Il Project Management nelle Aziende
Sanitarie
Tipologie di progetti nelle ASL-AO
I progetti possono essere classificati a partire dalla
dimensione di governo e dalla prerogativa sulla
variabile ‘programmazione’:
I progetti possono rientrare nella dimensione di governo:
Programmazione
 Government – i progetti non prevedono organica
concertazione / negoziazione con altri soggetti
 Governance – i progetti richiedono la capacità di portare a
sintesi la spinta propositiva, progettuale e realizzativa dei
diversi attori territoriali
 Programmazione - I progetti possono derivare da un livello
sovraordinato di programmazione:
Unione Europea - Ministero Salute - Regioni
Tipologie di progetti nelle ASL-AO
(esempi)
Government:
Sviluppo / Introduzione di nuovi servizi (portale on
line di servizi)
ASSOCIAZIONI
PAZIENTI
COOP SOCIALI
ASL
Comunicazione pubblica, semplificazione, accesso
ai servizi
Business Process Rengineeering
 Costruzione di infrastrutture (Lavori Pubblici /
Project Financing)
CUP territoriale
Introduzione di nuove soluzioni gestionali (es.
sistema di valutazione delle performance)
Rilevazione qualità delle prestazioni
IMPRESE
ASSOCIAZIONI
VOLONTARIATO
INTERMEDIARI
FINANZIARI
PA LOCALE
Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)
Governance (in correlazione con la
pianificazione strategica):
ASSOCIAZIONI
UTENTI
Rete Urgenza/Emergenza
Sviluppo rete cure palliative
IMPRESE
COOP SOCIALI
Trasferibilità innovazioni tecnologiche
Partecipazione a progetti VII PQ
INTERMEDIARI
FINANZIARI
ASL
Progetti ex lege 68/1999
Agenda 21
PA LOCALE
ASSOCIAZIONI
VOLONTARIATO
Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)
Programmazione livelli istituzionali sovraordinati:
Unione Europea:
• Fondo Sociale Europeo/FESR
• Fondi settoriali
•Amministrazioni centrali
• Ministero Welfare
• Sviluppo e-procurement
Amministrazioni Regionali
• Programma regionale di sviluppo
• Programma Operativo Regionale
La dimensione progettuale nell’organizzazione
dell’ASL-AO
Strutture flessibili:
Strutture stabili (tradizionali)
Rischi di:
• Rigidità
• Eccessiva articolazione
delle strutture
• Scarsa integrazione
orizzontale
•Aggregazioni temporanee di risorse
(progetto)
•Composizione variabile
•Costituibili anche in modo continuato nel
tempo (processo)
•Output variabili
Occorre riprogettare semplificando e
creando integrazione
Organizzazione per Progetti
Organizzazione per Processi
Definizione di Progetto
Un progetto consiste in un’impresa
complessa, unica e di durata determinata,
rivolta al raggiungimento di un obiettivo
chiaro e predefinito mediante una continua
pianificazione e controllo di risorse
differenziate e con obiettivi (vincoli)
interdipendenti di costi – tempi – qualità.
Caratteristiche di un Progetto
• Sistema complesso: insieme di attività la cui realizzazione
prevede l’impiego e il coinvolgimento di più unità org.ve in modo
trasversale (multidisciplinareità / multisettorialità)
• Innovativo: non si riferisce all’attività ordinaria dell’org.ne,
ma nasce da cambiamenti dell’ambiente interno o esterno
che comportano l’esigenza di innovare, realizzando un risultato
specifico, unico, non ripetibile
• Temporaneo: il progetto è unico e caratterizzato da un
inizio e una fine ben identificati
DRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AO
• Sistemi di valutazione delle prestazioni tarati sulla effettiva partecipazione
e ottenimento di risultati in progetti
• Sistema di incentivazione correlato all’attività su progetto (anche
attraverso progetti di miglioramento a margine dell’attività professionale)
• Sistemi di programmazione e controllo strutturato in progetti
• Presenza di una responsabilità di progetto nelle job description
• Costituzione di unità di progetto e di professionals di progetto
• Finanziamenti comunitari / nazionali richiedono iter di progetto
Strumenti di pianificazione e controllo di un
progetto
IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1
DEFINIRE IL PM, IL TEAM E
STRUTTURARE IL
PROGETTO
DESCRIVERE OBIETTIVI E
SPECIFICHE DELLE
ATTIVITÀ
PREPARARE IL
PROGRAMMA TEMPORALE
DEFINIRE / VERIFICARE IL
BUDGET DEL PROGETTO
COORDINARE IL TEAM E
CONTROLLARE IL
PROGETTO
DIVIDERE IN FASI E DEFINIRE LE
MILESTONES
DEFINIRE IL RETICOLO
DELLE ATTIVITÀ
DEFINIRE E VERIFICARE
L’IMPEGNO DELLE RISORSE
ANALIZZARE I RISCHI E LE
OPPORTUNITA’
COMUNICARE IL PIANO E GLI
AVANZAMENTI
Dimensione di
Pianificazione
Strumento operativo
Finalità
Inquadramento del
progetto
Scheda di progetto
Descrive in modo sintetico il progetto.
