“Progettazione, organizzazione e
gestione del servizio
logistico ospedaliero”
Elena Borgione, Carlo Rafele, Elio Sgherzi
Convegno ANMDO
Bologna, 9 giugno 2010
1
Criticità organizzative in ambito sanitario
In ambito sanitario esistono criticità legate ai
processi organizzativi di supporto a quelli clinici,
dovute a diversi fattori concomitanti:
- Carenza di progettazione unificata dei processi
- Flussi informativi confusi
- Documentazione di raccolta dati non unificata
- Difficoltosa introduzione e standardizzazione
degli strumenti informatici
- Codifiche e anagrafiche non univoche
- Frequenti modifiche normative
2
Criticità in ambito sanitario
- Frammentazione servizi e competenze
- Carenza e rotazione delle risorse umane
- Resistenza al cambiamento
- Politiche gestionali di breve termine e mutamenti
direzionali
Limitata apertura al “mondo esterno”
3
Modifiche organizzative e costi
Le modifiche organizzative a maggiore impatto
sui sistemi ospedalieri - nel medio termine non hanno costi elevati, né richiedono
investimenti non sopportabili.
4
Qual è il ruolo della logistica
sanitaria?
Clinical Risk
Management &
Qualità del
servizio
Logistica Sanitaria
Gestione
economica
Organizzazione
del lavoro
5
Ambito logistico - Ricerche
 Criticità
e costi : % costi prodotti su
totali costi gestione
La spesa per farmaci e presidi medici incide
per il 15 – 20 % sui costi totali dell’Ospedale.
 Tale valore tende a crescere in modo
superiore rispetto alle altre voci di costo
ospedaliere.


Negli Usa non arriva all’8%.
Perché?
6
Reti logistiche
Mag. T.
Mag. A.
Mag. Farm. O.
Osp. T.
Osp. O.
Osp. A.
Osp. C.
Mag. Farm. C.
Osp. N.
Mag. Econ. C.
Osp. V.
ASL 1:
35 Punti di consegna
Punti di consegna PP.OO.:
PP.OO.: 436
58 Punti di consegna
Punti di consegna territorio: 411
145 Punti di consegna
Totale: 847
89 Punti di consegna
50 Punti di consegna
Mag. Farm. N.
Mag. Econom. N.
58 Punti di consegna
CASA
DICURA
CURA
411
Strutture
CASA
DI
sul territorio
411 Punti di consegna
ASO :
IT
N
R
FO
IT
N
R
FO
IT
N
R
FO
Mag. Farmacia A.
Mag. Generale A.
Osp. C.
Osp. I.
Osp. B.
2 Strutture sul
territorio
Mag. Farmacia A.
Osp. A.
Mag. Unico A.
Osp. N.
Mag. Farmacia N.
CASA
DICURA
CURA
91
Strutture
CASA
DI
sul territorio
93 Punti di consegna
20 Punti di consegna
5 Punti di consegna
2 Punti di consegna
72 Punti di consegna
Punti di consegna PP.OO.:
PP.OO.: 118
Punti di consegna territorio: 2
Totale: 120
ASL 2 :
Punti di consegna PP.OO.:
PP.OO.: 72
91 Punti di consegna
Punti di consegna territorio: 91
Totale: 281
MACRO LOGISTICA
© Rafele and Sgherzi, 2010
MICRO LOGISTICA
7
Macro logistica

Ambiti di intervento

Semplificazione reti fisiche e accentramento
scorte

Piattaforme logistiche
Unificazione anagrafiche
 Tracciabilità materiali
 Standardizzazione Unità di Carico con i
fornitori
 Monitoraggio e controllo dei processi con
riduzione sprechi e scaduti

8
Micro logistica - Ciclo di gestione
9
Distribuzione materiali in ospedale
10
Visione complessiva della catena
La riorganizzazione logistica deve considerare
tutto il processo, introducendo innovazioni nelle
seguenti fasi :
•Processi
di rifornimento reparti
•Erogazione
•Controllo
farmaci/presidi in reparto
complessivo dei flussi di
materiali
11
Il processo di gestione clinica del
farmaco
Gestione della terapia





Prescrizione medico
Passaggio prescrizione
all’infermiere
Allestimento carrello
terapia
Preparazione farmaco
Somministrazione e
verifica
Gestione delle scorte






Analisi fabbisogni
reparto
RdP e RdA a magazzino
centrale di Farmacia
Picking in magazzino
Allestimento e
distribuzione al reparto
Analisi sottoscorta
OdA e solleciti ai fornitori
12
Come si opera oggi: il sistema
“tradizionale”

Prescrizione medica cartacea
 Analisi dei fabbisogni visiva e sulle esperienze di
consumo
 Armadio di reparto sovrabbondante e non ordinato
 RdP e RdA cartacee o informatizzate ai magazzini
centrali
 Trasmissione manuale delle informazioni di terapia
all’infermiere
 Identificazione visiva farmaci e pazienti
 Annotazione manuale su carta della somministrazione
 Inventari visivi e manuali
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Come si opera oggi: il sistema
“tradizionale”
•Non esiste la correlazione diretta tra richiesto e
consumato nei reparti
•Non vi è un feed back immediato sui consumi di reparto
•Armadi dei reparti e la farmacia non sono collegati in rete
•Database dei farmaci disponibili non è consultabile
direttamente
•Mole dei farmaci “fuori prontuario” in uso
•@Prescription per lo più assente
14
Modalità innovativa di gestione dei
farmaci
Gestione su
previsione
Gestione su
consumo
15
Modello evolutivo
Sviluppo progressivo e modulare, volto
a eliminare le inefficienze del sistema
“tradizionale”
 Linee generali di sviluppo:




