Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i
costi improduttivi
Nicola Martinelli
Amministratore Unico eFM s.r.l.
Miglioramenti incrementali
nella gestione ottimizzata degli acquisti
Totale
Demand
Quantità
Supply
Conformità
Sourcing
Prezzo
TEMPO
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Il processo di razionalizzazione della spesa prevede un percorso articolato con possibilità di acquisizione di
risultati sin dalle prime fasi. I benefici ottenibili secondo standard nazionali da un approccio integrato possono
portare alla riduzione della spesa dal 5% al 25% complessivo in funzione della classe merceologica
Demand
Management
Analisi
spesa
attuale e
fabbisogni
Definizione
specifiche
tecniche e
prezzi
Sourcing
Analisi del
mercato
Strategie
di gara
Selezione e
Negoziazio
ne
Supply
Management
Avviamento
Contratto
Pianificazi
one ed
esecuzione
ordini
Gestione
Fornitori
2,20
Leve
+
2,00
Importanza dell’acquisto
1,80
1,60
1,40
1,20
1,00
0,80
0,60
Strategici
Focus
sul costo del prodotto,
Prestazionali
(
)
Igiene
Igiene
Ambientale
Ambientale
Focus
sulla gestione del
fornitore G
( lobal Service )
Manutenzione
Manutenzione
Edificio
Edificio
Antince
Antince
ndio
ndio
Servizi
Servizi
Integrati
Integrati
Service Desk
Elevato
Elevato
riri
Manutenzione
impianti speciali
0,40
0,20
0,00
0,20
0,40
0,60
0,80
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
-
0,00
2,20
• Verifica
Perimetro
Attuale
• Benchmarking
servizi
• Verifica
Spesa
Attuale
• Service
Level
Agreement
• Budget di
spesa
• Specifiche
funzionali
• Scouting
del
mercato
Non - Strategici
Colli di Bottiglia
Focus
sul costo totale del
Focus
sulla gestione del
prodotto
prodotto e sulla domanda
(processi e struttura)
(Settoriali)
Complessità della fornitura
+
• Strategie • Qualifica
di
fornitori
approvvigi
• Valutazio
onamento
• Creazione
ne offerte
ed
• Procedure
• Valutazio
aggiornam acquisto
ne
ento Albo
• Livelli di
Anomalie
Fornitori
servizio
• Vendor
attesi
Rating
• Avviamento • Gestione • Soddisfazion
ricezione
e dell’utente
contratti
Richieste
• Visite
• Formazione
•
Gestione
Ispettive
personale
Programmi
interno
intervento • Benestare al
pagamento
• Consegne
•
Esecuzione
Cantieri
• Vendor
Ordini
intervento rating
Analisi di Benchmark (Valori Medi)
.
€ 3,50
Prezzo unitario (€/mq mese)
€ 3,00
Banca A
Banca B
Banca C
€ 2,50
Banca D
Banca E
€ 2,00
Banca F
Banca G
€ 1,50
Banca H
Banca I
€ 1,00
Banca L
Banca M
€ 0,50
Banca N
€0
basso 0,5
medio
1
1,5
alto2
Livello Prestazionale (h/mq anno)
2,5
ORGANIZZATION
PROVIDER
Policy
SLA
Spazio di
lavoro
Lavori
Condizioni
microclima
Servizi
Sourcing
Management
Flotta e
mobilità
Asset
Postazione di
lavoro
Prodotti
Charge
back
Fee
ORGANIZZATION
PROVIDER
Policy
SLA
Space
managemet
Project
management
Environmental
sosteneability
Service desk
Sourcing
Management
Fleet
management
Asset
management
ICT cable
telecom
E-procurement
Charge
back
Fee
Analisi spesa attuale e fabbisogni
Demand Management
Verifica
perimetro
contrattuale
Mappatura dei servizi in essere nell’azienda e
tipologie di servizi lavori asset gestiti
Verifica della
spesa
Qualificare e quantificare la spesa complessiva
attuale relativa al perimetro di riferimento per
identificare la base di riferimento per le analisi di
risparmio derivanti dal progetto
Budget
Definire un budget di spesa sulla base degli
obiettivi aziendali: incremento dell’efficienza di
servizio dei fornitori, riduzione dei costi, politiche
di make or buy, etc.
