IL PROJECT MANAGEMENT
5/6 APRILE 2008
Gian Piero Saladino
1° ASSIOMA
Tutti dovremmo preoccuparci del Futuro,
perché è là che dovremo passare
il resto della Vita
(Charles Franklin Kettering - Inventore)
Il passato è passato.
Il presente è incerto, liquido, flessibile, turbolento, complesso
Il futuro esige un programma, a breve, medio e lungo termine
Il programma fallisce senza progetto, controllo e valutazione
2° ASSIOMA
Chiunque può essere
un project manager
(Marion E. Haynes – Formatore Shell Oil)
5 parole chiave

Contesto
(AVIS: associazione di a. e persone)

Sistema
(interdipendenza e apertura all’esterno)

Rete
(superamento logiche gerarchiche)

Comunità
(cooperazione, non scambio)

Relazioni
(stakeholders)
Futuro è …

Innovazione e miglioramento continuo

Passare da esecuzione di compiti a gestione per
obiettivi, progetti e processi

Sostituire la Leadership Individuale con una
responsabilità collettiva e fluida delle Leadership
Il Project Management è …

Combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi

Riuniti temporaneamente

Per raggiungere obiettivi unici e definiti

Con vincoli di tempo, costo, qualità e risorse

Limitando i rischi
A che serve

Organizzare un progetto dall’inizio alla fine

Strutturare un piano che resista alle pressioni

Far sì che gli altri accettino i miei piani e li sostengano

Stabilire obiettivi di progetti quantificabili

Motivare i membri dell’equipe

Aiutare i membri dell’equipe a risolvere i problemi

Utilizzare risorse disponibili

Eliminare lo spreco di tempo e di denaro

Misurare le performance del progetto

Usare sistemi di informazione rispondenti a bisogni del progetto
Richiede competenze
Relazionali
Tecniche
Gestionali
Punti di forza

Costituisce patrimonio indispensabile
per una leadership diffusa

Richiede uno sforzo collettivo
per promuovere un modo nuovo di “fare associazione”

Richiede la condivisione fra tutti gli attori sociali coinvolti

Genera entusiasmo per le sfide emergenti
Punti di debolezza

Muta la ripartizione dei poteri

Pone in discussione la stabilità dei ruoli

Richiede concezione anche orizzontale dell’ONP

Ridistribuisce le responsabilità a più livelli
Il PM … “facile”








Fissare l’obiettivo
Coinvolgere gli attori sociali influenti
Definire ambito e contenuti del progetto
Gestirne le variazioni
Pianificare le attività
Stimare i costi
Controllare l’avanzamento dei lavori
Comunicare
Il PM … “responsabile”

Valenza culturale e strategica

Valenza organizzativa

Valenza tecnica e co-operativa (modo di lavorare)
(modo di pensare)
(modo di organizzarsi)
Metodologie, Tecniche e Strumenti …
devono essere … coerenti con
la mappa
dei valori
e
il sistema
organizzativo
di ogni specifica associazione
(Es: Piano di Comunicazione)
Attori sociali coinvolti
Management
Utenza
Committenza
Team
di progetto
Attori sociali coinvolti

Committenza
(strategia e responsabilità)
Deve essere forte, consapevole e presente

Management
(principi e metodiche)
Deve saper integrare, con autorevolezza,
risorse umane e tecniche
Il project “manager” …

Consente di superare la frammentazione di
responsabilità dei “gruppi funzionali”

Favorisce decisioni più rapide

Ottimizza la realizzazione dei lavori
Attori sociali coinvolti

Team di progetto
(specializzazioni tecniche)
I suoi membri devono contaminarsi,
superando la sindrome della “testa nel sacco”

Utenza
(cooperazione al progetto)
Deve sentirsi coinvolta sin dall’inizio
Scaletta
1. Definizione
del progetto
3. Contesto
2. Caratteristiche
del progetto
4. Obiettivi
6. Ciclo di vita
del progetto
7. Flusso logico
del progetto
5. Variabili
1. Definizione del progetto

Iniziativa volta al raggiungimento di uno
scopo predeterminato
- Processi a flusso (garantiscono continuità operativa) e
processi a impulso (discontinuità e cambiamento)
- Processi a impulso derivano da bisogno o da opportunità
- Impulso interno o esterno all’organizzazione
2. Caratteristiche del progetto

Discontinuità
(innovazione)

Temporaneità
(di attività e relazioni)

Unicità
(non ripetitività)

Incertezza
(diverso livello di rischio)

Multidisciplinarietà
(comunicazione)

