FORUM P.A. 2006
Seminari tematici
Nuovi strumenti di programmazione e controllo:
Sistemi budgetari e gestione per obiettivi
Intervento del Direttore Pianificazione e Controllo
Marco Cuccagna
12 maggio 2006
“Il tempo di attecchimento e diffusione
dell’innovazione, in strutture di queste
dimensioni, non è inferiore a 5 – 8 anni,
prima dei quali il processo è reversibile.”
Massimo Severo Giannini
Il modello di Agenzia
L’Agenzia è un Ente pubblico non Economico
Il decreto 300/99 attribuisce
all’Agenzia autonomia:
E’ legata al Ministero
dell’Economia e delle Finanze
mediante un rapporto di
“performance contracting”:
- regolamentare,
- amministrativa,
- patrimoniale,
- organizzativa,
- contabile e finanziaria
- risultati attesi,
- dotazione fabbisogno
corrente,
- finanziamento iniziative
di investimento
La struttura della controllership
Pianificazione strategica
Agenzia delle Entrate
Programmazione Economica
Ufficio
Pianificazione e Controllo
Controllo di gestione
Project management
Direzioni Regionali
Altri uffici di
Staff
Direzioni Centrali
Controller
Call Center
Centri
operativi
Controller
Uffici
Locali
Circa 400 utenti del sistema
Il sistema di budget integrato
Le grandi aree di sviluppo
Il sistema del budget integrato
 formulazione del budget in base ad un sistema integrato in cui la
quantificazione dei volumi produttivi e delle risorse necessarie avviene
in maniera correlata secondo una determinata sequenza logica che
prevede l’indicazione di:
Output
Attività
previsti
programmate
Risorse
necessarie
Costi
connessi
Il sistema di contabilità analitica e Reporting
Le grandi aree di sviluppo
Il sistema di contabilità analitica e
Reporting
 produrre informazioni per i Responsabili delle Strutture al fine di
supportare i processi di valutazione delle attività e controllo dei risultati.
diffondere periodicamente le informazioni derivanti dalla contabilità
direzionale e da altri strumenti informativi rivolto Responsabili delle
Strutture finalizzato a rappresentare l’andamento della gestione rispetto
ad obiettivi/target definiti ex ante.

Esempi di book direzionale
Cruscotto di sintesi
EFFICACIA PRODUZIONE E RISORSE (range +/-10%)
SERVIZI AI
CONTRIBUENTI
GESTIONE ATTI E
DICHIARAZIONI
RIMBORSI
CONTROLLI
FORMALI
VERIFICHE
ACCESSI
CONTROLLI
SOSTANZIALI
CONTENZIOSO
RISCOSSIONE
MEDIANTE RUOLO
AUDIT E
SICUREZZA
CONTROLLI
FORMALI
ACCESSI BREVI
CONTROLLI
SOSTANZIALI
VERIFICHE
INPUT
(Risorse)
EFFICIENZA (range > 100%)
CONTROLLI FISCALI
102%
99%
114%
101%
101%
93%
99%
101%
100%
106%
65%
113%
88%
103%
+
9
5
9
1
3
1
+
+
+
-
-
+
4
0
NA
12
PERFORMANCE SULLA QUOTA INCENTIVANTE
CONSISTENZA RISORSE UMANE E RIPARTIZIONE PER ASA
2001
