Documenti e archivi
Documento – è la rappresentazione in forma libera e
secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto
relativo allo svolgimento dell’attività istituzionale,
statutaria o professionale di un ente o di una
persona.
Il documento conservato in archivio può essere:
Originale – esemplare compiuto del documento
Minuta – l’esemplare del documento che resta
nell’archivio del mittente
Copia – riproduzione di un documento effettuato ora
tramite fotocopiatrice o con lo scanner.
• Differenza tra atto e documento
• Atto e documento normalmente vengono
usati come sinonimi. In realtà l’atto – nel
contesto tecnico-giuridico – indica il
comportamento o la manifestazione di
volontà che produce effetti giuridici,
mentre il documento è la testimonianza
scritta dell’atto. In termini archivistici il
documento è l’oggetto in cui l’atto giuridico
prende forma, mentre è scrittura la carta
scritta priva dei requisiti formali dell’atto
giuridico.
• Archivi come complessi organici di
documenti
• Qualunque persona, famiglia, ufficio, ente
ecc. può custodire per fini pratici o
istituzionali i documenti che produce o
riceve nel corso della propria esistenza.
• ARCHIVIO – è la raccolta ordinata degli
atti di un ente o di un individuo, che si è
costituita durante lo svolgimento degli
scopi politici, giuridici o culturali dell’ente o
individuo.
• I requisiti essenziali di un archivio sono:
• - l’organicità
• - il vincolo documentario involontario
(cosiddetto vincolo archivistico che lega
tra loro le carte).
• Il vincolo archivistico è testimoniato dalla
classificazione e registrazione delle carte
ed esiste quando è possibile riconoscere
puntualmente la fonte che ha prodotto la
documentazione.
• Archivi come locali
• Archivio è anche il locale di deposito in cui
i documenti sono custoditi e conservati. In
epoca moderna gli enti collocavano le
pratiche necessarie alla trattazione degli
affari in armadi contigui agli uffici; mano a
mano che le pratiche venivano evase i
relativi fascicoli passavano in locali
appartati.
• Dopo un certo numero di anni, quando
non erano più necessari alla trattazione, i
documenti venivano destinati alle sezioni
degli archivi storici, oppure spostati in
istituti creati appositamente per la
concentrazione e la conservazione degli
archivi destinati alla consultazione. La
prima soluzione è prevista per gli enti
pubblici, la seconda è prevista per gli uffici
statali, che versano periodicamente gli
archivi storici negli archivi di Stato.
• Fondi documentari
• Il fondo documentario è un complesso di
documenti che si trova all’interno di un
archivio di Stato o in qualsiasi istituto dove
sono collocati archivi di diversa
provenienza. Deve avere però un
carattere di unitarietà.
• Il fondo documentario indica:
• - un normale archivio prodotto da un ente;
• - un insieme di documenti prodotti da enti
diversi che siano poi confluiti per varie
ragioni in un unico ente che ha provveduto
a versarli o a depositarli;
• - un complesso di documenti che si è
creato per accorpamenti, riordinamenti o
suddivisioni;
• - miscellanee o raccolte.
• Criteri per la classificazione degli archivi
• Archivi morti o chiusi o definiti
• Sono quelli non suscettibili di
accrescimento perché appartenenti ad enti
cessati;
• Archivi vivi o aperti o in formazione
• Sono quelli suscettibili di accrescimento
perché prodotti da enti ancora operanti.
• Tali archivi si distinguono in:
• Archivi correnti – i cui atti si riferiscono ad
affari in corso (es. archivi delle prefetture,
universitari ecc.)
• Archivi di deposito – i cui atti si riferiscono
a pratiche esaurite, che però possono
essere ancora consultati per operare
raffronti e ricerche
• Archivi storici – in cui si raccolgono tutti gli
atti che pur non avendo più valore
amministrativo conservano interesse
documentario per motivi di studio.
• Per quanto riguarda lo stato giuridico degli
archivi essi si distinguono in:
• - archivi pubblici – che appartengono ad
un organismo statale o a un ente pubblico
• - archivi privati – che sono prodotti da
individui, famiglie, imprese private ecc.
Sulla base della loro natura e delle finalità
dell’ufficio possono essere archivi
amministrativi, finanziari, politici, notarili,
giudiziari, ecclesiastici.
