Si pubblica di seguito l’aggiornamento del Titolario (piano di classificazione e piano di
conservazione) del Consiglio regionale del Lazio approvato con determinazione del
Segretario Generale n. 178 del 7 aprile 2006.
Tale aggiornamento è stato elaborato nel corso del 2009 dalla dott.ssa in archivistica
Arianna Franceschini coadiuvata dal gruppo di lavoro sui flussi documentali
(determinazione 443/2009) ed è stato inoltrato dal Segretario Generale, per le valutazioni
di competenza, al Soprintendente Archivistico del Lazio nonché alla Direzione Generale
degli Archivi del MiBAC.
I caratteri in rosso evidenziano le successive proposte di modifica concordate.
CONSIGLIO REGIONALE DEL LAZIO
PIANO DI CLASSIFICAZIONE
E
PIANO DI CONSERVAZIONE
(Aggiornamento del Titolario approvato con determinazione
del Segretario Generale n. 178 del 2006)
Titolario di classificazione del Consiglio regionale del Lazio.
Il presente documento costituisce la seconda versione del Titolario di classificazione adottato nel 2003 e approvato dalla
Soprintendenza archivistica per il Lazio. La versione attuale, pur rispecchiando di massima l’impostazione del titolario
precedente, presenta l’implementazione di alcune voci.
Nella stesura del documento si è tenuto conto della determinazione del Segretario generale n. 240/2007, Gestione unica e
coordinata dei documenti, a norma dell’art. 50, c. 4 del Dpr 445/2000, con la quale l’intero Consiglio regionale, costituito da
tutte le strutture generali e periferiche viene individuato quale unica Area organizzativa omogenea. Sono stati quindi inseriti
all’interno della struttura del titolario gli Organi di controllo, vigilanza e garanzia: Difensore civico, Consulta femminile,
Comitato regionale per le comunicazioni, Comitato regionale dell’economia e del lavoro, Garante dell’infanzia, Garante dei
detenuti.
Sono state apportate modifiche alle voci che individuavano attività e procedure modificate nel corso del tempo, quale
quella relativa ai corsi di formazione, non più gestiti dalla Giunta regionale, e ai procedimenti relativi all’individuazione degli
obiettivi e al Nucleo di valutazione.
E’ stata implementata la descrizione delle voci relative all’attività di gestione del sistema documentario, non presenti nella
prima versione, e sono state inserite le attività relative alla Prevenzione e sicurezza sul lavoro e alla Tutela della riservatezza.
Alcuni servizi, in passato gestiti attraverso convenzioni con ditte esterne, sono stati ricondotti alla gestione interna del
Consiglio.
Alcune voci sono ancora in via di definizione, a causa della formazione recentissima di alcune strutture, la cui attività non
si è ancora dotata di procedure stabili e definite (Cfr. Comitato delle autonomie locali e Comitato regionale dell’economia e del
lavoro).
Non sono state apportate modifiche, infine, al piano di conservazione, se non per quanto riguarda le voci di recente
istituzione.
Per una più agevole lettura è stata modificata la numerazione dei livelli, che nella prima versione presentavano salti di
numerazione nelle voci (5, 10, 15, 20 ecc.): la presente versione articola le voci seguendo una numerazione progressiva (1,2,3,
ecc.).
1
Voci di primo livello
01.00.00 Attività legislativa, regolamentare e politico-amministrativa
02.00.00 Difensore civico
03.00.00 Comitato regionale per le comunicazioni
04.00.00 Consulta femminile
05.00.00 Gruppi consiliari
06.00.00 Garante detenuti
07.00.00 Comitato per le autonomie locali
08.00.00 Comitato regionale economia e lavoro
09.00.00 Garante per l’infanzia
10.00.00 Attività di controllo contabile
11.00.00 Affari elettorali
12.00.00 Pubblicità situazione patrimoniale consiglieri e amministratori pubblici
13.00.00 Servizi ai gruppi consiliari e consiglieri
14.00.00 Consulenza giuridico legislativa
15.00.00 Rapporti con l’esterno
16.00.00 Organizzazione e controllo interni
17.00.00 Sistemi informativi
18.00.00 Gestione delle risorse umane
19.00.00 Gestione delle risorse finanziarie
20.00.00 Gestione delle risorse strumentali
2
01.00.00 Attività legislativa, regolamentare e politico-amministrativa
01.01.00 Attività aula
01.01.01 Proposte di legge regionale
Proposta di legge con allegati; documentazione sulla verifica della ricevibilità della proposta; lettere di assegnazione alle commissioni e lettere di
trasmissione ai consiglieri; estratto del verbale della seduta relativo alla discussione del provvedimento;emendamenti e pareri commissioni; verbale per
appello nominale; atto licenziato.
ILLIMITATO
01.01.02 Proposte di delibera consiliare
Proposta di deliberazione consiliare con allegati; documentazione relativa alla verifica della ricevibilità della proposta;lettere di assegnazione alle
commissioni e lettere di trasmissione ai consiglieri; estratto del verbale della seduta Aula relativo alla discussione sul provvedimento; verbale per appello
nominale; emendamenti e pareri commissioni; atto licenziato; lettera per pubblicazione delibera consiliare.
ILLIMITATO
01.01.03 Nomine e designazioni
Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati ai singoli organismi dell’ente. Ciascun sottofascicolo contiene: bando pubblico; documentazione relativa ai
candidati (curriculum); delibera di nomina/designazione; eventuale decreto di nomina del presidente del Consiglio regionale con poteri di surroga.
ILLIMITATO
01.01.04 Schemi di deliberazione di Giunta regionale
Schema di deliberazione; parere della commissione; corrispondenza con la Giunta regionale
ILLIMITATO
01.01.05 Ordini del giorno
Ordine del giorno; stenografico della votazione sull’ordine del giorno; corrispondenza con la Giunta regionale
ILLIMITATO
01.01.06 Risoluzioni
Risoluzione; corrispondenza con la Giunta regionale
ILLIMITATO
01.01.07 Mozioni
Mozione; corrispondenza con la Giunta regionale
3
ILLIMITATO
01.01.08 Interpellanze
Interpellanza; corrispondenza con la Giunta regionale
ILLIMITATO
01.01.09 Interrogazioni
Stenografico dell’Aula o risposta scritta della Giunta regionale
ILLIMITATO
01.01.10 Referendum enti locali
Verbale ricevimento richiesta di referendum e delibera richiesta di referendum; verbali e documentazione relativi all’attività dell’Ufficio centrale regionale
per il referendum
ILLIMITATO
01.01.11 Proposte di legge enti locali
Proposta di legge; deliberazioni degli enti locali; verbale di deposito della proposta di legge; deliberazione di regolarità formale
ILLIMITATO
01.01.12 Proposte di regolamento e di provvedimento enti locali
Proposta di regolamento o di provvedimento; deliberazioni degli enti locali; verbale di deposito della proposta di regolamento o di provvedimento;
deliberazione di regolarità formale
01.01.13 Voti
Deliberazioni enti locali; lettera di assegnazione alle commissioni; parere delle commissioni
ILLIMITATO
01.01.14 Referendum di iniziativa popolare
Verbale ricevimento richiesta di referendum; verbali e documentazione relativi all’attività dell’Ufficio centrale regionale per il referendum;
documentazione relativa al rimborso spese
ILLIMITATO
01.01.15 Proposte di legge di iniziativa popolare
Verbale comunicazione iniziativa; proposta di legge e documentazione prescritta dalla normativa vigente; verbale di deposito della proposta di legge e
documentazione relativa; deliberazione di regolarità formale; documentazione relativa al rimborso spese
ILLIMITATO
01.01.16 Proposte di regolamento e di provvedimento ad iniziativa popolare
4
Verbale comunicazione iniziativa; proposta di regolamento o di provvedimento;documentazione prescritta dalla normativa vigente; verbale di deposito
della proposta di regolamento o di provvedimento e documentazione relativa; deliberazione di regolarità formale; documentazione relativa al rimborso
spese
ILLIMITATO
01.01.17 Petizioni
Petizione; lettera di assegnazione alle commissioni; pareri delle commissioni
ILLIMITATO
01.01.18 Istanze
Istanza; lettera di assegnazione alle commissioni; pareri delle commissioni
ILLIMITATO
01.01.19 Redazione ordine del giorno e convocazione
Comunicazioni del presidente del Consiglio regionale; ordine del giorno e convocazione
ILLIMITATO
01.01.20 Verbale sedute Aula e verifica numero legale
Verbale e verbale di verifica numero legale
ILLIMITATO
01.01.21 Resoconti e registrazioni
Resoconto stenografico, registrazione audio
ILLIMITATO
01.01.22 Corrispondenza di carattere generale
Comunicazioni presenze al Servizio consiglieri ecc.
