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Portali Intranet per la Pubblica Amministrazione
Gennaio 2005
White Paper
INTRANET PER LA PUBBICA AMMINISTRAZIONE
INTRANET PER LA PUBBICA AMMINISTRAZIONE...................................................................................... 4
IL PUNTO DI VISTA DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ...................................................................................... 4
Una possibile definizione di intranet ......................................................................................................... 5
Macro funzioni........................................................................................................................................... 5
COMPONENTI DI UNA INTRANET.................................................................................................................. 6
L’AMBIENTE SERVER ........................................................................................................................................ 6
Autenticazione degli utenti ........................................................................................................................ 7
Personalizzazione..................................................................................................................................... 7
Integrazione delle applicazioni.................................................................................................................. 7
Flusso di lavoro ......................................................................................................................................... 8
Aggregazione dei contenuti ...................................................................................................................... 8
Ricerca ...................................................................................................................................................... 8
Collaborazione ........................................................................................................................................ 10
Gestione dei contenuti Web.................................................................................................................... 11
Gestione dei documenti .......................................................................................................................... 12
Flusso di pubblicazione........................................................................................................................... 13
Strumenti di analisi e generazione di rapporti......................................................................................... 14
Architettura.............................................................................................................................................. 14
Infrastruttura di rendering........................................................................................................................ 14
Ambiente di sviluppo comune ................................................................................................................. 14
L’AMBIENTE CLIENT ........................................................................................................................................ 15
Client leggeri ........................................................................................................................................... 15
Rich client................................................................................................................................................ 15
Gli utenti mobili ....................................................................................................................................... 15
POSSIBILI SCENARI ...................................................................................................................................... 17
Intranet collaborative pensate per team/progetti .................................................................................... 17
Intranet istituzionali ................................................................................................................................. 17
Intranet operative .................................................................................................................................... 18
VANTAGGI DI UNA INTRANET ..................................................................................................................... 19
ESEMPI APPLICATIVI.................................................................................................................................... 21
PROVINCIA DI RAVENNA ............................................................................................................................. 22
LA NUOVA SOLUZIONE ................................................................................................................................... 22
L’organizzazione delle informazioni e documenti ................................................................................... 24
I siti dipartimentali ................................................................................................................................... 24
I siti personali .......................................................................................................................................... 25
I client...................................................................................................................................................... 25
La creazione di applicazioni.................................................................................................................... 26
Conclusioni.............................................................................................................................................. 27
SMART CLIENT CON OFFICE SYSTEM PER GLI “INFORMATION WORKER” DELL’ EDILIZIA ............ 28
Infrastruttura tecnologica ........................................................................................................................ 28
Servizi remoti fruibili tramite i Web Services STR .................................................................................. 30
Gestione dell’offerta ................................................................................................................................ 31
Brogliaccio delle misure .......................................................................................................................... 31
Scenari di integrazione orizzontale: collaborazione sulla stesura di un preventivo da postazioni remote
................................................................................................................................................................ 33
Scenari di integrazione verticale: da un preventivo tecnico a un preventivo integrato........................... 34
ESEMPIO DI APPLICAZIONI .............................................................................................................................. 35
Camere di commercio............................................................................................................................. 35
Pubbliche amministrazioni ...................................................................................................................... 35
Caratteristiche del modello ..................................................................................................................... 35
Gestione della progettazione di opere pubbliche.................................................................................... 35
APPLICAZIONI IN AMBITO SANITARIO....................................................................................................... 36
2
Nuovi strumenti per la sanità: i Tablet PC .............................................................................................. 36
Microsoft InfoPath e lo standard XML per la Sanità ............................................................................... 36
LA GESTIONE DEI PROGETTI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE.................................................. 38
INTRODUZIONE .............................................................................................................................................. 38
Un Caso tipo ........................................................................................................................................... 38
I PROBLEMI .................................................................................................................................................... 39
LA SOLUZIONE MICROSOFT OFFICE SYSTEM PER LA GESTIONE INTEGRATA DEI PROGETTI.................................. 40
Il modello operativo................................................................................................................................. 42
La soluzione al lavoro ............................................................................................................................. 44
CONCLUSIONI ................................................................................................................................................ 51
L’ARCHITETTURA MICROSOFT................................................................................................................... 53
ARCHITETTURA FUNZIONALE........................................................................................................................... 53
La gestione documentale........................................................................................................................ 53
Il portale .................................................................................................................................................. 53
Il content management ........................................................................................................................... 54
La messaggistica .................................................................................................................................... 54
L’ambiente collaborativo ......................................................................................................................... 54
La gestione del Workflow........................................................................................................................ 54
Indicizzazione.......................................................................................................................................... 56
Web server.............................................................................................................................................. 56
Firma digitale........................................................................................................................................... 56
I PRINCIPALI PRODOTTI SERVER ...................................................................................................................... 57
Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ..................................................................................... 57
Microsoft Content Management Server 2002 ......................................................................................... 57
Microsoft BizTalk Server ......................................................................................................................... 57
Microsoft SQL Server™ 2000 ................................................................................................................. 57
Microsoft Office Project Server 2003 ...................................................................................................... 58
Microsoft Office Live Communications Server 2003............................................................................... 58
Microsoft Windows Server 2003 ............................................................................................................. 58
Windows SharePoint Services................................................................................................................ 58
I PRINCIPALI PRODOTTI CLIENT ........................................................................................................................ 59
Microsoft Office 2003 .............................................................................................................................. 59
Word 2003............................................................................................................................................... 60
Excel 2003 .............................................................................................................................................. 60
Outlook 2003........................................................................................................................................... 60
PowerPoint 2003..................................................................................................................................... 60
Access 2003............................................................................................................................................ 60
FrontPage 2003 ...................................................................................................................................... 60
OneNote 2003......................................................................................................................................... 61
Publisher 2003 ........................................................................................................................................ 61
Project 2003 ............................................................................................................................................ 61
Visio 2003 ............................................................................................................................................... 61
InfoPath 2003.......................................................................................................................................... 61
APPROFONDIMENTI...................................................................................................................................... 62
SMART CLIENT............................................................................................................................................... 62
Smart client: accesso ovunque e in qualsiasi momento ......................................................................... 62
Servizi Web XML .................................................................................................................................... 62
Office 2003 e tecnologie Smart client ..................................................................................................... 62
Smart document...................................................................................................................................... 63
Sviluppo e distribuzione di soluzioni smart client.................................................................................... 63
Conclusione ............................................................................................................................................ 63
INFORMAZIONI SUGLI SMART DOCUMENT ........................................................................................................ 64
OFFICE 2003 E MOBILE DEVICE ...................................................................................................................... 64
3
INTRANET PER LA PUBBICA AMMINISTRAZIONE
di Giancarlo Butti
L'obiettivo di questa pubblicazione è di descrivere alcuni esempi applicativi delle intranet
nella Pubblica Amministrazione.
Questa pubblicazione è strettamente collegata a PORTALI PER LA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE, della quale riprende in parte i contenuti.
La definizione di intranet o di portale interno alla Pubblica Amministrazione possono di
fatto coincidere.
Medesimi sono quindi gli strumenti che concorrono alla realizzazione di una intranet o di
un portale interno.
Maggiore enfasi in questa pubblicazione verrà dedicata alle postazioni client in quanto la
intranet non viene vista unicamente come portale al quale accedere per recuperare
informazioni, ma come ambiente unificato di lavoro per i knowledge worker della Pubblica
Amministrazione.
Il punto di vista della Pubblica Amministrazione
Con il processo di modernizzazione in atto, la Pubblica Amministrazione ha la grande
opportunità di migliorare la qualità del servizio pubblico e aumentare la fiducia dei cittadini
nelle istituzioni.
Le organizzazioni che pongono l’utente al centro dei loro interessi sono quelle che
ottengono i migliori successi, sia nel settore privato sia in quello pubblico.
Si tratta di istituzioni in grado di fornire un migliore accesso ai servizi, aumentare il volume
dei servizi offerti e ridurre il tempo dedicato dai dipendenti ad attività non focalizzate sugli
utenti.
Riconoscendo l’oggettiva difficoltà per una stessa persona di seguire tutto l'iter di una
pratica o di un servizio pubblico, le amministrazioni focalizzate sul cittadino combinano
tecnologie di CRM (Citizen Relationship Management, gestione delle relazioni con i
cittadini), Workflow e tecnologie Internet per trasformare i dipendenti pubblici in veri e
propri "knowledge worker", cioè operatori in grado di padroneggiare e gestire con
efficienza l'intero patrimonio di informazioni e conoscenze dell'amministrazione pubblica.
I dipendenti devono essere in grado di utilizzare strumenti di gestione delle informazioni,
comprendere le situazioni contingenti di un caso specifico, conoscere le leggi e i
regolamenti pertinenti ed essere in grado di affrontare ogni caso con competenza per
prendere le decisioni più giuste.
Ciò implica che devono avere accesso simultaneo alle informazioni dalle proprie “scrivanie
elettroniche”, in modo da garantire un approccio uniforme alle pratiche, tempi di risposta
brevi e alleggerimento degli aspetti burocratici.
I knowledge worker devono poter lavorare in team e muoversi con la massima agilità fra
molteplici documenti e database in una grande varietà di sistemi back-end.
La varietà delle reti è una caratteristica del tradizionale approccio verticale degli enti
pubblici che ha dato vita a singoli servizi e sistemi non integrati.
Le soluzioni intranet rientrano tipicamente nella categoria degli Enterprise Information
Portal (EIP) e spesso incorporano strumenti di Knowledge Management, di collaborazione
tra i dipendenti e gestione documentale.
Per assicurare gli standard di efficienza, economicità di gestione e potenziamento
dell’infrastruttura, realizzando un contesto orientato alla condivisione delle informazioni e
dei servizi, gli Enti devono dotarsi di una rete intranet evoluta, per favorire il lavoro
4
cooperativo tra i dipendenti in modo integrato con le logiche di portale e trasparente
rispetto ai processi amministrativi. Il personale, identificato tramite carta elettronica, deve
disporre di una piattaforma evoluta per accedere alle applicazioni del dominio come il
protocollo informatico, condividere le informazioni, apporre ai documenti la firma digitale,
ottimizzare la gestione degli iter procedurali con metodologie di workflow e di project
management e fruire di formazione personalizzata online (e-Learning).
Una possibile definizione di intranet
La definizione di intranet non è univoca, ma può essere agevolmente interpretata come un
insieme di :
•
Informazioni;
•
Applicazioni;
•
Servizi;
•
Documenti;
•
Collegamento con applicativi mediante:
¾ Link;
¾ Incapsulamento;
¾ Integrazione.
Ogni elemento delle intranet deve essere accessibile in modalità Web all'interno di una
organizzazione.
L’ingresso nella intranet avviene normalmente dalla rete locale, o comunque su una rete
privata e protetta, anche di tipo geografico o mediante VPN.
L’accesso può avvenire da postazioni fisse o mobili, in modalità sincrona o asincrona.
Macro funzioni
Una possibile classificazione delle macrofunzioni di una intranet è quella individuata
dall’Osservatorio permanente sulle Intranet in Italia.
L’Osservatorio individua le seguenti aree funzionali:
•
publishing: funzionalità per la pubblicazione di contenuti; comunicazione
monodirezionale di contenuti verso gli utenti della intranet;
•
document management; gestione dei documenti (conoscenza esplicita) con
funzionalità di archiviazione, indicizzazione, versioning, history, ricerca;
•
community; strumenti per l’interazione fra gli utenti sia di tipo sincrono (chat, istant
messaging) sia asincrono (forum, mailing list ecc.);
•
collaborative work; strumenti per la collaborazione (groupware, e-rooms,
videoconferenze ecc.);
•
legacy integration; strumenti per l’integrazione con le applicazioni dell’ente pubblico
indipendentemente dalla loro architettura;
•
self service; funzioni per erogare servizi interattivi agli utenti della intranet in genere
attraverso Web form.
5
COMPONENTI DI UNA INTRANET
Come riporta la definizione riportata al paragrafo precedente una intranet è rivolta al
personale interno dell’organizzazione dove l’intranet è implementata.
Si tratta quindi di una tipologia di utenti ben definita e anche ben nota.
Sono conosciute le utenze, ma anche gli strumenti che gli utenti hanno a disposizione.
E’ anzi possibile stabilire quali strumenti questi utenti debbano utilizzare dalla propria
postazione per lo svolgimento del lavoro e per l’accesso alla intranet.
L’ambiente intranet è quindi caratterizzato da una serie di componenti server, ma anche
da altrettanti componenti client.
La ripartizione fra le componenti elaborative lato server e lato client ha subito nel tempo
diverse evoluzioni e alterne fortune.
Dall’ambiente basato su host centrale e terminale stupidi si è successivamente passati
all’informatica distribuita, con potenza di calcolo sempre più decentrata sui client.
Si è tornati successivamente a proporre l’ambiente con un elaboratore che centralizzasse
le attività e client più o meno leggeri, il cui compito era solo quello di fungere da interfaccia
verso le applicazioni centralizzate.
L’elaborazione centralizzata offre numerosi vantaggi, quali per esempio un maggior
controllo sull’accesso alle informazioni, maggior sicurezza nelle attività di backup e
ripristino dei dati, interventi limitati dal punto di vista sia degli amministratori del sistema
sia dell’assistenza tecnica.
Una intranet accessibile mediante un semplice browser è quanto di meglio esemplifica
questo concetto.
Nonostante questi innegabili vantaggi l’esigenza di elaborazione individuale, autonoma,
non formalizzata, tipica degli information worker ripropone la necessità di una capacità di
elaborazione decentrata.
La intranet ideale si pone quindi come un insieme di componenti server, dove viene
concentrata la capacità elaborativa e le informazioni condivise, e un insieme di
componenti client con capacità elaborativa autonoma e dotati di strumenti applicativi che
permettano all’utente di svolgere il proprio lavoro anche sconessi dalla intranet (e quindi
anche in situazioni che richiedono la mobilità).
L’ambiente server
Nell'esaminare la struttura di una intranet, è fondamentale comprendere la gamma delle
caratteristiche operative necessarie per soddisfare tutti i potenziali requisiti della intranet
stessa. Questo consente di definire le esigenze tecniche attuali e quelle che potranno
presentarsi in futuro, evidenziando dove risiedano le maggiori sfide.
Un esame dei principali scenari di implementazione delle intranet mostra che le
funzionalità più comunemente richieste possono essere suddivise nelle seguenti
categorie:
•
Autenticazione degli utenti;
•
Personalizzazione;
•
Integrazione e aggregazione delle applicazioni;
•
Flusso di lavoro;
•
Ricerca;
•
Collaborazione;
•
Gestione dei contenuti Web;
•
Gestione dei documenti;
•
Flusso di pubblicazione;
•
Strumenti di analisi;
6
Queste funzionalità e le loro implicazioni tecniche sono illustrate di seguito. Sebbene non
tutte le intranet richiedano la totalità delle funzionalità sopra indicate, è possibile che, in
una intranet, siano tutte necessarie, in varie combinazioni e in momenti diversi, per
rispondere alle esigenze dell'amministrazione.
Autenticazione degli utenti
Per definizione, le intranet propongono contenuti e funzionalità adattati a misura dei singoli
utenti. Il primo passo consiste nell'identificare gli utenti che accedono alla intranet.
L'autenticazione degli utenti può avvenire tramite ID utente e password protetti.
Per i servizi di tipo dispositivo o per l’accesso a particolari categorie di dati è utile ricorrere
a sistemi di autenticazione forte, basati per esempio sull’utilizzo di smart card.
Se i diversi sistemi combinati nell'ambito della intranet richiedono ciascuno una
autenticazione autonoma, può risultare compromessa l’effettiva fruibilità.
L'elemento chiave per mantenere l'utilizzabilità di una intranet consiste nel richiedere agli
utenti di autenticarsi una volta sola, ovvero al momento dell'accesso alla intranet o al
sistema, per poi accedere a tutti i contenuti e a tutte le funzionalità offerte dalla intranet
senza ulteriori autenticazioni. Questa procedura, nota come Single Sign-On (SSO),
richiede l'utilizzo o l'integrazione, da parte dei diversi componenti aggregati sulla intranet,
dello stesso schema di autenticazione di rete.
Personalizzazione
Personalizzazione è un termine generico, utilizzato per descrivere il processo tramite il
quale contenuti diversi possono essere presentati agli utenti in base alla loro identità, al
ruolo organizzativo svolto e persino secondo la modalità di interazione con la intranet
scelta.
La personalizzazione di una intranet può avvenire tramite due modalità essenziali:
Presentazione delle informazioni. Gli utenti possono personalizzare parti specifiche
dell'interfaccia utente, per esempio quali informazioni visualizzare e dove, scegliendo
layout diversi, selezionando i servizi e i sistemi back-end da visualizzare e così via.
Contenuti e funzionalità. I contenuti visualizzati da un utente sono spesso il risultato della
combinazione tra le sue preferenze e le scelte effettuate automaticamente
dall'applicazione sottostante. Queste scelte di sistema si basano su regole determinate
per esempio in base al profilo utente (ruolo nell’amministrazione), ai servizi richiesti in
passato o al comportamento di navigazione.
