Gestione dei Progetti
2. L’impostazione del progetto
a.
b.
c.
d.
Ciclo di vita
Il Piano di Progetto
La WBS di progetto
La Matrice di Responsabilità
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
•
Il progetto ha una dimensione temporale definita: ha quindi un
inizio ed una fine.
•
Tra questi due estremi si verificano tutte le attività che
concorrono a risultato finale.
•
All’inizio è importantissima la fase di impostazione del
progetto, lo spazio ove vengono definite le attività e gli
strumenti attraverso i quali controllare e guidare il progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
•
Il progetto ha un ciclo di vita. Come un prodotto o come un
essere vivente. Tipicamente abbiamo:
–
–
–
•
una fase iniziale – comprendente la definizione degli obiettivi,
l’ideazione, la valutazione di fattibilità, la definizione delle modalità;
una fase intermedia – comprendente la pianificazione di dettaglio,
l’organizzazione, la realizzazione, il controllo e gli aggiustamenti;
una fase finale – comprendente il completamento, la valutazione dei
risultati, la gestione del post-progetto
Parallelamente alla dimensione temporale del ciclo di vita del
progetto, si può valutare anche un andamento tipico della
dimensione delle risorse economico-finanziarie.
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Ciclo di vita del progetto
Risorse
Tempo
Ideazione
Val Fattibilità
FASE INIZIALE
Pianif.icaz / Org.
Realizzaz. / Contr
FASE INTERMEDIA
Valutaz. obj
Esercizio
FASE FINALE
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
•
•
•
•
Attenzione! Occorre distinguere progetti aventi come finalità
dei prodotti da progetti aventi altre finalità non tangibili.
Infatti nei primi si ravvisano tutte le fasi del ciclo di vita e
vanno tutte pianificate per consentirne l’attivazione nei tempi
e costi coerenti con gli obiettivi posti.
Nei secondi spesso la pianificazione riguarda solo le fasi
centrali, mentre può essere completamente assente la fase di
esercizio e controllo.
In realtà spesso i progetti non aventi come finalità un oggetto
fisico, ma una procedura, una riorganizzazione, ecc.., si
rivelano più complessi.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
CICLO DI VITA TECNICO DEL PROGETTO
•
•
Consiste nella definizione approfondita delle attività relative
alle diverse fasi del ciclo di vita del progetto.
Per ogni fase vengono dettagliati gli obiettivi, gli input che ne
attivano l’operatività, gli output attesi.
Fase
Ideazione
Valutazione fattibilità
Oggetto
intuizione di un nuovo obiettivo da
raggiungere e prima definizione delle
sue caratteristiche
Analisi dettagliata delle caratteristiche
dell'idea. Definizione degli aspetti tecnici,
organizzaztivi, economici e di rischio
Input
idea o rilevazione di un problema da
risolvere
Output
Decisione di continuare, di approfondire
maggiormente o di rinunciare
Decisione di continuare
Studio di fattibilità, ipotesi di attività,
decisione ok o ko sul progetto
Pianificazione operativa e
organizzazione
Definizione delle modalità esecutive del Decisione ok
progetto, pianificazione, attribuzione
delle risorse e dei tempi, organizzazione
Piano di progetto
Realizzazione e controllo
Avvio delle attività. Verifica periodica
dell'andamento lavori vs pianificato;
utilizzo risorse vs atteso. Valutazione
continua della qualità del risultato
Utilizzo del risultato di progetto
Specifiche del Piano di progetto
Report avanzamento; risultati di progetto
Consegna
Report periodici su efficienza ed
efficacia del risultato. Interventi di
manutenzione
Esercizio e m anutenzione
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
CICLO DI VITA TECNICO DEL PROGETTO
•
•
•
Nelle primissime fasi del progetto deve essere definito un
capo progetto (Project Manager).
Prima dell’avvio delle attività devono essere acquisiti i fattori
produttivi e attivati gli accordi con fornitori, partner,
consulenti.
Durante l’intero ciclo di progetto, questi deve essere gestito.
