Forum Nazionale sulla
Dematerializzazione dei Documenti
Lecce 18 Settembre 2008
Document Management System e
Conservazione Sostitutiva
Opportunità per le Imprese
[email protected]
Menù del giorno…
DMS e Conservazione Sostitutiva
Le aziende e:
• la carta
• le informazioni
• gli obblighi e le regole
• il business
Come armonizzare tutto questo?
I Processi Documentali
La carta
Obiettivo: Processi documentali
• Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei documenti
• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non strutturate
• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”
• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di informazione:
• ottimizzata: evitando inutili repliche
• accessibile: il documento disponibile ovunque
• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia
• integra: preservata nel tempo
La carta
Obiettivo: Processi documentali
 l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali
 La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera
 Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs supporto)
 Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata
 Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta

All’interno dell’azienda

Tra le aziende
La carta
Obiettivo: Processi documentali
 l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)
Sistemi di gestione documentale
Integrazione tecnologica e operativa:
 Internet, mail, ecc.
 Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.
L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”)
 Norme
 Fiscalità
 “Sistema” tra comunità aziendali
 Stato: da controllo a supporto


La carta
Tra ieri e domani
Controllo
Supporto
Ieri
Domani
Tra Ieri e Domani
Strumenti per la Gestione dei Documenti
Document Management Systems (DMS)
• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index,
foldering, storage, retrieval, …)
• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)
• Integrazione con “la rete” (connector)
• Documenti “multimediali”
IBM Enterprise Content
Management
e-Mails,
Business Letters,
Outgoing Documents
e-Forms
Websphere Portal
Information Sources &
existing Repositories
WWW
Customer
Services
Solutions
Incoming paper,
documents,letters
Adobe / IBM CM
Forms Integration
Information Integrator
for Content
Unified Portal API Set
Lotus Domino
Exchange
MessagePlus
Open
CommonStore
CommonStore
SAP
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web
Content Management
Records Manager
Ascent Capture
CM module
Central Repository:
IBM
Content Manager
CM OnDemand
TSM
Multimedia
objects
Computer Output,
Spools
Internally produced
Office documents
Document Manager
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa sta facendo?
• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici
•
•
•
•
•
Certification Authority (Firma Digitale)
Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)
Carta Identità Elettronica (CIE)
Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali
Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Processi
•
•
•
Protocollo Informatico (per la PPAA)
Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese
Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Innanzi tutto: Cultura
•
•
•
La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione
I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali
•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)
I processi informatici
• “disorientano”
• sono “neutri”
• misurano l’efficienza
• misurano l’efficacia
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Visione e strategia
•
•
•
Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei
documenti?
Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?
Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo
sull’organizzazione?
• Tattica
• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)
• quali tecnologie per quali obiettivi
• diffondere motivazione al cambiamento
• ….. Cos’altro?: Proposte
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Regole
•
•
•
•
Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)
Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa)
Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business)
La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere cambiate!
• La cultura del legislatore:
•
•
•
•
Da controllo a supporto: quando?
Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi
Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato
Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!
Document Management System
Document Management System
Che cos’è
• Cosa si può fare con un Document Management System:
• Catalogare i documenti (protocollo)
• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Definire eventi temporali (trigger)
• Definire processi (work flow)
• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)
• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”
DMS
A cosa serve
• Catalogare i documenti:
• Identificare univocamente ogni singolo documento
• Facilitarne il reperimento e la consultazione
•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di documenti
• Associare un documento a più pratiche e vice versa
