Governare l’innovazione ICT Linee guida per la qualità e la creazione di valore Ma quando provi a dire in che cosa consiste la qualità astraendo dalle cose che la posseggono, paff!, le parole ti sfuggono. R.M.Pirsig - Lo zen e l'arte delle manutenzione della motocicletta Marco Gentili Responsabile Area Governo e monitoraggio delle forniture ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 1 Contesto per la governance dell’ICT catena cliente-fornitore fornitore Fornitori ICT cliente fornitore cliente Amministrazioni acquisizione di servizi Cittadini erogazione di servizi Acquisizione di servizi ICT per supportare l’innovazione organizzativa e tecnologica Amministrazione cliente dei Fornitori ICT Erogazione di servizi a cittadini ed imprese Amministrazione fornitore di servizi amministrativi ai propri Clienti Ottenere qualità dai fornitori di servizi ICT per creare valore e fornire qualità a cittadini e imprese Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 2 Gare Pubbliche mondo ideale e mondo reale Indifferentemente dal ruolo, cliente o fornitore, risulta evidente la necessità di trovare nelle gare della PA chiarezza dei contenuti definizione puntuale degli obiettivi tecnici ed economici criteri di valutazione inequivocabili tempi di esecuzione fattibili e ben definiti La realtà riscontrabile è sostanzialmente diversa PA e imprese si sforzano, con evidenti costi organizzativi e di struttura, di comprendere ciò che ciascuno esprime nessuno si esprime con un linguaggio uniforme ed immediatamente comprensibile Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 3 Gare Pubbliche mondo ideale e mondo reale La conseguenza è una grande inefficienza per il sistema nel suo complesso aumento dei costi di scrittura e lettura della gara nella speranza di non sbagliare le valutazioni tecniche aleatorietà dei tempi disincentivo alla partecipazione a gara da parte anche di imprese ICT qualificate Evidenze oggettive di questo stato di cose sono l’elevato numero di ricorsi al TAR o al Consiglio di Stato numero di richieste di chiarimenti in merito ad aspetti amministrativi e obiettivi di ogni gara Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 4 Obiettivi delle Linee guida qualità per la creazione di valore Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della pubblica amministrazione, hanno l’obiettivo di ridurre le ambiguità inerenti la qualità delle forniture ICT (beni e servizi) rendere la qualità un concetto concretamente utilizzabile per la realizzazione di valore Per perseguire questo obiettivo propongono un approccio pragmatico alla qualità forniscono indicazioni operative facilmente attuabili • per la gestione operativa della relazione cliente-fornitore • sull’intero ciclo di vita dell’acquisizione di forniture ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 5 Come acquistare servizi ICT di qualità? fornire risposte concrete a domande operative Come correlare la qualità alla missione istituzionale ed alle esigenze della PA, nell’impostazione di una strategia di acquisizione delle forniture ICT Come richiedere la qualità necessaria nell’appalto pubblico di forniture ICT Come dare un prezzo alla qualità Definendola Misurandola Pretendendola Come valutare la qualità offerta in fase di gara Come formalizzare la qualità richiesta nel contratto Come verificare la qualità ottenuta nell’azione di governo del contratto Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 6 Metodologia criteri guida adottati Trattazione coerente e collegata con tutti i documenti specifici prodotti dal CNIPA Assunzione dei punti di vista complementari degli stakeholder per la definizione della qualità Qualità estesa a tutto il ciclo di vita delle forniture Qualità riferita a tutte le caratteristiche delle forniture Scomposizione dell’oggetto contrattuale in più classi di fornitura elementari Adozione di metodi quantitativi per misurare la qualità Condivisione dei contenuti con PA e Fornitori ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 7 Metodologia punti di vista complementari per la qualità Assunzione di punti di vista complementari per la definizione della qualità Fruitore del servizio (utente finale) • qualità attesa e percepita (qualità in uso) Stazione appaltante (chi appalta il servizio) • qualità dei processi di sviluppo e di erogazione Qualità intrinseca dei beni e servizi forniti • caratteristiche di qualità del servizio • caratteristiche di qualità dei prodotti correlati Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 8 Metodologia ciclo di vita delle forniture ICT Qualità estesa a tutte le fasi del ciclo di vita della fornitura PROCESSIPRIMARI