PON 2007-2013 “Competenze per lo sviluppo” (FSE)
“MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE DELLE ISTITUZIONI
SCOLASTICHE 2011-2013 ”
CORSO DI FORMAZIONE
PER L’AUTOVALUTAZIONE E
IL MIGLIORAMENTO
Napoli, 14-15-16 maggio 2012
1
Il processo di Autovalutazione: un percorso a
sei step
Fase 2
Fase 1:
L’autovalutazione
L’avvio
Step 3.
Step 2 .
Comunicare il
processo di
autovalutazione
Step 4.
Selezionare e
Step 1-5
formare le
Formare il
gruppo di
autovalutazione
persone
coinvolte nel
processo
Step 5.
Condurre
l’autovalutazione
Step 1.
Step 6.
Definire e
pianificare
l’autovalutazi
one
Stendere il
report di
autovalutazione
2
Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)
3
Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)
1.Assumere una decisione consapevole e condivisa con i
principali portatori di interesse
2.Definire ambito e approccio dell’AV
3.Nominare un responsabile
4.Scegliere un sistema di punteggi
4
Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV) – Approfondimenti
1.Il commitment
Ruolo guida del dirigente nelle seguenti attività strategiche:
• Comunicazione diretta interna ed esterna
• Far percepire l’autovalutazione come elemento fondamentale dello sviluppo
strategico dell’organizzazione e parte integrante delle strategie
• Valutare e mettere a disposizione le risorse per l’autovalutazione
• Predisporre sistemi per motivare e riconoscere il
personale (anche in modo simbolico)
• Condividere e fare propri i risultati
dell’autovalutazione
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Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)
2.Definire ambito e approccio dell’AV
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Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)
L’ambito dell’AV
– La prima decisione che una qualsiasi amministrazione deve affrontare è
quella di scegliere la dimensione organizzativa da coinvolgere per
l’autovalutazione. Infatti il processo di autovalutazione può essere
applicato:
– a livello globale, coinvolgendo tutte le aree organizzative
dell’amministrazione
– a livello di una singola “unità” dell’amministrazione (Settore, Reparto,
Funzione, Business Unit, …)
Nel caso di una scuola la scelta è relativamente più semplice: il processo di
autovalutazione è opportuno che interessi tutta la scuola sia essa un
circolo didattico, un istituto comprensivo o un singolo istituto.
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Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)- I
L’approccio all’AV
Autovalutazione diffusa
– Viene coinvolta l’intera struttura dell’organizzazione con la partecipazione
del maggior numero possibile di persone.
– Si utilizzano metodi diversificati di coinvolgimento come le interviste, i
focus group, i questionari
– Consente una diagnosi completa dell’organizzazione, promuove la
partecipazione di tutto il personale, ma richiede un impegno in tempi e
risorse maggiore dell’approccio che segue
Autovalutazione selettiva
– Viene interessato un singolo segmento del personale (come ad esempio il
top management, i capi intermedi, ..)
– Si utilizzano prevalentemente le interviste e i focus group
– Può essere attuato in tempi brevi, con risorse limitate, ma offre una visione
parziale delle forze e delle debolezze dell’organizzazione dato che la gran
parte del personale non viene coinvolta
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Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)- II
I criteri per la scelta dell’approccio
• Il livello di maturità dell’organizzazione, ovvero il livello di
comprensione e integrazione del TQM
• I tempi complessivi di realizzazione dell’autovalutazione per
ottenere i primi risultati concreti
•
•
•
•
Il tipo di struttura organizzativa
Le risorse disponibili
Il livello di accuratezza e completezza richiesto;
Gli obiettivi dell’iniziativa
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L’autovalutazione dei fattori abilitanti con il metodo diffuso
DIRIGENTI DI LIVELLO ALTO:
INTERVISTE FACCIA-FACCIA
FASCE INTERMEDIA E BASSA:
FASCIA INTERMEDIA:
QUESTIONARI
PER VALUTARE PERCEZIONI
INTERVISTE DI GRUPPO
EFFICACIA DELLA
LEADERSHIP E DELLA
GESTIONE DELLE
PERSONE
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Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)
3.Nominare un responsabile
Un’azione molto importante che deve essere compiuta dall’alta dirigenza in questa fase è la nomina di un responsabile del
progetto di autovalutazione. I compiti normalmente assolti dal responsabile sono:
–
pianificazione dettagliata del progetto, incluse le attività di comunicazione;
–
consultazione dei portatori di interesse riguardo al progetto;
–
organizzazione delle attività di formazione del gruppo di autovalutazione;
–
raccolta della documentazione necessaria a supportare la valutazione;
–
partecipazione attiva al gruppo di autovalutazione; facilitazione del processo di raggiungimento del consenso;
–
stesura del rapporto di autovalutazione;
–
supporto al management nell’identificazione delle priorità e nella definizione del piano
–
d’azione.
