Micro organizzazione
Le fasi del progetto:
i processi amministrativi
START UP
AVVIO





Formalizzazione
risultati attesi
Costituzione gruppo
di progetto
Formazione risorse
coinvolte
Gantt di progetto
Piano di
comunicazione
interna
DEFINIZIONE
NUOVA
ORGANIZZAZIONE
RILEVAZIONE
STATO
CORRENTE
DIAGNOSI




Analisi dei processi e
dei ruoli
Coinvolgimento degli
attori organizzativi
Reperimento e analisi
di dati quantitativi di
processo
Evidenza dei processi
da migliorare
IMPLEMENTAZIONE
SOLUZIONE



AZIONE
Composizione della
matrice funzioniprocessi
Eventuali modifiche alla
macro organizzazione
Definizione della micro
organizzazione
 Comunicazione
validazione dei
risultati ottenuti
e


Varo di gruppi di lavoro
interni alle strutture per
migliorare i processi ed
applicare la nuova
organizzazione
Monitoraggio da parte della
Direzione Amministrativa
sulle azioni di
miglioramento e sui risultati
ottenuti
Linee operative
Macroanalisi organizzativa delle strutture
dell’Ateneo dal punto di vista amministrativo
Ricostruzione e rappresentazione
dell’organizzazione per processi
Microanalisi organizzativa
Analisi dei ruoli/posizioni/competenze
Prima linea operativa: la mappatura dei
processi
La prima attività svolta è stata la
mappatura dei
processi attraverso un lavoro di concerto
con i responsabili delle unità
organizzative che ha
permesso di individuare i processi e la
loro articolazione.
Prima linea operativa: la mappatura dei
processi
Nel nostro Ateneo sono stati individuati 2 processi
primari, che creano valore aggiunto per il cliente e
17 processi di supporto. La matrice (incrocio tra
processi e unità organizzative interessate) è stata
articolata in diversi livelli:
processi/sottoprocessi/fasi/macroattività
area/ripartizione/unità organizzativa coinvolta
per garantire il massimo livello di dettaglio
nell’analisi.
Seconda linea operativa:
la mircoorganizzazione, l’individuazione dei
profili
Successivamente alla mappatura dei
processi, sempre attraverso un colloquio
con i responsabili delle unità
organizzative, sono stati individuati i
profili professionali – ruoli professionali
per i quali dovranno successivamente
essere definiti i profili di competenza
Struttura organizzativa
UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI FERRARA
Micro organizzazione
DIREZIONE
AMMINISTRATIVA
Ufficio
Organi Collegiali e
Protocollo
Ufficio
Segreteria del
Rettore
Ufficio
Legale
Ufficio Stampa
PR
Ufficio
Supporto NdV
Job
Centre
Ufficio
Statistica
Liaison
Office
Ufficio
Sanità
Manager
d’Ateneo
Area
EconomicoFinanziaria
Area
Amministrativa
Ripartizione
Biblioteche
Ripartizione
Servizio
Tecnico
Area
Informatica
Ripartizione
Didattica
Ripartizione
Servizi agli
Studenti
Staff Direttore Amministrativo
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
Resp. Ufficio
Sanità
Resp. Ufficio
Statistica e
Supporto NDV
Resp. Ufficio
Organi Collegiali
Resp. Ufficio
Legale
Addetto
Strutture
Sanità
Addetto
Statistica
e Supporto NDV
Addetto
Organi collegiali
Addetto
Ufficio Legale
Ufficio Statistica e Supporto NdV
Supporto per elaborazione e analisi
dati statistici
Supporto alle attività istituzionali del NdV
Coordinamento progetti per costituzione banche dati
e sistemi di valutazione d’Ateneo
(Data warehouse e Good Practice)
Ufficio Legale
Consulenza legale
Contenzioso
Assicurazioni
Ufficiale rogante
Supporto Servizio Tecnico
per gare Legge Merloni
Gestione Tariffario
Ufficio Sanità
Attivazione e gestione dei rapporti di lavoro convenzionati
Convenzioni AUSL per didattica e specializzandi
Gestione relazioni Azienda Ospedaliera
Gestione relazioni Assessorato Regionale Sanità
