Servizi esterni
e nuova organizzazione
dell’Ufficio servizi ausiliari
6/3/2007
Servizio di portierato
Il servizio di portierato comprende
•
•
•
•
•
•
•
•
servizio di portineria
servizio di telefonia
servizi di apertura e chiusura degli accessi al Rettorato
servizio di controllo (parcheggio, chiavi, divieto fumo,
segnalazione guasti e atti vandalici)
servizi quotidiani e saltuari (ritiro quotidiani, cura piante nelle
parti comuni, imbustamento, gestione bacheche, trasporto
materiale fino ad un massimo di 30 kg.)
servizi in occasione delle cerimonie e altre manifestazioni
allestimento, ripristino e chiusura sale riunioni e altri spazi in
occasione di manifestazioni che si svolgono nei giorni festivi,
prefestivi, ore serali e notturne
servizio di assistenza tecnica (supporto informatico e
manutenzione) da effettuarsi solo nei giorni festivi, prefestivi,
ore serali e notturne
Indirizzo di posta elettronica per comunicare con il personale
del portierato: [email protected]
Orari e modalità
del servizio di portierato
Dal lunedì al giovedì:
- dalle ore 7.00 alle ore 8.00 - 1 persona
- dalle ore 8.00 alle ore 14.00 - 2 persone
- dalle ore 14.00 alle ore 20.00 -1 persona
Il venerdì:
- dalle ore 7.00 alle ore 8.00 - 1 persona
- dalle ore 8.00 alle ore 14.00 - 2 persone
- dalle ore 14.00 alle ore 18.00 -1 persona
Servizio di stampa
Il servizio di stampa comprende
• la fornitura periodica di stampati e
moduli per le esigenze della sede
centrale e delle strutture decentrate
dell’Università ( a tal fine è stato
predisposto un elenco contenente la
principale modulistica e la tiratura
stimata su base triennale).
Tempi di consegna della fornitura
Stampati ordinari
• 5 giorni lavorativi decorrenti dalla data di consegna dell’ultima
bozza con autorizzazione alla stampa
• la fornitura dovrà essere consegnata in orario di ufficio e cioè il
lunedì, il mercoledì e il venerdì dalle ore 8 alle ore 14, il martedì
e il giovedì dalle ore 8 alle ore 13,30 e dalle 15 alle 17,30
Stampati urgenti
• 3 giorni lavorativi
• la consegna dovrà essere effettuata dalle ore 8 alle ore 13 salvo
casi di particolare urgenza i cui tempi saranno concordati tra le
parti
Stampati di notevole complessità
• potranno essere concordati tempi specifici sempre in accordo
tra le parti
Luoghi e modalità di consegna
• Consegna della fornitura: è effettuata
presso le singole strutture richiedenti.
• Consegna e messa al piano delle forniture:
sono a cura, a spese e a rischio del Fornitore.
Ogni consegna dovrà essere accompagnata dal
relativo documento di trasporto.
• Spese di spedizione o trasporto: sono a
carico del Fornitore, ad esclusione del servizio
di consegna urgente.
Correzione delle bozze
• Il visto a stampare: è di competenza
dell’ufficio che richiede la stampa, previo
accertamento della conformità del testo con
quello richiesto.
• In caso di errori di stampa, il materiale dovrà
essere ritirato dal Fornitore, che si impegna a
ristampare e consegnare entro 2 giorni
lavorativi il materiale richiesto, senza alcun
onere per l’Università. La consegna dovrà
essere effettuata dalle ore 8 alle ore 13.
• Le spese relative alla correzione delle bozze
sono a totale carico del Fornitore.
Variazioni contrattuali
L’Università ha facoltà di affidare al
Fornitore o ad altra impresa, a sua
discrezione, la fornitura di stampati non
compresi
nell’elenco
allegato
al
capitolato, alle medesime condizioni di
fornitura, previa richiesta di apposito
preventivo.
Ricorso al servizio di stampa
L’Ufficio servizi ausiliari:
• riceve la richiesta di stampati dagli
uffici della sede o dalle strutture
decentrate
• dà esecuzione all’ordine
• provvede a far recapitare la merce e la
relativa fattura alle strutture
richiedenti
Servizio postale
Definizioni
Posta interna: si intende la corrispondenza
indirizzata dalla sede centrale alle strutture
decentrate e viceversa e la posta tra uffici
del Rettorato.