All’interno delle scuole possono essere diverse le figure che per competenze sono in grado di ricoprire tale ruolo.
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Step 1 Decidere come organizzare e pianificare
l’autovalutazione (AV)
4.Scegliere un sistema di valutazione
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
I sistemi di valutazione del CAF
a) Sistema classico
In relazione ai Fattori abilitanti, criteri di analisi e punteggi basati su un
ipotetico cammino di miglioramento che copre in sequenza la fase
Plan, poi quella Do, quella Check, quella Act. Punteggio non più da 1 a
5 ma su base 100.
b) Sistema avanzato
In relazione ai Fattori abilitanti, criteri di analisi e attribuzione dei
punteggi (da 0 a 100) basati sull’adeguatezza della gestione di ciascuna
delle fasi del ciclo di PDCA, considerate singolarmente e nelle loro
relazioni.
In relazione ai Risultati i criteri di analisi non sono così diversi (e il
sistema classico per certi aspetti è più dettagliato di quello avanzato).
Riguardo a quest’ultimo, il punteggio è assegnato in relazione a due
variabili: il trend degli ultimi 3 anni e i risultati rispetto ai target. Un
approccio debole che nelle nostre applicazioni si è tentato di
compensare.
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
I sistemi di valutazione del CAF
Il sistema avanzato per i Fattori abilitanti
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
I sistemi di valutazione del CAF
Il sistema avanzato per i Risultati
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Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione
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Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione
1.Definire ed avviare un piano di
comunicazione
2.Stimolare il coinvolgimento del
personale nell’AV
3.Comunicare con i portatori di interesse
durante le varie fasi
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Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione
1. Definire ed avviare un piano di comunicazione
La comunicazione efficace:

È pianificata , non improvvisata

Considera i diversi destinatari, il diverso grado dicoinvolgimento e
la diversa cultura

Considera i diversi strumenti possibili

Pur essendo essenzialmente top-down, non trascura il possibile ritorno dal
basso (suggerimenti, proposte, …) raccolto direttamente (riunioni, ecc.) o
indirettamente (questionari, suggerimenti ecc.)
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Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione
Un esempio di schema per il piano di comunicazione
quando
Avvio processo
Sviluppo del
processo
cosa
a chi
Verifica
Si/no
Significato per l’organizzazione,
obiettivi ed attese, piano di sviluppo,
struttura delle attività,
coinvolgimento
personale
Riunione plenaria
sì
Parte politica
Incontro ad hoc
no
Utenti
Focus group, sito web
si
Slides ad hoc, piano
Partner (quali)
Incontro ad hoc
no
Avanzamento del piano
tutti
Sito web
(aggiornamento
mensile)
no
personale
Riunione plenaria
sì
Parte politica
Incontro ad hoc
no
Utenti
Focus group, sito web
no
Partner (quali)
Sito web
no
Documento di sintesi e piano
Conclusione
autovalutazione
come
Risultati del processo, principali
elementi emersi, aree prioritarie di
intervento
Slides ad hoc, piano per il follow-up
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Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione
2. Stimolare il coinvolgimento del personale nell’AV
Alcuni messaggi chiave
L’autovalutazione è un mezzo, non un fine:
l’obiettivo
è il miglioramento continuo.



Non è un progetto che dura alcuni mesi, ma deve diventare una prassi
ordinaria dell’organizzazione!