Integrazione delle applicazioni
L'integrazione delle applicazioni è la connessione di sistemi distinti tramite condivisione dei
dati e transazioni automatizzate.
Sebbene l'implementazione di una intranet non richieda necessariamente l'integrazione
diretta tra queste applicazioni, è probabile che sia almeno necessaria la loro
comunicazione con la intranet (per la presentazione di dati e funzionalità), che rappresenta
l’interfaccia in cui convergono più applicazioni o che funge da fonte di contenuti.
L'integrazione basata sui dati mira al loro trasferimento tra diversi sistemi non orientati alla
produzione o da sistemi di produzione a data warehouse per l'analisi, slegati dalla
produzione,. L'integrazione basata sulle transazioni mira, invece, a trasferire i dati di
produzione tra sistemi di produzione diversi, per esempio tra un sistema di
approvvigionamento e un sistema di fatturazione. Questo tipo di transazione evidenzia
l'importanza della trasformazione e dell'integrità dei dati, nonché delle transazioni
distribuite.
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Di nuovo, una struttura comune aiuta a semplificare il problema. Le tecnologie SSO, per
esempio, possono facilitare l'impostazione dell'accesso a diverse origini di dati e
applicazioni. Se il profilo di un utente non consente l'accesso a dati specifici, la intranet
impedirà l'accesso all'utente in questione.
Flusso di lavoro
Le applicazioni che consentono la gestione dei flussi di lavoro, ai livelli più elevati sono
definite Workflow Management System (WfMS).
Difficilmente sono integrate all’interno di una intranet, ma la affiancano in quanto
costituiscono lo strumento privilegiato per la gestione degli eventi che precedono la
predisposizione dei contenuti che viene pubblicata sulla intranet o viceversa che deriva
dall’interazione dell’utente con la intranet.
Il modello ideale di un WfMS è composto di tre aree funzionali:
•
•
•
progettazione, per la definizione dei processi e di tutti gli elementi utili al loro
svolgimento;
run-time, per l’esecuzione dei processi, sequenziando le attività, in base a quanto
definito nell’area di progettazione;
interfaccia, per l’interazione con gli utenti e le applicazioni che intervengono nel
processo.
Il modello di riferimento comprende una serie di componenti, in grado di interagire fra loro
mediante apposite interfacce.
I componenti svolgono le seguenti funzioni:
• definizione dei processi;
• amministrazione e monitoraggio;
• motore di Workflow;
• applicazioni clienti;
• applicazioni esterne;
• interfaccia con altri WfMS.
Aggregazione dei contenuti
L'aggregazione dei contenuti si basa sul concetto chiave di un'unica operazione utile alla
creazione dei contenuti da riutilizzare in seguito in differenti posizioni. L'aggregazione dei
contenuti coinvolge la raccolta dei contenuti stessi da origini diversificate e la loro
visualizzazione nell'ambito di un'unica interfaccia, ovvero la intranet. Tramite l'utilizzo delle
funzionalità di aggregazione, una intranet può presentare una visualizzazione unificata di
contenuti potenzialmente appartenenti a soggetti diversi, derivanti da posizioni diverse o
che risiedano su sistemi differenti. L'aggregazione dei contenuti può essere ottenuta
utilizzando le tecnologie di gestione dei contenuti. Poiché le stesse intranet richiedono
notevoli funzionalità di gestione dei contenuti, come illustrato di seguito, la
centralizzazione in base a un unico sistema di gestione dei contenuti rappresenta un
vantaggio, anche se i contenuti stessi si trovano su database e server differenti.
Ricerca
La funzione di ricerca è uno degli elementi fondamentali di qualsiasi sistema di gestione
delle informazioni, sia esso dedicato alla gestione di informazioni strutturate sia non
strutturate (documenti).
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È infatti l'elemento che consente a ogni utente di reperire esattamente ciò che cercano,
indipendentemente dal fatto che la risorsa sia classificata o meno in modo intuitivo
all'interno della struttura di navigazione della intranet.
La struttura di navigazione più semplice è quella che consente ricerche a testo libero in un
insieme di documenti, siano essi pagine Web o altri contenuti.
La ricerca delle informazioni può essere attiva o passiva (o se si preferisce pull o push).
Nel primo caso è l’utente che chiede al sistema il recupero, secondo una serie di
preferenza, delle informazioni desiderate.
Nel secondo caso è il sistema che propone all’utente le informazioni che maggiormente lo
interessano, in base a profili di ricerca precedentemente definiti.
L’utente trova quindi sul proprio desktop le informazioni che servono al suo lavoro e che
sono costantemente aggiornate dal sistema.
La funzionalità di ricerca deve anche essere compatibile con i profili utente e le
impostazioni di protezione, in modo che gli utenti visualizzino solo i risultati relativi alle
risorse cui hanno accesso.
I metodi di ricerca utilizzati sono diversi, in funzione del tipo di informazione.
In un database tradizionale, la ricerca avviene in genere mediante l’uso di chiavi, cioè di
una serie di campi, definiti in fase di costruzione del database stesso.
Le modalità di ricerca comprendono in genere la possibilità di combinare logicamente più
chiavi.
Questo tipo di approccio, utilizzato principalmente per database di dati, può essere
utilizzato anche per informazioni di tipo non strutturato, alle quali si è abbinato un
corrispondente indice strutturato.
Per esempio, un database documentale permette di associare un profilo di dati strutturati a
un documento. Perfettamente idonea alla ricerca di informazioni strutturate, questa
soluzione ha invece dei grossi limiti nel caso delle informazioni non strutturate: è possibile
ricercare solo tramite criteri che siano stati predefiniti, e questo sicuramente non copre
l’intero contenuto informativo di un documento.
Per questo motivo, relativamente a informazioni non strutturate e in particolare ai
documenti, è stata introdotta la ricerca full-text.
Questa permette di individuare un testo all’interno di qualsiasi documento.
La ricerca full-text può in genere avvenire anche per termini simili per significato o per
assonanza.
Gli strumenti più sofisticati sono in grado di eseguire ricerche utilizzando delle intere frasi,
delle quali interpretano il significato, e presentano come risultato della ricerca documenti
che hanno effettiva attinenza al testo cercato.
Questo concetto può essere chiarito con un esempio: una ricerca che contenga la parola
“pesca” potrebbe portare all’individuazione di documenti che contengono riferimenti
all’attività di pesca o alla pesca come frutto; una ricerca intelligente è in grado di
distinguere che cosa cercare a partire dal contesto.
Molto spesso chi esegue una ricerca full-text ottiene come risultato un lungo elenco di
documenti, la maggior parte dei quali poco significativi.
Fra le funzioni più apprezzate di un motore di ricerca vi è la visualizzazione dei risultati
evidenziando il grado di corrispondenza fra quanto cercato e i documenti trovati,
attraverso l’assegnazione di un peso a ciascuno di essi.
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In alcuni casi, oltre ai risultati della ricerca vengono presentate automaticamente anche
una serie di informazioni non strettamente attinenti, ma comunque correlate a quelle
cercate.
I motori di ricerca full-text utilizzano anch’essi degli operatori logici per affinare la ricerca.
È così possibile ricercare un documento che contenga una certa parola, ma non un’altra
(OR), ovvero entrambe (AND) o che non contenga una certa parola (NOT), o ancora che
contenga due parole, ma solo se queste non siano distanti fra loro nel testo (NEAR).
Anche la ricerca full-text ha dei grossi limiti.
Solo alcuni motori particolarmente sofisticati sono in grado di effettuare ricerche
veramente intelligenti, distinguendo dal contesto che cosa si sta effettivamente cercando.
Una ricerca troppo generica può portare come risultato a elenco lunghissimo di documenti,
come è ben evidente quando si utilizza un motore di ricerca su Internet.
Le tecniche per effettuare la ricerca sono diverse.
Dal semplice raffronto fra il termine cercato con il testo presente nei documenti a
sofisticate tecniche basate sull’uso di reti neurali, pattern recognition, logica fuzzy, analisi
semantica, calcolo delle probabilità ecc.
Diversa è anche la modalità di valutazione della rilevanza di un certo documento rispetto
al termine cercato.
Un altro tipo di soluzione è quella di categorizzare le informazioni strutturate, permettendo
quindi un percorso di avvicinamento al risultato mediante passi successivi.
L’impegno richiesto per organizzare informazioni di questo tipo è notevole, ed è per questo
motivo che sono state realizzate delle applicazioni in grado di svolgere automaticamente
l’opera di categorizzazione delle informazioni.
I documenti non sono l’unico tipo di informazione non strutturata sui quali è possibile
compiere attività di ricerca.
Vi sono immagini, clip audio, clip video.
Anche in questo caso il tipo di approccio è duplice.
La soluzione tradizionale si basa sull’uso di database strutturati che permettono di profilare
questa tipologia di oggetti (la ricerca avviene quindi mediante parole chiave basate sul
testo), mentre le soluzioni più avanzate consentono di effettuare delle ricerche utilizzando
come chiavi di ricerca gli oggetti stessi (per esempio la ricerca di un’impronta digitale).
L’introduzione di metalinguaggi come XML ha portato notevoli evoluzioni. Questo
linguaggio consente, infatti, di categorizzare i contenuti di un documento, scomponendolo
in singole entità che possono facilmente essere oggetto di ricerca.
Collaborazione
La collaborazione è un'altra categoria associata alle intranet ricca di funzionalità.
Alcune attività di ufficio prevedono il coinvolgimento contemporaneo di più operatori, fra i
quali esistono relazioni di vario tipo (gruppi paritetici, gruppi gerarchici ecc.)
Per esempio, la redazione di una relazione può coinvolgere diverse persone: un operatore
realizza una testo, un secondo un’immagine, un terzo un grafico in Excel.
Tutte queste componenti, prima di essere inserite nel documento finale, possono seguire
un iter che prevede realizzazione, verifica e approvazione. Questa relazione , a sua volta,
può essere rivista più volte prima del rilascio della versione definitiva.
Vi è quindi la necessità di un continuo trasferimento di informazioni tra i vari partecipanti al
processo, oltre che uno scambio di file.
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Su questi file alcuni operatori potranno svolgere operazioni di editing, altri solo di
visualizzazione, altri potranno inserire delle annotazioni ecc.
Processi di questo tipo sono poco strutturati e possono essere eseguiti anche una sola
volta o occasionalmente.
In questi casi la gestione del flusso di lavoro può avvalersi dei servizi resi disponibili dagli
ambienti collaborativi.
Fra questi servizi risulta essenziale quello di posta elettronica, che permette lo scambio di
informazioni e file.
Altri servizi comunemente disponibili riguardano:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
cartelle condivise, dove più operatori possono depositare o consultare materiale per
un’attività comune;
agende condivise, dove un operatore può visualizzare gli impegni degli altri e fissare
un appuntamento con l’operatore o gli operatori desiderati non appena si presenti
l’opportunità;
gestione delle risorse comuni, come per esempio una sala riunioni o un proiettore, di
cui è possibile verificare la disponibilità;
gestione delle discussioni, alle quali possono partecipare contemporaneamente più
operatori;
form personalizzabili con cui indirizzare informazioni e documenti fra i vari operatori,
consentendo la gestione di processi strutturati;
strumenti di personalizzazione e sviluppo per la realizzazioni di vere e proprie
applicazioni;
siti dedicati a progetti specifici;
comunicazione in tempo reale (chat);
sondaggi;
sottoscrizioni e avvisi personalizzabili.
Le funzionalità di collaborazione consentono di lavorare insieme in modo sincrono e
asincrono.
Gestione dei contenuti Web
Per gestione dei contenuti Web si intende la capacità di archiviare, gestire e creare
riferimenti incrociati tra documenti di tutti i tipi. Come tale, la gestione dei contenuti è un
aspetto essenziale dei portali basati sui dati. La gestione dei contenuti Web (denominata
anche Web Content Management o WCM) si fonda sulla capacità di creare, memorizzare,
gestire e pubblicare contenuti sul Web. I contenuti Web possono includere pagine HTML,
pagine ASP, immagini, clip audio, file XML, testo normale ed elementi multimediali, ma
anche altri contenuti complementari, quali fogli di stile e metadati.
Malgrado la tradizionale funzione di aggregazione delle intranet, la capacità di creare e
gestire contenuti Web unici all'interno della intranet è considerata sempre più essenziale.
Un sito intranet aziendale, per esempio, fornisce accesso ai sistemi aziendali, ma può
anche sfruttare funzioni di gestione dei contenuti Web per consentire al gruppo delle
Risorse Umane la pubblicazione di resoconti relativi a novità interne all'amministrazione. Il
sistema WCM può essere utilizzato anche per raccogliere in un’ampia sezione del portale
intranet la rassegna stampa.
Uno dei servizi chiave forniti da WCM è rappresentato dalla possibilità per i dipendenti
delle amministrazioni pubbliche di controllare direttamente i propri contenuti. Un sofisticato
sistema di gestione dei contenuti solleva cioè gli amministratori Web dalla pubblicazione
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quotidiana dei contenuti sul portale. Gli utenti, invece, sono in grado di operare all'interno
del sistema WCM per gestire direttamente la creazione diretta di contenuti, l'approvazione
e la pubblicazione di attività.
Di conseguenza, un robusto sistema WCM, strettamente integrato con gli altri componenti
della intranet (autenticazione utenti, personalizzazione e ricerca), può aggiungere un
notevole valore allo sviluppo di una intranet.
Gestione dei documenti
La maggior parte delle informazioni disponibili all’interno di una intranet è rappresentata
dai documenti.
E’ infatti di fondamentale importanza che la intranet disponga contemporaneamente sia
delle funzioni utili per la gestione di contenuti che sono tradotti in pagine Web, sia delle
funzioni per la gestione di contenuti mantenuti nel loro formato originale.
Se la intranet è utilizzata all’interno di un’amministrazione, la quasi totalità delle
informazioni saranno organizzate sotto forma di documenti.
Un aspetto particolarmente importante è il fatto che lo stessa intranet possa costituire uno
strumento di lavoro per i dipendenti dell’amministrazione e al tempo stesso un punto di
accesso ai medesimi contenuti da parte di cittadini e imprese, senza che le informazioni,
organizzate nei documenti siano estrapolate e riorganizzate per la pubblicazione.
Le funzioni di gestione documentale sono utilizzate principalmente da chi usa la intranet
come strumento di lavoro, per creare e organizzare le informazioni.
Le principali funzioni relative alla gestione dei documenti sono descritte nel seguito.
Gestione dei formati documenti
Devono essere gestiti documenti di qualsiasi tipo, permettendo la visualizzazione (tramite
l’applicazione con cui sono stati creati, grazie a viewer o applicazioni di altro alternative) di
ogni formato di documento.
In alternativa deve essere in grado di effettuare una conversione in tempo reale del
contenuto del documento in un formato consultabile da un browser.
Gestione delle versioni
La gestione delle versioni permette di avere sempre sotto controllo la situazione di un
documento e la certezza di lavorare sull’ultima versione disponibile.
Possibilmente devono essere conservate le diverse versioni di un documento.
Gestione della storia
La storia di un documento deve comprendere la registrazione delle varie operazioni
compiute sullo stesso dal momento della sua creazione fino alla sua eliminazione
dall’archivio.
La storia deve riguardare le operazioni compiute sulle singole versione del documento di
cui si conservi copia.
Gestione degli allegati
Deve essere possibile collegare i documenti fra di loro sia tramite strutture logiche sia
allegando differenti documenti a un file principale.
La funzione deve essere ricorsiva.
Gestione dei componenti
Deve essere possibile gestire documenti composti, cioè documenti le cui parti siano
costituite da altri documenti.
12
Comparazione
Deve essere possibile effettuare una comparazione fra diverse versioni di un documento o
anche fra documenti diversi.
Organizzazione e ricerca
La ricerca di un documento deve poter avvenire attraverso criteri diversi:
•
•
•
•
una serie di campi chiave, che identificano per esempio, il nome, l’autore, la
versione, la data di creazione ecc.;
una ricerca full-text, con l’uso di sinonimi, per prossimità, e con combinazioni
logiche di vari elementi;
la consultazione di percorsi logici basati su collegamenti fra documenti;
un’organizzazione logica, a cartelle, che rispecchi la tradizionale logica manuale,
ma nella quale un documento può appartenere a più cartelle logiche senza essere
duplicato.
Non necessariamente tutte le modalità di ricerca devono essere rese disponibili a tutti gli
utenti. Diversa è, infatti, l’esigenza di chi accede alla intranet unicamente per reperire
un’informazione che può essere contenuta anche all’interno di un documento, da chi
accede alla intranet come strumento di lavoro e quindi produce e organizza le
informazioni.
Uso off line (check-in/check-out)
L’applicazione deve permettere la condivisione e scambio di documenti con il sistema
centrale anche da postazioni non connesse.
In questo caso il prelievo e restituzione (o nuova introduzione) di documenti fra l’unità
locale e il sistema centrale si deve avvalere di particolari funzioni (check-in/check-out) che
consentano di tener traccia di questo scambio di documenti per mantenere allineate le
varie versioni.
