misurare per cambiare
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7 ottobre 2005
misurare per cambiare
dalla Gestione Documentale
al Business Process Intelligence
misurare per cambiare
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7 ottobre 2005
Alfieri Voltan
Presidente SIAV S.p.A.
misurare per cambiare
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7 ottobre 2005
due parole su
misurare per cambiare
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7 ottobre 2005
 software house / system integrator di
medie dimensioni
 azienda italiana – sede a Padova
 società di riferimento nel settore in Italia,
per dimensioni nella propria specializzazione
e con il maggior numero di installazioni
 specializzata, dal 1990, in:
 Gestione Elettronica dei Documenti





Protocollo Informatico / Interoperabilità
Workflow Management
Business Process Management / BPI
Soluzioni OCR / ICR
Service di scanning ed outsourcing
documentale
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7 ottobre 2005
Distributori nei seguenti Paesi
Italia
Germania
Francia
Spagna
Olanda
Messico
India
Grecia
Turchia
Siav in Italia
Centri Servizi
Siav all’estero
Siav Padova
Padova
Siav Suisse (Lugano)
Siav Bologna
Roma
Siav Brasil (San Paolo)
Siav Milano
Bologna
Siav Roma
Milano
Siav Informatica
(Bucarest)
Siav Sistemi (GE)
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7 ottobre 2005
Certificazioni e Partnership
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7 ottobre 2005
I Clienti
Oltre 2000 installazioni – oltre 100.000 Utenti
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I Clienti
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7 ottobre 2005
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7 ottobre 2005
Uno sguardo al passato …
centralità del documento come supporto
delle informazioni
necessità di ottimizzare gli spazi
il microfilm
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7 ottobre 2005
… al presente
il disco ottico – l’archiviazione ottica
i sistemi di Gestione Elettronica Documentale
i sistemi di Knowledge / Content Management
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7 ottobre 2005
… al presente: il Codice
dell’Amministrazione Digitale
il Documento Informatico - il Protocollo Informatico
la gestione dei Procedimenti – il workflow
l’Interoperabilità - la Firma Digitale - la Posta
Certificata - la Carta Elettronica - la validità
legale del documento informatico
la smaterializzazione
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7 ottobre 2005
gli obiettivi …
produttività, efficienza e trasparenza nella PA
risparmio dei costi, più sicurezza nei dati
migliore qualità del lavoro
fornire un servizio migliore al cittadino
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7 ottobre 2005
ma …
come misurare
il
miglioramento ?
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7 ottobre 2005
Automazione e miglioramento continuo …
(Ciclo di Deming – ISO IEC 17799:2005)
Organizzare
automatizzare
misurare
migliorare
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7 ottobre 2005
Primi processi automatizzati:
Processi produttivi industriali
Processi caratterizzati da:
utilizzo di macchine
elevata ripetitività
scarso lavoro intellettivo
automazione = ingegneria
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7 ottobre 2005
Risultati dell’automazione industriale:
maggiori volumi produttivi
riduzione dei costi di produzione
migliore qualità del prodotto
sviluppo di economie di scala
maggiore prevedibilità e sicurezza
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7 ottobre 2005
Processi produttivi nell’area dei servizi
Le attività di una organizzazione complessa, pubblica o privata,
fanno riferimento ad un insieme di procedimenti, spesso tra
loro interconnessi, tramite i quali si realizza la missione
dell’organizzazione stessa.