1 ANNO
01.02.00 Presidente
Le voci di classificazione si riferiscono anche all’attività del vice-presidente e all’attività del segretario consigliere nel caso in cui questi esercitino funzioni e
competenze delegate dal presidente
01.02.01 Decreti del presidente del Consiglio regionale
5
Registro decreti presidente del Consiglio regionale e raccolta cronologica
ILLIMITATO
01.02.02 Circolari
Raccolta cronologica circolari presidente del Consiglio regionale
ILLIMITATO
01.03.00 Ufficio di presidenza
01.03.01 Atti seduta
Convocazione; ordine del giorno, firme; materiale di supporto per la discussione (relazioni, appunti eccetera); verbale in bozza; verbale approvato
ILLIMITATO
01.03.02 Deliberazioni
Schema di deliberazione; deliberazione con allegati; lettera di trasmissione agli uffici competenti
01.03.03 Decisioni
Elenco decisioni con allegati; lettera di trasmissione agli uffici competenti
ILLIMITATO
01.04.00 Giunta per le elezioni
01.04.01 Convocazione
Convocazioni Giunta per le elezioni
ILLIMITATO
01.04.02 Cariche e uffici ricoperti dai consiglieri eletti
cariche e uffici ricoperti dal consigliere eletto; eventuali istanze e ricorsi, ecc.
ILLIMITATO
01.04.03 Surroghe
Fascicoli nominativi: dimissioni, convocazione,verbali riunione, verbali prefettura, elenchi degli eletti, decreto del presidente del Consiglio
ILLIMITATO
01.05.00 Attività commissioni
01.05.01 Corrispondenza di carattere generale
Comunicazioni presenze al Servizio consiglieri ecc.
1 ANNO
01.05.02 Insediamento della commissione
Deliberazione consiliare di istituzione della commissione (o legge regionale)nel caso delle commissioni di inchiesta); decreto del presidente del Consiglio
regionale di costituzione della commissione; convocazione del presidente del Consiglio regionale per elezione dell’Ufficio di presidenza della commissione
6
(comprensiva dell’ordine del giorno); fogli presenza; verbale seduta; schede elezioni; eventuali comunicazioni di richiesta sostituzione membri della
commissione
ILLIMITATO
01.05.03 Sedute esame atti assegnati
Fascicolo articolato in una parte generale contenente convocazione, ordine del giorno, fogli presenza e verbale, e sottofascicoli per tipologia di atto
assegnato: 1. Proposta di legge (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti, emendamenti, eccetera, parere commissione atto licenziato e lettere di
trasmissione parere); 2. Proposte di deliberazione consiliare (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti, emendamenti, eccetera, parere commissione
atto licenziato e lettere di trasmissione parere); 3. Rinvii in commissione dall’Aula (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti, emendamenti, eccetera,
parere commissione atto licenziato e lettere di trasmissione parere);4. Schemi di deliberazione di Giunta regionale (atto, lettera di assegnazione, memorie,
appunti, emendamenti, eccetera, parere commissione atto licenziato e lettere di trasmissione parere); 5. Ratifiche (atto, lettera di assegnazione, parere
commissione atto licenziato e lettere di trasmissione parere); 6. Schemi di decreto del presidente della Giunta regionale (atto, lettera di assegnazione, parere
commissione atto licenziato e lettere di trasmissione parere); 7. Seguito sentenze Corte costituzionale (atto, lettera di assegnazione);8. Programma e
calendario dei lavori;9. Comunicazioni presenze al servizio consiglieri
ILLIMITATO
01.05.04 Audizioni e visite conoscitive
Richiesta,convocazione, fogli presenza partecipanti audizione; istanze e documentazione presentata dai partecipanti; resoconto o verbale; eventuali
registrazioni audio; corrispondenza tra commissione e richiedenti e/o invitati all’audizione
ILLIMITATO
01.05.05 Ispezioni sull’operato della Giunta regionale
Avviso di ispezione; verbale ispezione; ecc.
ILLIMITATO
01.05.06 Commissioni d’inchiesta
Convocazione; ordine del giorno; fogli presenza; verbale; memorie e documenti sull’attività d’inchiesta e delle eventuali ispezioni; corrispondenza;
relazione conclusiva dell’inchiesta
ILLIMITATO
01.05.07 Studi e ricerche in convenzione
Atti convenzione: decisione dell’Ufficio di presidenza della commissione; richiesta di consulenza; atti preparatori della convenzione; convenzione e
contratto; documenti scientifici: relazioni periodiche e relazione finale; documenti contabili; eventuale attività editoriale
ILLIMITATO
01.05.08 Convegni e iniziative
7
Richiesta all’Ufficio di presidenza del Consiglio regionale; deliberazione dell’Ufficio di presidenza del Consiglio regionale; programma convegno; inviti e
brochure; comunicati stampa; registro firme partecipanti; eventuali registrazioni audio o video; atti del convegno
ILLIMITATO
01.06.00 Giunta per il regolamento
01.06.01 Nomina, composizione e variazioni
Nomina da parte del presidente del Consiglio regionale; eventuali variazioni composizione
ILLIMITATO
01.06.02 Proposte di modifica regolamento consiliare
Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale; memorie, appunti, parere; lettera di trasmissione parere ai consiglieri
ILLIMITATO
01.06.03 Interpretazione del regolamento consiliare
Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale;memorie, appunti, parere;lettera di trasmissione ai consiglieri
ILLIMITATO
01.06.04 Risoluzione conflitti di competenza tra commissioni
Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale; memorie, appunti, ecc.; parere; lettera trasmissione alle commissioni e
consiglieri;presenze/assenze
ILLIMITATO
01.07.00 Conferenza dei presidenti dei gruppi consiliari
01.07.01 Composizione e variazioni della Conferenza
Comunicazioni dei gruppi consiliari
ILLIMITATO
01.07.02 Atti sedute
Convocazione; ordine del giorno; ordine del giorno della Conferenza successiva; fogli firma; resoconto seduta; elenco argomenti già iscritti all’ordine del
giorno dell’Aula; documenti priorità della Giunta regionale e dei gruppi consiliari; programma bimestrale e calendario quindicinale lavori Aula. Nel caso
in cui la convocazione della Conferenza dei presidenti dei gruppi consiliari avvenga durante i lavori dell’Aula, nei fascicoli non saranno presenti né la
convocazione né l’ordine del giorno
ILLIMITATO
01.07.03 Programma e calendario
Programma e calendario; lettere di trasmissione
ILLIMITATO
01.07.04 Corrispondenza di carattere generale
Comunicazioni al servizio consiglieri presenze/assenze membri Conferenza, ecc.