Durante il periodo in cui il documento viene gestito esternamente all’applicazione, lo
stesso può essere solo consultato, ma non modificato.
Archiviazione
L’applicazione deve gestire automaticamente le attività di trasferimento dei documenti non
più attivi su memorie di massa near-line od off-line, secondo criteri parametrici.
Uno dei criteri possibili è l’assegnazione di un tempo di vita al documento in fase di
creazione dello stesso.
Importazione/Esportazione
L’applicazione deve consentire l’importazione/esportazione sia di un singolo documento,
sia di intere librerie di documenti, eventualmente già con un loro profilo predefinito
proveniente da applicazioni precedenti.
L’importazione non riguarda quindi solo i documenti, ma anche eventuali database con
informazioni che descrivano questi documenti.
Flusso di pubblicazione
Nell'ambito delle intranet, il flusso di lavoro è essenzialmente il processo che controlla le
modalità di approvazione e pubblicazione dei contenuti. Il flusso di lavoro è ciò che
consente ai soggetti pubblicatori di controllare i propri contenuti, in quanto limita i diritti di
pubblicazione e di approvazione in base a criteri preimpostati dall’amministratore del
13
sistema. Un flusso di lavoro sofisticato include funzioni di avviso per notificare al revisore
successivo che il contenuto è pronto per essere esaminato, percorsi di revisione
personalizzabili per consentire l'elaborazione in parallelo e livelli di revisione variabili per
categorie diverse di contenuti. Il flusso di lavoro può anche essere una parte essenziale di
una intranet collaborativa qualora, per esempio, uno o più soggetti debbano abbandonare
un lavoro di gruppo prima che sia finalizzato.
Indipendentemente dal contesto, il flusso di lavoro deve essere di facile accesso per i
soggetti pubblicatori, preferibilmente tramite integrazione dei rapporti di stato e degli avvisi
nell'ambito degli strumenti già utilizzati per l'esecuzione del lavoro. Deve essere anche
semplice da personalizzare e da ampliare per i tecnici che progettano soluzioni compatibili
con più sistemi e scenari.
Strumenti di analisi e generazione di rapporti
Gli strumenti di analisi on-line forniscono le informazioni necessarie a un'amministrazione
per ottimizzarne l'efficacia online. I siti Web possono generare Gigabyte di dati relativi a
profili utente, flussi di clic del mouse, comportamenti di navigazione o di accesso ai servizi
degli utenti e prestazioni del sito. Questo immenso patrimonio di dati può essere
facilmente trasformato in tendenze di navigazione approfondite, utile segmentazione
dell'utenza, e in ultima analisi in un ciclo di feedback intelligente che consente alle
organizzazioni di ottimizzare gli investimenti fatti sulla intranet. Molte amministrazioni
lasciano che questo insieme di conoscenze vada perduto perché prive degli strumenti di
analisi e di creazione di rapporti necessari all'aggregazione e all'interpretazione dei dati.
Le tecniche OLAP, il Data Warehousing e le funzionalità predittive offrono mezzi potenti
per analizzare rapidamente elevate quantità di dati. Gli aspetti multidimensionali delle
tecniche OLAP offrono, nella generazione dei rapporti, la flessibilità necessaria ai
responsabili per visualizzare i dati da ogni punto di vista, consentendo di rappresentare
facilmente i dati stessi nel modo significativo. Gli strumenti di analisi e di generazione di
rapporti facilitano l'assunzione di decisioni intelligenti di investimento in relazione ai
contenuti e alle funzioni delle intranet.
Architettura
Oltre a queste funzioni di base, un approccio integrato alle intranet richiede alcuni elementi
strutturali comuni.
Infrastruttura di rendering
L'infrastruttura di rendering è la tecnologia server cui è affidato l'assemblaggio e la
rappresentazione di una pagina Web. Una moderna architettura di server applicazioni
implica, nella maggioranza dei casi, che gli sviluppatori sono in grado di operare con
nozioni astratte di pagine Web, senza che sia necessario scrivere codice HTML.
Le intranet sono tendenzialmente costituite da vari componenti diversi combinati insieme.
Di conseguenza, una buona struttura di rendering disporrà di elementi già pronti, che
possano contribuire a ridurre radicalmente i tempi di sviluppo. Inoltre, poiché la struttura di
rendering deve interagire con tutti gli altri componenti della intranet, come il sistema di
gestione dei contenuti Web, di personalizzazione, di collaborazione, la possibilità che essi
possano accedere a una tecnologia di rendering Web comune rappresenta un notevole
vantaggio.
Ambiente di sviluppo comune
La creazione e la distribuzione di portali possono essere semplici, come nel caso
dell'attivazione di un servizio di "team site" su un file server.
14
Più spesso, i portali sono progetti di sviluppo complessi, che richiedono l'integrazione di
numerose tecnologie, e quindi lo sviluppo di funzionalità personalizzate basate su questa
integrazione. Tale complessità è particolarmente evidente quando la linea di separazione
tra portali interni ed esterni diviene indistinta e aumentano le richieste di funzionalità più
sofisticate da parte dell'amministrazione.
Date queste condizioni, operare non solo con un gruppo integrato di tecnologie per portali,
ma anche con un unico ambiente di sviluppo compatibile con la totalità di tali tecnologie
rappresenta un notevole vantaggio. Se l'ambiente di sviluppo in questione è anche di
facile utilizzo, si integra direttamente con le tecnologie per i portali e sfrutta insiemi di
competenze comuni. In questo modo, la procedura di sviluppo del portale può essere
potenzialmente molto più rapida e meno costosa.
L’ambiente client
Client leggeri
L’accesso alla intranet per definizione deve poter avvenire da un qualunque browser.
Caratteristica di una intranet è infatti la presentazione di tutte le informazioni e funzioni
mediante un’interfaccia Web.
L’accesso mediante browser pressupone che nella maggior parte dei casi l’elaborazione
venga svolta lato server.
Rich client
Office 2003 rappresenta una concetto diverso di client della intranet.
Office è il più diffuso ambiente di produttività individuale.
La sua integrazione all’interno della intranet deve quindi ritenersi del tutto naturale.
L’utente ha la possibilità di usufruire di tutte le funzionalità della intranet senza tuttavia
modificare il proprio modo di lavorare.
Con il tempo è cresciuta l’integrazione di Office con l’ambiente intranet. Oggi con Office
2003 l’utente può operare indifferentemente gestendo documenti sulla propria postazione,
su un file server o sulla intranet in modo del tutto trasparente.
Office 2003 consente all’utente di avere a disposizione un ambiente di produttività
individuale completo e al tempo stesso condivisibile con tutti gli altri utenti della intranet.
L’utente può creare e gestire documenti e informazioni, tenere sotto controllo le versioni,
categorizzare i documenti per una successiva archiviazione, definire i livelli di protezione
dei contenuti e i diritti di accesso.
Tutto questo senza modificare il proprio modo di lavorare o gli strumenti utilizzati.
Gli utenti mobili
In molti casi l’accesso alle funzionalità della intranet non avviene da una postazione fissa.
Per esigenze operative l’utente deve potersi muovere liberamente.
È il caso degli operatori della sanità che si recano presso i pazienti e che devono potere
accedere a tutte le informazioni archiviate nei repository del sistema informativo relative
sia alla situazione dello specifico paziente sia di carattere più generale (database medici
ecc.). L’utente, inoltre, deve poter aggiornare la cartella clinica con informazioni raccolte
presso il paziente.
La intranet funge da interfaccia unificata verso i diversi ambienti e le differenti applicazioni.
Il client mobile per poter operare può utilizzare essenzialmente due diverse soluzioni.
La prima consiste in un collegamento wireless; in questo caso il client opera come una
qualunque postazione sulla rete.
15
La seconda soluzione, eventualmente integrabile alla prima, consiste nell’utilizzo di uno
smart client; applicazione basata su Office che consente a un client di poter operare anche
in modalità sconnessa permettendo un successivo riallineamento delle informazioni
presenti nei database.
Questa seconda soluzione è l’unica praticabile in quei casi in cui l’utente mobile operi
lontano dalla rete aziendale e non disponga di un collegamento esterno alla stessa, per
esempio di tipo VPN.
16
POSSIBILI SCENARI
Nel seguito vengono presentati alcuni possibili scenari implementativi di intranet
focalizzate su obiettivi diversi.
Ne vengono descritte le principali funzionalità.
Intranet collaborative pensate per team/progetti
Il successo di un progetto richiede la cooperazione e la costante comunicazione tra i
membri del team. Lo scenario relativo alle intranet collaborative pensate per team/progetti
risponde all'esigenza fondamentale dei membri di un team di progetto di condividere
informazioni e idee importanti e di lavorare insieme sui documenti del progetto.
Funzionalità
L'implementazione di una intranet di collaborazione pensato per team/progetti richiede le
seguenti funzioni:
•
•
•
Ricerca:
o Capacità di ricerca di documenti.
Collaborazione:
o Capacità di memorizzare documenti correnti e archiviati in una posizione
accessibile a tutti;
o Capacità di effettuare il check-in e il check-out dei documenti;
o Capacità di classificare i documenti e di allegare metadati;
o Capacità di interagire con altri knowledge worker tramite chat, posta
elettronica e così via;
o Capacità di effettuare sondaggi e ospitare discussioni pubbliche.
Flusso di lavoro:
o Capacità di inoltrare e approvare documenti.
Intranet istituzionali
Una intranet istituzionale offre ai dipendenti di un'organizzazione l'accesso a informazioni
e applicazioni. L'obiettivo di una intranet di questo tipo è aumentare la produttività dei
dipendenti e ridurre i costi operativi, offrendo accesso alle risorse che possono supportare
il dipendente nell'esecuzione delle sue mansioni.
Funzionalità
L'implementazione di una intranet istituzionale richiede normalmente le seguenti
funzionalità:
•
•
Ricerca:
o Classificazione globale;
o Capacità di ricerca di documenti;
o Capacità da parte dei dipendenti di effettuare ricerche su contenuti aggregati
e creati a livello locale;
o Capacità da parte dei dipendenti di classificare contenuti aggregati e creati a
livello locale.
Aggregazione dei contenuti:
17
•
•
•
•
•
•
o Capacità di aggregare o combinare contenuti derivanti da più origini
eterogenee, interne ed esterne all'organizzazione, in un unico formato
coerente;
o Capacità di memorizzare i contenuti aggregati in un apposito archivio locale.
Flusso di lavoro:
o Capacità di inoltrare e approvare documenti;
o Capacità di approvare contenuti aggregati e creati a livello locale.
Gestione dei contenuti Web (pubblicazione autonoma dei contenuti da parte dei
dipendenti):
o Capacità per un gruppo selezionato di dipendenti di creare contenuti HTML;
o Capacità per designer Web e personale IT di creare modelli per rinforzare il
brand e ottenere presentazione coerenti;
Strumenti di analisi:
o Capacità di eseguire analisi del traffico Web;
Aggregazioni dei servizi:
o Componenti di integrazione predefiniti;
o Capacità di scrivere nuove integrazioni;
Personalizzazione:
o Capacità per gli autori di personalizzare i contenuti per dipendenti specifici.
Single Sign-on
Intranet operative
Una intranet operativa offre un'interfaccia utente Web unificata per qualsiasi numero di
applicazioni back-end di tipo business-critical, generalmente soluzioni quali sistemi ERP e
CRM. L'unificazione delle interfacce utente di queste applicazioni migliora notevolmente la
produttività dei dipendenti che devono interagire con più componenti software.
Funzionalità
L'implementazione di una intranet operativa richiede normalmente le seguenti funzionalità:
•
Aggregazioni dei servizi dell’organizzazione:
o Componenti di integrazione predefiniti;
o Capacità di scrivere nuove integrazioni.
•
Gestione dei contenuti Web:
o Capacità di strutturare il sito e di offrire contenuti contestuali per consentire
agli utenti un utilizzo più efficiente del portale.
18
VANTAGGI DI UNA INTRANET
I principali vantaggi di una intranet dal punto di vista dell’utente si possono riassumere in:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
uniformità di interfaccia;
semplicità di utilizzo;
tempo di apprendimento limitato;
accessibilità diretta alle informazioni;
condivisione delle informazioni;
presenza di un ambiente collaborativo;
continuità operativa con gli strumenti di produttività individuale consolidati;
possibilità di accesso remoto;
possibilità operativa anche in modalità sconnessa con l’uso di smart client.
Dal punto di vista dell’amministrazione i vantaggi si possono così sintetizzare:
Maggiore efficienza
La possibilità di prendere decisioni in modo consapevole e una maggiore soddisfazione
delle esigenze dei dipendenti sono fattori determinanti per l'efficienza di
un'organizzazione.
Favorendo la collaborazione nella realizzazione dei progetti, la soluzione portale Microsoft
per reti intranet consente di aumentare l'efficienza grazie a funzionalità di ricerca a livello
di organizzazione, l'integrazione dei processi, l'integrazione totale con Microsoft Office, la
messaggistica integrata e siti self-service per i team.
Migliori processi
La soluzione portale Microsoft per reti intranet consente alle organizzazioni di migliorare i
processi tramite strumenti di collaborazione, l'accesso rapido a informazioni dinamiche e
l'integrazione completa dei processi e grazie a tecnologie quali l'accesso Web standard,
l'accesso integrato alle applicazioni e procedure di approvazione sicure per i documenti.
Gestione più efficace delle informazioni
Procedure di collaborazione ottimizzate, l'individuazione rapida delle informazioni e
l'integrazione dei dati dinamici facilitano notevolmente l'accesso, la distribuzione e la
condivisione delle informazioni in tempo reale.
La soluzione portale Microsoft per reti intranet consente di eseguire queste operazioni
tramite funzionalità quali la categorizzazione dei documenti, i profili e la ricerca e grazie a
strumenti di gestione con opzioni di sottoscrizione per ricevere notifiche automatiche
relative ai nuovi aggiornamenti disponibili.
Maggiore rendimento degli investimenti IT
Una migliore gestione, affidabilità, protezione e formazione consentono alle
amministrazioni di ottimizzare i capitale investiti nel settore IT.
La soluzione portale Microsoft per reti intranet è in grado di assicurare tali vantaggi grazie
all'utilizzo di interfacce per il Web, che consentono di contenere i costi riducendo i tempi di
realizzazione e formazione.
Una pianificazione accurata della gestione del personale, dei processi e delle tecnologie è
fondamentale per ottenere i vantaggi descritti.
Un'attenta pianificazione consente, infatti, di sfruttare appieno le tecnologie Microsoft per
raggiungere gli obiettivi di implementazione prefissati nei tempi e costi preventivati.
19
I prodotti Microsoft, inoltre, sono progettati per consentire l'integrazione di nuovi
componenti e la personalizzazione di quelli esistenti di pari passo con le esigenze
dell’amministrazione, offrendo in tal modo ulteriori strumenti per raggiungere gli obiettivi
prefissati.
20
ESEMPI APPLICATIVI
Diverse sono le pubbliche amministrazioni che hanno già implementato al loro interno
soluzioni intranet come quelle descritte nella prima parte di questa pubblicazione.
Nel seguito verranno presentati alcuni casi che sono esemplificativi di tutte le soluzioni
descritte in presenza, compreso l’uso di rich client, smart client, client mobili.
Il caso della Provincia di Ravenna, già alla seconda generazione di intranet rappresenta
un esempio di implementazione ed evoluzione di una intranet creata per condividere le
informazioni all’interno dell’ente.
Il caso delle Camere di Commercio rappresenta un evoluto esempio di utilizzo degli smart
client applicati al settore dell’edilizia, sia pubblica sia privata.
In questo caso gli utenti, per lo più mobili sul territorio, sono in grado di condividere e
consolidare le informazioni relative anche a progetti complessi in una sorta di intranet
allargata.
I casi relativi alla Sanità riguardano l’uso di client mobili per la condivisione e la raccolta
delle informazioni.
Infine, un esempio di applicazione della infrastruttura di Enterprise Project Management
per la condivisione delle informazioni relative alla gestione di un progetto complesso,
come la realizzazione di una intranet per una Pubblica Amministrazione.
21
Provincia di Ravenna
La Provincia di Ravenna ha riorganizzato la propria intranet (SPIDI Sistema provinciale
interno di informazione) rendendola più funzionale alle esigenze degli utenti e superando i
limiti della precedente versione.
L’aspetto particolarmente interessante è che la Provincia di Ravenna ha potuto
sperimentare già da tempo i vantaggi di una soluzione intranet e ha anche maturato
l’esperienza relativa ai limiti della prima versione implementata.
La nuova intranet è basata lato server sull’uso di Windows Server 2003 e SharePoint
Portal Server 2003, mentre lato client si avvale di Office 2003.
La creazione della nuova intranet ha coinvolto tutta la struttura provinciale, non solo il
Settore Informatica .
E’ stato costituito un gruppo interno sulla comunicazione che stabilisce regole, workflow e
metodi di collaborazione.
Per ciò che riguarda la comunicazione La Provincia si è avvalsa della stretta
collaborazione dell’URP.