L’autovalutazione deve essere parte integrante delle strategie
dell’organizzazione
Il modello CAF e l’autovalutazione sono la guida per
l’innovazione e il miglioramento continuo, anche attraverso la ricerca di confronti e buone pratiche
La comunicazione non è solo quella scritta e nemmeno
solo quella verbale, ma la combinazione efficace di
vari strumenti
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Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione
3.Comunicare con i portatori di interesse durante le varie
fasi
Una comunicazione chiara e coerente a tutti i portatori di interesse
durante le fasi significative del progetto è il segreto per assicurare il
successo del processo. Il responsabile del progetto insieme al top
management dell’organizzazione dovrebbe rafforzare questa visione
puntando su:
1. come il processo di autovalutazione può fare la differenza;
2. perché gli è stata data priorità;
3. come si collega al piano strategico dell’organizzazione;
4. come si collega a un generale sforzo per il miglioramento della
performance dell’organizzazione, per esempio attraverso
l’implementazione di un innovativo programma di riforme.
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Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione
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Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione
- Decidere il numero
dei gruppi di
autovalutazione
- Creare un gruppo di
autovalutazione rappresentativo dell’organizzazione in tutti
i suoi aspetti attenendosi a criteri predefiniti
- Scegliere il moderatore del gruppo(i)
- Decidere se i dirigenti devono essere parte del gruppo
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Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione
1. Decidere il numero dei gruppi di autovalutazione
Per una scuola non è necessario costituire più gruppi di autovalutazione
anche nel caso di strutture più complesse quali gli istituti comprensivi.
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Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione
2. Creare un gruppo di
autovalutazione rappresentativo dell’organizzazione in tutti
i suoi aspetti attenendosi a criteri predefiniti
• Composizione basata su criteri definiti (conoscenza
dell’organizzazione, skill personali, la rappresentanza e
partecipazione di tutte le funzioni, …)
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Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione
3. Scegliere il moderatore del gruppo(i)
Il moderatore è colui che conduce le discussioni in modo corretto ed efficace
consentendo a tutti di contribuire al processo. Il responsabile
dell’autovalutazione può anche fungere da moderatore (del gruppo di
autovalutazione) e ciò può garantire la continuità del processo ma, in
questo caso, bisogna fare attenzione ad evitare conflitti di interesse. Il
moderatore può essere scelto dal gruppo stesso. E’inoltre utile che
qualcuno faccia funzioni di segreteria, per aiutare il moderatore a
organizzare gli incontri rendendo disponibili locali, attrezzature e
supporto tecnologico necessari.
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Step 3: Formare uno o più gruppi di autovalutazione
4. Decidere se i dirigenti devono essere parte del gruppo
Valutazione del ruolo del/dei manager rispetto al GAV
(partecipazione come coordinatore, componente o esterno al
GAV, considerando aspetti positivi e negativi)
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Step 4: Organizzare la formazione
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Step 4: Organizzare la formazione
1.Informare e curare la formazione della dirigenza
2.Informare e curare la formazione del gruppo di AV
3.Fornire un elenco di tutti i documenti ritenuti significativi
4.Definire i principali portatori di interesse, i prodotti e servizi
erogati e i processi chiave
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Step 4: Organizzare la formazione
1.Informare e curare la formazione della dirigenza
Potrebbe essere utile coinvolgere la media e alta dirigenza e gli altri portatori di
interesse nella formazione sull’autovalutazione per fornire le necessarie
conoscenze relative al modello e far capire soprattitto come il processo di
autovalutazione possa diventare uno strumento di governance
dell’organizzazione. Infine, verso gli altri portatori di interesse potrebbe essere
utile realizzare un’attività di informazione sui concetti del TQM più che una
formazione vera e propria
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Step 4: Organizzare la formazione
2.Informare e curare la formazione del gruppo di AV
Il modello CAF deve essere presentato al gruppo così come devono essere
illustrati gli scopi e la natura del processo di autovalutazione. Se il responsabile
dell’autovalutazione è stato adeguatamente formato prima di questa fase è
un’ottima idea che abbia un ruolo decisivo nella formazione del gruppo. In
aggiunta alla parte teorica, la formazione dovrebbe includere esercizi sulla
interpretazione del modello, sulla applicazione del PDCA e della metrica, sui
metodi di raggiungimento del consenso, ecc…
I corsi per facilitatori organizzati dai partner del Centro Risorse CAF, il corso
valutatori e il corso per External Feedback Actor possono preparare
adeguatamente le persone a tal fine.
