Movimento 5 Stelle Firenze
Coordinare e Moderare Riunioni
Enzo Reali
Le riunioni sono l'opposto del lavoro vero e proprio.
Sembrano sempre troppo lunghe e pochi vi partecipano con
entusiasmo
Se invece sono animate ed efficaci, i partecipanti si
presenteranno puntualmente, non interverranno in modo
inappropriato e presteranno maggiore attenzione
Inoltre, le decisioni verranno prese in tempi rapidi
Cose’ la riunione
La riunione è una situazione relazionale, spesso formale,
caratterizzata dal fatto che più persone si incontrano e discutono
nello stesso tempo e luogo per raggiungere uno scopo comune
permettono alle persone la possibilità di pensare, pianificare e agire
insieme.
Sono un modo efficiente per assicurare una comprensione comune da
parte di tutti i partecipanti su argomenti specifici.
Permettono la diffusione delle conoscenze e il miglioramento della
qualità con lo scambio e la circolazione delle informazioni, evitando i
cortocircuiti duali (quando l’informazione rimane circoscritta a solo due
persone) o a piccoli sottogruppi.
Cose’ la riunione
• Sono eventi di comunicazione interattiva,
caratterizzati da contemporaneità di invio e
di ricezione dei messaggi e dal fatto che le
parti, quando si incontrano fisicamente, si
vedono reciprocamente.
Cos’e’ la Riunione
• Sono eventi organizzati: anche se può
capitare di dover improvvisare c’è di solito
abbastanza tempo per una adeguata
preparazione
• Nelle riunioni hanno grande importanza le
componenti non verbali dei messaggi e
hanno un forte impatto i rumori di ogni tipo
(acustici, ambientali e psicologici) che possono
rendere distorti i messaggi.
Cos’e’ la Riunione
• Sono uno strumento del costruire e
mantenere la rete delle conoscenze
(networking), inteso come opportunità di
interazione formale e informale con le altre
persone all’interno di una organizzazione,
settore o ambiente professionale o di
interesse.
Cos’e’ la Riunione
Sono attività ad alta intensità di lavoro e alto costo. Due
ore di riunione con dieci persone sono almeno venti ore di
lavoro, cui si somma il tempo per le attività di contorno
(preparazione, spostamenti, ecc.)
I perche’ di una Riunione
il grado di coinvolgimento emotivo, che facilita l’attenzione e la
memorizzazione.
Il lavoro collettivo, che stimola la creatività.
La comunicazione immediata e diretta tra le persone coinvolte in una
specifica questione, che riduce a poche ore il tempo necessario per lo
scambio di informazioni e per il confronto di idee.
Permettendo e agevolando la condivisione dei problemi e la ricerca del
consenso attorno alle decisioni,
Le riunioni possono produrre un forte effetto persuasivo per riscontro
sociale perché le persone cambiano più facilmente convinzioni e abitudini se
vedono che esse si modificano anche negli altri componenti del proprio
gruppo.
Tipologie di riunione
Informativa = Capire e far capire
Si tratta fornire dati e informazioni, aggiornare
sulle situazioni, esplicitare linee di indirizzo e
politiche (associative o aziendali), dare
disposizioni, diffondere conoscenze, favorire
l’omogeneità operativa
Una lezione, una conferenza o una riunione di
aggiornamento sullo stato di un progetto sono
esempi classici di questo tipo di riunione
Le riunioni Informative “a una via”: le
presentazioni
Una presentazione si può articolare sostanzialmente in tre parti
distinte:
– l’introduzione, di breve durata, durante la quale il relatore
illustra gli scopi, il contenuto e la durata della
presentazione.
– La presentazione vera e propria.
– La fase delle domande e del dibattito, che dovrebbe
occupare una parte rilevante del tempo complessivo,
almeno il 20% (circa dieci minuti per ogni ora).
