IL CONTROLLO
di GESTIONE
Controllo budgetario
(budgetary control)
Premessa sul
“Controllo di gestione”
L’ammodernamento dei processi di produzione e di scambio,
l’ampliamento delle dimensioni aziendali, la presenza di una
concorrenza sempre più agguerrita, sono le principali cause che
hanno imposto l’affermarsi dei processi di controllo di gestione.
L’imprenditore ha dovuto, infatti, instaurare procedure di autoanalisi
economica e finanziaria (oltre che tecnica), e processi di
pianificazione e programmazione della propria attività.
Il Controllo di Gestione, in particolare, è quel complesso
meccanismo che permette di tenere sotto controllo
l'andamento dell'impresa attraverso una semplice ma
completa rappresentazione dei dati.
Realizzare il “controllo di gestione”, in pratica, vuol dire tenere
sotto controllo l'andamento aziendale usando i dati giusti al
momento giusto (con tutti gli elementi che individuano i centri di
costo e di ricavo, i processi e le responsabilità aziendali):
il tutto da interpretare secondo procedure prestabilite per non
lasciare nulla al caso o, peggio ancora, alle "sensazioni".
Concetto di “Controllo di gestione”
Il controllo di gestione può essere inteso come un “insieme di
tecniche e strumenti quantitativi finalizzati al miglioramento del
processo decisorio o come strumento di autocontrollo direzionale”.
Nella funzione del controllo di gestione troviamo un insieme di
attività con le quali la direzione aziendale, anche attraverso
l’utilizzo di strumenti contabili, rileva se la gestione si stia
svolgendo secondo “criteri di economicità”.
Tecnicamente il controllo di gestione è l’insieme degli strumenti
che consentono all’imprenditore o al personale manageriale
di focalizzare l’attenzione su quegli indicatori e quei dati
necessari a gestire l’azienda in modo razionale, con lo scopo di
ottenere informazioni precise sui costi, profitti, ricavi e
investimenti imputabili ad ogni “centro di responsabilità”.
L’insieme delle attività, originate da esigenze di controllo, consiste
nella definizione di programmi, strumenti e modalità per la
verifica degli stessi, e di interventi correttivi in caso di disfunzioni.
STRUMENTI CONTABILI DEL
CONTROLLO DI GESTIONE
Il CONTROLLO DI GESTIONE, quale processo decisionale, utilizza
strumenti tecnico-contabili, riferibili principalmente al sistema
informativo per il controllo economico-finanziario (essenzialmente la
contabilità per la direzione, senza sottovalutare le informazioni che
possono derivare dalla CO.GE e dal relativo Bilancio d’esercizio).
Gli STRUMENTI TECNICO-CONTABILI DEL CONTROLLO DI GESTIONE, in
sostanza, sono i seguenti:
a) Contabilità generale, bilancio ed analisi per indici e per flussi;
b) Contabilità analitica;
c) Budget;
d) Reporting.
Mediante tali tecniche si otterranno:

conoscenza dei costi di prodotto, fase, settore, ecc.;

Conoscenza delle efficienze settoriali;

Valutazione sul perseguimento di obiettivi generali;

Paragone con altre imprese dello stesso settore;

