Emilia Romagna e Repubblica di San Marino
Anno Rotariano 2013-2014 – Governatore Giuseppe Castagnoli
SINS
SEMINARIO ISTRUZIONE NUOVI SOCI
SESSIONE PARALLELA INFORMATICI DI AREA E
ASSISTENTI
Reggio Emilia
21 settembre 2013
SOTTOCOMMISSIONE INFORMATIZZAZIONE
GIANMARCO LEPRI (R.C. Bologna Valle dell’Idice)
Presidente
1. L’INFORMATICO DI CLUB e DI AREA
La figura dell’informatico del Club è pressoché assente.
L’evoluzione della comunicazione, che passa attraverso l’informatizzazione, richiede l’esistenza
di tale figura.
Tale figura deve inoltre essere competente, quindi necessita di formazione e standardizzazione
COME RISOLVERE IL PROBLEMA
a Far conoscere ai Presidenti di Club, Assistenti, Informatici di Club e Area, i link:
- Risorse del RI per i Dirigenti di Club: http://youtu.be/YX631lHcTUg?hd=1
- Responsabilità dei dirigenti di club nei confronti del RI: http://youtu.be/qd_14WTcJxE?hd=1
affinché siano esaminati con attenzione e adottati come procedura nelle parti che si riferiscono
all’informatizzazione.
a Nasce l’Informatico di Area con Area di competenza coincidente con l’area dell’Assistente,
che fa da tramite OPERATIVO fra gli informatici di club e la sottocommissione informatizzazione
a La sottocommissione informatizzazione organizzerà incontri e periodici per rendere
omogenea e formata la struttura piramidale degli informatici di Area
a Gli Informatici di area interagiranno con i Presidenti di Club e gli informatici di Club,
perseguendo gli obbiettivi concordati con la commissione e riportandone le difficoltà riscontrate,
al fine di riprogarmmare gli obbiettivi della riunione successiva.
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2. EMAIL DEI SINGOLI SOCI
1. Abbiamo rilevato una percentuale media Distrettuale di circa il 20 % di
soci che non hanno la casella email (641 su più di 3200 soci)
2. Ma la media varia molto da Club a Club. Esempi di % mancanti:
Bologna 39 %, Faenza 43 %, Ferrara 90 %, Ravenna 42 %, Reggio Emilia
63 %, Salsomaggiore 76 %, Bologna Valle dell’Idice 2 %...dopo 2 anni.
3. Per comunicare oggi è necessario possedere la mail, quindi come
primo impegno vi chiediamo di attivarvi, affinché aiutiate i soci che non
hanno tale mezzo, a metterlo in atto.
4. Ricordiamo che ora il bollettino e la newsletter del distretto 2072, così
come TUTTE LE COMUNICAZIONI distrettuali sono SOLO SU EMAIL,
per rispettare i dettami del RI sul risparmio cartaceo.
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2. AGGIORNAMENTO DATI SOCI SITO 2072
1. L’area soci ha stessa struttura di quella del vecchio sito 2070
2. Abbiamo verificato che i dati sono presocché aggiornati.
3. MA: Sottolineiamo la necessità di mantenere questi dati aggiornati per
tutta l’annata in TUTTI i campi, INCLUSE le cariche di Club elette
4. I campi comprendono molte informazioni del socio, ad esempio:
•
Indirizzi ufficio e abitazione
•
Telefoni, cellulare ed E-MAIL
•
Categoria di appartenenza
•
Titoli personali e onorificenze rotariane
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2. AGGIORNAMENTO DATI SOCI SITO
WWW.ROTARY.ORG
1. All’area soci si accede con il bottone in alto a destra
2. Us è la vostra casella email e pw e quella scelta da voi (registrazione)
3. Attualmente, accedendo, vedete a sx i menu delle Vs. contribuzioni e
dei Vs. progetti di Visione futura, sia pilota che non.
4. AUTOMATICAMENTE il 1 luglio appare a sx il menu di modifica dati
dei soci. Analogo, ma leggermente differente, rispetto a quello 2070
5. MOLTO IMPORTANTE:
Verificate che TUTTI e dati di TUTTI i soci siano presenti e corretti,
analogamente a quanto vi è tuttora sul database distrettuale.
6. Attualmente questi 2 database NON si scambiano i dati: VANNO
caricati separatamente
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www.rotary.org
7. [email protected], per quando fate un disastro sul database, es.
cancellazione socio per errore (non esiste il pulsante “recupera”)
8. Quando siete nell’area modifica dati soci, vi sono 2 cose utili:
Il riassunto contributi del Club e di tutti i soci, in alto a dx.