Posta esterna: si intende la corrispondenza
indirizzata dalla sede centrale o dalle
strutture decentrate verso terzi e viceversa.
Gli attori
L’appaltatore
L’unità posta UNIFE
Punto di
smistamento
L’ufficio protocollo
Gli uffici del Rettorato
Le portineria delle
strutture decentrate
L’armadio
Direttore
Amministrativo
Dirigente area
economica
Dirigente area
amministrativa
Dirigente area
informatica
Ripartizione acquisti
Ripartizione ragioneria
Ripartizione risorse
umane
Ripartizione ricerca
Ripartizione servizio
tecnico
Ripartizione servizi agli
studenti
Ripartizione didattica
Ripartizione audit
Segreteria del Rettore
Ufficio organi collegiali
Ufficio comunicazione
ed eventi
Ufficio legale
Job center
Liaison office
Manager didattico di
Ateneo
Ufficio protocollo
archivio e posta
Coordinamento
segretari
Ufficio sanità
POSTA ESTERNA
POSTA INTERNA
PER STRUTTURE
DECENTRATE
POSTA INTERNA
TRA UFFICI
DEL RETTORATO
CARTELLE DA
FIRMARE
Un altro attore:
il personale della portineria
Il personale della portineria apre
periodicamente la casella “posta tra
uffici” e smista la corrispondenza in
essa contenuta nelle caselle dei
rispettivi uffici
Il giro della posta
Ore 8
L’Appaltatore ritira
la posta di UNIFE
presso l’Ufficio
poste italiane di Via
Felisatti e la
consegna in
Rettorato all’Unità
posta
Ore 8.30
L’Unità posta
consegna
all’Appaltatore la
posta interna ed
esterna e tutto il
materiale destinato
alle strutture
decentrate
Il giro della posta
Ore 8.30/9
L’ Appaltatore
inizia il giro per la
consegna della
posta alle
strutture
decentrate
Entro le ore 11.30
L’Appaltatore:
- consegna la posta alle
portinerie delle strutture
decentrate
- ritira la posta interna
ed esterna, affrancata e
non, prodotta dalle
strutture decentrate
I compiti del servizio esterno
Entro le ore 12
L’Appaltatore rientra in Rettorato e
consegna all’Unità posta la
corrispondenza ritirata presso le
strutture decentrate
I compiti del servizio esterno
Entro le ore 13
L’Appaltatore consegna la
corrispondenza esterna affrancata
all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. sito
in Via Felisatti n. 24 - Ferrara
I compiti del servizio esterno
Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì,
mercoledì e venerdì)
L’Appaltatore consegna alla banca
Unicredit la corrispondenza prodotta
dall’Università e ritira quella prodotta
dalla banca, da consegnare alla
portineria del Rettorato, che
provvederà a consegnarla all’ufficio
Ragioneria
I compiti del servizio esterno
Entro le ore 9 (martedì e giovedì)
L’Appaltatore ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e
catalogazione
L’Appaltatore consegna libri e riviste presso le biblioteche
dislocate nelle strutture decentrate dell’Università.
Entro le ore 13 presso le seguenti strutture: biblioteca
didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e
Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di
Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di
microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi
biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica
diffrattometrica.
Entro le ore 18 presso le seguenti strutture: biblioteca di
Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere;
biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica;
biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.
I compiti del servizio esterno
•
•
•
•
All’occorrenza, su richiesta dell’Università, l’Appaltatore
deve trasportare, insieme alla corrispondenza, il
seguente materiale:
materiale di cancelleria e materiale igienico sanitario
dalla sede centrale alle strutture decentrate;
registri per lo svolgimento di esami nonché tesi per le
sessioni di laurea, accompagnati dalle relative distinte,
dalla sede centrale alle strutture decentrate e
viceversa.
Su richiesta dell’Università, l’Appaltatore è tenuto a
svolgere le seguenti attività:
consegna mensile di corrispondenza con ritiro della
relativa ricevuta presso gli sportelli dell’Ufficio del
registro;
ritiro di toghe, accompagnate dalle relative distinte,
dalla sede centrale e consegna alle strutture decentrate
in occasione delle sessioni di laurea.
