DEMATERIALIZZAZIONE
DEI PROCESSI
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SERVIZI APPLICATIVI
REFERENTI TERRITORIALI – Roma, 15 Settembre 2015
DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSI
Il
tema
della
dematerializzazione
dei
processi
è
centrale
nell’attività dell'Ufficio Reti e Sistemi Informativi, inoltre la
progressiva
eliminazione
del
cartaceo,
attraverso
l’informatizzazione dei processi, consente di semplificare i rapporti
tra le varie Strutture del CNR e i suoi dipendenti.
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DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSI
Ultimamente alcuni di questi processi sono stati dematerializzati
all'interno delle applicazioni già esistenti nel Sistema Informativo
dell'ente.
SIPER
Polizza Sanitaria
Formazione
Benefici Assistenziali
Telelavoro
Legge 104/92
Diritto Allo Studio
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Conto Terzi
SIGLA
Fatturazione Elettronica
Variazioni al PdG
Contratti
Incarichi di collaborazione
Contabili della BNL
DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSI
NUOVE APPLICAZIONI
ATTESTATI DI PRESENZA
in produzione presso alcuni uffici della SAC
MISSIONI
in test presso alcuni uffici della SAC
SCRIVANIA DIGITALE
in produzione
ACE – ANAGRAFICA CENTRALIZZATA
in fase di analisi e progettazione
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L'applicativo Attestati di presenza già
esistente da diversi anni nel SI dell'Ente, ma
sviluppato con tecnologie oramai obsolete non
permetteva una facile integrazione con il
sistema dei flussi documentali, per cui è stato
scelto di reimplementare l'applicativo con nuove
tecnologie che permettessero una facile
integrazione.
Inoltre sono stati introdotti servizi e
controlli sul singolo attestato di presenza che
permettono a chi gestisce l'applicativo un
controllo maggiore.
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Gli obiettivi della soluzione proposta rientrano in un processo di
dematerializzazione complessiva che il CNR ha intrapreso. Nel caso specifico con
la Gestione Missioni si intende:
Informatizzare il processo della missione;
Dematerializzare il processo di missione, dalla proposta di ordine di missione
fino alla sua liquidazione;
Introdurre un processo autorizzativo automatico attraverso BPM;
Facilitare il compito di inserimento dati e controllo contabile della modulistica
indicata in tutto il processo relativo alle Missioni
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MISSIONI
Ad oggi la proposta di missione, l’eventuale richiesta di anticipo e la richiesta di
rimborso delle spese di missione, avvengono in modalità cartacea. Le
autorizzazioni sono rappresentate da firme autografe (in alcuni casi direttamente
da parte di Direttori/Dirigenti delle strutture interessate e in altri casi prima
dal responsabile del Modulo scientifico e poi dalDirettore/Dirigente dell’istituto o
della UOS).
Gli utenti amministrativi, per gli ordini autorizzati e la rendicontazione
autorizzata, inseriscono i dati in Sigla per il controllo e la liquidazione delle spese.
Eventuali anomalie per spese non rimborsate o per errati scontrini vengono
comunicate direttamente in fase di pagamento (Mandato emesso da Sigla). I
giustificativi vengono fotocopiati e allegati in originale alla
richiesta di rimborso (sempre in modalità cartacea) da parte di coloro che hanno
sostenuto le spese.
Tale rendicontazione viene controllata dagli amministrativi che liquidano la
missione.
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FLUSSO
MISSIONI
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L’Applicazione “Scrivania Digitale”, come suggerisce la parola stessa, ha l’obiettivo di
sostituire la scrivania fisica, intesa come l’insieme dei documenti da controllare, validare,
firmare ecc., con una scrivania digitale, appunto, virtualizzandone i contenuti (i documenti
oggetto di attività e gli aspetti operativi).
La “scrivania”, quindi, è in sintesi l’insieme dei processi lavorativi, solitamente svolti
attraverso l’utilizzo di supporti cartacei e da risorse interne all’Ente con ruoli diversi.
