Comprensione del flusso
informativo
Pagina 1
Analisi dei processi
I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e
svolte per il perseguimento di specifici obiettivi aziendali ( produzione di
beni, vendita dei prodotti, ricerca e sviluppo, ecc.)
L’analisi dei processi aziendali per la valutazione del sistema di controllo
interno viene svolta secondo le seguenti fasi:
•
Identificazione degli obiettivi
•
Intervista ai gestori/responsabili dei processi
•
Identificazione e valutazione dei rischi
•
Identificazione dei controlli
•
Documentazione
•
Definizione dei Gap
Pagina 2
Le fasi dell’analisi dei processi
Identificazione
degli obiettivi
Intervista ai
gestori/resp.
dei processi
Identificazione
e valutazione
dei rischi
Identificazione
e valutazione
dei controlli
Documentazione
Pagina 3
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Identificazione degli obiettivi
Il management definisce gli obiettivi strategici, sceglie la strategia e fissa
gli obiettivi specifici, coerenti con la strategia.
Gli obiettivi aziendali possono essere ricondotti alle seguenti categorie:
• Operativi: efficace ed efficiente gestione delle risorse
• Informazione di bilancio: attendibilità del bilancio
• Conformità: osservanza delle leggi e regolamenti
La rilevazione del processo e dei relativi rischi/controlli deve essere
focalizzata sugli obiettivi definiti dal management.
Pagina 4
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Intervista al gestore/responsabile del processo
L’intervista al gestore/responsabile del processo consente di identificare
le fasi in cui è articolato il processo al fine di rilevare le attività operative,
i rischi connessi e le relative attività di controllo
Una rilevazione completa effettuata in modo strutturato sui processi
delle diverse aree aziendali consente una valutazione dei rischi esistenti
e dei controlli in essere per mitigarli.
Pagina 5
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Prima dell’intervista con il gestore/responsabile del processo è fondamentale
cercare di acquisire una conoscenza preliminare del processo e delle
attività oggetto di mappatura al fine di massimizzare l’efficienza e l’efficacia
dell’intervista (cogliere i rischi potenziali, approfondire le aree di maggior
rischio, etc.).
Le informazioni utili possono essere acquisite mediante l’analisi della
documentazione già esistente: procedure e linee guida, documentazione
relativa alla mappatura del processo prodotta in anni precedenti, etc.
Con queste informazioni si dovrebbero identificare anche l’inizio e la fine
del processo e come questi sono legati all’obiettivo del progetto.
Pagina 6
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Le informazioni da ottenere nel corso dell’intervista:
• quali sono i punti di inizio e fine del processo;
• Individuare e conoscere ogni attività all’interno del processo;
• input e output chiave del processo;
• tipologie e natura dei controlli
-
automatici o manuali
-
successivi o preventivi;
• rischi presenti nel processo;
Pagina 7
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
• Dopo aver formalizzato la documentazione del processo, è
necessario validare sempre tale documentazione con il
gestore/responsabile del processo, al fine di verificare la
correttezza e la completezza delle informazioni riportate;
• documentare la persona che ha validato l’informazione e la data
della validazione;
• verificare che eventuali cambiamenti (se
completamente e accuratamente elaborati;
•
necessari)
siano
Archiviare la documentazione finale al fine di renderla disponibile
per eventuali revisioni.
Pagina 8
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Identificazione e valutazione dei rischi
Un rischio di impresa è la minaccia che un evento, un’azione o una non
azione possano avere un impatto negativo sulle capacità dell’azienda di
raggiungere con successo gli obiettivi aziendali ed di attuare le strategie.
Pagina 9
Analisi dei processi
• Identificazione e valutazione dei rischi
- Modalità di valutazione (significatività e probabilità di
accadimento) e gestione dei rischi descritte nella parte generale
del modello
Pagina 10
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Identificazione e valutazione dei controlli
Un controllo costituisce qualsiasi azione atta a mitigare o gestire i rischi
insiti nel processo e ad aumentare la probabilità che un processo possa
raggiungere gli obiettivi.