•Definire eventi temporali (trigger)
• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai documenti
• Registrare chi ha agito e quando
DMS
A cosa serve
• Definire processi (work flow)
• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche
• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi
•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,….
• Chi può accedere a dati sensibili
•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)
• Acquisire documenti
• Fornire dati
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Lo strumento anche se flessibile, potente,“miracoloso” è
sufficiente?
• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?
• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?
• Come affrontare questo cambiamento?
• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Gestire i “documenti senza carta”:
• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)
• Agire sugli “ortodossismi” consolidati
• Razionalizzare i processi e le procedure
• Coinvolgere il top management
In sintesi: agire sulla cultura aziendale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Vantaggi del cambiamento:
• Ridurre i costi di gestione dei documenti
• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei
• Aumentare l’efficienza
• Evitare ritardi e “omissioni”
• Tracciare eventi e decisioni
• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Come affrontare il cambiamento:
• Valutare il vantaggio economico
• Valutare l’impatto organizzativo
• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento
• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)
• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale
Quali vantaggi?
DMS
Quali vantaggi per le aziende
Eliminazione
della carta
Scanner/Fax/Print
Output:
Invio e Stampa
Gestione
elettronica
Integrazione
Ambienti Legacy
(Siebel, SAP,..)
Archivio storico
elettronico
DBMS
Conservazione
Sostitutiva
DMS
Documenti
Elettronici
Input: Acquisizione
o Cattura
Email
Ricerca
e
Consultazione
Indicizzazione,
Organizzazione,
Archiviazione,
DMS
Quanto costa gestire un documento
Il costo per il totale trattamento (dalla
produzione alla distruzione) di una fattura
cartacea per le imprese europee è stimato tra
Euro 10,00 e 50,00*
• Costi fornitore:
• redazione della fattura
• invio della fattura
• archivio
• gestione degli incassi
• copie “allegate”
• dispute e controversie
• Costi cliente:
• ricevimento della fattura
• controllo e smistamento
• archivio
• gestione dei pagamenti
• copie “allegate”
• dispute e controversie
*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002
DMS
Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti
Tipo di Gestione
Documentale
Costo
Complessivo
(1° anno) (#)
Costo
Complessivo
(dal 2° anno) (#)
Efficienza (*)
Tradizionale: completamente
cartaceo
100
100
10
Misto: Invio cartaceo
conservazione sostitutiva (no
DMS)
circa 96
circa 94
circa 65
Smaterializzato: DMS, fattura
elettronica e conservazione
circa 30
sostitutiva
(#) costo stimato
per documento al netto degli investimenti
circa 25
intorno a 90
(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.
In sintesi
Paperless company
• Aumento dell’efficacia/efficienza
• Processi razionalizzati e orientati al business
• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera
• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)
• Relazioni con con la PPAA
• Solo se non in contrasto con i procsessi di business
Un caso concreto
Business needs
 Fast invoice tracking
 Improve document sharing
 Speed up invoice verification activities
 Eliminate low-added value activities
 Reduce paper storing to save space
Where we started..
3
Purchasing
department
Invoice
division
2
Gerardina
Selection of
Urgent
Invoices
To be paid
Invoice to be
approved(NN)
10
7
Annalisa
4
Fiorella
1
Receipt
missing
Invoices with
Differences
(NP e AC)
9
Simona
5
6
Urgent
Invoices
registration
8
Invoices
To be
stored
11
Incoming
Mail
12
Invoices
To be
registered
Final archiving
Where we arrived..
Invoice scanning
and archiving
Internal workflows
to address issues
3
Gerardina
Invoices with issues are
separated, regular invoices
are registered.
All remaining steps are
performed in the system.
Annalisa
Fiorella
Simona
Final
archiving
4
2
1
Incoming
Mail
Benefits achieved
 Process simplification
 On-line availability of invoices both from IBM content
management and our ERP system
 Complete traceability of invoices
 Speed up invoice verification activities
 Eliminate low-added value activities
Steps done for project completion
 Implementation of “substitution archiving” and elimination of
paper
 Extension of content management to customer invoices and
other legal documents
Project dimension and economic benefit
 Companies involved:
 Ducati Motors
 Ducati Corse
 Invoices handled per annum
 Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)
 Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)
 Break even: 9 months from “go live”
 Global project investment: about 70K Euro
Performance improvement (average)
 Document pass through:
 Before: 4 days
 After: 4 hours
 Efficiency index (estimated on reclaim document)
 Before: 4 hours
 After: 30 seconds
Domande