Ufficio Organi Collegiali
Gestione organi accademici e statutari
Cura delle procedure elettorali statutarie
URP
Staff Rettore
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
Resp. Ufficio
Segreteria del Rettore
Resp. Liaison
Office
Resp. Job
Centre
Coordinatore Manager
d’Ateneo
Resp. Ufficio
Stampa e PR
Addetto
Liaison
Office
Esperto
Job Centre
Manager
d’Ateneo
Addetto Ufficio
Stampa e PR
Job Centre
Sviluppo progetti PIL
Cura procedure tirocini
Addetto
Segreteria
Rettore
Autista
Ufficio Segreteria del Rettore
Manager d’Ateneo
Coordinamento manager d’Ateno per:
- fornire informazioni agli studenti sul corso di studio
- collaborare con i Presidenti dei CdS
- fornire supporto per pianificazione e gestione attività didattiche
- supporto per l’orientamento
- monitoraggio erogazione offerta didattica
Gestione dell’agenda del Rettore
Gestione corrispondenza personale
Gestione trasferimenti vertici dirigenziali
Liaison Office
Sviluppo rapporti tra Ateneo e tessuto imprenditoriale locale
Promozione attività di ricerca
Favorire trasferimento tecnologico
Start -up d’impresa
Cura relazioni territoriali con agenzie di sviluppo
Ufficio Stampa e PR
Cura e sviluppo delle relazioni sul territorio dell’Ateneo
Cura della comunicazione interna
Supporto agli organi dirigenziali nello sviluppo della politica di comunicazione istituzionale
Cura della rassegna stampa
Ripartizione Didattica
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
Resp. Ripartizione
Didattica
Post-laurea
Unità Supporto Segreterie di Facoltà
Gestione IUSS
Gestione Alta Formazione (Master e
Corsi di Perfezionamento)
Resp. Ufficio
Post-laurea
Addetto
IUSS
Resp. Ufficio
Scuole di
Specializzazione
Esami di Stato
Sportello Stranieri
Addetto Scuole di
Specializzazione
Addetto Esami di
Stato
Addetto
Supporto
Segreterie di
Facoltà
Unità Supporto
Segreterie di
Facoltà
Addetto
Alta
Formazione
Resp. Segreteria
Studenti Facoltà di
Lettere
e Filosofia
Resp. Segreteria
Studenti Facoltà
Ingegneria e
Architettura
Addetto
Segreteria
Studenti
Addetto
Segreteria
Studenti
Resp. Segreteria
Studenti Facoltà di
Scienze
MM.FF.NN. e
Farmacia
Resp. Segreteria
Studenti Facoltà di
Giurisprudenza e
Economia
Resp. Segreteria
Studenti
Facoltà
Medicina
Addetto
Segreteria
Studenti
Addetto
Segreteria
Studenti
Addetto
Segreteria
Studenti
Segreteria Studenti
Ufficio Scuole Specializzazione
Gestione procedure relative alle Scuole di Spec.
Gestione procedure Esami di Stato
Gestione procedure Studenti extra UE
Gestione processi “cross” Segreterie Studenti:
- Banche dati MIUR
- Alma Laurea
- Gestione reclami
Entrata dello studente
Gestione carriera
Gestione Lauree
Raccordo con Facoltà e Manager per Offerta formativa
Ripartizione Risorse Umane
Dirigente
Area Amministrativa
Resp. Ufficio
Sviluppo Organizzativo
Resp. Ripartizione
Risorse Umane
Resp. Ufficio
Personale Docente
Addetto
Gestione
Carriere
Addetto
Gestione
Carriere
Addetto
Pensioni e
riscatti
Resp. Ufficio
Selezione
Personale
Resp. Ufficio
Personale T-A
Unità Pensioni e
Riscatti
Addetto
Gestione
Presenze
Addetto
Selezione
Personale
Ufficio Selezione Personale
Ufficio Personale Docente
Gestione carriera personale docente
Gestione carriera ricercato
Gestione anagrafica prestazioni di competenza
Selezione personale strutturato
Selezione personale non strutturato
Ufficio Personale Tecnico-amministrativo
Gestione carriera personale personale T-A
Gestione presenza
Gestione anagrafica prestazioni di competenza
Addetto
Sviluppo
Organizzativo
Ufficio Sviluppo Organizzativo
Organizzazione
Formazione
Progressioni orizzontali e verticali
Valutazione
Mobilità
Ripartizione Ricerca