La nuova Intranet della Provincia è nata per la condivisione delle informazioni, con i
seguenti requisiti:
•
facilità nell’aggiornamento;
•
condivisione dell’informazione e strumenti collaborativi;
•
unico punto di informazione;
•
nessuna replica dei dati;
•
categorizzazione dell’informazione.
La finalità era di superare i limiti della versione precedente, che possono essere così
riassunti:
•
difficoltà nella gestione degli accessi;
•
nessuna collaborazione;
•
impossibilità di categorizzare i documenti (unica categoria=cartella);
•
uso esagerato della posta elettronica:
o scambio continuo di documenti in allegato con difficoltà nella ricerca
dell’originale;
o uso eccessivo della posta ad “everyone”: spam interno circa comunicazioni
sindacali, circolo ricreativo;
o comunicazione invasiva;
•
nessuna memorizzazione delle versioni precedenti dei documenti.
La nuova soluzione
La nuova intranet della Provincia di Ravenna è organizzata in tre diverse macroaree:
•
l’area pubblica;
•
i siti dipartimentali di lavoro;
•
i siti personali dei vari dipendenti e utenti della intranet stessa.
22
Figura 1: Home page della nuova intranet realizzata con SharePoint Portal Server
L’area pubblica comprende:
•
bacheche;
•
navigazione per categorie dei documenti pubblici dei settori;
•
link utili;
•
indirizzari comuni, prenotazione risorse.
Le bacheche tematiche (sindacale, ricreativa, news) risolvono il problema della diffusione
delle informazioni.
Figura 2: Le bacheche elettroniche hanno sostituito lo scambio incontrollato di posta elettronica
L’utente ha la possibilità di “sottoscrivere” una bacheca e riceve una segnalazione
solamente in caso di aggiunta/modifica e cancellazione di dati dalla specifica bacheca.
23
In questo modo è raggiunto solamente delle notizie che trova interessanti.
L’organizzazione delle informazioni e documenti
Trattandosi di una intranet dedicata alla condivisione delle informazioni grande importanza
riveste la gestione dei documenti e l’organizzazione delle informazioni.
Particolare attenzione è stata posta sul tema della categorizzazione delle informazioni.
Per utilizzare un linguaggio comune a tutti e già noto, è stato utilizzato come base il piano
delle attività che viene allegato al PEG (Piano Esecutivo di Gestione).
Questa fase si è rilevata particolarmente complessa.
Dal punto di vista operativo viene associata a ogni attività una document library; tutti i
documenti inseriti in una document library avranno automaticamente associata una
determinata categoria
E’ possibile associare altre categorie oltre a quella di default.
E’ inoltre possibile definire ulteriori metadati per poter ulteriormente “categorizzare” i
documenti.
La successiva ricerca delle informazioni introdotte avviene mediante la creazione di viste
ad hoc per raggruppare e/o filtrare i metadati, oppure tramite una ricerca full-text.
0401 SISTEMI INFORMATIVI
Sistemi Informativi interni
04101
Gestione della rete interna (per rete interna intendiamo la varie LAN ubicate nella varie sedi)
0410101 Manutenzione degli apparati
Interventi di ripristino immediati
Istruttoria Progetto nuovi acquisti Hw
Gara acquisti annuale
Acquisti spot (gare brevi)
Incontri con fornitori per aggiornamenti tecnologici e visione hw
0410102 Acquisto dei pacchetti software e gestione licenze
Istruttoria progetto nuovi acquisti Sw
Gara acquisti annuale
Acquisti spot (gare brevi)
Incontri con fornitori per aggiornamenti tecnologici e visione sw
0410103 Inventario dei beni
Integrazione inventario informatico con inventario provinciale
Gestione rapporti con ditta fornitrice software Inventario
Gestione report sui beni (elenchi, ricerche, movimentazioni ecc.)
0410104 Gestione della sicurezza della rete
Monitoraggio sistematico
Realizzazione e applicazione del piano della sicurezza
Collaudo annuale della sicurezza
Messa a norma degli impianti in base al collaudo
Stesura della documentazione relativa
Istruttoria di affidamento per il collaudo annuale della sicurezza
Figura 3: Struttura delle attività secondo il Piano Esecutivo di Gestione (PEG)
I siti dipartimentali
I siti dipartimentali costituiscono il vero punto di accesso operativo per il dipendente.
Nel sito l’utente ritrova tutti gli strumenti necessari al lavoro di gruppo (indirizzari,
documenti, attività).
Sono inoltre disponibili strumenti di comunicazione interni ed esterni, una bacheca privata
per la comunicazione tra colleghi dello stesso settore (sostituisce l’e-mail al gruppo) e una
bacheca pubblica per la comunicazione all’ente intero (sostituisce la mail a everyone).
Nella gestione dei contenuti ogni settore ha l’autonomia per pubblicare le informazioni che
possono essere utili all’intera struttura; per ora non esiste un workflow di approvazione se
non a un livello.
24
I siti personali
I siti personali costituiscono il punto di accesso a tutte le informazioni che servono per
svolgere l’attività lavorativa; sostituisce e supera il desktop dell’utente.
E’ possibile effettuare una forte personalizzazione dell’interfaccia.
Figura 4: Home page di un sito personale
I client
La intranet della Provincia di Ravenna utilizza a pieno le potenzialità derivanti
dall’integrazione di Office 2003 e Windows SharePoint Services.
Gli utenti possono sfruttare le nuove potenzialità senza modificare il proprio modo di
lavorare.
Ai prodotti di produttività individuale della famiglia Office viene aggiunta di una nuova barra
denominata “Area di lavoro condivisa” grazie alla quale è possibile condividere e
contribuire alla creazione e gestione di un documento, mantenere traccia delle versioni,
creare nuovi collegamenti.
Si è razionalizzato anche l’uso della posta elettronica.
Rispetto alla precedente diffusione incontrollata di messaggi e relativi allegati, nella
maggior parte dei casi l’attachment viene condiviso sulla intranet, evitando quindi
duplicazioni e ridondanze.
25
Figura 5: Office 2003 è un client perfettamente integrato nelle funzionalità della nuova intranet
La creazione di applicazioni
Di particolare interesse è l’uso di alcune funzioni di Windows SharePoint Services per la
risoluzione di richieste quotidiane di piccole applicazioni.
Normalmente queste applicazioni sono assimilabili a fogli di Excel o documenti di Word.
Grazie a Windows SharePoint Services è ora possibile in pochi minuti rendere disponibile
uno strumento condivisibile da più persone che possono contribuire alla compilazione
delle informazioni.
La precedente soluzione, basata sull’uso di un foglio in Excel in una zona condivisa del file
server, aveva infatti problemi in fase di condivisione e dell’uso contemporaneo del file.
Figura 6: Le liste di Windows SharePoint Services consentono la creazione di applicazioni condivise
26
Conclusioni
Il processo di costruzione dell’intranet della Provincia di Ravenna è ancora in corso, ma i
primi risultati sono tutti positivi.
Dal punto di vista dell’utente l’introduzione delle bacheche e degli avvisi sono risultati
vincenti.
L’esperienza ha evidenziato quanto sia importante la preliminare fase di studio per la
categorizzazione dei documenti.
27
Smart Client con Office System per gli “information
worker” dell’ edilizia
‘Consumer’ di un formato comune per la rappresentazione d’informazioni
eterogenee mediante interfacce Office System: Smart Document e InfoPath
Grandi Committenti con particolare riferimento alla Pubblica Amministraziona, imprese di
costruzione e società d’ingegneria, sempre più manifestano l’esigenza di accedere e
utilizzare informazioni che provengono da sistemi eterogenei.
Aziende di medio grandi dimensioni e con processi operativi articolati si pongono un
duplice obiettivo: integrare le informazione gestite dai differenti sistemi software all’interno
della propria struttura e recuperare, per poi elaborare, le informazioni provenienti dai
molteplici operatori esterni.
Tecnologie e linguaggi come XML, Internet e Web Services, rendono finalmente
realizzabili entrambi questi obiettivi in quanto semplificano lo scambio di dati tecnici.
Nascondono dettagli implementativi legati alle sorgenti e, rendendo disponibile il loro
contenuto informativo, forniscono una visione uniforme dell’informazione di semplice
lettura e integrazione.
Le elevate potenzialità di Office, combinate con lo SCHEMA SIX.XSD (ideato da STR che
standardizza lo scambio di dati tecnici: computi, offerte, libretti delle misure, rapporti di
lavoro, ordini, fatture ecc.) e gli STR Web Services (che integrano tali informazioni con i
propri sistemi informativi), aprono al mondo degli information worker dell’edilizia,
caratterizzato da un contesto di operatori molto differenti e disomogenei per cultura e
specializzazione, un nuovo orizzonte di modalità operative.
STR offre oggi a questi operatori la possibilità di utilizzare strumenti semplici e
personalizzabili per realizzare le fasi più frequenti del proprio lavoro; delega ai Web
Services e ai propri applicativi in ambiente. NET, quali STR PlaNet (oltre che alla
diffusissima Linea 32 Client Server per l’edilizia), il compito di integrare questi dati in un
sistema informativo completo per la gestione del progetto, della direzione lavori e del
cantiere.
Infrastruttura tecnologica
STR, sfruttando le possibilità tecnologiche offerte da Office System ha realizzato STR
PlaNet, Progetto Smart Client per gli information worker dell’edilizia.
Il progetto consiste:
•
nella scelta di un formato di dati “comune” quale XML (Extensible Markup
Language), per la rappresentazione dell’informazione contenuta nelle sorgenti
attraverso uno schema che si propone come standard nel mondo dell’edilizia.
Lo schema aziendale progettato, denominato SIX.XSD, tratta in modo uniforme,
aperto e integrato dati quali:
•
listini ed elenchi prezzi;
•
offerte prezzi;
•
computi metrici di opere;
•
libretti delle misure;
•
contabilità lavori pubblici;
•
ecc.
28
•
•
nella definizione di livelli di astrazione (tiers) introdotti da moduli software quali
wrapper e mediator, al fine di eliminare l’eterogeneità derivante dall’accesso integrato
a più fonti informative introducendo inoltre logica di business per plus funzionali prima
inimmaginabili;
nell’utilizzo e sfruttamento delle diverse potenzialità applicative e funzionali delle
sorgenti sottostanti (applicazioni custom, suite Office 2003, data repository ecc.) al
fine di permettere un’efficace e reale interoperabilità tra le parti che definiscono i
processi aziendali.
Figura 1: infrastruttura innovativa di sviluppo STR
L’architettura proposta in Fig.1 prevede di costruire sopra ogni sorgente informativa un
involucro Adapter (Wrapper) che converte il modello di dati sottostante nel modello
comune in XML (schema standard SIX.XSD).
A un livello di astrazione più alto ci sono i Web Services (Mediator) che hanno il compito di
integrare informazioni provenienti da più sorgenti informative e fornire servizi remoti
basandosi unicamente sul modello comune.
In questo modo sarà possibile sfruttare le diverse potenzialità delle sorgenti sottostanti
sfruttando Smart Client Microsoft, in particolare Office System, per interfacciarsi alle
componenti di business remote di STR.
29
Servizi remoti fruibili tramite i Web Services STR
Grazie ai Web Services realizzati da STR un utente può effettuare:
•
import/export non più basato su un formato proprietario, ma sul formato aperto XML;
•
integrazione di documenti di lavoro(basata su frammentazione dell’informazione
orizzontale e verticale);
•
compilazione e validazione automatica di documenti tecnici;
•
concentrazione/pubblicazione/esposizione dell’informazione;
•
motori di ricerca all’interno di banche dati STR.
I servizi remoti sono fruibili in maniera trasparente, oltre che dagli applicativi custom,
direttamente dalle applicazioni Smart Client Office (Smart document Word/Excel,
InfoPath).
Di seguito (Fig. 2) è riportato un esempio di istanza XML dello schema comune SIX.XSD.
<?xml version="1.0" standalone="yes" ?>
- <Documento xmlns="http://tempuri.org/six.xsd">
<intestazione lingua="it" separatore="," valuta="EUR" autore="STR" />
- <gruppo tipo="Lotto" gruppoId="97">
- <grpValore grpValoreId="98">
<vlr cid="1" />
<vlrDescrizione breve="IMPIANTI ELETTRICI" />
</grpValore>
- <grpValore grpValoreId="99">
<vlr cid="2" />
<vlrDescrizione breve="INFISSI METALLICI" />
</grpValore>
- <grpValore grpValoreId="100">
<vlr cid="3" />
<vlrDescrizione breve="IMPIANTI TERMICI" />
</grpValore>
- <grpValore grpValoreId="101">
<vlr cid="4" />
<vlrDescrizione breve="LAVORI EDILI" />
</grpValore>
</gruppo>
+ <gruppo tipo="Mappale" gruppoId="102">
+ <gruppo tipo="Opera" gruppoId="106">
- <prezzario prezzarioId="1" przId="0030" categoriaPrezzario="EPU">
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="2" udmId="10" simbolo="M" decimali="2" />
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="3" udmId="11" simbolo="KG" decimali="2" />
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="4" udmId="19" simbolo="W" decimali="0" />
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="5" udmId="2" simbolo="%" decimali="0" />
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="6" udmId="3" simbolo="M2" decimali="2" />
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="7" udmId="6" simbolo="CAD" decimali="0" />
<unitaDiMisura unitaDiMisuraId="8" udmId="8" simbolo="M3" decimali="2" />
<przDescrizione breve="Elenco Prezzi 0030" />
- <prodotto prodottoId="9">
<prd cid="A" />
<prdDescrizione breve="OPERE DA IMPRENDITORE EDILE#" />
</prodotto>
- <prodotto prodottoId="10">
<prd cid="A" />
<prd cid="4" />
<prdDescrizione breve="LAVORI ED OPERE COMPIUTE" />
</prodotto>
Figura 2: esempio di istanza XML dello schema SIX.XSD
30
Gestione dell’offerta
Con riferimento all’architettura rappresentata si è realizzato un Web Service installabile
presso il committente per la gestione del preventivo di Offerta.
Il committente esporta mediante Linea32/PlaNet (o qualsiasi altro applicativo che
riconosce lo standard) i modelli di preventivo senza i prezzi (istanze di SIX.XSD).
Mediante Smart document Excel (oppure interfacce InfoPath) forniti da STR, le imprese
partecipanti alla gara compilano (dopo avere effettuato il download dal Web Service) il
modello di preventivo aggiungendo i loro prezzi.
Mediante l’applicazione Smart Client si potrà effettuare il submit direttamente al
committente; il preventivo è inviato al Web Service che aggiorna il database aziendale del
committente stesso.
Il committente alla scadenza della gara si “troverà” automaticamente tutti i preventivi
pervenuti senza più bisogno di “scambiarsi” i documenti con posta elettronica e floppy
disk.
Features tecniche
Lo Smart Client fornisce controlli avanzati tipici di un’applicazione custom, per cui durante
la stesura di un preventivo si accede all’elenco degli articoli e all’elenco dei centri di costo
da utilizzare tramite controlli liste; si possono gestire combo box per le tipologie (per
esempio Manodopera, Mezzi d’opera, Materiali ecc), menu contestuali a cascata, e anche
schede informative che dettagliano gli articoli da utilizzare.
Tali controlli avanzati di interfaccia sono possibili sfruttando il nuovo task pane (research
pane) disponibile su tutti i prodotti della suite Office 2003.
Lo Smart Client si interfaccia grazie al XML e ai Web Services STR a qualsiasi fonte dati
esterna come database, fogli XML, Web Services, sistemi di back-end e altro, diventando
uno strumento con elevate potenzialità.
Brogliaccio delle misure
La stessa architettura dell’offerta prezzi assolve pienamente il problema del caricamento
delle misure da parte delle imprese esterne: l’impresa esterna mediante interfacce
InfoPath (prototipo realizzato anche per Tablet PC) oppure mediante Linea 32/PlaNet
compila un modello di libretto misure precedentemente scaricato dal Web Service
installato presso il committente oppure presso la propria sede centrale.
Sono aggiunte le rilevazioni di misura attingendo dall’elenco prezzi e dai centri di costo
assegnati; il submit del brogliaccio avviene in modo automatico tramite il Web Service
direttamente nel database aziendale del committente che dovrà successivamente validare
le rilevazioni di misura.
Tale architettura prevede di operare in modalità sconnessa (sul cantiere può non essere
disponibile un collegamento Internet) e di limitare il momento di connessione (download
modello e submit brogliaccio delle misure) ad Internet quando opportuno (magari in
albergo!).
31
Figura 3: interfaccia InfoPath per la gestione del brogliaccio delle misure dal cantiere
L’interfaccia InfoPath realizzata per il Brogliaccio è stata progettata per essere fruita anche
da tablet PC (Fig. 4).
Figura 4: interfaccia InfoPath per la gestione del brogliaccio delle misure dal cantiere con TABLET PC
L’architettura presentata in fig. 1 nel progetto Brogliaccio delle misure ed è evidenziata
nella figura che segue (Fig. 5).