% COMPLETAMENTO DEL PUNTEGGIO PREFISSATO
2003
2004
2005
Risultato al 30/09/05
95
36.564
35.875
34.989
36.150
36.247
-
-1,9%
-2,5%
3,3%
0,3%
∆ % su anno
precedente
Gestione Tributi e
Servizi al Cittadino
Prevenzione e Contrasto
all'evasione
2001
2002
2003
2004
2005
44%
41,9%
33,4%
33,7%
31,7%
DSI 1
Scala di riferimento
Consistenza
2002
70
51,1
0
30%
33,5%
40,6%
41,1%
43,2%
Risultato al 30/09/05
19,0
Governo
6%
5,8%
6,7%
7,7%
7,2%
20%
18,9%
19,3%
17,5%
17,8%
Supporto
Impiego RU al netto della formazione
BUDGET
CONS
12,3%
13,25%
DSI 2
Scala di riferimento
OUTPUT
(Produzione)
19
17,1
0,0
Totale
100%
100%
,
100%
100%
100%
Cruscotto della produzione
Cruscotto di sintesi
EFFICACIA PRODUZIONE E RISORSE (range +/-10%)
EFFICIENZA (range > 100%)
2
3
+
-
+
-
+
RISCOSSIONE MEDIANTE
RUOLO
DR Toscana
49%
116%
81%
102%
AGENZIA
57%
110%
77%
105%
AUDIT E SICUREZZA
CONTENZIOSO
CONTROLLI SOSTANZIALI
VERIFICHE
10
CONTROLLI SOSTANZIALI
113%
107%
5
ACCESSI BREVI
98%
92%
11
CONTROLLI FORMALI
101%
99%
AGENZIA
ACCESSI
VERIFICHE
AGENZIA
DR Toscana
INPUT
(Risorse)
Stato Avanzamento
CONTROLLI FORMALI
RIMBORSI
GESTIONE ATTI E
DICHIARAZIONI
SERVIZI AI CONTRIBUENTI
CONTROLLI FISCALI
103%
103%
92%
98%
101%
99%
103%
112%
107%
85%
112%
90%
92%
97%
-
+
-
0
3
1
NA
12
-
-
+
+
OUTPUT
(Produzione)
DR Toscana
5
5
9
1
3
+
-
-
-
+
0
5
1
+
-
NA
10
PERFORMANCE DR SULLA QUOTA INCENTIVANTE
% COMPLETAMENTO DEL PUNTEGGIO PREFISSATO
CONSISTENZA RISORSE UMANE E RIPARTIZIONE PER ASA
Consistenza
LUGLIO 2005
DR TOSCANA
GOVERNO
BUDGET 2005
CONSUNTIVO
Controlli interni
Audit e sicurezza
ANNO
2004
GEN - MAG
ANNUALE
AVANZAMENTO
SUL BUDGET
GEN - LUG
ANNUALE
AVANZAMENTO
AGENZIA
ANNUALE
∆ % su anno precedente
Livello di
completamento
atteso
0
2
2
0
0%
25%
33%
5
5
10
6
60%
46%
57%
al Cittadino
2004
2.208
2.304
-3,9%
4,3%
-2,0%
-
2005
AGENZIA
DSI 1
2001
2002
2003
2004
2005
45%
42%
33%
34%
30%
16
9
0
9
9
100%
88%
100%
all'evasione e Contenzioso
35%
37%
42%
43%
oltre 110%
35%
da 105% a 110%
Audit di processo presso strutture locali
(Indicatore di convenzione)
Audit di conformità presso strutture locali
30
7
20
50
16
37
27
14
52%
86%
56%
53
25
47%
51%
40%
2
40%
67%
62%
62
52%
57%
70%
0%
2%
30%
4
3
2
5
118
70
50
120
58
10
50
60
0
Documenti di rilevazione dello stato della sicurezza del patrimonio aziendale
4
Verifiche della sicurezza del patrimonio aziendale
0
3
7
1
0
4
57%
90%
DSI 2
0
0%
12%
23%
7
10
143%
111%
100%
1
0
0%
8%
23%
6
43%
66%
45%
2
0
0%
2%
23%
7
0
1
Documenti di rilevazione dello stato dell'organizzazione prevista da
normative speciali
4
10
14
Verifiche dell'organizzazione prevista da normative speciali
0
2
6%
15%
16%
18%
15%
18%
100%
100%
100%
100%
100%
Totale
6%
7%
8%
50%
101%
