Monitoraggio dei progetti
presentati in risposta al
piano nazionale di e-Government
Marco Gentili
85 264 304 – [email protected]
Ufficio monitoraggio e gestione progetti
delle Regioni e degli Enti Locali
Centro Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione
Argomenti

Ufficio Monitoraggio


Obiettivi, Servizi, Organizzazione
Monitoraggio dei progetti di e-Government Fase I
Caratteristiche, Obiettivi, Dimensioni, Prodotti
 Attori e ruoli
 Pianificazione 2004


Pianificazione progetti
Pianificazione di dettaglio (B1 esecutivo)
 Varianti progettuali


Pianificazione degli assessment

Priorità
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2
Ufficio Monitoraggio Obiettivo

Ufficio monitoraggio e gestione progetti
delle Regioni e degli Enti Locali

Cura


l’avanzamento dei progetti di e-Governement
cofinanziati dal MIT e i rapporti amministrativi con i
responsabili di progetto ed i referenti istituzionali delle
rispettive amministrazioni
Offre
servizi di monitoraggio
 consulenza sul governo dei progetti ICT

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3
Ufficio Monitoraggio Servizi

Servizi di monitoraggio
progetti relativi al I e II Avviso del Piano di e-Gov
 altri progetti che prevedono un cofinanziamento
 creazione di scenari sull’attuazione dei progetti
 indicatori di benchmark per i progetti


Consulenza sul governo dei progetti ICT
appalto pubblico di servizi e contrattualistica ICT
 project management e quality assurance
 sistemi di monitoraggio di progetti
 customer satisfaction e verifica dei risultati

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4
Ufficio Monitoraggio Organizzazione

Referenti per il monitoraggio ripartiti territorialmente
per ciascuna Regione
Regione e relativo CRC
 Progetti afferenti ad Enti coordinatori collocati sul
territorio regionale
In aggiunta ai Referenti tecnici dell’Ufficio Sistemi e
Tecnologie
 Portali, Servizi al cittadino, Servizi alle imprese
 Sistemi di pagamento
 Infrastrutture , Sicurezza
 Cooperazione Applicativa,Protocollo informatico
 Sanità, Lavoro
 Carte, Firma digitale, Autenticazione


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5
Ufficio Monitoraggio Persone

Piero Flamini . . . . . . . . . . . . . . . . . .
0685264467 - [email protected]













Claudio Distefano . . . . . . . . . . . . . .
0685264496 - [email protected]







Abruzzo
Basilicata
Calabria
Campania
Emilia
Marche
Puglia
Sardegna
Umbria
Friuli Venezia Giulia
Trentino Alto Adige
Veneto
Lazio
Molise
Sicilia
Toscana
Liguria
Lombardia
Piemonte
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6
Ufficio Sistemi e Tecnologie Persone

Leonardo D’Amico . . . . . . . . . . . .
0685264419 - [email protected]

Elena Tabet . . . . . . . . . . . . . . . . . .
0685264485 - [email protected]

Alessandro Casacchia . . . . . . . . .
0685264450 - [email protected]

Carlo Galli . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
068526436 - [email protected]

Roberto Pizzicannella . . . . . . . . .

Responsabile ufficio

Servizi al cittadino
Portali
Sistemi di pagamento




Infrastrutture
Sicurezza

Cooperazione
Applicativa
Sanità
Lavoro

Servizi alle imprese


06852641 - [email protected]
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7
Ufficio Sistemi e Tecnologie Persone




Guido Pera . . . . . . . . . . . . . . . . . .
0685264488 - [email protected]
Giovanni Manca . . . . . . . . . . . . . .
0685264431 - [email protected]
Federico Leone . . . . . . . . . . . . . . .
06852641 - [email protected]
Piero Flamini . . . . . . . . . . . . . . . . .
0685264467 - flamini@cnipa



Carte
Firma digitale
Auteticazione

Carte
Firma digitale
Auteticazione

Comunicazione


Comunicazione
Protocollo informatico


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8
Monitoraggio Comunicazione

E’ auspicabile attuare una comunicazione tempestiva
tra il CNIPA, gli Enti coordinatori dei progetti, i CRC

Aiutateci a comunicare con voi

Comunicate all’Ufficio ogni variazione
del Coordinatore (firmatario della convenzione)
 dei Referenti tecnici del progetto
 delle loro coordinate atte ad assicurarne la reperibilità

Nominativo, Organizzazione di appartenenza, Ruolo
 Telefono, Fax, Indirizzo e-mail

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9
Monitoraggio Comunicare l’e-Government

Art. 3 convenzione


L’Ente coordinatore si impegna a rendere pubblico che
il progetto è stato realizzato nell’ambito dei progetti di
e-Government promossi dal MIT
Realizzare per tutti i progetti attività di comunicazione
omogenee a livello sia nazionale che locale
Promuovere in modo coerente e riconoscibile agli occhi
dell’utente finale, il vasto programma di innovazione in
corso di realizzazione
 Prevedere la presenza del logo MIT in ogni forma di
comunicazione



