Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei
procedimenti amministrativi
Il contesto di riferimento
1
􀂉Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche
Amministrazioni
La fiducia nelle istituzioni non è più concessa a priori : le
Pubbliche Amministrazioni cessano di essere istituzioni per
cominciare ad essere viste quali erogatori di servizi.
Assumono quindi rilievo le dimensioni del
risultato della qualità e dei costi, ovvero dell’efficienza,
dell’efficacia e dell’economicità.
1
Il contesto di riferimento
􀂉 In questo contesto l’organizzazione di successo è quello
più vicina all’utente, al fruitore del servizio
Ma per questo è necessario un profondo cambiamento
organizzativo e culturale.
Passaggio da un’organizzazione
strutturata per funzioni ad una strutturata per processi
2
Dall’approccio per “funzioni” a quello per “processi”
L’impostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle
PPAA per unità funzionali.
Funzioni: aggregazioni di uomini e
mezzi necessari per lo svolgimento di
attività della stessa natura (Taylor principio
divisione del lavoro)
I processi sono aggregazioni di attività
anche di natura diversa ma finalizzate al
raggiungimento del medesimo risultato
3
L’approccio per processi implica:
Uno spostamento del focus da “che cosa viene prodotto” a
“come viene prodotto”;
 La trasversalità.
I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali,
mentre le funzioni sono relative a ciascuna unità organizzativa.
Normalmente più funzioni concorrono alla realizzazione di un
processo
In ogni caso:
La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono
essere funzionali alla soddisfazione del cliente/utente
Il processo
4.
Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia
natura,originano output ai quali il cliente (interno od esterno)
attribuisce un valore . (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attività, svolte secondo una
determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha un’origine
(un punto di partenza) e che permette di raggiungere un
determinato risultato (punto di arrivo).” (Tonti 2002)
5.
In ogni caso
-Ogni processo presenta un input, un ordine logico spaziotemporale di attività lavorative, un output;
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualità del prodotto o del servizio reso all’utente è funzione
della qualità dell’intero processo
6.
Ma le PPAA conoscono i loro processi???
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche
Amministrazioni: non conoscere e soprattutto non avere una
mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno.
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dell’attività che
svolgono, delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti, mentre
spesso ignorano se tali attività integrino un procedimento e se questo
sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento.
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di
comprendere se quello che si segue è il miglior procedimento
possibile
7.
L’analisi e la reingegnerizzazione dei processi
L’analisi del processo viene svolta applicando un metodo
costituito da una serie di fasi:
 identificazione delle attività/procedimenti
mappatura del processo attuale (“as is”)
analisi criticità/cause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (“to be”)
piano di implementazione delle soluzioni
8.
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi
e dei procedimenti amministrativi
Costituito con DDA 2159 dd. 27/12/2008
Finalità
effettuare e testare una prima mappatura delle
attività, dei procedimenti e processi di lavoro svolti all’interno della
struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica),
con l’obiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di
elaborare la carta dei servizi dello studente.
Partecipanti: Sonia Bertorelle, Serena Bussani, Rossella Diviacco,
Giovanna Locascio, Francesca Paperio, Gabriella Staraz, Doris
Temel, Guido Travaglia, Giulia Ventin, Manuela Vidal.
Gruppo di lavoro ristretto: Serena Bussani, Raffaella di Biase,
Francesca Paperio
9.
L’elaborazione del metodo
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro
hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di
fondo, quali:
 l’individuazione e l’utilizzo di una comune terminologia
definitoria, che permettesse di identificare univocamente, dal
punto di vista pratico più che teorico, l’oggetto dell’analisi;
 il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella
rilevazione.
10.
Il livello di dettaglio
Si è concordato di scegliere un approccio nell’analisi
sufficientemente “alto”, che consentisse l’adozione di
un’ottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli
eccessivi;
operativamente, pertanto, i componenti il tavolo hanno
ritenuto opportuno individuare, preliminarmente, i
“macroprocessi” in qualche modo caratterizzanti la
“mission” della struttura presa in esame e che costituiscono i
macroinsiemi di attività, tra loro interrelate, finalizzate alla
realizzazione di un risultato definito e misurabile (il
prodotto/servizio).
11.
La scomposizione funzionale
Partendo dalla definizione adottata, centrata sul
"prodotto/servizio" che va verso il cliente esterno, si è
deciso, quale prima via per individuare i macroprocessi, di
partire dai principali prodotti/servizi forniti (rilascio titoli di
studio, informazione ed orientamento, ecc.) e di aggregare
progressivamente attorno ad essi tutte le attività loro
correlate.
A tali macroprocessi si è poi applicato il principio di
“scomposizione funzionale”, individuando, per ciascun
macroprocesso, a livelli di dettaglio progressivamente sempre
maggiori
i processi,
i sottoprocessi,
le attività correlate.
12.
Il data base
Per descrivere e gestire, in maniera dinamica e decentrata, queste
informazioni è stato creato un data base nel quale è possibile
visualizzare ed operare nell’ambito dei macroprocessi e delle successive
scomposizioni, fino all’ultimo livello delle attività
13.
Il data base
14.
Il data base
15.
Il data base
16.
Le applicazioni attuali e future
Attualmente, risulta completa la rilevazione dei processi:
degli Uffici di Staff.
 della quasi totalità delle Sezioni dell’Amm.ne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando, assieme al tt. 4 “per il
coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di
spesa autonomi” la mappatura dei processi dei Dipartimenti
17.
Le applicazioni attuali e future
La rilevazione dei processi effettuata è in grado già ora di dare risposta
ad alcune pressanti esigenze:
 implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
 Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura
(trasparenza)
 Rilevazione e raccolta dei dati – privacy necessari alla redazione del
Documento Programmatico sulla sicurezza (D.lvo 196/2003)
18.
Le applicazioni attuali e future
Il prossimo obiettivo: la rilevazione dei processi interfunzionali
(trasversali)
Obiettivo finale:
il Business Process Reengineering (BPR)
ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali.
Per
-semplificazione del processo
- automazione (laddove possibile)
- eliminazione delle attività inutili.
collegamento con risultati della valutazione.
Grazie per l’attenzione!