oltre 110%
101%
101%
32%
7%
50%
meno di 80%
32%
meno di 100%
101%
meno di 80%
101%
67%
1
Documenti di rilevazione dello stato della sicurezza informatica
Verifiche della sicurezza informatica
Governo
Supporto
50%
meno di 100%
da 105% a 110%
32%
Audit di processo presso gli uffici delle Direzioni Regionali
50%
50%
35%
35%
45%
DR Toscana
35%
32%
Prevenzione, Contrasto
Controlli nei confronti dei Centri di Assistenza Fiscale (Indicatore di
convenzione)
Controlli nei confronti degli altri intermediari Entratel (Indicatore di
convenzione)
2003
2.298
32%
10
Controlli nei confronti degli intermediari della riscossione (Indicatore di
convenzione)
2002
2.346
35%
Gestione Tributi e Servizi
Interventi per audit su processi esternalizzati, conformità, follow-up nell'area
della riscossione
(Indicatore di convenzione)
Verifiche nei confronti dei Concessionari della riscossione (Indicatore di
convenzione)
GIU - DIC
CONSUNTIVO
2001
SUPPORTO ALLE STRUTTURE
Analisi Spaziale
Risorse umane
Formazione
Partecipanti ad altre iniziative formative
(Indicatore di convenzione)
560
260
820
799
97%
65%
77%
857
250
180
430
389
90%
93%
64%
1.315
700
500
1.200
846
71%
80%
70%
Eventi e manifestazioni
n. d.
n. d.
2
n. d.
n. a.
n. a.
n. a.
Iniziative svolte in collaborazione con il mondo della scuola
(Indicatore di convenzione)
n. d.
n. d.
5
n. d.
n. a.
n. a.
n. a.
Iniziative a favore delle persone diversamente abili
(Indicatore di convenzione)
n. d.
n. d.
incremento
n. d.
n. a.
n. a.
n. a.
Partecipanti ad iniziative formative connesse all'avvio della riforma fiscale
(Indicatore di convenzione)
Partecipanti ad iniziative formative monografiche e/o specialistiche di
importanza strategica per l'Agenzia
(Indicatore di convenzione)
Servizi Generali
Comunicazione esterna
P
S
VISIONE
BREAKDOWN ANALISI PER PRODOTTO
TOTALE UL
Area: PREVENZIONE E CONTRASTO ALL'EVASIONE
Macroprocessi/Processi: Controlli fiscali / Controlli sostanziali
Prodotti:
309433 - Tasso di positività dei controlli
Budget 2005
Agosto 2005
t’
Indice di efficienza
116%
120%
102%
100%
TOSCANA
Indice di EFFICIENZA
LUGLIO 2005
Analisi temporale
81%
80%
56%
51%
60%
55%
49%
76%
74%
Output
Totale
49%
40%
Risorse
DR TOSCANA
CONFRONTO 2002 - 2003 - 2004 - 2005 SU BASE MENSILE
al netto delle attività progettuali
IN ORE/UOMO ASSORBITE
(*Actual - ** Forecast)
45%
INDICE
20%
400.000
25%
350.000
INDICE
Controlli formali
Accessi
Controlli sostanziali
Verifiche
300.000
H / UOMO
0%
250.000
200.000
150.000
100.000
GEN
FEB
MAR
APR
MAG
TOTALE ATTIVITA' 2002
TOTALE ATTIVITA' 2004
BUDGET INDICIZZATO 2005
GIU
LUG
AGO*
TOTALE ATTIVITA' 2003
TOTALE ATTIVITA' 2005
SET*
OTT*
NOV*
DIC*
Avanzamento infrannuale
Avanz.