L’identificazione dei controlli nei processi aziendali è mirata
all’individuazione dei controlli più efficaci e, a parità di efficacia, più
efficienti, per consentire di ridurre il rischio ad un livello accettabile,
fornendo una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi
aziendali
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Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Documentazione
La formalizzazione della rilevazione del processo può avvenire tramite
specifico diagramma di flusso o descrizione narrativa (o entrambe).
Il diagramma di flusso è una rappresentazione grafica del processo
aziendale dall’inizio alla fine che mostra la sequenza delle singole
attività permettendo una facile identificazione dei rischi e controlli
associati (o mancanze di essi) e l’identificazione dei punti di debolezza
o opportunità di miglioramento dello stesso processo.
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Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Il diagramma di flusso

Obiettivi: strumento per documentare ed analizzare i processi:
•
•
Input + Processo = Output;
Caratteristiche:

Scompone il processo in eventi/attività singole.
•
Consente di
dell’azienda.
•
Collega sistemi ed attività manuali;
•
Permette di identificare carenze, punti di debolezza, problemi di
separazione dei compiti ed inefficienze.
identificare
interdipendenze
a
tutti
i
livelli
Pagina 13
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Il diagramma di flusso
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Vantaggi:

fornisce una SINTETICA rappresentazione visiva del processo
dall’inizio alla fine;
•
mostra la sequenza degli eventi/attività;
•
aiuta a chiarire ruoli e responsabilità, ed i flussi di informazioni;
•
permette una facile identificazione dei rischi e controlli associati (o
mancanze di essi);
•
aiuta
ad
identificare
punti
di
debolezza
o
opportunità
miglioramento del processo;
•
per processi complessi, può essere più chiaro della descrizione.
Pagina 14
di
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Il diagramma di flusso
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Svantaggi:
• può non consentire
approfondimento:
di documentare, con
il livello
richiesto
di
• il dettaglio delle attività svolte;
• la frequenza delle attività;
• la descrizione dei rapporti utilizzati.
• può essere dispendioso, in termini di tempo, per la creazione e
l’aggiornamento;
• può essere difficile distinguere l’importanza relativa dei vari compiti.
Pagina 15
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Il diagramma di flusso
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Contenuti
Il flow chart dovrebbe sempre contenere almeno le seguenti informazioni:
• titolo;
• legenda;
• punti di inizio e fine;
• decisioni e TUTTI i punti di decisioni rilevanti;
• rischi e controlli chiave;
• Note – per fornire dettagli aggiuntivi nella descrizione
del/dei processo/controlli.
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Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
La descrizione narrativa
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Definizione:
• Documento che descrive in modo narrativo un flusso di processo o
transazione;
• La descrizione di processo può essere usata:
 per documentare il processo al posto del diagramma di
flusso;
 come integrazione del diagramma di flusso (per acquisire i
dettagli).
Obiettivi:
• Documentare la comprensione del processo e permette di identificare i
rischi ed i controlli chiave o le carenze di controllo;
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Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
La descrizione narrativa
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Vantaggi:
I vantaggi della descrizione narrativa :
• Creazione ed aggiornamento più veloci rispetto al diagramma di
flusso;
• Permette di documentare maggiori dettagli come:
• titolarità del processo;
• obiettivi del processo;
• tipologie di sistemi usati;
• descrizione dei report/documenti usati come input/output.
• Può evidenziare frequenza ed importanza delle attività e dei
controlli;
Pagina 18
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
La descrizione narrativa
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Svantaggi:
• Comprensione più difficile dell’insieme dei processo:
-
Collegamenti tra attività/controlli non facilmente percepibile;
• l’elaborazione e la revisione possono richiedere molto tempo per
processi dettagliati;
• Prolissità della documentazione
Pagina 19
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
La descrizione narrativa
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Contenuti
Ogni descrizione narrativa dovrebbe contenere almeno i seguenti
elementi:
• data;
• elementi anagrafici (società, nome process owner, titolo, etc.)
