soluzioni software multicanale
per la Supply Chain
www.afsoluzioni.it
AF Link Acquisti
Modulo Gare
Un prodotto di AF Soluzioni S.r.l.
AF Link Acquisti
Lo Scenario
L’epoca pionieristica delle soluzioni basate su Internet per la gestione degli approvvigionamenti e della
collaborazione con i fornitori è finalmente tramontata ed ha lasciato spazio a prodotti che sono in grado di
far cogliere alle aziende i vantaggi e le efficienze che si ottengono adeguando le tecniche di negoziazione
classiche all’utilizzo di strumenti innovativi di SRM (Supplier Relationship Management).
DECISIONAL
TENDERING
POST TENDERING
Budget
Spend Analisys
Dossier
PURCHASING
Sourcing
OTHER
Tendering
Vendor List
FUNCTIONAL
PRE TENDERING
Other Tracing
Spend Control
KPI
Purchase Requisition
Schedule
Invoicing and Payment
A2A
L’esperienza di questi anni ha inoltre evidenziato come sia determinante, per la buona riuscita di un progetto, sia la specializzazione sulle tematiche sia la
rapidità di messa in esercizio delle soluzioni; nell’attuale situazione di competizione sulla riduzione dei costi infatti, 1 € risparmiato sugli acquisti è 1 €
guadagnato al MOL (Margine Operativo Lordo).
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Le Funzionalità
Per rendere più efficiente la collaborazione con i fornitori aflink mette a disposizioni funzioni per:
•
”Aflink Acquisti” è la scelta per
rinnovare in azienda sia i
processi di negoziazione sia la
modalità di relazione con i
fornitori.
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•
Valutare nel tempo i fornitori attraverso un processo di
• Raccolta dati (Questionari).
• Qualifica.
• Valutazione delle performance.
• Assegnazione di rating sulla base di indicatori KPI e categorie.
Negoziazioni in tutte le accezioni possibili:
• Gare,
• Rfx ,
• Aste (Rialzo, Ribasso)
Gestione Quesiti/Risposte.
Procedura di Aggiudicazione.
Verbali.
Comunicazioni.
Risultati di Gara.
Gestione degli approvvigionamenti per tutte le tipologie di prodotto.
Order Tracing su ordini chiusi e programmati.
Controllo della spesa.
L’E-invoicing e comunicazioni amministrative (Pagamenti, Contestazioni).
Realizzazione di un archivio per la consultazione via web di tutta la documentazione che è oggetto di
relazione con i fornitori.
Supporto della Firma digitale native attivabili su tutti i documenti gestiti.
L’integrazione A2A per lo scambio non presidiato di informazioni fra le parti ad esempio ordini
ricorrenti, bolle (XML, EDI, Custom).
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Le Gare
Il processo di Gara si articola nelle fasi di seguito riportate:
“Aflink Acquisti”, grazie alla
parametrizzazione 4M (multi
azienda, multicanale,
multilingua, multi valuta) può
essere usato in organizzazioni
semplici ed in organizzazioni
complesse ed articolate.
•
Pubblicazione Avviso / Bando (Procedure Aperte e Ristrette)
•
Invio dell’Invito a presentare le offerte (Procedure Negoziate, In Economia e Aste)
•
Approvazione della Gara da parte dei responsabili
•
Ricezione dell’invito da parte dei fornitori
•
Formulazione dei quesiti di gara
•
Risposta ai quesiti
•
Ricezione delle offerte
•
Procedura di aggiudicazione
•
Verbali di Gara
•
Comunicazioni
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Le Gare Telematiche
La compilazione del documento di gara inizia con la configurazione delle regole di invio del documento
Nella predisposizione della
Gara occorre definire:
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Nome documento
Giorno e l’ora entro cui
i fornitori dovranno far
pervenire le offerte.
Protocollo bando
Tipo di appalto: Servizi,
Forniture, Lavori
Giorno e l’ora di
apertura delle offerte
Importo Gara
Tipo di Procedura (Gara
o Richiesta Preventivo)
Descrizione breve della
procedura che si sta
espletando.
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Le Gare : Atti di Gara
In questa sezione vengono
inseriti la Categoria
Merceologica e tutti gli atti
di gara per le Imprese
(Bando integrale ,
disciplinare di gara,
Capitolato).