Contributo %
Actual
Δ obiettivo
Totale
%
Budget
Consuntivo
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
87%
90,54%
97,04%
99,69%
95,84%
98,94%
96,53%
92,83%
98,59%
95,46%
96,77%
98,29%
98,45%
95,18%
97,72%
99,71%
100,00%
97,88%
96,72%
98,75%
99,59%
99,15%
97,28%
96,36%
97,64%
91,72%
93,65%
93,99%
96,86%
99,61%
96,73%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
90,54%
97,04%
99,69%
95,84%
98,94%
96,53%
92,83%
98,59%
95,46%
96,77%
98,29%
98,45%
95,18%
97,72%
99,71%
100%
97,88%
96,72%
98,75%
99,59%
99,15%
97,28%
96,36%
97,64%
91,72%
93,65%
93,99%
96,86%
99,61%
97%
104%
112%
115%
110%
114%
111%
107%
113%
110%
111%
113%
113%
109%
112%
115%
115%
113%
111%
114%
114%
114%
112%
111%
112%
105%
108%
108%
111%
114%
111%
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
87%
0%
87%
97%
97%
111%
n.a.
n.a.
Gen-Mag
Montevarchi
Grosseto
Castelnuovo
Aulla
Carrara
Massa
Pisa
San Miniato
Poggibonsi
Borgo San Lorenzo
Sansepolcro
Viareggio
Livorno
Pietrasanta
Orbetello
Massa Marittima
Pescia
Pontedera
Arezzo
Montepulciano
Empoli
Siena
Lucca
Firenze 1
Firenze 2
Firenze 3
Pistoia
Portoferraio
Piombino
Prato
Giu-Dic
2005
0%
Cruscotto delle risorse umane
Indice di
completamento
Indice di
Efficacia
O
P
S
VISIONE
Composizione
Assorbimento
t’
Analisi Spaziale
Analisi temporale
DR TOSCANA
CONFRONTO 2002 - 2003 - 2004 - 2005 SU BASE MENSILE
al netto delle attività progettuali
IN ORE/UOMO ASSORBITE
(*Actual - ** Forecast)
400.000
350.000
H / UOMO
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
GEN
FEB
MAR
APR
MAG
TOTALE ATTIVITA' 2002
TOTALE ATTIVITA' 2004
BUDGET INDICIZZATO 2005
GIU
LUG
AGO*
TOTALE ATTIVITA' 2003
TOTALE ATTIVITA' 2005
SET*
OTT*
NOV*
DIC*
Cruscotto delle risorse economiche
Composizione
Assorbimento
Stato Avanzamento
Costi
A (al 31/07/05)
100000 Governo
200000 Gestione
Tributi e
Servizi
300000 Prevenzione e
contrasto
all'evasione
400000 Supporto alle
strutture
aziendali
7%
30%
45%
18%
DISTRIBUZIONE PER AREA DEL COSTO DEL PERSONALE
Competenze Fisse
10%
18%
35%
4%
32%
47%
16%
4%
4%
5%
4%
3%
3%
5%
6%
5%
4%
6%
6%
3%
5%
4%
8%
7%
5%
4%
3%
7%
5%
4%
3%
5%
4%
5%
7%
5%
4%
39%
35%
25%
38%
31%
34%
38%
24%
31%
28%
33%
28%
34%
32%
30%
30%
28%
32%
33%
28%
35%
32%
33%
33%
34%
31%
29%
31%
34%
29%
44%
45%
54%
40%
44%
52%
43%
54%
49%
50%
47%
48%
50%
45%
47%
37%
42%
48%
50%
50%
42%
45%
49%
49%
42%
48%
51%
40%
43%
51%
14%
16%
16%
18%
22%
12%
14%
17%
14%
18%
15%
18%
14%
18%
19%
25%
23%
15%
13%
19%
17%
17%
