Organizzare il matrimonio è un viaggio, lungo e pieno di emozioni, che
molte coppie scelgono di affrontare con largo anticipo.
Ma quane cose da fare! E soprattutto quando vanno fatte?
Segui questa WEDDING AGENDA.
12 Mesi prima delle Nozze
 Annuncia formalmente il fidanzamento e presenta le rispettive
famiglie.
 Comincia a cercare l’ispirazione per il tema del matrimonio, lo
stile e la palette di colori per il grande giorno.
 Sfoglia siti e riviste per iniziare ad orientare i tuoi gusti
sull’abito.
 Fai assicurare l’anello di fidanzamento.
2
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
Il Matrimonio Perfetto.
“I matrimoni che ricordo con
maggior piacere sono quelli in cui
posso dire di aver visto una sposa
davvero felice.
11 Mesi
 Imposta il budget per il matrimonio e
decidi chi pagherà cosa.
E quello è il matrimonio perfetto, il
matrimonio in cui gli ospiti vengono
contagiati da quel sorriso, e di
conseguenza tutti parleranno di
 Determina il numero degli invitati. Tieni
in considerazione il tuo budget quando
compili la lista.
quel matrimonio come il più bello
tra tutti quelli a cui hanno
partecipato.
Sono questi i sintomi che si
avvertono subito, perchè sono
 Accordati sulla finestra temporale in cui
dovrà ricadere la data del matrimonio.
Assicurati di scegliere una data che
permetta a tutti o molti dei tuoi ospiti più
importanti di essere presenti.
nell’aria, così come si sente la
piacevole sensazione dell’amore
condiviso dagli sposi con tutti i loro
invitati.
 Decidi se intendi assumere un Wedding
Planner; in tal caso inizia le relative
ricerche ed interviste.
E si capisce che quello è un evento
perfettamente riuscito.
3
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
10 Mesi
 Decidi la data del matrimonio.
 Assumi la Wedding Planner, se hai deciso di affidarti ad una
professionista.
 Scegli e prenota la chiesa dove si svolgerà la cerimonia.
 Scegli e prenota la location per il ricevimento; firma il contratto e
lascia un acconto.
 Scegli chi sarà coinvolto nel matrimonio e chiedi loro conferma:
damigella d’onore e testimone dello sposo, altre damigelle e
testimoni, chi si occuperà di portare fedi e fiori e di accompagnare la
sposa. Discuti e concorda le mansioni affidate alle damigelle.
 Crea il sito web del matrimonio per postare aggiornamenti,
informazioni sull’evento, foto, etc.
 Ricerca i fornitori per il matrimonio con l’assistenza della Wedding
Planner (fotografi, officiante, floral designer, catering, etc.) Prendi
appuntamenti per le interviste e controlla portfolio e referenze.
 Inizia lo shopping per il vestito. Prendi appuntamenti e visita negozi
di abiti da sposa..
4
4
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
Come trovare la location ideale per il vostro matrimonio.
Quando si tratta di scegliere la location ideale per il vostro matrimonio, si rischia di perdere troppo tempo,
cercando nella direzione sbagliata, e spesso non prendendo in considerazione elementi importantissimi, salvo
pentirsene troppo tardi.
Bisogna quindi individuare la proprie priorità, facendo una analisi delle caratteristiche della nostra location
ideale e che riterremo imprescindibili; iniziate una ricerca online, o affidatevi all’esperienza della vostra wedding
planner.
Una volta effettuato il primo screening, concentratevi su una ristretta rosa di location ed iniziate i sopralluoghi;
utilizzate questa lista di domande, che vi servirà ad individuare la vostra location ideale:
•Quanti ospiti può accogliere?
•Ci sono diversi ambienti? Quale è la capienza di ciascuno di essi?
•E’ possibile celebrare anche la cerimonia?
•La location viene affittata in esclusiva o questa opzione ha un costo supplementare?
•Il prezzo varia a seconda di periodi, orari e spazi affittati?
•Cosa è incluso nel prezzo? Ci sono costi extra da aggiungere?
•La scelta del catering è vincolata ad una lista di fornitori convenzionati?
•Come sono gli spazi esterni? Come ci si organizza in caso di pioggia?
•E’ dotata di camere per gli ospiti e suite per gli sposi?