• nome del processo;
• obiettivi del processo;
• una sintesi del processo;
• punti di inizio e di fine;
• sistemi a supporto del processo;
• rischi e controlli (con riferimento incrociato al flowchart);
• eventuali punti di miglioramento identificati;
Pagina 20
Analisi dei processi
Identificazione
Identificazione
degli
degli obiettivi
obiettivi
Intervista
Intervista ai
ai
Process-owner
Process-owner
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei rischi
rischi
La descrizione narrativa
Identificazione
Identificazione
ee valutazione
valutazione
dei
dei controlli
controlli
Flow-chart
Flow-chart ee
narrative
narrative
Definizione
Definizione dei
dei Gap
Gap
Un esempio
Pagina 21
Processi- Approvvigionamento e debiti verso fornitori
I principali processi aziendali dell’approvvigionamento e debiti verso
fornitori in un’impresa manifatturiera di medie dimensioni sono i
seguenti:
1. Strategia di approvvigionamento
2. Selezione dei fornitori
3. Emissione degli ordini di acquisto
4. Ricevimento beni/prodotti
5. Registrazioni acquisti
6. Pagamenti ai fornitori
Pagina 22
1. Strategia di approvvigionamento
ATTIVITA’ TIPICHE:
1.
Analisi piani di produzione
2.
Identificazione categorie merceologiche degli acquisti e
scomposizione degli stessi
3.
Individuazione acquisti strategici
4.
Analisi localizzazione potenziali fornitori
5.
Programmazione acquisti (volumi, scorte minime)
6.
Definizione requisiti qualitativi e standard da richiedere ai
fornitori
Pagina 23
2. Selezione dei fornitori
ATTIVITA’ TIPICHE:
1.
Censimento dei fornitori
2.
Analisi di affidabilità
3.
Analisi dei costi di trasporto
4.
Approvazione elenco fornitori
5.
Rivisitazione periodica elenco fornitori
6.
Gara per la selezione dei fornitori
7.
Stipulazione contratti di acquisto
8.
Implementazione di un sistema di Vendor Rating
Pagina 24
2. Selezione dei fornitori (esempio)
2) Selezione fornitori e gestione anagrafica
Funzione Acquisti
Invio Richieste di
offerte a fornitori
Ricevimento,
registrazione e
esame richieste di
offerte
Acquisizione
informazioni
Negoziazione ed
aggiornamento
graduatorie fornitori
Approvazione
proposta di
aggiudicazione/
annullamento
Creazione/
modifica
anagrafica
fornitori
Sistema
X
Documentazione da
fornitori
Selezione del
fornitore
Formalizzazione del
contratto
Inserimento
contratto in sistema
Sistema
Gestione del
contratto
Monitoraggio
prestazioni fornitore
Pagina 25
2. Selezione dei fornitori (1/2)
Obiettivi
Rischi
gjdàjsG
1)
1.1)
Scegliere fornitori
Impossibilità dei
in grado di
fornitori scelti di
soddisfare le
soddisfare le esigenze
esigenze
dell’azienda.
dell’azienda.
O
2.1)
2)
Acquistare
Non conformità alle
prodotti/servizi
norme dei
soltanto da
prodotti/servizi forniti.
fornitori
autorizzati e in
2.2)
conformità a
leggi,
Mancanza di correttezza
regolamenti,
nei rapporti tra fornitori
contratti.
ed azienda.
O, C
Tecniche di controllo
Prevedere un processo di qualificazione dei
fornitori.
Istituire ed aggiornare periodicamente l’albo dei
fornitori.
Monitorare le performance dei fornitori.
Mantenere storia dei resi a fornitori.
Indagare su moralità, reputazione e standard
qualitativi dei fornitori.
Istituire un codice di condotta per i fornitori e
monitorarne il rispetto.