Brochure, Depliant, Mailing, Internet, cd-rom, ecc.
Inviare copia della comunicazione al CNIPA
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10
Monitoraggio Comunicare l’e-Government

circolare 11/12/2003 Comunicare l’e-government

inserire sempre il logo MIT completo
simbolo della chiocciola con stemma
 Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie
 Piano Nazionale di e-Government


posizionare il logo
sul frontespizio, in basso a destra
 tra i loghi istituzionali
Regione, provincia, altri ministeri, unione europea, ecc.


rispettare le indicazioni cromatiche e di formato
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11
Monitoraggio Caratteristiche

Configura un modello di cooperazione
DIT e CNIPA
 Regioni e CRC
 Enti coordinatori e Enti aggregati


Definisce un approccio innovativo


Adotta un approccio il meno invasivo possibile


permette di imparare insieme sul campo
si documenta quanto dichiarato con evidenze oggettive
già in possesso del progetto
Evidenzia le best practices
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12
Monitoraggio Caratteristiche

Garantisce l’erogazione dei cofinanziamenti DIT
coerentemente ai risultati raggiunti
 nell’ambito delle convenzioni stipulate


Non è un monitoraggio finanziario

si concentra sul raggiungimento dei risultati


è complementare ai monitoraggi finanziari


piuttosto che sulla rendicontazione delle spese
Monitoraggio Comunitario Regioni Obiettivo 1, ecc.
Non rappresenta un fatto transitorio
sistemi di monitoraggio regionali
 altre fonti di cofinanziamento (Fondi CIPE, ecc.)

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13
Monitoraggio Obiettivi

Offre servizi ai progetti

Sensibilizza e stimola
la pianificazione ed il governo dei propri progetti
 il contenimento dei possibili ritardi
 il raggiungimento degli obiettivi prefissati


Consente il confronto e l’autodiagnosi
fornisce una rappresentazione standard del progetto
 produce indicatori di benchmark


Supporta la comunicazione dei risultati raggiunti
Ministro per l’Innovazione e le tecnologie e CNIPA
 Regioni e CRC
 Enti coordinatori e progetti

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Monitoraggio Dimensioni

Attività previste per la fase I del piano di e-Gov

134 progetti monitorati

400 assessment in corso d’opera

130 verifiche successive all’andata in esercizio



1.500 interventi di assistenza telefono/e-mail del CNIPA
450 giornate di consulenza del Monitore
6 rapporti di sintesi prodotti a cadenza semestrale
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15
Monitoraggio Attori e Ruoli

Il Monitore è un RTI composto da tre società
AMBROSETTI, BETWEEN, PRS


Opera per conto dell’Ufficio Monitoraggio del CNIPA

adotta le metodiche concordate con l’Ufficio

attua le indicazioni dell’Ufficio, le riporta ai progetti

recepisce le istanze dei progetti, le rappresenta all’Ufficio

avanza proposte/suggerimenti ai progetti e/o all’Ufficio

non prende decisioni in autonomia, si consulta con l’Ufficio
Qualunque contenzioso emerga con il Monitore va
segnalato all’Ufficio Monitoraggio
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16
Monitoraggio Comunicazione

Per quanto concerne il monitoraggio dei progetti


pianificazioni, varianti, assessment, ecc.
NON SCRIVETE
al Ministro, Lucio Stanca
 al Presidente del CNIPA, Livio Zoffoli
 al Direttore del DIT, Mario Pelosi


SCRIVETE
all’Area Innovazione, Giulio De Petra
 all’Ufficio Monitoraggio, Marco Gentili

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17
Monitoraggio Pianificazione 2004

Definizione della metodologia
gen – feb 2004

Firma del contratto con il Monitore
feb 2004

Fine supporto alla pianificazione
feb 2004

Kickoff di avvio monitoraggio
mar 2004

80 Assessment
apr - giu 2004

Prima relazione di sintesi
lug 2004

70 Assessment
set - dic 2004

Seconda relazione di sintesi
dic 2004
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18
Pianificazione Progetti B1 esecutivo

Per 9 mesi il CNIPA ha supportato i progetti
nell’elaborazione della pianificazione di dettaglio
assegnando a ciascun progetto un Tutor
 giugno 2003 - febbraio 2004


29 febbraio 2004


19 marzo 2004


termine per l’invio di una prima bozza di B1 esecutivo
termine per l’approvazione del B1 esecutivo da parte
del Tutor per quei progetti che hanno inviato una bozza
di B1 esecutivo prima del 29/2
I Tutor non ci sono più
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19
Pianificazione Progetti B1 esecutivo

Situazione delle pianificazioni

2 da non aggiornare
(progetti finiti, ecc.)
14 da effettuare

10 da completare


da non
aggiornare
1%
da
effettuare
10%
da
completare
7%
108 completate
(approvate)
approvate
82%
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20
Pianificazione Progetti B1 esecutivo

