SIPA / DFP
Sistema Informativo di Protocollo
e Archiviazione del DFP
Sommario
• Obiettivi
• Contesto
• Attività svolte
Obiettivi
• Efficienza.
– Reingegnerizzazione dei processi.
– Automazione.
• Trasparenza.
– Identificazione univoca dei documenti.
– Arricchimento del registro di protocollo.
– Minimizzazione delle eccezioni nella gestione documentale.
• Sicurezza.
– Integrità.
– Disponibilità.
– Riservatezza.
Contesto
(1)
• Quadro tecnologico.
– Informatizzazione disomogenea e spesso limitata agli strumenti di
produttività personale.
– Strumenti informatici utilizzati in parallelo alla gestione cartacea.
– Fusione delle funzioni di protocollo con funzioni di automazione di ufficio e
di gestione di basi dati.
• Quadro organizzativo.
– Sistemi di protocollo multipli e indipendenti, a volte ridondanti.
– Sistemi di classifica dei documenti incompatibili, a volte ridondanti.
– Servizio di protocollo centrale aggirato con variazioni estemporanee dei
flussi documentali.
Contesto
• Quadro normativo.
– Regio decreto 27 maggio 1875, n.2552
– Regio decreto 25 gennaio 1900, n.35
– Decreto legislativo 7 agosto 1990, n.241
– Decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39
– Legge 15 marzo 1997, n.59
– Legge 23 agosto 1988, n.400, art.17, comma 1.
(2)
Contesto
(3)
• Altre direttive.
– Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione dei flussi di documenti
(Sistema GEDOC), AIPA, 24 febbraio 1997.
– Schema di decreto del Presidente della Repubblica recante:
“regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo da parte
delle Pubbliche Amministrazioni”, in corso di approvazione.
Attività svolte
•
•
•
•
•
•
•
Analisi del contesto
Sintesi delle criticità
Individuazione delle linee guida
Definizione del modello organizzativo
Definizione dei flussi di lavoro
Definizione delle classi di documento
Progetto del sistema informatico
Attività svolte
Analisi del contesto (1)
•
Studio della struttura organizzativa
•
Censimento dei sistemi di protocollo




•
Tecnologia (cartaceo, informatico, misto)
Contesto operativo (generale, ufficio, servizio)
Tipologie di documenti trattati
Volume documentale trattato (e sua variabilità)
Modellazione dei flussi documentali
(per tipologia di documento)
Attività svolte
Analisi del contesto (2)
UM
Ufficio del
Ministro
UL
Ufficio
Legislativo
UG
Ufficio di
Gabinetto
UAGP
UOPA
Uffici
direttamente
dipendenti
dal Ministro
UPPA
URSPA
UPEA
ISP
DFP - Dipartimento della Funzione Pubblica
Ufficio di Gabinetto
Analisi e programmazione dell’aggiornamento del personale in attività di servizio.
Coordinamento e rapporti istituzionali – Relazione con il Parlamento
UG
Ufficio per gli affari generali e per il personale
Affari generali e personale
Affari amministrativo-contabili
Affari internazionali
Stampa, documentazione e biblioteca
UAGP
UAGP/GEN
UAGP/AMM
UAGP/INT
UAGP/DOC
Ufficio per l’organizzazione delle pubbliche amministrazioni
Strutture delle pubbliche amministrazioni
Carichi di lavoro
Dotazioni organiche delle pubbliche amministrazioni
Monitoraggio delle linee di attività delle pubbliche amministrazioni
UOPA
UOPA/STR
UOPA/CAR
UOPA/DOT
UOPA/MON
Ufficio del personale delle pubbliche amministrazioni
Reclutamento
Stato giuridico
Mobilità e disponibilità
Trattamento economico – Previdenza e quiescenza
UPPA
UPPA/REC
UPPA/GIU
UPPA/MOB
UPPA/TRA
Ufficio per le relazioni sindacali delle pubbliche amministrazioni
Contrattazione collettiva
Relazioni sindacali
Studi e consulenza
Contenzioso
URSPA
URSPA/CTR
URSPA/REL
URSPA/STU
URSPA/CNT
Ufficio per i procedimenti e l’efficienza amministrativa
Procedimenti amministrativi, trasparenza, auto-certificazione
Qualità dei servizi pubblici
Studi e consulenza
Progetti finalizzati al miglioramento dell’efficienza delle amministrazioni.