• Per la natura giuridica dell’ente gli archivi
possono essere:
• Archivi prodotti da organi centrali e
periferici dello Stato
• Archivi di enti pubblici non statali
• Archivi privati (di famiglie, persone
giuridiche o fisiche).
• Lo Stato ha piena competenza sugli
archivi statali, ha compiti di vigilanza sugli
archivi degli enti pubblici e su quelli privati
dichiarati di notevole interesse storico.
• Organizzazione dei documenti
• I vari raggruppamenti di documenti in cui
si articola un archivio si chiamano serie.
• Ciascuna serie si compone di fascicoli,
ciascuno dei quali è costituito da un
insieme di documento riguardanti una
determinata pratica, conservati per ordine
cronologico dentro una copertina.
• Le serie possono essere ripartite in
sottoserie.
• L’unità archivistica può corrispondere o a
un singolo documento o a un insieme di
documenti collegati che formano un’unità
indivisibile.
• I fascicoli vengono accorpati in buste o
cartelle o faldoni, oppure in scatole. In
queste ultime sono conservati i documenti
disposti in senso orizzontale; le buste in
cartone servono per conservare i
documenti in disposizione verticale.
• Esiste poi il rotolo che è l’unità archivistica
costituita da uno o più fogli legati,
conservati arrotolati es. le pergamene, le
mappe, le piante e i disegni.
• Per i sigilli, se in cera sono protetti da una
teca.
• Le buste vengono distinte dai volumi e dai
registri che sono definiti cartolati se hanno
le pagine numerate
• Volume – è l’unità archivistica che si crea
dalla rilegatura di più fogli
• Registro – è il volume quando contiene
registrazioni, trascrizioni o sunti di atti
• Filza – è un’unità archivistica costituita da
un insieme di documenti sciolti tenuti
insieme da due cartoni o da due tavolette
di legno legate insieme con lo spago.
• Le unità archivistiche vengono
contrassegnate con il cosiddetto numero
di corda, che corrisponde alla
numerazione progressiva e serve per
vedere la consistenza di un archivio e per
ritrovare i documenti richiesti in
consultazione.
• Mezzi di corredo
• Sono quegli strumenti in cui è riassunta in
forma analitica o sommaria la descrizione
dei pezzi archivistici che costituiscono un
fondo.
• Essi si suddividono in:
• Primari – che si riferiscono agli archivi propri
(elenchi, guide, inventari)
• Sussidiari – che si correlano a quelli primari in
quanto forniscono un sostegno a livello di
gestione (indici, rubriche, repertori)
• Complementari - quando sono redatti per
assolvere funzioni scientifiche attinenti ad altre
dottrine come la diplomatica o la paleografia
• Atipici – quando si riferiscono a raccolte,
cataloghi, database - schedari
• I mezzi di corredo possono essere compilati
contemporaneamente alla redazione dei
documenti, al momento del versamento (redatto
a cura dello stesso ufficio che versa), o
successivamente negli archivi di Stato.
• Indice – è un elenco di nomi di persona, di ente,
di luogo; può essere alfabetico, analogico o
cronologico;
• Elenco – riguarda un fondo non riordinato; è una
lista che indica i documenti secondo l’ordine di
arrivo in cui sono disposti i singoli pezzi.
Per un elenco analitico si deve
indicare per ciascuna unità:
- le segnature archivistiche e il
titolo originale del fascicolo,
qualora dovesse mancare è
l’archivista che attribuisce un
titolo;
• - il numero di corda progressivo per le
buste e uno per i fascicoli;
• - eventuali annotazioni.
• L’elenco può essere:
• - di consistenza
• - di deposito
• - di versamento
• Il primo (di consistenza) indica il numero
delle unità raggruppate nelle varie serie di
un fondo, per fascicolo, per categoria, per
anno, per busta, ecc.
• Il secondo (di deposito) enumera i
documenti depositati da un privato o da un
ente presso l’archivio di Stato
• Il terzo (di versamento) elenca i documenti
che, previa operazione di scarto, vengono
versati dall’ufficio produttore all’archivio di
Stato. Viene redatto dall’ente che versa e
sottoscritto dai rappresentanti della
Commissione di sorveglianza.
• Archivistica e archivisti
• Archivistica è la scienza che si occupa
degli archivi, ne studia l’origine, la
formazione e la relativa regolamentazione
giuridica.
• Archivistica elementare
• Riguarda le nozioni di base di questa
materia
• Archivistica tecnica
• Tratta dei metodi di classificazione,
ordinamento, conservazione e
riproduzione degli atti.