Le riunioni Informative “a una via”: le
presentazioni
• Quando si vogliono presentare concetti non noti ai presenti,
oppure quando i presenti sono numerosi, è bene curare bene
la tecnica d’uso dei sussidi visivi.
• I suggerimenti più importanti sono:
– limitare il numero dei lucidi o delle diapositive: non più di
una ogni due minuti
– Riportare su lucidi e diapositive solo le sintesi dei concetti,
senza scrivere troppo
– Preferire i grafici (istogrammi, torte, diagrammi) alle
tabelle e utilizzare supporti cognitivi (mappe mentali,
schemi logici, diagrammi sistemici)
Tipologie di riunione
Consultiva = Realizzare, Finalizzare
Quando tratta di raccogliere pareri, valutare
situazioni complesse, confrontare specifiche
competenze, elaborare possibili scenari
alternativi, preparare il momento decisionale
Tipologie di riunione
Decisionale = Decidere, far fare
L’idea e’ prendere una decisione, approvare
l’adozione di una raccomandazione, scegliere
tra proposte alternative, definire dei piani
operativi, stabilire ruoli e responsabilità,
avviare dei progetti, negoziare e concordare
delle soluzioni, … È la tipologia di riunione più
formalizzata e regolamentata, come il caso
dell’assemblea periodica di Soci.
La Riunione Decisionale
• Sono riunioni durante le quali si dibattono dei
problemi e che prevedono come prodotto una
decisione per attivarne la soluzione
• A volte la decisione è rinviata, ma talvolta
anche il “non decidere” diventa a sua volta
una decisione.
• Spesso il momento decisionale non occupa
tutta la riunione e una parte del tempo può
essere dedicata ad altri scopi
Tipologie di riunione
Creativa = Inventare, proporre e migliorare
Quando vogliamo cercare e proporre soluzioni o
il miglioramento della qualità. Questo tipo di
riunione può avere un forte carattere analitico
o sintetico. Un esempio è il brainstorming, la
riunione per generare idee o risolvere dei
problemi.
Riunione Creativa - Brainstorming
•
Nel brainstorming si utilizza il lavoro di gruppo con riunioni perché la quantità
aiuta a produrre qualità, ricorrendo ad alcune tecniche:
– non vengono emessi giudizi sulle proposte perché l’ideazione è più produttiva
se non è associata al timore di un giudizio.
– Il Coordinatore deve prendere accurata nota di tutto quanto detto dai
componenti del gruppo di lavoro senza applicare alcun filtro, critica o analisi di
consistenza.
– Il Coordinatore deve evidenziare al gruppo di lavoro tutto quanto detto (con
pannelli, lavagne, fogli, proiezione, …). L’uso di buone tecniche grafiche può
consentire di agevolare la classificazione e la presentazione ordinata delle idee
raccolte.
– È solo nella fase successiva al brainstorming che le proposte vengono vagliate,
verificando come le varie idee potranno essere effettivamente realizzate con
tutti i relativi limiti e vincoli.
Riunione Creativa - Brainstorming
Le 4 REGOLE
• Attenzione alla quantità: più idee ci saranno, più alta sarà la
probabilità di trovare una buona soluzione.
• No alle critiche: i giudizi vanno sospesi perché è bene
focalizzarsi sulla quantità di idee piuttosto che sulla loro
qualità. Se si evitano giudizi, si realizza una apertura anche
alle idee insolite e innovative.
• Favorire le idee insolite: possono aprire visioni nuove e
diversi modi di interpretare le situazioni.
• Combinare le idee e migliorarle: le buone idee possono
essere combinate tra loro per realizzare singole idee più
valide. Si stimola così la costruzione di nuove idee con un
processo di associazione mentale
IMPORTANTE
Convocare riunioni utili e partecipare solo alle riunioni ritenute utili
Per decidere se una riunione sia utile è bene riflettere su questi punti:
esistono altri modi più semplici, più rapidi e meno costosi per raggiungere lo
stesso obiettivo?