Il giro della posta in Rettorato
Ore 8.30
L’Unità posta divide la posta consegnata
dall’Appaltatore, proveniente da Poste
Italiane, separando la posta del Rettorato
(compresa quella indirizzata ai singoli uffici) e
quella indirizzata alle strutture decentrate
Il giro della posta in Rettorato
Ore 9
L’Unità posta
consegna la posta
del Rettorato
all’Ufficio
protocollo
Ore 9
L’Unità posta ritira
dall’Ufficio protocollo le
cartelle con la
corrispondenza protocollata
indirizzata ai singoli uffici e
le inserisce nelle apposite
caselle dell’armadio situato
presso la portineria
Il giro delle cartelle per la firma
•
•
•
•
•
Ore 9
L’Unità posta preleva le cartelle dalla casella “cartelle
da firmare” e le consegna presso:
Segreteria del Rettore (firma Rettore)
Ufficio organi collegiali (firma Direttore)
Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore)
Ufficio legale (decreti rettorali)
Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria
(impegni di spesa)
N.B. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili, ai
sensi del codice sulla privacy, è necessario inserirli in
una busta chiusa
Il giro della posta in Rettorato
•
•
•
•
Dalle ore 10
I singoli uffici:
ritirano dall’armadio le cartelle con la
posta e quelle con i documenti firmati
inseriscono la posta esterna, quella
interna tra uffici e quella indirizzata alle
strutture decentrate nelle rispettive
caselle
depositano le cartelle con i documenti da
firmare nella casella “cartelle da firmare”
depositano le cartelle con i documenti da
protocollare nella casella “posta interna
tra uffici del Rettorato”
Il giro della posta in Rettorato
Ore 10.30
L’Unità posta:
- preleva la corrispondenza contenuta nella
casella “posta esterna” e la affranca
- preleva la corrispondenza contenuta nella
casella “posta interna per le strutture
decentrate” e la suddivide per struttura
- preleva le cartelle con i documenti da
protocollare e le consegna all’Ufficio
protocollo, archivio e posta
Il giro della posta in Rettorato
Ore 12
Quando l’Appaltatore rientra in Rettorato e
consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata
presso le strutture decentrate, l’Unità posta
separa:
- la corrispondenza esterna affrancata
- la corrispondenza esterna da affrancare
- la corrispondenza interna destinata agli uffici del
Rettorato da consegnare all’ufficio protocollo
- la corrispondenza interna destinata alle singole
strutture decentrate da consegnare alle stesse a
cura dell’Appaltatore il giorno successivo
Il giro della posta in Rettorato
Ore 12.30
L’Unità posta ritira dall’Ufficio
protocollo le cartelle con la posta
indirizzata ai singoli uffici e le inserisce
nelle apposite caselle dell’armadio
situato presso la portineria
Il giro delle cartelle
per la firma dei documenti
Ore 13
L’Unità posta:
- preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i
decreti rettorali da firmare e li porta nella
segreteria del Rettore
- preleva le cartelle con i documenti firmati
dalla Segreteria del Rettore, dall’ Ufficio
organi collegiali e dall’Ufficio del Vice
Direttore e le colloca nell’armadio, nelle
caselle dei rispettivi uffici
Il giro della posta in Rettorato
A fine mattina o all’inizio della
mattina successiva i singoli uffici
possono prelevare dall’armadio la
posta e le cartelle con i
documenti firmati che non sono
stati presi alle ore 10
Il giro della posta nei giorni lunghi
Il martedì e il giovedì l’unità
posta, se non è altrimenti
impegnata, ripete il giro della
posta e della cartelle da firmare
Cosa fa in sintesi l’Unità posta
Ore 8.30
- consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle Strutture
decentrate.
- divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del
Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) da quella indirizzata alle Strutture
decentrate.
Ore 9
- consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo.
- ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce
nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria.
- preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso la Segreteria del
Rettore (firma Rettore), l’Ufficio organi collegiali (firma Direttore), l’Ufficio del Vice Direttore
(firma Direttore), l’Ufficio legale (decreti rettorali), l’Ufficio del Responsabile della Ripartizione
Ragioneria (firma impegni di spesa).
Ore 10.30
- preleva la corrispondenza contenuta nelle caselle “posta esterna”, e la affranca.