Project
Management
Capital Budgeting
Condition
Assessment
Definizione specifiche tecniche e prezzi
Demand Management
Benchmarking
servizi
Confrontare le practice attuali e prospettiche con
aziende corporate leader nella gestione integrata
del medesimo business (istituti bancari, telecom,
Energy, etc.),
Service Desk
Service level
agreements
Definire il livelli di servizio attesi per ogni
tipologia di risultato atteso, in termini di tempi di
risposta garanzia di qualità delle prestazioni, etc.
Business
intelligence
Specifiche di
servizio
Ottimizzare i servizi componenti dell’appalto e le
specifiche relative.
Sourcing
Analisi del mercato
Scouting
Selezione e
valutazione
fornitori
Definire il mercato di riferimento per i servizi
oggetto dell’appalto con una analisi delle
imprese fornitrici del settore articolate per
fatturato specializzazione e territorio di
competenza
Definire i criteri di qualificazione dei fornitori
sulla base delle regole di qualifica dell’albo
fornitori aziendali.
delle prestazioni, etc.
Gestione cataloghi
Service Desk
ERP
Vendor rating
Definire i criteri di valutazione delle performance
dei fornitori per integrare il sistema di vendor
rating aziendale.
Business
intelligence
Sourcing
Strategie di gara
Strategie
approvvigiona
mento
Procedure
acquisto
Definizione dei lotti di approvvigionamento
criteri di remunerazione e durate dei contratti
Definizione di procedure di approvvigionamento
riferimento alle regole di partecipazione: inviti
pre-qualifica, criteri di selezione delle offerte più
vantaggiose etc. Criteri di negoziazione: busta
chiusa, negoziazione, asta inversa, etc.
Capital
Budgeting
Project
Management
Business
intelligence
Livelli di
servizio attesi
Definizione dei criteri di valutazione degli
approvvigionamenti in termini di puntualità,
scorte minime, soglie di ritardo, ecc
Sourcing
Selezione e negoziazione
Qualifica dei
fornitori
Supporto operativo nell’analisi amministrativa e
tecnica delle richieste di partecipazione
pervenute. Verifiche incrociate della congruenza
delle informazioni inviate.
Service Desk
Valutazione
offerte
Supporto operativo nell’analisi economica e
tecnica delle offerte pervenute. Analisi costi
benefici delle proposte migliorative offerte..
Project
Management
Valutazione
anomalie
Supporto operativo nell’analisi economica e
tecnica delle offerte pervenute. Analisi dei fattori
di produzione e verifica della congruità del prezzo
sulla base delle tariffe orarie di legalità e degli
eventuali sgravi fiscali e contributivi delle
imprese.
Supply Management
Avviamento contratto
Procedure di
avviamento
Assistenza in fase di avviamento del contratto in
tutte le attività di trasferimento delle
informazioni tecniche contenute nel contratto di
servizio.
Service Desk
Project
Management
Formazione
personale
interno
Formazione ai responsabili territoriali del
contratto sulle specifiche procedure di
avviamento , controllo dei servizi sistemi di
supporto alle operazioni.
Furniture &
Equipment
On demand work
Assistenza
consegna
cantieri
Assistenza organizzativa nella programmazione
della fase di consegna cantieri, al fine di garantire
la continuità dei servizi.
Gestione cataloghi
Supply Management
Pianificazione ordini
Gestione
richieste
Gestione ordini
di intervento
Assistenza nell’analisi della domanda dei servizi
anche attraverso i sistemi informativi di governo
degli ordinativi previsti nella commessa.
Verifica dell’effettivo rispetto dei programmi
operativi inseriti nelle specifiche da parte dei
fornitori
Service Desk
On demand work
Business
intelligence
Supply Management
Gestione fornitori
Analisi
soddisfazione
utente
Anali della soddisfazione dell’utente con
particolare riferimento ai servizi attivi
Visite ispettive
Definizione campione significativo di visite da
effettuare sulla base dei livelli di qualità attesa.