Occorre definire un piano di progetto fin dalla fase di
ideazione. In mancanza di esso la gestione viene lasciata agli
attori del progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
CICLO DI VITA ORGANIZZATIVO DEL PROGETTO
•
Il ciclo organizzativo è l’insieme delle azioni di natura organizzativa che
vengono attuate in supporto al ciclo tecnico di progetto. Esse appaiono
meno visibili, ma sono determinanti ai fini del successo del progetto.
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Definizione puntuale dell’obiettivo di progetto;
Individuazione chiara dello sponsor di progetto;
Impostazione delle attività secondo la cultura di progetto e sua diffusione;
Verifica dell’esistenza di sistemi incentivanti/motivanti di progetto;
Definizione del capoprogetto;
Definizione del team;
Autonomia del team;
Definizione dei ruoli puntuale;
Attenzione e comunicazione al resto dell’organizzazione;
Piano di rientro delle risorse del team a fine progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Ciclo di vita del progetto
CICLO DI VITA TECNICO E ORGANIZZATIVO DEL PROGETTO
•
Il ciclo tecnico esprime le attività sequenziali che determinano il
conseguimento dell’obiettivo, mentre il ciclo organizzativo suggerisce le
regole da applicare per svolgere al meglio il ciclo tecnico;
•
Non vi sono coincidenze tra le fasi di un ciclo e le considerazioni
dell’altro;
•
Secondo riferimenti logici, è necessario identificare le fasi sequenziali in
cui coordinare le attività dei due cicli.
•
La gestione e il coordinamento dei due cicli è opportuno che sia presidiata
dal Project Manager.
•
Il grado di rischio maggiore nei progetti deriva dalla tensione e
dall’insicurezza che le persone hanno nel momento in cui intraprendono
l’impresa per le caratteristiche di: innovazione, relazionali, incertezza delle
prospettive lavorative post progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Gestione dei Progetti
2. L’impostazione del progetto
a.
b.
c.
d.
Ciclo di vita
Il Piano di Progetto
La WBS di progetto
La Matrice di Responsabilità
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Piano di Progetto
•
•
•
Il Piano di Progetto è lo strumento che descrive come si possono realizzare
gli obiettivi del progetto, considerate le (limitate) risorse disponibili.
Costituisce una delle condizioni organizzative essenziali del Project
Management.
Il Piano consiste nella:
–
–
–
–
–
•
Definizione delle attività da svolgere;
Tempificazione delle attività;
Descrizione delle modalità con cui le singole attività interagiscono o
interdipendono;
Definizione e allocazione delle risorse nelle varie attività;
Definizione dei costi associati alle singole attività.
Il Piano di Progetto non è solo uno strumento descrittivo, ma costituisce lo
strumento di gestione del progetto nel suo ciclo di vita.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Piano di Progetto
•
•
•
Chi redige il PdP?
– Il Project Leader insieme al suo team
– Importanza della condivisione e accettazione dei contenuti
– Modalità di lavoro ad azione e retroazione mano a mano
che il team si stabilizza: prima stesura, coinvolgimento di
risorse, verifica con le nuove risorse coinvolte, successiva
stesura…
Il piano è un processo di continua azione e retroazione in
quanto spesso mano a mano che si procede, è necessario
tornare al punto precedente per aggiornarne il contenuto.
Una volta avviate la attività il piano va aggiornato con i dati di
consuntivo.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Piano di Progetto
•
Il contenuto del PdP
–
–
Può variare a seconda della tipologia di progetto
Tecniche di pianificazione a seconda della fase del PdP:
1.OBIETTIVI
2.ATTIVITA’
3.COMPETENZE
4.ASSEGNAZIONE
Cosa
Come
Quali capacità
Chi fa cosa
WBS e simili
Matrice di resp
Sist reporting
Progr retic / Gantt
Budget di prj
8.RISK SOLVING
7.CONTROLLO
6.RIS ECONOMICHE
5.SHEDULING
Quali rischi
Come verificare
Quanto
Quando
CLASDA – Gestione dei Progetti
1.OBIETTIVI
Cosa
1.
•
•
•
•
OBIETTIVI DEL PROGETTO
Accurata definizione degli obiettivi
Definizione puntuale e specifica (prodotti fisici o logici)
Raramente gli sponsor sono bravi nella definizione degli obj
Spesso sono generici desiderata di miglioramento
–
–
–
•
•
Il Piano di Progetto
Migliorare il clima aziendale
Migliorare la qualità
…
E’ quindi compito del team chiarire gli obiettivi…
…una domanda ben posta è già una mezza risposta.
