Mirella Mazzucchi - Biblioteca G.B. Ercolani - Università di Bologna
esempio di progetto: La gara dei periodici di Ateneo
Seminari organizzati dallo SBA
febbraio-maggio 2006
BIBLIOTECA ERCOLANI, UNIVERSITA’ DI BOLOGNA
Dai bisogni agli obiettivi
Già dal 1997 alcune biblioteche di ambito scientifico, per le quali gli abbonamenti
ai periodici costituivano la prima voce di spesa, avevano ritenuto utile procedere a
una gara unica per la fornitura delle riviste.
I risultati erano già evidenti: abbassamento dei costi, servizi aggiuntivi,
trasparenza dei dati tra le biblioteche, miglior servizio qualitativo.
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Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso le
Biblioteche dell’Ateneo
Pianificazione del Progetto:
1) Il capo progetto : coordinatore di progetto
2) Il team: coordinatore, coordinatori di lotti, gli addetti ai
periodici nelle strutture
3) Gli strumenti di gestione e pianificazione:
Capitolato tecnico, Piano temporale (Gantt)
4) Fonti: altri capitolati
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Metodologia di lavoro
Si costituisce il team di lavoro:
• un responsabile di lotto per ognuno dei 5 lotti
• Il coordinatore di progetto
• “volontari”
I lotti erano stati costruiti sulla base di richieste affini portate avanti
dalle biblioteche, quindi in parte rispecchiano l’ambito disciplinare,
in parte raggruppano biblioteche con le stesse esigenze
amministrative.
Il coordinatore di lotto aveva il compito nella fase progettuale di
portare avanti le esigenze delle biblioteche del proprio lotto/ settore
disciplinare. In fase avanzata, a gara attuata, ha funzionato come
anello di raccordo tra le strutture, il coordinatore della gara e le ditte.
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Esempio di stesura collettiva di capitolato tecnico
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Soluzioni adottate
Gara
comunitaria
(pubblico incanto)
durata 2002-2004
prorogata poi per altri 2
anni
(fino al 2006 compreso)
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Valutazione dei rischi
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Valutazione e previsione dei Rischi
Gara deserta
Percentuale alta
Aggiudicazione a Ditta non all’altezza
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Risultati ottenuti
Il numero delle Biblioteche aderenti ha ormai
raggiunto le 79 unità, rappresentando la quasi
totalità delle Biblioteche dell’Ateneo.
E’ aumentata la visibilità delle collezioni:
Razionalizzazione degli acquisti
eliminazione dei doppioni
integrazione dei posseduti
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Criticità
•Nel primo anno di gara il fornitore vincitore di alcuni lotti
non è stato all’altezza della mole di lavoro ed è stato
dichiarato decaduto.
•Dal secondo anno, con il
subentro del secondo
classificato, si sono finalmente ottenuti i risultati attesi,
tanto da arrivare a una proroga di altri due anni.
•Le percentuali di commissione di alcuni lotti sono
ancora troppo elevate, si deve lavorare nella prossima
gara per abbassarle.
•E’ ancora scarsa la consapevolezza del valore dei servizi
aggiuntivi ottenuti con la gara: si tende ancora a
ragionare sulla percentuale di commissione come unico
parametro di qualità.
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Esempio: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso
le Biblioteche dell’Ateneo
Impatti sui servizi , sui processi, sulla sicurezza
Punti di forza: novità, sperimentazione volontaria (da
35 a 80 biblioteche)
Punti di debolezza: sperimentazione volontaria,
incapacità di determinare il prezzo interno, o la
provenienza delle riviste, che a volte non è certa
Risorse: umane (i bibliotecari), finanziarie (il tempo
usato dalle persone ha un costo, fondi delle
strutture), logistiche (no), attrezzature (no)
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Esempio: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso
le Biblioteche dell’Ateneo
Tempi (pubblicazione del bando, aggiudicazione
in tempo)
Stakeholders: Ufficio contratti, Ufficio legale, i
bibliotecari, il Dirigente Responsabile del
contratto, i Direttori delle strutture, gli
informatici, lo SBA.
Formazione:
esterna a cura della Ditta
appaltatrice, interna a cura dei coordinatori di
lotto.
Sponsor: la Commissionaria / lo SBA
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Esempio: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso
le Biblioteche dell’Ateneo
La comunicazione all’interno del progetto: far circolare le
informazioni, produrre documentazione, verbali dei
gruppi, dare risalto alle iniziative di formazione.
Raccogliere le segnalazioni di malfunzionamento e
studiarle.
Valutazione: questionari elaborati sul gradimento da
parte delle strutture sui singoli servizi forniti. Strumenti
di miglioramento per la gara futura.
Prospettive: gara interateneo all’interno di Cipe o gara
interna?
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Strumenti software
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Conclusione
Un invito rivolto e a chi sta per esporre i progetti
dello SBA:
ponete attenzione non solo ai contenuti, ma
anche alla metodologia usata nei vari progetti
E ora, per parafrasare il titolo di un gioco di società
di mia figlia:
VIA alla “Parata degli Elefanti!!!”
(che nessuno si offenda, spero…)
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