- Gestione prodotti secondo logica del
“flusso teso” tra farmacia e reparti
- Identificazione e tracciabilità del prodotto
- Riduzione del rischio clinico
16
Logiche e strumenti del modello
Carrello armadio
kanban
2
A10
A11
Refilling
1
Dose unitaria e 6
personalizzata
Somministrazione
informatizzata
3
4
5
Carrelli e armadi
“intelligenti”
© Rafele and Sgherzi, 2007
Prescrizione e
cartella clinica
informatizzata
17
Livelli evolutivi

Secondo livello


Terzo livello


Somministrazione informatizzata
Automazione della distribuzione
Quarto livello

Braccialetto elettronico
Si possono ipotizzare quattro livelli di soluzione:
 Primo livello
 Refilling (o Farmacista di Reparto)
 Carrelli armadio “kanban”
Dose unitaria e personalizzata
18
Flussi attuali
Fornitura
Prestazioni
Farmacia
Riordino
Armadio del reparto
•Dal punto di vista informativo, il sistema
viaggia in modalità differita.
•L’ordine si formula durante un turno e poi
passa alla farmacia.
•Il materiale viene reintegrato per formare le
scorte abituali
•La movimentazione tra l’armadio ed il
carrello terapia è considerata irrilevante
perché rientra nell’inventario (ispezione
visuale) dell’armadio del reparto.
Ricarico
Carrello terapia
Logistica interna e somministrazione
19
Primo livello : controllo fisico

Primo livello : si concentra sulla
regolarizzazione e riduzione delle scorte
grazie ad un controllo diretto da parte
della Farmacia del consumato
 Refilling (con Farmacista di Reparto
o con Magazziniere di reparto)
dell’armadio di reparto
 Carrelli armadio “kanban” con una
gestione in Farmacia del tipo “pieno
contro vuoto”
20
Secondo livello : somministrazione
informatizzata

Consiste nel focalizzare l’elemento
gestionale limitatamente al fattore
logistico con il presidio completo del
flusso del materiale da Farmacia a
paziente
Rintracciabilità materiali e sistemi di lettura
codici
 Codifica paziente
 Riorganizzazione della Farmacia secondo
la nuova logica

21
.
Secondo
livello per la gestione farmaci
Prescrizione resta manuale
(medico)
Somministrazione (letti)
Rifornimento genera i dati, “serie storica” è elaborata da computer
Logistica interna
Ri-ordino automatico va in Farmacia
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Secondo livello : soluzione per
l’alimentazione del Reparto
•Conservando la prescrizione attuale, ma registrando
semplicemente i passaggi dei farmaci (scatole intere) tra
scaffale di Farmacia e carrello e eventualmente tra il
carrello-scaffale ed il carrello infermieristico – mediante
lettori di codici a barre - si ottengono i dati che
consentono la previsione della serie storica con la
precisione necessaria ( consumi a livello di confezione).
•I dati acquisiti sono elaborati e trasmessi in Farmacia
elettronicamente, in tempo reale o differito.
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Riconoscimento del paziente
•Dotando il paziente di un supporto specifico – oltre che
inserire una riduzione del rischio clinico per errori di
somministrazione - (es. braccialetto con codice a barre o
con RFID) è possibile leggere il reale consumato dal
paziente da cui derivare l’effettiva totale esistenza del
materiale, i costi reali per paziente, ecc.
•Restanti processi invariati.
•Questo è possibile perché il flusso consumato =
flusso necessario.
•Evoluzione verso la prescrizione informatizzata
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Terzo livello : automazione della
distribuzione

Completa la gestione logistica con il più
significativo contenuto sanitario
 Carrelli / armadi intelligenti
 Prescrizione e cartella clinica
informatizzata
25
Quarto livello : dosi unitarie e
integrazione completa
• Quarto livello : permette l’integrazione
informatica complessiva


Informatizzazione gestione materiali e
collegamento con il Sistema Informativo
dell’Azienda
Dosi unitarie e personalizzate
26
Quarto livello :dose unitaria e
personalizzata
• E’
fondamentale gestire step by step il flusso
logistico dei materiali e le informazioni ad esso
collegate.
• Le
soluzioni
applicate
devono
essere
progressive e integrabili in modo modulare
• Non è determinante – ai fini dell’efficienza del
flusso – impostare l’organizzazione logistica
sulla dose unitaria/personalizzata, in quanto la
complicazione tecnologica e organizzativa può
aumentare in modo eccessivo.
• La dose unitaria può essere un punto di arrivo
di una razionalizzazione del processo logistico.
27
Principali modifiche attuabili
• Modifiche organizzative
• Introduzione Logistico Ospedaliero
• Gestione a domanda e non a previsione
• Personale dedicato al controllo scorte nei
reparti
• Suddivisione responsabilità di gestione
• Modifiche tecnologiche
• Gestione on line delle richieste
• Integrazione informatica prescrizione
• Automazioni progressive sul flusso
materiali
dei
28
Conclusioni
• I concetti industriali sono applicabili “cum
grano salis” all’ambito sanitario.
• I sistemi sanitari sono modificabili a basso
costo.
• La razionalizzazione logistica non è
realizzabile in modo autonomo rispetto agli
altri processi organizzativi.
• Ma la riorganizzazione logistica può essere
l’elemento di traino di una riorganizzazione
complessiva.
29
“I problemi che abbiamo oggi non saranno
mai risolti all’interno della stessa cultura che
li ha generati”
Grazie
dell’opportunità!
30