8
1 ANNO
01.08.00 Fascicoli consiglieri
Dati anagrafici del consigliere
ILLIMITATO
02.00.00 Difensore civico
02.01.00 Disposizioni e direttive
02.02.00 Elezione
Deliberazione di elezione del Consiglio regionale
ILLIMITATO
02.03.00 Attività di verifica
Fascicoli numerati progressivamente contenenti: richiesta di cittadini/associazioni; relazioni relative all’attività di verifica svolta motu proprio dal Difensore
civico; materiale per la fase istruttoria; risposta del Difensore civico
ILLIMITATO
02.04.00 Comunicazione attività
Relazioni annuali a presidenti della Giunta regionale e del Consiglio regionale, ai presidenti di Camera e Senato; lettere di trasmissione e relazioni
ILLIMITATO
03.00.00 Comitato regionale per le comunicazioni (Corecom)
03.01.00 Disposizioni e direttive
Normativa e disposizioni di massima
5 ANNI
03.02.00 Nomina e costituzione
Atti di nomina del Presidente e del comitato; cessazione, revoca cause di incompatibilità, nomina Vicepresidente e corrispondenza relativa
ILLIMITATO
03.03.00 Atti seduta Convocazioni; Verbali di seduta e materiali di supporto
ILLIMITATO
03.05.00 Vigilanza
03.05.01 Campagna elettorale radiotelevisiva In via di definizione
9
03.05.02 Inquinamento elettromagnetico In via di definizione
03.06.00 Archivio dei siti In via di definizione
03.07.00 Censimento dell’editoria regionale In via di definizione
03.08.00 Regolazione accesso radiofonico e televisivo regionale In via di definizione
03.09.00 Rilevazioni e studi sulle imprese regionali di comunicazione In via di definizione
03.10.00 Funzioni delegate dall’Autorità In via di definizione
03.11.00 Relazione programma attività al Consiglio regionale e all’Autorità nazionale In via di definizione
03.12.00 Formazione sulla comunicazione In via di definizione
03.13.00 Attività di consultazione In via di definizione
03.14.00 Conciliazioni (verbali di conciliazione) In via di definizione
04.00.00 Garanzia e promozione della parità tra uomo e donna
04.01.00 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa generale
5 ANNI
04.02.00 Insediamento
Decreto del presidente della Giunta regionale; elenco delle associazioni; nomina della presidente
ILLIMITATO
04.03.00 Atti seduta
Convocazione, ordine del giorno, fogli presenza e verbale e sottofascicoli di pareri e proposte
ILLIMITATO
04.04.00 Rapporti con organismi extraregionali
04.04.01 Corrispondenza di carattere generale
Fascicoli per materia
5 ANNI
04.04.02 Riunioni e sedute
Convocazione, ordine del giorno, fogli presenza e verbale e sottofascicoli di pareri e proposte
ILLIMITATO
04.05.00 Gruppi di lavoro per studi e ricerche
Composizione Gruppo di lavoro; materiale di studio; calendario riunioni; verbali riunioni; indirizzario partecipanti
ILLIMITATO
04.06.00 Organizzazione e partecipazione eventi
10
Richiesta autorizzazione; autorizzazione dell’Ufficio di presidenza; invito; richiesta locali; master materiale distribuito; note spesa; inviti; scheda di
partecipazione, materiale distribuito
ILLIMITATO
04.08.00 Attività editoriale
Corrispondenza con l’editore; pubblicazione
ILLIMITATO
05.00.00 Gruppi consiliari
05.01.01. Costituzione gruppo consiliare
Convocazione, verbale, comunicazioni di costituzione e/o variazione al presidente del Consiglio regionale
ILLIMITATO
05.01.02 Programmazione attività Convocazione, ordine del giorno, foglio presenze, verbale ecc.
ILLIMITATO
05.04.03 Presentazione provvedimenti
Fascicoli intestati ai singoli provvedimenti
ILLIMITATO
05.04.04 Studi e ricerche
Proposte, bozze relazioni e testo finale
ILLIMITATO
05.04.05 Organizzazione e partecipazione eventi Richiesta spazi, materiali, inviti ecc.
ILLIMITATO
05.04.06 Conferenze stampa e comunicati stampa
ILLIMITATO
06.00.00 Garante detenuti
06.01.00 Normativa e disposizioni di massima
06.02.00 Insediamento
06.02.01 Costituzione ed elezione In via di definizione
ILLIMITATO
06.02.02 Decadenza e sostituzioni In via di definizione
11
ILLIMITATO
06.03.00 Relazione annuale
06.04.00 Attività di controllo e verifica
06.04.01 Verifica qualità della vita detenuti In via di definizione
ILLIMITATO
06.04.02 Segnalazione agli organi competenti di fattori di rischio e/o danno In via di definizione
ILLIMITATO
06.04.03. Rapporti con le strutture di detenzione e accoglienza In via di definizione
ILLIMITATO
06.04.04. Fascicoli detenuti ILLIMITATO
06.05.00 Attività di promozione
06.05.01 Iniziative miglioramento qualità della vita detenuti In via di definizione
ILLIMITATO
06.05.02 Promozione culturale In via di definizione
ILLIMITATO
06.05.03 Protocolli d’intesa In via di definizione
ILLIMITATO
06.05.04 Convenzioni In via di definizione
ILLIMITATO
06.06.00 Attività di concertazione
06.06.01 Consultazioni con esperti e associazioni In via di definizione
ILLIMITATO
06.06.02 Rapporti con la Commissione consiliare speciale per la sicurezza e integrazione sociale e con la Giunta regionale
In via di definizione
ILLIMITATO
06.06.03 Rapporti con amministrazioni statali In via di definizione
06.06.04 Rapporti con altri enti In via di definizione
06.06.05. Proposte di legge
In via di definizione
ILLIMITATO
07.00.00 Consiglio delle Autonomie locali
12
07.01.00 Normativa di carattere generale
07.02.00 Insediamento
07.02.02 Nomine ed elezioni In via di definizione
07.02.02 Decadenza e sostituzioni
In via di definizione
ILLIMITATO
07.03.00 Attività legislativa
07.03.01 Atti sedute In via di definizione
ILLIMITATO
07.03.02 Convocazioni e ordini del giorno In via di definizione
ILLIMITATO
07.03.03 Proposte di legge In via di definizione
ILLIMITATO
07.04.00 Attività consultiva
07.04.01 Consultazioni con gli enti locali In via di definizione
ILLIMITATO
07.04.02 Pareri In via di definizione
ILLIMITATO
07.05.00 Attività di indirizzo dell’azione amministrativa
07.05.01 Rapporto annuale In via di definizione
ILLIMITATO
07.06.00 Rapporti con il Comitato di garanzia statutaria In via di definizione
ILLIMITATO
07.07.00 Attività di concertazione con la Giunta regionale
07.07.01 Corrispondenza
5 ANNI
07.07.02 Verbali delle riunioni In via di definizione
ILLIMITATO
08.00.00 Comitato regionale economia e lavoro
13
08.01.00 Insediamento
08.01.01 Nomine ed elezioni In via di definizione
ILLIMITATO
08.01.02 Decadenza e sostituzioni In via di definizione
ILLIMITATO
08.02.00 Attività di concertazione e consulenza
08.02.01 Concertazione con le forze economiche e sociali In via di definizione
ILLIMITATO
08.02.02 Consulenza alla programmazione economico sociale e territoriale e sviluppo sostenibile In via di definizione
ILLIMITATO
08.02.03 Convocazioni e ordini del giorno In via di definizione
5 ANNI
08.02.04 Atti sedute In via di definizione
ILLIMITATO
08.02.05 Pareri In via di definizione
ILLIMITATO
08.02.06 Osservazioni In via di definizione
ILLIMITATO
08.02.07 Comitato tecnico scientifico In via di definizione
ILLIMITATO
08.03.00 Organizzazione, indirizzo e funzionamento
08.03.01 Programma annuale di attività In via di definizione
ILLIMITATO
08.03.02 Rapporto annuale In via di definizione
ILLIMITATO
08.03.03 Commissioni In via di definizione
ILLIMITATO
08.03.04 Gruppi di lavoro In via di definizione
ILLIMITATO
08.03.05 Rapporti con la Commissione per il regolamento dei lavori In via di definizione
