Il software Aleph
caratteristiche e funzionalità
Aleph500
versione 16.02
Architettura del sistema
Interfaccia GUI e interfaccia Web
Moduli e funzionalità
Database bibliografici, di autorità, amministrativi
Il modulo Catalogazione
seminario a cura di Libera Marinelli
Università di Genova - Centro di servizi per il Coordinamento
del Sistema Bibliotecario di Ateneo
nell’ambito dell’insegnamento di
Teorie, tecniche e tecnologie per le biblioteche e gli archivi
tenuto dal prof. Graziano Ruffini
Firenze,, Università degli studi, 13 maggio 2009
Architettura del sistema
Aleph: Authomated
Library System
da Authomated Library
Expanded Program
Prodotto da Ex-Libris
Distribuito in Italia da
Atlantis
Caratteristiche:
Sistema client server
Flessibilità
Modularità
Gui Client
Www Client
Z39-50 Client
Aleph PC Server
Aleph Www Server
Aleph Z39-50 Server
Dati contenuti:
codifica Unicode a 8
bit (UTF-8) per dati
bibliografici e
amministrativi per il
supporto di diversi
alfabeti
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Aleph application
services API’s
Supporta gli standard.
Unimarc
Marc21
I/O Engine
Database Oracle
Firenze, 13 maggio 2009
6 moduli, 2 interfacce:
gestione integrata di documenti e servizi
La RICERCA è INTEGRATA
in TUTTI i MODULI
Interfaccia Modulo
Descrizione
GUI
ACQ/SER
- Gestione di ORDINI, FATTURE, FORNITORI,
ALEPHADM
Configurazione del client, gestione delle tabelle
Catalogazione
CATALOGAZIONE DI REC. BIBLIOGRAFICI,
DI AUTORITÀ, DI COPIA, servizi relativi alla
Catalogazione
Circolazione
PRESTITI/RESTITUZIONI,PRENOTAZIONI,
GESTIONE UTENTI del prestito, servizi relativi
alla Circolazione
ILL
PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO, sia in
entrata che in uscita, servizi relativi a ILL
Opac Web
RICERCHE SUL CATALOGO, ACCESSO A
SERVIZI PERSONALIZZATI
(graphical user
interface, per
gli operatori)
WEB
(per gli utenti)
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BUDGET, ARRIVI, SOLLECITI, servizi relativi
alle Acquisizioni
- Gestione delle SOTTOSCRIZIONI,
SCHEDULAZIONE, CONTROLLO FASCICOLI E
COPIE, SOLLECITI, servizi relativi ai Periodici
Firenze, 13 maggio 2009
Tipi di record e database che li
contengono
o I database bibliografici
•
(BIB): contengono registrazioni bibliografiche
A Genova 3 diversi DB bibliografici: GEN01, GEN02, GEN03 - circa 750.000 record
o I database di autorità (AUT):
contengono record di autorità per le forme accettate delle
intestazioni e le relazioni tra le intestazioni
•
A Genova 2 DB di autorità: GEN10: autori, titoli uniformi; GEN11: soggetti – circa 450.000 record
o I database amministrativi (ADM):
contengono dati su: acquisizioni, sottoscrizioni,
circolazione. Nell’installazione genovese contengono anche i dati di copia – circa 1.000.000 copie
•
Installazione multi-adm: GEN50, GEN51, GEN52
o Il database ILL:
•
contiene le richieste ILL in entrata e in uscita
A Genova: GEN20 – circa 2000 record
o Inoltre: il database utenti: contiene dati generali sugli utenti e sullo staff
•
o
PWD50 - circa 110.000 utenti
[Il database di holdings (HOL); Il database Course Reading (CR) (non usati nell’installazione genovese)]
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Firenze, 13 maggio 2009
Relazioni tra database
(esemplificazione della realtà SBI Genova)
GEN10
DB AUT
GEN11
DB AUT
GEN01
DB BIB
GEN02
DB BIB
GEN03
DB BIB
GEN20
DB ILL
GEN50
DB ADM
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GEN52
DB ADM
PWD50
DB utenti
GEN51
DB ADM
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Chi partecipa al Catalogo SBI
Partner:
o Sistema Bibliotecario di Ateneo-Sistema Bibliotecario Urbano
o
Accademia Ligure di Scienze e Lettere, Società Ligure di Storia Patria
Biblioteche:
o Per SBA: 14 CSB (centri di servizi bibliotecari), 3 poli, 91 raccolte librarie
o Per SBU: 2 biblioteche centrali, 13 biblioteche di Municipio, 3 biblioteche
specializzate
o Le biblioteche degli altri partner:
•
•
Accademia Ligure di Scienze e Lettere
Società Ligure di Storia Patria
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Firenze, 13 maggio 2009
BARRA DEL
TITOLO:
Informa sul
modulo aperto,
sulla versione
Aleph installata,
sulla base a cui si
è collegati,
sull’indirizzo del
server
BARRA COPIE
per caricare una
copia
TAB:
FUNZIONALITA’
BARRA DEI MENU:
presenta tutte le
funzionalità e i servizi del
modulo
BARRA CATALOGAZIONE:
inf. brevi sul rec.,carica rec., apre
template,salva rec., modifica
visualizzazione, apre rec. in acq
Il modulo CATALOGAZIONE: una veduta
d’insieme
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Il modulo catalogazione: generalità
o Ricercare, catalogare, modificare, eliminare RECORD
BIBLIOGRAFICI, DI AUTORITÀ E DI COPIA
o INTERROGARE PER PAROLA E PER SCORRIMENTO LISTE i
cataloghi del sistema e, via Z39-50, cataloghi esterni
o IMPORTARE RECORD PRECOMPILATI in formato Unimarc o Marc21
da altre basi via Web e via Z39-50
o Passare alla VISUALIZZAZIONE WEB E COLLEGAMENTI
ESTERNI (full text)
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Il modulo catalogazione: altre funzionalità