14%
15%
20%
17%
14%
21%
18%
16%
U.L. MONTEVARCHI
U.L. GROSSETO
60%
U.L. PORTOFERRAIO
37%
AGENZIA (al 31/07/05)
U.L. PISTOIA
BUDGET ANNUO
(Valori espressi in Euro Migliaia)
U.L. CASTELNUOVO DI GARFAGNANA
50%
ANALISI AVANZAMENTO
STATO AVANZAMENTO COSTI PER
FAMIGLIE
U.L.TOSCANA
U.L. PRATO
U.L. PIOMBINO
STATO AVANZ. BDG
ANNUO
CONSUNTIVO
U.L. AULLA
40%
U.L. FIRENZE 3
FAMIGLIA 03: COSTI DELLA PRODUZIONE
€
816.630
€
431.010
53%
FAMIGLIA 04: COSTI DI PERSONALE
€
1.512.405
€
792.117
52%
FAMIGLIA 05: COSTI PER SPESE GENERALI
€
168.674
€
72.726
43%
€ 1.295.853
52%
U.L. CARRARA
30%
U.L. FIRENZE 2
U.L. FIRENZE 1
20%
U.L. MASSA
10%
U.L. PISA
€ 2.497.709
TOTALE COSTI
0%
U.L. LUCCA
U.L. SAN MINIATO
Incidenza % dei Costi in Co.An. per Famiglie
U.L. SIENA
U.L. POGGIBONSI
6%
U.L. EMPOLI
FAMIGLIA 03: COSTI DELLA PRODUZIONE
U.L. BORGO SAN LORENZO
U.L. MONTEPULCIANO
Consuntivo
7%
33%
33%
U.L. SANSEPOLCRO
FAMIGLIA 04: COSTI DI PERSONALE
U.L. AREZZO
U.L. VIAREGGIO
U.L. PONTEDERA
U.L. LIVORNO
U.L. PESCIA
U.L. MASSA MARITTIMA
100000
200000
300000
400000
-
60%
FAMIGLIA 05: COSTI PER SPESE
U.L. PIETRASANTA
U.L. ORBETELLO
GENERALI
Budget
61%
Governo
Gestione Tributi e Servizi
Prevenzione e contrasto all'evasione
Supporto alle strutture aziendali
O
P
VISIONE
S
t’
Analisi Spaziale
Analisi temporale
DISTRIBUZIONE TERRITORIALE COSTO DEL PERSONALE
(VALORI ESPRESSI IN EURO MILIONI)
DIREZIONE REGIONALE TOSCANA (al 31/07/05)
U.L. EMP
OLI
ERA
IANO
U.L. MON
TEPULC
U.L. PES
CIA
U.L. ARE
ZZO
U.L. PON
TED
A
U.L. ORB
ETELLO
U.L. PIET
RASANT
U.L. MAS
SA MAR
ITTIMA
OLCRO
U.L. LIVO
RNO
U.L. VIAR
EGGIO
U.L. SAN
SEP
U.L. B.
SAN LOR
ENZO
U.L. PISA
U.L. POG
GIBONSI
U.L. MAS
SA
U.L. SAN
MINIATO
U.L. CAR
RARA
TO
DI G.
U.L. AUL
LA
U.L. CAS
TELNUO
VO
DIC
DIC
U.I.
NOV
NOV
U.L. GRO
SSE
OTT
AGO
Spese per liti
5,00
4,50
4,00
3,50
3,00
2,50
2,00
1,50
1,00
0,50
0,00
U.L. MON
TEV
SET
OTT
AGO
SET
LUG
GIU
LUG
FEB
GEN
DIC
NOV
MAG
MAR
Servizi da terzi
OTT
GIU
SET
0,00
LUG
40,00
20,00
GIU
APR
60,00
valori espressi in euro milioni
DIC
NOV
OTT
SET
AGO
LUG
GIU
MAG
APR
MAR
FEB
GEN
DIC
NOV
OTT
SET
GIU
AGO
LUG
MAR
FEB
GEN
DIC
NOV
OTT
SET
AGO
MAR
FEB
GEN
FEB
80,00
Costi per
servizi
1%
Spese postali
Costi per Servizi
100,00
AGO
eri per la
stione dei
tributi
72%
Costi per
l'informatica
23%
Canoni/ Noleggi/ Assic. attr. d'ufficio e
mezzi di trasp.
Materiali di consumo
CONSUNTIVO ACTUAL
MAR
Costi della
struttura
4%
FEB
% costi
Manutenzione attr. d'ufficio e mezzi di
trasp.