Dirigente
Area Amministrativa
Ripartizione
Ricerca
Addetto
Fund Raising
Unità
Fund Raising
Resp. Ufficio
Ricerca Internazionale
Resp. Ufficio
Ricerca Nazionale
Addetto
Ricerca
Internazionale
Addetto
Ricerca
Nazionale
Ufficio Ricerca Internazionale
Ufficio Ricerca Nazionale
Supporto alla gestione di progetti finanziati dall’UE
Consulenza rendicontuale sui progetti
Supporto allo sviluppo ed alla gestione di relazioni di partenariato
e di cooperazione internazionale
Supporto alla gestione di progetti finanziati a livello
locale o nazionale
Consulenza rendicontuale sui progetti
Supporto alla gestione di progetti finanziati nell’ambito di:
Ob 2, nuovi progetti
Telethon
Finanziamenti da enti e fondazioni
Ripartizione Economato e Patrimonio
Dirigente
Area
Economico-Finanziaria
Resp. Ripartizione
Economato e Patrimonio
Resp. Ufficio
Approvvigionamento
Addetto
Approvvigionamento
Resp. Ufficio
Patrimonio
Resp. Ufficio
Convenzioni e
Contratti
Addetto
Patrimonio
Addetto
Contratti e Convenzioni
Addetto
Economato
Ufficio Patrimonio
Gestione patrimonio mobiliare
Gestione patrimonio museale
Gestione patrimonio ITC
Ufficio Approvvigionamento
Gestione delle diverse tipologie di
acquisto
Convenzioni per buoni pasto
Gestione cassa economale
Gestione amministrativa delle utenze (riprtizione
e impegno)
Contratti servizi e utenze varie
(es. bolli auto, ZTL e TV)
Supporto a Servizio Tecnico per gare
appalto servizi (manutenzioni)
Resp. Ufficio
Servizi Ausiliari
Resp. Servizio
Generali, Telefonici
Resp. Servizio
Stampe
Addetto Servizi
Generali, Telefonici
Addetto
Stampe
Ufficio Convenzioni e Contratti
Convenzioni tra Unife ed altri Enti e Istituzioni
Procedimenti relativi all’adesione a
Consorzi e Centri Interuniversitari
Ufficio Servizi Ausiliari
Gestione spazi comuni e aule
Gestione foresteria
Gestione centralino
Ripartizione Ragioneria e Contabilità
Diregente
Area
Economico-finanziaria
Ripartizione Ragioneria e Contabilità
Raccolta dati previsionali delle strutture
Verifica variazioni di bilancio
Monitoraggio flusso di cassa e limiti di fabbisogno
Bilancio consuntivo
Reporting
Consulenza strutture
Resp. Ripartizione
Ragioneria e Contabilità
Resp. Ufficio
Stipendi, Missioni e
Indennità
Addetto
Adempimenti
Resp. Ufficio
Bilancio e Contabilità
Addetto
Bilancio
Resp. Ufficio
Entrate e Fiscale
Addetto
Entrate
Ufficio Entrate e fiscale
Addetto
Personale
non Strutturato
Addetto
Personale
Strutturato
Addetto
Fiscale
Ufficio Stipendi, Missioni e Indennità
Liquidazione compensi a personale strutturato e non strutturato
Gestione adempimenti fiscali-contributivi
Gestione missioni Sede
Ufficio Bilancio e Contabilità
Redazione bilancio previsionale
Allocazione fondi
Gestione assegni di ricerca
Liquidazione fatture passive Sede
Monitoraggio limiti di spesa e rilascio visti di copertura
Riscossioni per tipologia di entrata (tasse, conto terzi, etc)
Contabilità economica
Gestione mutui
Gestione attività commerciale
Consulenza fiscale
Area Informatica: situazione attuale
Dirigente
Area Informatica
Addetto ESSE 3
Reti telecomunicazioni
e Progetti innovativi e strategici
Gestione reti
Gestione server utenti esterni
Sicurezza
Gestione portale d’Ateneo
Gestione progetti innovativi
Resp. Reti Telecomunicazioni
e Progetti Innovativi e Strategici
Resp. Servizi
Hardware e Software
Addetto
Reti
Addetto Rete
e PC
Addetto
Sicurezza
Addetto
Procedure
Addetto
Sistemi
Addetto
Web
Addetto
Web
Addetto
Servizi Utenza
Addetto
Servizi Utenti
Servizi
Hardware e Software
Servizio di help desk relativo a:
- procedure amministrative
- pc e reti
Videoconferenza
Servizi agli utenti (password studenti, tesi, etc.)
