Dossier virtuale
Testimonianza sulla sperimentazione
per la fase di esame in Commissione
Torino, 1° luglio 2002
Laura Autigna
Metodologia di lavoro




censimento e analisi sistematica di tutti i possibili passaggi
di una pratica durante l’esame in Commissione
individuazione, ove possibile, di un modello di documento
per ciascun passaggio finalizzato a presentazione
omogenea del DV
individuazione di uno standard per i nomi da assegnare ai
files con caratteristiche di semplicità, di chiarezza e di
facile memorizzazione in relazione al contenuto del file
scelta di quattro DV per testare progetto su casi diversi
per iter e per grado di complessità
Illustrazione del caso
Il dossier del disegno di legge 134
Modifiche alla legge regionale vigente in materia di
assegnazione e determinazione dei canoni degli alloggi di
edilizia residenziale pubblica
Caratteristiche disegno di legge 7134

progetto riassegnato in 7^ legislatura

con autorizzazione del Consiglio all’utilizzo del materiale istruttorio già
prodotto

proposta legislativa volta ad apportare numerose modifiche testuali a
legge radice vigente

esaminata dalla 2^ Commissione congiuntamente ad altri due progetti
concorrenti: pdl 70 e pdl 182

licenziata con parere favorevole con pdl 182 (testo unificato)

ora legge regionale 3 settembre 2001, n. 3
Dati di iter
nome file 7134iter
Caratteristiche

documento che riassume
esito e principali decisioni
assunte per singola
seduta d’esame in
Commissione

sedute ordinate
cronologicamente

documento ipertestuale
navigabile se collegato a iter
di precedenti legislature

documento dinamico,
aggiornato costantemente in
tempo reale

in linea si mantiene l’ultima
versione

nel programma
Infocommissioni (Intranet
CR) si trova allegato alla
sintesi della seduta con
aggiornamento riferito alla
seduta precedente
7134iter
Problema

evitare aggravio di lavoro
derivante dalla doppia
versione (statica/dinamica)
del file
Soluzione

travaso automatico dei dati tra i
due programmi. Approfondimenti
in corso per individuare il
programma fonte
Lettere di convocazione sedute
Caratteristiche



documento trasversale
(interessa più dossier)

cadenza settimanale

contenuto per estratto
(sequenza argomenti iscritti
odg) nel programma per la
rilevazione delle presenza dei
Consiglieri alle sedute (PRC)

l’inserimento dei dati nel
PRC è fase autonoma
rispetto alla predisposizione
della lettera di convocazione
finora predisposto come
documento word dalle
Segreterie operative delle
Commissioni
spedito agli interessati sia
per posta sia per e-mail
tramite Lotus Notes




Problemi
evitare plurima duplicazione
del file per inserimento nei
singoli DV
razionalizzare la procedura
esistente evitando doppia
imputazione dei dati
(convoca + PRC)
mantenere le impostazioni
grafiche connesse alla
corrispondenza istituzionale
ridurre i programmi da
attivare per il
completamento dell’intera
procedura
Soluzione
 individuato il PRC come unico
programma per composizione/spedizione/inserimento automatico nei DV delle convocazioni
 definito standard per le diverse
tipologie di lettere (sedute
ordinarie, consultazioni, incontri,
audizioni, sopralluoghi e relative
integrazioni)
 modificate le impostazioni del
PRC con macro specifica per le
impostazioni grafiche
 e con pulsante per spedizione
diretta via e-mail da PRC
 mantenuta possibilità di
inserimento manuale nel DV per
lettere extra standard
consultazioni
Caratteristiche

Consente informazione di
base immediata sulla portata
della normativa

Files generalmente archiviati
in locale sui computer delle
segreterie operative, in parte
presenti su
Infocommissioni. Per DDL
7134 informazioni recuperate
dalla precedente legislatura
Cartella di DV contenente


le lettere di richiesta
autorizzazione e di invito
ai soggetti esterni,
gli elenchi relativi ai soggetti
invitati, ai soggetti
partecipanti, ai soggetti che
hanno offerto contributi
scritti o verbali
consultazioni
Problemi

Operare scelta tra
l’inserimento nel DV della
lettera con firma
autografa (immagine da
scanner) oppure del file
.doc privo di firma ma
completato con
l’indicazione dei dati
ufficiali di protocollo
Soluzione

Per tutti i documenti formato
lettera sono archiviati i files
.doc completi con i dati di
protocollo
Documenti di lavoro
Caratteristiche
 Cartella di DV che racchiude il cuore dell’istruttoria legislativa in
Commissione
 suddivisa per macro tipologie di documenti spesso in formato
ipertestuale
 Documenti difficilmente standardizzabili
 con variabili che dipendono dalla tipologia della proposta
legislativa
 Documenti presenti anche su Infocommissioni
Documenti di lavoro
problemi
 progetti concorrenti (tema trasversale vale anche per DATI DI
ITER)
 evitare la duplicazione manuale di files interagenti su più testi
 difficoltà data dalla variabile fase di iter in cui si possono
innestare percorsi paralleli
 Definizione del programma fonte (DV o Infocommissioni) a cui
imputare i dati con travaso automatico dei documenti come per
le lettere di convocazione
Quadro normativo
di riferimento
Documenti
di lavoro
ddl 7134
Analisi dei nodi
critici
Analisi memorie
consultati
Simulazione testi
ex ante
Studi e
approfondimenti
tematici
Quadro normativo di riferimento
nome file 7134quanorm
Caratteristiche