ILLIMITATO
14
08.04.00 Attività informativa
08.04.01 Studi e ricerche In via di definizione
ILLIMITATO
08.04.02 Sessioni informative In via di definizione
ILLIMITATO
08.04.03 Convenzioni con centri di ricerca In via di definizione
ILLIMITATO
08.04.04. Pubblicazioni In via di definizione
ILLIMITATO
09.00.00 Garante diritti per l’Infanzia
09.01.00 Normativa e disposizioni di massima
09.02.00 Insediamento
09.02.01 Elezione In via di definizione
ILLIMITATO
09.03.00 Rapporti con l’Osservatorio regionale infanzia In via di definizione
ILLIMITATO
09.04.00 Attività di vigilanza e verifica
09.04.01 Adempimenti della normativa sui diritti dell’infanzia In via di definizione
ILLIMITATO
09.04.02 Assistenza ai minori In via di definizione
ILLIMITATO
09.04.03 Rapporti con le strutture sanitarie e sociali In via di definizione
ILLIMITATO
09.04.04 Controllo programmazione televisiva e media In via di definizione
ILLIMITATO
09.04.05 Accoglimento segnalazioni di abuso e denuncia alle autorità In via di definizione
15
ILLIMITATO
09.04.06 Fascicoli nominativi
ILLIMITATO
09.05.00 Attività di sensibilizzazione e diffusione dell’informazione
09.05.01 Programmi di sensibilizzazione e formazione In via di definizione
ILLIMITATO
09.05.02 Promozione della formazione degli operatori qualificati In via di definizione
ILLIMITATO
09.05.03 Prevenzione e trattamento dell’abuso In via di definizione
ILLIMITATO
09.05.04 Analisi dei rischi (pedofilia etc.) In via di definizione
ILLIMITATO
09.06.00 Relazioni agli organi istituzionali
Relazioni semestrali e annuali
ILLIMITATO
09.07.00 Attività consultiva
09.07.01 Pareri
ILLIMITATO
09.07.02 Consulenza a tutori ed educatori
ILLIMITATO
10.00.00 Attività di controllo contabile
10.01.00 Elezione
16
Comunicazioni elezione presidente e membri
ILLIMITATO
10.02.00 Verifica formazione e gestione bilanci
10.02.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5ANNI
10.02.02 Predisposizione relazione conto consuntivo del Consiglio
Relazione dei gruppi consiliari sul finanziamento regionale; comunicazione alla Ragioneria di avvenuto adempimento
ILLIMITATO
10.02.03 Predisposizione relazione rendiconto generale della Regione
Proposta di legge di rendiconto; documenti contabili; bozza relazione
5 ANNI
10.02.04 Presa d’atto relazione spese gruppi consiliari
Documenti relativi alle spese dei gruppi consiliari; bozza relazione; comunicazione alla Ragioneria di avvenuto adempimento
ILLIMITATO
10.02.05 Atti seduta
Convocazione; ordine del giorno; fogli presenza; verbale seduta; memorie, appunti, eccetera; relazioni sul rendiconto generale, conto consuntivo,
rendiconti dei funzionari delegati e impiego fondi gruppi consiliari
ILLIMITATO
10.02.06 Relazione rendiconti gruppi consiliari
Relazione lettera di restituzione del rendiconto e dei giustificativi; relazione finale e lettere di trasmissione
ILLIMITATO
10.02.07 Relazione conto consuntivo del Consiglio regionale
Proposta di delibera; documenti contabili; bozza relazione
ILLIMITATO
10.02.08 Rendiconti funzionari delegati
Lettera di restituzione del rendiconto e dei giustificativi; relazione finale e lettere di trasmissione relazione
ILLIMITATO
10.02.09 Relazione rendiconto generale della Regione
Relazione finale; lettere di trasmissione al presidente della Giunta regionale, al presidente del Consiglio regionale e al presidente della commissione
competente in materia di bilancio
5 ANNI
10.02.10 Presa d’atto bilanci enti regionali
Documenti relativi alle spese degli enti regionali; bozza relazione; comunicazione alla Ragioneria di avvenuto adempimento
17
10.03.00 Controfirma modello 770 dei consulenti
Lettera controfirmata dal presidente del Comitato
5 ANNI
10.04.00 Consegne tra presidenti del Comitato
Verbali delle consegne
ILLIMITATO
10.05.00 Corrispondenza di carattere generale
Comunicazioni presenze/assenze al Servizio consiglieri
5 ANNI
11.00.00 Affari elettorali
11.01.00 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne,direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
11.02.00 Schede elettorali
Schede
5 ANNI
11.03.00 Verbali elettorali
Registri verbali
ILLIMITATO
11.04.00 Proclamazione
Atto proclamazione
ILLIMITATO
11.05.00 Spese candidati eletti
Rendiconti
10 ANNI
11.06.00 Spese candidati non eletti
Rendiconti
10 ANNI
11.07.00 Comunicazione e pubblicità dati elettorali
Statistiche
ILLIMITATO
12.00.00 Pubblicità situazione patrimoniale consiglieri e amministratori pubblici
12.01.00 Disposizioni e direttive
18
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
12.02.00 Consiglieri regionali
12.02.01 Elenchi consiglieri regionali
Elenchi
5 ANNI
12.02.02 Certificazioni consiglieri
Dichiarazioni relative alla situazione patrimoniale e dichiarazione dei redditi del consigliere, del coniuge non separato e dei figli conviventi
10 ANNI
12.02.03 Pubblicazione situazione economica e patrimoniale dei consiglieri
Dati per la pubblicazione sul Bollettino ufficiale della Regione
1 ANNO
12.03.00 Amministratori pubblici di nomina regionale
12.03.01 Comunicazioni nomine amministratori pubblici
Elenchi
5 ANNI
12.03.02 Certificazioni
Documentazione relativa agli adempimenti
10 ANNI
12.03.03 Pubblicazione situazione economica e patrimoniale degli amministratori pubblici
Dati per la pubblicazione sul Bollettino ufficiale della Regione
1 ANNO
13.00.00 Servizi ai gruppi consiliari e consiglieri
13.01.00 Finanziamenti
13.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19
13.01.02 Composizione gruppi consiliari
Comunicazioni composizione/variazioni gruppo consiliare
10 ANNI
13.01.03 Dichiarazione di erogazioni finanziamento dal presidente gruppo consiliare
Comunicazione dell’avvenuto accreditamento
10 ANNI
13.01.04 Rivalutazione ISTAT
Direttive ISTAT; documenti conteggio di rivalutazione
10 ANNI
13.01.05 Relazione del Comitato di controllo contabile
Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati ai gruppi consiliari, contenenti: comunicazioni del Comitato in merito alla gestione fondi da parte dei gruppi
consiliari
10 ANNI
13.01.06 Liquidazione finanziamento
Raccolta cronologica delle ordinanze e delle tabelle dei conteggi complessivi per gruppo consiliare
10 ANNI
13.01.07 Dichiarazioni di erogazioni rimborso spese dal presidente gruppo
consiliare Dati sul conto corrente bancario e sul
codice fiscale del Gruppo consiliare; comunicazioni del presidente del gruppo consiliare di avvenuta erogazione rimborso; eventuale comunicazione del
presidente del gruppo consiliare di non avvenuta erogazione; versamento rimborso non erogato alla banca
10 ANNI
13.01.08 Liquidazione rimborso spese
Raccolta cronologica delle ordinanze e delle tabelle dei conteggi complessivi per gruppo consiliare
10 ANNI
13.02.00 Trattamento economico consiglieri
13.02.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
13.02.02 Elenco eletti Legislatura
Elenchi
5 ANNI
13.02.03 Anagrafica consiglieri
Decreto di nomina a consigliere; scheda anagrafica consigliere (dati anagrafici; estremi conto corrente bancario per accredito emolumenti; reversibilità;
distanza chilometrica residenza consigliere dalla sede del Consiglio regionale); variazioni scheda anagrafica; atti relativi alla progressione economica;