Negli ultimi decenni la crescita esponenziale del settore
terziario ha portato all’esplosione di un nuovo tipo di
prodotto: il servizio
La PA è l’organizzazione che eroga servizi al cittadino
La strutturazione di un servizio è riconducibile ad uno o più
procedimenti o flussi di lavoro
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7 ottobre 2005
Processi nei Servizi della PA
rispetto ai processi dell’area produzione industriale sono caratterizzati da:
maggior contributo intellettivo dei partecipanti
minor ripetitività nelle attività
maggior variabilità del lavoro
maggiore difficoltà nella loro definizione
automazione
=
organizzazione e nuovi
strumenti informatici
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7 ottobre 2005
Processi nei Servizi della PA
centralità del
documento
rappresenta lo step e/o lo strumento di un procedimento
ogni flusso di lavoro è sempre accompagnato da un
documento o un fascicolo
ogni documento entrante quasi sempre genera un
flusso di lavoro o un nuovo procedimento
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7 ottobre 2005
Processi nei Servizi della PA
La somma delle procedure informatiche che realizzano quanto
previsto dal Codice Digitale, ovvero:
 Protocollo Informatico
 Gestione Documentale ed Interoperabilità
 Gestione dei Procedimenti - Workflow
 Posta Elettronica Certificata - Firma Digitale
 Archivio Digitale - Base Dati di interesse nazionale
Business Process Management
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7 ottobre 2005
il Business Process Management
i vantaggi attesi sono molto simili a quelli
dell’automazione industriale
Aumentare la quantità di lavoro da svolgere, riducendone il costo,
non dovendo perdere tempo nel capire e ricordare cosa si deve fare
Aumentare la qualità del lavoro svolto, evitando di cadere in errori
che provengano da sviste, dimenticanze ed errate interpretazioni
Ridurre i tempi per lo svolgimento di un processo e quindi fornire
un servizio migliore
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il Business Process Management …
permette di:
“creare un’evidenza informatica del lavoro intellettivo,
di collocare quest’ultimo in un preciso momento
temporale e di misurarne quantità e durata”
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L’analisi delle informazioni fornite dal sistema di
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT permette di:
controllare in maniera analitica un processo
misurarne l’organizzazione
se si considera il motto
“si cambia ciò che si misura”
allora …
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7 ottobre 2005
… il Business Process Intelligence
è uno strumento in grado di gestire ed analizzare queste
informazioni ed a migliorare le prestazioni delle
organizzazioni complesse nell’area dei Servizi e della PA
e permette di:
misurare per cambiare
il BPI entra nel novero dei sistemi DSS (Decision Support System)
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Validità
giuridica
documento
informatico
formazione
trasmissione
conservazione
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Gestione dei Processi
Business Process
Intelligence
Interoperabilità tra PA
Business Process Management
Protocollo Informatico
Document Management
Archiviazione Elettronica
Enterprise Content
Management
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7 ottobre 2005
Business Process Intelligence
si basa sul concetto cardine di evento
generato da un sistema informatico
(non quindi di dato)
un
evento
si caratterizza nelle tre
dimensioni:
CHI – COSA - QUANDO
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7 ottobre 2005
Business Process Intelligence
alcuni esempi:
(CHI) Mario Rossi (QUANDO) alle ore 12.30 del 10/09/2005
(COSA) ha inserito e protocollato un documento nel sistema
di gestione documentale
(CHI) Carlo Neri (QUANDO) alle ore 15.30 del 11/09/2005
(COSA) ha inserito una proposta di Determina
(CHI) Guido Bianchi (QUANDO) alle ore 11.30 del 20/09/2005
(COSA) ha approvato una Determina sottoscrivendola
elettronicamente
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7 ottobre 2005
Business Process Intelligence
Registrare le attività
lavoro svolto da una determinata risorsa per il quale si possa individuare un inizio ed una
fine, sia ripetuto nel tempo ed eseguito con il supporto di strumenti informatici che ne
registrino l’occorrenza
Rendere trasparente un processo
conoscendo con immediatezza lo stato di avanzamento di un procedimento
Elaborare i dati ed eseguire le statistiche
funzione che prende in esame un insieme di attività e restituisce un’informazione sintetica
e riassuntiva rispetto ad una o più dimensioni (tempistica, quantità, distribuzione nel
tempo, risorsa, anomalie)
Confrontare i dati misurando le variazioni
trasposizione della misura statistica in un forma strutturata e facilmente interpretabile
nei risultati (torta, istogramma, tabella, grafico, etc.) con confronto temporale
Controllare in maniera attiva
monitor che analizza in modo continuo le prestazioni dell’organizzazione o di una
funzione e segnala quando queste scendono al di sotto dei valori di soglia impostati
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7 ottobre 2005
il metodo di governo delle strutture
organizzative complesse diventa quindi …
misurare
per conoscere
per cambiare
importante passare
da informazione a conoscenza
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7 ottobre 2005
… il processo di governo diventa quindi
per dare efficienza e produttività alle
organizzazioni
passare da innovazione a promuovere
una
cultura dell’innovazione
considerare che oggi
i valori intangibili
iniziano ad essere più importanti
dei valori tangibili
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7 ottobre 2005
… per dare efficienza e produttività
considerare che il know how assume
sempre di più aspetti culturali e di
capacità di gestione delle risorse umane
il vero value
di un Ente o di un’organizzazione
non può prescindere oggi
dall’efficienza dei suoi processi
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7 ottobre 2005
… per dare efficienza e produttività
introdurre strumenti che apportino
innovazione, organizzazione e
aumentino il livello di automazione e
monitoraggio dei processi
mediante le opportunità create
dalle nuove normative
e da strumenti informatici innovativi
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dalla Gestione Documentale
al Business Process Intelligence