CLASDA – Gestione dei Progetti
2.ATTIVITA’
Come
2.
•
•
•
•
Il Piano di Progetto
ATTIVITA’ DA SVOLGERE
In questa fase si censiscono le attività necessarie per
raggiungere gli obiettivi di progetto
Ogni attività può a sua volta essere descritta come insieme di
compiti elementari
E’ necessario condividere tale elencazione tra tutti i membri
del team per evitare che qualche cultura non sia rappresentata
La definizione delle attività si avvale di una tecnica chiamata
WBS (Work Breakdown Structure)
CLASDA – Gestione dei Progetti
3.COMPETENZE
Quali
3.
•
•
•
Il Piano di Progetto
COMPETENZE NECESSARIE
E’ necessario definire chiaramente quali competenze tecnico,
organizzative e relazionali sono necessarie per ogni attività per
PdP
E’ opportuno ragionare a capacità infinita in modo da rendersi
conto delle potenzialità del progetto qualora ci si trovi nelle
migliori condizioni possibili
Attenzione alle distorsioni organizzative, per cui si scelgono le
risorse in funzione di equilibri di potere o per generiche
motivazioni..
CLASDA – Gestione dei Progetti
4.ASSEGNAZIONE
Chi fa cosa
4.
•
•
•
Il Piano di Progetto
ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE
Definite le attività, si assegna a ciascuna la o le risorse
necessarie al loro completamento
Le risorse possono essere sia umane che mezzi fisico-tecnici
(es: una macchina o un centro di lavoro)
In questa fase si può costruire lo strumento Matrice Di
Responsabilità
CLASDA – Gestione dei Progetti
5.SCHEDULING
Chi fa cosa
5.
•
•
•
•
•
Il Piano di Progetto
SCHEDULING DI PROGETTO
A questo punto si associa a ciascuna attività l’informazione
della sua durata
Si costruiscono le relazioni di interdipendenza delle attività in
modo da poterle posizionare nella corretta sequenza
Si verifica che le risorse attribuite a ciascuna attività siano
effettivamente disponibili nel tempo in cui l’attività è prevista;
in caso di conflitti si rischedulano le attività
Si possono così definire i tempi di inizio e fine di ciascuna
attività, nonché il tempo di fine dell’intero progetto
Tecniche di pianificazione reticolare (PERT) o GANTT
CLASDA – Gestione dei Progetti
6.RIS ECONOMICHE
Quanto
6.
•
Il Piano di Progetto
RISORSE ECONOMICHE DI PROGETTO
Una volta definite le attività, le risorse e i tempi di esecuzione,
si possono associare valori economici per ciascuna fase del
progetto
7.CONTROLLO
Come verificare
7.
•
•
•
CONTROLLO DEL PROGETTO
Devono essere definiti i criteri di controllo dell’avanzamento
del progetto
Quali variabili controlliamo? (tempi, costi, qualità, …)
Chi controlla? Quando controlla? Come controlla?
CLASDA – Gestione dei Progetti
8.RISK SOLVING
Quali rischi
8.
•
•
•
Il Piano di Progetto
RISCHI E MODALITA’ SOLUZIONE PROBLEMI
Nonostante la migliore delle pianificazioni, non è possibile
prevedere tutti gli aspetti e gli imprevisti di un progetto
Il Project Leader deve affrontare e risolvere le criticità di
percorso
Occorre tuttavia immaginare i principali fattori di rischio del
progetto, i possibili effetti, e definire una strategia di
correzione per ognuno di essi (FMEA di progetto)
CLASDA – Gestione dei Progetti
Gestione dei Progetti
2. L’impostazione del progetto
a.
b.
c.
d.
Ciclo di vita
Il Piano di Progetto
La WBS di progetto
La Matrice di Responsabilità
CLASDA – Gestione dei Progetti
La WBS di progetto
•
•
La WBS (Work Breakdown Structure) è una tecnica di
scomposizione strutturata delle attività di un progetto e
risponde alla domanda: Cosa dobbiamo fare concretamente?
