescente diffusione di archivi informatici pone
evidenti problemi in termini di conservazione di
documenti digitali accessibili, integri e affidabili sia nel
breve che nel lungo periodo
 Cambia anche radicalmente la modalità secondo la quale
si producono, utilizzano e conservano i documenti
(“ubiquità digitale”e sue conseguenze)
 Dal confronto con questa realtà emerge con evidenza che
le metodologie e le strategie conservative fin qui adottate
devono essere radicalmente riviste soprattutto in
direzione di affidabili modelli di accesso (cioè di
utilizzazione) ai documenti
Ambito di applicazione
 Esigenza di individuare le componenti fondamentali
dell'entità di accesso agli archivi conservati da un
ipotetico polo di conservazione digitale e di
individuare i requisiti di ordine organizzativo,
normativo, archivistico e tecnologico necessari a
garantirne la realizzazione.
Lo scenario
 Lo scenario entro al quale ci si muove è
principalmente quello di un polo di conservazione
che garantisca il servizio di long time preservation
ad una molteplicità di soggetti produttori
 Il modello proposto può applicarsi anche alle
esigenze di un singolo soggetto che conservi “in
proprio” il suo archivio informatico, sia pure con
tutti i limiti di sostenibilità che ciò comporta
Fase di applicazione
 Non ci preoccupa degli aspetti di accesso alla
documentazione nella fase corrente e delle
problematiche di indubbia complessità che anche
quella fase porta con sé ma della fase che potremmo
definire genericamente conservativa,
indipendentemente dal contesto specifico e dagli
agenti della conservazione.
 Si prende in esame il problema dell’accesso a partire
dal momento in cui il produttore trasferisce i propri
archivi al sistema di conservazione
Un modello di ciclo vitale in ambiente digitale
 Fase attiva (presso il soggetto produttore)
 “Concezione”
 Produzione
 Gestione corrente
 Fase conservativa (presso il soggetto conservatore)
 Deposito
 Storico
Gli attori
 La progettazione e la realizzazione dei sistemi di
conservazione e dei relativi strumenti di accesso è
incentrata sugli utenti siano essi “interni” che
“esterni”
 Esistono diverse tipologie di utenti, distinte sulla
base del loro profilo giuridico e dei loro
interessi/diritti alla consultazione dei documenti.
Etica dell’accesso all’informazione
 Il diritto di accesso all’informazione rappresenta uno
dei temi portanti della mission delle discipline
documentarie
 La bozza dei Principles of access to archives (fonte
ICA)
 Pro Acceso
La regolamentazione dell’accesso
 L’accesso pone rilevanti problemi di ordine giuridico:
 livelli di consultabilità della documentazione conservata
 definizione dei diritti di accesso dei singoli utenti
 Nella progettazione delle funzionalità di accesso ha un ruolo
centrale la valutazione di principi generali, leggi, regole
tecniche, codici di deontologia e buona condotta che
definiscono la natura e le finalità e le modalità dell’accesso
alla documentazione amministrativa e le regole per la
protezione dei dati (tra accesso e “diritto all’oblio”)
 La normativa in materia di accesso, consultabiltà e tutela della
privacy è cospicua e complessa
 Le problematiche risultano accentuate nel contesto digitale
 Diacronicità della funzione di accesso
Verso un nuovo modello conservativo
 Le esigenze e le complessità della conservazione digitale
impongono di rivedere l’intero modello conservativo, sia
in termini di organizzazione complessiva che di
procedure e responsabilità.
 Crisi “della gestione decentralizzata nella continuità del
policentrismo” anche per effetto della perdita di “fisicità”
degli archivi e del processo di delocalizzazione
 La soluzione ritenuta più efficace è quella di affidare a
soggetti terzi (fermi restando i diritti e le responsabilità
dei produttori) la conservazione degli archivi digitali
 Nella normativa vigente solo di recente e in maniera non
del tutto chiara ed esaustiva si è preso atto di ciò
Polo di conservazione digitale
 Il “conservatore” secondo il CAD è un soggetto,
pubblico o privato, che svolge attività di
conservazione al quale sia stato riconosciuto, da
DigitPA, il possesso dei requisiti del livello più
elevato, in termini di qualità e di sicurezza.
regole tecniche CAD)

1. In attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del Codice, il sistema di
conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all’articolo 6 fino
all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e
tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di
autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:

a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi
associati di cui all’allegato 5 al presente decreto;

b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati
ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto, contenenti i riferimenti che
univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o
all’ aggregazione documentale.

2. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento
dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di
conservazione.

3. Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo
prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
Modelli organizzativi della
conservazione (art.5 bozze regole
tecniche)

1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente
definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale,
se esistente.

2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta:


a. all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti
informatici da conservare;

b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono
idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso
DigitPA.
3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione
all’interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico o
affidando tali processi a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo
44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le
attività culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive
modificazioni.
Conservatori accreditati (art 44.bis CAD)
 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informatici e di
certificazione dei relativi processi anche per conto di
terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del
possesso dei requisiti del livello più elevato, in
termini di qualità e di sicurezza, chiedono
l’accreditamento presso DigitPA.
 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti
in società di capitali con capitale sociale non
inferiore a euro 200.000.
Natura e organizzazione dei poli di conservazione
 Un polo di conservazione è una struttura complessa
costituita da un insieme di





risorse organizzative
infrastrutture fisiche
risorse tecnologiche (infrastrutture di rete, hw, sw, supporti
figure professionali altamente specializzate (archivisti,
informatici)
procedure rigorose e condivise e standard adeguati
 In questo senso occorre valutare con attenzione i
costi complessivi e individuare tempestivamente le
risorse da destinare al processo/sistema di
conservazione
L’entità di accesso
Diritto di accesso
 Diritto che i soggetti interessati hanno di accedere ed
eventualmente ottenere copia della documentazione
su cui hanno interesse (legge 241/90 e legge
12/2005)
 Garanzia essenziale di trasparenza amministrativa
 Si esercita su documenti che in sostanza sono
conservati negli archivi correnti e di deposito
Consultabilità
 Consultabilità: diritto di prendere visione dei
documenti conservati in un archivio, con particolare
riferimento agli archivi storici.
 La consultabilità è subordinata ad un’ampia gamma
di indicazioni normative che consentono/non
consentono a diverse tipologie di utenti di usufruire
dei contenuti informativi
Entità di accesso: una definizione e le sue
conseguenze
 Secondo il modello proposto da OAIS l'entità di
accesso “fornisce i servizi e le funzioni che
supportano gli utilizzatori nel determinare
l’esistenza, la descrizione, la collocazione e la
disponibilità di informazioni conservate nel sistema,
e che consentono agli utilizzatori di richiedere e
ricevere informazioni”.
L’oggetto dell’accesso
 L'accesso è una entità che agisce su un Open Archival
Information System (OAIS): “An archive, consisting
of an organization of people and systems, that has
accepted the responsibility to preserve information
and make it available for a Designated Community.
Il concetto di archivio in OAIS = sistema archivio
 Parlare di “consisting of an organization of people
and systems” significa prendere atto che l’archivio
non è solo documenti ma un insieme di persone,
funzioni e attività.
 L’archivio e il sistema archivio inteso come entità
complessa da valutare in ogni sua dimensione
Una accezione complessa dell’accesso
 Così come si passa dall’archivio al sistema archivio si
deve passare dall’esigenza di accesso/consultazione
al sistema di accesso che coerentemente a OAIS deve
essere recepito non come un’attività a valle ma come
un complesso di persone funzioni e procedure che si
sviluppano nel tempo e il cui esito ultimo è quello di
garantire l’esibizione dei contenuti informativi nel
tempo
Le complessità dell’accesso al sistema archivio
 Le funzionalità dell’accesso non si limitano al
semplice recupero di determinate informazioni
 Includono anche le procedure di comunicazione con
le diverse tipologie di utenti in modo da consentire
agli utenti stessi di ricevere richieste, applicare
controlli sui limiti d’accesso delle informazioni
protette e gestire le richieste d’accesso fino alla loro
evasione, con la generazione della risposta e la sua
restituzione al richiedente nei termini e nei limiti
previsti dalla richiesta
Le componenti
 Parlare di entità di accesso significa quindi progettare e






