I.P.S.I.A. “A. Parma” Saronno
Edizione:
1
Revisione: 5
Data di emissione:
10/09/2013
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
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COPIA N°:
ASSEGNATA A :
FUNZIONE:
DATA CONSEGNA:
N.B.:. Questo documento è di esclusiva proprietà del I.P.S.I.A. “A.Parma” di Saronno e non può essere riprodotto in alcun modo e/o
divulgato a terzi senza autorizzazione scritta da parte del Dirigente Scolastico.
Questo documento può subire modifiche e/o aggiornamenti; è pertanto importante che gli utenti della stessa si accertino di
essere in possesso dell'ultima edizione.
Preparato da : Componente/ii GQ _________________________
Verificato da:
DS __________________
RGQ __________________
Approvato da: Responsabile Procedura ________________________
10/09/2013
Emesso, distribuito e archiviato da: RGQ __________________________
Codice documento: PRO502-1-5
nome file: PRO502-1-5.doc
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I.P.S.I.A. “A. Parma” Saronno
Edizione:
1
Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
Data di emissione:
13/09/2013
INDICE:
1. Scopo.
2. Campo di applicazione.
3. Responsabilità.
4. Riferimenti.
5. Modalità operative.
5.1 Generalità
5.2 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione
5.2.1. Assemblee e/o consigli di classe
5.2.2. Ricevimento individuale genitori
5.2.3. Comunicazioni assenze, ritardi, permessi, risultati verifiche e note
disciplinari
5.2.4. Comunicazioni valutazioni profitto
5.2.6. Comunicazioni individuali di attività extracurricolari
5.2.7. Comunicazioni sospensioni attività didattica
5.3 Gestione non conformità
5.4 Monitoraggio e misurazione del processo/servizio
5.5 Archiviazione delle registrazioni
6. Allegati
7. Lista delle revisioni
Codice documento: PRO502-1-5
nome file: PRO502-1-5.doc
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Edizione:
1
Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
Data di emissione:
13/09/2013
1. SCOPO
Definire le modalità operative, le responsabilità e la documentazione dei rapporti scuola /
famiglia al fine di poterne valutare l’efficienza e l’efficacia e per garantire una corretta e puntuale
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica alle modalità delle comunicazioni aventi carattere istituzionale
(pagelle, sospensione giudizio, ecc…), e a quelle comunicazioni previste nella carta dei servizi e
nel POF.
3. RESPONSABILITÀ
Il responsabile della presente procedura è il Dirigente Scolastico (DS), in collaborazione con il
docente Collaboratore Vicario (CV), gli Assistenti Amministrativi dell’ufficio di segreteria
didattica (USD), i docenti coordinatori di classe, i singoli docenti.
4. RIFERIMENTI
Norma UNI EN ISO 9001:2008 - Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti Manuale Qualità Sezione 5– Responsabilità della direzione scolastica
O.M. calendario scolastico nazionale e regionale
DM n° 80 del 03/10/2007
OM n° 92 del 05/11/2007
Piano dell’Offerta Formativa,
Delibera del Collegio Docenti (CD)
Verbali assemblee di classe
Verbali comitato dei genitori
PRO402 – Gestione dei documenti di registrazione della qualità
PRO501 – Gestione delle comunicazioni dell’Istituto
PRO702 – Servizio iscrizioni
PRO712 – Servizio attività didattica
PRO714 – Servizio IDEI
PRO722 – Servizio uscite didattiche
PRO731 – Gestione orario lezioni e personale ATA
PRO735 – Servizio certificazioni studenti
PRO804 – Modalità di monitoraggio e misurazione dei processi/servizi erogati
PRO805 – Gestione della non conformità
Codice documento: PRO502-1-5
nome file: PRO502-1-5.doc
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Edizione:
1
Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
Data di emissione:
13/09/2013
5. MODALITÀ OPERATIVE
5.1 Generalità
Gli obiettivi sono:
Garantire alle famiglie degli studenti una informazione completa e puntuale sulle attività
curricolari ed extracurricolari.