32
Figura 5: il brogliaccio delle misure dal cantiere con Office System e Web Services STR (Business to consumer)
Scenari di integrazione orizzontale: collaborazione sulla stesura di
un preventivo da postazioni remote
Durante la stesura di un preventivo di un’opera complessa (per esempio un tratto
ferroviario) vi è la necessita si scomporre il preventivo sulla base di raggruppatori e
delegare la compilazione delle sottoparti a studi di progettazione differenti.
In questo caso i Web Services STR scompongono il modello di preventivo in diverse parti
disponibili per il download.
I modelli di preventivo sono scaricati dagli applicativi differenti (Smart Client, Linea
32/PlaNet, ecc); i professionisti computano le parti di competenza specificate nel modello,
effettuando successivamente il submit ai Web Services STR che si occuperanno di
integrarli validandone anche il contenuto; in questo modo si ottiene il preventivo definitivo
integrato.
33
Figura 6: Smart document Excel 2003 per la redazione del preventivo con ausilio di Web Services STR per
banche dati prezzari
Scenari di integrazione verticale: da un preventivo tecnico a un
preventivo integrato
Nel caso siano necessarie informazioni complementari a quelle tecnico-economiche, non
gestite dal Web Service aziendale, è possibile che questo si rivolga a un altro Web
Service (business to business) che invece ha accesso ad altre banche dati
(manutenzione, sicurezza, antincendio ecc.) integrando così i dati mancanti sul sistema
informativo aziendale con altre informazioni verticali.
In questo modo si ottiene un documento completo che, tenendo presente gli aspetti legati
ai costi delle opere, alla sicurezza in cantiere e alle successive manutenzioni, è il
presupposto delle progettazione integrata.
34
Esempio di applicazioni
Camere di commercio
Le Camera di Commercio, consapevoli della crescente importanza del prezzario per
l'attività dei professionisti e delle imprese, già da tempo realizzano listini dei prezzi delle
opere edili pubblicati in modo cartaceo, in alcuni casi corredati da floppy disk.
Nell’ottica di divulgare in modo più efficace tali informazioni, il progetto STR consiste nella
realizzazione di una infrastruttura Web che, oltre a pubblicare il prezzario sul sito della
CCIAA, ne consenta un utilizzo in remoto da parte dei professionisti o imprese, grazie alle
nuove potenzialità offerte dal formato XML e dai nuovi strumenti Microsoft Office 2003.
All’iniziativa hanno aderito le CCIAA di Mantova, Parma, Rimini, Piacenza, Verona e
Reggio Emilia.
Pubbliche amministrazioni
Alcune amministrazioni pubbliche locali realizzano prezzari per l’edilizia con lo stesso
obiettivo delle CCIAA.
Le PAL sono le prime utilizzatrici di tali prezzari quando si realizzano opere pubbliche.
Gli uffici tecnici di Comuni o Province devono affrontare la grande problematica della
eterogeneità dell’informazione tipica dei progetti che coinvolgono differenti operatori: ente
stesso, progettisti esterni e imprese di costruzioni.
All’iniziativa ha aderito la Regione Lombardia.
Caratteristiche del modello
Il modello utilizzato per le Camere di Commercio e per le pubbliche amministrazioni si
presta a essere applicato in un’ampia gamma di contesti. soddisfa, infatti, un bisogno
molto comune espresso da:
•
necessità di utilizzare archivi disponibili sul Web;
•
elaborarli con interfacce semplici;
•
restituirli a sistemi informatici più complessi atti a realizzare fasi successive di lavoro.
Gestione della progettazione di opere pubbliche
Un’altra possibile applicazione riguarda la condivisione continuativa nel tempo dei dati di
progetto mediante download e upload degli archivi di progetto nelle fasi di completamento
o revisione del progetto stesso.
La condivisione avviene mediante upload del computo metrico realizzato con gli Smart
Client Office 2003 in formato XML grazie ai Web services STR che lo integreranno nel
sistema informatico in uso presso il Comune (STR PlaNet o Linea 32).
L’impresa effettua il dowload del computo metrico e dell’Elenco Prezzi Unitario di appalto.
Effettua inoltre il download di un ulteriore Smart Client per la realizzazione del libretto delle
misure.
Mediante il sistema informatico STR PlaNET o Linea 32Upload viene effettuato l’upload
dei dati di libretto in modo periodico per redigere gli stati di avanzamento dei lavori.
35
Applicazioni in ambito sanitario
Anche nell’ambito della Sanità l’implementazione di una intranet permette di unificare
l’accesso bidirezione alla informazioni da parte di tutti gli operatori, siano essi
amministrativi o sanitari.
L’ambito applicativo della sanità ha delle esigenze particolari, legate sia all’elevato numero
di informazioni alle quali è necessario accedere e che devono essere continuamente
aggiornate, sia all’estrema sensibilità di tali informazioni, che devono essere
adeguatamente protette.
Altra particolarità di questo ambiente è legata alla situazione operativa in cui lavorano gli
operatori sanitari.
L’accesso alle informazioni deve poter avvenire non da postazioni fisse, ma “in corsia”.
Particolari sono quindi le postazioni client che possono operare attraverso collegamenti
wireless oppure in modalità sconnessa grazie a soluzioni basate su smart client.
Nuovi strumenti per la Sanità: i Tablet PC
Lastre, ricette, ecografie, referti, stati clinici e diagnosi. Oltre il 70% della documentazione
del nostro sistema sanitario viaggia su carta e provenie nella stragrande maggioranza da
supporti e software tra loro differenti. Il risultato? Ogni medico o infermiere che vuole
recuperare o aggiornare una cartella clinica deve destreggiarsi – nonostante la stragrande
maggioranza delle informazioni sia già in forma digitale o potrebbe esserlo facilmente – tra
montagne di documenti, rischiando di dimenticare qualcosa.
Questa situazione determina servizi sanitari meno efficienti a costi superiori, in cui troppo
spesso personale con esperienza e competenze è costretto a fare l’“amanuense" o il
“copista”.
L’introduzione dei Tablet PC potrebbe risolvere gran parte di questi problemi. Con
dimensioni simili alla classica cartella medica, il Tablet PC può essere utilizzato come un
normale blocco per appunti: in questo modo, il personale medico può disporre di un
potente PC portatile, in grado di agevolare l'inserimento in tempo reale dei dati in modalità
wireless durante lo svolgimento del loro lavoro quotidiano. Attraverso il sistema di input
basato su penna e inchiostro digitale gli utenti possono effettuare annotazioni a mano
direttamente sulle cartelle mediche o sulle lastre dei pazienti, automatizzando così molti
processi cartacei e ottimizzando la propria attività. Le funzionalità offerte dal Tablet PC,
inoltre, sono particolarmente apprezzate dai medici che visitano i pazienti a domicilio e che
possono accedere istantaneamente a tutte le informazioni necessarie – esami di
laboratorio, cartelle mediche, diagnosi, terapie – senza dover sfogliare decine di pagine
alla ricerca dei dati di cui necessitano. Senza contare che sempre attraverso la modalità
wireless è possibile poter accedere facilmente a prontuari medici, ricettari, informazioni
mediche, community e altro.
Microsoft InfoPath e lo standard XML per la Sanità
Microsoft Office InfoPath 2003 è una nuova applicazione di Microsoft Office System per la
razionalizzazione del processo di raccolta delle informazioni.
Grazie a essa, team e organizzazioni possono realizzare e utilizzare facilmente moduli
ricchi e dinamici.
Dal momento che InfoPath supporta qualsiasi schema XML definito dal cliente e si integra
con i servizi Web XML, le informazioni raccolte possono essere integrate con un’ampia
serie di processi.
36
Chi usa questi moduli creati con Infopath può pertanto collegarsi direttamente con sorgenti
informative in azienda in modo semplice e rapido.
Attraverso questo potente strumento è possibile raccogliere all’interno di un modulo i dati
che provengono da fonti esterne, magari basate su tecnologie eterogenee e distribuite.
InfoPath potrà essere validamente utilizzato in ambito sanitario grazie al supporto che
fornirà per lo standard Clinical Document Architecture (CDA), uno schema XML standard
sviluppato da HL7, l’organizzazione di standard per l’informatica in Sanità più diffusa nel
mondo.
Lo standard HL7-CDA è un veicolo per importare ed esportare dati clinici strutturati da e
verso le applicazioni esistenti, in documenti autenticati e firmati, e non richiede la totale
reingegnerizzazione dei sistemi informativi già installati.
I medici e gli altri operatori sanitari devono spesso reintrodurre informazioni sui pazienti
tratte da differenti fonti: si tratta di una procedura lunga e noiosa sia per i medici sia per i
loro pazienti, che spesso conduce a omissioni nelle cartelle cliniche.
Utilizzando InfoPath insieme a HL7-CDA nell’ambito delle soluzioni verticali sanitarie, i
medici potranno ulteriormente semplificare il processo di raccolta delle informazioni in
modo da concentrarsi sui loro pazienti con la tranquillità di sapere che tutti i dati utili sono
memorizzati nel sistema informativo e possono essere resi disponibili in modo sicuro agli
operatori autorizzati quando e dove ne abbiano bisogno.
In Italia InfoPath potrà essere integrato da società specializzate nel software e nei servizi
per la Sanità.
La divisione Pubblica Amministrazione e Sanità di Microsoft Italia sta già valutando questa
possibilità con software house italiane e con enti pubblici come il Consiglio Nazionale delle
Ricerche, per abilitare questi scenari di Sanità in rete anche nel nostro Paese.
37
La gestione dei progetti nella Pubblica
Amministrazione
(a cura della società B Human www.bhuman.it)
Introduzione
Al pari delle organizzazioni di altri settori, gli Enti della Pubblica Amministrazione
fronteggiano con frequenza sempre maggiore la necessità di gestire progetti complessi,
che coinvolgono funzioni diverse dell’organizzazione, i cui membri operano su più progetti
contemporaneamente spesso da sedi fisicamente distanti..
In scenari di questo tipo una gestione efficiente delle risorse, la comunicazione con il team
e la collaborazione all’interno del gruppo di progetto, il controllo di tempi e costi e la
raccolta dei dati per la rendicontazione diventano per il Project Manager compiti molto
difficili da eseguire con il solo ausilio dei programmi tradizionali di Project Management.
A livello direttivo, il mantenimento di una visione d’insieme completa e tempestiva dello
stato dei progetti in corso e degli impegni delle risorse, presupposto indispensabile per
gestire consapevolmente le priorità e prevedere i fabbisogni futuri, risultano un’impresa
non facile per i responsabili degli uffici e per l’alta dirigenza degli Enti.
Al termine dei progetti sussiste infine il problema di dare la più ampia diffusione ai risultati
raggiunti, affinché gli sforzi compiuti siano valorizzati e sviluppino appieno i loro potenziali
benefici a favore dell’Ente.
In sintesi, la gestione dei progetti si presenta sempre meno come un semplice problema di
coordinamento nel contesto di un gruppo di lavoro e sempre più come un elemento
centrale del contesto organizzativo dell’Ente.
Questo documento illustra sinteticamente i principali problemi posti dalla gestione dei
progetti e come la soluzione Microsoft Office System li risolve.
Un Caso tipo
Un esempio tipico e frequente di progetto complesso è l’allestimento di un portale Intranet
informativo orientato a migliorare la diffusione e la reperibilità delle informazioni tra il
personale dell’Ente.
Si tratta di norma di progetti a notevole impatto organizzativo, visibili, quando non
promossi direttamente dai massimi livelli dirigenziali dell’Ente.
Il coordinamento del progetto operativo è normalmente in carico ai Sistemi Informativi che
debbono tuttavia organizzare la collaborazione con tutti gli uffici coinvolti. Il fattore critico di
successo di un progetto di questo tipo, infatti, risiede nell’organizzazione dei contenuti del
portale che deve rispecchiare l’organizzazione funzionale dell’Ente e le esigenze di lavoro
(terminologia, consuetudini e procedure) di ciascuna funzione coinvolta, nel rispetto delle
prescrizioni e pratiche previste dall’Amministrazione Centrale.
E’ pertanto necessario che il team di progetto sia costituito da persone competenti nelle
diverse materie provenienti dalle Funzioni di competenza.
38
Altrettanto fondamentale, al termine di un progetto che si propone di migliorare la
comunicazione interna, è la diffusione delle informazioni volte alla promozione e alla
formazione all’uso della Intranet presso tutte le tipologie di utenti previste. Una Intranet
informativa è infatti un progetto ad alto rischio, poiché si propone di sostituire in tutto o in
parte i mezzi e i processi di comunicazione interna tradizionali. Una mancata o inadeguata
adozione da parte dei suoi destinatari ne vanifica il significato e l’utilità.
I problemi
I principali nodi problematici esaltati da un progetto interfunzionale di cui un’intranet
informativa è un buon esempio, sono nella pratica affrontati quotidianamente da Enti di
qualunque dimensione in ordine a progetti di complessità anche ridotta.
La pianificazione del progetto e la gestione delle risorse condivise tra progetti diversi è il
primo problema da affrontare.
La pratica insegna che ben difficilmente vi è una disponibilità di risorse tale da poterle
assegnare in via esclusiva a un unico progetto. Nella migliore delle ipotesi, prendendo per
esempio l’attività del settore informatico di un Ente locale, il Responsabile Sistemi
Informativi potrà programmare il lavoro delle risorse-chiave sotto il suo diretto controllo in
modo che possano dedicarsi con una certa continuità al progetto Intranet. Il problema
diventa critico, al livello del singolo Ufficio, quando tali risorse appartengono a funzioni
diverse dell’Ente e sono gestite gerarchicamente da responsabili diversi, ciascuno con i
propri programmi e obbiettivi. In tal caso la semplice previsione iniziale della disponibilità
delle risorse è un problema oneroso; l’aggiornamento di tale disponibilità con il procedere
del progetto diventa esplosivo, a causa degli inevitabili mutamenti di molti fattori interni al
progetto (tempi, scadenze, obbiettivi) ed esterni (altri progetti, mutamenti di priorità,
malattie).
Risulta evidente che una gestione accurata delle risorse e del loro impiego necessita di un
supporto organizzativo trasversale ai progetti e, in molti casi, alle articolazioni dell’Ente.
La gestione del team
Una Intranet informativa è un progetto che di norma coinvolge un grande numero di
interlocutori. In team numerosi, composti da persone impegnate solo parzialmente su un
progetto e distanti fisicamente, la necessità per il Project Manager (PM) di garantire la
completezza, pertinenza, tempestività e attendibilità delle comunicazioni relative al
progetto con gli strumenti tradizionali (riunione, telefono, e-mail, fax) comporta un enorme
impiego di tempo e una quasi totale incertezza dei risultati, poiché il compito di
organizzare le informazioni e operare sulla scorta di quelle più recenti è lasciato di fatto a
ciascuna risorsa.
Uno sforzo improbo a carico del PM è pure costituito dalla raccolta e gestione delle
informazioni di avanzamento circa le attività (relazioni di stato), i problemi emersi e dei dati
necessari per la rendicontazione amministrativa.
La collaborazione all’interno del team
Un progetto complesso come una Intranet è costituito da numerose attività tutte correlate
e finalizzate a un obiettivo, ma di natura molto diversa tra loro e svolte da persone
differenti (organizzazione dei flussi di pubblicazione dei contenuti, albero di navigazione
dei contenuti per i diversi tipi di utenza, progettazione tecnica del repository documentale,
definizione dei profili di accesso al sistema ecc.). In queste circostanze la collaborazione
tra i diversi gruppi di lavoro nell’ambito del team in termini di produzione congiunta di
39
elaborati, aggiornamento rispetto agli sviluppi più recenti degli stessi, revisioni e modifiche
della programmazione è difficilmente gestibile mediante le riunioni e la comunicazione
individuale.
Accade più spesso che si debba ricorrere a una faticosa e mortificante riconciliazione a
posteriori di segmenti del progetto divergenti.
Consolidamento dei dati e reporting direzionale
Un progetto complesso come quello esaminato richiede livelli di reporting differenti per
natura e dettaglio in funzione dell’interlocutore.
I massimi dirigenti sono interessati a informazioni sintetiche sull’avanzamento del progetto
in termini di tempi e risultati conseguiti; i dirigenti delle unità organizzative – nel caso in
esame il Responsabile Sistemi Informativi che ha in carico il progetto – richiederanno
maggiori dettagli di natura economica e di pianificazione (rischi, problemi, variazioni del
programma); i responsabili gerarchici delle risorse impiegate necessitano invece di
informazioni accurate circa l’impiego effettivo e previsto delle loro risorse.
Le funzioni di struttura (Personale, Economati) richiedono i dati amministrativi necessari
alla gestione di loro competenza.
Confezionare e recapitare nella forma richiesta questa mole di informazioni in maniera
tempestiva è compito oneroso per il PM, necessariamente sottratto al controllo operativo
del progetto.
Anche per i destinatari di tali informazioni, consolidare il reporting di tutti i progetti in atto
per formarsi un quadro di insieme attendibile e prendere decisioni informate, risulta un
esercizio assai oneroso.
