Presentazione del progetto di
introduzione di soluzioni e strumenti
di negoziazione on-line
Roma, Sala della Protomoteca del Campidoglio
4 novembre 2002
Contenuti
 Finalità del progetto
 Impostazione del progetto
 Il quadro completo delle soluzioni
 Il focus del progetto
 Gli obiettivi operativi a breve
 L’avanzamento ad oggi
 Prossimi passi
Finalità del progetto
Introdurre i nuovi strumenti di e-procurement al fine di:

semplificare i procedimenti di aggiudicazione delle
forniture

accelerare la risposta ai bisogni nel rispetto delle esigenze
di qualità e servizio e dei vincoli normativi in vigore

contenere i costi di acquisto
Impostazione del progetto
Utilizzare le soluzioni di e-procurement offerte da BravoSolution,
azienda leader nel settore, in abbinamento a servizi di supporto per
agevolarne l’adozione sistematica, con la sicurezza di ottenere:
•
rispetto rigoroso delle normative vigenti per
l’approvvigionamento on-line delle Aziende Pubbliche e dei
Governi Locali
•
disponibilità di una tecnologia d’avanguardia
•
massima sicurezza fisica e informatica dei sistemi
•
adeguata formazione degli acquisitori Trambus e assistenza nella
introduzione all’utilizzo delle soluzioni
•
adeguata formazione dei fornitori Trambus e supporto durante le
negoziazioni on-line
Il quadro completo delle soluzioni
PORTALE DI ACQUISTO
RICHIESTA DI OFFERTA
BUSTA CHIUSA DIGITALE
ALBO FORNITORI
Qualificazione fornitori
Selezione fornitori da
invitare
Valutazione forniture
•
•
•
•
•
•
Invio della Richiesta di
Offerta
Raccolta delle Offerte
Apertura e comparazione
delle offerte secondo le
disposizioni in vigore
•
•
•
ASTE ON-LINE
Invito fornitori Trambus
Negoziazione simultanea
Aggiudicazione
provvisoria nel rispetto
dei requisiti di legge
•
•
•
CATALOGO
E-PROCUREMENT
Emissione ordini da
parte degli utenti interni
autorizzati
Aggregazione e
standardizzazione dei
fabbisogni
Controllo della spesa
PAGINE WEB PUBBLICHE E RISERVATE
•
•
•
•
•
Comunicazioni di Trambus ai fornitori
Autocandidatura dei fornitori
Questionario ai fornitori
Richieste e/o osservazioni dei fornitori a Trambus
Collegamenti a documentazione di interesse generale per i fornitori (es. Condizioni Generali di Fornitura, etc.)
Il focus del progetto
 Avviare l’introduzione delle negoziazioni on line (iniziando con gli
Acquisti in Economia)
 Richieste di Offerta in Busta Chiusa Digitale
 Aste di Acquisto
 Avviare le creazione di un Albo Fornitori elettronico
 Ottenere rapidamente dei risultati “esemplari” in modo da
alimentare e sostenere il processo di innovazione
Gli obiettivi operativi a breve
Gestire nei mesi di ottobre e novembre circa 30 negoziazioni on-line,
principalmente tramite Asta d’Acquisto
 Gli acquisti avranno importi compresi tra i 30.000 € e i 50.000 €
 Saranno coinvolte tutte le Aree della Divisione Acquisti in
Economia
 Si stima di coinvolgere la quasi totalità dei fornitori
Il progetto si svilupperà seguendo un piano di lavoro dettagliato
PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO
Agosto
chi
(V.1.4 del 10 ottobre )
Presentazione del Progetto
Definizione della presentazione
Approvazione della presentazione
Incontro di presentazione
Definizione del documento di presentazione ai fornitori
Approvazione del documento di presentazione ai fornitori
BS / TramBus
TramBus
TramBus
BS / TramBus
TramBus
Realizzazione dell'Area Riservata
Definizione della struttura e dei contenuti
Approvazione della struttura e dei contenuti
Realizzazione Area Riservata
TramBus / BS
TramBus
BS
Formazione dei buyer
Preparazione sessione formativa
Sessione formativa di gruppo
BS
TramBus / BS
Registrazione e Formazione Fornitori
Definizione delle modalità di registrazione dei fornitori
Approvazione delle modalità di registrazione dei fornitori
Comunicazione ai fornitori della iniziativa e del ruolo di BravoSolution
Definizione elenco Fornitori da registrare e loro priorità
Organizzazione attività di Registrazione e Formazione Fornitori
Registrazione e formazione (esclusa asta di prova) dei Fornitori
TramBus / BS
TramBus
TramBus
TramBus
TramBus
BS / Fornitori
Gestione delle singole negoziazioni
Definizione delle modalità di gestione delle negoziazioni
Approvazione delle modalità di gestione delle negoziazioni
Totale delle attività di negoziazione
TramBus / BS
TramBus
TramBus / BS
Pianificazione delle negoziazioni
Definizione delle modalità di pianificazione delle negoziazioni
Approvazione delle modalità di pianificazione delle negoziazioni
Pianificazione delle singole negoziazioni
TramBus / BS
TramBus
TramBus / BS
Gestione progetto
Verifiche di avanzamento
TramBus / BS
Settembre
Ottobre
Novembre
Team di progetto
 RAPONI
Project owner
 TROVO’
Supervisione e coordinamento attività delle Aree
 DE STEFANO Coordinamento con i sistemi informativi
Supporto alla gestione del progetto
 MAZZA
Supporto nella stesura della Direttiva e dei
Regolamenti
 BRAVOSOLUTION
L’avanzamento ad oggi
 E’ stata realizzata sul sito www.bravogov.it un’area riservata ai
fornitori accreditati da TRAMBUS (con accesso dal sito aziendale) per
l’esecuzione delle negoziazioni on-line e per le comunicazioni con i
fornitori
 E’ stata definita la “Direttiva per la fornitura di ricambi e materiali
vari acquistati in economia attraverso negoziazioni on-line” che
comprende:
 Regolamento Asta di Acquisto on-line
 Regolamento Richiesta di Offerta on-line in busta chiusa
digitale
 E’ stata avviata la formazione e la registrazione dei fornitori
accreditati da TRAMBUS (che implica la sottoscrizione della
precedente Direttiva)
Collegamento dal sito Trambus all’Area Riservata
Accesso all’Area Riservata Trambus
Home page Area Riservata Trambus
Possibilità di scaricare allegati (1/2)
Possibilità di scaricare allegati (2/2)
Richiesta di informazioni a Trambus
Richiesta di informazioni a BravoSolution
I prossimi passi
 Consolidare l’applicazione degli strumenti di negoziazione on-line
per gli Acquisti in Economia
 Consolidare il processo di qualificazione on-line dei Fornitori
 Estendere l’utilizzo degli strumenti di negoziazione on-line alle
altre tipologie di acquisti
 Avviare l’introduzione dei Cataloghi elettronici per il controllo
della spesa e l’abbattimento dei tempi legati ai processi
amministrativi di gestione