Progetti che non hanno pianificato


B1 esecutivo mancante
Il progetto potrà esplicitare le motivazioni

si comunicano per il tramite di un apposito documento
comunicazione formale (con firma digitale) al CNIPA del
Coordinatore di progetto propedeutica agli assessment
 esposizione dettagliata delle motivazioni



si esamineranno caso per caso le motivazioni addotte
In funzione delle motivazioni addotte si verificherà la
possibilità di
far pianificare il progetto al Monitore a costi CNIPA
 procedere all’assessment

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21
Varianti Progettuali art. 7 convenzione

Ripianificazione dei tempi
debbono collocarsi all’interno della durata prevista per
la convenzione
 si comunicano per il tramite del sistema informativo di
monitoraggio

comunicazione al Monitore del Coordinatore di progetto o
del Referente Tecnico propedeutica agli assessment
 comunicazione al Monitore in sede di assessment
 non viene più utilizzata l’applicazione usata dai Tutor


il CNIPA non deve approvare formalmente la variante
un assessment con esito positivo approva la variante
 la variante è rappresentata come ritardo (anticipo)

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22
Varianti Progettuali art. 7 convenzione

Modifica obiettivi progettuali e/o Enti aggregati
devono essere coerenti con quanto dichiarato in sede di
firma della convenzione (B1)
 si comunicano per il tramite di un apposito documento

comunicazione formale (con firma digitale) al CNIPA del
Coordinatore di progetto propedeutica agli assessment
 esposizione dettagliata delle motivazioni
 analisi dell’impatto su costi, tempi, obiettivi del progetto


il CNIPA deve approvare formalmente la variante
un assessment con esito positivo non approva la variante
 il CNIPA dà comunicazione sia al progetto che al DIT

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23
Assessment Progetti Pianificazione Tipo

Evento
Tempo

Firma convenzione
marzo 2003

Avvio progetto
marzo 2003, firma
Cofinanz.
30%
ottobre 2003, accordo

I assessment
dopo 8 mesi dall’avvio 25%

II assessment
dopo 16 mesi dall’avvio 25%

Fine progetto
dopo 24 mesi dall’avvio

Verifica finale
dopo 3 mesi dalla fine

Fine convenzione
dopo 36 mesi dalla firma
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20%
24
Assessment Progetti Priorità

Secondo le indicazioni fornite nei B1 esecutivi
dovremmo effettuare
100 assessment entro
 40 assessment entro
 42 assessment entro
 182 assessment entro


aprile 2004 +
luglio 2004 +
novembre 2004 =
2004
Sarà data priorità ai progetti che
si dichiarano completati
 hanno un B1 esecutivo approvato
 hanno inviato il B1 esecutivo approvato per primi

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25
Assessment Progetti Comunicazione

E’ necessario che il progetto si dichiari pronto
all’assessment


Potranno essere fatti gli assessment 1 e 2 assieme


comunicazione formale (con firma digitale) al CNIPA del
Coordinatore di progetto
solo nel caso in cui nel B1 esecutivo siano state
indicate per gli assessment previsti due date distinte
antecedenti alla data in cui si tiene effettivamente
l’unico assessment
La verifica finale deve sempre essere fatta a parte

successivamente ai 2 assessment
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26
Conclusioni

La parabola del monitoraggio
per riderci sopra assieme …
 per ricordarci i punti di vista dell’altro …
 per non scordarci mai di dialogare realmente …

Un uomo in una mongolfiera si rende conto di essersi
perso.
Riducendo l'altitudine scorge in basso un altro uomo.
Scende ancora un po' e gli grida …
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Uomo della Mongolfiera
Altro Uomo
Mi scusi, mi può aiutare? Ho promesso ad un amico
d'incontrarlo un'ora fa, ma non so dove sono.
Lei e' in una mongolfiera fluttuante a circa 10m da terra e si trova a
40° di latitudine Nord e 60° di longitudine Ovest.
Lei deve essere un MONITORE.
Sì è vero sono un Monitore! Ma come lo sa?
Beh … tutto quello che mi ha detto è corretto ma non ho idea di
cosa farci con le sue informazioni, sta di fatto che resto perso.
Francamente non mi è stato di grande aiuto finora.
Lei deve essere un COORDINATORE
DI PROGETTO.
Si è vero! Sono un Coordinatore di progetto, ma come l'ha capito?
Beh…Lei non sa dov’è, ne dove sta andando. E’ salito lassù grazie
ad una enorme quantità d'aria gonfiata. Ha fatto una promessa che
non aveva idea di come mantenere e si aspetta che la gente che la
circonda sia in grado di risolvere i suoi problemi. Sta di fatto che
lei si trova ancora esattamente dov'era prima che c’incontrassimo
ma, adesso, per qualche strana ragione è diventata colpa mia.
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28
Conclusioni
Buon lavoro
a tutti noi
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