Offrire alle famiglie diverse possibilità di comunicazione e di incontro con i docenti, con il
D.S. e con altri genitori.
Assicurare alle famiglie costanti informazioni circa l’andamento scolastico e disciplinare dei
propri figli.
5.2 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione delle attività
5.2.1 Assemblee e/o consigli di classe (CdC)
Nella riunione del mese di settembre il Collegio Docenti (CD) delibera:
 la scansione periodica del calendario in trimestre o quadrimestre, se la scelta è quella
del quadrimestre, delibera anche le modalità di comunicazione degli esiti di profitto
infraquadrimestrale (vedi procedura PRO712).
 I’adattamento del calendario scolastico alla realtà locale da sottoporre alla delibera del
Consiglio d’Istituto. (Calendario nazionale e regionale).
 Il numero di assemblee di classe o consigli di classe
Il CD indica, nel Piano Annuale delle Attività, l’ordine del giorno e la cadenza, di solito
bimestrale, delle Assemblee di classe aperte ai rappresentanti di classe dei genitori e degli
studenti, che si terranno nel corso dell’anno scolastico (vedi procedura PRO712).
Nel corso della prima assemblea, che si svolge entro la fine del mese di ottobre, i
rappresentanti dei genitori presenti, i cui nomi sono riportati sul verbale della riunione, vengono
messi al corrente, da parte del docente coordinatore di classe, delle deliberazioni assunte in
sede di CD della modalità di rapporti scuola famiglia e della programmazione delle attività
didattiche,
degli obiettivi educativi, didattici e comportamentali deliberate nel precedente
consiglio di classe per soli docenti. (vedi procedura PRO712). Nelle successive riunioni, che si
effettuano con cadenza di solito bimestrale, i rappresentanti dei genitori vengono messi al
corrente dell'andamento dell'attività didattica e delle iniziative curricolari ed extracurricolari
programmate dal CdC per soli docenti.
In ogni riunione, i rappresentanti dei genitori intervengono per chiarimenti ed espongono
eventuali problemi emersi della classe, per ricercare insieme ai docenti la soluzione più idonea.
Il Docente Coordinatore di Classe (DCC), su richiesta ed indicazione dell’ordine del giorno di
una delle componenti del CdC, procede ad eventuali convocazioni di assemblee straordinarie.
Le convocazioni delle assemblee di classe sono effettuate con circolari numerate
progressivamente per ciascun anno scolastico, che vengono consegnate alle famiglie tramite gli
studenti (vedi procedura PRO501). Il docente in servizio al momento della consegna della
circolare, ne annota il numero di riferimento sul registro di classe. Questo tipo di comunicazione
riporta allegato un tagliando da riconsegnare, firmato in segreteria per attestare l’avvenuta
presa visione da parte delle famiglie (vedi allegato).
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nome file: PRO502-1-5.doc
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Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
Data di emissione:
13/09/2013
5.2.2. Ricevimento individuale genitori
Nella riunione del CD di settembre i docenti deliberano le modalità del ricevimento individuale
dei genitori.
Nei giorni di colloquio ogni docente registra i nominativi dei genitori incontrati.
Questi fogli vengono raccolti in una carpetta depositata in vicepresidenza per il monitoraggio e
la valutazione del servizio.
In qualunque momento dell'anno i docenti o la presidenza, nel caso di particolari problemi
didattico – disciplinari, per riscontrate prolungate o anomale assenze, possono richiedere un
incontro con i genitori, che vengono a tale proposito convocati telefonicamente.
Tutti i contatti telefonici sono segnati su un apposito registro sul quale viene riportato il nome del
dipendente che trasmette, il nome del familiare che riceve, la data e la sintesi della
comunicazione (vedi allegato).