Contiene la base di conoscenza necessaria per l’istruttoria
dal livello comunitario a quello regionale

composto da un indice in formato ipertestuale e da una sintesi
ragionata della normativa statale e regionale. Di seguito, nel
medesimo file, è riportata la normativa, per estratto o in forma
integrale secondo il caso

per la normativa del Piemonte il riferimento è costituito dalla
banca dati Arianna

i restanti testi sono estrapolati da banche dati esterne
7134quanorm
Problemi
Soluzione
 il link alle banche dati
 Creata una macro specifica
esterne non possono essere
che in sequenza svolge
diretti
operazioni di abbellimento
 i testi devono essere estratti
grafico
e sono generalmente in
 modifica carattere,
formato .txt
 giustifica testo,
 la stampa cartacea
 elimina gli a capo inutili
restituisce un testo
graficamente apprezzabile,
 ed obbliga al salvataggio del
 mentre la visualizzazione del
file nel formato .doc
file txt evidenzia problemi di
chiarezza di lettura
Analisi dei nodi critici
nome file 7134annodi
Caratteristiche
 elenca, argomentale, le criticità riscontrate dagli uffici nella
valutazione del progetto di legge sotto il profilo:


formale in relazione alle regole di tecniche legislative
sostanziale in rapporto alle pertinenti leggi statali e regionali

evidenzia la coerenza del livello gerarchico della fonte assunta, e
suggerisce un tema da approfondire: aggiornamento dei rinvii
esterni in articoli della legge radice non toccati dalla proposta di
modifica

documento di lavoro in formato ipertestuale con quattro allegati
navigabili inseriti in files separati.
7134annodi
Problemi

nessuno in particolare
Analisi memorie dei consultati
nome file 7134anmemo
Caratteristiche

pone a paragone la singola partizione del progetto di legge
(lettera, comma, articolo) con le osservazioni espresse dai
consultati sulla partizione selezionata

le osservazioni sono elaborate dagli uffici in forma sintetica con
assunzione di responsabilità in ordine all’interpretazione del
pensiero reso da soggetti esterni

documento di lavoro formattato a colonne: tre nel primo
documento di lavoro, cinque nel secondo
7134anmemo
Problemi





Emergono in relazione ai casi
complessi (oltre le quattro colonne)
Sono principalmente connessi
all’utilizzo di un software non
specifico per il trattamento dei testi
a colonna
Per esigenze di manovrabilità sono
spesso disarticolati su più files in
fase di predisposizione
L’operazione di ricucitura dei files al
termine dell’elaborazione può
comportare la necessità di procedere
a riallineamenti nei formati delle
colonne
Va migliorata la visualizzazione in
linea dei testi in formato cartaceo A3
Soluzione

È stato sperimentato l’utilizzo del
software di Excell

Limite costituito dalla minore
familiarità del linguaggio

Può costituire soluzione
alternativa a word per i casi
di colonne plurime oltre il
formato A4 giacchè il sistema
consente di mantenere allineate le
colonne con stampa “a libro”
Simulazione di testo coordinato ex ante
nome file 7134exante
Caratteristiche

Elaborazioni che consentono una lettura coordinata della legge
radice con le modifiche proposte

Le simulazioni possono essere svolte in varie fasi dell’iter istruttorio

Nel caso in esame il primo documento considera le modifiche
proposte con il ddl 134, il secondo contempla anche le modifiche
derivanti dai progetti concorrenti e dagli emendamenti proposti
durante il dibattito
7134exante
Problemi

Nessuno in particolare

L’identificazione della modifica avviene tramite apici e marcatori
come per BD Arianna

Per i casi complessi la possibilità di abbinare il nominativo del
proponente ad uno specifico colore semplifica le annotazioni con
vantaggi rispetto alla produzione cartacea che necessità di
stampanti a colori
Studi e approfondimenti tematici
nome file 7134studi
Caratteristiche


E’ la parte di DV in cui trovano collocazione i documenti di
lavoro che esulano dai modelli predefiniti. E’ il cassettino
delle variabili
Nel caso in esame il documento racchiude elaborazioni utili
all’istruttoria in aula del testo unificato licenziato dalla
Commissione con tavole di raffronto dei punteggi assegnabili
agli aspiranti assegnatari
7134studi
Problemi

Nessuno in particolare
Emendamenti in sede di Commissione
nome file 7134eme
Caratteristiche
 Contiene gli emendamenti approvati durante il


dibattito
strutturato in un unico file, organizzato per seduta di
votazione
la numerazione degli emendamenti considera l’articolo
di riferimento e, a seguire, il numero progressivo di
inserimento
nome file 7134eme
Problemi
 Nessuno in particolare
Lettera di licenziamento
Testo licenziato
Relazione di accompagnamento


Ultimi documenti presenti nel DV 7134
costituiscono la fase finale dell’esame di Commissione

La lettera riporta l’indicazione delle votazioni ed è inserita
con le caratteristiche definite per le lettere

Per il testo e la relazione di accompagnamento il sistema
DV attinge i dati direttamente dalla BD Arianna
Considerazioni finali

Cosa cambia nel lavoro quotidiano?



Nulla per quanto attiene al pensato
Qualcosa sotto il profilo organizzativo, più guidato
tramite schemi predefiniti
Quali le difficoltà?

Come per tutte le novità, la fase di prima applicazione
comporta un aggravio di lavoro, che risulta comunque
contenuto per la consolidata abitudine all’utilizzo del
supporto informatico
A prescindere dalle valutazioni
positive già ampiamente espresse
Quali i vantaggi per gli uffici?




Immediata disponibilità dei dati
da qualunque punto d’accesso
a qualunque ora
e per tutte le fasi dell’iter legislativo