•Ci si dovrà affidare ad un light designer o la location è ben illuminata?
•La location è vicina al luogo della cerimonia? Ha un parcheggio capiente?
•Andranno affittati a parte sedute e tovagliati?
•Da quale ora sarà possibile iniziare l’allestimento?
•Fino a che ora potrà essere protratto il ricevimento?
•Ci sono vincoli o restrizioni d’orario per la festa e per la musica?
Non dimenticate di visionare ogni spazio della location, e prendete una decisione solo avendo bene in mente
quale festa di matrimonio vorrete organizzare. Ultimo, ma non ultimo, leggete bene il contratto…
5
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
9 Mesi
 Ordina il vestito da sposa. La maggior parte dei vestiti da sposa
sono fatti su misura e solitamente impiegano 6-9 mesi ad
arrivare.
 Prenota il fotografo.
 Fai le foto del servizio pre-matrimoniale subito dopo aver
assunto il fotografo. Le foto potrebbero essere usate per i “Savethe-Date”.
 Prenota l’officiante.
 Incontra candidati per il catering; prendi appuntamenti per il
“tasting” ; scegli e prenota un servizio di catering.
 Prenota una Band o un DJ per il ricevimento.
 Accompagna la Wedding Planner al sopralluogo presso la
Chiesa e la Location per impostare il progetto di allestimento;
“Siamo fatti
della stessa
sostanza di
cui sono
fatti I
sogni”
William Shakespeare.
6
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
8 Mesi
E lo sposo?
A volte lo sposo partecipa come e più della
sposa all'organizzazione delle nozze. Altre
volte sembra voglia lasciare tutto a lei.
In realtà ci sono delle scelte che lo devono
vedere protagonista attivo in prima
persona.
Ci sono tre elementi chiave nei quali lo
sposo deve essere coinvolto fin dall’inizio: il
budget di nozze , la lista degli invitati, e la
lista di nozze.
Il budget e la lista degli invitati devono
essere valutati prima di iniziare a prenotare
qualsiasi altro servizio. La lista di nozze sarà
probabilmente il più divertente dei tre, e può
essere la ricompensa offerta allo sposo per
la fatica di avere partecipato ai primi due!
 Finalizza la lista degli invitati.
 Prenota le stanze d’albergo per
gli ospiti che vengono da fuori.
Negozia uno sconto di gruppo.
Aggiungi le informazioni su
pernottamento e modalità di
viaggio sul sito web del
matrimonio.
 Scegli e ordina i “Save-the-Date”.
L’auto per il matrimonio.
Scegliere e prenotare l’ auto del matrimonio
di solito è responsabilità dello sposo. Gusti
personali a parte, dovrebbe solo essere
sicuro che si adatti con il tema del
matrimonio, e che sia perfetta per farvi
entrare agevolmente il vostro (voluminoso)
abito da sposa.
La luna di miele.
Lo sposo dovrebbe prenotare la luna di
miele con diversi mesi di anticipo. Se non
avete deciso di scegliere la meta insieme, è
sempre una sorpresa molto gradita se lo
sposo rivelerà la destinazione alla sposa
solo all’ultimo momento. Magari date solo
qualche indicazione per preparare i bagagli,
ma siamo convinti che questa tradizione
andrebbe reintrodotta.
L’abito dello sposo.
La sposa potrebbe desiderare che lui indossi
un abito con uno stile particolare, adatto
all’abito di lei o allo stile del matrimonio.
Ma la decisione finale spetta allo sposo, che
avrà cura anche di comunicare ai testimoni
o agli invitati uomini i suoi eventuali desideri
o richieste in tema di dress code.
Includi l’indirizzo del tuo sito
web.
7 Mesi
 Invia i “Save-the-Date”.
 Ordina cartoline di
ringraziamento per i regali
anticipati. Se inviate prima del
matrimonio, ricorda di usare il
tuo nome da nubile.
 Apri una lista di nozze e
aggiungi una pagina dedicata sul
sito web del matrimonio.
7
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
6 Mesi
 Prenota il Floral Designer.
 Assumi un Video-Maker.
 Cerca un Cake Designer per la torta nuziale. Prendi
appuntamenti per gli assaggi.