Informazione statistica e gestione del sistema automatizzato delle informazioni.
UPEA
UPEA/PRC
UPEA/QUA
UPEA/STU
UPEA/PRG
UPEA/SIS
Ispettorato per la funzione pubblica
Programmazione e analisi dell’attività
ISP
UG/AGG
UG/RAP
ISP/PAN
Attività svolte
Analisi del contesto (3)
Nome
Gestore
Clienti
Protocollo Informatizzato Centrale PICP
Preliminare
Acronimo
UAGP/GEN/UCPA
Tutti gli uffici (anche se non per tutte le
tipologie di documento trattate) tranne
UM ed UL.
Protocollo
Cartaceo Centrale
UAGP/GEN/UCPA
UAGP (solo per UAGP/INT)
UOPA (tutto tranne commiss. Parit.)
UPPA (solo i ricorsi)
URSPA (ricorsi, contratti e scioperi)
Protocollo Informatizzato Centrale PICDP
Distacchi e Permessi
UAGP/GEN/UCPA
URSPA/REL
Protocollo Informatizzato Centrale PICR47
Rilevazioni 47
UAGP/GEN/UCPA
URSPA/REL
Protocollo Informatizzato Centrale PICR54
Rilevazioni 54
UAGP/GEN/UCPA
URSPA/REL
Protocollo Cartaceo di Servizio
UAGP/GEN
PCS(UAGP/GEN)
UAGP/GEN
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Servizio
UAGP/AMM
PCS(UAGP/AMM)
UAGP/AMM
Il gestore stesso
Protocollo Informatizzato di
Ufficio UOPA Commissione
Paritetica
PIU(UOPA)CP
UOPA
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio
UOPA
PCU(UOPA)
UOPA
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio
UPPA
PCU(UPPA)
UPPA
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio
UPEA
PCU(UPEA)
UPEA
Il gestore stesso
Protocollo Misto di Servizio
UPEA/PRC
PMS(UPEA/PRC)
UPEA/PRC
Il gestore stesso
Protocollo Misto di Servizio
UPEA/QUA
PMS(UPEA/QUA)
UPEA/QUA
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Servizio
UPEA/STU
PCS(UPEA/STU)
UPEA/STU
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Servizio
UPEA/PRG
PCS(UPEA/PRG)
UPEA/PRG
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Servizio
UPEA/SIS
PCS(UPEA/SIS)
UPEA/SIS
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio ISP
PCU(ISP)
ISP
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio UL
PCU(UL)
UL
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio UG
PCU(UG)
UG
Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio UM
PCU(UM)
UM
Il gestore stesso
PCC
Attività svolte
Analisi del contesto (4)
PICP
(5)
Prima
classificaz.
documenti
(13.1)
Protocollo
preliminare
doc. UL mat.
varie
(13.2)
Assegnaz.
docum. UL
materie
varie
(13.3)
Esame.
docum. UL
materie
varie
(13.4)
Fascicolaz.
docum. UL
materie
varie
Vaschetta UL
presso l’AG
(13)
Gestione documenti UL
afferenti a materie varie
(13.5)
Protocollo
docum. UL
materie
varie
PCC
Ricezione del
documento via
posta elettronica
Ricezione del
documento via
fax o corriere
Archivio Generale
Stampa del
documento
Il documento
deve essere
fascicolato
presso l’AG.
Trasferimento
all’UCPA
Fascicolazione
presso l’AG
falso
Processamento
Il documento
va eccezionalmente
processato prima di
essere protocoll.
Il documento
va protocollato con un
protocollo centrale
non preliminare
falso
Il documento
va protocollato con un
protocollo centrale
non preliminare
Trasferimento
all’UCPA
falso
Il documento
va protocollato con un
protocollo di
ufficio/servizio
Protocollo di
ufficio/servizio
falso
Processamento
Il documento
va (ancora)
processato
falso
Il documento
va archiviato nell’AG.