In qualunque momento dell’anno i genitori, previo appuntamento telefonico o, in casi di urgenza
durante l’orario scolastico, possono conferire con il DS o con il Vicario. Il ricevimento avviene
nell’ufficio di Presidenza o in vicepresidenza.
5.2.3.Comunicazioni assenze, ritardi, permessi, risultati di verifiche e note disciplinari.
Nell’istituto si usa il libretto personale dello studente (ved PRO702) per giustificare assenze,
richiedere permessi di entrata o uscite anticipate nel rispetto del regolamento d’istituto, ma
anche per comunicare al genitore le note disciplinari.
Per conoscere il numero di assenze/ritardi, uscite anticipate e le valutazioni i genitori possono
consultare da casa on line il registro elettronico usando la password consegnata agli alunni
unitamente al libretto personale (ved PRO702).
Il numero massimo di ore di assenza affinché l’anno scolastico risulti valido, è definito dal
MIUR.
Il controllo delle ore di assenza e la loro comunicazione alla famiglia è effettuato dal
coordinatore di classe ( voce inserita nella nomina annuale).
5.2.4.Comunicazioni valutazioni profitto
Gli strumenti di comunicazione del profitto sono il pagellino del primo e secondo
quadrimestre, nel caso di suddivisione in quadrimestri dell’a.s., che viene redatto e distribuito
dal docente coordinatore di classe e il facsimile dalla pagella del primo quadrimestre, compilato
nella seduta per lo scrutinio. Questi documenti vengono inviati alle famiglie tramite gli studenti,
e dagli stessi riportati in segreteria, firmati da un genitore. (vedi PRO712).
Nel caso di sospensione dal giudizio deliberato ai sensi del DM n° 80 del 03/10/2007 e dell’OM
n° 92 del 05/11/2007 (vedi procedura PRO712), l’istituto invia o consegna ai genitori una
comunicazione scritta riguardante l’esito dello scrutinio (Lettera sospensione giudizio per la
famiglia ),una Lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile), se la famiglia intende
avvalersi o meno dei corsi organizzati dall’istituto e il calendario dei corsi attivati.
Codice documento: PRO502-1-5
nome file: PRO502-1-5.doc
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Edizione:
1
Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
Data di emissione:
13/09/2013
5.2.5. Comunicazioni individuali relative ad attività extra-curricolari
Le attività extracurricolari deliberate dai C.d.C quali viaggi d’istruzione, visite guidate,
partecipazione a spettacoli teatrali, cinematografici, convegni, seminari, vengono comunicate
alle famiglie degli studenti interessati, tramite circolare che contiene un tagliando da
riconsegnare in segreteria che, firmato da un genitore, attesta l’avvenuta presa visione e
acquisisce il consenso richiesto alle famiglie degli studenti minorenni.
5.2.6
Comunicazione sospensione attività didattica
Ai sensi della normativa vigente le comunicazioni riguardanti le sospensioni dell’attività
didattica per scioperi del personale e per assemblee sindacali, vengono comunicate con nota
riportata sul registro di classe, trasmessa alle famiglie, utilizzando lo spazio comunicazioni del
libretto personale. La firma del genitore, attesta l’avvenuta presa visione.
5.3 Gestione non conformità
Chiunque rilevi, durante l’erogazione del servizio, una situazione di non conformità rispetto
alle prescrizioni della presente procedura, si comporta come indicato nella PRO805 e, in
particolare, avvisa il responsabile del servizio affinché decida in merito alla sua risoluzione.
5.4 Monitoraggio e misurazione del servizio
I1-PRO502 numero di colloqui effettuati durante l’anno scolastico
I4-PRO502 Numero di accessi al REGISTRO ELETTRONICO effettuati da utilizzatori esterni
famiglie, alunni)
Le modalità di:
raccolta dei dati,
tabulazione dei dati con misurazione degli indicatori elementari sopra definiti,
misurazione dell’indicatore complessivo del servizio IPRO502 (ottenuto come combinazione
pesata degli Indicatori II-PRO502
definizione dei singoli pesi,
accettabilità sia degli indicatori parziali che di quello complessivo
sono riportate, unitamente a quelle definite per gli altri servizi, in una specifica procedura (vedi
procedura PRO804 – Modalità per il monitoraggio e misurazione dei processi/servizi).