PROCESSI TRASVERSALI Acquisizione Gestione Fornitura Sviluppo Progettazione Realizzazione Gestione operativa Documentazione Gestione Configurazione Manutenzio ne Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 Assicurazione Qualità 9 Metodologia caratteristiche di qualità delle forniture ICT Qualità riferita a tutte le caratteristiche della fornitura Caratteristiche Sottocaratteristiche Funzionalità adeguatezza, accuratezza, interoperabilità , sicurezza, conformità alla funzionalità Affidabilità maturità, tolleranza, ripristinabilità, conformità Usabilità comprensibilità, apprendibilità, operabilità, attrattività, conformità all’usabilità Efficienza efficienza temporale, utilizzazione delle risorse, conformità all’efficienza Manutenibilità analizzabilità, modificabilità, stabilità, testabilità, conformità alla manutenibilità Portabilità adattabilità, installabilità, coesistenza, sostituibilità, conformità alla portabilità Efficacia efficacia Produttività produttività Salvaguardia salvaguardia Soddisfazione empatia , capacità di rassicurazione Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 10 Metodologia oggetto contrattuale Scomposizione dell’oggetto contrattuale in più classi di fornitura elementari ognuna rappresentata da una o più istanze Classi di fornitura N° Istanze Sviluppo SW Sviluppo Reti Fornitura HW 3 2 2 procedura A 900 Function Point procedura B 500 Function Point procedura C 500 Function Point LAN sede centrale 100 Nodi WAN periferie 20 Nodi dipartimentali 30 Server postazioni di lavoro Assistenza utente Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 1 Dimensioni Istanza call center nazionale 300 Pc 3000 chiamate/GG 11 Metodologia metodi quantitativi Metodi quantitativi per la definizione di misure di qualità e l’identificazione dei relativi processi di misura Oggetto delle misure di qualità Cosa misurare ? • attributi di qualità, livelli di servizio Modalità di misura Come misurare ? • unità di misura, metriche, strumenti di misura • regole di campionamento, calcolo e arrotondamento Clausole contrattuali Come reagire ? • rilevazione e gestione delle non conformità • identificazione ed attuazione delle azioni correttive (penali, escalation, ecc.) Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 12 Metodologia approccio situazionale Presentare per ogni aspetto le diverse soluzioni (opzioni) possibili descrivendone: caratteristiche contesto d’uso vantaggi (pro) e svantaggi (contro) Pluralismo delle soluzioni Nessuna soluzione (opzione) è mai la migliore o peggiore in assoluto Possibilità per chiunque di suggerire la soluzione preferita Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 13 Metodologia condivisione dei contenuti Partecipazione ai lavori coordinati dal CNIPA di Amministrazioni, Associazioni di categoria e Fornitori ICT integra i diversi punti di vista della amministrazione appaltante e del fornitore permette ad entrambe le parti di conoscere le proprie ragioni e motivazioni consente di imparare insieme per migliorare le logiche di appalto e di offerta Approccio inedito ed innovativo per la condivisione dei contenuti Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 14 Metodologia community Amministrazioni Centrali, Locali e Società ICT pubbliche Associazioni di categoria (AITech, Assoconsult) e Fornitori ICT Associazione Italiana Cultura Qualità (AICQ) Associazione Italiana Information Systems Auditor (AIEA) Associazione Profess. Consulenti di Direzione e Organizzazione (APCO) Federazione Nazionale delle Associazioni Professionisti di Information Management (FIDAINFORM) Gruppo Utenti Function Point Italia (GUFPI-ISMA) Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) IT Service Management Forum Italia (itSMF) Project Management Institute (PMI) Ente Nazionale Italiano di Unificazione (UNI) Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 15 Dimensione Enciclopedica Linee guida per la qualità e la creazione di valore 1 Manuale d’uso Presentazione e utilizzo delle Linee Guida definizione di strategie di acquisizione analisi di fattibilità selezione del fornitore definizione del contratto 3 Manuale applicativo Appalto pubblico 2 Manuale applicativo Strategie di acquisizione 8 Manuale applicativo Analisi di fattibilità governo del contratto valutazione di impatto 5 Manuale applicativo Governo dei contratti ICT 4 Manuale operativo Dizionario delle forniture ICT 5 Manuale applicativo Esempi di applicazione 6 Manuale di riferimento Modelli per la qualità forniture ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 16 Dimensione Ontologica Linee guida per la qualità e la creazione di valore Ciclo di