Trasferimento
all’UCPA
falso
Archiviazione in
un archivio di
ufficio/servizio
Archiviazione
nell’AG
Protocollo
centrale non
preliminare
Trasferimento
all’ufficio
(13.6)
Processam.
docum. UL
materie
varie
(13.7)
Archiviaz.
Docum. UL
materie
varie
Attività svolte
Sintesi delle criticità
•
Il protocollo centrale non ha interesse diretto nel processare velocemente i
documenti, e d’altra parte chi ha urgenza di processarli (i.e. il generico
ufficio) non ha potere per modulare le risorse del protocollo centrale.
•
Tendenza a gestire picchi nel carico di lavoro variando in modo
estemporaneo il flusso documentale, piuttosto che modulando le risorse.
•
Lo smistamento agli uffici di documenti non ancora protocollati diventa
pericolosa nei casi di smistamento errato.
•
Le funzioni di protocollo informatizzate sono talvolta inglobate in
applicazioni legacy con funzionalità generiche di automazione d’ufficio
(stampa di etichette, gestione di piccole basi dati locali).
•
I registri informatici di protocollo sono privi dei requisiti previsti dalla
normativa, specie quelli a protezione della integrità e della disponibilità.
Attività svolte
Individuazione delle linee guida (1)
•
Sistema informatico con architettura a tre livelli, in grado di gestire
centralmente un unico registro di protocollo, offrendo al contempo su
rete locale un vasto insieme di servizi attraverso componenti client
largamente e facilmente riconfigurabili.
•
Gestione parallela ed integrata dei documenti sia in formato elettronico
che in formato cartaceo, con utilizzo intensivo di codici a barre.
•
Gestione integrata dei flussi documentali via fax e posta elettronica sia
in ingresso che in uscita.
Attività svolte
Individuazione delle linee guida (2)
•
Archivio cartaceo distribuito ma controllato centralmente dal sistema
informatico.
•
Modello organizzativo articolato



adattabile a picchi nei volumi documentali da gestire.
in grado di supportare efficacemente anche i funzionari non dotati di strumenti
informatici.
In grado di nascondere ai funzionari la complessità della gestione del cartaceo residuo.
•
Suddivisione chiara (e facilmente controllabile) di compiti e
responsabilità fra le varie unità organizzative.
•
Processo di classificazione e caratterizzazione dei documenti distribuito
in fasi successive al protocollo.
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (1)
•
•
Unità organizzative centrali
 UCC
Unità Centrale di Controllo
 UCR
 UCS
Unità Centrale di Ricezione
Unità Centrale di Spedizione
 UCP
 UCA
Unità Centrale di Protocollo
Unità Centrale di Archiviazione
Unità organizzative periferiche (presenti in ciascun ufficio)
 UPP
 UPA
Unità Periferica di Protocollo
Unità Periferica di Archiviazione
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (2)
•
Archivi centrali
 AG
 AGDE
•
Archivio Generale (cartaceo, unico e centrale)
Archivio Generale Documenti Elettronici (unico, centrale)
Archivi periferici




AU
ATF
ATDE
LAP
Archivio di Ufficio (cartaceo, uno per ufficio)
Archivio Temporaneo di Funzionario (cartaceo, uno per funzionario)
Archivio Temporaneo dei Documenti Elettronici (uno per UPP)
Lista delle Attività Pendenti (una per centro di responsabilità)
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (3)
DFP
UAGP
UCR
UCS
UCP
LAP
UCA
LAP
LAP
Altro ufficio
UPP
UCC
AG
Funzionario
Legenda
UPA
LAP
LAP
AGDE
ATDE
LAP
AU
ATF
A
B
A gestisce/controlla B
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (4)
UCC
Unità Centrale di Controllo
Ruolo
•
•
•
•
•
Controllo di gestione
Supervisione sistemistica
Amministrazione e supporto dell’utenza
Definizione e attuazione della politica di sicurezza
Approvvigionamento e distribuzione di ricambi e materiali di consumo
Clienti
• Tutte le altre unità
• Ciascun singolo utente
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (5)
UCR
Unità Centrale di Ricezione
Ruolo
• Ricezione e timbratura della buste
• Smistamento delle buste indirizzate a persone
• Smistamento delle buste indirizzate all’Ufficio di Gabinetto
Clienti
• La UCP, per la posta da protocollare
• Le segreterie degli uffici, per la posta personale dei dipendenti
• Il Sig. Ministro e l’Ufficio di Gabinetto, per la posta riservata
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (6)
UCS
Unità Centrale di Spedizione
Ruolo
• Spedizione della posta ordinaria in uscita
• Ripartizione, attraverso le funzionalità offerte dal sistema, dei costi di
spedizione.