120,00
100,00
80,00
60,00
40,00
20,00
0,00
GEN
.756,46
GEN
0
LUG
APR
58%
5
MAG
14.457,13
10
GIU
27%
37,00
APR
225,56
15
MAG
58%
MAG
30%
4.753,07
MAR
55%
831,33
223,70
APR
20
20.267,10
765,00
.582,16
MAG
Costi della Struttura
APR
STATO
AVANZAMENTO
ARCHI
ANALISI TEMPORALE
CONSUNTIVO
ACTUAL
DR TOS
CANA
ANALISI AVANZAMENTO
UDGET
NNUO
Monitoraggio iniziative di miglioramento
in chiave strategica
MAPPA STRATEGICA DELLA INIZIATIVA: xxx
TEMA STRATEGICO: xxx
PROPRIETARIO PROCESSI INTERNI:
MACRO/PROCESSO: xxx
ENTI FORNITORI DEGLI OUTPUT :
Portatori di interesse:
- Ministro
-- D.P.F.
-- Corte dei
Conti
- Sindacati
GETTITO/
COMPLIANCE
ESECUZIONE
TEMPESTIVA
CONTENIMENTO
SPESA PUBBLICA
REPORTING
EFFICACE
COMPETENTE SUPP.
AL LEGISLATIVO
INVESTIMENTI
PER LO SVILUPPO
OBIETTIVI
BALANCED SCORECARD
MISURE DI IMPATTO
Prospettiva Contribuente
OBIETTIVI
PIANO DI ATTIVITA' DELLE
INIZIATIVE DI
MIGLIORAMENTO
INIZIATIVA STRATEGICA
Prospettiva Economico - Finanziaria
STRATEGIA DI RELAZIONE
STRATEGIA DI
COMUNICAZIONE
STRATEGIA DI
ECONOMICITA’
Aumentare la conoscenza del
ruolo e delle attività dell’Agenzia
Potenziare gli strumenti di relazione
Fisco/collettività e semplificare i rapporti con
l’utenza
Migliorare
l’autofinanziamento della
struttura
STRATEGIA DI CRESCITA
Aumentare la
sostenibilità della
pretesa tributaria
Garantire la
crescente
adesione alla
pianificazione
fiscale concordata
Prospettiva Processi
PROCESSI ORIENTATI AL PRODOTTO / SERVIZIO
Potenziare ed
ottimizzare l’attività di
controllo
Migliorare il servizio della
riscossione dei tributi
Migliorare il servizio di
liquidazione e notifica degli
atti e dichiarazioni
PROCESSI ORIENTATI AL
CONTRIBUENTE
PROCESSI ORIENTATI ALL’AMBIENTE /
SOCIALE
Rendere più flessibile la gestione
dei rimborsi e ridurne lo stock
Garantire la gestione del rischio e
della sicurezza ambientale
Prospettiva Apprendimento e Crescita
CAPITALE UMANO
CAPITALE INFORMATIVO / ORGANIZZATIVO
Sviluppare competenze professionali nell’ambito dei
processi strategici
Migliorare i sistemi ( ICT & INFRASTRUTTURE) di governo
della gestione
TOTALE BUDGET
DELL'INIZIATIVA
BUDGET (EURO)
Linee di evoluzione delle tecniche
di pianificazione
• Focalizzazione su piani delle politiche e delle
priorità
• Forte supporto dall’analisi dello scenario
macroeconomico
• Forte sviluppo delle analisi di bacino (su base
territoriale, su base di filiere o distretti, su base
di rete)
• Implementazione progressiva delle analisi di
benchmarking
• Introduzione progressiva dei fattori di rettifica
dell’obiettivo per “gestione rischio aziendale”
Linee di evoluzione delle tecniche
di controlling
• Focalizzazione e revisione su prestazioni attese
dai 4-5 processi strategici per la missione
istituzionale
• Focalizzazione sui fattori critici di successo dei
processi “esternalizzati”
• Focalizzazione e monitoraggio delle iniziative di
miglioramento ad uso intensivo di fattori abilitanti
di tipo intangibile (professionalità risorse umane,
innovatività procedure ICT)