Formazione e condivisione della conoscenza
Portato a termine il progetto e avviata in produzione la Intranet, non è raro che la sua
adozione sia appannaggio di pochi volonterosi. Al di là di situazioni fallimentari di questa
natura, vi è tuttavia un patrimonio di conoscenza collaterale che viene disperso. Nel corso
delle attività, infatti, molte esperienze e conoscenze sono state accumulate e cristallizzate
nei documenti di progetto. Ma tali conoscenze ben difficilmente potranno essere reperite
all’infuori del ristretto gruppo dei protagonisti del progetto.
La soluzione Microsoft
integrata dei progetti
Office
System
per
la
gestione
Microsoft Office System offre in un’unica soluzione integrata le funzionalità necessarie per
supportare efficacemente il processo di gestione dei progetti.
I componenti della soluzione e le principali funzionalità fornite da ciascuno di essi sono
riassunti di seguito.
Microsoft Products
and Technologies
Funzionalità
Prodotti
fondamentali
Microsoft Office
La piattaforma per la gestione integrata dei progetti che fornisce la centralizzazione e
Project Server 2003
standardizzazione delle informazioni relative ai progetti utilizzate per:
•
Gestione centralizzata delle risorse
40
Microsoft Products
and Technologies
Funzionalità
•
Compilazione via Web del foglio ore e delle relazioni d’avanzamento
•
Consultazione via Web delle Raccolte di progetti e dello stato d’avanzamento dei progetti
•
Analisi e modellazione di scenari delle Raccolte di progetti
•
Personalizzazione e integrazione con applicazioni gestionali
Microsoft Office
Enterprise project management program that provides powerful tools for project managers, including:
Project Professional
Programma di Project Management che fornisce al Project Manager funzionalità quali:
2003
•
Pianificazione e programmazione intuitive
•
Modelli standardizzati a livello di Ente
•
Assegnazione delle risorse basata sulla ricerca di competenze
•
Visualizzazione della disponibilità delle risorse
Tecnologie di base
Sistema Operativo
La piattaforma di base per la costruzione di soluzioni integrate
Microsoft Windows®
2003 ™ Server
Microsoft Windows
Componente di Windows Server 2003 che fornisce servizi ai gruppi di lavoro tramite siti Web per la
SharePoint™
condivisione di informazioni e la collaborazione su documenti, tra cui:
Services
Microsoft SQL
•
Gestione dei Problemi
•
Gestione dei Rischi
•
Gestione documenti inclusi l’estrazione/archiviazione e la generazione automatica delle versioni
L’ambiente di gestione dei dati relazionali e le funzionalità di analisi dei dati e Business Intelligence
Server™ 2000
Prodotti
raccomandati
Microsoft Office
Il programma di organizzazione personale e comunicazione che fornisce un ambiente unificato per la
Outlook® 2003
gestione della posta elettronica, calendari, contatti, e altre informazioni. L’integrazione con Project
Server 2003 permette:
•
La visualizzazione delle Attività di Project nel calendario di Outlook della risorsa cui sono state
•
La compilazione del foglio ore (Time Sheet) della risorsa tramite Outlook
assegnate
Prodotti addizionali in
Microsoft Office System è un sistema completo di programmi, server, soluzioni e servizi intergrati
Microsoft Office
progettato per collaborare, analizzare, pubblicare e condividere dati di lavoro. Project 2003 è progettato
System
per funzionare con i programmi di Microsoft Office System, inclusi Microsoft Office Excel 2003,
Microsoft Office PowerPoint® 2003, and Microsoft Office Visio® 2003, così da poter condividere e
comunicare efficacemente le informazioni sui progetti a un vasto numero di interlocutori.
L’impiego di SharePoint Portal Server 2003, inoltre, dispiega appieno e con la massima sicurezza e
41
Microsoft Products
and Technologies
Funzionalità
controllo le potenzialità di aggregazione, condivisione e reperibilità di dati, contenuti e informazioni
custoditi in archivi eterogenei per natura, collocazione e possibilità di accesso: mail server, file system,
siti Windows SharePoint Services, Web server, ecc.
Il modello operativo
Microsoft Office System abilita l’adozione di un modello operativo efficace e integrato per
la gestione dei progetti negli Enti della Pubblica Amministrazione, supportando le esigenze
di tutti gli attori del processo e le interazioni tra i diversi livelli dell’organizzazione.
Tale modello è reso possibile dalla centralizzazione dei dati relativi ai progetti e alle risorse
a livello di Ufficio, Funzione o dell’intero Ente.
Tali dati sono elaborati dal sistema in funzione delle esigenze di ciascuna tipologia di
utenti (ruoli) coinvolti nel processo e sono resi accessibili tramite interfacce utente
differenziate per ruolo, semplici e intuitive.
Ruolo
Interfaccia
Programma/i utilizzato/i
Dirigenti
Project Web Access
Ruoli di struttura
Project Web Access
Project Manager
Microsoft Project Professional 2003, Project Web
Access
Project Web Access, Microsoft Outlook 2003
Microsoft Internet Explorer,
Microsoft Excel 2003
Microsoft Internet Explorer,
Microsoft Excel 2003
Microsoft Internet Explorer,
Microsoft Office 2003
Microsoft Internet Explorer,
Microsoft Office 2003
Membro del team
Gestione
Raccolte Progetti
Gestione
centralizzata
risorse
Collaborazione e
Project
Management
Allineamento alle
prior ità dell ’ Ente
Inte grazione
della
pianificazione
Supporto alla
tempestivit à delle
decisioni direzionali
Compiti i stituzionali
Ente
Programmi, Iniziative
Supporto alle decisioni su
investimenti in risorse e
priorità di impiego
Integrazione Raccolte dei
progetti gestiti
Progetti
Esecuzione coerente e
ripetibile dei progetti
Trasferimento di strumenti, tecnologie, formazione e sapere
Figura 2: Schema del modello operativo di gestione dei progetti abilitato dalla soluzione Microsoft per la
gestione integrata dei progetti
Al livello direzionale, i dirigenti dell’Ente hanno accesso al sistema tramite Internet browser
e possono disporre di visualizzazioni d’insieme sullo stato dei progetti di loro competenza;
parimenti possono analizzare la modalità di impiego e il livelli di carico delle risorse.
42
Funzionalità avanzate di analisi e simulazione di scenari alternativi consentono di valutare
gli effetti di eventuali interventi correttivi – in termini di cambiamento delle priorità dei
progetti oppure di trasferimento parziale o totale delle risorse da un progetto all’altro –
ovvero di valutare i fabbisogni generati dalle iniziative future.
A un livello organizzativo intermedio sono disponibili funzionalità analoghe, accessibili via
Web, per la gestione di programmi e iniziative comprendenti più progetti operativi e gli
strumenti opportuni per gestire le risorse in organico in maniera unitaria e trasversale
rispetto ai progetti sia per quanto riguarda la prevenzione di sovrallocazioni per le risorse
operanti su progetti diversi sia per la gestione dei calendari e la pianificazione delle
assenze.
A livello di singolo progetto, il PM utilizza secondo le proprie consuetudini le potenti
funzionalità di pianificazione e verifica di Microsoft Project Professional, potenziato nella
gestione del team dall’integrazione con Project Server. Questo consente di assegnare al
progetto solo le risorse effettivamente disponibili e per le quali si disponga della
necessaria autorizzazione. Consente anche di pubblicare e rendere disponibili al team le
informazioni di progetto in termini di attività da svolgere, i tempi di esecuzione, le
annotazioni. Automaticamente e senza ulteriore sforzo Project Server aggiorna le
informazioni destinate ai livelli centrali e amministrativi dell’organizzazione.
Il PM, inoltre, richiede e riceve dalle risorse, tramite Project Server, gli aggiornamenti
relativi all’avanzamento dell’attività e i fogli ore (timesheet) che, previa revisione e
approvazione, aggiornano automaticamente il piano di progetto con la situazione effettiva.
I membri del team di progetto accedono al sito di Project Server tramite browser
utilizzando Project Web access. Qui prendono visione delle attività loro assegnate,
compilano il foglio ore, segnalano rischi e problemi o prendono in carico quelli di loro
competenza, compilano le relazioni di stato richieste.
Se preferibile, le Attività possono essere trasferite sul calendario di Outlook, da cui è pure
possibile compilare il foglio ore.
Dal sito di Project Server si accede ai siti di progetto – gestiti da Windows SharePoint
Services – che offrono un supporto completo alla condivisione e discussione delle
informazioni di progetto e alla collaborazione su documenti ed elaborati. Tali funzionalità –
pienamente inserite nel concetto di forte integrazione di Microsoft Office System, sono
accessibili direttamente anche attraverso i programmi della suite Microsoft Office. E’
possibile, per esempio, aprire, modificare e salvare un documento Word nel sito del
progetto direttamente dall’interno del programma esattamente come se lo si salvasse in
una cartella sul proprio hard disk.
L’eventuale presenza di Microsoft Exchange Server, inoltre, esalta ulteriormente le
funzionalità collaborative del sistema, segnalando in tempo reale la possibilità di aprire
una sessione di discussione online del documento con gli altri membri del team.
In ogni caso Project Server e Windows SharePoint Services sono in grado di utilizzare
qualunque server di posta elettronica per notificare ai membri del team una nutrita serie di
eventi: dall’assegnazione a un’attività fino all’intervenuta variazione di un documento
rilevante per il lavoro della risorsa interessata.
43
La soluzione al lavoro
In virtù di un modello operativo di questo genere e del supporto fornito dalle tecnologie
Microsoft, i problemi di gestione del progetto di una Intranet assunto a campione trovano
tutti adeguata risposta.
Nella pianificazione del progetto e in fase di gestione delle risorse il PM redige il piano
delle attività in Microsoft Project Professional e definisce le competenze necessarie
allocando direttamente le risorse dell’Ente cui ha accesso, ovvero utilizzando dei
segnaposto.
Figura 3: Creazione del team in Microsoft Project Professional 2003
Se opportuno l’operazione può essere completata anche via Web da un gestore delle
risorse. In entrambi i casi è possibile verificare la disponibilità della risorse per il periodo
previsto.
44
Figura 4: Visualizzazione disponibilità risorse via Web
Terminato il piano di progetto iniziale il PM lo pubblica su Project Server.
Successivamente il PM utilizzerà procedure analoghe per richiedere informazioni
sull’avanzamento e o relazioni sullo stato ai membri del team.
Figura 5: La pubblicazione del progetto da Microsoft Project su Project Server. Si notino le altre voci del menu
Collaborazione per la gestione del team e l’interazione con Project Server
45
Gestione del team
A seguito della pubblicazione del progetto i componenti del team ricevono notifica
dell’assegnazione di nuove attività e possono prenderne visione sul sito Web di Project
Server:
Figura 6: Attività e compilazione del foglio ore nella pagina Web Scheda Attività di Project Web Access
Dalla propria Scheda Attività, i membri del team possono compilare il foglio ore e inviare
gli aggiornamenti al Project Manager.
Con meccanismo analogo possono suggerire la creazione di nuove attività, segnalare
problemi o comunicare assenze e modifiche al proprio calendario.
Tali comunicazioni possono essere verificate e accettate dal PM dall’interno di Microsoft
Project:
Figura 7: Accettazione con Microsoft Project dell’avanzamento attività di una risorsa
46
Effettuato l’aggiornamento, i dati aggiornati sono automaticamente riportati nel piano di
progetto in Microsoft Project:
Figura 8: Gli aggiornamenti delle risorse sono riportati automaticamente in Project
Collaborazione all’interno del team
Quando il Project Manager pubblica un progetto su Project Server, al progetto può essere
associato un sito gestito da Windows SharePoint Services. Qui i membri del team trovano
gli strumenti necessari per condividere le informazioni del progetto e collaborare su
documenti ed elaborati anche da postazioni distanti tra loro e in momenti diversi.
Figura 9: La Home Page del sito di progetto creato con Windows SharePoint Services
Il sito del progetto è accessibile da browser Internet – direttamente o mediante
collegamenti da Project Web Access – oppure da Microsoft Project Professional e dalle
altre applicazioni Office:
47
Figura 10: Accesso a documenti collegati dalla Scheda Attività di Project Web Access
Figura 11: Accesso a un documento dalla pagina Raccolta di Documenti del sito di progetto
48
Figura 12: Apertura di un documento in Microsoft Office Excel 2003.
Il riquadro di destra rende disponibili tutte le funzioni di collaborazione di Windows SharePoint Services e i
servizi di Microsoft Exchange (se presente).
Consolidamento dei dati e reportistica direzionale
Analogamente a quanto accade per la comunicazione verso il team, la pubblicazione su
Project Server di un progetto da parte del Project Manager e la successiva pubblicazione
degli aggiornamenti, comporta l’aggiornamento istantaneo delle informazioni di stato
visibili via Web dai dirigenti responsabili di tutti o di parte dei progetti in corso presso
l’Ente:
49
Figura 13: Visione d’insieme dei progetti nella pagina Centro Progetti di Project Web Access
I dati relativi a progetti e risorse vengono inoltre consolidati dal sistema che può produrre
report predisposti in precedenza per specifiche esigenze e tipologie di utenti – come per
esempio i responsabili gerarchici delle risorse temporaneamente allocate a supporto dello
sviluppo del progetto Intranet – oppure li rende disponibili liberamente per l’analisi delle
performance dei progetti, per la valutazione dell’impiego delle risorse o di interi comparti,
infine per la modellazione di scenari previsionali alternativi (what-if).
Figura 14: Esempio di semplice report grafico
50
Figura 15: Analisi libera dei dati relativi alle risorse in Project Web Access. L’analisi può essere condotta anche
in Microsoft Office Excel 2003
Formazione e condivisione della conoscenza
Al termine del progetto il sito Windows SharePoint Services del progetto stesso consente
di costruire agevolmente delle viste sui suoi contenuti di maggior valore e di essere reso
accessibile a tutti i membri dell’Ente.
In tal modo esso diventa senza sforzi aggiuntivi un utile strumento per la comunicazione
dei risultati del progetto e per la diffusione delle istruzioni necessarie a servirsi di tali
risultati.
Tale potenziale è tuttavia enormemente amplificato con l’adozione di Microsoft Office
SharePoint Portal Server.
Questo prodotto costituisce infatti una piattaforma solida e potente per l’allestimento di
portali informativi e di servizio. Nel caso specifico SharePoint Portal Server abilita
l’aggregazione controllata dei contenuti dei siti Windows SharePoint Services e la
presentazione automatica degli stessi secondo criteri di pertinenza nelle aree del portale
Intranet dell’Ente destinate a specifici classi di utenti (Audience).
SharePoint Portal, inoltre, è in grado di classificare automaticamente i contenuti del sito di
progetto e di renderli reperibili a chi effettui ricerche tematiche attinenti al progetto o alle
esperienze condotte durante il suo sviluppo.
Conclusioni
La soluzione Microsoft Office System per la gestione integrata dei progetti nella Pubblica
Amministrazione offre una risposta persuasiva ai problemi fronteggiati da Enti di ogni
dimensione e complessità. Completamente modulare e configurabile consente di installare
e utilizzare i soli componenti necessari a costi accessibili per le realtà di minori dimensioni,
conservando un margine evolutivo elevato.
51
Fondata sulle più recenti tecnologie Microsoft in materia di sicurezza e sulla flessibilità del
framework .Net, inoltre, può essere integrata ai sistemi gestionali esistenti, venendo a
costituire a tutti gli effetti un passo significativo verso l’automazione dei processi indicata
come la tappa finale del processo di innovazione tecnologica della Pubblica
Amministrazione.
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L’ARCHITETTURA MICROSOFT
Architettura funzionale
La gestione documentale
Microsoft dispone di diverse soluzioni per la gestione dei documenti :
Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 è l’applicazione enterprise per la
gestione documentale; dispone di funzionalità rilevanti, quali indicizzazioni automatiche
basate sul contenuto dei documenti e un elevato grado di personalizzazione grazie all’uso
di componenti già disponibili di base, o sviluppati su misura.
SharePoint Portal Server si differenzia dagli altri prodotti di gestione documentale in
quanto, come il nome stesso lascia intuire, nasce per creare portali aziendali dove la
componente documentale è importante, ma non esaurisce le funzionalità del prodotto.
Windows SharePoint Services, componente di Microsoft Windows Server 2003, effettua
l’archiviazione di metadati e documenti all’interno di un database SQL Server (o MSDE –
Microsoft DataBase Engine), con un livello di granularità che può essere molto elevato.
Questa soluzione è orientata alla creazione di siti Web collaborativi con funzionalità che
comprendono la gestione di contatti, annunci, eventi, collegamenti, sondaggi, attività.
Windows SharePoint Services è dunque uno strumento per la gestione dei documenti che
dispone di tutte le principali funzionalità che lo rendono adatto a un uso di preproduzione
(intendendo con tale termine la fase di produzione dei documenti prima del loro rilascio
definitivo).
Windows SharePoint Services è parte integrante di Microsoft Windows Server 2003 e non
richiede pertanto l’acquisizione di alcun componente aggiuntivo.
Questo implica che le funzionalità di gestione documentale siano parte dei servizi del
sistema operativo Windows Server 2003.
