PRIVACY ED AVIS
Una relazione
pericolosa ?
La gestione dei dati: un adempimento
importante!!
• La nostra associazione deve
prestare particolare attenzione alla
gestione dei dati in quanto
“maneggiamo” i cosiddetti “dati
sensibili”
• Essi riguardano la sfera della
salute, il credo religioso, le scelte
politiche sindacale o associative, le
notizie inerenti la sfera sessuale;
• Sono dati sensibili anche quelli
riguardanti i dipendenti (ad
esempio certificati medici),
curriculum vitae di aspiranti
dipendenti ecc…
OCCORRE AVERE LE IDEE CHIARE !!
• Per essere in linea con i
dettati legislativi, occorre
quindi:
• Avere chiari alcuni
passaggi fondamentali;
• Definire con chiarezza le
figure che intervengono in
tale gestione;
• Individuare specifiche
responsabilità.
Privacy ed Avis
PERSONAGGI
E
INTERPRETI
L’INTERESSATO
• E’ la persona fisica, la
persona giuridica,
l’ente o l’associazione
cui si riferiscono i dati
personali.
• Nel nostro caso ci
riferiamo
prevalentemente
ai potenziali
donatori, ai
donatori ed ai
nostri soci
(art. 4 d.lgsl. 196)
Diritti dell’interessato
• Egli è padrone assoluto
dei suoi dati. Ha diritto
di sapere:
• Come vengono gestiti.
• per quale finalità.
• chi li gestisce.
• il loro aggiornamento,
rettifica o integrazione.
• La loro cancellazione
L’autorizzazione per la
gestione dei dati
E’ conferita all’AVIS di
base alla quale, per
statuto, i donatori
concedono
l’autorizzazione alla
gestione dei dati
La raccolta del consenso
• E’ indispensabile raccogliere
il consenso al trattamento
dei dati da parte dei
potenziali donatori e dei
donatori. Ciò in quanto
trattiamo anche dati
sensibili
• Il consenso va raccolto
quando il potenziale
donatore dà la sua
disponibilità ad
intraprendere il percorso
associativo
• Va utilizzato il modulo già a
disposizione di tutte le sedi
Attenzione !!
• Fare leggere attentamente al
donatore il documento che gli
chiediamo di firmare;
• Controllare che siano state
apposte le crocette che
permettono la gestione dei
dati;
• se così non è spiegare al
donatore cosa comporta il
diniego a 1 o a più punti;
• Archiviare con grande
attenzione il documento nella
cartella del donatore
Il TITOLARE DEL
TRATTAMENTO
• Con questo termine
intendiamo chiunque
raccolga, tratti e comunque
gestisca dati personali
• Nel nostro caso parliamo
dell’ Avis Comunale od
equiparata personificata dal
suo rappresentante legale
(presidente);
• In alternativa può essere il
Direttore Sanitario a
svolgere il ruolo di titolare
IL RESPONSABILE
• Si tratta della persona
fisica, della persona
giuridica o di qualsiasi
altro ente PREPOSTI DAL
TITOLARE AL
TRATTAMENTO DEI DATI
PERSONALI
• Nelle nostre realtà può
essere designato o
meno. Se designato
diviene il vero e proprio
“BRACCIO DESTRO” del
Presidente
L’ INCARICATO
• Si tratta della persona fisica
autorizzata a compiere
operazioni di trattamento dei
dati, dal titolare o dal
responsabile.
• E’ una figura molto importante
in quanto è quella che
materialmente porta avanti la
vita delle sezione
• Rientrano in questo gruppo i
volontari che gestiscono i dati
dei donatori e i componenti il
personale non medico addetto
alla raccolta
Individuazione degli incaricati
• E’ un passaggio fondamentale
ed essenziale per la
funzionalità delle sezioni.
• Essa va fatta per iscritto dal
titolare o dal responsabile.
• La designazione deve essere
corredata da istruzioni chiare
sul comportamento cui
attenersi e sulle cose da fare;
• A tal fine va utilizzato il modulo
già a disposizione di tutte le sedi.
Figure che interagiscono con
la “Sezione”
• Avis sovraordinate
• Direttore sanitario
• Tipografia che gestisce
l’indirizzario (o simile);
• Servizio Trasfusionale
• Altri (pulizie, tecnici, ecc.);
• Medici addetti alla
raccolta.