MAPPA STRATEGICA DEGLI
STAKEHOLDERS
Individuare le aspettative / bisogni
degli
stakeholders
(portatori
di
interesse) del progetto
Cosa
WBS
(Work Breakdown Structure)
Permette di scomporre un progetto in
pacchetti di lavoro elementari (WP).
Chi
OBS
(Organisational Breakdown Structure)
Definisce la struttura organizzativa un
progetto.
Quando
Reticolo delle attività
Permette di individuare il cammino
critico di un progetto.
GANTT
Evidenzia la pianificazione
attività di un progetto nel tempo.
CBS
(Cost Breakdown Structure)
Definisce la struttura dei costi associati
a un progetto.
Istogramma delle risorse
Individua il fabbisogno di risorse nel
tempo.
Piano di contingenza
Individua in anticipo le contromisure da
adottare in caso di eventi che
pregiudicano la riuscita del progetto.
Come (con che
risorse)
Analisi dei rischi
delle
SCHEDA PROGETTO ________________
Descrizione dell’intervento:
Responsabile di progetto:
Obiettivi specifici:
Risultati Previsti:
Budget complessivo:
Cliente:
Beneficiari del progetto:
Soggetti Interni Coinvolti
Soggetti Esterni Coinvolti
Risorse di personale, finanziarie e strumentali (stima
significativa)
Data avvio progetto:
Data prevista di conclusione del progetto:
Date / frequenza previste controllo stato di avanzamento:
Criticità / rischi:
WBS Work Breakdown Structure
Struttura di scomposizione del progetto
•Strumento operativo per la scomposizione del progetto
in Work Packages
•Struttura gerarchica ad albero (i livelli più bassi
rappresentano porzioni sempre più specifiche e piccole
del progetto)
•Il completamento di tutti i WP garantisce la
realizzazione del progetto
WP Work Package
Insieme di attività che determinano un progresso
misurabile nella realizzazione del progetto e che è
relativo all’ottenimento / raggiungimento di un
risultato intermedio
Ogni WP viene affidata ad un membro del progetto
WP = unità elementare di monitoraggio e
controllo dello stato di avanzamento del progetto
nel tempo
Organizational Breakdown Structure (esempio)
Membro del team
Ruolo nel Progetto
Aree di competenza
U.O. di provenienza
PROJECT
MANAGER
RESP.
Contenuti
RESPONS.
HW
RESP.
Sistemi Informativi
Web Designer
RESPONS.
SW
RESP.
Marketing
RESP.
Servizi on-line
Reticolo delle attività
descrive la sequenza cronologica secondo
la quale dati risultati (WP) devono essere
raggiunti se si vuole completare il progetto
nel suo complesso
1 – Attività sequenziali
B
A
C
In questa situazione B può cominciare quando A è conclusa e C quando B
è conclusa.
3 – Attività confluenti
A
2 – Attività in parallelo
B
In questa situazione C può cominciare solo
quando sia A che B sono concluse.
A
In questa situazione B e C possono
cominciare e procedere in parallelo quando A
è conclusa.
C
B
C
Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente
diffuso)
Progettazione Servizi
Individuazione Canali
tematici e Servizi
Modalità erogazione
Servizi
B (5w)
C (10w)
Integrazione sito
Lancio e promozione
Portale
G (15w)
H (10w)
A (15w)
Contenuti canali tematici
D (12w)
Piattaforma Hardware
E (10w)
Installazione Sotware
F (10w)
Gantt di progetto
CBS di progetto
PROGETTO
100
WBS
WP A
15
WP B
45
LAVORO
40
6
18
16
SISTEMI
50
7.5
22.5
555
20
CONSULENZE
10
1.5
4.5
4
CBS
PROGETTO
100
WP C
40
Monitoraggio e Controllo di progetto
Metodi / strumenti
Ambito / fase del progetto
Valutazione stato di avanzamento
Criteri stato di avanzamento
Monitoraggio e controllo delle
Scheda di monitoraggio in Excel
attività
GANTT con barre di avanzamento
WBS con stati di completamento
Momenti
di
integrazione
(riunioni,
comunicazione di progetto)
Reporting di progetto
Indicatori e sistema di reporting
piano
di
Classificazione dei progetti, ruolo del Project
Manager e ricadute organizzative del Project
Management
Responsabile di progetto
Il Responsabile di Progetto
•
è responsabile dell’attuazione del progetto di cui è incaricato e risponde dei relativi
risultati.
•
gestisce in autonomia le risorse assegnate al progetto.
•
assicura il perseguimento dei risultati attesi dal processo/progetto nel rispetto dei tempi
e delle risorse attribuite;
•
definisce il piano operativo di attuazione del processo/progetto di concerto con il
proprio referente diretto e attraverso la gestione delle relazioni con i principali
stakeholders;
•
garantisce il controllo dell’attuazione del processo/progetto e la sistematica
informazione dello stato di avanzamento ai soggetti interessati allo stesso.
Le caratteristiche del Project Manager
flessibilità, spirito di adattamento
predisposizione alla leadership
fiducia in sé stesso
capacità d’organizzazione e coordinamento
capacità di comunicare
abile negoziatore
capacità di individuare problemi
propensione a prendere decisioni
generalista piuttosto che specialista
se specializzato, in programmazione e controllo
Ciclo di vita di un progetto
Livello di picco
Impiego di
risorse
Definizione
Realizzazione
Declino
Ideazione
Tempo
IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2