delibera di decadenza incarico; eventuale certificato di decesso
20
ILLIMITATO
13.02.04 Assenze/presenze consiglieri
Fogli assenze/presenze e corrispondenza
5 ANNI
13.02.05 Missioni
Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati al consigliere, contenenti: decisioni Ufficio di presidenza; anticipazione missione; giustificativi missione e
percorrenza; compensazioni
10 ANNI
13.02.06 Liquidazione indennità
Raccolta cronologica delle ordinanze e delle tabelle dei prospetti nominativi
10 ANNI
13.03.00 Adempimenti fiscali
13.03.01 IRAP
Raccolta cronologica delle ordinanze
10 ANNI
13.03.02 Modello 730
Modello e corrispondenza
10 ANNI
13.03.03 Modello101
Modello e corrispondenza
10 ANNI
13.03.04 Modello 770
Modello e corrispondenza
10 ANNI
13.04.00 Trattamento economico ex consiglieri
13.04.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
13.04.02 Richiesta di vitalizio
21
Attestazione di fine mandato; deliberazione Ufficio di presidenza di indennità di fine mandato; domanda di vitalizio; deliberazione Ufficio di presidenza
assegnazione vitalizio; richiesta di versamento contributi; richiesta di restituzione contributi; deliberazione Ufficio di presidenza di restituzione versamenti;
certificati di esistenza in vita
ILLIMITATO
13.04.03 Liquidazione vitalizio e reversibilità
Raccolta annuale delle ordinanze e prospetti nominativi (Riassuntivo complessivo)
ILLIMITATO
13.04.04 IRAP
Raccolta cronologica delle ordinanze
10 ANNI
13.04.05 Modello 730
Modello e corrispondenza
10 ANNI
13.04.06 Modello 101
Modello e corrispondenza
10 ANNI
13.04.07 Modello 770
Modello e corrispondenza
10 ANNI
13.05.00 Contributi figurativi non obbligatori consiglieri
13.05.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
13.05.02 Disposizioni enti previdenziali
Raccolta normativa enti previdenziali
10 ANNI
13.05.03 Pubblicità della legge sui contributi figurativi
Comunicazione al consigliere; risposta del consigliere
5 ANNI
13.05.04 Apertura posizione contributo figurativo
Comunicazione di apertura della posizione; corrispondenza con l’ente previdenziale
ILLIMITATO
13.05.05 Liquidazione contributi figurativi
Comunicazioni all’ente di provenienza del consigliere del decreto di aspettativa (accertamento); dichiarazione di nomina a consigliere (status); richiesta
all’ente di provenienza del cedolino; comunicazione al consigliere della trattenuta e del versamento; corrispondenza con ente di provenienza
ILLIMITATO
22
13.05.06 Disposizioni e direttive sulle assicurazioni consiglieri
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
13.05.07 Contratti assicurativi
Copia di contratto; specifiche; lettera di trasmissione ai consiglieri della proposta assicurativa; adesione all’offerta, contratto, rinnovo e/o disdetta
10 ANNI
13.05.09 Liquidazione spese
Fatture e ordinanze
10 ANNI
14.00.00 Consulenza giuridico legislativa
14.01.00. Attività istituzionale
14.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
14.01.02 Elaborazioni proposte di legge regionale
Proposta di legge regionale; documentazione analisi tecnico-normativa; emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di soggetti terzi
ILLIMITATO
14.01.03 Elaborazioni proposte di regolamento regionale
Proposta di regolamento regionale; documentazione analisi tecnico-normativa; emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di soggetti terzi
ILLIMITATO
14.01.04 Elaborazioni proposte di legge statale
Proposta di legge statale; documentazione analisi tecnico normativa; emendamenti;comunicazioni e osservazioni da parte di soggetti terzi
ILLIMITATO
14.01.05 Elaborazioni schemi di provvedimenti
Schema di provvedimenti; documentazione analisi tecnico-normativa; emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di soggetti terzi
ILLIMITATO
14.01.06 Elaborazione pareri
Parere; documentazione analisi tecnico- normativa; emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di oggetti terzi
ILLIMITATO
14.01.07 Verifica attuazione delle leggi regionali
Statistiche; analisi socio-economica; indagini; sondaggi; relazioni; normativa di riferimento
ILLIMITATO
14.01.08 Studi giuridici
23
Relazioni; appunti; normativa
ILLIMITATO
14.02.00 Attività stragiudiziale
14.02.01 Ricorsi
ILLIMITATO
14.02.02 Pareri
ILLIMITATO
15.00.00 Rapporti di rappresentanza
15.01.00 Cerimoniale
15.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
15.01.02 Organizzazione eventi
Decisione dell’Ufficio di presidenza; lettera d’invito; richiesta della sala; corrispondenza
ILLIMITATO
15.01.03 Missioni Presidente e Consiglieri
Materiale informativo, inviti, brochure cc. Richieste, autorizzazione dell’Ufficio di presidenza; corrispondenza
5 ANNI
15.01.04 Patrocini e contributi
Richiesta; verbale seduta dell’Ufficio di presidenza e atto relativo; lettera di comunicazione al beneficiario; lettera all’Economato
ILLIMITATO
15.01.05 Organizzazione visite scolastiche
Richiesta visite; risposta di autorizzazione alla visita; richiesta all’economato per utilizzazione mensa; richiesta omaggi
5 ANNI
15.01.06 Predisposizione telegrammi ufficiali Presidenza
Telegrammi, auguri; condoglianze a firma del Presidente
5 ANNI
15.02.00 Informazione e comunicazione
15.02.01 Disposizioni e direttive
24
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
15.02.02 Conferenze stampa
Testo dell’invito
ILLIMITATO
15.02.03 Note e comunicati stampa
ILLIMITATO
15.02.04 Sito Web e intranet Corrispondenza relativa ad accessi e modifiche
5 ANNI
15.02.05 Rassegna stampa
ILLIMITATO
15.02.00 Televideo
5 ANNI
16.00.00 Organizzazione e controllo interni
16.01.00 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
16.01.01 Determinazioni
ILLIMITATO
16.01.02 Ordini di servizio
ILLIMITATO
16.02.00 Organizzazione
16.02.01 Obiettivi apicali
Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella obiettivi; determinazione organo amministrativo; relazione finale e allegati vari
ILLIMITATO
16.02.02 Obiettivi dei servizi
Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella obiettivi; determinazione del servizio; relazione finale e allegati vari
ILLIMITATO
16.02.03 Obiettivi di Area
Delibera dell’Ufficio di presidenza; direttiva; relazione finale e allegati
ILLIMITATO
25
16.02.04 Progetti
Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati al nominativo del dirigente responsabile del progetto, contenenti relazioni e allegati
ILLIMITATO
16.02.05 Gruppi di lavoro
Determinazione dipartimentale o interdipartimentale di costituzione Gruppo di lavoro; notifiche al personale; verbali riunioni gruppo; relazioni periodiche
e allegati vari; relazione finale
ILLIMITATO
16.03.00 Controllo di valutazione
16.03.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
16.03.02 Dirigenti In via di definizione
16.03.03 Uffici In via di definizione
16.04.00 Monitoraggio e verifica raggiungimento obiettivi
16.04.01 Obiettivi apicali
Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella analitica obiettivi; schede periodiche di monitoraggio; relazioni periodiche; eccetera
ILLIMITATO
16.04.02 Obiettivi dei servizi
Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella analitica obiettivi; schede periodiche di monitoraggio; relazioni periodiche; ecc.