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Step 4: Organizzare la formazione
3.Fornire un elenco di tutti i documenti ritenuti significativi
Il responsabile del processo di autovalutazione dovrebbe fornire al gruppo un
elenco di tutti i documenti e informazioni necessarie per valutare
l’organizzazione in modo efficace.
Un buon esercizio pratico durante la formazione potrebbe essere di provare a
valutare insieme, sulla base di questi documenti, un sottocriterio relativo ai
fattori abilitanti e uno relativo ai risultati. In questo modo il gruppo può
comprendere meglio come funziona il processo di autovalutazione.
E’importante raggiungere il consenso su come valutare le evidenze dei punti di
forza e delle aree da migliorare e su come assegnare i punteggi.
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Step 4: Organizzare la formazione
4.Definire i principali portatori di interesse, i prodotti e servizi
erogati e i processi chiave
Un’altra operazione importante che consentirà – durante la fase del consenso – di
risparmiare tempo è tracciare un quadro comune dei portatori di interesse
chiave dell’organizzazione, quelli cioè maggiormente interessati alle sue
attività: clienti/cittadini, politici, fornitori, partner, dirigenti, impiegati. Devono
inoltre essere chiaramente identificati i più importanti servizi e prodotti erogati e
ricevuti da questi portatori di interesse e i relativi processi chiave.
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Step 4: Organizzare la formazione
Tipologia
personale
di
In quale fase del
processo è coinvolta
Livello
conoscenza
necessario
di Contenuti
formazione
della Tipo di azione
Docente
GAV
Elevato
Modello e processo
Formazione d’aula
ATA
GAV
Elevato
Modello e processo
Formazione d’aula
Docente
Rilevazione dati
Medio
Processo e questionario
Seminario
…
..
..
…
…
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Step 5: Condurre l’Autovalutazione
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Step 5: Condurre l’Autovalutazione
1.Condurre la valutazione individuale
2.Raggiungere il consenso nel gruppo
3.Assegnare il punteggio
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Step 5: Condurre l’Autovalutazione
……il lavoro preliminare……
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Il percorso logico per la realizzazione dell’autovalutazione :
1. L’analisi dei fattori abilitanti
2. L’analisi dei risultati
3. L’assegnazione del punteggio
4. La stesura del rapporto di autovalutazione
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
Auto
Valutazione
guidata CAF
1.L’analisi dei fattori
abilitanti
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
La raccolta di informazioni sui Fattori abilitanti……..I fase
Destinatari: Il questionario viene erogato alla
Questionario
Interviste
Focus Group
fascia intermedia e bassa del personale. Le
risposte vanno elaborate e aggregate a livello dei
sottocriteri del modello CAF per poter confrontare
i risultati dei questionari con quelli delle interviste
e dei focus group
Destinatari: Le interviste vengono effettuate
secondo il piano al vertice e i responsabili al più
alto livello
Destinatari: I focus group coinvolgono le
seguenti persone:
-il management intermedio
- i quadri i coordinatori delle attività e dei gruppi
di lavoro i quadri, i coordinatori delle attività e dei
gruppi di lavoro
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-i responsabili dei processi
Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
Il Report di analisi dei fattori abilitanti
a) i risultati delle interviste a livello
globale e segmentate
b) i risultati aggregati dei focus group
(trasversali e per processi)
c) i risultati dei questionari complessivi
e segmentati
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
La raccolta di informazioni sui Fattori abilitanti……..II fase
Un esempio di griglia per la raccolta di informazioni sui Fattori Abilitanti
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
Auto
Valutazione
guidata CAF
2. L’analisi dei Risultati
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Un esempio di griglia per la raccolta di informazioni sui Risultati
Criterio 6 Risultati orientati al
cittadino/cliente
6.1 risultati della misurazione della soddisfazione del cittadino /utente
Area CAF
(Rilevate la soddisfazione dei
cittadini rispetto a….?)