Misure minime di sicurezza
• I dati personali (…)
sono custoditi e
controllati (…) in modo
da ridurre al minimo
(…) i rischi di
distruzione o perdita, di
accesso non autorizzato
o non consentito
Documentazioni cartacee
I documenti sanitari
cartacei:
• vanno tenuti ordinati e
sotto chiave;
• l’accesso deve essere reso
possibile solo al Direttore
Sanitario o agli incaricati
debitamente individuati;
Inoltre…
• Le copie degli esami effettuati dai
donatori vanno consegnati agli
interessati e non a terzi;
• Sarebbe bene che, qualora ciò
accada, chi li ritira sia munito di
una delega dell’interessato;
• Le comunicazioni ai donatori
inviate per posta e che
contengono referti di esami,
inviti, avvisi o altro, vanno inviati
in busta chiusa riportante la
dicitura “Personale – Riservato” ;
Importante l’ordine !!
• I documenti non vanno lasciati
incustoditi;
• Quando si lascia la sede questi
debbono essere riposti al
sicuro in un luogo non
accessibile a terzi (es. donne
delle pulizie);
• Nel caso vi siano documenti da
eliminare (fotocopie venute
male, copie aggiuntive ecc)
questo va fatto utilizzando un
distruggi documenti o
strappandole in piccoli pezzi
In sala prelievi…
• Custodire con cura le cartelle e
le documentazioni sanitarie dei
donatori;
• Farle gestire solo dagli incaricati
e dagli interessati;
• Non mettere a conoscenza di
chiunque i dati che riguardano
esami (ad esempio hb alterate)
ma trattarli con discrezione;
• Fare gestire i problemi di
carattere sanitario
esclusivamente al personale
medico
Al telefono…
• Evitare di dare notizie afferenti
la salute o la situazione
trasfusionale di un donatore se
all’altra estremità non vi è il
donatore stesso;
• Accertarsi dell’identità della
persona con la quale si parla ad
esempio chiedendo data e
luogo di nascita;
• Anche se si fanno telefonate di
sollecito alla donazione parlare
sempre con l’interessato e non
lasciare detto ad altri famigliari
Trattamento con strumenti
elettronici
•
L’accesso agli elaboratori
deve essere protetto da
un sistema di
autenticazione
informatica, ovvero:
1) Un codice per
l’identificazione
dell’incaricato;
2) Una parola chiave
La parola chiave
• E’ personale e deve essere segreta;
• Deve essere composta da almeno 8
caratteri (meglio se alfanumerici) o
dal numero massimo consentito dal
sistema utilizzato e tale da non
essere facilmente identificabile;
• Va cambiata almeno ogni 3 mesi;
• Deve essere presente un sistema che
blocca il PC quando non ci lavora per
un po’ e che richieda nuovamente la
password per riattivarlo.
Antivirus, firewall e salvataggi
• Deve essere previsto un idoneo
aggiornamento di programmi
antivirus e la presenza di un
firewall per sistemi informatici più
complessi;
• Devono inoltre essere previste
procedure che garantiscano un
salvataggio periodico dei dati;
• Sarebbe bene che ciò avvenisse
su unità esterne che possano
essere successivamente custodite
al sicuro.
Custodia delle credenziali
• E’ necessario porre in
essere strategie per una
corretta e sicura custodia
delle credenziali (meglio
se in cassaforte o in
armadio ignifugo);
• Vanno altresì individuati i
soggetti incaricati della
loro custodia
Disattivazione delle credenziali
• Le credenziali di
autenticazione vanno
disattivate se non
utilizzate per sei mesi
• Lo stesso va fatto se
l’incaricato perde le
qualità che gli consentono
di accedere ai dati
personali
Documento programmatico
sulla sicurezza (1)
• La nostre varie sedi sono tenute a compilare,
ogni anno il documento programmatico sulla
sicurezza;
• Va fatto entro il 31 Marzo di ogni anno e deve
contenere idonee informazioni riguardo a:
• Elenco dei trattamenti dei dati;
• Compiti e responsabilità;
• Analisi dei rischi;
• Misure per garantire l’integrità e la disponibilità
dei dati
Documento programmatico
sulla sicurezza (2)
• Descrizione dei criteri per il ripristino dei dati
• La formazione per il personale
• Le misure per ottemperare alle misure minime di
sicurezza
• Le misure per tenere separati i dati idonei a rivelare
lo stato di salute e la vita sessuale;
• Esso va convalidato con data certa entro il 31 Marzo
di ogni anno (timbro postale che annulli il
documento);
• Una bozza è stata messa a disposizione delle varie
sedi dall’Avis Provinciale
Grazie per l’attenzione.. e la
pazienza!!!