UNITA’ DIDATTICA 1
GUIDA ALL'UTILIZZO DELLA SCHEDA COMMESSA
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Unità di Apprendimento
N. 1
Titolo: Presentazione
Obiettivo: Introduzione all’importanza dell’utilizzo della scheda commessa
La scheda commessa è un modulo, articolato in diverse sezioni, che facilita il
personale di officina nello svolgimento delle attività di riparazione e manutenzione
svolte per risolvere l'inconveniente lamentato dal cliente e per mantenere in
condizioni di efficienza la vettura.
La lettura della scheda commessa compilata dal personale durante la fase
d’intervento sulla vettura consente di risalire a tutte le operazioni eseguite dalle
diverse figure attive in officina, ottenendo così importanti informazioni di sintesi,
quali:
x La descrizione/costo totale delle singole operazioni svolte
x La distinta dei costi dei materiali impiegati
Tali informazioni sono fondamentali per la gestione del magazzino.
La scheda commessa quindi fornisce un filo conduttore nello svolgimento di tutte
le operazioni di riparazione/manutenzione e approvvigionamenti.
Il cliente, nei momenti in cui entra in contatto con il personale dell’officina,
apprezzerà senz’altro se in officina si utilizzano procedure che consentono di
gestire in maniera attenta e precisa le attività svolte.
Il fatto che tutte le operazioni eseguite vengano puntualmente riportate sulla
scheda commessa è sicuramente indice di serietà ed attenzione nei suoi riguardi.
Utilizzando, inoltre, la scheda commessa in fase di consegna della vettura si può
fornire al cliente un quadro sintetico delle operazioni di riparazione/manutenzione
svolte, giustificando così il prezzo finale del servizio reso.
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La conservazione delle schede commesse compilate, anche dopo la consegna
della vettura al cliente, rappresenta un sistema di archiviazione utile per costruire,
in qualunque momento, la storia degli interventi eseguiti su ogni vettura.
Il che consente di ottimizzare le eventuali riparazioni o manutenzioni che il cliente
potrebbe in seguito richiedere decidendo di rivolgersi una seconda volta ai servizi
della stessa officina.
Consigliamo di studiare questa unità didattica pensando soprattutto al modo in cui
si potrà utilizzare la scheda scommessa; la cui corretta compilazione è infatti è di
importanza fondamentale.
La finalità di questa unità didattica è pertanto quella di fornire una competenza
professionale specifica: saper utilizzare uno strumento utile alla gestione
dell’officina e alla soddisfazione del cliente.
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Unità di Apprendimento
N. 2
Titolo: Come si compila la scheda commessa
Obiettivo: Imparare a compilare in maniera corretta una scheda commessa
La scheda commessa che di seguito proponiamo è un modello di scheda e non
intende essere “il” modello.
Si potrebbe personalizzarla, aggiungendo o eliminando delle voci, in base alle
esigenze della propria attività e della propria clientela.
Generalmente s’inizia a compilare la scheda commessa nel momento in cui,
terminato il colloquio di accettazione e raccolte tutte le informazioni utili per
delineare un quadro completo del problema in questione, si decide d’intervenire
sulla vettura per accertare quanto dichiarato dal cliente.
Nella prima sezione della scheda commessa si riportano i dati anagrafici del
cliente ed altre informazioni utili per “identificare” la vettura e l’Ente venditore.
Sezione 1 scheda commessa
AUTOVEICOLO DEL SIG.
COGNOME NOME
CODICE FISCALE
INDIRIZZO
FAC-SIMILE
CITTA’
COMMESSA RIPARAZIONE
PRECEDENTE INTERVENTO
N° TELAIO
TEL.
DENOMINAZIONE COMMERCIALE M/V/S
DATA RIPARAZIONE
DATA PREVISTA CONSEGNA
DATA CHIUSURA
RICEVUTA FISCALE/FATTURA
N°
PERCORRENZA
DATA INIZIO GARANZIA
TARGA
del
Figura 1
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La colonna destra di questa sezione della scheda commessa potrà essere
personalizzata sulla base delle proprie specifiche esigenze.
Il primo riquadro in alto, ad esempio, dove è riportato il marchio Scuola Radio
Elettra potrà essere adoperato per riportare il marchio della propria officina.
Oltre ai dati anagrafici ricavabili dalla documentazione della vettura e/o da un
primo contatto con il cliente, in questa sezione si trova un elenco di voci, che deve
analizzare, come mostra l’esempio della pagina seguente:
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VOCE
Commessa riparazione
DESCRIZIONE
FONTE
Numero progressivo dell’attuale
Precedente scheda
scheda commessa
commessa
Numero di riferimento della scheda
Precedente intervento
commessa per lo stesso tipo di
guasto sulla stessa vettura.
Libretto di Garanzia e
N° Telaio
Identificativo della specifica vettura
targhetta d’identificazione
posta all’interno del vano
motore
Percorrenza
Chilometri percorsi dalla vettura
Contachilometri su vettura
Identificativo del
Denominazione
modello/versione/serie
commerciale M/V/S
dell’autoveicolo. Si tratta di un
Libretto di Garanzia
riferimento ad uso commerciale
Targa
Numero di targa della vettura
Data riparazione
Data inizio intervento
Data prevista consegna
Data chiusura
Data in cui si prevede di
consegnare l’autoveicolo al cliente
Data effettiva di chiusura
dell’intervento
Data di decorrenza della garanzia
Data inizio garanzia
Libretto di garanzia
del veicolo dal momento
dell’acquisto
Numero e data di emissione della
Ricevuta fiscale/fattura
Libretto di circolazione
ricevuta fiscale della commessa in
corso
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Carta di circolazione
Per ragioni di comodità, si ritrovà la sezione 1 in tutte le pagine della scheda
commessa.