Aggiornamento pagine web Sede
Area informatica: obiettivo organizzativo
Dirigente Area
Informatica
Help Desk
Reti
Sistemi
Applicativi
Addetto
Help Desk
Addetto
Reti
Addetto
Sistemi
Addetti
Applicativi
Ripartizione Servizi agli Studenti
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
Ripartizione Servizi agli studenti
Resp. Ripartizione
Servizi agli Studenti
Addetto Agevolazioni
allo Studio
Sviluppo nuovi servizi
Networking
Miglioramento servizi
Valutazione custumer satisfaction
Coordinamento profesionalità atipiche
Supervizione progetti
Reporting delegati rettore
Addetto Mobilità
Internazionale
Addetto
Orientamento,
Promozione e
Tutorato
Coordinamento
progetti
SMS
Coordinamento progetti SMS
Unità Agevolazioni
allo Studio
Unità
Mobilità
Internazionale
Unità Orientamento
Promozione e Tutorato
Unità Agevolazioni allo Studio
Unità Mobilità Internazionale
Agevolazioni allo studio
Fondi culturali
Premi di laurea
Programmi di mobilità internazionali per studenti
(Tempus, Erasmus, Alfa)
Lauree congiunte
Programmi di scambio interuniversitari
Tirocini all’estero
Unità Orientamento, Promozione e Tutorato
Marketing e promozione
Orientamento
Counseling di orientamento
Tutorato
Servizio Disabilità
Metodo di studio
Supporto Psicologico
Ripartizione Servizio Tecnico
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
Resp. Ripartizione
Servizio Tecnico
Unità Amministrativa
Addetto
Amministrativo
Supporto amministrativo
Locazioni
Unità
Amministrativa
Resp. Ufficio
LL.PP.
Addetto
LL.PP.
Resp. Ufficio
Manutenzione
Addetto
Manutenzione
Ufficio LL.PP.
Ufficio Manutenzione
Nuove opere
Progettazione
Direzione lavori
Restauri
Patrimonio immobiliare
Manutenzioni ordinarie
Manutenzioni straordinarie
Assistenza Tecnica per forniture
Analisi dei consumi
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
Processi Generali e Amministrativi
R
i
p.
B
i
b
l
i
o
t
e
c
h
e
Coordinatore Ripartizione
Biblioteche
Unità Controllo Qualità
Controllo di qualità
Monitoraggio servizi erogati
Acqusizione risorse bibliografiche
Acqusizione e gestione periodici
Organizzazione dei servizi di DDL e ILL
Gestione e diffusione risorse elettroniche
Gestione amministrativa contabile
Raccordo Uffici Ripartizione Ragioneria
Resp. Ufficio
Processi
Generali e
Amministrativi
Addetto
Controllo
Qualità
Addetto
Processi
Generali e
Amministrativi
Unità Controllo
Qualità
Resp.
Ufficio Protocollo
Archivio e Posta
Resp. Servizio
Protocollo e Posta
Addetto Gestione
Protocollo e Posta
Esperto
Servizi Informatici
Unità Informatica
Resp. Servizio
Archivio
Servizi Informatici
Gestione e amministrazione rete ripartizione
Gestione e manutenzione attrezzature inform.
Gestione e sviluppo portale web
Ufficio Protocollo Posta
e Archivio
Addetto
Archivio
Gestione servizio posta
Gestione protocollo in entrata
Gestione archivio generale
Gestione sviluppo archivio storico
Resp. Biblioteche Area
delle Scienze della Società e
dell’Uomo
Resp. Biblioteche
Area Biomedica
Resp. Biblioteche Area
S-T e Architettura
Esperto
Bibliotecario
Esperto
Bibliotecario
Esperto
Bibliotecario
Bibliotecario
Bibliotecario
Bibliotecario
Addetto
Supporto
Bibliotecario
Addetto
Supporto
Bibliotecario
Addetto
Supporto
Bibliotecario
Biblioteche Aree
Gestione e organizzazione servizi erogati
Reference avanzato
Attività di catalogazione bibliografica
Attività di catalogazione semantica