Le persone che si intende convocare sono davvero indispensabili o utili per il
successo del lavoro?
Le persone che si intende convocare sono interessate al tema da affrontare e
sono motivate alla partecipazione?
Sono possibili altre forme di lavoro di gruppo quali: il ricorso a metodi di lavoro
e a procedure consolidate che possono evitare le riunioni, l’uso delle
tecnologie informatiche, il ricorso al lavoro virtuale
RIUNIONI
Attivazione di energie su
obiettivi chiari e condivisi
(Creative)
-Generare idee
-Risolvere i problemi
-Migliorare la qualità
(Decisionali)
- Produrre decisioni
-Fare Analisi
(Consultive)
- Ascoltare, coordinare
- Trasferire conoscenze “a una via”
(Informative)
- Dare istruzioni, rassicurare
Attivazione di energie
su obiettivi non condivisi
NON RIUNIONI
- Dispersione di energie
- Obiettivi contrastanti, confusi o non espliciti
Il Coordinatore
Puo’ essere chi copre un ruolo a progetto (il Project
Manager
Puo’ essere chi stabilisce la necessità di una riunione e
la convoca
Puo’ essere qualcuno delegato a ciò da una autorità,
Puo’ essere chi copre un ruolo istituzionale (gestore del
sistema organizzato, Presidente o Capogruppo).
Il Moderatore
Stabilita la necessità di fare una riunione e
stabilito chi ne è il Coordinatore, la gestione e
il controllo dell’evento passano proprio al
Coordinatore che deve in primo luogo definire
l’obiettivo della riunione e scegliere il tipo di
riunione.
Il Moderatore
Il ruolo del Coordinatore è di regista facilitatore dell’evento.
Il Coordinatore può anche non essere il Moderatore della
riunione; ad esempio, una riunione di condominio è
organizzata dall’amministratore (che è il vero Coordinatore) il
quale cura l’intera gestione dell’evento dalla convocazione
all’attuazione delle delibere, mentre la riunione è di solito
presieduta da uno dei condomini (che è il Moderatore).
Coordinatore e Partecipazione
Una volta definito l’obiettivo e scelta la tipologia di riunione più opportuna, il
Coordinatore deve porsi come successivo impegno la scelta dei partecipanti.
• Far partecipare tutti gli interessati alla fase di lavoro collettivo nei diversi ruoli,
egli deve far percepire di saper gestire i loro bisogni al fine di stimolarne la miglior
partecipazione possibile in ogni fase della riunione (prima, durante e dopo).
• Ricordiamo questi bisogni che sono intesi a livello psicologico:
– il bisogno di sicurezza: è il sentirsi protetti da aggressioni e il percepire il
diritto e la possibilità di poter esprimere la propria opinione.
– Il bisogno di considerazione e di rispetto: è il sentirsi stimati sia dagli altri
partecipanti, sia dal Coordinatore.
– Il bisogno di partecipazione: è il capire che ci sarà l’opportunità di poter dare
un proprio contributo al lavoro comune.
Coordinatore e Partecipazione
La riunione è un lavoro di gruppo e, sempre in ambito di psicologia di gruppo, il
Coordinatore deve considerare in fase progettuale la possibile esistenza e il
verificarsi nei partecipanti di barriere al lavoro di gruppo quali:
– differenti interessi, priorità, valori di riferimento.
– Diversi livelli di preparazione culturale e di conoscenze (background).
– Potenziali conflitti di ruolo.
– Dinamiche dell’ambiente di riferimento (solitamente i ruoli nell’ambito di un
progetto).
– Alta competizione e conflittualità per guidare il gruppo di lavoro (leadership).
– Eccessivo protagonismo (sindrome della “prima donna”).
– Basso livello di credibilità, autorità e autorevolezza dei capi (i leader).
– Scarso impegno verso gli obiettivi comuni.