Risultati di percezione (vanno
inseriti i risultati di percezione dei
clienti/utenti rispetto alle arere caf
eventualmente
rilevati/somministrati
precedentemente)
Trend N°
Confronti
Obiettivi
anni/
/posizione
raggiunti/
andamento
rispetto a
non raggiunti
(2006-2008)
benchmark
Utilizzo dei
risultati
Commenti
immagine complessiva
dell'organizzazione
partecipazione e coinvolgimento di
utenti e altri portatori di interesse
Accessibilità (ad es. tempi, spazi,
logistica, informazione)
prodotti e servizi (ad es. qualtà
percepita, affidabilità e
tempestività)
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Step 5: Condurre l’Autovalutazione
1.Condurre la valutazione individuale
Ciascun membro del gruppo fa la propria valutazione sulla base dei documenti e delle
evidenze raccolte
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Step 5: Condurre l’Autovalutazione
2-3. Raggiungere il consenso nel gruppo e
Assegnare il punteggio
Viene organizzata una Riunione di condivisione a livello di GAV che si articola
nelle seguenti fasi:
• Analisi criterio per criterio, con esposizione e confronto dei diversi punti di
vista sui pdf/pdd e sui punteggi
• Registrazione dei punti di consenso e individuazione dei punti di dissenso
significativi
• Discussione delle ragioni alla base di ogni caso significativo di dissenso e
ricerca di un consenso ragionato
• In caso di dissenso persistente il responsabile elabora una decisione finale
che giustificherà per iscritto, registrando le posizioni divergenti e le relative
ragioni
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UN METODO EFFICACE PER LA RIUNIONE DI CONSENSO
1.
Nominare subito un coordinatore e un “gestore del tempo” (“timekeeper”). Pianificare i tempi previsti.
2.
Il coordinatore scrive sulla lavagna i punteggi individuali assegnati al
sottocriterio oggetto di consenso.
3.
Il componente del GAV che ha espresso, per il sottocriterio in questione, il
punteggio totale più alto, legge (il coordinatore scrive sulla lavagna) i punti
di forza individuati; gli altri componenti aggiungono i loro. In questa fase
non si discutono i vari punti di vista.
4.
Completati i punti di forza, si inizia, a partire da chi ha dato il punteggio più
basso, a scrivere (da parte del coordinatore) le aree da migliorare.
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UN METODO EFFICACE PER LA RIUNIONE DI CONSENSO
5.
Vengono discussi i punti di forza e le aree da migliorare e se ne verificano
le eventuali inconsistenze e duplicazioni.
6.
Raggiunto un certo livello di consenso, ogni componente del GAV passa a
rivedere il suo punteggio originario.
7.
L’obiettivo è di ridurre la variabilità tra i vari giudizi.
In caso di variabilità persistente il coordinatore decide e documenta le
situazioni di disaccordo.
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Come partecipare in maniera efficace al processo del consenso
• Riferirsi continuamente al modello e alle matrici di valutazione
• Ascoltare i diversi punti di vista
• È importante condividere le esperienze e le competenze dei diversi componenti
del GAV
• Apertura a rivedere i giudizi e i punteggi individuali
• Non c’è chi ha torto e chi ha ragione!
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Step 6: Stendere un report descrittivo dei
risultati dell’Autovalutazione
Il prodotto di tutte le attività di autovalutazione è la relazione conclusiva
(Rapporto di Autovalutazione), un documento scritto in modo chiaro e
sintetico e contenente almeno le seguenti informazioni:
•Una breve descrizione di sintesi delle attività svolte nel processo di
autovalutazione, delle evidenze raccolte sui processi interni e sui risultati
• Una sintesi degli aspetti positivi e delle aree deboli nell’area dei fattori
abilitanti (criteri da 1 a 5)
•Una sintesi dei risultati di percezione e di performance (criteri da 6 a 9)
•Il punteggio attribuito per ciascun sottocriterio
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
Auto
Valutazione
guidata CAF
Esercitazione
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Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche 2011-2013
Format del
Rapporto di Autovalutazione
ESERCITAZIONE 1: CONSENSO del GAV
SU UN SOTTOCRITERIO DEI FATTORI e dei
RISULTATI
In questo esercizio il contenuto del sottocriterio simula le informazioni raccolte dal gav
in risposta agli esempi del Modello,
Compito (tempo a disposizione 90’):
•
Leggere individualmente il contenuto del modello per il sottocriterio definito
annotando 2-4 punti di forza, 2-4 aree da migliorare e punteggio
•
Sviluppare il consenso sui punti di forza e aree da migliorare e punteggio
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