realizzare un sistema che consenta di descrivere, organizzare,
individuare e distinguere all'interno di un polo di
conservazione:
gli oggetti (fondi, serie, fascicoli, singoli documenti)
gli attori (categorie di utenti interessati all'accesso)
le modalità (accesso pubblico o con restrizioni sulla base dei
privilegi degli specifici utenti, accesso diretto o mediato),
le procedure
gli strumenti (profili, metadati, strumenti di ricerca
archivistici) e
la restituzione (modalità e procedura di restituzione delle
informazioni e loro esibizione all'utente)
Nuove prospettive
 Le strategie di accesso e consultazione appaiono
profondamente trasformate in ambiente digitale, per
quanto esse abbiano sempre rappresentato un
terreno assai infido, con il quale l’archivistica si è
sempre dovuta confrontare sia dal punto di vista
della elaborazione degli strumenti che da quello
dell’applicazione di norme puntuali.
 Al tempo stesso la disponibilità di archivi informatici
rende possibile il superamento di limiti “classici”
della descrizione e della ricerca archivistica.
Entità di accesso: costruire a monte un’esigenza
che si manifesta a valle
 L’entità’ di accesso è un elemento inevitabilmente
connesso al resto del sistema di gestione documentale
ma dotato al tempo stesso di forte specificità
 La formula alla luce della quale valutarla è in ultima
analisi quella del rapporto tra input e output, cioè delle
aspettative e delle modalità di individuazione e
restituzione dei documenti e delle descrizioni immessi
nel sistema nel momento di formazione dell’archivio
 Ciò significa che anche le funzionalità di accesso in
termini di standard di descrizione, metadati, strumenti e
finalità devono essere attentamente valutate al momento
della progettazione complessiva, in modo da
armonizzarle con l’insieme del sistema di produzione e
conservazione
Input /output
 Input: “costruzione” dell’archivio (produzione,
organizzazione e utilizzazione dei documenti,
generazione dei metadati)
 Output: accesso e consultazione (definizione degli
strumenti, individuazione delle funzionalità di
ricerca, modelli di restituzione, tipologie di
esibizione)
La costruzione di un archivio
 Fatte salve le considerazioni sviluppate in
precedenza sulla spiccata granularità della
produzione archivistica digitale e sulla forte
articolazione che caratterizza i soggetti produttori il
modello di sedimentazione su cui l’archivio si forma
non sembra potere sfuggire a quello “canonico”,
strutturato, multilivellare e fondato sulla
classificazione e sul titolario
Accedere e consultare
 Le modalità secondo le quali si interroga un archivio
digitale sono complesse e dinamiche e
possono/devono essere svincolate da rigidi modelli
gerarchici
 Gli strumenti di accesso possono/devono rispondere
agli utenti e non alla struttura archivistica
 Non “come cerco” ma “cosa trovo”
(contestualizzazione delle risposte alle
interrogazioni)
 L’esigenza di prevedere le esigenze delle diverse
tipologie di utenti (user test)
Ridefinizione degli strumenti
 Da un punto di vista concettuale la prima
conseguenza forte è quella della trasformazione
profonda che investe (o investirà) quelli che
definiamo strumenti di ricerca archivistici.
La scomparsa degli inventari?
 Alla luce di un’elaborazione concettuale secolare
disponiamo di un ampio e consolidato numero di
strumenti di ricerca
 Tali strumenti nel contesto degli archivi informatici
tenderanno a scomparire o, quanto meno, a
modificarsi sostanzialmente rispetto alle forme che
conosciamo.
 La sperimentazione e la valutazione degli strumenti
di ricerca in chiave storico culturale nell’ambito degli
archivi informatici è però ancora in una fase
embrionale
Elementi di progettazione
Scenari di riferimento
 Premessa ineludibile all'attività di progettazione è la
constatazione che un Polo, anche e soprattutto per
quello che riguarda l'accesso, dovrà confrontarsi con
una realtà pregressa fortemente articolata non
potendo e non dovendo imporre ai singoli soggetti le
proprie scelte ma piuttosto garantendo l'elasticità
necessaria a rispondere alle molteplici esigenze che
potranno manifestarsi.
La prima attività: analisi del pregresso
 Nella progettazione complessiva dell'intero sistema e
in quella dell'entità di acceso in particolare ci si
dovrà quindi attentamente confrontare con
un'accurata analisi preliminare delle caratteristiche
complessive del contesto all'interno del quale si
dovrà calare il sistema stesso
Elementi generali
 Si ritiene opportuno che in fase di progettazione e
realizzazione ci si confronti attentamente con una
serie di elementi di natura generale e particolare che
influenzano in maniera decisiva l’architettura e le
funzionalità dell’entità di accesso. Si elencano di
seguito i temi da considerarsi centrali al riguardo.
a) Dimensione organizzativa
 Complessità del modello organizzativo
 Il polo nel suo complesso - e l'entità di accesso di conseguenza - devono
rispondere in prospettiva ad una forte complessità organizzativa che coinvolge
una molteplicità di soggetti e di modalità gestionali dei rispettivi archivi. Il
sistema deve essere in grado fin dalla sua progettazione di rispondere a tale
complessità.
 Pluralità di soggetti aderenti e relative esigenze e peculiarità
 Il polo nel suo complesso e il modulo di accesso in particolare devono garantire
l'elasticità necessaria a rispondere alle esigenze di una pluralità di soggetti che
manifestano sistemi di produzione, uso e conservazione di archivi di natura
diversa