– Problemi di comunicazione (anche per l’uso di lingue e linguaggi diversi o a
diversi gradi di comprensione).
– Scarso livello di supporto dalle strutture superiori.
– Limiti nella scelta delle risorse (disponibilità delle persone, possibile
Il Coordinatore e la Partecipazione
il Coordinatore deve saper utilizzare le tecniche di costruzione e di guida del gruppo di
lavoro (team building e team coaching),
•
•
far conoscere le persone in modo approfondito; stimolare ed aumentare la
collaborazione; costruire e potenziare relazioni interpersonali; creare un clima di
fiducia e di stima tra i compagni; sviluppare creatività, ascolto, empatia,
motivazione, coesione, integrazione, leadership; lavorare per obiettivi; conoscere e
riconoscersi nella mission e nei valori aziendali; valutare ed apprezzare attitudini,
competenze, potenzialità dei singoli individui. Classici esempi possono essere
quelli di far conoscere in modo più profondo persone che in ufficio si conoscono
solo in modo superficiale, aumentare la fiducia nei propri colleghi, migliorare il
livello di collaborazione,favorire la comunicazione.
Il fine ultimo deve sempre essere quello di far sentire il gruppo una vera squadra.
Coordinatore e Progettazione
Il Coordinatore deve progettare la riunione,
l’uso della metodologia Cycle Project
Management
Magari e’ il caso elaborare un Progetto dedicato alla
riunione, pensando anche a una analisi dei rischi e di
“cosa-succede-se” (what-if).
Ad esempio, è meglio pensare prima cosa fare se
dovesse mancare uno dei relatori per la riunione
L’importanza del Plan B
Progettazione e Partecipazione
Un buon Coordinatore deve pensare bene alla
partecipazione anche agli aspetti che possono
rivelarsi come barriere
-Pregiudizi
-Barriere culturali
-Eventi concomitanti
La Gestione della Riunione
La posizione assertiva,
- Garantire il diritto a tutti ad esprimere una propria
opinione riconoscendo agli altri il diritto ad avere
opinioni diverse.
- Trovare un giusto equilibrio tra aggressività (priorità
solo ai propri obiettivi) e sottomissione (priorità solo
agli obiettivi altrui)
Le caratteristiche delle riunioni
La
partecipazione
L’emotivita’
Il controllo
L’illustrazione degli argomenti deve
essere sintetica,
Non si pensa alla comunicazione non
verbale
Emozioni dominanti
Uso non proprio del linguaggio.
Uso inefficente del nostro Tempo
Il Coordinatore ed il Dibattito
Durante il dibattito deve assicurare il rispetto
reciproco e privilegiare la visione di tipo
integrativo e non la visione distributiva
-La visione di tipo integrativo (eg tutti possono ricevere
dei vantaggi)
-La visione distributiva (il vantaggio di qualcuno va a
necessario discapito di un altro)
Ruolo del Coordinatore
Coscienza del potere di posizione
Infatti cio’ che il Coordinatore esprime e le
azioni che esegue possono essere interpretate
come la posizione della struttura organizzata
che rappresenta (Associazione, Sezione,
Gruppo) etc
Il dibattito nelle riunioni
• Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi,
concedendo la parola secondo le regole concordate
• il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se
accettare domande anche durante la relazione o solo
alla fine
• Ammettere le domande durante la relazione porta a
un clima più partecipativo e permette di chiarire
subito dubbi e fraintendimenti
• Ammettere le domande durante la relazione e’
rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo
del tempo
Il Coordinatore e gli aspetti tecnicologistico e formale
• Arrivare per primo; ed è meglio che esegua un sopralluogo nella sede della
riunione
• Verificare la sicurezza del luogo della riunione (porte di sicurezza non
bloccate, informazioni per emergenze, indicazioni chiare delle vie di fuga,
estintori, …)
• Verificare l’accessibilità alla sala (parcheggi, barriere architettoniche,
ostacoli)
• Verificare il rumore di fondo eg traffico in prossimità, vicinanza ad altre
sale rumorose, fonti di disturbo o distrazione
• Verificare la disponibilità e pulizia dei servizi igienici