 Prenota i musicisti per la cerimonia e per il ricevimento.
 Prenota un’agenzia per il Light Designing.
 Prenota l’ Hotel per la tua prima notte di nozze.
 Seleziona i vestiti delle damigelle e accertati che abbiano
effettuato l’ordine.
 Pianifica e prenota la luna di miele, inclusi viaggio,
pernottamento, ristoranti e attività.
 Verifica che i tuoi principali fornitori siano dotati di
assicurazione professionale.
8
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
5 Mesi
I peggiori errori delle spose
 Finalizza e ordina gli inviti al matrimonio.
(secondo le wedding planner)
 Ordina la Wedding Cake.
Le spose iniziano a lavorare troppo
 Prenota un hairstylist e un makeup artist.
 Prenota gli eventuali noleggi per
tensostrutture, pista da ballo, arredi per il
ricevimento, etc.
 Scegli l’abito dello sposo; sarà a noleggio o
acquistato?
tardi con la wedding planner.
Cercano di accontentare troppe
persone.
Non si fidano della wedding
planner che hanno scelto.
Lasciano che internet faccia loro il
“lavaggio del cervello”.
Rinunciano al video.
Non riescono ad accettare i piccoli
contrattempi.
Si preoccupano troppo del meteo.
Non si concentrano abbastanza
4 Mesi
sull’esperienza degli ospiti.
Acquista gli accessori per il vestito da
sposa, come velo, scarpe, intimo e gioielli.
Scopri soluzioni e consigli sul mio
blog ungiornounavita.it
 Prenota il trasporto alla cerimonia e al
ricevimento per genitori e testimoni; ordina
delle navette o altri mezzi di trasporto per
gli invitati se necessario.
 Fatti mostrare il campione del centrotavola
e un bozzetto del’allestimento finale.
9
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
3 Mesi
 Prendi appuntamento con il catering o l’hotel per la prova menu..
 Conferma il numero di bouquet, fiori all’occhiello, centrotavola, etc. con
il fioraio.
 Scegli le letture o altri dettagli della cerimonia con l’officiante.
 Organizza il noleggio di eventuali tovagliati, piatti, posate, etc.
 Acquista i francobolli per gli inviti. Pesa un invito completo all’ufficio
postale per determinare la tariffa.
 Ordina le bomboniere o fai realizzare dei regali personalizzati per gli
invitati;
 Controlla la lista nozze per assicurarti che abbastanza regali restino in
diverse fasce di prezzo. Se alcuni oggetti nella tua lista non sono più
disponibili, dovresti aggiornare la lista.
 Conferma i programmi per l’addio al nubilato.
 Acquista le Fedi. Falle stringere o allargare prima di inciderle. Controlla
le incisioni prima di lasciare il negozio.
 Scegli gli accessori per le damigelle (scarpe, gioielli, etc.)
 Acquista gli accessori per lo sposo, come gemelli, camicia, cravatta e
scarpe.
 Acquista abiti per sposa e sposo da indossare all’addio al
nubilato/celibato e alla cena della sera precedente.
 Scegli e acquista i regali per i testimoni.
 Richiedi il passaporto (o il suo rinnovo) e il visto in caso di luna di miele
internazionale.
10
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
2 Mesi
Se hai scelto un DJ o una band, selezionare una lista delle canzoni da
suonare e da NON suonare assolutamente. Invia anche le tue selezioni
per il primo ballo, taglio della torta, etc.
Scegli i vini. Assicurati di provare il vino insieme al cibo selezionato.
Fai realizzare tutta la Wedding Stationery in tema con lo stile del tuo
matrimonio: programma della cerimonia, libretto messa, menu,
numeri dei tavoli, etc.
Inizia ad indossare le scarpe del matrimonio in casa per
ammorbidirle. Porta con te le scarpe alla prima prova dell’abito da
sposa, in modo che venga rifinito alla lunghezza giusta.
Ordina wedding bags e regali di benvenuto per gli ospiti che vengono
da fuori.
Acquista gli accessori per il giorno del matrimonio: guestbook, set di
penne, cuscino per gli anelli, coltello per tagliare la torta, calici per il
brindisi, etc.
Prendi appuntamento per la prova del vestito. Avrai bisogno di
almeno 2 prove prima che il vestito sia perfetto.