Elaborazione progressiva
(flessibilità)
3. Contesto






Concomitanza delle iniziative
Impiego delle stesse persone
Contesa fra capi di linea e capi progetto
Coralità degli attori sociali
Molteplicità degli interessi in gioco
Contesa fra progetti (e scelta delle priorità)
Contesto
.
Obiettivi instabili
Situazioni
di ambiguità
Incertezza
del risultato
Troppi progetti?
Pressione
sui risultati
Molteplicità
di interessi
Contesa di risorse
Scelta delle priorità
Urgenza
DELEGA
TILT
ARCHIVIO
PROGRAMMAZIONE
Importanza
4. Obiettivi

Semplici (e chiari)

Misurabili

Attrattivi

Realistici

Temporizzabili
N.B. Tutti gli attori sociali devono essere consapevoli, il che non significa essere
necessariamente tutti d’accordo
5. Variabili
(tempi, costi e requisiti)

Bilanciamento dei 3 fattori

Elaborazione progressiva

Concetto di “fattore driver”

Fattori complementari: Rischi e Risorse

Concetto di “Variante”
N.B. Bisogna passare dall’idea del “triangolo di ferro”
a quello di “robusto materiale elastico”
Problemi comuni ai portafogli clienti

Troppi progetti attivi
(l’eccesso penalizza la qualità e schiaccia sul “fare”)

Progetti sbagliati
(danno poco valore e sono poco legati agli obiettivi strategici)

Portafoglio sbilanciato
(breve-lungo termine, tattici-strategici, efficienza dei costi-efficacia
sul mercato)
6. Ciclo di vita del progetto
4 fasi si prefiggono 3 tipi di risultati

Definizione

Programmazione

Attuazione pratica

Completamento

Risultati Tecnici

Risultati Gestionali

Risultati Utente
3 tipi di risultati

RT: sono tappe necessarie per la progressione del
progetto ma che da sole non lo rendono fruibile
- il progetto cartaceo

RG: derivano dai processi necessari per l’impostazione,
il coordinamento e il controllo
- il piano delle attività da seguire

RU: che consentono fruibilità parziale o totale
- disponibilità di una sacca/di una cura
Ciclo di vita e
7. Flusso logico

Legato al contenuto
del prodotto-servizio

Descrive i processi di
project management

Ne segue il suo
sviluppo tecnico

Per iniziare, sviluppare
e concludere con
successo il progetto
Plausibilità

Definire gli obiettivi

Definire il contesto

Identificare gli attori sociali rilevanti

Analizzare costi/benefici e rischi/opportunità (SWOP)

Formulare e valutare possibili alternative
Fattibilità

Definire requisiti di qualità e formulare l’ipotesi tecnica

Scegliere la strategia di gestione

Gestire le aspettative

Pianificare le attività

Stimare i costi e analizzare i rischi

Redigere il Project Plan
Realizzazione

Motivare il Team di lavoro

Curare la Comunicazione

Gestire le specifiche

Gestire l’avanzamento dei lavori

Coinvolgere i futuri utenti, interni o esterni (*)

Gestire le varianti e i risultati prodotti
Fruizione

Completare il progetto

Raggiungere l’autonomia degli utenti

Definire e applicare le regole di gestione del servizio

Misurare i benefici ottenuti
Flusso logico e attori sociali
Interazione fra
committente – capo progetto – utente

Committente e Capo Progetto non dialogano

Committente “diffidente o invadente” fa il capo progetto

Capo Progetto “solo” supplisce Committente “latente”

Capo Progetto “ingenuo” non coinvolge Utente

Utente che non assume responsabilità
Altre figure
del “sistema” di attori del progetto

Team di lavoro
(cooperazione - briefing periodici)

Utenti finali
(analisi bisogni/informazione/assistenza)

Utenti campione
(interviste - focus tematici)

Sponsor
(rapporto con committenza/found raicing)

Influenzatori
(PR e lobbying)
Utenti campione
Se gli utenti sono troppi per essere tutti coinvolti

Quale rapporto hanno con il committente?

Quali funzioni associative sanno ricoprire?

Quale autorità hanno ricevuto sul progetto ?

Quali sono le loro aspettative sul progetto?

Sono disponibili a collaborare al progetto?
Le 4 fasi (del ciclo di vita del progetto)
1. Definizione:
- determinare gli obiettivi
- scegliere la strategia
2. Programmazione:
- scrivere le “specifiche di qualità”
- determinare le scadenze
- quantificare il budget
.
3. Attuazione pratica
- controllare le performance
- avviare azioni correttive
4. Completamento
- consegnare il risultato
- perfezionare i dettagli
- valutare l’esperienza