Immaginando così la scrivania di un dirigente o di un impiegato, su cui transitano
documenti da validare, firmare o semplicemente integrare, ci ritroviamo all’interno della
scrivania digitale, ad essere guidati da procedure automatiche che, classificando le
tipologie di attività, ci sottopongono i documenti giusti, ci ricordano le scadenze per le
attività programmate e ci danno la possibilità di consultare le attività in corso o ciò che
già stato fatto. La “Scrivania Digitale” gestisce anche processi operativi non legati a
nessun documento e quindi sottoporrà all’attenzione dell’utente eventuali decisioni da
prendere, autorizzazioni da accordare e altro ancora.
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Caratteristiche dell’Applicazione ‘Scrivania Digitale’
Le principali caratteristiche della modalità operativa descritta, oggetto delle
funzionalità della ‘Scrivania Digitale’, possono essere riassunte in:
Controllo più accurato del processo;
Accesso unico per la validazione di documenti e/o autorizzazioni;
Integrazione con la «firma elettronica»;
Esecuzione della «firma leggera»;
Gestione delle priorità, delle tempistiche di esecuzione e delle notifiche;
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FLUSSO APPROVVIGIONAMENTO-IT
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FLUSSO VALIDAZIONE DOCUENTALE
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ACE
Anagrafica CNR
Banca dati unificata per la gestione dell'anagrafica delle STRUTTURE e
delle PERSONE del CNR
Il presente progetto si prefigge di affrontare l’esigenza, emersa negli ultimi anni, di
riorganizzazione delle modalità di gestione delle informazioni anagrafiche
nell’ambito del sistema informativo dell’Amministrazione dell’Ente.
Tale esigenza si fonda sul fatto che, a causa della stratificazione di soluzioni e
tecnologie informatiche verificatasi nel tempo, la gestione dei tali dati allo stato
attuale è fortemente frammentata e presenta quindi serie difficoltà di accesso,
organizzazione e manutenzione.
Lo scopo del presente progetto è giungere alla realizzazione di un applicativo che
contenga tutti i dati inerenti l’anagrafica delle STRUTTURE (sia permanenti che
non), delle PERSONE e dei RUOLI al loro interno di tutto il CNR.
Il completamento di tale progetto risulta essere centrale per l'utilizzo a pieno della
Scrivania Digitale.
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SERVIZI APPLICATIVI
Con l'aumentare degli applicativi presenti all'interno del Sistema Informativo del CNR
è nata la necessità di esporre dei servizi REST che interrogati possano fornire
informazioni utili, senza la duplicazione delle stesse.
Sulla piattaforma SIPER attualmente sono presenti servizi REST sia pubblici che
soggetti ad autenticazione:
https://siper.cnr.it/siper/json/sedi (ritorna la lista di tutte le sedi archiviate)
https://siper.cnr.it/siper/json/sedi?attive=true (ritorna solo le sedi attive)
https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?sedeId={codice} (ritorna la sede con la sedeId indicata nella
query)
https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?titCa={codice} (ritorna la sede con la titCa indicata nella
query)
https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?sedeId={codice}&userinfo=true (ritorna gli utenti associati alla
sedeId indicata)
https://siper.cnr.it/siper/json/sedi/?titCa={codice}&userinfo=true (ritorna gli utenti associati alla
titCa indicata)
Gli ultimi due metodi posso essere richiesti solo da un utente SIPER con ruolo
“userinfo”.
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SERVIZI APPLICATIVI
Sull'applicativo SIGLA sono stati implementati dei servizi web applicativi che
rendono disponibili i dati che attualmente gli utenti ricavano in formato excel dalle
consultazioni presenti in SIGLA.
La visibilità dei dati è controllata sulla base delle abilitazioni che ha l’utente in
procedura, analogamente al funzionamento delle consultazioni.
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SERVIZI APPLICATIVI
La lista dei servizi presenti attualmente in SIGLA può essere recuperata dalla
seguente URL:
https://contab.cnr.it/SIGLA/info.json
Inoltre tutte le consultazioni successivamente introdotte saranno automaticamenti
visibili come servizi REST.
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