vita acquisizione Fornitura ICT Definizione di Strategie 4 Analisi di fattibilità Processo trasversale Studio di fattibilità 33 Classe di fornitura Ciclo di vita fornitura Selezione del Fornitore 470 Attività Atti di gara 111 Definizione del Contratto Governo del Contratto Classificazione Forniture ICT 320 Contratto ICT Valutazione di Impatto Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 Prodotto Indicatore di qualità 14 Attributi della misura Istanza di fornitura 17 Classi di fornitura Linee guida per la qualità e la creazione di valore Sviluppo e MEV di software ad hoc Sviluppo Reti Personalizzazione e MEV di prodotti esistenti Gestione e manutenzione reti Sviluppo e MEV mediante soluzioni commerciali Sviluppo sistemi Gestione applicativi e Basi Dati Gestione sistemi Manutenzione correttiva ed adeguativa (MAC) Manutenzione sistemi Migrazione e conversioni applicazioni Gestione della sicurezza logica Assistenza in remoto e in locale Gestione della sicurezza fisica Formazione e addestramento Trattamento documentale e acquisizione dati Integrazione di prodotti software e basi bati Controllo dei livelli di servizio Integrazione di sistemi e infrastrutture Gestione e manut. delle postazioni di lavoro Servizi applicativi in modalità ASP Consulenza Posta elettronica Direzione lavori Posta elettronica certificata Misura della Customer Satisfaction Servizi Internet Ingegneria e Mano d’opera Gestione contenuti WEB Gestione e processi organizzativi Certificazione della firma digitale Documentazione Prodotti Hardware e Software Gestione della Configurazione Gestione Elettronica dei documenti Assicurazione della Qualità Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 18 Canali di distribuzione Sito www.cnipa.gov.it - Qualità delle forniture ICT Novità Manuali continuamente aggiornati, formati editabili Customer satisfaction, possibilità di compilare un apposito questionario sul gradimento delle Linee guida Convegni e Formazione Testimonianze di adozione delle Linee guida Commenti, suggerimenti, osservazioni, domande, all’indirizzo [email protected] Collana editoriale iQuaderni Cd-Rom Qualità dei Servizi ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 19 Linee guida per la qualità delle forniture ICT le “cose metriche” dette e le “cose metriche” scritte Diffusione delle Linee guida (le cose dette) 29 convegni per più di 4.300 partecipanti (30 mesi) Regioni, Confindustria e UPI, AICQ, AIEA, FIDAINFORM, GUFPI, ISIPM, ITSMF, PMI, UNI 12.000 copie distribuite dei Manuali (30 mesi) Prodotti realizzati (le cose scritte) 2.100 pagine, 8 manuali, 37 tipi di forniture ICT trattate 470 attività (task) descrittive delle forniture ICT 320 prodotti (deliverables) generati dalle attività 420 indicatori di qualità applicati a attività o prodotti Impegno 1.800 giorni persona di oltre 120 persone 50% CNIPA + 20% PA + 30% Fornitori ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 20 Qualità, per l’appalto delle forniture ICT L’utilizzo delle Linee Guida determina un concreto vantaggio … per le Amministrazioni … migliora la qualità dei servizi ICT acquisiti all’esterno accelera la definizione dei contratti ICT facilita la redazione degli atti di gara ne rende più omogenei i contenuti permette di utilizzare le best practices aumenta la cultura della PA in tema di forniture ICT facilita l’emissione dei pareri da parte del CNIPA … e produce vantaggi anche per i Fornitori ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 21 Qualità, per l’appalto delle forniture ICT L’utilizzo delle Linee Guida determina un concreto vantaggio … per le Amministrazioni … … e produce vantaggi anche per i Fornitori ICT aumenta la trasparenza delle gare attribuisce il giusto valore alla qualità dei servizi offerti migliora/standardizza la descrizione dei servizi richiesti semplifica la predisposizione dell’offerta riduce i costi di predisposizione dell’offerta Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 22 Qualità, per l’appalto delle forniture ICT Esempio di uso delle Linee Guida CONSIP delibera l’adozione delle Linee guida CNIPA come regolamento interno cogente per le procedure di appalto ICT Agenzia delle Entrate forma sulle Linee guida CNIPA 50 dipendenti all’interno di un master realizzato dalla facoltà di economia dell’Università La Sapienza INPS diffonde notizia delle Linee guida CNIPA in una pubblicazione interna distribuita su tutte le proprie sedi INAIL collabora ad una evoluzione delle Linee guida CNIPA per quanto concerne la definizione dei requisiti, il test e il collaudo Azienda Sanitaria ulss 9 di Treviso utilizza gli indicatori di qualità delle Linee guida CNIPA