11
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
1 Mese
 Ordina gli alcolici (vino, champagne, liquori) per il ricevimento, se non
sono inclusi nel catering e programma consegna e ritiro presso la
location.
 Conferma tutti i dettagli finali con il fioraio. Fai una lista di chi avrà
bouquet, fiori all’occhiello, etc. e incarica qualcuno di occuparsene
personalmente il giorno del matrimonio.
 Conferma i dettagli del giorno del matrimonio con l’officiante della
cerimonia.
 Conferma gli incarichi per il giorno del matrimonio con gli invitati
coinvolti e assicurati che tutti siano a conoscenza dei loro impegni.
 Conferma prenotazioni, tempi di partenza e indirizzi. Prepara una lista
con gli orari in cui andare a prendere e lasciare gli invitati, indirizzi,
nomi e numeri di telefono. Invia le istruzioni dettagliate all’autista.
 Conferma gli orari con il fotografo e con il Video Maker.
 Conferma il programma di viaggio per la luna di miele. Dai a qualcuno
una copia del tuo itinerario e i contatti in caso di emergenza.
 Fai prove per trucco e capelli, complete di velo e altri accessori.
 Prendi appuntamento per manicure e pedicure per il giorno prima del
matrimonio.
 Goditi la tua festa di addio al nubilato.
 Fai la prova finale e ritira l’abito da sposa.
 Ritira il completo dello sposo. Controlla se ci sono eventuali modifiche
da fare.
 Incontra per l’ultima volta il gruppo o DJ per discutere il programma
dell’evento, e la playlist.
12
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
Come scegliere l’ abito da sposa perfetto.
Definite il budget.
Cercando, vi renderete conto che esiste una varietà di abiti da sposa a prezzi infinitamente diversi. Prima di
acquistare, determinate quanto vi potete permettere di spendere. Non andare oltre i vostri limiti, perché
spendere ben oltre il vostro budget si ripercuoterà su tutte le altre spese, e dovrete abbassare la qualità di
tutte le altre voci per il vostro matrimonio.
Scegliete uno stile.
Determinate il design del vostro abito perfetto. Navigate in Internet, acquistate le riviste specializzate ed
individuate quello che potrebbe essere il vostro stile. Non trascurate l’ora della cerimonia: diverso è sevi
sposate la mattina o il pomeriggio. Assicuratevi che il vostro abito si adatti non solo alla cerimonia e alla
location, ma soprattutto alla vostra personalità.
Acquistate presto
Non appena è stata definita la data delle nozze, iniziate la ricerca. Visitate diversi ateliers e provate diversi
modelli e diversi stili prima di decidere quale abito acquistare. Come dico sempre…tanto sarà l’abito a
scegliere voi!
Non prendete le misure da sole.
Lasciate che sia il personale specializzato a prendervi le misure. Non dare loro una serie di numeri perché
avete già preso le misure da sole.
Assicuratevi che il vostro abito sia confortevole.
Dovrete indossare l’abito per molte ore, quindi dovete essere sicure che sia comodo e che vi faccia sentire a
vostro agio. Durante la prova muovetevi, camminate, piegatevi, state sedute, per capire come ci sente
quando lo si indossa.
Occhio al pagamento!
Quando ordinerete il vostro abito da sposa, dovrete pagare un anticipo di circa il 50%. Richiedete una
ricevuta, che comprenda l’importo versato, la descrizione del vestito, e la data di consegna.
13
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
1 Settimana
 Chiama gli invitati che non hanno ancora risposto per ottenere il
conteggio finale dei presenti.
 Crea la disposizione degli invitati a tavola (seating plan). Forniscilo al
catering e al manager della location.
 Conferma le istruzioni e i dettagli per il menu del cibo e del bar al
catering (intolleranze, allergie, etc).
 Conferma con il manager della location il programma del giorno del
matrimonio per assicurarti che tutto il personale abbia accesso per gli
allestimenti.
 Fornisci l’ultimo conteggio degli invitati, conferma i tempi di
consegna e la location con il Cake Designer.
 Finalizza tutti i pagamenti con il personale. Consegna gli assegni o
organizzati per il pagamento il giorno del matrimonio. Prepara buste
per i pagamenti in contanti usando buste etichettate. Le buste
possono essere distribuite al personale durante o alla fine del
matrimonio.