 Rilevanza quantitativa
 A regime il polo d conservazione sarà chiamato a gestire volumi di dati strutturati
di particolare rilevanza quantitativa. Nella progettazione e nella scelta delle
soluzioni tecnologiche quindi questo elemento dovrà essere tenuto nella dovuta
considerazione.
b) Dimensione archivistica
 Gestione di archivi ibridi

Nella realizzazione del sistema dovrà essere tenuta nella dovuta considerazione la
constatazione che a regime gli archivi con cui ci si dovrà confrontare sono caratterizzati da
una forte ibridazione e dalla convivenza di documenti analogici e digitali. Ogni procedura
dovrà quindi garantire la possibilità di rispettare questa realtà della conservazione.
 Impatto sul ciclo vitale

Dal punto di vista della tempistica secondo la quale nel contesto digitale si esplicitano le
funzioni archivistiche occorre tener presente che si registrano modificazioni nel tempo e
nello spazio, con particolare riferimento alla ridefinizione del ciclo vitale del documento. Ciò
impatta anche sulle funzionalità del modello di accesso che dovranno essere realizzate
tenendo presente questo elemento.
 Impatto sugli strumenti e sulle modalità di descrizione

Le finalità dell'accesso agli archivi conservati dal polo si diversificano sia rispetto ai soggetti
interessati che ai tempi di conservazione. Gli strumenti di accesso e ancora prima le
descrizioni degli oggetti dovranno perciò tenere conto di questa molteplicità di finalità
c) Dimensione giuridica
 Appare evidente l'esigenza di valutare la
progettazione e la realizzazione dell'entità di accesso
nel quadro della sua rispondenza ad una mole
complessa di norme vincolanti e di diversificate
finalità di natura “operativa”
Normativa
 L'entità di accesso pone rilevanti problemi di ordine giuridico in




termini di valutazione dei diritti di accesso dei singoli utenti e dei
livelli di consultabilità della documentazione conservata.
La progettazione della funzionalità di accesso deve confrontarsi con
tutte le indicazioni normative, le regole tecniche e i codici di
deontologia e buona condotta che normano l’accesso alla
documentazione amministrativa e la protezione dei dati.
La normativa in materia di accesso, consultabiltà e tutela della
privacy è cospicua e complessa.
L'analisi preliminare di tale corpus normativo è da considerarsi
assolutamente rilevante ai fini della definizione puntuale dei diversi
livelli di accesso e consultabilità della documentazione conservata
dal polo al fine di associare i diversi livelli ai profili degli utenti.
Nella progettazione dell'entità si dovrà quindi dare conto in maniera
puntuale del quadro normativo di riferimento, sia di ordine generale
che particolare
FINALITA' DELL'ACCESSO
 In via preliminare alla progettazione occorre
individuare ed esplicitare le diverse tipologie di
accesso sulla base delle finalità degli utenti, in
maniera da generare i presupposti per una efficace
categorizzazione degli utenti stessi, finalizzata alla
generazione di adeguati profili di accesso.
Principali tipologie di accesso
 Accesso a fini gestionali e monitoraggio dei sistema

E’ prerogativa, nel rispetto dei relativi profili di tutti i soggetti che hanno a
diversi livelli interesse e responsabilità nella manutenzione e nella
gestione e aggiornamento delle componenti tecnologiche del Polo
 Accesso interno o esterno a fini di ricerca giuridica e
amministrativa