La raccolta dei dati è effettuata dal responsabile della procedura.
Codice documento: PRO502-1-5
nome file: PRO502-1-5.doc
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Edizione:
1
Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
Data di emissione:
13/09/2013
5.5 Archiviazione
I verbali dei Consigli di Classe, delle assemblee di classe e dei Collegi Docenti e dei genitori
sono conservati nell’ufficio di presidenza per cinque anni.
Le pagelle, i pagellini, le comunicazioni alle famiglie sono archiviati dal personale dell’USD nei
fascicoli personali degli studenti e consegnati agli interessati al termine dell’intero percorso
scolastico, di solito al momento del ritiro del diploma.
I documenti rimanenti sono conservati per dieci anni.
La documentazione relativa al monitoraggio e misurazione del servizio è di competenza del
RGQ ed è archiviata per almeno due anni.
6.
ALLEGATI
Convocazione assemblee di classe (fac-simile)
Comunicazione attività extracurricolari (fac-simile)
Lettera sospensione giudizio per la famiglia (facsimile)
Lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile)
Registro telefonate (facsimile)
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nome file: PRO502-1-5.doc
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Edizione:
1
Revisione: 5
Data di emissione:
13/09/2013
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
7. LISTA DELLE REVISIONI:
Revisione N°
Data
0
11/10/2002
1
27/09/2006
Descrizione delle modifiche
Prima emissione
Punto 5.2.2:
modificata modalità di ricevimento
registrazione dei nominativi dei genitori.
genitori
e
di
Punto 5.2.3:
tolto uso del Trampolino e inserita consultazione on line
dei voti e assenze alunni.
Punto 6:
Eliminato Trampolino
Eliminato facsimile calendario ric. genitori
Eliminato foglio prenotazione ric. Genitori (facsimile)
2
27/09/08
Punto 4: Modifica riferimenti normativi (abolizione DF)
Punto5.2.4: tolto riferimento a debiti formativi e inserito modalità di
comunicazione sospensione del giudizio.
Punto 5.4:inserito I4-PRO502
Punto 6:
tolto facsimile lettera DF
inserito Lettera sospensione giudizio per la famiglia
(facsimile)
inserito lettera
(facsimile)
3
25/10/10
4
20/07/11
Codice documento: PRO502-1-5
compiti
per
sospensione
giudizio
Punto 4 : modificata la Norma di riferimento
Punto 5.2.1:inserita la presenza nelle assemblee dei soli
rappresentanti di classe dei genitori e degli alunni.
Tolto il riferimento ai colloqui individuali al termine delle
assemblee.
Punto 5.2.5: eliminato punto del comitato dei genitori
Punto 5.4: modificato I1-PRO502 ed eliminato I2-PRO502
Punto 6: modificati Lettera sospensione giudizio per la famiglia
(facsimile) e Lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile)
Punto 5.2.3: inserimento responsabilità e modalità di
comunicazione numero assenze alla famiglia e numero massimo
ore di assenza.
nome file: PRO502-1-5.doc
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I.P.S.I.A. “A. Parma” Saronno
Edizione:
1
Revisione: 5
Procedura: PRO502-1-5
Titolo: Rapporti scuola/famiglia
5
13/09/2013
Codice documento: PRO502-1-5
Data di emissione:
13/09/2013
Punto 5.4 eliminato I3-PRO502 media mensile delle comunicazioni
telefoniche intercorse tra scuola e famiglie e modificato I1-PRO502
nome file: PRO502-1-5.doc
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