Conoscenza dei margini di contribuzione.
Premessa sul controllo di gestione
mediante il budget
(controllo budgetario)
Nelle aziende di maggiori dimensione il CONTROLLO DI GESTIONE viene
realizzato principalmente mediante il budget (budgetary control).
Il controllo budgetario è una particolare metodologia di controllo di gestione che
si fonda sull’adozione dei budget come strumento per la programmazione
dell’attività aziendale e sul continuo raffronto fra i dati preventivati e le
concrete realizzazioni, allo scopo di individuare le eventuali deviazioni, di
ricercare le cause e di predisporre gli opportuni “interventi correttivi”.
Il budgetary control, cioè il “controllo della gestione attuato con il budget”,
richiede una procedura di preparazione, di approvazione e di esecuzione del
budget assai complessa che prevede l’avvio negli ultimi mesi dell’anno
precedente a quello a cui si riferisce la programmazione, per proseguire poi
durante tutto l’esercizio. (vedi schema del controllo budgetario)
La tecnica di analisi dei risultati conseguiti dall’azienda (rispetto agli obiettivi di
budget prefissati) comprendente anche lo studio della azioni correttive necessarie alla
rimozione delle inefficienze che impediscono il raggiungimento degli obiettivi stessi.
Le verifiche degli scostamenti tra dati preventivi e dati consuntivi in questo
ambito deve essere frequente, di solito mensile, in modo da definire tempestivamente le
aree in cui si sono manifestate delle inefficienze; le azioni correttive conseguenti devono
essere immediate in modo da neutralizzare i divari riscontrati al budget.
I metodi per realizzare questa tecnica non sono contabili in quanto utilizzano
schemi, tabelle, tabulati, grafici, ecc.
Costi-benefici
del controllo budgetario
L’onere (cioè i costi) del “budgetary control” è rilevante in
quanto comporta un appesantimento della struttura aziendale,
l’istituzione di un apposito organo permanente (l’ufficio budget e
pianificazione), una certa burocratizzazione del lavoro
amministrativo, la disponibilità di hardware e software appropriati.
Il controllo budgetario (budgetary control) in base agli standard
(costi standard) ha, pertanto, costi molto elevati, per cui, prima
di attivare questo tipo di “controllo di gestione”, occorre effettuare
un’accurata analisi dei relativi costi-benefici.
Dall’analisi costi-benefici risulta, generalmente, che:


soltanto dimensioni aziendali di un certo rilievo rendono
conveniente l’adozione di questo strumento (budgetary control
basato sui costi standard),
mentre le aziende di piccole dimensioni dovranno limitarsi a
programmare la gestione sulla base dei “costi stimati”.
In seguito, ci soffermeremo solo sul CONTROLLO BUDGETARIO.
L‘attuazione del controllo di
gestione attraverso il Budget
I budget operativi rappresentano strumenti fondamentali dell’attività decisionale;
essi, infatti, permettono alla Direzione aziendale di controllare costantemente lo
svolgimento della gestione, in quanto:
1)
specificano in modo dettagliato le operazioni che devono essere
compiute per il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
2)
attuano il “controllo di gestione” perché consentono:
a) l’accertamento della corrispondenza tra le operazioni programmate e quelle
b)
eseguite (fase di riscontro);
la predispostone delle azioni correttive, necessarie per ricondurre il
sistema delle operazioni gestionali sulla traiettoria programmata, eliminando le
possibili deviazioni derivanti da eventi perturbatori (fase di controllo operativo).
Alla programmazione, come sappiamo, segue la gestione, che comporta la
rilevazione, in CO.GE. e in COA, dei dati riguardanti i fatti amministrativi.
A consuntivo, poi, è possibile individuare le differenze fra i dati previsti e quelli
effettivi (scostamenti) e indagare sulle cause che le hanno determinate, allo scopo
di attivare le necessaria azioni correttive (controllo a consuntivo).
In entrambi i casi, il budget rappresenta uno strumento di fondamentale
importanza per individuare e correggere (ex post) o evitare (ex ante) gli
scostamenti.
Tale controllo (e azione correttiva) può avvenire:


Per retroazione (feedback),
Per preazione (feedforward)
Realizzazione del Controllo
budgetario
Le aziende, come già detto, al momento della pianificazione
strategica, specificano nel budget gli “obiettivi” da
conseguire nell’esercizio successivo .
Nel corso di tale esercizio, tuttavia, possono verificarsi
situazioni che non permettono di raggiungere tali obiettivi:
risulta pertanto necessario intraprendere azioni correttive
che consentano di ripristinare le condizioni di efficienza ed
efficacia.
A tale fine, le aziende svolgono sistematicamente un’attività
di controllo che permette di monitorare, in periodi
infrannuali, il grado di conseguimento degli obiettivi posti nel
budget e che, in caso di risultati insoddisfacenti, induce le
unità organizzative responsabili a intraprendere delle
azioni necessarie per riallineare i risultati a consuntivo
con quelli previsti.
Controllo budgetario:
in concreto
 Il controllo budgetario (di gestione) si
realizza nel seguente modo:
A.Il controllo e i centri di responsabilità,
B.Il controllo e il reporting.
C.Il controllo e l’analisi degli scostamenti,