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Le Gare : Destinatari
Nella sezione Destinatari
vengono selezionati tutti i
fornitori da invitare (solo
nel caso di procedure ad
invito) individuati nell’Albo
Fornitori
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Le Gare : Busta Documentazione
Nel documento di gara
vengono predisposte le buste
che dovranno essere
prodotte dai fornitori per
poter prendere parte alla
Gara.
La busta di documentazione
consente di inserire tutta la
documentazione richiesta alle
Imprese che partecipano alla
gara (es: Dichiarazione,
Certificazione di qualità).
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Le Gare : Busta Economica
La ”Busta Economica”
permette di inserire i
Prodotti/Servizi che il
fornitore deve offrire e che
sono oggetto della gara,
selezionando, dai modelli
messi a disposizione, quello
più adatto alla tipologia di
gara.
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Le Gare : Approvazione
La sezione ”Approvazione ”
riporta il ciclo di
approvazione che il
documento deve subire
prima di raggiungere i
fornitori. Nella stessa
sezione il buyer potrà
monitorare le operazioni e
le eventuali note inserite
dagli approvatori.
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Le Gare per i Fornitori
In seguito all’invio
dell’invito, gli operatori
economici registrati ed
invitati a partecipare alla
gara ricevono un avviso
all’indirizzo di posta
elettronica del legale
rappresentante; accedendo
nell’Area Privata, possono
prendere visione della
documentazione di gara,
formulare l’offerta e
sottoporre eventuali quesiti.
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Procedura di Aggiudicazione
La valutazione delle offerte inviate dal fornitore avviene attraverso la fase “Procedura di Aggiudicazione“, il processo
che consente di raggruppare le offerte in una tabella riassuntiva esportabile anche in Excel.
Raggiunto il termine
previsto per l’apertura
delle offerte, vengono
aperte e valutate prima
tutte le buste contenenti la
documentazione di
qualifica, rispettando la
data di arrivo delle offerte;
sempre in questa fase, per
ciascun Fornitore viene
verificata la presenza
eventuale della “Busta
Tecnica“ secondo le
modalità stabilite nel
bando. Successivamente
vengono aperte tutte le
buste contenenti le offerte
economiche e viene
calcolato automaticamente
il punteggio economico
(sulla base della formula
matematica impostata nel
documento di gara)
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Asta Elettronica
Un’asta elettronica è uno strumento di
negoziazione telematica simultanea che
permette la formazione dei prezzi in modo
dinamico per l’acquisto di beni o di servizi.
Durante l'asta, diversi fornitori competono
contemporaneamente il diritto di acquistare un
certo prodotto o servizio all'interno di regole e
parametri predeterminati.
Obiettivo principale di uno strumento di
determinazione dinamica dei prezzi come le
aste on-line è l'ottimizzazione dei processi di
acquisto attraverso:
•
Una riduzione del tempo di negoziazione
•
Una razionalizzazione delle procedure di
acquisto
•
Un aumento della competizione fra i
partecipanti
In questa procedura, per un tempo
prestabilito, gli operatori economici, invitati
all’asta, possono fare offerte in chiaro per il
materiale richiesto e, eventualmente,
rilanciare con successivi ribassi.
Lo svolgimento dell’asta elettronica
comprende l’esecuzione, nell’ordine dei
seguenti adempimenti:
•
creazione di un documento di asta
L’Amministrazione vede lo stato delle offerte
inoltrate da tutti gli operatori economici
(incluso l’informazione sull’identità del
Fornitore proponente) e può visualizzare
l’andamento dell’asta attraverso un grafico.
•
inoltro dell’invito a partecipare all’asta alle
imprese prescelte per la gara
•
scelta dell’offerta più bassa o più
vantaggiosa secondo le modalità indicate
nel documento di invito
•
inoltro della comunicazione di
aggiudicazione all’offerente prescelto
Le aste possono essere:
•
Al ribasso: l’Ente decide di organizzare
un’asta al ribasso quando la sua intenzione
è quella di comprare prodotti e servizi
dall’impresa che offre il prezzo più basso
•
Al rialzo: l’Ente decide di organizzare
un’asta al rialzo quando la sua intenzione è
quella di comprare prodotti e servizi
dall’impresa che offre lo sconto più alto
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Asta Elettronica
Il documento Asta risulta così strutturato:
1. Regole dell’Asta
2. Destinatari
3. Atti di Gara
4. Beni e Servizi
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Andamento dell’Asta
Scopo della funzionalità è quello di consentire all’Ente di visualizzare l’andamento delle offerte nel tempo.
La funzione si innesca dal documento ”Asta ”, selezionando il link ”Andamento Asta ”.
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