Partendo dagli obiettivi di progetto, il team declina i
sottobiettivi e, per ciascuno di essi, le attività che concorrono
al loro raggiungimento e, per ciascuna attività, i compiti
elementari che le costituiscono. Si ottiene così una struttura ad
albero:
OBIETTIVO DEL PROGETTO
Sotto obiettivo
Attività
Compito
Sotto obiettivo
Sotto obiettivo
Attività
Compito
Maggior
dettaglio
CLASDA – Gestione dei Progetti
La WBS di progetto
•
Fino a che punto spingere l’analiticità della classificazione?
–
–
–
•
Se il progetto ha molti elementi di certezza, dettagliare molto le attività
può portare alla standardizzazione e quindi ad un maggiore livello di
efficienza
Se il progetto ha attività di natura tecnico-ingegneristico, vale la pena
dettagliare rami di attività che potranno essere utilizzati modularmente
su più progetti (es: impianto elettrico)
Tanta più delega si vuole attivare verso i ruoli esecutivi (quindi impatto
positivo sulla motivazione) e tanto meno dettagliata deve essere la
WBS, in quanto può divenire elemento prescrittivo eccessivo
Se ad ogni casella della WBS si associa la risorsa responsabile
dell’attività (non necessariamente coincidente con il
realizzatore), si descrive la struttura OBS (Organizational
Breakdown Structure)
CLASDA – Gestione dei Progetti
La WBS di progetto
•
Alla WBS, in corrispondenza di ciascuna attività, si possono
aggiungere i tempi ed i costi relativi.
Si parte sempre dal livello più basso; i valori dei livelli
superiori sono la somma di quelli inferiori (ricordarsi che il
tempo totale di progetto non è, in questa fase, attendibile, in
quanto manca dei vincoli tra le attività)
•
OBIETTIVO DEL PROGETTO
11
Sotto obiettivo
28
7
4
Attività
22
Sotto obiettivo
Attività
6
Compito
3
Sotto obiettivo
10
Compito
4
12
CLASDA – Gestione dei Progetti
La WBS di progetto
•
Esempio: WBS per la ristrutturazione dell’appartamento del
Magnifico Rettore
RISTRUTTURAZIONE APP.TO
Interventi
murari
Demolizioni
Demolizione
parete ovest
Demolizione
parete Est
Impianto
elettrico
Impianto
termico
Ricostruzio
ni
Costruzione
transetto
cucina
Imbiancatu
ra
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Gestione dei Progetti
2. L’impostazione del progetto
a.
b.
c.
d.
Ciclo di vita
Il Piano di Progetto
La WBS di progetto
La Matrice di Responsabilità
CLASDA – Gestione dei Progetti
La Matrice di Responsabilità
•
•
La Matrice di Responsabilità definisce l’allocazione delle
persone alle attività e compiti, assegnando loro la
responsabilità sull’esecuzione.
In molti casi risulta utile indicare il tipo di responsabilità
necessario:
–
–
–
–
–
•
Coordinamento ©
Partecipazione (D)
Conoscenza (I)
Consulto (Co)
Realizzazione diretta (O)
L’assegnazione delle risorse alle attività deve avvenire per
competenza
CLASDA – Gestione dei Progetti
La Matrice di Responsabilità
•
La Matrice indica alle risorse coinvolte sia su cosa saranno
coinvolte nel progetto e con quali responsabilità
•
Da indicazione su come comportarsi nel gestire le relazioni e
responsabilità di altre persone coinvolte
•
La Matrice costituisce un forte elemento di motivazione per le
persone coinvolte.
CLASDA – Gestione dei Progetti
La Matrice di Responsabilità
•
Esempio di Matrice di Responsabilità
Attività (da WBS)
Subobiettivo
Interventi murari
Attività
Compiti
Risorse
Progettista
D
Demolizioni
Geometra
Muratore
Manovale
C
C
O
O
Imbanchino
C
Dem Parete ovest
Dem parete est
Ricostruzioni
C
Costr par cucina
Imbiancatura
O
I
I
O
C=coordina - D=decide - Co=consultato - O=opera - I=informato
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