Sezione 2 scheda commessa
FAC-SIMILE
INCONVENIENTI SEGNALATI DAL CLIENTE
a)
b)
INCONVENIENTI RIFORMULATI IN ACCETTAZIONE
PRIMA DIAGNOSI IN ACCETTAZIONE
Figura 2
Nella sezione riportata nella Figura 2 della scheda commessa se deve riportare:
1. la segnalazione del guasto così come riferito dal cliente nel corso del primo
contatto;
2. l’inconveniente lamentato dal cliente, riformulato in termini tecnici dopo che
aver eseguito il controllo di verifica;
3. l’esito della prima diagnosi eseguita sulla vettura, tenendo conto dei tempi
disponibili in fase di accettazione.
Nella prima diagnosi in accettazione sono, inoltre, riportati i passi successivi da
compiere che richiedono tempi di svolgimento maggiori rispetto a quelli disponibili
in fase di accettazione.
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Sezione 3 scheda commessa
1 - Tagl. ser. Km ………….
2 - Sost. olio motore
3 - Sost. filtro olio
4 - Sost. filtro carburante
5 - Sost. filtro aria
6 - Controllo accensione
7 - Sost. candele
8 - Rev. alternatore
9 - Rev. motorino avviamento
10 - Rev. freni ant.
11 - Rev. freni post.
12 - Reg. freni ant.
13 - Reg. freni post.
14 - Reg. freno a mano
15 - Rev. frizione
16 - Sost. ammortizz.
17 - Controllo livelli
18 - Sost. olio cambio-diff.
19 - Contr. c.o./opacità
20 - Regolazione freni
FAC-SIMILE
NOME ACCETTATORE
FIRMA ACCETTATORE
FIRMA CLIENTE
COPIA OFFICINA
Figura 3
Nella sezione riportata nella Figura 3 della scheda sono riportate le voci relative ad
eventuali interventi che con una certa ricorrenza il cliente potrebbe richiedere.
Nel riquadro “condizione vettura cliente” si riportano i dati che forniscono un
quadro di sintesi delle condizioni della vettura: si evidenzia con un segno in quale
parte della vettura ci possono essere danneggiamenti già presenti al momento
dell’arrivo del cliente in officina.
L’elettrauto, quindi, segna queste voci per avere una visione completa di tutti gli
interventi richiesti dal cliente.
Barrando le apposite caselle SI
NO si evidenzia se la vettura al momento
dell’ingresso in officina è già munita di ruota di scorta o meno. Con un tratto di
penna, si segnala il livello del carburante al momento del ricovero.
Conviene rendere noto al cliente la compilazione di questa parte della scheda
commessa invitandolo a firmare quanto segnalato per accettazione. Il riquadro
“vettura sostitutiva” viene compilato per indicare se al cliente è data in dotazione
una vettura sostitutiva per il periodo impiegato per la riparazione del guasto sulla
sua vettura.
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Anche per la vettura sostitutiva si segnala l’esistenza o meno della ruota di scorta
e il livello del carburante.
La prima pagina della scheda commessa è in duplice copia. Una resterà in officina
la gestione dell’intervento e per aggiornare l’archivio clienti, l’altra, va consegnata
al cliente.
Sezione 4 scheda commessa
MATERIALI
N°
N° catalogo
Denominazione
Quantità
Prezzo
unitario
FAC-SIMILE
TOT. IMPORTO MATERIALI
Figura 4
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Importo
Note
La quarta sezione della scheda commessa serve a ricostruire un quadro
riassuntivo dei materiali impiegati per l’intervento su vettura al fine di calcolare il
costo totale dei materiali utilizzati.
Seguendo:
“N°” si riferisce all’ordine progressivo del materiale utilizzato.
“N° Cat.” si riferisce al numero con cui il materiale adoperato è codificato sul
catalogo della componentistica. Questo tipo di riferimento è utile per eseguire gli
ordini d’acquisto della componentistica e per gestire i ricambi a magazzino.
“Denominazione” si riferisce al nome dei componenti utilizzati.
“Quantità” si riferisce al numero di pezzi utilizzati di ogni singolo componente.
“Prezzo unitario” 1 si riferisce al prezzo di ogni singolo componente.
“Importo” è il prezzo unitario per il numero di pezzi impiegati.
“Note” si riferisce ad ulteriori possibili indicazioni circa l’utilizzo dei materiali usati
per l’intervento.
“Importo materiali” si riferisce alla somma del costo dei materiali usati.
“Importo attività” si riferisce alla somma del costo dei materiali usati
1
Un riferimento utile per ricavare il prezzo unitario di ogni singolo pezzo è il catalogo componenti.
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Sezione 5 scheda commessa
ATTIVITA’ / COSTI
N°
Descrizione operazione
Ore
Costo unitario
Importo
Note
FAC-SIMILE
Importo Totale Attività
Figura 5
La sezione della scheda commessa, riportata nella Figura 5, serve a registrare il
tempo, espresso in ore, impiegato per l’esecuzione di ogni singola operazione ed il
relativo costo unitario.
Nelle reti concessionarie i tempi relativi ad ogni singola operazione svolta sono
indicati, per avere un parametro di riferimento, dalla casa costruttrice la vettura.
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Nella realtà delle piccole officine è più frequente, invece, fare affidamento alla
propria esperienza.
Moltiplicando il costo unitario per le ore impiegate, si otterrà l’importo totale per
ogni singola operazione.
La somma dei singoli importi totali costituisce il costo finale delle attività/servizi
svolti dalle figure d’officina coinvolte nella riparazione della vettura.
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