Lezione 4
Gestione dei costi
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PROJECT MANAGEMENT - Docente: Adalberto Ivaldi
1
Distribuzione dei costi del progetto
Prezzo contrattuale
Margine obiettivo
Budget contrattuale
Baseline
Riserva
della Direzione
Pianificato
Imprevisti
Budget allocato
Budget non allocato
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2
Fasi della gestione dei costi
PIANIFICAZIONE
• Pianificazione delle risorse: è la definizione della
natura (persone, mezzi, materiali, servizi, etc) e della
quantità delle risorse necessarie al progetto
• Stima dei costi: valutazione economica delle risorse
individuate (preventivazione)
• Budget: attribuzione dei costi alle unità di lavoro (WBE e
WP)
CONTROLLO
• Controllo costi: monitoraggio delle variazioni mediante
continuo e sistematico confronto tra consuntivi e budget
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3
Pianificazione delle risorse
• Cost management plan: regole di gestione (definizione,
approvazione, spese, addebiti e ribaltamenti, rapporti con i budget di
funzione, contingencies, etc) dei costi e degli scostamenti,
definizione delle responsabilità e poteri di spesa
• Piano delle risorse interne (a vita intera)
– Personale (numero, competenze, disponibilità, vincoli, diretti e indiretti,
reclutamenti, formazione, etc)
– Materiali
– Attrezzature ed impianti (carico di lavoro, disponibilità, adeguamenti,
attrezzamenti, investimenti e dismissioni, etc)
– Servizi interni (qualità, IT, laboratori, logistica, contratti, etc.)
– Aspetti finanziari, assicurazioni
• Procurement plan (a vita intera): definizione di tutte le risorse
provenienti dall’esterno e delle modalità necessarie per averle a
disposizione secondo le esigenze del progetto (natura, quantità,
tempi, costi, qualificazione dei fornitori, contratti, criticità,
partnerships, pianificazione & controllo, gestione rischi, expediting,
etc)
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4
Preventivazione
Sintetico top-down
Analogia con progetti già
realizzati,
per
prima
approssimazione rapida
Forniture esterne note
confrontabili
Riesame aspetti critici o
di maggior incertezza
Pareri di esperti o di
responsabili
funzionali,
per competenza
Metodi
Analitico bottom-up
Basato sulla WBS
completa e su analisi
di dettaglio
Assegnazione ai livelli
operativi
(cost
account o WP)
Più
accurato,
ma
molto più costoso in
termini di tempo
Parametrico
Per analogia ma con
applicazione di regole
di elaborazione note
Basati su valori di
risorse note e ben
quantificabili
Affidabile se è alto il
grado di analogia e/o
confrontabilità
con
precedenti progetti o
data base consolidati
Accuratezza
• Prima approssimazione rapida: -25% ÷ +75%
• Valutazione di budget: -10% ÷ + 25%
• Valutazione finale: -5% ÷ +10%
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5
Esempio di evoluzione dell’accuratezza
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6
Accuratezza dei preventivi
Definizione Accuratezza
Misura
del progetto del preventivo dell'impegno
Liv.
Metodo
V
Stima, analogia
<2%
IV
Modelli parametrici
1 ÷ 15 %
II
I
da 2 a 4
+20÷50%
-10÷20%
Costi stimati, elenco
materiali sommario
10 ÷ 40 %
da 3 a 10
+10÷30%
Costi unitari
dettagliati, elenco
materiali stimato
Costi unitari ed
elenco materiali
dettagliato
+30÷100%
-15÷30%
1
-5÷15%
30 ÷ 70 %
da 4 a 20
+5÷20%
-3÷10%
50 ÷ 100 %
da 5 a 100
+3÷15%
ANSI Standard Z94-2-1989
III
-20÷50%
Misura dell'impegno: 1 punto corrisponde a 0.005% del costo del progetto.
L'impegno massimo previsto corrisponde pertanto allo 0.5% del costo del progetto
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7
Accuratezza dei preventivi
Definizione Accuratezza
Misura
del progetto del preventivo dell'impegno
Liv.
Metodo
V
Stima, analogia
<2%
IV
Modelli parametrici
1 ÷ 15 %
II
I
da 2 a 4
+20÷50%
-10÷20%
Costi stimati, elenco
materiali sommario
10 ÷ 40 %
da 3 a 10
+10÷30%
Costi unitari
dettagliati, elenco
materiali stimato
Costi unitari ed
elenco materiali
dettagliato
+30÷100%
-15÷30%
1
-5÷15%
30 ÷ 70 %
da 4 a 20
+5÷20%
-3÷10%
50 ÷ 100 %
da 5 a 100
+3÷15%
ANSI Standard Z94-2-1989
III
-20÷50%
Misura dell'impegno: 1 punto corrisponde a 0.005% del costo del progetto.
L'impegno massimo previsto corrisponde pertanto allo 0.5% del costo del progetto
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Accuratezza dei preventivi di costo
• La metodologia dovrebbe essere consolidata e diffusa. È importante
che per ogni costo stimato siano noti fonte, metodo utilizzato, sua
affidabilità.