• Verificare l’ambiente per l’arredo (bandiera, sedie, tavoli, appendiabiti, …)
le luci (sapere dove sono gli interruttori e provarli…), la pulizia, il decoro, la
buona ventilazione e il ricambio di aria, come regolare il riscaldamento e il
condizionamento
Il Coordinatore e gli aspetti tecnicologistico e formale
• Verificare i supporti logistici: acqua minerale, bicchieri puliti, caffè, pasti, …
• Verificare le apparecchiature tecniche (proiettori, amplificazione audio,
schermi, lavagne, pennarelli)
• Nel caso di presentazioni, fare delle prove di proiezione per assicurare la
compatibilità dei programmi (software) e verificare la leggibilità delle
diapositive da distanza e da diverse posizioni
• Preparare il materiale da distribuire es numero delle copie e buona qualità
delle copie
• Se necessario, predisporre dei tesserini identificativi o delle targhette
segnaposto
• Dotarsi di una Check List
Il Partecipante
Anche per chi partecipa a una riunione ci sono delle regole da seguire per rendere
efficace la riunione e il Coordinatore dell’incontro dovrà tenerne conto
-Verificare il proprio interesse a partecipare alla riunione
-Valutare la propria disponibilità per la data e l’ora della convocazione e avvisare
tempestivamente il Coordinatore se non sarà possibile partecipare.
-Leggere con attenzione l’agenda (ordine del giorno) inviata con la convocazione.
-Informarsi su come arrivare al luogo della riunione e sugli aspetti formali della
riunione
-Sentirsi pronti e all’altezza della situazione e prepararsi sugli argomenti trattati
raccogliendo e studiando la necessaria documentazione e approntando il
materiale (copia convocazione con ordine del giorno, fogli per appunti, penne,
etc
-Eliminare ogni potenziale azione di disturbo: meglio spegnere i telefoni portatili (o
metterli in modalità silenziosa) e non utilizzare i computer portatili se non per
diretta necessità dell’incontro
-Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali
inutili o fuori luogo, ed evitare interventi non opportuni e colloqui privati.
-Verificare il corretto intendimento dei principi esposti (facendo domande o
chiedendo di ripeterli).
Sintomi delle riunioni non efficaci
L'inefficacia delle riunioni si manifesta con i seguenti sintomi:
I partecipanti arrivano in ritardo.
La discussione è dominata dalle persone con più esperienza o
dotate di
maggiore assertività.
Per prendere decisioni occorrono tempi lunghi.
Vengono prese decisioni pessime solo perché tutti sono stanchi
Vengono intavolate discussioni non pertinenti.
I partecipanti si dedicano a controllare le e-mail, a scarabocchiare
o ad altri passatempi.
Sintomi delle riunioni non efficaci
lista sintetica
• Non sono chiari gli obiettivi
• Non sono ben definiti e chiari i ruoli nella riunione (manca il
Coordinatore o ce ne sono troppi, Coordinatore assente o con
poca capacità di controllo, non è stabilito chi redigerà il
verbale)
• Non sono chiare le regole di conduzione della riunione
• Sono presenti persone non coinvolte negli argomenti in
discussione o mancano delle persone di riferimento
importanti per la discussione
• Le riunioni non sono prese in seria considerazione: le persone
arrivano tardi, se ne vanno presto, non danno sufficiente
attenzione a quanto avviene durante la riunione
• Le riunioni sono troppo lunghe
Sintomi delle riunioni non efficaci
lista sintetica
• Le persone non hanno compreso gli obiettivi della riunione e gli
argomenti all’ordine del giorno
• Viene speso troppo tempo nel divagare piuttosto che nel discutere
sui temi specifici della riunione
• Le discussioni sono lunghe con eccessive ripetizioni
• L’ordine del giorno non viene rispettato e si parla di troppi
argomenti
• Le persone non dicono la verità; c’è molta discussione ma con poca
sincerità
• Mancano alcune importanti informazioni e le decisioni devono
essere rimandate
• Si percepisce senso di frustrazione o di noia nei partecipanti
• Nulla accade al termine della riunione; le decisioni prese non
vengono convertite in azioni.