Richiedere certificazioni di prodotto/servizio e/o
di sistema.
La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria:
O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.
Pagina 26
2. Selezione dei fornitori (2/2)
gjdàjsG
Obiettivi
Rischi
3)
Garantire un
adeguato flusso
di
approvvigionam
ento di
prodotti/servizi.
O
3.1)
Incapacità dei fornitori
di eseguire le richieste
di approvvigionamento
ordinarie e/o
straordinarie.
Tecniche di controllo
Verificare potenzialità dei fornitori di evadere gli
ordini.
Richiedere impegni formali e cauzioni da
riscuotere in caso di insorgenza di
controversie.
Anticipare richieste ai fornitori rivedendo
periodicamente piani di approvvigionamento e
livelli di riordino.
Individuare fornitori alternativi.
4)
Garantire un
adeguato livello
qualitativo in
rapporto al
prezzo.
O
4.1)
Scarsa qualità fornita in
rapporto al prezzo.
Stabilire modalità e criteri per la scelta dei
fornitori tramite gare.
Pagina 27
3. Emissione ordini di acquisto
ATTIVITA’ TIPICHE:
1. Richiesta beni da Produzione/Ufficio Logistica/Ufficio Programmazione
2. Richiesta e ricevimento offerta dai fornitori
3. Contrattazione prezzo e definizione delle altre condizioni contrattuali
4. Emissione Ordine da Ufficio Acquisti
5. Abbinamento Ordine – Richiesta d’Acquisto
6. Approvazione specifica da enti gerarchicamente superiori per acquisti
straordinari o particolarmente consistenti
Pagina 28
3. Emissione ordini di acquisto (esempio)
3. Emissione ordine di acquisto
Ø
Unità Richiedente
Creazione
manuale delle RdA
a sistema
Responsabile Unità Emittente
Sistema
Report delle RdA
aperte
Individuazione
Buyer
Processo
Pianificazione
del fabbisogno
Responsabile
di Funzione
Buyer
Inserimento nome a
sistema
Sistema
E’presente un contratto
quadro per l’evasione
dell’ordine?
No
Gestione gara per
approvvigionamento
o per stipula
contratto quadro
Sì
Le informazioni nelle
RdA sono sufficenti?
Sì
Sì
L’unità emittente è
competente per la
gestione
dell’approvvigionamento?
Creazione ordine di
rilascio
Sistema
No
No
Invio della RdA alla
unità richiedente per
perfezionamento
richiesta
Modifica del gruppo
acquisti
Invio Richiesta di
Offerta
Creazione Ordine
d’acquisto
Formalizzazione
del contratto
Inserimento flag di
blocco
Sistema
Sistema
Firma ordine per
autorizzazione
Stampa dell’ordine
Ricezione
accettazione
Fornitore
Ø
Sistema
Eliminazione flag
di blocco
Invio ordine firmato
al fornitore
X
Processo
Ricevimento
materiali
Pagina 29
3. Emissione ordini di acquisto (1/4)
gjdàjsG
Obiettivi
Rischi
1)
Ordinare
adeguati
quantitativi di
beni/prodotti o
servizi necessari
nei tempi più
opportuni.
O
1.1)
Imprecise e/o non
tempestive informazioni
sui fabbisogni della
produzione e sul livello
delle scorte.
Tecniche di controllo
Confrontare i programmi di produzione con i
dati sulle scorte ed i tempi di evasione degli
ordini.
Verificare coerenza tra programmi di
produzione, livello delle rimanenze e tempi di
evasione degli ordini.
Valutare opportunità di magazzino just-in-time in
entrata.
1.2)
Non conformità degli
ordinativi dei beni alle
esigenze produttive.
Predisporre richieste di acquisto da approvare
a livello appropriato.
Rilevare sistematicamente le richieste di
acquisto.
La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria:
O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.
Pagina 30
3. Emissione ordini di acquisto (2/4)
gjdàjsG
Obiettivi
Rischi
2)
Contrattare un
prezzo congruo.
