La cultura del Project Management
per la Governance dell'ICT
nella Pubblica Amministrazione
Puntare per l’indispensabile tutela degli interessi
pubblici su una inversione di tendenza che
privilegi la verifica ex-post rispetto alle
valutazioni ex-ante
Marco Gentili
Area Governo e monitoraggio delle forniture ICT
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Politica per la governance dell’ICT
Il Ministro per le Riforme e l’innovazione nella PA, nel presentare le
Linee strategiche della nuova legislatura in tema ICT (audizione
alla commissione Senato del 4/7/2006) ha ribadito la necessità di
Puntare per l’indispensabile tutela degli interessi pubblici
su una inversione di tendenza che privilegi la verifica expost rispetto alle valutazioni ex-ante
Questa priorità evidenziata dal Ministro trova piena corrispondenza
nella scelta del CNIPA di creare l’ Area Governo e monitoraggio
delle forniture ICT
La strategia per la governance dell’ICT discende direttamente da
questa politica articolandosi in diverse linee d’azione che si
sviluppano sul fil rouge della Qualità
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Strategia per la governance dell’ICT
Tutela degli interessi pubblici
---->
Governo
 Ottenere Qualità dai fornitori di servizi ICT
 Richiedere la qualità nell’appalto dei servizi ICT
 Formalizzare la qualità nella definizione del contratto
 Valutare la qualità per aggiudicare le gare
 per fornire Qualità a cittadini ed imprese
 Pretendere la qualità governando il contratto
 Erogare servizi efficaci ed efficienti offrendo sicurezza e affidabilità
Valutazione ex-ante
---->
Parere o Selezione
Verifica ex-post
---->
Monitoraggio
 Identificare best practices che garantiscano la Qualità
 Codificarle nelle Linee guida sulla qualità delle forniture ICT
 Evolvere le modalità di appalto ed i contratti
 Verificare l’effettiva Qualità ricevuta
 Verificare SAL, Rischi, Risultati e Ricadute (Project Management)
 Valutare il governo del contratto ed il conseguimento degli obiettivi
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Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT
Elabora, aggiorna e diffonde norme e linee guida sulla
qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo
dei contratti della PA
 ne garantisce validità e attualità
 ne incentiva e massimizza l'utilizzo
Assicura il supporto tecnico
 in materia di governo e monitoraggio delle forniture ICT agli
operatori istituzionali
Aree di intervento del Governo






strategie di acquisizione e appalto pubblico
studi di fattibilità e analisi costi/benefici
contratti e capitolati tecnici
project management, assessment e benchmarking
quality management, customer satisfaction e CRM
analisi dei risultati e ricadute degli investimenti
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Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT
Definisce, promuove e controlla i servizi di monitoraggio
 identifica le metodiche di monitoraggio
 verifica l’operato delle società di monitoraggio qualificate
 verifica risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici raggiunti, di
contratti o progetti ICT strategici
Garantisce la raccolta e l'accesso alle informazioni messe a
disposizione dalle amministrazioni coinvolte nel monitoraggio
 fornisce consulenza e attività di formazione
 effettua azioni di comunicazione e diffusione delle conoscenze
Aree di intervento del Monitoraggio
 contratti ICT di grande rilievo delle PAC (art. 13 D. Lgs 39/93)
 contratti e progetti di grande rilievo del CNIPA
 progetti delle PAL cofinanziati dal CNIPA per lo sviluppo
dell’e-Government e della Società dell’Informazione
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Un modello di governance
dell’ICT in ambito pubblico
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Innovazione per l’Innovazione
e-Government non solo innovazione tecnologica
 L’innovazione dell’e-Government non è solo tecnologica
 E’ necessario analizzare la Governance dell’e-Government
Innovativo modello di governance dell’ICT pubblica basato
sul project management
 Visione condivisa e Piano di e-Government
 Cooperazione tra PA e Selezione dei progetti
 Supporto alle PA e Stipula di convenzioni
 Cofinanziamenti erogati in funzione dei risultati raggiunti
 Pianificazione esecutiva e Project Management
 Monitoraggio dei progetti
 Risoluzione delle convenzioni dei progetti critici
 Ritorno degli investimenti
 Portfolio Management
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Visione condivisa e Piano di e-Government
Obiettivi della visione condivisa
 erogare servizi on-line a gran parte dei cittadini e delle imprese
 semplificare, rendere efficienti e competitive le PA
 integrare PAC e PAL
Piano di e-Government come linee di azione fra loro correlate
 Visione condivisa “e-Government per un federalismo efficiente”,