 Incarica qualcuno di accettare e conservare i regali che verranno
consegnati direttamente al ricevimento.
14
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
2 Giorni
 Consegna i programmi della cerimonia alla
persona incaricata di distribuirli.
 Consegna bomboniere, guestbook, coltello
per la torta, calici da brindisi, alla persona
incaricata di portarli alla location del
ricevimento.
 Prepara le valigie per il giorno del
matrimonio, inclusi vestito da sposa, velo,
scarpe, gioielli, altri accessori e kit di
emergenza, e prepara un paio di scarpe
comode per ballare tutta la notte.
1 Giorno
 Consegna i regali di benvenuto agli invitati che vengono da fuori città.
 Goditi manicure e pedicure.
 Riconferma orari e indirizzi con la compagnia della limousine; riconferma
altri mezzi di trasporto organizzati per gli ospiti.
 Consegna le buste con i pagamenti alla persona incaricata di distribuirle.
 Consegna i regali alle damigelle.
 Goditi la cena della sera precendente con parenti e amici più stretti.
15
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
Giorno del Matrimonio
 Vai all’appuntamento con l’hairstylist e con il makeup artist.
Suggeriamo di fare prima i capelli del makeup.
 Programma il giusto tempo per le foto.
 Rilassati e goditi il tuo giorno!
Dopo il Matrimonio
 Prepara i biglietti di ringraziamento per gli invitati e per chi ti ha
comunque fatto un regalo. L’etichetta impone un limite di 8-10
settimane.
 Restituisci i completi a noleggio.
 Controlla e assicurati che il personale sia stato completamente
pagato.
 Manda il vestito da sposa e il velo a lavare.
16
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
Rendi estremamente produttivo il primo mese. Impostate il
budget e prendete tutte le vostre decisioni più importanti.
Ciò significa prenotare chiesa e location per il ricevimento,
ordinare l’abito, scegliere il fotografo e decidere il viaggio di
nozze. Valutate le vostre priorità più personali.
Essere flessibili e creativi.
Potreste scoprire che alcune delle vostre prime scelte non sono
disponibili. Quindi, imparate ad essere flessibili; un luogo
favoloso potrebbe essere un luogo che ancora non avete
immaginato. Oppure apri la tua mente a date e orari diversi. A
volte è molto più facile trovare posto scegliendo un giorno
feriale.
Chiedi aiuto.
Una Wedding Planner può aiutarvi ad organizzare l’intero
matrimonio, o semplicemente per gestire alcune operazioni.
Hai fretta?
Ecco come
organizzare il
tuo matrimonio
in pochi mesi
e 5 semplici
mosse.
Una brava wedding planner con una rete di fornitori affidabili
è in grado di interpretare i vostri desideri in modo rapido e
semplice.
Divertiti!
Le spose che realizzano il loro matrimonio in pochi mesi,
spesso riescono ad apprezzarne la costruzione in maniera più
eccitante e coinvolgente, evitando lo stress delle decisioni
sofferte e pensate troppo a lungo.
Ma costerà di più?
Non astenetevi dal negoziare i prezzi solo perché avete fretta.
Negoziate sempre, se vi sembra ragionevole. Cercate solo di
prendere decisioni rapide ed intelligenti. Trattare su scelte
ininfluenti o perdere tempo per trovare una tariffa più bassa
del 10% rischierebbe di compromettere il risultato finale, e con
il poco tempo a disposizione non ve lo potete proprio
permettere!
17
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
Fornitore
Nome
Referente
Telefono
E-Mail
Location
Chiesa
Atelier Abito Sposa
Sarto Abito Sposo
Wedding Planner
Floral Designer
Catering
Fotografo
Video-Maker
Hairstylist
Make-Up Artist
Musicista
Light Designer
Wedding Car
Animazione Bimbi
Wedding Stationery
Cake Designer
Noleggio Arredi
Agenzia Viaggi
18
Roberta T orresan Wedding Planner & Designer
ROBERTA TORRESAN
Wedding Planner & Designer
Via del Casale Solaro, 119 ROMA
www.robertatorresan.it
[email protected]
+39 0656567273
19