Pianificazione delle ispezioni ed esecuzione delle
stesse
Analisi
informazioni
di ritorno
Analisi della qualità e della conformità delle
informazioni presenti nel sistema informativo di
governo del servizio
Service Desk
Reports Analysis
Business
intelligence
Lavori
Clienti
Servizi
Fornitori
Asset
Acquisti a
catalogo
Demand Management
Backup slides
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Necessità di
GUIDARE il
contenimento
dei costi
Bisogni
Necessità di
SVILUPPARE
MIGLIORARE
le strategie di
category
management
Necessità di
SODDISFARE
i requisiti di
contratto
DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI
DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI
DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Le SFIDE per un sourcing strategico:
• Identificazione ed Adozione di
processi di standardizzazione del
sourcing.
• Adozione di tecnologie per
migliorare la visibilità, la
tempestività e la accuratezza dei
dati di spesa.
• Completa automazione dei
processi : implementazione di un
sistema di e-sourcing.
• Semplificazione delle architetture
informatiche.
• Centralizzazione dei processi.
• Creazione di una specifica
struttura del sourcing.
• Condivisione delle informazioni
tra le principali funzioni e linee di
business.
• Gestione e coordinamento di
gruppi di lavoro multifunzionali.
• Sufficiente budget per
implementare l’e-sourcing.
• Forte supporto del top
management.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Selezione dei
Sourcing Toolpiù
appropriati per gestire la
domanda
2
Contract Lifecycle
Management (CLM)
1
E-sourcing
E’ la struttura portante
di ogni moderno
sourcing strategico.
3
Sistemi
automatizzati di
analisi della
spesa
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
TECNOLOGIE DI BASE
PROCESSI AUTOMATIZZATI:
•RFP,
• richieste di offerte on-line,
• reverse auction,
E-sourcing
E’ la struttura portante
di ogni moderno
sourcing strategico.
• negoziazione con i fornitori.
OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI.
•Raccolta dei dati storici
•Andamento dei trend di spesa
•Statistiche
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
TECNOLOGIE DI BASE
Gestione del Ciclo di vita dei contratti
Contract Lifecycle Management (CLM)
E’ necessario per l’esecuzione ed il controllo dei contratti.
Gli applicativi Contract Lifecycle Management automatizzano gli
elementi di processo:
-creazione e approvazione del contratto,
-gestione degli accordi con i fornitori,
25
-analisi dei dati e delle prestazioni.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
TECNOLOGIE DI BASE
Sistemi automatizzati di
Analisi della Spesa
-valutazione ripetibile delle
prestazioni del sourcing,
-conduzione delle negoziazioni in
maniera informata,
-gestione della riduzione dei costi.
26
-supporto ad ogni
attività di sourcing
-rapporti, utilizzanti
dati in tempo reale, a
diversi livelli.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Tipologia di contratti nel RE
Contratti di Beni di Consumo
(computers, cancelleria, strumenti…..)
Contratti di Servizi e Lavori
(consulenza, ticket, operazioni…. )
Contratti di Assett
(veicoli, attrezzature complesse…. )
Gestione
eterogenea
e
complessa
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
Problematiche di gestione dei contratti
Proliferazione di sistemi informativi specifici.
Separazione tra gestione economica
(pagamenti) e gestione operativa.
Aumento di competenze specifiche e di figure
professionali dedicate alla gestione.
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
FORNITORI
ARCHIBUS/E-Sourcing
OUTSOURSING – ASP
AZIENDA
ARCHIBUS
e-sourcing
CENTRALE
DI
COORDINA
MENTO
•Cataloghi
•Lavori
•Servizi
•Asset
• Ordine
• DDT
• Fatture
ANAGRAFICA
UTENTI
B.I.
• CRUSCOTTO
• KPI
• STORICO
ERP
SAP
……
Tecnologie per gestire la domanda ed
eliminare i costi improduttivi
I RISULTATI DI UN SOURCING STRATEGICO
Risultati:
con più del 70% di spesa sotto controllo ( best in
class) sono possibili risparmi nella gestione della
domanda fino al 20%.