• Archivistica superiore
• Studia i metodi di ricerca storica sui
documenti d’archivio
• Esiste poi un’altra distinzione:
• Archivistica pura che concerne la
formazione, l’ordinamento,
l’inventariazione, la conservazione e lo
studio degli archivi
• Archiveconomia che si occupa
dell’organizzazione fisica degli archivi,
della sistemazione del materiale e
dell’arredo
• Legislazione archivistica riguarda le
norme che regolano la vita degli archivi.
• Le origini dell’archivistica
• L’archivistica è una scienza:
• Giuridica – perché la maggior parte degli
archivi ha valore giuridico
• Storica – perché gli archivi costituiscono la
fonte primaria per la storia di una comunità
o di un individuo.
• L’archivistica si collega infatti alla storia
del diritto e alla storia.
• Nasce ufficialmente nella seconda metà
del Settecento anche se in Italia le sue
radici sono più profonde. Nel XVIII secolo
in seguito alle riforme dell’assolutismo
illuminato, l’archivistica si trovò di fronte al
problema dell’ordinamento da dare ai
fondi, quando gli archivi di provenienza
diversa vennero concentrati in grandi
strutture.
• I materiali allora venivano ordinati per
materia o per ordine cronologico. Il
metodo per materia fu portato alle estreme
conseguenze da Luca Peroni, direttore
dell’Archivio di stato di Milano dal 1798 al
1832.
• Affermazione del metodo storico
• Successivamente ci fu una forte
opposizione all’ordinamento per materia,
una nota in Francia prescriveva di non
mescolare tra loro documenti provenienti
da fondi diversi.
• Il metodo storico propone di riordinare
l’archivio rispettandone il fondo,
ricostruendo l’organizzazione originaria
delle carte secondo il cosiddetto principio
di provenienza
• Il principio venne portato in auge da
Francesco Bonaini, accolto nel 1870 dalla
Commissione Cibrario e sancito a livello
legislativo dal R.D. n. 2552 del 1875.
• La figura più importante di archivista in
Italia fu Eugenio Casanova, che fondò la
prima rivista italiana di archivistica a livello
nazionale (Gli archivi italiani), promosse la
costituzione di un’associazione italiana di
archivisti, introdusse l’archivistica
nell’insegnamento universitario.
• Altri nomi importanti sono Giorgio Cencetti
che ha lavorato presso l’Archivio di Stato
di Bologna ed ebbe la cattedra di
paleografia e diplomatica a Bologna.
• La figura dell’archivista
• L’iter formativo degli archivisti è affidato
alle scuole di archivistica, paleografia e
diplomatica esistenti presso gli archivi di
Stato, oppure a corsi di specializzazione
esistenti presso le università.
• Oltre all’archivistica si studiano le seguenti
materie:
• - diplomatica – che studia le parti in cui è
strutturato il documento
• Sigillografia o sfragistica – che studia i
sigilli che venivano apposti sui documenti
antichi per la convalida
• Araldica – che studia gli stemmi di famiglie
gentilizie, di congreghe religiose, di gruppi
politici ecc.
• Paleografia – studio delle scritture antiche
• Cronologia – che studia i sistemi di
datazione in uso in varie epoche e in vari
paesi.
• Il personale archivistico è composto:
• - da personale archivistico con la laurea e
la specializzazione
• - da personale con il diploma di scuola
superiore
• - da impiegati di quadro esecutivo
• - da personale addetto ai depositi
• - da personale tecnico e amministrativo
• Il lavoro di competenza degli archivisti di
Stato prevede:
• - l’ordinamento dell’archivio e la
elaborazione di strumenti di ricerca
• - la conservazione dei documenti,
coadiuvato da personale tecnico addetto
al restauro e alla riproduzione
• - confronto con l’utenza, con gli studiosi,
con i privati, con gli uffici pubblici e istituti
privati.
• Prevede inoltre i rapporti con
l’amministrazione attiva per quanto
riguarda gli archivi correnti e la didattica e
le attività promozionali.
• I profili professionali sono:
• - Conservatore di un archivio notarile che
deve essere laureato in giurisprudenza e
avere la specializzazione in archivistica
• Archivista di stato deve essere laureato in
lettere o in giurisprudenza e avere il
diploma di specializzazione universitario o
della scuola di archivistica.