- preleva altresì la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture
decentrate” e la suddivide per struttura.
Ore 12
- smista la corrispondenza che l’Appaltatore ha ritirato presso le strutture decentrate e
affranca quella non affrancata
Ore 12.30
- ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce
nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria.
Ore 13
- preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria
del Rettore
- preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’Ufficio organi
collegiali, dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio nelle caselle dei rispettivi uffici.
All’occorrenza
-consegna denunce infortuni all’INAIL e alla Questura
Cosa fa in sintesi l’Appaltatore
Ore 8
- ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio Poste Italiane di Via Felisatti e la consegna in
Rettorato all’Unità posta.
Ore 8.30/9
- inizia il giro per la consegna della posta alle Strutture decentrate
Entro le ore 11.30
- consegna la posta alle portinerie delle Strutture decentrate
- ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle Strutture decentrate
Entro le ore 12
- rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture
decentrate
Entro le ore 13
- consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A.
Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì)
- consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta
dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio
Ragioneria
Entro le ore 9 (martedì e giovedì)
- ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione
Entro le ore 13
- consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca
di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi
sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi
biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica.
Entro le ore 18
- consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di
Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica;
biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.
All’occorrenza
- trasporta materiale di cancelleria ed igienico sanitario, registri d’esami, tesi di laurea e toghe
- si reca all’Ufficio del registro.
Il nuovo ufficio
servizi ausiliari
Competenze
-
Gestione foresteria
Gestione buoni pasto
Gestione del magazzino
Prenotazione e allestimento spazi per riunioni
Gestione toghe
Gestione parco macchine del Rettorato (in
collaborazione con autista)
- Servizio di fotocopie
- Rapporti con Ditte esterne (portineria, ditta
per stampati)
Gestione magazzino
• Ricognizione dei locali
• Ricollocazione del materiale
• Passaggio al nuovo programma
informatico di gestione del magazzino
• Predisposizione moduli di richiesta on
line
Prenotazione spazi per riunioni
Verrà predisposto un file condiviso da diversi
uffici per la prenotazione dei vari spazi:
- Portineria (sala riunioni, sala Copernico, sala
lauree)
- Segreteria del Rettore (sala consiliare)
- Ufficio eventi e comunicazione (Aula Magna e
spazi annessi)
Il file sarà condiviso anche dalle Segreterie
studenti e dall’Ufficio servizi ausiliari
Prenotazione spazi per riunioni
Per prenotare o disdire uno spazio del
Rettorato:
- inviare alla portineria una richiesta scritta,
(indirizzo: [email protected])
specificando le attrezzature di cui si ha
necessità
Allestimento spazi per riunioni
Prima della riunione:
L’Ufficio servizi ausiliari allestisce la
sala con quanto necessario
Dopo la riunione:
E’ necessario spegnere gli strumenti e le
luci, chiudere la porta e consegnare la
chiave in portineria
Gestione toghe
Per spostare le toghe presso le strutture
decentrate è necessario fare una richiesta
scritta all’ufficio servizi ausiliari, anche per email, specificando:
- la data e l’ora della seduta di laurea
- il numero di toghe necessarie
- eventuale altro evento (es. inaugurazione
dell’a.a. presso altro Ateneo) con data e ora
Il prestito e la restituzione delle toghe deve
essere accompagnato da “firme per ricevuta”
Gestione parco macchine
In collaborazione con l’autista:
bolli, revisioni, manutenzione, permessi
ZTL …
Prenotazione Opel Astra:
Telefonare o scrivere una e-mail
all’Ufficio servizi ausiliari (non più
all’Ufficio approvvigionamento)
Servizio fotocopie
Il servizio fotocopie è svolto per:
- l’ufficio organi collegiali (sedute del SA e del
CA)
- la Ragioneria (bilanci)
- gli altri uffici, solo nel caso di quantità
elevate o di formati particolari
Ogni struttura è dotato di una macchina
fotocopiatrice e pertanto ha la possibilità di
fare autonomamente le fotocopie.
Acquisto libri e abbonamenti a
riviste per il Rettorato
Le richieste per acquistare libri o per
abbonarsi a riviste devono essere
inoltrate all’ufficio acquisizioni e
catalogazione (Via Machiavelli 35) e non
più all’Ufficio approvvigionamento