Clienti
• Le segreterie degli uffici, per la spedizione delle buste
• Il servizio UAGP/GEN per il conteggio delle spese di spedizione
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (7)
UCP
Unità Centrale di Protocollo
Ruolo
• Creazione di nuovi numeri di protocollo per i documenti cartacei in
ingresso dalla UCR.
• Inserimento dell’insieme minimo delle informazioni previste dalla
normativa per il protocollo.
• Stampa ed applicazione, su ciascun documento protocollato, di una
etichetta autoadesiva con numero di protocollo in chiaro ed in codice a
barre.
• Smistamento dei documenti protocollati nelle vaschette di ricezione dei
vari uffici.
Clienti
• Le UPP degli uffici
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (8)
UCA
Unità Centrale di Archiviazione
Ruolo
• Archiviazione e recupero di fascicoli memorizzati nell’AG per conto
delle UPA che decidono di usufruire di tale servizio.
• Archiviazione di documenti in fascicoli già presenti nell’AG.
• Scansionamento di documenti archiviati nell’AG.
Clienti
• Le UPA degli uffici
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (9)
UPP
Unità Periferica di Protocollo
Ruolo
• Protocollo dei documenti giunti direttamente all’ufficio senza passare
per la UCP (fax, email, documenti cartacei via corriere, etc.)
• Prelievo, dalla vaschetta di ricezione dell’ufficio, dei documenti già
protocollati e smistati dalla UCR.
• Inserimento dei dati aggiuntivi (i.e. oltre a quelli di protocollo) necessari
per la classificazione e la gestione dei documenti.
• Scansione dei documenti per i quali è prevista la consultazione a video.
• Protocollo dei documenti in uscita.
• Stampa delle buste e imbustamento dei documenti cartacei in uscita.
Clienti
• I funzionari dell’ufficio di appartenenza.
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (10)
UPA
Unità Periferica di Archiviazione
Ruolo
• Archiviazione e recupero di fascicoli dall’AU locale.
• Scansionamento e fascicolazione di documenti già protocollati (con
creazione del fascicolo nel caso di documenti con nuova classifica)
• Interazione con le UPA di altri uffici per il recupero e la archiviazione di
fascicoli collocati presso i rispettivi AU.
• Interazione con la UCA per il recupero e la archiviazione di fascicoli
collocati presso l’AG.
Clienti
• I funzionari dell’ufficio di appartenenza.
• Le UPA di altri uffici
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (11)
Dipendenze funzionali
fra unità organizzative
per il protocollo e
l’archiviazione
Altro
ufficio
Fnz
Fnz
Fnz
UPA
Legenda
A
UCP
Altro
ufficio
UPP
Fnz
A offre servizi a B,
cioè B è cliente di A.
UCS
UPP
Fnz
UPA
UCA
B
UAGP
UCR
Fnz
Fnz
UPP
Altro
ufficio
Fnz
Fnz
UPA
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (1)
•
Gestione dei documenti cartacei
 Flusso in ingresso
 Flusso in uscita
 Flussi di archiviazione




•
Fascicolazione di documenti (ed eventuale creazione del fascicolo)
Archiviazione di documenti
Prelievo ed archiviazione di fascicoli
Scansione di un documento archiviato
Gestione dei documenti elettronici
 Flusso in ingresso



Documenti su supporto magnetico in allegato a documenti cartacei
Documenti ricevuti via fax-modem
Documenti elettronici in allegato a messaggi di posta elettronica
 Flusso in uscita


Trasmissione via posta elettronica
Trasmissione via fax-modem
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (2)
Gestione del flusso cartaceo in ingresso
P1
Creazione del numero di protocollo ed inserimento delle informazioni minime per identificare il documento
P2
Inserimento delle informazioni necessarie a completare il processo di protocollo.