o TASTIERA VIRTUALE: grazie alla codifica Unicode a 8 bit (UTF-8) dei dati
bibliografici e amministrativi rende possibile la gestione di caratteri di
alfabeti diversi (segni diacritici per l’alfabeto latino, caratteri cirillici, arabi,
ebraici…)
o CORREZIONE DI INTESTAZIONI presenti in liste e sostituzione
automatica delle forme corrispondenti nei record bibliografici
o CORREZIONE DI RECORD DI AUTORITÀ e sostituzione automatica delle
forme corrispondenti nei record bibliografici
o SPOSTAMENTO DI ORDINI, COPIE, SOTTOSCRIZIONI E FASCICOLI
da un record a un altro
o PROCEDURE DI RECUPERO, STAMPA, MANUTENZIONE interne al modulo
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Il modulo Catalogazione:
sequenza logica delle operazioni
Il record bibliografico
è presente nel Catalogo
Controllare
collocazione e
status di
prestabilità
Passare al mod.
CIR per le
operazioni
connesse
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Modificare
record (TAB
Records)
Aggiungere,
modificare,
cancellare
copia (TAB
Copie)
Passare al modulo
ACQ/SER
Aggiungere nuovo
ordine
Aggiungere,
modificare, subs
Registrare
l’arrivo di un
fascicolo
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Il modulo Catalogazione:
sequenza logica delle operazioni/2
Il record bibliografico non
è presente nel Catalogo
Catalogare il record o
ricercarlo in altri
cataloghi e importarlo
(TAB Records)
Aggiungere
copia
(TAB Copie)
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Passare ad
ACQ/SER per
creare e
inviare un
ordine
(aggiungere
una copia e
prenotarla)
Passare ad
ACQ/SER per
aprire una subs,
creare la
schedulazione e
registrare i
fascicoli
Firenze, 13 maggio 2009
La TAB Ricerca:
per produrre, visualizzare, stampare, salvare e
spedire set di ricerca, scorrere indici e operare sulle intestazioni,
salvare record in formato adatto alla catalogazione
Pannello per affinare la
ricerca
Modalità di ricerca:
Per parola (Trova)
Per scorrimento liste
(Scorri)
Finestra di ricerca
Pulsanti per operare sui
set di ricerca
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Firenze, 13 maggio 2009
La TAB Record: per catalogare, modificare,
cancellare un record
Icone per attivare
funzionalità
Editor di
catalogazione
Record
manager
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Messaggi, Aiuto sul
campo, browser
Firenze, 13 maggio 2009
La TAB Copie:
per creare, modificare, cancellare una copia
Albero
delle
copie
Lista delle
copie
Scheda di copia
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Le funzionalità di ricerca
o
o
o
o
o
o
o
Ricerca SUI CATALOGHI DEL SISTEMA O SU CATALOGHI ESTERNI
RICERCA DI UNA O PIÙ PAROLE contenute all’interno di uno o più campi, utilizzando
gli operatori booleani AND, OR, NOT
Ricerca CCL
RICERCA PER SCORRIMENTO INDICI con troncamento a destra
Uso di caratteri jolly ? * (per mascherare una o più lettere), # (per mascherare una
lettera). % (per indicare la prossimità)
Indici interrogabili:
•
Per parola: (parole del) titolo, autore, collana, luogo di pubblicazione, editore, soggetto, accesso per luogo,
•
Per scorrimento liste: titolo, autore, luogo, collana, classificazione, soggetto …
anno, collocazione, n. sistema, codice a barre, ISBN, ISSN, inventario, materia periodico elettronico, nuove
accessioni oppure TUTTI i precedenti
I set di ricerca prodotti possono essere affinati o incrociati
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Ricerca base nel catalogo generale : esempi
Ricerca base:
Parole del titolo=diritto commerciale
And
Anno=200?
Not
Parole dell’autore=campobasso
E’ possibile selezionare un set e affinare la
ricerca con altri criteri
Oppure selezionare più set e incrociarli tra di
loro
Stampare, inviare per mail o salvare sul client i set in visual. Scheda/Marc - html o txt
Salvare sul server il set di ricerca
Richiamare i set di ricerca salvati sul server
Visualizzare i set di ricerca
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Ricerca CCL
o
Consente di effettuare una ricerca utilizzando il Common
Command Language (CCL). Aleph prevede la possibilità di digitare
le query di ricerca in modo esplicito utilizzando codici prestabiliti
e gli operatori booleani: AND, OR, NOT
wrd=diritto commerciale campobasso
ddc=945
wti=diritto commerciale and wau=
campobasso and wyr=1998
sub=ambiente naturale tutela italia
wti=diritto commerciale and
wau=campobasso not wyr=1998
col=eco storia?
wti=diritto commerciale and
wau=campobasso not wyr=1998 or 2001
isbn=8884516374
isbn=888451?
wft=a
formati bibiogr.: BK, SE, A, CF, VM, ES, SP
tit=harry pot?
wld=s and wl2=l
srs=collana dell’università?=7
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o ddc=945?
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Scorri: la ricerca per scorrimento di indici
La ricerca per scorrimento consente
di scorrere una lista alfabetica di
intestazioni (autori, titoli, serie,
soggetti, collocazioni …
La ricerca può essere troncata a
destra
Colonne visualizzate:
N. doc: numero documenti associati
all’intestazione; ++ significa molti doc.