O
2.1)
Onerosità degli acquisti.
Tecniche di controllo
Ottenere offerte da pluralità di fornitori.
Scegliere il fornitore in funzione dei criteri
generali fissati per le gare.
Definire regole per ordini chiusi e ordini aperti
con sconti quantità.
Utilizzare contratti di copertura o a termine.
3)
Contrattare
termini di
pagamento ed
altre condizioni
contrattuali
vantaggiose per
l’azienda.
O
3.1)
Inadeguatezza dei tempi
di pagamento e altre
condizioni contrattuali.
Definire una policy dei tempi di pagamento medi
per tipologia di beni/servizi.
Prevedere giornate fisse di pagamento per
ciascun mese.
Utilizzare formule contrattuali standard
concordate con l’Ufficio Legale.
Pagina 31
3. Emissione ordini di acquisto (3/4)
gjdàjsG
Obiettivi
Rischi
4)
Prevenire
l’emissione di
ordini di
acquisto non
autorizzati.
O, B
4.1)
Emissione ritardata e
mancanza di
autorizzazione degli
ordini di acquisto.
5)
Ordini di
acquisto
predisposti in
modo accurato,
completo e
tempestivo.
O, B
5.1)
Incompletezza ed
imprecisione nella
predisposizione degli
ordini di acquisto
autorizzati.
Tecniche di controllo
Definire livelli autorizzativi per acquisti di
ciascuna categoria di beni/servizi.
Verificare accessi al sistema di emissione degli
ordini d’acquisto.
Comunicare ai fornitori i nominativi dei
dipendenti autorizzati all’approvazione degli
ordini d’acquisto.
Utilizzare ordini di acquisto prenumerati.
Prevedere campi obbligatori.
Prevedere controlli automatici.
Pagina 32
3. Emissione ordini di acquisto (4/4)
gjdàjsG
Obiettivi
Rischi
6)
Ordini di
acquisto
elaborati in
modo accurato,
completo e
tempestivo.
O, B
6.1)
Mancanza rilevazione
degli impegni e delle
obbligazioni a seguito di
ordini di acquisto
smarriti o persi.
Tecniche di controllo
Utilizzare ordini di acquisto prenumerati.
Definire modalità di trasformazione delle
richieste di acquisto in ordini di acquisto.
Verificare che ad ogni acquisto corrisponda una
richiesta di acquisto ed investigare su RdA
inevase.
Verificare integrità del sistema di emissione
degli ordini d’acquisto.
Controllare periodicamente la sequenza
numerica degli ordini di acquisto.
Pagina 33
4. Ricevimento beni/prodotti*
ATTIVITA’ TIPICHE:
1.
Ottenimento documento di trasporto (DDT) da fornitore
2.
Verifica esistenza Ordine di Acquisto (OdA) ed approvazione
3.
Controllo quantità ricevute – quantità risultanti da DDT
4.
Selezione materiali da collaudare, effettuazione collaudo e
preparazione relativo verbale
5.
Registrazione entrata merci in contabilità di magazzino
6.
Eventuale attivazione procedura di reso
* Con riferimento al presente processo si rimanda al modulo “Produzione e Rimanenze di Magazzino”
trattato nel seguito del corso odierno.
Pagina 34
4. Ricevimento beni/prodotti (esempio)
4. Ricevimento materiali
Addetto al ricevimento
Ricevimento fisico dei
materiali
Firma del documento di
trasporto, indicazione
degli eventuali problemi
riscontrati e della data
e dell’ora di ricevimento
Funzione
Acquisti
Responsabile Unità Utilizzatrice
Rilevazione a
sistema dell'entrata
merce
Verifiche su requisiti
tecnici della
fornitura
Vi sono
incongruenze?
No
X
Controllo delle
rispondenza del
materiale ricevuto con il
DDT e dell'integrità dei
colli
Processo
Stipula contratto
Ø
Sistema
Ø
Ø
Sì
Processo
Accertamento
dei documenti
di addebito
Sì
Processo
Gestione penalità
Penali
applicabili?