ILLIMITATO
16.04.03 Obiettivi di Area
Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella analitica obiettivi; schede periodiche di monitoraggio; relazioni periodiche; direttive; ecc.
ILLIMITATO
16.04.04 Progetti
Schede periodiche di monitoraggio; valutazione finale
ILLIMITATO
17.00.00 Sistemi informativi
17.01.00 Sistemi informatici
26
17.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
17.01.02 Pianificazione
Convenzioni e collaudi Fascicoli per ditta e/o prodotto
ILLIMITATO
17.01.03 Gestione
Autorizzazioni e abilitazioni
5 ANNI
17.01.04 Manutenzione
Richieste e segnalazioni degli uffici
1 ANNO
17.02.00 Servizio bibliotecario e centro di documentazione
17.02.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
17.02.02 Acquisizioni/dismissioni
Elenchi degli acquisti di periodici, bollettini regionali, monografie, e corrispondenza relativa
10 ANNI
17.02.03 Inventari
Registri/Inventari delle pubblicazioni acquistate e gratuite
ILLIMITATO
17.02.04 Scarto materiale librario
Proposta di scarto e relativo verbale
ILLIMITATO
17.02.05 Servizio all’utenza
Richieste di ricerche e di prestito, registri
5 ANNI
17.02.06 Indici riviste
Elenchi consegne indici
ILLIMITATO
17.02.07 Rapporti con altre biblioteche
Fascicolo intestato alla Biblioteca/anno contenente materiale relativo a rapporti di diversa natura con singole biblioteche
ILLIMITATO
27
17.02.08 Redazione dossier
Fascicoli tematici
ILLIMITATO
17.03.00 Sistema documentario (archivio-protocollo)
17.03.01 Disposizioni e direttive
Normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
17.03.02 Gestione del protocollo
Disposizioni e regolamenti
ILLIMITATO
17.03.03 Manuale di gestione
Testo finale e corrispondenza relativa
ILLIMITATO
17.03.04 Piano di classificazione e piano di conservazione
Redazione finale, aggiornamenti e modifiche, corrispondenza con la Soprintendenza archivistica
ILLIMITATO
17.03.05 Versamenti
Richieste degli uffici, elenchi e verbali di versamento
ILLIMITATO
17.03.06 Strumenti di corredo e consultazione
Censimenti, elenchi, inventari
ILLIMITATO
17.03.07 Procedure di scarto
Proposte e nulla osta della Soprintendenza archivistica
ILLIMITATO
17.03.08 Consultazione, riproduzione e consulenza alla ricerca
Richieste e registri
ILLIMITATO
17.03.09 Accesso agli atti
Richieste e autorizzazioni
ILLIMITATO
17.04.00 Tutela della riservatezza
28
17.04.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
17.04.02 Censimento annuale
Corrispondenza con gli uffici, schede di censimento
5 ANNI
17.04.03 Documento programmatico di sicurezza e Relazione annuale
Testi e corrispondenza relativa ad aggiornamenti e modifiche
ILLIMITATO
18.00.00 Gestione delle risorse umane
18.01.00 Assunzioni
18.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
18.01.02 Organico
Pianta organica, variazioni ecc.
ILLIMITATO
18.02.00 Assunzioni a tempo determinato
18.02.01 Contratti
Richiesta dell’organo politico con allegato il curriculum del candidato; lettera di trasmissione della richiesta all’Ufficio di presidenza; decisione
dell’Ufficio di presidenza; lettera di trasmissione della decisione dell’Ufficio di presidenza alla Giunta regionale; contratto di assunzione; presa di servizio;
rinnovi annuali del contratto; documenti relativi al trattamento economico. In caso di decadenza del contratto: lettera di dimissioni del contrattista o
richiesta di disdetta dell’organo politico; comunicazione di decadenza del contratto al contrattista. In caso di pratiche senza seguito: richiesta dell’organo
politico con allegato il curriculum del candidato; lettera di non accettazione del candidato o lettera di disdetta dell’organo politico o lettera di non
accettazione del servizio del personale del Consiglio regionale.
ILLIMITATO
18.03.00 Mobilità
18.03.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
29
18.03.02 Comandi
Richiesta dell’organo politico o della struttura; lettera trasmissione richiesta all’Ufficio di presidenza; decisione dell’Ufficio di presidenza; lettera alla
struttura di appartenenza; documenti relativi al trattamento economico e alla presenza in servizio
ILLIMITATO
18.03.03 Trasferimenti e passaggi interni
Documentazione relativa al trasferimento tra dipartimenti: richiesta struttura e/o dipendente; nulla osta struttura di destinazione e/o provenienza;
determinazione; presa di servizio. Documentazione relativa al trasferimento all’interno dello stesso dipartimento: richiesta ufficio e/o dipendente; nulla
osta ufficio di destinazione e/o provenienza; ordine di servizio; presa di servizio
ILLIMITATO
18.03.04 Distacchi sindacali
Richiesta e provvedimento di distacco
ILLIMITATO
18.04.00 Trattamento giuridico
18.04.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
18.04.02 Inquadramento giuridico
Inquadramento giuridico ed economico; trasformazione del rapporto di lavoro; provvedimenti disciplinari; rapporti informativi; stato matricolare;
accertamenti malattie per cause di servizio; aspettative; assenze obbligatorie; incarichi dirigenziali; ecc.
ILLIMITATO
18.05.00 Attività di servizio per il personale
18.05.01 Disposizioni e direttive sugli incarichi pubblici
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
ILLIMITATO
18.05.02 Nomine ad incarichi pubblici
Nomina e decadenza dall’incarico
ILLIMITATO
18.05.03 Partecipazione a gruppi di lavoro e progetti finalizzati
Fascicolo composto da sottofascicoli intestati ai vari gruppi di lavoro e progetti finalizzati a cui ha partecipato il dipendente
ILLIMITATO
18.05.04 Disposizioni e direttive su Part-time e telelavoro
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
30
18.05.05 Richieste part-time e telelavoro
Domanda del dipendente; documenti istruttori; pareri; rinvii; quesiti; contratti individuali; ecc.
ILLIMITATO
18.05.06 Gestione badge
Rilascio; distruzione; smarrimento; ecc
10 ANNI
18.05.07 Gestione cedolini
Riepiloghi mensili
5 ANNI
18.05.08 Buoni pasto
Schede
10 ANNI
18.06.00 Gestione presenze/assenze
18.06.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
18.06.02 Assenze
Nominativo/anno; giustificativi e autorizzazioni relativi a ferie, servizi esterni, permessi orari, ecc.