Rinvio: se è presente + significa che
l’intestazione ha un rinvio ad altra forma
1.Espandi: per vedere n. di
sistema del rec. Auth., forme
scartate e correlate
2.Salva come set
Intestazione: si visualizza l’intestazione
3.Correggi intestazioni
Info auth.: se l'intestazione è legata a un
record di authority, dettagli di questo record
sono visualizzati nella colonna
4.Visualizza
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Visualizza: visualizzazione di più doc. estratti
Ordina
Salva come
Miei record
Cataloga
Visualizzazione
Lista Breve
Visualizzazione
Record completo
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Altri record
Intestazione
Esterno
Legame
Lista copie
Catalogazione
Copie
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Visualizzazione di un unico documento
estratto
E’ sempre necessario visualizzare il record in formato
completo per permettere di vedere:
legami con altri periodici
consistenza e copie possedute
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Firenze, 13 maggio 2009
Altri formati di visualizzazione: Scheda
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Firenze, 13 maggio 2009
Altri formati di visualizzazione: Unimarc
E’ visibile il formato
Unimarc del record,
opportunamente
formattato per una
migliore leggibilità
Sono visibili
etichette, indicatori
e sottocampi.
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Come si presenterebbe un record Unimarc
se lo si aprisse senza il visualizzatore
Aleph
Una stringa unica (qui visualizzata su righe diverse) comprendente:
Record Label (24 caratteri): dati relativi alla struttura del record perché possa essere processato
Directory: elenco dei campi (il TAG di ciascun campo+lunghezza+posizione iniziale di ciascun campo,
es. )
Data Fields: Informazioni contenute nei campi (es. 1 aDiritto commercialefGian Franco
Campobasso)
R/T: separatore di record
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Catalogazione di un record
bibliografico: operazioni
Catalogare il record utilizzando un
template (bozza di catalogazione in parte
precompilata) adatto al tipo di documento e
compilando i campi richiesti
Registrare i
collegamenti ad altri
record utilizzando le
etichette di legame
per i legami
gerarchici, paralleli o
verso altre edizioni
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Registrare i
collegamenti al
full-text
oppure
Importare il record da un catalogo esterno
(via WEB o via Z39-50) utilizzando le
procedure di conversione predisposte,
integrando i dati presenti con altri opportuni
Registrare i
collegamenti ai
record di
autorità, creando
se necessario
nuovi record nei
database di
autorità
Salvare il record e
creare la copia
(monografie) o la
sottoscrizione, il
piano di
schedulazione e i
fascicoli (periodici).
Per la gestione della
sottoscrizione si
passa al modulo
ACQ/SER
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Template e formati proprietari
•
Per ogni tipo di documento:
•
Sono previste dalle regole di catalogazione opzioni descrittive specifiche
•
Sono previste da Unimarc etichette specifiche
•
SI POSSONO PREDISPORRE IN ALEPH TEMPLATE SPECIFICI (bozze di
catalogazione in parte precompilate):
• Template per monografie a stampa
• Template per periodici a stampa
• Template per libro antico
• Template per videoregistrazioni
• Template per spogli
• …
•
VIENE UTILIZZATO IL CAMPO PROPRIETARIO ALEPH (NON STANDARD)
FMT PER CREARE PARTIZIONI LOGICHE DEL CATALOGO (monografie,
periodici, libri antichi e di pregio …)
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Un record bibliografico: struttura
Record label
0.Blocco
identificativo
1.Blocco informazioni
codificate
2.Blocco informazioni
descrittive
3.Blocco note
4. Blocco legami
6.Blocco
soggetti e
classi
5. Blocco titoli in
relazione
7.Blocco di responsabilità
8.Blocco delle fonti
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9.Blocco uso locale
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Catalogazione di una monografia
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Catalogazione di una monografia
in più volumi (parti): legami gerarchici
Record di unità singola (figlio)
Record di insieme (padre)
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Catalogazione di un periodico
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I legami PAR tra record di periodici
(es. cambiamenti di titolo in ordine temporale et. 430/440)
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Firenze, 13 maggio 2009
Come si visualizzano i legami PAR
tra record di periodici
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Generazione del record di autorità
(se necessario)
Da Edita è disponibile la funzione
Italian button per generare i record
di autorità sulla base del contenuto
del campo 7xx del record
bibliografico
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Il collegamento tra il DB bibliografico e
il DB di autorità
Record bibliografico
Record di autorità
Record bibliografico
Record bibliografico
Il collegamento tra DB bibliografico e DB di autorità si verifica:



quando la forma dell’autore presente nel campo 7xx (700, 701, 702, 710, 711, 712) di ciascun record
bibliografico (GEN01) collegato a quell’autore corrisponde alla forma presente nel campo 2xx (200,
210, 215) dell’unico record di autorità per quell’autore (GEN10);
quando la forma del titolo uniforme presente nel campo 500 del record bibliografico (GEN01)
corrisponde alla forma presente nel campo 230 dell’unico record di autorità per quel titolo (GEN10);
quando la forma del soggetto presente nel campo 610 di ciascun record bibliografico cui è stato
attribuito quel soggetto (GEN01) corrisponde alla forma presente nel campo 250 dell’unico record di
autorità per quel soggetto (GEN11)
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Il collegamento tra il DB bibliografico e
il DB di autorità. 2
Record di autorità
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Record
bibliografico
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Un record di autorità in GEN10: struttura
Leader
0.Blocco
identificativo
1.Blocco informazioni
codificate
2.Blocco intestazione
4.Blocco tracciato rinvio
6.Blocco classificazione
(non presente)
3.Blocco note
informative
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5. Blocco tracciato
rinvio reciproco
8.Blocco delle fonti
7.Blocco legami intestazioni
parallele (non utilizzato)
9.Blocco uso locale (non
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13 maggio 2009
utilizzato)
Record di autorità
autore personale
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Record di autorità-ente
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Record di autorità
Titolo uniforme
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Firenze, 13 maggio 2009
La relazione di successione temporale tra
due enti: il tracciato di rinvio reciproco
Per tracciare la storia di un ente ed esprimere il
rapporto che esiste tra nomi diversi assunti
successivamente si utilizzano i campi del
blocco 5xx compilando il tracciato di rinvio in
uno solo dei due record
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Firenze, 13 maggio 2009
Record di autorità soggetti
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Creazione della copia fisica-Monografie
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Le fasi della gestione amministrativa
del periodico

Si passa al modulo ACQ/SER per:

Apertura della sottoscrizione

Apertura o eventuale modifica della schedulazione

Apertura dei fascicoli

Registrazione dell’arrivo dei fascicoli

Rilegatura dell’annata e creazione del volume
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Firenze, 13 maggio 2009
Le fasi della gestione amministrativa
del periodico: la sottoscrizione
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Le fasi della gestione amministrativa
del periodico: la schedulazione
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Le fasi della gestione amministrativa
del periodico: l’arrivo del fascicolo
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Le fasi della gestione amministrativa
del periodico: la rilegatura
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Procedure di recupero e stampa
(e invio per e-mail) di elenchi di record:
il menu Servizi e il Task manager
o
Il menu Servizi permette esecuzione di procedure di recupero e stampa, manutenzione,
statistiche
o
Le procedure di recupero e stampa producono file di numeri di sistema o file di stampa
o
I processi avviati sono monitorabili attraverso il Menu Aleph, Task manager
o
I report di stampa possono essere stampati o inviati via mail attraverso il Menu Aleph,
Task manager
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Firenze, 13 maggio 2009