La verifica dei nomi dei soci rotariani mondiale, con il trucco di creare un
nuovo socio e annullare prima della conferma
9. La fattura SAR, cioè il pagamento semestrale, appare in alto a sx il 1°
di Luglio e Gennaio
CON I DATI AGGIORNATI e L’INVIO ON LINE ABILITATO, basta fare il
bonifico e rispondere alla mail che arriva. (non serve il cartaceo)
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2. RICHIESTE A ZURIGO (RI EUROPA)
1. [email protected], con modulo 337-IT. Esempi:
La tessera socio è il mod. 418-IT
La Worldwide Directory è il mod. 007-ENB
2. [email protected], con modulo PHF (123-IT)
Ricordarsi di indicare “quante pietre” e a chi viene fatto l’addebito
3. Su www.rotary.org, sezione shop, trovate l’elenco delle cose
acquistabili
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3. RILEVAMENTI E CONSIGLI PER LA
MIGLIORE GESTIONE DEI SITI DEI CLUB
Il sito internet di ogni Club è come l’abito che indossa una
persona: funzionale, un po’ elegante e comodo. Tutto ciò
identifica la persona stessa.
L’importanza del sito Internet è diventato oggi, più di ieri, un mezzo
di comunicazione strategico, ragione per cui la commissione ha deciso
di procedere ad una analisi di ogni sito attraverso la sottocommissione
informatizzazione e la stessa, dopo un attento controllo fornirà consigli
tecnici e metodi di manutenzione affinché il sito di ogni Club risulti in
linea con il prestigio che ricopre il nostro sodalizio, ma soprattutto
comunichi con autorità e credito al mondo esterno.
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3. SITUAZIONE DEI SITI DEI CLUB
E’ stata fatta un’analisi della situazione attuale dei siti web
dei 48 Clubs del D 2072.
Su 48 club, solo 5 non si sono fino ad ora dotati di un sito web.
Si può anche dire che la maggioranza dei siti sono aggiornati: 13
su 48 non lo sono.
L’apparenza è molto variabile: alcuni sono di ottima fattura, altri
meno, ma solo una decina portano scarse informazioni.
Si può sicuramente affermare che esiste una grande
disomogeneità, sia riguardo l’aspetto che riguardo i contenuti.
Riguardo alle notizie sui soci ad esempio, alcuni mettono l’elenco
in chiaro su una pagina, altri ricorrono all’area riservata anche per
ciò che riguarda il Bollettino.
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3. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB
PRIORITA’ 1:
I Club che non hanno sito.
Imola è il Sito di Club di riferimento, e il loro Provider è il Provider di
riferimento per l’acquisto e l’implementazione dello stesso.
Il sito del D2072 e del RI sono il riferimento per la grafica e i colori,
imposti dal RI stesso.
I Club privi di sito sono:
Bologna Est
Castelvetro di Modena
Ferrara Est
Guastalla
San Giorgio di Piano
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3. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB
PRIORITA’ 2:
I Club che hanno sito DINAMICO NON AGGIORNATO.
Sito dinamico significa contenente informazioni che cambiano durante
l’anno. Il club che SCEGLIE di avere un sito dinamico DEVE TENERLO
AGGIORNATO. Altrimenti lo fa statico (es. Bologna Valle dell’Idice)
I Club con sito dinamico non aggiornato sono:
Bologna Galvani, Brescello, Carpi, Cento, Comacchio, Ferrara Est,
Modena Muratori, Parma, Parma Est, Parma Farnese, Reggio Emilia val
di Secchia, Rimini, Salsomaggiore, San Marino.
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3. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB
PRIORITA’ 3:
I Club che hanno sito STATICO.
Sito statico significa contenente informazioni che NON devono essere
aggiornate (es. Bologna Valle dell’Idice). E’ un sito vetrina.
PROPOSTA da discutere:
SOSTITUIRE IL BOLLETTINO CON IL SITO, al fine di non aumentare il
tempo dedicato al Club dei ns. soci.
Sul sito stesso ? Come mail automatica ? Proposte ?
……interagite con i Club della Vs. area.
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3. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB
PRIORITA’ 4:
I Club che hanno sito DINAMICO AGGIORNATO.
E’ un sito da allineare con i colori e stili imposti da RI, LASCIANDO
TUTTAVIA LIBERO IL CLUB di darne la SUA IMPRONTA PERSONALE.
Fa da bollettino ??????
Cercare comunque una “armonizzazione” che non diventi assolutamente
un “livellamento”, che snaturerebbe la ricchezza della diversità del ns.
Sodalizio.
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4. PROSSIMI INCONTRI INFORMATICI
PERIODICITA’:
Trimestrale ?
LOCATION:
Baricentrica ?
A rotazione di Area ?
OBBIETTIVI:
1) Affrontare il lavoro da svolgere MANTENENDO LE PRIORITA’
ILLUSTRATE IN QUESTE SLIDES.
2) Periodicamente “fotografare” il lavoro svolto e stabilire INSIEME i
nuovi obbiettivi.
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4.METODO DI LAVORO
NON
FARE TUTTO E SUBITO
MA
PERSEGUIRE UN MIGLIORAMENTO CONTINUO
DA CONSEGNARE, NOI TUTTI, CON ORGOGLIO,
AL GOVERNATORE ENTRANTE
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DIBATTITO
E
SCALETTA LAVORI
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