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (3)
Gestione del flusso cartaceo in uscita
P
Protocollo del documento (con apposizione del numero di protocollo)
I
Stampa della busta ed imbustamento del documento
S
Spedizione della busta e registrazione della spedizione
T
Trasmissione via fax della immagine elettronica del documento
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (4)
Fascicolazione di documenti cartacei
E
Estrazione del fascicolo dall’archivio (AU per l’UPA, AG per l’UCA)
F
Fascicolazione del documento (cioè inserimento del documento nel fascicolo estratto)
C
Creazione (logica e fisica) di un nuovo fascicolo
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (5)
Archiviazione di documenti cartacei
E
Estrazione del fascicolo dall’archivio (AU per l’UPA, AG per l’UCA)
F
Fascicolazione del documento
A
Archiviazione del fascicolo (AU per l’UPA, AG per l’UCA)
C
Creazione (logica e fisica) di un nuovo fascicolo
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (6)
Prelievo ed archiviazione di un fascicolo cartaceo
E
Estrazione del fascicolo dall’archivio
L
Lavorazione del fascicolo
A
Archiviazione del fascicolo
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (7)
Scansione di un documento cartaceo archiviato
S
Estrazione del fascicolo contenente il documento, scansione del documento ed archiviazione del fascicolo
Attività svolte
Definizione delle classi di documento
(1)
•
La classificazione dei documenti avviene principalmente per
procedimento.
•
L’analisi ha mostrato tuttavia come in taluni casi (e.g. la richiesta di
chiarimenti relativamente ad una certa legge) il procedimento sia
talmente banale (e.g. semplicemente la risposta al quesito) che risulta
preferibile includere nello stesso fascicolo tutti i documenti relativi alla
stessa materia, indipendentemente da chi li ha inviati. In questo modo
è più facile controllare che il trattamento di quella materia sia uniforme
rispetto ai vari interlocutori.
•
In entrambe i casi, il numero di classifiche possibili (i.e. il numero di
procedimenti e di materie specifiche) è talmente elevato da rendere
indispensabile la loro organizzazione in una gerarchia con vari livelli di
dettaglio e specializzazione.
Attività svolte
Definizione delle classi di documento
Classificazione
per procedimento
1
1
Documento DFP
2 … 6 … 12
1
2
1
…
2
1.1
2
1
1
15
…
…
251
…
1
788
Documento DFP relativo a procedimento
1.1.6
2 … 11 … 15
1
31
(2)
2
1
…
2
16
…
…
33
Documento DFP relativo a procedimento di richiesta
distacco sindacale
1.1.6.15
21
Documento DFP relativo a procedimento di richiesta
distacco sindacale a tempo parziale
…
45
1.1.6.15.251
Documento DFP relativo a procedimento di richiesta
distacco sindacale a tempo parziale per Mario Rossi
Attività svolte
Definizione delle classi di documento
Classificazione
per materia
1
1
Documento DFP
1
1
2
1
…
2
1.2
2
2 … 6 … 12
1
15
…
…
251
…
1
788
Documento DFP relativo a materia
1.2.9
2 … 9 … 15
1
31
(3)
2
1
…
2
16
…
…
33
Documento DFP relativo alla materia “legislazione” (ad
esempio un quesito).
1.2.9.16
21
Documento DFP relativo alla legslazione sulla
concessione di auto blu
…
45
1.2.9.16.33
Documento DFP relativo alla legislazione sulla
concessione di auto blu a funzionari di X livello.
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (1)
•
•
•
•
Modello concettuale dei dati
Requisiti funzionali
Architettura software
Architettura hardware
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (2)
Modello concettuale dei dati - Vista “Documenti e procedimenti”
1 Fascicolo
cartaceo
(1,1)
2
Fascicolo
identificato
da
(0,1)
3
Replica a
(0,1)
(1,1)
4
Classificato
con
5 Classifica
(1,n)
(0,1)
6
Documento
(1,1)
10
File allegato
a
(1,1)
(1,1)
File immagine
di
Documento
afferente
a
Formato
Identif. AGDE
(1,n)
9
Procedimento
relativo
a
(1,1)
16
19 File
8 Soggetto
esterno
Valore
15
(1,1)
(0,n)
(0,n)
(0,n)
(0,n)
7
Mittente /
destinat.