Categoria da considerarsi allo stato attuale di prevalente importanza che coincide
in linea generale con la ricerca effettuata nell'archivio di deposito.
Questa tipologia di accesso è finalizzata all’individuazione e alla consultazione delle
informazioni che supportano l'attività istituzionale dei soggetti produttori e a far
fronte al diritto di accesso esercitato da soggetti terzi (di diversa natura e profilo
istituzionale e giuridico) che godano dei relativi privilegi.
 Accesso a fini storico culturali
 Ha come prevalente finalità la consultazione di documenti a fini di ricerca storica. I
tempi e le funzionalità di questa tipologia di accesso, che ha come finalità
prevalente la consultazione di documenti e informazioni che hanno maturato il loro
carattere storico e non sono in linea generale sottoposti a nessuna limitazione di
consultabilità, dovranno essere attentamente valutati.
Utenti
 La progettazione dovrà individuare puntualmente
tutte le categorie di utenti al fine poi di definirne nel
dettaglio i relativi profili e privilegi sulla base della
normativa in materia di consultabilità e accesso già
analizzata.
 A questo riguardo si dovrà sviluppare un'analisi di
dettaglio che individui le singole categorie di utenti,
attribuisca loro le rispettive responsabilità e indichi i
privilegi di consultabilità, consentendo di governarli
a regime mediante la valorizzazione dei metadati
relativi.
UTENTI E PROFILI
 CAD (Regole tecniche)
 Articolo 6. Ruoli e responsabilità
 1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli:



a. produttore;
b. utente;
c. responsabile della conservazione.
 2. I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone
fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione,
secondo i modelli organizzativi definiti all’articolo 5.

3. Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di
versamento, trasmette tale pacchetto al sistema di conservazione
secondo le modalità operative di versamento definite nel manuale di
conservazione.
Amministratore/Responsabile della
conservazione
 Questa categoria di utente corrisponde a quanti a
diverso titolo e scopo hanno interesse e
responsabilità al monitoraggio e alla manutenzione
degli archivi e del polo nel suo complesso, sia dal
punto di vista della manutenzione tecnologica che
delle responsabilità giuridiche
Utenti “interni”

La categoria è costituita da tutti quei soggetti che hanno interesse e responsabilità per accedere al sistema
nel suo complesso o a parte di esso. Se ne riportano alcune tipologie che dovranno essere ulteriormente
dettagliate in fase di progettazione, anche alla luce del modello organizzativo che si adotterà a regime

Operatori nel Polo di conservazione
Utenti cui competono le attività archivistiche e informatiche necessarie alla manutenzione complessiva
del sistema, ad eventuali aggiornamenti e alla soluzione dei problemi contingenti.

Presso il soggetto produttore
L’ente produttore mantiene il controllo e la responsabilità sui propri complessi documentari ed è
chiamato a monitorare, nel suo interesse, le attività che il Polo conduce sui suoi archivi. E’opportuno
creare un profilo utente “amministratore Ente produttore” che goda dei privilegi necessari a monitorare e
gestire gli accessi interni all’ente sulla propria documentazione.
Si dovrà inoltre prevedere l’accesso a fini di consultazione “operativa”da parte di ogni soggetto che opera
all’interno dell’ente e che l’ente stesso abiliti all’accesso secondo adeguati livelli di responsabilità.


Vigilanza
Le Soprintendenze archivistiche hanno tra i propri compiti istituzionali quello di vigilare sulla corretta
gestione degli archivi oggetto di conservazione da parte del Polo. Per questa ragione si dovrà prevedere un
adeguato profilo che consenta l’accesso a tutti gli archivi ai fini di esercitare la vigilanza.



Dipendenti di amministrazioni diverse dal soggetto produttore dell’archivio
Dipendenti di un’Amministrazione diversa da quella che ha prodotto l’archivio che manifestano l’esigenza
di accedere per scopi esclusivamente istituzionali alla documentazione d’archivio sulla quale quella
Amministrazione abbia un coinvolgimento o un interesse.



Organi giudiziari e forze dell’ordine
Questi soggetti istituzionali possono richiedere l’accesso e/o il sequestro relativamente a nuclei
documentari conservati nel sistema e che abbia influenza nello sviluppo di procedimenti giudiziari in corso
Utenti “esterni”

A fini amministrativi
 Questa tipologia di utenti coincide con i singoli cittadini
che esercitano il loro diritto di accesso ai documenti
amministrativi. Occorre in questo caso definire insieme
ai relativi privilegi anche quali siano le procedure di
accesso

A fini storici
 Utenti che conducono ricerche sui documenti che hanno
maturato i tempi di sedimentazione necessari a farli
confluire nell’archivio storico e che non hanno quindi in
linea generale restrizioni di sorta.
Utenti automatici
 Rientrano in questa categoria le macchine o i sistemi
che in regime di interoperabilità sono autorizzati da
appositi protocolli e procedure ad accedere al
sistema di conservazione o a porzioni di esso in
maniera automatica senza interazione umana. Al
riguardo occorre definire con estrema puntualità
tipologie e funzionalità.