• Le riunioni non migliorano perché i partecipanti fanno sempre gli
PREPARARE LE RIUNIONI
Sono Importanti
Le motivazioni dei singoli per partecipare al
momento di lavoro collettivo.
La chiara definizione degli obiettivi; prima di
indire una riunione è fondamentale definire
quale sia l’obiettivo da raggiungere e il
risultato atteso perché è proprio l’obiettivo
che dovrebbe determinare il contenuto della
riunione e le modalità di svolgimento
PREPARARE LE RIUNIONI
Sono Importanti
La scelta del numero e del tipo di partecipanti;
per una riunione efficace è importante
l’omogeneità tra i partecipanti
La redazione della convocazione e dell’ordine del
giorno
Una riflessione sulla fase iniziale della riunione.
La predisposizione della stesura del verbale.
La sicurezza, la logistica e l’igiene ambientale del
luogo della riunione
IMPORTANTE
L’ordine del giorno
La chiarezza e controllo
su obiettivi e regole
-l'odg,
l'importanza di una consultazione preparatoria
(pensare anche alla fase di realizzazione)
- i risultati
- gli indicatori di successo della riunione
-il prossimo passo
Il Moderatore
• Gli obiettivi
• Discutere l’Ordine del Giorno
• Decidere
• Programmare la prossima attivita’
COME FUNZIONA LA RIUNIONE
• Un principio della buona gestione dice che la
SICUREZZA deve essere sempre al primo
punto anche nella organizzazione delle
riunioni
• All’inizio della riunione è bene che il
Coordinatore informi i partecipanti sulle
norme di sicurezza del luogo della riunione
(comportamento in caso di emergenza, vie di
fuga, …)
COME FUNZIONA LA RIUNIONE
• sui ruoli principali della riunione che vanno definiti all’inizio e
non dati per noti (chi è il Coordinatore, il Moderatore, il
segretario, gli eventuali relatori e l’ordine degli interventi).
• Sulla fase iniziale
• Sulla gestione dei tempi
• Sul verbale
• Sulla fase di chiusura
Il VERBALE
Il verbale deve essere chiaro e sintetico, scritto correttamente
in italiano e contenere:
– la descrizione della riunione (motivazioni, obiettivi, ordine
del giorno, elenco completo dei partecipanti, luogo e
tempi)
– La descrizione sintetica dei temi discussi e degli interventi
– La descrizione delle decisioni prese
– Gi impegni assunti dai vari partecipanti con i relativi
tempi di esecuzione
– L’elenco delle persone cui è inviato il verbale
– La data della eventuale successiva riunione
Dopo la riunione
il Coordinatore deve gestire le attività di chiusura con le seguenti
attività:
• la chiusura e la distribuzione del verbale
• Il riordino dei materiali e della documentazione (messa in
condivisione degli atti e dei documenti di riferimento)
• Il trasferimento delle infs (eventuali comunicazioni a terzi)
• L’attuazione delle decisioni (eventuale supervisione
dell’attuazione da parte di terzi)
• Le eventuali azioni a seguire (follow up) che, se previste,
possono variare da caso a caso
• La raccolta e la diffusione “a freddo” delle informazioni di
ritorno e delle esperienze acquisite (feedback e lesson
learned)
Check list per preparare una riunione
Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione?
Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del
loro coinvolgimento?
Abbiamo pensato all’eventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri
della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario
addetto alla stesura del verbale o altro)?