quadro tecnico e organizzativo di riferimento comune
 Realizzazione cooperativa, attuazione coerente e coordinata dei
processi di e-Government in tutto il territorio nazionale
 Organismo tecnico di condivisione, emanazione della
conferenza unificata Stato - Regioni, Città e Autonomie Locali,
Tavolo Congiunto Permanente (TCP)
 Rete dei Centri Regionali di Competenza (CRC)
 Progetti di e-government, volti allo sviluppo di servizi
infrastrutturali e servizi on-line a cittadini ed imprese
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Supporto alle PAC e Convenzioni
Attività di assistenza ai progetti selezionati lungo tutto il CdV






Presentazione dei progetti in risposta all’Avviso di selezione
Pianificazione esecutiva dei progetti
Monitoraggio dei progetti in fase di attuazione
Gestione delle varianti in corso d’opera in fase di attuazione
Promozione e comunicazione dei servizi realizzati
Valutazione ex-post del ritorno degli investimenti
Convenzione per definire i rapporti economici e giuridici tra
CNIPA e Ente coordinatore del progetto
 Oggetto, Obblighi, Durata, Referenti tecnici
l’Ente coordinatore finanzia la quota non coperta dal cofinanziamento e
aderisce al sistema di monitoraggio concordato con il TCP
 Modalità e tempi di erogazione del corrispettivo
 Riduzione del finanziamento e variazioni del Progetto
 Diritto di riuso
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Cofinanziamento
Modalità di erogazione
Anticipo a fondo perduto
I
rata
30% entro 30 giorni dalla firma della Convenzione
Tranche erogate in corso d’opera
II
rata
25% previa approvazione SAL monitorato
III rata
25% previa approvazione SAL monitorato
Saldo a conclusione del progetto
IV rata
20% previa verifica raggiungimento risultati attesi
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Pianificazione e Project Management
Piani di progetto (baseline per il monitoraggio)
Task
 per identificare le principali attività in cui il progetto si scompone
Milestone
 in cui si fa un assessment su richiesta del coordinatore del progetto
Exit Criteria (criteri di completamento)
 espressi in termini di prodotti realizzati
Evidenze oggettive
 utili per la gestione del progetto
 testimoniano la realizzazione dei prodotti
Output (servizi infrastrutturali e on-line rilasciati all’utente)
 loro livello di interattività
 canali su cui sono erogati
Outcome (ricadute dell’investimento)
 risparmio di tempo di cittadini ed imprese
 risparmio di tempo lavoro della PA
 risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi
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Monitoraggio dei progetti
Risorse stanziate
 4 Mln €, pari allo 0.8% della spesa monitorata
 20-30 persone dedicate
Obiettivi
 Garantire l’erogazione dei cofinanziamenti DIT
 coerentemente ai risultati raggiunti
 nell’ambito delle convenzioni stipulate
 Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati
 Verificare il completamento delle attività piuttosto che la
rendicontazione delle spese sostenute
 Adottare un approccio il meno invasivo possibile
 documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso
del progetto
 Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti
 Cruscotto del monitoraggio e rapporti di sintesi periodici
 Evidenziare le best practices
 offrire cassa di risonanza al progetto agevolandone la comunicazione
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Monitoraggio dei progetti
Caratteristiche
 Assessment asincroni
 assessment effettuati in funzione della storia di ogni progetto
 necessità di sincronizzare gli indicatori rilevati in tempi diversi
 Frequenza degli assessment ogni 8-12 mesi
 2/3 assessment in corso d’opera
 1 verifica finale ex-post dopo il completamento del progetto
 Verifica dei dati rilevati
 dati dichiarati dall’Ente coordinatore
 evidenze oggettive attestanti la validità dei dati dichiarati
 verifica di parte terza (Monitore) delle evidenze oggettive prodotte
 Focalizzazione sul Piano esecutivo
 non si prende visione di impegni e disposizioni di pagamento
 Produzione di indicatori di benchmark
 Confronto, autodiagnosi, stimolo del raggiungimento degli obiettivi
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Monitoraggio dei progetti
Risultati
430 assessment effettuati, l’ 81% dei 530 previsti
90 Mln € di cofinanziamenti erogati, il 75% dei 120 previsti
Ricadute
 Sviluppo di un orientamento al project management
 Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti
 Indurre una alta tensione sull’avanzamento lavori
 Competere, in senso positivo, con altri progetti
 Aiuto per la Governance dei progetti
 Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati
 Identificare l’esigenza di varianti
 Garantire la visibilità del progetto
 Training sull’ ICT management
 Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano
per la prima volta dimensioni progettuali così complesse
 Assicurare continuità ai progetti che in corso d’opera cambiano
responsabile o livelli tecnici direzionali
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Portfolio Management
Cruscotto del monitoraggio www.cnipa.gov.it/cruscotto/
Trasparenza
comunicare i risultati raggiunti
PAL e PAC
Dipendenti pubblici
Cittadini interessati
Imprese interessate
Fornitori ICT
Media interessati
Conoscenza
analizzare i dati
interpretare fenomeni
Governo
supportare decisioni
definire politiche
governare progetti
erogare finanziamenti
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Risoluzione delle convenzioni per i progetti critici
Applicazione del procedimento (ottobre - novembre 2005)
41 progetti, 31% del totale, impattati SAL < 35%
129 Mln € valore economico, 30% del totale
34 Mln € valore economico cofinaziamento
Esiti delle azioni intraprese
38 progetti su 41, il 93%, hanno superato il vincolo imposto
2 progetti non hanno richiesto un assessment poiché non partiti
1 progetto non ha superato la soglia del 35% di avanzamento
Impatti sul piano di e-government
39 progetti passati in 60 giorni dal 25% al 62% di SAL
Incremento del 37%, 4 volte maggiore di quello usuale
Piano di e-government passato dal 70% all’ 83% di SAL
Incremento del 13%, circa 2 volte maggiore di quello usuale
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Ritorno degli investimenti
Progetti di E-Government
Input
finanziamenti stanziati, 480 Mln € di cui 120 Mln € MIT
progetti avviati, 134
amministrazioni coinvolte, 4.700
Output
servizi on line disponibili
transazioni potenziali
transazioni effettive x tipologia di canale
Outcome
intermedio
risparmio di tempo per cittadini ed imprese
risparmio di tempo per i dipendenti delle PA
risparmio economico nella gestione beni/servizi ICT
Outcome
maggiore qualità della vita per i cittadini
maggiore competitività delle imprese
maggiore produttività delle amministrazioni
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Stato di Avanzamento Lavori
Risultati conseguiti
Ritorno degli investimenti
Dati aggiornati a Settembre 2006
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Stato avanzamento lavori e Ritardo
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SAL e Ritardo per aree geografiche
100%
Avanzamento
95%
Ritardo (mesi)
92%
90%
89%
Media: 91%
78%
80%
17
70%
87%
19
20
18
15
60%
50%
Media: 17 mesi
25
15
12
40%
10
30%
20%
5
10%
0%
0
Aree
Nord Ovest
Nord Est
Centro
Sud
Isole
N. Prog.
26
27
49
21
9
Base progetti: 132 (esclusi progetti non partiti)
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SAL e Ritardo per adeguatezza contromisure
100%
Avanzamento
90%
80%
Ritardo
92%
25
21
20
75%
70%
15
60%
15
50%
40%
10
30%
20%
5
10%
0%
0
Non adeguate
Adeguate
Contromisure adeguate diminuiscono il ritardo
Adeguatezza contromisure = Grado di attuazione > Grado di rischio
Contromisure giudicate non adeguate quando inferiori al grado rischio
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Servizi rilasciati
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Servizi rilasciati: Disponibilità nei capoluoghi
Tot. servizi disponibili
1531
Tot. progetti che li erogano (*)
45
Legenda:
Da 1 a 35 servizi
Da 36 a 90 servizi
Oltre 181 servizi
Fascia servizi
Numero
capoluoghi
1-35 servizi
41
36-180 servizi
12
>180 servizi
1
(*) Solo i progetti che hanno effettuato la verifica finale
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Ritorno degli investimenti
Costi di 118 progetti che hanno rilasciato servizi
365 Mln €
sviluppo
110 Mln €
avviamento all’esercizio in 1 anno
73 Mln €/anno gestione
in 3 anni
ogni anno
misura
stima
stima
Risparmi (benefici)
32% tempo di cittadini ed imprese utenti finali
222 Mln €/anno - 11.820 AP/anno
sovrastima 20%
56% tempo lavoro dei dipendenti PA
389 Mln €/anno - 15.560 AP/anno
sovrastima 30%
12% minor costo di gestione delle infrastrutture ICT
82 Mln €/anno
sovrastima
0%
Punto di pareggio
4-5 anni dalla fine dello sviluppo dei progetti
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Punto di pareggio
3000
2000
1000
0
-1000
-2000
2003-05
2006
2007
Benefici
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2008
2009
Costi
2010
2011
2012
Benefici - Costi
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Criticità
Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processi
Generalizzata assenza di misura delle prestazioni
Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT
Mancanza di una visione complessiva dell’amministrazione
Mancanza di una contabilità analitico-industriale
Difficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi
Collocazione dei benefici derivanti dall’ICT sotto responsabilità diverse
da quelle di chi gestisce l’ICT e i suoi costi
Carenza nella definizione dei progetti ICT
Analisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati
Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del
sistema ICT (sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione)
Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani
di conversione, formazione, dismissione, del personale)
Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT
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Linee guida per la qualità
delle forniture ICT
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Obiettivi delle Linee guida
Ridurre le ambiguità inerenti la qualità delle forniture ICT per
rendere la qualità un concetto realmente utilizzabile
 proporre un approccio pragmatico alla qualità
 fornire indicazioni concrete e facilmente attuabili
 Suggerire approcci alla gestione operativa della relazione clientefornitore sull’intero ciclo di vita dell’acquisizione di forniture ICT
policy (politiche)
sourcing strategies (strategie di acquisizione)
public procurement (appalto pubblico)
deal negotiation (definizione del contratto)
project management (gestione operativa delle attività)
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Condivisione dei contenuti
Partecipazione ai lavori coordinati dal CNIPA
 PAC e PAL e Società ICT pubbliche
 Associazioni di categoria (Federcomin, AITech,
 Fornitori ICT
Approccio inedito per la condivisione dei contenuti
 integra i diversi punti di vista della PA appaltante e del fornitore
 permette alle parti di conoscere le proprie ragioni e motivazioni
 consente di imparare insieme per migliorare l’appalto e l’offerta
Comunità sociali interessate
 Associazioni di categoria dei fornitori di consulenza (Assoconsult)
 Associazione Italiana Cultura Qualità (AICQ)
 Associazione Italiana Information Systems Auditor (AIEA)
 Associazione Professionale Consulenti di Direzione e Organizzazione (APCO)
 Gruppo Utenti Function Point Italia (GUFPI)
 Istituto Italiano di Project Management (ISIPM)
 IT Service Management Forum Italia (itSMF)
 Project Management Institute (PMI)
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Struttura Logica
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Manuale d’uso
Presentazione e utilizzo delle Linee Guida
Manuale applicativo
Appalto pubblico di forniture ICT
Manuale operativo
Dizionario delle forniture ICT
Manuale applicativo
Esempi di applicazione
Manuale applicativo
Governo dei contratti ICT
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Manuale di riferimento
Modelli per la qualità forniture ICT
Manuale applicativo
Strategie di acquisizione forniture ICT
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Opera Enciclopedica
Prodotti realizzati
1.650 pagine in 7 manuali
37 lemmi = 33 tipi di Forniture + 4 processi trasversali
450 attività (task) descrittive delle forniture ICT
305 prodotti (deliverables) generati dalle attività
111 indicatori di qualità per attività/prodotti
409 applicazioni degli indicatori
Impegno
200 incontri
1.500 giorni persona di 120 persone
50% CNIPA + 20% PA + 30% Fornitori ICT
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Canali di distribuzione
Sito www.cnipa.gov.it
Sezione Qualità delle forniture ICT in home page
Collana editoriale iQuaderni
Minigrafia 8 - La qualità dei beni e servizi nei contratti della PA:
linee guida per una migliore gestione
Quaderno
10 - Presentazione e utilizzo delle Linee guida
Quaderno
11 - Strategie di acquisizione delle forniture ICT
Quaderno
12 - Appalto pubblico di forniture ICT
Quaderno
13 - Esempi di applicazione
Quaderno
26 - Modelli di riferimento
Quaderno 27 - Governo dei contratti ICT
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Diffusione delle Linee guida
Evolvere le Linee guida (ultimi 12 mesi)
Manuale VII “Governo dei contratti ICT”
Classe di fornitura Gestione elettronica dei documenti
5 dei primi 6 Manuali pubblicati e 36 classi di fornitura revisionati
Pubblicare e diffondere le Linee guida
8.000 copie distribuite dei primi 6 Manuali (ultimi 18 mesi)
4.000 copie distribuite del VII Manuale (ultimi 6 mesi)
12 convegni per più di 2.000 persone
40% PAC - 20% PAL - 40% fornitori ICT
Formare sulle Linee guida
6 interventi formativi per più di 600 GP (ultimi 6 mesi)
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Qualità delle Linee guida
Il dato complessivo è estremamente incoraggiante
90% di molto (40%) o abbastanza (50%) soddisfatti
siamo riusciti comunque a scontentare qualcuno
6% non si ritiene per niente soddisfatto
L’adozione delle Linee guida convince
61% valorizza la qualità e contrasta il ribasso di costo
63% accelera la definizione di contratti ICT
67% integra le culture per la acquisizione dell’ICT
72% migliora la descrizione dei servizi ICT
Le Linee guida di per se sono valutate positivamente
63% sono complete
77% sono un utile strumento formativo
80% sono interessanti
88% sono utili
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