Le riunioni
1 1
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Nelle Aziende, a causa della imprescindibilità
del Lavoro in Gruppo, lo strumento della
“riunione” è un elemento essenziale.
Più si ascende nella “scala gerarchica” più sono
frequenti le riunioni in cui si è chiamati a
partecipare
Possibili scopi di una riunione
• informare
• sensibilizzare
• analizzare e consultare
• decidere insieme
• creatività
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Fasi per una riunione
• Preparazione
informativo
• Svolgimento
dibattimentale
conclusivo
• Seguito
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Preparazione di una riunione
L’organizzatore
Definisce
Invia
Prepara
• Oggetto
• Scopo
• Data
• Durata
• Sede
• Supporti
• Logistica
• Partecipanti
Inviti ai partecipanti con tutte le informazioni necessarie
Dati e documenti necessari per la riunione
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Preparazione di una riunione
I partecipanti
Preparano
gli argomenti di loro competenza
Arrivano
alla riunione in tempo
Organizzano
i propri impegni in modo da evitare ogni
interruzione salvo casi di necessità
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Per uno svolgimento efficace
1. Coordinamento efficace
Evitare digressioni
Incoraggiare il contributo di tutti
Arrivare ad una conclusione e stabilire un seguito
2. Partecipazione attiva
Tutti DEVONO
- Prepararsi nella materia di loro competenza
- Dare il proprio contributo conciso e assertivo
3. Rispetto dei limiti di tempo
Il coordinatore bloccherà interventi prolissi o irrilevanti
4. Stesura di un verbale contenente:
- Cosa si è discusso e deciso
- Cosa si deve fare, chi lo fa e entro quando
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Il principio di Pareto
SUPERFLUO
20%
“L’80% del risultato è
prodotto nel 20%
del tempo impiegato;
l’80% del tempo è
superfluo e produce solo
il 20% del risultato”
80%
80%
ESSENZIALE
20%
RISULTATI E
IMPIEGO
DEL TEMPO REALIZZAZIONI
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Sintesi
Le riunioni servono per informare,
analizzare e decidere.
L’efficacia di una riunione dipende
dal coordinamento,
dall’osservanza di regole precise e,
soprattutto, dall’adesione agli obiettivi.
La riunione rappresenta un importante
momento di crescita professionale.
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
La delega
10
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Essere parte attiva di una Azienda significa crescere
all’interno della organizzazione anche attraverso
assunzione di responsabilità assegnate dalla
struttura
11
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Scopo della presentazione
Illustrare
significato, modalità
e
importanza della delega
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
La delega
Si verifica quando un soggetto
(il delegante)
conferisce a un altro soggetto
(il delegato)
l’incarico d’eseguire una
“prestazione”
che rientra nelle
responsabilità del primo.
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
La delega efficace
1. Selezionare i compiti da delegare
2. Selezionare i potenziali delegati
3. Decidere chi fa che cosa
4. Comunicare al collaboratore l’intenzione
di delega e i relativi obiettivi misurabili
5. Comunicare agli interessati l’avvenuta
delega
6. Dare al collaboratore il supporto necessario
7. Valutare e controllare
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Vantaggi del delegante
- bilanciare i carichi di lavoro
- svolgere una maggiore quantità di lavoro
- stringere ulteriori rapporti con i
collaboratori delegati
- far crescere le persone
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
I vantaggi del delegato






Aumento della fiducia in se stessi
L’assunzione di responsabilità e rischi
Capacità di prendere decisioni
Saper gestire le critiche o disapprovazioni del capo
Approfondimento delle informazioni sui compiti da
svolgere
Consapevolezza di possedere o meno le competenze
necessarie o richiedere i supporti per acquisirle
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Sintesi
La delega, se ben esercitata,
porta vantaggi sia
al delegante che al delegato
( fiducia negli altri e verso se stessi)
L’ottenimento di una delega è un obiettivo
da perseguire con convinzione
Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.