raggiungendo, a suo giudizio, già dal primo anno importanti risultati nella gestione dei servizi RAI dichiara in un recente convegno di utilizzare le Linee guida CNIPA da un anno e mezzo con grande soddisfazione Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 23 Qualità, per una politica industriale dell’ICT L’utilizzo delle Linee Guida determina un concreto vantaggio … … per le PMI non ICT … che per garantire la loro competitività devono innovare utilizzando le tecnologie ICT come fattore abilitante Che non sanno gestire adeguatamente l’acquisizione delle forniture ICT ed il rapporto con i loro fornitori … e produce vantaggi anche per le PMI ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 24 Qualità, per una politica industriale dell’ICT L’utilizzo delle Linee Guida determina un concreto vantaggio … … per le PMI non ICT … … e produce vantaggi anche per le PMI ICT che devono offrire servizi assicurando qualità ad un prezzo equo ai clienti e non sanno gestire adeguatamente i processi di offerta che si trovano spesso confinate in situazioni di subappalto (body rental alle grandi imprese) e non riescono ad evolvere sistemi produttivi e competenze Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 25 Qualità, per una politica industriale dell’ICT Esempio di uso delle Linee Guida CONFINDUSTRIA inserisce un riferimento alle Linee guida CNIPA all’interno del Toolkit per la PMI (non specificatamente ICT) ritenendo che, pur pensate per la PA, possano costituire un'utile risorsa per la PMI che acquista forniture ICT e per i suoi fornitori Il Toolkit è una raccolta di guide per l'orientamento e l'approfondimento di specifiche scelte di innovazione orientate a rispondere alle domande e ai dubbi più ricorrenti con un linguaggio non tecnico Uso efficiente delle tecnologie digitali, Gestione totale della qualità, Ambiente e risparmio energetico, Internazionalizzazione CSI-Piemonte utilizza le Linee guida CNIPA per assistere le PMI ICT Piemontesi nella partecipazione a gare pubbliche e creare un linguaggio comune a supporto della definizione di una politica industriale che favorisca la nascita di un distretto produttivo ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 26 Qualità delle Linee guida Le Linee guida riescono comunque a scontentare qualcuno 5% non si ritiene per niente soddisfatto Il dato complessivo è estremamente incoraggiante 90% di molto (46%) o abbastanza (44%) soddisfatti L’adozione delle Linee guida convince: 72% migliora la descrizione dei servizi ICT 67% integra le culture per la acquisizione dell’ICT 67% accelera la definizione di contratti ICT 56% valorizza la qualità e contrasta il ribasso di costo Le Linee guida valutate positivamente: 88% sono utili 77% sono interessanti 77% sono un utile strumento formativo 63% sono complete Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 27 Best Practices Framework un confronto non eludibile Serviva scrivere le Linee guida CNIPA per la qualità delle forniture ICT in considerazione dell’elevato numero di best practices framework esistenti ? Best Practices Framework ITIL, COBIT, CMMI, PMBOK, PRINCE 2 Requisiti standard ISO 9001, ISO 20000, ISO 27000, ISO 10006 Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 28 Best Practices Framework posizionamento rispetto ai bisogni della PA Best Practices Framework LG CNIPA ITIL COBIT CMMI / CMM PMBOK ISO 9001:2000 Ambito d'applicazione ICT Service Acquisition IT Service Management IT Governance Sw development & System Integration Project Management Quality Assurance Goal migliorare la qualità delle forniture ICT acquistate gestione dei servizi indipendente dalle tecnologie IT definire obiettivi di controllo per l'IT migliorare i processi per migliori prodotti/servizi identificare buone pratiche per gestire progetti garantire tracciabilità e trasparenza dei sistemi produttivi Destinatari principali Amministrazione che appalta l'ICT ad un Fornitore Organizzazione che Organizzazione che Funzione IT interna a eroga servizi ICT ad sviluppa sw e fa una organizzazione un Cliente system integration Organizzazione che realizza un progetto Organizzazione che gestisce un sistema produttivo di qualità Cointeressati Utenti dei servizi IT Fornitore ICT che Cliente dei servizi Cliente che acquista Cliente che fa Cliente che acquista forniti partecipa ad appalto forniti da un Fornitore da un Fornitore realizzare un progetto da un Fornitore dall'organizzazione o pubblico ICT certificato da un Fornitore certificato da un Fornitore L’approccio CNIPA è meno astratto e rigoroso più specifico Forniture ICT Pubblica amministrazione Relazione cliente-fornitore complementare