10 ANNI
18.06.03 Straordinario e Reperibilità
Nominativo/anno; giustificativi e autorizzazioni, riepiloghi annuali
10 ANNI
18.06.04 Missioni
Richiesta dipendente; modulo invio in missione; modulo di richiesta anticipazione spesa; erogazione anticipo (mandato di pagamento); schema di
liquidazione; riepilogo spese sostenute in missione e fatture; erogazione anticipo; liquidazione (con accredito o con determinazione)
5 ANNI
18.06.05 Diritto allo studio
Richiesta del dipendente, delibera dell’Ufficio di presidenza, certificazioni frequenza, certificazione esami
ILLIMITATO
18.06.06 Aspettativa senza retribuzione
Richiesta del dipendente; certificati; nulla osta del dirigente; determinazione; notifica al dipendente
ILLIMITATO
18.06.07 Infortunio
Certificato ospedaliero; denuncia all’INAIL e alla PS; certificati medici
ILLIMITATO
31
18.06.08 Causa di servizio
Richiesta causa di servizio; allegati vari (dichiarazione del dirigente, ecc,); deliberazione di riconoscimento o non riconoscimento della causa di servizio
ILLIMITATO
18.06.09 Malattia
Certificato medico; richiesta visite fiscali; risultati visite fiscali; certificazioni varie
ILLIMITATO
18.06.10 Assistenza portatori di handicap
Certificato ASL (connotazione di gravità); richiesta del dipendente di usufruire dei benefici di legge; certificazioni varie
ILLIMITATO
18.06.11 Invalidità
Certificato e permessi
ILLIMITATO
18.06.12 Maternità e puerperio
Certificato di gravidanza;eventuale certificato Ispettorato del lavoro; comunicazione di inizio astensione obbligatoria; certificato di nascita;permessi
parentali
ILLIMITATO
18.06.13 Aspettative sindacali
Richiesta e autorizzazione aspettativa
ILLIMITATO
18.07.00 Formazione e aggiornamento del personale
18.07.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
18.07.02 Piano di formazione
Proposte e relazioni sull’intervento formativo annuale; anagrafica corsi
ILLIMITATO
18.07.04 Corsi per dipendenti
Calendario, iscrizioni, presenze, attestato etc.
5 ANNI
18.07.05 Corsi per dirigenti
Calendario, iscrizioni, presenze, attestato etc.
5 ANNI
18.07.06 Corsi di reinserimento
Calendario, iscrizioni, presenze, attestato etc.
5 ANNI
32
18.07.07 Corsi individuali
Calendario e iscrizioni
5 ANNI
18.08.00 Cessazioni
18.08.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
18.08.02 Cessazione per inabilità assoluta e permanente
Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro
ILLIMITATO
18.08.03 Cessazione di diritto
Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro
ILLIMITATO
18.08.04 Dimissioni
Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro
ILLIMITATO
18.08.05 Collocamento a riposo
Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro
ILLIMITATO
18.08.06 Decesso
Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro
ILLIMITATO
18.09.00 Relazioni sindacali
18.09.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
18.09.02 Nomina rappresentanti interni
Comunicazioni di nomina ed eventuale comunicazione di dimissioni o revoca
ILLIMITATO
18.09.03 Rapporti con la delegazione trattante
Convocazioni, petizioni, proteste etc.
10 ANNI
33
18.09.04 Verbali delegazione trattante e Accordi di contrattazione
ILLIMITATO
19.00.00 Gestione delle risorse finanziarie
19.01.00 Bilancio e rendicontazione
19.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.01.02 Bilancio di previsione
Comunicazioni fabbisogni degli uffici; lettere di risposta dell’ufficio; relazione tecnico-amministrativa; prospetto delle entrate; prospetto delle uscite;
prospetto dei centri di costo; prospetto comparativo anno precedente; delibera dell’Ufficio di presidenza; deliberazione Consiglio regionale
ILLIMITATO
19.01.03 Conto consuntivo
Prospetto della Tesoreria per le entrate; prospetto della Tesoreria per le uscite; ricognizione dei residui perenti; prospetto delle entrate; prospetto delle
uscite; quadro riassuntivo delle entrate e delle uscite; conto patrimoniale dei beni immobili; conto generale del patrimonio; relazione tecnicoamministrativa; concordanza tra la contabilità di bilancio e quella patrimoniale; relazione Collegio revisori dei Conti; delibera di approvazione dell’Ufficio
di presidenza; proposta di deliberazione del Consiglio regionale; conto consuntivo dell’Istituto «Carlo Jemolo»
ILLIMITATO
19.01.04 Variazioni di bilancio
Delibera Ufficio di presidenza per presa d’atto delle variazioni; relazione tecnico-amministrativa; prospetto delle entrate; prospetto delle uscite; prospetto
comparativo anno precedente; delibera dell’Ufficio di presidenza; proposta di deliberazione del Consiglio regionale per la variazione
ILLIMITATO
19.01.05 Residui perenti
Elenco dei residui perenti; lettera di trasmissione al dipartimento competente; determinazione del dirigente di ricognizione residui perenti; lettera di
trasmissione della determinazione alla Giunta regionale
ILLIMITATO
19.01.06 Controllo contabile
Lettera di richiesta e comunicazioni uffici proponenti
10 ANNI
19.02.00 Gestione delle entrate
19.02.01 Disposizioni e direttive
34
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.02.02 Prospetto del mastro delle entrate
Tabulato
ILLIMITATO
19.02.03 Reversali
Raccolta ordinata progressivamente in base al numero delle reversali
ILLIMITATO
19.03.00 Gestione delle uscite
19.03.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.03.02 Deliberazioni
10 ANNI
19.03.03 Determinazioni
10 ANNI
19.03.04 Ordinanze
10 ANNI
19.03.05 Partitario degli impegni di spesa
Tabulato
ILLIMITATO
19.03.06 Distinte degli impegni
10 ANNI
19.03.07 Dichiarazione dell’impegno preso
Lettere di dichiarazione d’impegno
10 ANNI
19.03.08 Mandati
Registro e raccolta progressiva
ILLIMITATO
19.03.09 Certificazioni fiscali
Fascicolo articolato in sottofascicoli per tipologia (indennità, vitalizi, consulenti e collaboratori, eccetera)
10 ANNI
19.03.10 Versamenti delle imposte
35
Riepiloghi mensili dei versamenti
10 ANNI
19.03.11 Prospetto periodico delle situazioni di entrata e di uscita del bilancio
Tabulati periodici
10 ANNI
19.03.12 Gestione spesa per fornitore
Scheda per fornitore
ILLIMITATO
19.04.00 Rapporti con la Tesoreria regionale
19.04.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.04.02 Distinte dei mandati di pagamento
Distinte
10 ANNI
19.04.03 Distinte delle reversali di riscossione
Distinte 10
ANNI
19.04.04 Giornale di cassa
Tabulato
ILLIMITATO
19.04.05 Trasmissione giornale di cassa
Lettere di trasmissione
10 ANNI
19.04.06 Estratti mensili di cassa
Tabulato
10 ANNI
19.04.07 Movimenti di competenza e di cassa
Tabulato
10 ANNI
19.05.00 Gestione fondo economale
36
19.05.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.05.02 Distinte
Distinte di entrata e di uscita; giustificativi di spesa
10 ANNI
19.05.03 Giornale di cassa
Tabulato
ILLIMITATO
19.05.04 Ordini di accreditamento
Determina ordine di accreditamento; elenco trasmissione ordinativo banca; distinta spese; buoni di prelevamento per contanti; ordinativo
10 ANNI
19.05.05 Missioni presidente e consiglieri
Richiesta di anticipazione; giustificativo di spesa; ordinativo di pagamento
10 ANNI
19.05.06 Spese di rappresentanza presidente e Ufficio di