Exchange Server fornisce una ulteriore modalità per la condivisione dei documenti basata
sull’uso delle cartelle pubbliche, accessibili mediante il client Microsoft Outlook.
Analogamente la condivisione può avvenire utilizzando cartelle condivise a livello di file
system.
Queste funzionalità, da tempo presenti nell’ambiente Microsoft, non vanno sottovalutate o
considerate superate dalla disponibilità di applicazioni specificamente nate per la gestione
documentale.
Molto spesso, nel normale lavoro d’ufficio, il singolo utente desidera conservare e
condividere in modo informale una serie di documenti che costituiscono bozze,
semilavorati, documenti di complemento che non avrebbe senso archiviare nel sistema
documentale centralizzato.
Il portale
SharePoint Portal Server, è l’applicazione ideale per la creazione di portali perfettamente
integrati con tutte le basi di conoscenza e le applicazioni di un’amministrazione.
Consente di personalizzare con estrema facilità l’accesso a numerose fonti dati.
Grazie alle Web Part consente di inserire direttamente applicazioni o collegamenti alle
stesse.
Trattandosi di un’applicazione Web based, il portale realizzato con SharePoint Portal
Server è fruibile sia all’interno dell’amministrazione sia dal pubblico e dalle aziende.
53
La possibilità di profilare il singolo utente consente di presentare le sole informazioni che
lo stesso è autorizzato a consultare.
L’aspetto di una soluzione basata su SharePoint Portal Server consente
contemporaneamente la gestione dei documenti all’interno di un’amministrazione pubblica
e la fruibilità di informazioni da parte del cittadino.
SharePoint Portal Server è perfettamente integrato con Windows SharePoint Services.
Windows SharePoint Services consente di creare portali a uso dei singoli uffici della
Pubblica Amministrazione che possono usufruire dei servizi di aggregazione e
indicizzazione di SharePoint Portal Server.
Il content management
La gestione della parte non strettamente documentale del portale della Pubblica
Amministrazione può avvenire, oltre che con i normali strumenti di sviluppo e gestione,
quali Microsoft Visual Studio .Net e Microsoft FrontPage, utilizzando Microsoft Content
Management Server 2002.
La messaggistica
Lo scambio di informazioni all’interno della stessa amministrazione o fra amministrazioni
diverse, avviene principalmente mediante l’uso di posta elettronica.
Exchange Server è il prodotto Microsoft che consente, fra gli altri, lo scambio di posta
elettronica attraverso gli standard più comuni.
L’ambiente collaborativo
Cartelle condivise, cartelle pubbliche di Exchange Server, Windows SharePoint Services
sono strumenti utili per la condivisione di informazioni in forma più o meno strutturata.
Grazie a questi strumenti e allo scambio di messaggi mediante i servizi di Exchange è
possibile operare in un ambiente collaborativo dove instaurare flussi informativi (non
necessariamente solo documentali) basati sullo scambio di messaggi, documenti,
collegamenti a risorse (eventualmente gli stessi documenti contenuti nel repository
documentale).
L’ambiente collaborativo, consente la gestione di flussi poco strutturati o per i quali sia
richiesta una gestione personalizzata e poco prevedibile; consente in ogni caso la
virtualizzazione di procedimenti (nel senso di eliminazione del passaggio di carta) anche
senza l’impostazione di un vero e proprio Workflow.
Altre funzionalità dell’ambiente collaborativo Microsoft sono per esempio le agende e
rubriche condivise, la definizione di attività, la disponibilità di moduli personalizzabili.
SharePoint Portal Server dispone di una propria gestione di flussi documentali,
principalmente legata alla preparazione per il successivo rilascio di un documento.
Anche in questo caso quindi si può parlare principalmente di Workflow collaborativo.
La gestione del Workflow
Le funzioni per la gestione di flussi di dati e di documenti sono presenti in diverse
applicazioni; in particolare SharePoint Portal Server, Exchange Server e BizTalk Server.
Exchange Server e BizTalk Server dispongono tra l'altro di funzionalità specifiche ed editor
grafici per la definizione dei flussi.
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L’approccio di Exchange Server è ovviamente quello tipico di un sistema di messaggistica,
dove il progredire di un procedimento potrebbe in realtà essere effettuato anche con
l’inoltro manuale di un messaggio con documenti (o riferimenti) allegati.
Exchange Server consente di automatizzare i processi, creando form personalizzati e
disegnando il processo mediante un editor grafico (Workflow Designer for Exchange).
L’approccio manuale può essere sempre perseguito per creare flussi di documenti che
rispondano a esigenze particolari, non precedentemente codificate.
In una gestione manuale, sono i documenti che guidano l’esecuzione di un processo, ma il
documento di per sé non è certo lo strumento ideale per lo scambio di informazioni fra
applicazioni informatiche.
La vera automazione dei processi non può quindi basarsi sui documenti.
Il documento nasce per collezionare principalmente informazioni destrutturate, mentre le
applicazioni informatiche nascono per gestire dati strutturati: gestire un processo con
strumenti informatici mantenendo il focus sui documenti è quindi di per sé una forzatura.
É evidente che ben difficilmente si riuscirà in tempi brevi a eliminare il “documento” come
mezzo per lo scambio di informazioni sia fra applicazioni informatizzate sia tra persone
fisiche, specie in un ambiente, come la Pubblica Amministrazione, che è da sempre
basata sull’uso dei documenti.
Solo dove i processi sono assolutamente codificati e definiti il documento è stato eliminato
all’interno del processo e costituisce unicamente l’input o l’output del processo stesso.
Il caso più eclatante dove questo è avvenuto si ha nella gestione contabile di un’azienda.
I documenti in ingresso, siano essi documenti di trasporto, fatture, bonifici, vengono
trasformati nei dati corrispondenti i quali vengono processati secondo algoritmi consolidati
e ben definiti. Al termine del processo altri documenti vengono generati, quali libri
contabili, fatture in uscita, bilanci.
Si tratta di documenti emessi unicamente per semplificare la lettura dei responsabili
amministrativi, e per motivi fiscali, non perché servano effettivamente alla gestione
contabile o per il suo funzionamento.
Una riprova si ha con il fatto che lo scambio di dati in ingresso e in uscita fra le
amministrazioni diverse si può automatizzare senza l’uso di documenti. Un tempo questo
avveniva utilizzando EDI, ora tramite utilizzando XML.
In ambito privato, sono numerose le aziende che si scambiano ordini, fatture, pagamenti,
direttamente in formato elettronico, con il successivo inoltro del documento cartaceo ai soli
fini fiscali. La gestione contabile di un’azienda è un caso limite, in quanto i processi sono
assolutamente codificati; nondimeno molte informazioni utili per la gestione di un
procedimento potrebbero essere presenti all’interno di database e gestite mediante
applicazioni in ambienti eterogenei (per esempio mainframe).
La reale automazione di un processo non può quindi prescindere dalla capacità
dell’applicazione di Workflow di garantire un’integrazione con applicazioni estremamente
diverse fra loro.
É quello che si propone di fare BizTalk Server, il prodotto Microsoft per l’integrazione
aziendale interna (Enterprise Application Integration) e per l’integrazione government-togovernment (o business-to-business nel caso di scambi informativi fra aziende).
Grazie a BizTalk Server è possibile creare flussi informativi e integrare applicazioni diverse
utilizzando standard pubblici come XML.
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Indicizzazione
Il motore di indicizzazione è parte integrante del sistema operativo di Microsoft e può
essere utilizzato per effettuare delle ricerche su tutti i documenti archiviati.
L’indicizzazione riguarda sia la parte full text dei documenti (siano questi presenti nel file
system o in Web server), che di metadati eventualmente associati ai documenti.
SharePoint Portal Server è in grado di indicizzare contenuti su svariate fonti dati, come siti
Web interni o esterni, file system, cartelle condivise di Exchange Server e altri.
L’indicizzazione può essere fatta per categorie; SharePoint Portal Server è in grado di
individuare all’interno di un documento gli elementi chiave per poterlo abbinare a categorie
definite in fase di personalizzazione.
Web server
Internet Information Services è il Web server parte integrante del sistema operativo
Windows 2000 Server e delle successive piattaforme Server..
La presenza di un Web server è indispensabile per la creazione di un portale, qualunque
sia la sua funzione.
Firma digitale
L’ambiente Microsoft rende disponibile per l’implementazione della firma digitale specifici
servizi.
I certificati digitali emessi consentono di proteggere le informazioni tramite crittografia a
livello di file system, networking e Internet e di messaggistica con la possibilità di firma e
codifica dei messaggi in S/MIME.
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I principali prodotti server
Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
E’ il server che consente di sviluppare un portale scalabile in grado di connettere persone,
team e informazioni nell'ambito dei processi aziendali.
Office SharePoint Server 2003 rende disponibile una soluzione che integra informazioni di
vari sistemi in un’unica soluzione mediante l’autenticazione Single Sign-On e la capacità di
integrazione di soluzioni enterprise.
Il portale facilita la collaborazione tra utenti consentendo loro e ai team di aggregare,
organizzare e ricercare le informazioni.
Tramite la personalizzazione del contenuto e del layout del portale e grazie alla sua
caratterizzazione per particolari gruppi di destinatari, gli utenti hanno la possibilità di
trovare rapidamente le informazioni desiderate.
Le amministrazioni possono calibrare le informazioni, i programmi e gli aggiornamenti in
base ai gruppi di destinatari, al ruolo organizzativo da essi svolto, al team di appartenenza,
agli interessi, al gruppo di protezione o a qualsiasi altro criterio di appartenenza definibile.
SPS 2003 si può integrare con: MCMS per la gestione dei contenuti Web, la creazioni di
contenuti e la loro pubblicazione su portali SPS; BTS per l'integrazione delle applicazioni;
e WSS per la gestione e l'aggregazione dei portali pensati per i team.
Microsoft Content Management Server 2002
Riduce notevolmente i tempi necessari per creare e distribuire siti Web basati sui dati, che
offrano scalabilità, affidabilità e prestazioni elevate.
Content Management Server consente ai provider di contenuti di gestire le informazioni
messe a disposizione e offre all'utente del sito un'esperienza personalizzata e mirata, a
misura del suo profilo e della periferica di navigazione.
MCMS 2002 si può integrare con: SPS per la ricerca, lo sviluppo di contenuti, l'esposizione
del flusso di lavoro e lo stato MCMS; BTS per l'aggregazione dei contenuti; e MCS per la
personalizzazione e gli strumenti di analisi.
Microsoft BizTalk Server
BizTalk Server offre una famiglia di strumenti e di servizi che velocizza la creazione delle
procedure e l'integrazione delle applicazioni.
Relazioni tra le amministrazioni sicure e affidabili possono essere costituite rapidamente,
indipendentemente dai sistemi operativi, dai modelli o dai linguaggi di programmazione.
BizTalk Server si può integrare con: MCMS per la gestione dei contenuti Web e la
creazione di contenuti; MCS per l'elaborazione delle transazioni end-to-end.
Microsoft SQL Server™ 2000
E’ un pacchetto di analisi dati e database Web completo, che apre la strada al rapido
sviluppo di una nuova generazione di applicazioni commerciali in grado di offrire alle
amministrazioni pubbliche un vantaggio competitivo essenziale.
SQL Server offre supporto di base per il linguaggio XML e la capacità di eseguire query su
Internet e oltre i limiti del firewall.
Visual Studio® .NET è un insieme completo di strumenti per lo sviluppo di soluzioni
portale.
SQL Server 2000 si può integrare con: tutte le tecnologie Microsoft Integrated Portal,
come l'archiviazione back-end.
57
Microsoft Office Project Server 2003
Microsoft Office Project Server 2003 è la piattaforma che supporta le funzionalità di
gestione risorse e progetti e di collaborazione della soluzione EPM (Enterprise Project
Management). I dipendenti si connettono a Project Server 2003 mediante Project
Professional e Project Web Access per salvare, recuperare e interagire con i dati presenti
in Project Server.
Per poter usufruire dell'intera gamma di funzionalità per la gestione dei progetti e delle
risorse Project Server 2003 richiede come database Microsoft SQL Server 2000.
Microsoft Office Live Communications Server 2003
Microsoft Office Live Communications Server 2003, il server di Microsoft Office per la
comunicazione in ambito aziendale, è la nuova soluzione di messaggistica immediata e la
piattaforma estensibile per comunicazioni in tempo reale creata da Microsoft per
permettere a chi lavora con le informazioni di connettersi e comunicare in modo incisivo.
Live Communications Server 2003 consente a un'azienda di installare una soluzione
gestita di messaggistica immediata con funzionalità quali la registrazione, l'archiviazione, il
trasferimento di file, le conferenze audio e video e la condivisione delle applicazioni.
Microsoft Windows Server 2003
E’ la piattaforma infrastrutturale più produttiva per l'ottimizzazione di applicazioni
connesse, reti e servizi Web, dal gruppo di lavoro al centro dati.
Semplice da distribuire, gestire e utilizzare, Windows Server 2003 consente di creare
un'infrastruttura IT più sicura, che offre una potente piattaforma di applicazioni per la
rapida creazione di soluzioni connesse e un’Information Worker Infrastructure pensata per
migliorare la comunicazione e la collaborazione, ovunque e in qualsiasi momento.
Windows SharePoint Services
Componente chiave della Information Worker Infrastructure disponibile con Microsoft
Windows Server 2003, Windows SharePoint Services è il motore che consente la
creazione di siti Web per la condivisione delle informazioni e la collaborazione tramite
documenti.
Windows SharePoint Services offre funzionalità aggiuntive al sistema Microsoft Office e
alle altre applicazioni desktop, oltre a fungere da piattaforma per lo sviluppo delle
applicazioni.
I siti SharePoint rendono disponibili comunità per la collaborazione tra team, consentendo
agli utenti di lavorare insieme su documenti, attività e progetti.
L'ambiente è progettato per la distribuzione, l'amministrazione e lo sviluppo delle
applicazioni in modo semplice e flessibile.
58
I principali prodotti client
Microsoft Office 2003
Office 2003 rappresenta il fulcro di Microsoft Office System.
Facilitando la connessione agli utenti, alle informazioni e ai processi degli enti della
Pubblica Amministrazione appropriati mediante innovazioni come l'integrazione con le
tecnologie di collaborazione intranet di Microsoft, IRM (Information Rights Management) e
il supporto del linguaggio XML (Extensible Markup Language) standard, Office 2003
consente di intraprendere azioni più efficaci e ottenere migliori risultati.
Fra gli altri miglioramenti introdotti vi sono:
•
L'integrazione con i prodotti e le tecnologie di Microsoft SharePoint, che consente ai
team di lavorare in modo più rapido e agile e offrire il proprio contributo in un ambiente
sempre più impegnativo;
•
Il supporto XML in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e
Microsoft Office Access 2003, che fornisce i componenti di base utilizzabili dalla PA per
creare soluzioni in grado di migliorare le capacità individuali di previsione, gestione e
risposta ai cambiamenti nell'organizzazione e nel mercato.
•
Il supporto della tecnologia IRM, che consente agli enti pubblici di proteggere le
informazioni da un uso improprio e da appropriazioni indebite.
Office 2003 comprende le seguenti applicazioni (le applicazioni disponibili sono legate al
tipo di edizione Office 2003):
59
Word 2003
Word 2003 è l'elaboratore di testi di Microsoft Office. In risposta ai commenti dei clienti,
Word 2003 offre ora nuove funzionalità per rendere la creazione, la condivisione e la
lettura dei documenti ancora più semplice. Le funzionalità di revisione e inserimento di
commenti sono state potenziate per adeguarsi ai diversi modi in cui si tiene traccia delle
modifiche e si gestiscono i commenti. Word 2003 supporta anche l'XML come formato di
file e può essere utilizzato come editor XML completo. È inoltre possibile utilizzare Word
2003 per salvare e aprire file XML da integrare con dati di importanza cruciale.
Excel 2003
Excel 2003, l'applicazione per fogli di calcolo di Microsoft Office, include il supporto per
XML e nuove funzionalità che semplificano l'analisi e la condivisione delle informazioni. È
possibile definire una parte di un foglio di calcolo come elenco ed esportarla in un sito
Web di Microsoft Windows SharePoint Services. Gli smart tag in Excel 2003 sono più
flessibili rispetto a Office XP e i miglioramenti apportati alle funzioni statistiche consentono
di eseguire analisi più accurate delle informazioni.
Outlook 2003
Microsoft Office Outlook 2003 è l'applicazione di Microsoft Office per la comunicazione e la
gestione dei dati personali e costituisce uno spazio unico per la gestione di posta
elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali e dei team. Gli importanti
miglioramenti introdotti in Outlook 2003, come la nuova modalità cache, il raggruppamento
automatico dei messaggi, la gestione della posta indesiderata e le visualizzazioni di lettura
più facilmente consultabili, incidono molto positivamente sull'organizzazione e la gestione
delle informazioni, nonché sulle prestazioni e sulla connettività dell'utente.