11
Valore attrib.
docum.
Valore
(0,n)
(0,n)
(0,n)
Num. protocollo DFP
Num. protocollo mittente
Data/ora di protocollo
21
Tipo doc.
ammette
(0,n)
22 Tipo di
attributo
(0,n)
Astrazione di (0,n)
17
18
Procedimento
afferente
a
Gerarchia
materie
(0,n)
Obbligatorio
(0,n)
14
Materia
13
Procedimento
(1,1)
Inviato / Ricevuto
(0,n)
20 Tipo di
documento
12
Valore attrib.
proced.
23
Tipo proc.
ammette
(0,n)
24 Tipo di
procedimento
(1,1)
Specializz.
di
(0,n)
(0,n)
26
Tipo attrib.
ammette
Astrazione di
(1,1)
27 Valore
ammissibile
predefinito
25
Gerarchia
tipi proc.
Valore
(0,n)
(0,n)
28
Tipo doc.
specifico
di
(1,1)
Special.
di
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (3)
Modello concettuale dei dati - Vista “Supporto al workflow”
29
Eseguita da
(1,1)
30
Operazione
Data/ora
(0,n)
Termini
31
Operazione su
attività
38
Tipo di attività
(1,1)
32 Marcatura
attività come
completata
33 Creaz. ed
assegnazione
di attività
37
Oggetto della
operaz.
Attività
afferente
a
(1,2)
35
Attività relativa
a doc.
(0,n)
34
(1,1)
Stato
36
Attività
(1,1)
(0,n)
(1,1)
40
39 Account
operatore
Attività
assegnata
a
(0,n)
Data/Ora inizio
(1,1)
41
Account
afferisce
a
42
Centro di
responsabilità
(0,n)
(0,n)
43
Proc. attualm.
in carico
a
(0,n)
Concluso
11
Procedimento
(1,1)
60
Ufficio
(0,n)
59
Ufficio
controlla
17
(1,1)
Procedimento
afferente
a
(0,n)
Data/Ora inizio
6
Documento
(0,n)
44
Doc. attualm.
in carico
a
(0,n)
(0,n)
45
TP tipicam.
in carico
a
Processamento
concluso
46
Unità
organizzativa
47
Funzionario
(0,n)
Termini
24
Tipo di
procedimento
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (4)
Modello concettuale dei dati - Vista “Fascicoli e archivi”
Nome
30 Operazione
48
Fasc. virtuale
include
(0,n)
49 Fascicolo
virtuale
personale
(0,n)
50
Trasferimento
fascicoli e/o
documenti
cartacei
(0,n)
(2,2)
Sorgente / Destinazione
(0,n)
54
Archivio fisico
6
Documento
(0,n)
(0,n)
52
Trasferim.
da/a
51
Trasferim.
docum.
(0,n)
55
Fasc. in
archivio
(1,1)
(0,1)
53
4
Trasferim.
fascic.
Classificato
con
(0,n)
(1,n)
1 Fascicolo
cartaceo
(1,1)
2
Fascicolo
identificato
da
(0,1)
5 Classifica
Collocazione
(0,n)
56
Doc. non fasc.
in arch.
(0,1)
(1,1)
57
Arch. gestito
da
(1,1)
42
Centro di
responsabilità
(1,1)
46
Unità
organizzativa
47
Funzionario
(0,n)
58
Funz.
possiede
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (5)
Modello concettuale dei dati - Vista “Sicurezza”
Chiave privata
59
Ufficio
controlla
(0,n)
60
Ufficio
(1,1)
Username
Password
42 Centro di
responsabilità
(0,n)
41
Account
afferisce
a
39
Account
operatore
(1,1)
(1,1)
63
Opera con
(0,n)
64 Classe di
utenza
(0,n)
Utilizzato da
13
Procedimento
(0,n)
69
Procedim.
esige
(0,n)
(1,1)
47
Funzionario
17
72
Operatore
Procedimento
afferente
a
(0,n)
Data/ora
(1,1)
29
Eseguita da
(0,n)
24
Tipo di
procedimento
6
Documento
31
Operazione su
attività
(0,n)
(0,n)
74
Tipo proced.