presidenza
Documentazione relativa alle spese per l’attività del Cerimoniale
10 ANNI
19.05.07 Acquisti per gli uffici
Richiesta materiali; ordini; bolle di consegna e fattura; ordinativi o ordinanze di pagamento
10 ANNI
19.05.08 Missioni personale
Anticipazione missioni; richiesta rimborsi; giustificativi di spesa; ordinativi di pagamento
10 ANNI
19.05.09 Rendicontazione
Determina di rendiconto; prospetto ordini di accreditamento; elenco spese per capitolo; riscontri bancari
ILLIMITATO
19.06.00 Tenuta dei beni mobili
19.06.01 Inventario generale
Registro
ILLIMITATO
19.06.02 Magazzino
Registro di carico e scarico
5 ANNI
19.06.03 Assegnazione beni
37
Lettera richiesta uffici e ricevuta assegnazione bene
5 ANNI
19.07.00 Tenuta e aggiornamento dell’albo fornitori
19.07.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.07.02 Fornitori
Variazioni e contenzioso; corrispondenza con le ditte per l’iscrizione all’Albo
10 ANNI
19.07.03 Fornitori esclusi
Corrispondenza con le ditte per l’iscrizione all’Albo
10 ANNI
19.07.04 Iscrizione all’Albo dei fornitori
Avviso pubblicato sul «Bollettino ufficiale della Regione Lazio» e quotidiani; ordinanza di istituzione commissione di valutazione; verbale della
commissione comprensivo dell’elenco delle imprese inserite e dell’elenco delle imprese respinte; stampa dell’Albo fornitori
ILLIMITATO
19.07.05 Albo dei fornitori
Tabulato
ILLIMITATO
19.08.00 Gestione appalti e predisposizione contratti
19.08.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.08.02 Predisposizione ed esecuzione gare pubbliche e trattative private
Delibera dell’Ufficio di presidenza; determina di delibera; bando o avviso pubblico; disciplinare di gara; capitolato speciale; capitolato tecnico; nota di
trasmissione per la pubblicazione; lettera di invito o di esclusione alle ditte; determinazione per la nomina della commissione; elenco degli ammessi;
offerte; valutazione della commissione; verbale di commissione; richiesta requisiti per contrarre; determina per l’approvazione della procedura e
indicazione aggiudicataria; atti di pubblicazione
ILLIMITATO
19.08.03 Predisposizione ed esecuzione contratti e provvedimenti di liquidazione
Delibera dell’Ufficio di presidenza; determina di delibera a contrarre; richiesta dei requisiti per contrarre; certificato camerale; relazione tecnica;
contratto; determina di approvazione del contratto
38
19.08.04 Repertorio contratti
ILLIMITATO
19.08.04 Rapporti con l’autorità di vigilanza sui contratti pubblici
10 ANNI
19.08.05 Verbali di sorteggio e di valutazione
ILLIMITATO
19.09.00 Fornitura beni e servizi
19.09.01. Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
19.09.02 Beni di consumo
Studi, specifiche tecniche, capitolati, corrispondenza ecc.
5 ANNI
19.09.03 Richieste beni di consumo
Provenienti dai vari uffici
5 ANNI
19.09.04 Acquisizione beni di consumo
Ordinativo, bolle di consegna, copia fatture ecc.
10 ANNI
19.09.04 Acquisizione di servizi
Studi, specifiche tecniche, capitolati, corrispondenza ecc.
5 ANNI
19.09.05 Richieste di servizi
Provenienti dai vari uffici
5 ANNI
19.09.06 Assicurazioni relative ai servizi
Polizza, corrispondenza con le compagnie assicurative. Sinistri
5 ANNI
19.09.07 Acquisizione utenze
corrispondenza, spese, copia bollette
5 ANNI
19.09.08 Richieste utenze
Provenienti dai vari uffici
5 ANNI
39
19.09.09 Contratti utenze
10 ANNI
20.00.00 Gestione delle risorse strumentali
20.01.00 Manutenzione ordinaria e straordinaria
20.01.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
20.01.02 Beni immobili
Lavori edili. Lettera richiesta lavori; registro ordini di lavori; relazione di collaudo; libretto delle misure; certificato di pagamento; determina di
pagamento; giustificativo di pagamento; dichiarazione di conformità ditte
ILLIMITATO
20.01.03 Affitti attivi e passivi
Contratti e pagamenti
ILLIMITATO
20.01.04 Impianti tecnologici
Lettera richiesta lavori; registro ordini di lavori; relazione di collaudo; certificato di pagamento; determina di pagamento; giustificativo di pagamento;
dichiarazione di conformità ditte
ILLIMITATO
20.01.05 Parco e piante ornamentali
Lettera richiesta lavori; preventivo progetto lavori; eventuale relazione di collaudo; giustificativo di pagamento; determina di pagamento
ILLIMITATO
20.01.06 Beni mobili
Lettera richiesta uffici; autorizzazione alla riparazione; rapporto
5 ANNI
20.02.00 Prevenzione e sicurezza
20.02.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
20.02.02 Nomine
Costituzione del servizio e delle squadre; nomine di tutti i responsabili
ILLIMITATO
40
20.02.03 Certificazioni impianti
Fascicoli per impianto
ILLIMITATO
20.02.04 Certificazioni ditte
Per ditta
10 ANNI
20.02.05 Attività ispettiva e di controllo
Fascicolo organizzato in sottofascicoli contenenti: Segnalazioni e sopralluoghi; fumo passivo cassette pronto soccorso etc.
5 ANNI; visite ispettive degli organi competenti (ASL Ispettorato del lavoro) ILLIMITATO
20.02.06 Formazione
Corsi personale e addetti, organizzazione delle esercitazioni
5 ANNI
20.02.07 Registro infortuni
ILLIMITATO
20.02.08 Piani valutazione rischi e piani di evacuazione
ILLIMITATO
20.03.00 Sorveglianza sanitaria
20.03.01 Attività del medico
Nomina; visite periodiche; elenchi particolari (es. video terminalisti); relazioni
10 ANNI
20.03.02 Fascicoli personali
Cartelle mediche
ILLIMITATO
20.04.00 Gestione autoparco
20.04.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
20.04.02 Ordini di servizio giornaliero
Fascicoli mensili per autista
1 ANN0
20.04.03 Fogli di marcia giornalieri
Fascicoli mensili per autista
5 ANNI
41
20.04.04 Fogli mensili di viaggio
Fascicoli mensili per autovettura
5 ANNI
20.04.05 Fogli mensili di reperibilità e turnazione autisti
Fogli mensili di reperibilità
1 ANNO
20.04.06 Convenzioni
Autolavaggio, manutenzione ecc.
5 ANNI
20.04.07 Autovettura
Libretto di circolazione; bollo di circolazione; tagliando assicurativo; dichiarazione di presa consegna dell’autovettura da parte dell’autista; contratto
di assicurazione; permessi accesso zona ZTL (Comune di Roma)
5 ANNI
20.04.08 Buoni carburante
Registro
10 ANNI
20.04.09 Assicurazione
Comunicazioni; giustificativi di spesa; ordinanza di pagamento
5 ANNI
20.04.10 Contravvenzioni
Contravvenzione e ricevuta di pagamento
5 ANNI
20.04.11 Sinistri
Denuncia di sinistro da parte dell’autista; lettera di comunicazione all’assicurazione (sottofascicoli intestati alle singole vetture)
5 ANNI
20.04.12 Viacard/Telepass/Permessi
Fogli di riconoscimento; giustificativi di spesa
1 ANNO
20.04.13 Permessi (ZTL)
1 ANNO
20.05.00 Vigilanza
20.05.01 Disposizioni e direttive
Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, ecc. Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa
5 ANNI
20.05.02 Passi e autorizzazioni
42
5 ANNI
20.05.03 Verbali di controllo
5 ANNI
20.05.04 Rapporti con le forze dell’ordine
Corrispondenza, denunce, segnalazioni etc.
5 ANNI
20.05.05 Accesso all’Aula
Permessi di accesso
5 ANNI
20.09.00 Servizio accettazione corrispondenza
20.09.01 Servizi spedizione
rendiconti e distinte
5 ANNI
20.09.02 Spedizione postale
Registri
10 ANNI
43