Abbiamo inviato ai partecipanti l’ordine del giorno (informazioni su obiettivi,
tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo?
Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di
svolgimento e relative tempistiche)?
Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la
partecipazione attiva dei presenti?
Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti?
Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione?
Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore,
lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli
appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ?
Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine
(disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)?
Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione?
Check list per valutare una riunione
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
La riunione è cominciata all’orario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)?
Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie
considerazioni?
Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione?
Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati?
È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)?
Siamo riusciti a mantenere alta l’attenzione e l’interesse dei partecipanti?
Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto?
Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano d’azione (chi fa che cosa
entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)?
La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati?
La riunione è finita all’orario prestabilito?
Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione?
Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite?
Abbiamo portato a termine il piano d’azione? Questo è naturalmente il parametro di
valutazione più importante circa l’efficacia e quindi l’utilità delle nostre riunioni.
Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se
negativi?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ASSEMBLEA – Riunione periodica per ottemperare a doveri formali (statuti di
aziende, enti, associazioni, sindacati, gruppi di interesse)
BRAINSTORMING – Non è propriamente una tipologia di riunione, ma è una
tecnica che può essere applicata a una riunione per raccogliere e organizzare i
contributi dei partecipanti
CONGRESSO – Riunione periodica con la partecipazione di centinaia di persone
con la stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi, …)
CONFERENZA - Riunione con ampia partecipazione su di un tema specifico
CONVEGNO - Riunione di dimensioni più contenute su un tema specifico o
specialistico per trasferire un messaggio, informazioni, fare un dibattito
CONVENTIONN - Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o
aziendale per informare, costruire senso di appartenenza, ottenere consenso
KICK OFF METING – Riunione di avviamento di un progetto
MEETING - Sinonimo di incontro, riunione circoscritta agli interessati
ROAD SHOW – Serie di eventi dello stesso tipo (riunioni, conferenze, ecc.)
effettuati in diverse sedi a fini divulgativi, informativi o consultivi
SEMINARIO - Riunione ridotta (10/20 persone) con un tema in ambito formativo,
come un corso di aggiornamento
SIMPOSIO - Riunione per esperti, solitamente su invito, che si incontrano per
discutere le relazioni, elaborando indirizzi di ricerca
Valutazione dei bisogni
La valutazione dei bisogni formativi consente di identificare gli argomenti sul
programma raccomandato dal RI da modificare per rendere efficace la
formazione. Quando si sviluppa una valutazione dei bisogni occorre:
• Determinare gli obiettivi.
• Selezionare un metodo per raccogliere informazioni. I metodi comuni per
raccogliere le informazioni includono:
• Valutazioni di riunioni precedenti. Il riesame delle valutazioni dei partecipanti a
riunioni precedenti per determinare le esperienze positive e negative aiuta a
decidere ciò che merita continuare e quello che andrebbe cambiato.
• Questionari. I partecipanti futuri potranno in un secondo momento offrire
informazioni, anonimamente o con le informazioni di contatto, per eventuali
successivi riscontri. Un campione del questionario sulla valutazione dei bisogni è
disponibile per la visione.
• Interviste. Cominciare ad eseguire le interviste dichiarando la ragione delle stesse
ed assicurando gli intervistati che le risposte che daranno saranno protette. Porre
le stesse domande a tutti gli intervistati.
• Gruppi di studio. Condurre una discussione aperta dei bisogni di formazione in un
gruppo di potenziali partecipanti (idealmente 7-10 persone). Le discussioni
andrebbero moderate e registrate per analizzarne i risultati.
• Analisi dei dati. Una volta raccolte le informazioni, analizzare i dati:
• Categorizzare le risposte e cercare un tema ricorrente
• Interpretare le risposte e decidere quali argomenti necessitano di ulteriore
attenzione
• Condividere i risultati con i dirigenti distrettuali per discutere i cambiamenti