esige
(0,n)
75
Documento
esige
(1,1)
16
Documento
afferente
a
(0,n)
32 Marcatura
attività come
completata
33 Creaz. ed
assegnazione
di attività
66 Diritto di
accesso
68
(1,n)
30
Operazione
(0,n)
(1,1)
Dati personali
67 Persona
fisica
46
Unità
organizzativa
65
Dispone di
50 Trasferim.
fascicoli e/o
doc. cartacei
20
Tipo di
documento
(0,n)
76
Tipo docum.
esige
(0,n)
70 Diritto di
accesso
a dati
71 Diritto di
accesso
a servizi
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (6)
Requisiti funzionali
• Autenticazione e controllo degli accessi
– Controllo sessione
– Auditing
• Protocollo dei documenti
–
–
–
–
–
–
–
Protocollo di un documento cartaceo in ingresso
Protocollo di un documento cartaceo in uscita
Protocollo di un documento elettronico in ingresso
Protocollo di un documento elettronico in uscita
Stampa del registro di protocollo
Annullamento di un numero di protocollo
Riallineamento del registro di protocollo
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (7)
Requisiti funzionali
• Caratterizzazione dei documenti
–
–
–
–
Classificazione di un documento
Creazione di un nuovo procedimento
Gestione dei dati associati ad un documento
Gestione dei dati associati ad un procedimento
• Gestione dei fascicoli
–
–
–
–
Tracciamento dei trasferimenti di documenti e fascicoli cartacei
Visualizzazione della scheda informativa relativa ad un fascicolo
Creazione di un fascicolo cartaceo
Creazione e gestione di un fascicolo virtuale personale
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (8)
Requisiti funzionali
• Ricerca documenti, procedimenti e fascicoli
–
–
–
–
Ricerca di documenti
Ricerca di procedimenti
Ricerca di fascicoli
Inventario di un archivio fisico
• Supporto al workflow
– Gestione delle liste di attività
– Creazione ed assegnazione di una attività pendente
– Completamento, rigetto o riallocazione di una attività pendente
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (9)
Requisiti funzionali
• Controllo e contabilizzazione delle spedizioni cartacee
• Interfaccia con sistemi esterni
– Interfacciamento con G-NET
– Interfacciamento con motori esterni di workflow
• Sicurezza e controllo di gestione
• Configurazione
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (10)
Architettura software
Operatore
/
Sistema Operativo sulla stazione di lavoro
Client G-NET
(2)
Gateway per il
protocollo
automatico
(1) Client integrato configurabile
(3)
Autent. utenti e
gestione profili
di accesso
(4)
Archiviazione
documenti
elettronici
(5)
Protocollo
documenti e
gestione dei
dati associati
a documenti e
procedimenti.
(6)
Gestione
fascicoli ed
archivi
Gestore del
dispositivo di
archiviazione
RSPA
Registro Sicurez.
e Profili di Acc.
AGDE
Archivio Gen.
Doc. Elettronici
Client PE
(7)
Configuraz.
del modello
dei dati
(8)
Supporto al
workflow
Server DFP
per posta el.
ed invio fax
Motore di
workflow
esterno
(estensione)
Applicazioni
esterne di
automazione
di ufficio
(estensione)
DBMS
Data Base Management System
RPDA
Reg. di Protoc.
e Dati Associati.
RFA
Registro.
Fascic. Archivi.
RCMD
Registro di
Conf. Mod. Dati
RSW
Registro per il
Supp. Workflow
INTERNET
Rete telefonica commutata
Legenda
Modulo
architetturale
Base dati /
Repository
Connessione via rete locale
Connessione diretta
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (11)
Architettura hardware
Stazioni di lavoro
multi-funzionali con
medesimo client (1)
autoconfigurato sulla
base dellla classe di
utenza
dell’operatore.
LAN - Local Area Network
Dispositivo di
archiviazione
di massa (e.g.
Juke Box di
dischi ottici).
Server S1
Modulo (3)
Server S2
Modulo (5)
Modulo (6)
Modulo (7)
Modulo (8)
DBMS
Server S3
Modulo (4)