Sì/No
Segnalazione delle
incongruenze alla
Funzione acquisti
Scrittura contabile
(Costo per acquisto
materiali a Debiti per
fatture da ricevere)
Il materiale
viene accettato?
Sistema
Comunicazione al
fornitore
Sì
Accettazione
con riserva?
No
Sì
Resa del
materiale al
fornitore
Sistema
Invio richiesta di
blocco al
pagamento al
Responsabile
Amministrativo
No
X
Ø
Processo Gestione
anagrafica fornitori
Pagina 35
5. Registrazione acquisti
ATTIVITA’ TIPICHE:
1. Ricevimento fattura da fornitore
2. Abbinamento Fattura - DDT - Ordine di Acquisto
3. Registrazione della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità
sezionale)
4. Posting della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità generale)
5. Quadratura periodica saldi contabilità sezionale – contabilità
generale
6. Archiviazione fatture e altri documenti associati (es. DDT)
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5. Registrazione acquisti (esempio)
5) Contabilizzazione acquisti
Addetto Contabilità Fornitori
Registrazione
manuale a
sistema
Ø
No
Ricevimento
fattura da fornitori
Processo
Ricevimento
materiali
L’EM è
presente in
sistema?
Sì
Controllo fattura
Sì
I dati della
fattura sono
corretti?
Sì
Registrazione
fattura automatica
con
accoppiamento
all’ordine
Sistema
Scrittura contabile
(Debiti v/fornitori per fatture
da ricevere a Debiti v/
fornitori)
Scrittura contabile
(Costo per acquisto
materiali a Debiti v/fornitori
per fatture da ricevere
accertamento manuale)
L’OdA è
presente in
sistema?
No
No
Fattura respinta
Richiesta
riemissione
fattura
L’importo è inferiore a
quello previsto per
l’emissione dell’ordine?
No
Sì
Sistema
Contattare l’unità
competente ed
attendere
l’inserimento dei
dati in sistema
Sì
Indagini presso
l’Unità di
competenza per
scoprirne le
ragioni
L’Unità competente
ha stipulato il
contratto?
No
Registrazione
manuale
Inserimento
blocco al
pagamento
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5. Registrazione acquisti (1/2)
Obiettivi
1)
Registrare in
modo accurato e
tempestivo tutti
gli acquisti ed i
resi.
B
Rischi
gjdàjsG
1.1)
Inadeguatezza e
incompletezza dei dati
inseriti relativi agli
acquisti e ai resi.
Tecniche di controllo
Abbinare fatture fornitori ricevute con
documenti di entrata merci e gli ordini di
acquisto.
Abbinare note credito con documenti di reso a
fornitori.
Verificare periodicamente le fatture non abbinate
con bolle di ricevimento ed ordini di acquisto
da parte di personale estraneo a tali attività.
Effettuare periodicamente riconciliazioni dei
saldi confermati dai fornitori con i relativi
partitari.
La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria:
O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.
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5. Registrazione acquisti (2/2)
Obiettivi
Rischi
gjdàjsG
2)
Proteggere
l’accesso ai conti
dei fornitori.
B
2.1)
Assenza di
autorizzazioni per
accedere alle
registrazioni sui conti
dei fornitori.
3)
Garantire
completezza e
accuratezza dei
saldi fornitori.
B
3.1)
Assenza o
incompletezza delle
registrazione di fatture e
note credito.
Tecniche di controllo
Prevedere procedure per creare/modificare le
anagrafiche fornitori ed inserire funzioni di
blocco.
Verificare restrizioni all’accesso alla contabilità
fornitori.
Riconciliare il partitario fornitori con gli acquisti e
i pagamenti.
Riconciliare il partitario fornitori con il mastro.
Prevedere una procedura per l’accertamento
delle fatture da ricevere.
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