PowerPoint 2003
Microsoft Office PowerPoint 2003, l'applicazione di Microsoft Office per la creazione di
presentazioni, consente di colpire l'attenzione, di persona o in linea. Con i miglioramenti
introdotti nell'interfaccia utente e il supporto per gli smart tag, PowerPoint 2003 semplifica
la visualizzazione e la creazione di presentazioni. Modifiche decisive sono state apportate
anche al supporto multimediale. I file creati con PowerPoint 2003 potranno essere salvati
in un CD senza alcuna difficoltà, mentre l'integrazione con Microsoft Windows Media
Player consentirà di riprodurre flussi audio e video in una presentazione.
Access 2003
Access 2003, l'applicazione di Microsoft Office per la gestione di database, garantisce una
maggiore facilità di utilizzo e una migliore capacità di importare, esportare e utilizzare file
di dati XML. Lavorare con Access 2003 è oggi più semplice perché gli errori più comuni
vengono identificati e contrassegnati automaticamente e viene offerta la possibilità di
correggerli. Una nuova funzionalità consente inoltre agli sviluppatori di database di
individuare le dipendenze degli oggetti.
FrontPage 2003
Microsoft Office FrontPage 2003, l'applicazione di Microsoft Office per la creazione e la
gestione di siti Web, offre funzionalità e controlli avanzati che consentono di progettare siti
Web più sofisticati, generare codice più velocemente ed estendere le capacità Web
mediante l'inserimento di codice XML e la connessione a origini dati esterne. Per quanto
concerne la pubblicazione sul Web, FrontPage 2003 consente di passare dalla semplice
creazione di pagine statiche alla progettazione di siti Web interattivi dalle caratteristiche e
funzionalità avanzate.
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OneNote 2003
Microsoft Office OneNote™ 2003, l'applicazione di Microsoft Office per prendere e gestire
gli appunti, consente di acquisire, organizzare e riutilizzare le proprie note su un computer
portatile o desktop oppure su un Tablet PC. OneNote 2003 rappresenta uno spazio unico
per l'acquisizione di diversi tipi di dati, inclusi appunti digitati o scritti a mano, diagrammi
disegnati a mano, registrazioni audio, foto e immagini scaricate dal Web e informazioni
ricavate da altre applicazioni. OneNote 2003 consente poi di organizzare e riutilizzare tali
informazioni nel modo che si preferisce, per ottimizzare la gestione dell'enorme mole di
dati che ci si trova ad affrontare ogni giorno.
Publisher 2003
Microsoft Office Publisher 2003, il programma per publishing aziendale e materiale di
marketing di Microsoft Office, rende più semplice che mai creare, progettare e pubblicare
materiale di marketing e comunicazione di livello professionale. È possibile creare
documenti per la stampa, la posta elettronica e il Web utilizzando la stessa interfaccia
utente estremamente intuitiva delle altre applicazioni di Microsoft Office System. Publisher
2003 innalza il livello della creazione e della pubblicazione di materiale per la
comunicazione.
Project 2003
Microsoft Office Project 2003, pur facendo parte di Microsoft Office System, è a sua volta
una famiglia di prodotti comprendente Microsoft Office Project Standard 2003, Microsoft
Office Project Professional 2003 e Microsoft Office Project Server 2003. Project
Professional 2003 e Project Server 2003 insieme a Project Web Access interagiscono per
garantire una soluzione completa per l’Enterprise Project Management che consente alle
organizzazioni di standardizzare le iniziative di lavoro, i progetti e le risorse allo scopo di
migliorare i risultati professionali. Grazie alle flessibili funzionalità di analisi e di creazione
di relazioni, si disporrà sempre di informazioni utili per ottimizzare le risorse, definire la
priorità delle attività da eseguire e allineare i progetti agli obiettivi generali.
Visio 2003
Microsoft Office Visio 2003, l'applicazione di Microsoft Office per la creazione di diagrammi
tecnici e professionali, consente di trasformare le idee e i tradizionali dati in diagrammi.
L'applicazione agevola la comprensione e la divulgazione delle informazioni strategiche,
permettendo di migliorare il processo decisionale, creare consenso all'interno
dell'organizzazione, potenziare la comunicazione e incidere in maniera più professionale e
duratura sui destinatari dei messaggi della Pubblica Amministrazione.
InfoPath 2003
Microsoft Office InfoPath™ 2003, l'applicazione di Microsoft Office per l'acquisizione e la
gestione delle informazioni, semplifica il processo di acquisizione dei dati. Questa nuova
applicazione consente infatti di eseguire tre attività chiave: creare moduli dinamici,
completarli e inoltrarli ai sistemi e ai processi aziendali abilitati per XML. Offre anche un
modo estremamente efficace e flessibile per ottenere informazioni e renderle riutilizzabili
per chiunque faccia parte dell'azienda. InfoPath 2003 fa sì che chi lavora con le
informazioni possa fornire e ottenere senza alcuna difficoltà i dati necessari in maniera
tempestiva, affinché sia possibile prendere decisioni ben ponderate.
61
APPROFONDIMENTI
Smart client
Smart client: accesso ovunque e in qualsiasi momento
Recentemente sono emerse nuove e dinamiche applicazioni basate su Microsoft .NET
Framework che sfruttano i modelli client-server per distribuire e fruire dei dati tramite i
servizi Web XML.
Utilizzando i servizi Web XML per fornire accesso ai propri dati, le organizzazioni possono
aggiornare in continuazione la modalità e il tipo di informazioni da condividere via Internet
con partner, utenti e dipendenti e all'interno della propria intranet e delle applicazioni lineof-business indipendentemente dal tipo di origine dei dati.
Grazie a questa importante tecnologia per soluzioni smart client, Microsoft Office System
offre alle organizzazioni potenti funzionalità di analisi dei dati, collaborazione, reporting e
presentazione per trasformare i dati esposti dai servizi Web XML in informazioni e
opportunità.
Una smart client è un'applicazione client progettata per fruire dei servizi Web XML e
interagire con i dati esposti da questi servizi, anche non in linea.
Contrariamente alle applicazioni basate su browser, le soluzioni smart client non
dipendono da una connessione con il server per l'elaborazione.
La maggior parte della logica e dell'elaborazione dell'applicazione avviene nel computer
client locale tramite funzionalità estese.
Con Microsoft Office 2003, un'amministrazione può integrare nuove origini di dati con le
comode e familiari interfacce utente di Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel
2003 o altri programmi Microsoft Office System per sviluppare soluzioni smart client
flessibili e innovative.
Servizi Web XML
I servizi Web XML permettono alle amministrazioni di offrire un'ampia serie di soluzioni
personalizzate e integrate facilitando l'accesso programmatico a diverse origini di dati ed
esponendole ad applicazioni trusted smart client.
In modo molto simile al software dei componenti, i servizi Web XML sono programmabili e
riutilizzabili, ma possono essere più facilmente distribuiti in una intranet o in Internet.
Se i dati esposti da un servizio Web XML vengono messi in cache da un'applicazione
smart client, un information worker può disconnettersi dal server conservando però la
capacità di elaborare, analizzare, salvare e condividere i dati forniti dal servizio Web XML.
Una volta riconnesso al server dell’amministrazione, il client può aggiornare in maniera
intelligente le origini dei dati in base a quanto permesso dalla logica dell'applicazione.
Office 2003 e tecnologie Smart client
Con Office 2003 le applicazioni client possono diventare parte del ciclo di gestione delle
informazioni di un'organizzazione e non essere semplicemente contenitori statici per i dati
binari.
Le smart client possono essere componenti integranti dell'infrastruttura IT di
un'organizzazione, integrati nella logica operativa e in grado di elaborare i dati tramite i
servizi Web XML.
62
Utilizzando XML in Office 2003 per separare i dati da altri aspetti di un documento, il
contenuto di una presentazione o di un foglio di calcolo creato dagli information worker
può essere riutilizzato da altre applicazioni.
Un'altra opzione per creare smart client in Office System è rappresentata da Microsoft
Office InfoPath™ 2003, che realizza moduli dinamici e strutturati basati sugli schemi XML
sottostanti.
Come gli smart document, anche InfoPath 2003 consente agli information worker di
utilizzare i servizi Web XML per creare, accedere e utilizzare le informazioni
dell’amministrazione.
Smart document
In Office 2003, è possibile realizzare soluzioni smart client basate sui cosiddetti smart
document.
Gli smart document sono un nuovo tipo di modello basato su un documento Word 2003 o
Excel 2003, una cartella di lavoro o un template con una struttura XML sottostante e un
Riquadro attività personalizzato.
La struttura XML dello smart document si basa su uno schema XML definito
dall’amministrazione, che visualizza le informazioni pertinenti nel Riquadro attività nel
momento in cui un information worker sposta il cursore sulle varie sezioni dello smart
document.
Esempi di informazioni che potrebbero essere visualizzate nel Riquadro attività sono, fra le
altre: i dettagli della Guida, i dati correlati, gli strumenti per lavorare con il documento o
immagini grafiche utili.
Poiché, in genere, gli smart document vengono scaricati da un server trusted, anche il
codice dello smart document, chiamato “pack di espansione XML” e comprendente uno
schema XML, può essere aggiornato dal server.
Sviluppo e distribuzione di soluzioni smart client
Nuovi modelli di distribuzione permettono di memorizzare alcune soluzioni smart client in
una rete interna o in un server trusted; il codice viene automaticamente scaricato nel
momento in cui l'utente crea l'istanza dell'applicazione smart client.
Le smart client sono anche facili da aggiornare: è sufficiente che gli amministratori
cambino il codice nel server.
Grazie a questa distribuzione lato server, la soluzione può essere facilmente gestita e si
riduce il rischio che venga colpita da un codice dannoso.
Dato che Office 2003 fornisce un supporto XML esteso in Word 2003 e in Excel 2003,
compresa la programmabilità del modello a oggetti e l'utilizzo di schemi XML definiti dal
cliente, ora si hanno a disposizione diverse opzioni per sviluppare soluzioni smart client
appropriate per la propria organizzazione.
Conclusione
Microsoft Office System offre tecnologie innovative per soluzioni smart client, che sfruttano
completamente le informazioni esposte dai servizi Web XML.
Le soluzioni intelligenti realizzate sui programmi Office 2003 possono accedere
dinamicamente ai servizi Web per analizzare, condividere ed elaborare i dati.
Ne risultano delle applicazioni flessibili e personalizzabili con informazioni sempre
aggiornate che possono essere utilizzate online o messe fuori linea senza perdere
nessuna funzionalità utente.
Grazie alle applicazioni Office 2003 e alle tecnologie rese disponibili da Microsoft Office
System per creare smart client, le organizzazioni possono sfruttare gli investimenti
esistenti sia in termini di tecnologia sia di formazione degli information worker e realizzare
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soluzioni smart client in grado di utilizzare più efficacemente le informazioni delle
amministrazioni.
Informazioni sugli Smart document
Gli smart document sono documenti progettati in modo tale da fornire suggerimenti
durante l'utilizzo. Diversi tipi di documenti, per esempio moduli e modelli, possono essere
utilizzati come smart document.
Gli smart document si rivelano particolarmente utili all'interno dei processi.
Si supponga per esempio che l’amministrazione abbia implementato un processo che
prevede la compilazione di moduli per la valutazione annuale dei dipendenti, e che a tale
scopo si utilizzi un modello di Microsoft Word. Se il modello viene convertito in smart
document, potrà essere collegato a un database che inserirà automaticamente determinati
dati, per esempio nome e ID del dipendente, nome del dirigente e così via. Quando si
compila il modulo, nello smart document è possibile visualizzare un pulsante che consente
di inviarlo al passaggio successivo nel processo. Poiché lo smart document conosce il
nome del dirigente, può addirittura autoinoltrarsi a tale persona. Inoltre,
indipendentemente dall'utente che lo sta utilizzando, lo smart document conosce sempre il
punto in cui si trova nel processo di revisione e quali sono le operazioni seguenti.
Gli smart document consentono di riutilizzare i contenuti.
Gli smart document semplificano inoltre la condivisione delle informazioni. Sono in grado
di interagire con un'ampia gamma di database e si avvalgono di Microsoft BizTalk Server
per tenere traccia del flusso di lavoro. Interagiscono anche con altre applicazioni di
Microsoft Office. È per esempio possibile utilizzare smart document per inviare messaggi
di posta elettronica attraverso Microsoft Outlook senza dover chiudere il documento o
aprire Outlook.
Gli smart document vengono creati e distribuiti da sviluppatori e professionisti IT.
Come verificare se un documento di Word è uno smart document? Potete scegliere
Modelli e aggiunte dal menu Strumenti, quindi selezionare la scheda Pacchetti di
espansione XML e verificare se al documento è applicato un pacchetto di espansione
XML.
Nel pacchetto di espansione XML sono inclusi diversi componenti quali file XML
(Extensible Markup Language) e un manifesto che fa riferimento a tali componenti.
Quando si apre un documento a cui è stato applicato un pacchetto di espansione XML,
viene aperto automaticamente il riquadro Azioni documenti, che può includere strumenti
per l'esecuzione delle attività nonché istruzioni per l'utilizzo dello smart document. Le
funzionalità specifiche offerte da uno smart document dipendono dallo sviluppatore o dal
professionista IT che l'ha creato.
Se non si dispone di risorse IT o di sviluppo interne, è possibile scaricare smart document
creati da terze parti.
Office 2003 e mobile device
Sebbene le tecnologie per la digitalizzazione delle informazioni e la condivisione wireless
attraverso dispositivi mobili esistano da alcuni anni, gli ostacoli alla loro diffusione sono
stati finora numerosi. Il proliferare di software, la difficoltà di creare sistemi integrati, i
percorsi formativi complessi hanno portato a una valutazione del rapporto
investimenti/profitti in cui le incognite superavano le certezze. A causa di tecnicismi e
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difficoltà, spesso conveniva trascrivere su carta progetti e informazioni raccolte lontano
dall'ufficio, o trasferire dati da un sistema all'altro, piuttosto che acquistare nuovi strumenti,
imparare nuove procedure, digitalizzare i processi.
Con Office 2003 e più in generale Office System – uniti alla tecnologia lato server di
Windows – vengono poste le condizioni perché questa dispersione di produttività venga
eliminata. Le naturali resistenze da parte delle persone all'affermazione di nuove
procedure potranno essere superate e il ROI diventare estremamente vantaggioso. Gli
investimenti (acquisto di dispositivi mobili, aggiornamenti di Office e Windows, formazione
e tempi di implementazione) sono infatti contenuti, a fronte dei considerevoli vantaggi in
termini di produttività.
Con Office 2003 tutte le procedure possono essere gestite "con familiarità" e senza
difficoltà dal lato utente, direttamente dai dispositivi mobili, proprio come si fa di solito con
il proprio PC. Il formato XML nativo permette di convertire facilmente in XML il lavoro
svolto in Word, Excel, Powerpoint, rendendo le informazioni facilmente leggibili (e
utilizzabili) da altre applicazioni, residenti per esempio lontano dal luogo di lavoro. Inoltre,
nuovi programmi come Infopath e OneNote consentono una gestione molto più flessibile e
integrata delle informazioni, adeguata alle esigenze operative in mobilità, che richiedono
maneggevolezza e facilità d'uso.
Un rapido esame delle possibili applicazioni di Office 2003 nel campo della mobility e della
connettività wireless rivela un ampio ventaglio di soluzioni, tante quante la fantasia degli
information worker è in grado di progettare.
Un esempio di possibile applicazione riguarda il campo dei servizi sanitari.
Un operatore sanitario con un dispositivo mobile, per esempio un Tablet PC, può
facilmente ricevere l'elenco dei pazienti da visitare, le relative cartelle cliniche e il percorso
stradale da fare per la visita a domicilio. Una volta giunto dal paziente, può consultare via
Web prontuari medici o farmacologici e, compiuto l'intervento, lo può notificare via SMS. Al
termine della giornata, l'operatore sanitario chiude le cartelle cliniche e comunica via Web
tutti i dati medici e amministrativi al servizio sanitario, per renderli disponibili agli altri
operatori.
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I testi delle normative o di altri documenti emessi da enti pubblici presenti in questa pubblicazione hanno
come unica finalità quella di agevolare il lettore.
L’unico testo ufficiale è quello dei documenti originali dai quali il testo è stato tratto.
(*) La redazione del presente documento è stata curata da Giancarlo Butti.
Giancarlo Butti, Lead Auditor BS7799, già security manager e responsabile della intranet presso un gruppo
bancario, affianca all’attività di consulenza (sicurezza, privacy, document management…) un’intensa attività
divulgativa. Ha all’attivo centinaia di articoli, una dozzina di libri (alcuni dei quali utilizzati come testi
universitari), corsi e seminari.
Per Microsoft ha curato i White Paper:
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Guida alle soluzioni per il protocollo informatico su piattaforma Microsoft
Portali per la Pubblica Amministrazione
Il Codice in materia di protezione dei dati personali (DLGS 196/03) e le ricadute sui sistemi
informatici della Sanità
Il Codice in materia di protezione dei dati personali (DLGS 196/03) e le ricadute sui sistemi
informatici della Pubblica Amministrazione
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