rispetto agli altri framework non si limita al “cosa fare” ma ha la presunzione di fornire indicazioni sul “come fare” Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 29 Best Practices Framework Altri Framework Vs. Line Guida CNIPA è un modello, non un metodo, poiché non fornisce indicazioni operative univoche e vincolanti è un metodo perché fornisce indicazioni operative, non un modello le norme di riferimento vanno adattate alle situazioni operative di ogni singola organizzazione le indicazioni devono essere scelte tra le diverse possibilità indicate in funzione del contesto l’applicazione richiede un progetto l’applicazione non richiede un progetto analisi e comprensione della situazione esistente analisi del contesto in cui calare indicazioni operative applicazione graduale e mirata del modello applicazione a macchia di leopardo secondo necessità monitoraggio dei benefici conseguiti governo delle forniture ICT e monitoraggio degli SLA coinvolgimento attivo di tutto il personale e il management limitato coinvolgimento del personale ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 30 Gruppo di lavoro Best Practices Framework Obiettivi Diffondere la conoscenza delle best practices nella PA darne una sintetica descrizione fornire tutte le informazioni per procurarseli Correlare le best practices ai bisogni della PA espressi dalle linee guida CNIPA in relazione all’acquisizione di forniture ICT Valutare l’utilizzabilità delle eventuali certificazioni associate alle best practices in ambito PA selezione del fornitore valutazione della qualità delle offerte definizione dei contratti ICT governo dei contratti ICT Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 31 Gruppo di lavoro Best Practices Framework Milestones I FASE Descrizione dei framework Set 07–Gen 08 Set kickoff meeting del gruppo di lavoro Feb condivisione con le associazioni e con AITECH/ASSINFORM Mar pubblicazione nuova release Manuale 6 II FASE Posizionamento dei framework Apr 07–Ott 07 Mag evento presso ForumPA, pubblicizzazione del lavoro svolto Set condivisione con le associazioni e con AITECH/ASSINFORM Ott pubblicazione nuova release Manuali 1 e 6 Ott convegno nazionale CNIPA, Confindustria, Associazioni III FASE Utilizzo certificazioni Nov 07–Gen 08 Feb pubblicazione nuova release del Manuale 3 Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 32 Gruppo di lavoro Best Practices Framework Descrizione dei framework Obiettivi e ambito (2 pagine) Storia (5 pagine) Destinatari (3 pagine) Specificità (2 pagine) Contenuti (5 - 20 pagine) Modalità di applicazione (10 pagine) Documentazione disponibile (3 pagine) Certificazioni esistenti (5 pagine) Estratto del glossario (5 pagine) Associazioni di riferimento (5 pagine) Indicazioni bibliografiche (3 pagine) Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 33 Conclusioni - Scherzose L’esigenza in ambito pubblico di Linee guida, in aggiunta alle Best Practices esistenti, focalizzate sulla relazione cliente – fornitore è conseguenza di quello che ci insegna la parabola della relazione contrattuale che serve per riderci sopra assieme … per ricordarci i punti di vista dell’uno rispetto all’altro … per non scordarci mai di dialogare realmente … Un uomo in una mongolfiera si rende conto di essersi perso. Riducendo l'altitudine scorge in basso un altro uomo. Scende ancora un po' e gli grida … Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 34 Uomo della Mongolfiera Mi scusi, mi può aiutare? Ho promesso d'incontrarlo un'ora fa, ma non so dove sono. Altro Uomo ad un amico Lei e' in una mongolfiera fluttuante a circa 10m da terra e si trova a 40° di latitudine Nord e 60° di longitudine Ovest. Lei deve essere il capo progetto di un FORNITORE ICT !!! Sì, è proprio vero, lavoro per un importante Fornitore ICT come capo progetto! Ma come lo sa? Beh … tutto quello che mi ha detto è corretto ma non ho idea di cosa farci con le sue informazioni, sta di fatto che resto perso. Francamente non mi è stato di grande aiuto finora. Lei deve lavorare nell’ufficio acquisti di una AMMINISTRAZIONE !!! Diamine! E’ corretto! Lavoro nell’ufficio acquisti di una grande Amministrazione pubblica, ma come l'ha capito? Semplice … Lei non sa dov’è, ne dove sta andando. E’ salito lassù grazie ad una enorme quantità d'aria gonfiata. Ha fatto una promessa che non aveva idea di come mantenere e si aspetta che la gente che la circonda sia in grado di risolvere i suoi problemi. Sta di fatto che lei si trova ancora esattamente dov'era prima che c’incontrassimo ma, adesso, per qualche strana ragione, è diventata colpa mia. Marco Gentili – CNIPA – Ottobre 2007 35