• Omogeneità dei criteri di valutazione in diversi ambiti funzionali
• Tempo dedicato alla preventivazione
• Stato di avanzamento del progetto, fase del ciclo di vita
• Conoscenza del prodotto
• Affidabilità dei dati storici
• Considerazione dei rischi, esplicitazione e valorizzazione
(contingencies)
• Coerenza tra accuratezza della stima e rappresentazione del valore
• Attenzione al costo totale di approvvigionamento (total cost of
ownership)
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Cost Breakdown Structure
• Sistema di rappresentazione gerarchica che descrive in
maniera analitica il costo totale del progetto
• Dipende dalla struttura del sistema contabile aziendale
• La scomposizione è per tipi di costi
• È associata alla WBS, fornisce la descrizione dei costi
per ciascun cost account e WP
• Ogni voce di costo dev’essere chiaramente riferibile ad
una risorsa, ad un sistema di misura della risorsa e del
prodotto dell’attività (deliverable)
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10
Budget dei costi
• Integra
le
valutazioni
di
preventivo
con
la
programmazione
• La distribuzione dei costi nel tempo (baseline) costituisce
il riferimento per il successivo controllo
• Diversi livelli di budget, a fronte di diverse responsabilità
diversi livelli di autorità e di approvazione (riserve del
PM, della Direzione)
• Regole di aggiornamento periodico ed integrazione con i
budget delle funzioni
• Integrazione con la gestione del rischio
• Aspetti finanziari e gestione del valore
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11
Costi di progetto
In base a WBS, preventivazione e programmazione
dei tempi si possono calcolare i COSTI del progetto
COSTI
La curva cumulativa rappresenta
la COST BASELINE
TEMPO
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12
Esempio di costruzione della curva S
Attività
Predec
Durata
Costo
totale
Costo di
periodo
E
A
-
3
30
10
D
B
A
2
30
15
C
A
3
60
20
D
A
4
60
15
E
B
3
30
10
C
B
A
1
2
3
4
5
6
7
8
1
2
3
4
5
6
7
8
210
180
150
120
Periodo: 10
90
Periodo:
Totale:
10 10
60
Periodo:
Totale:
20 10
Periodo:
30
Totale:
30 50
Periodo:
50
Totale: 80
Periodo:
Totale:
130 45
Periodo:
Totale:
175 25
Periodo:
Totale:
200 10
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Totale:
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Ivaldi 210
13
A
B
C
D
E
Periodi
Baseline
10
10
10
15
20
15
1
10
2
20
3
30
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4
80
15
20
15
20
15 15
10 10 10
5
6
7
8
130 175 200 210
14
A
B
C
D
E
Periodi
Baseline
10
10
10
15
20
15
1
10
2
20
3
30
4
80
15
20
15
5
130
20
15
10
6
175
15
10
7
200
10
8
210
immagine
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15
BASELINE
250
COSTI
200
150
100
50
0
1
2
3
4
5
6
7
8
PERIODI
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16
Scope control
250
200
costo del cambiamento
Nella gestione dei progetti
grande attenzione va posta
ai cambiamenti dello scopo
del progetto e della
programmazione ed al loro
impatto sulle risorse
Questi cambiamenti hanno
certamente impatti su costi
e tempi
150
100
50
0
1
2
3
4
5
6
I costi delle modifiche e dei recuperi di errori crescono
in maniera non lineare lungo lo sviluppo del progetto
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17
Il costo dei cambiamenti
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18
Project Management Plan
• L’avviamento operativo di un progetto dovrebbe essere
fondato su un PMP comprendente (almeno) i seguenti
documenti
–
–
–
–
–
–
–
–
Scope (baseline e management plan)
Programma (baseline e management plan)
Costi (baseline e management plan)
Definizione delle risorse (Staffing plan)
Piano dei rischi
Piano della qualità
Procurement plan
Milestones fondamentali (contrattuali, interne, interfacce)
• Il PMP si completa progressivamente, ma dovrebbe
essere impostato fin dalla fase di offerta
• Lo sforzo di pianificazione deve corrispondere al valore
del progetto ed al grado di rischio
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19
Approccio alla gestione del progetto
La pianificazione è un’attività continua, che si basa sia
su anticipazione che sul controllo (tradizionale)
Ambiente
Feed-forward
Obiettivi
Project
management
Decisioni
PROJECT
Risultati
Feed-back
Utilizzando baseline iniziale e programmazione corrente
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20
Rolling wave planning
• “Le date dei programmi non sono mai rispettate!”
• Per questo la pianificazione è un processo continuo
• La pianificazione complessiva (a vita intera) non
arriva al massimo dettaglio, serve per predisporre la
capacità operativa
• La programmazione definisce le scadenze operative
delle attività
• L’orizzonte di definizione operativa è a breve
termine: la programmazione viene iterativamente
aggiornata. Non tutte le attività (WP) richiedono lo
stesso grado di dettaglio e di anticipazione
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21
LA LEGGE DI HOFSTADTER (modificata)
Ci vuole sempre più del previsto,
cioè costa sempre di più, è sempre
più difficile, ce ne vuole sempre di
più, si ottiene sempre meno)
anche tenendo conto della Legge
di Hofstadter
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22
Fine Lezione 4
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