Comune di REGGIO EMILIA
SERVIZIO FINANZIARIO
L’ ORDINATIVO INFORMATICO
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Il quadro normativo
Obiettivi
Atti preliminari
I rapporti con il Tesoriere
L’ operatività
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La terminologia
Il
mandato informatico è una disposizione di
pagamento emessa in forma elettronica
autenticata dalla firma digitale e dotata di validità
legale.
La
firma digitale sostituisce la tradizionale
firma apposta sulla carta. La sua funzione è
quella di attestare la validità e la paternità del
documento.
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Tutto il personale che opera sugli ordinativi è dotato di
smart card che è un dispositivo dotato di un processore che
contiene una chiave pubblica e una chiave privata ai fini della
sicurezza della firma
la chiave pubblica è la componente della coppia di chiavi
riconosciuta all’esterno con la quale il Tesoriere verifica la
firma digitale del titolare.
la chiave privata è la componente della coppia di chiavi
conservata solo all’interno del dispositivo del soggetto
titolare, mediante la quale si appone la firma digitale sul
documento informatico.
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Il titolare della smart card viene riconosciuto dal
sistema mediante il certificato digitale che contiene
l'identificativo del soggetto, la sua chiave pubblica e
la validità temporale del certificato stesso. Il legame
tra la persona fisica e la firma è garantito dall’
Autorità di Certificazione autorizzata.

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Principali norme di riferimento
Dpr 20-apr-94, n.367 “Regolamento recante
semplificazione e accelerazione delle procedure
di spesa e contabili”
Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei
relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche
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
DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione
amministrativa

Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme
elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato
G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per
l’utilizzo della firma digitale

Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione
del mandato informatico: Standard comportamentali per
l’interoperabilità dei soggetti coinvolti
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Art.1 comma 80 Legge Finanziaria 2005
modifica l’articolo 213 del Tuel, prevedendo la possibilità di
usare gli ordinativi di pagamento e di riscossione informatici
in sostituzione di quelli cartacei;
prevede inoltre che la convenzione di tesoreria possa prevedere
la possibilità che, oltre ai pagamenti allo sportello, vengano
utilizzate anche le modalità offerte dai servizi elettronici di
incasso e di pagamento interbancari
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Condizioni favorevoli:
 decisione condivisa dei due soggetti interessati
Comune e Tesoriere
 infrastruttura tecnologica adeguata
 Team di progetto formato da persone fortemente
orientate al cambiamento (informatici, servizio
finanziario, addetti al servizio di Tesoreria )
 semplicità di struttura del Documento informatico
e della procedura di gestione

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Le criticità
Abitudini consolidate degli utenti e resistenze al
cambiamento organizzativo
eliminazione totale del supporto cartaceo e
sensazione di insicurezza nei controlli
Impatto organizzativo trasversale all’intero servizio
Archiviazione documenti allegati agli ordinativi
Conciliazione della esigenza di trasmettere al
Tesoriere allegati cartacei al documento informatico
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OBIETTIVI
– Migliorare l’efficienza della gestione eliminando la gestione di
documenti cartacei e le procedure connesse alla loro
trasmissione tra Comune e Tesoriere
– Accelerare i pagamenti e le riscossioni
– Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e
riduzione degli errori nella formazione del mandato
– Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e
implementazione automatica della situazione degli ordinativi,
giornale di cassa costantemente in linea
– Conservazione documentale e consultazione storica interattiva
dell’iter di ciascun mandato
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ATTI PRELIMINARI
Obiettivo di Peg e attivazione gruppo di progetto per lo
studio di fattibilità
Ricerca di mercato della soluzione tecnologica da adottare
Modifica regolamento di contabilità per introdurre le
disposizioni per l’emissione di ordinativi informatici
Affidamento a società esterna delle procedure connesse alla
gestione del mandato informatico e al servizio di archiviazione
dei documenti tramite espletamento di gara pubblica
Capitolato di gara per l’affidamento del servizio di tesoreria
con precise specifiche tecniche per la gestione degli ordinativi
informatici
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Atti preliminari

Clausole specifiche da inserire nel contratto di tesoreria

registrazione del personale per il rilascio delle smart
cards per la firma digitale tramite Società autorizzata a
svolgere la funzione di Ufficio di certificazione

Definizione di tutti gli aspetti organizzativi,
procedurali,informatici tra Comune e Tesoriere e
sottoscrizione del protocollo d’interscambio per
l’esecuzione degli ordinativi informatici
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Procedure
Acquisizione sistema di interscambio dati da e per
la procedura contabile gestionale del Comune
 Creazione del sistema che consenta l’ interscambio
con la procedura contabile del Tesoriere
Sistema di sicurezza per l’attivazione e l’utilizzo
della firma digitale per la sottoscrizione dei
documenti informatici
Modifiche alla procedura contabile dell’Ente per
una migliore funzionalità dei sistemi
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Funzionalità della procedura
 acquisizione dei mandati di pagamento dal
gestionale dell’Ente e conversione in un formato
standardizzato
visualizzazione dei mandati con dettaglio di tutte le
informazioni immesse nel gestionale
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 selezione
dei mandati da esaminare per il visto e per la
firma con opzioni diverse (per operatore,per addetto al
controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.)
 Possibilità
di sospendere, bloccare, annullare i mandati in
ciascuna fase del controllo e restituzione al sistema
contabile
 Inclusione di più mandati in un pacchetto per la firma
digitale,firma dell’intero pacchetto di mandati e inoltro al
tesoriere
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La comunicazione col Tesoriere

Poiché il mandato informatico non è solo l’invio di un
flusso con l’utilizzo della firma digitale, ma è un
insieme di regole che impegnano i due soggetti
interessati a operare in forme predeterminate in tutti
i rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla
gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche
tecniche degli scambi, tempi e modalità del rispettivo
operare
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Il protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere
regola i rapporti e stabilisce:
 la natura dei messaggi che vengono scambiati e
come devono essere strutturati
 a quale trattamento devono essere sottoposti
come viene garantita la sicurezza
come viene monitorato il flusso e come intervenire a
fronte di problemi
i tempi di invio e i tempi e le modalità di risposta
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la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non
singolarmente
i messaggi obbligatori ed opzionali (note di
evidenza,bollo,commissioni )
La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco,
l’annullo,la rettifica e la sostituzione
la gestione delle anomalie
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La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta
ricezione, di non corretta ricezione che si sostanziano:
•
nella ricevuta di servizio sul flusso trasmesso
•
nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del
singolo pagamento
le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e
confidenzialità)
i controlli formali e di merito
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L’0PERATIVITA’ IN CORSO DI ESERCIZIO

Chiusura straordinaria di cassa con commutazione in assegni
di tutti i mandati non pagati

Verifica straordinaria di cassa del collegio dei revisori

Riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni
degli operatori

Definizione di manuale operativo per la gestione delle
criticità: modalità inserimento fornitori nell’anagrafica,
procedure di annullo, blocco ecc.,casistiche particolari di
gestione campo note ecc.

Modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei
firmatari
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PROBLEMATICHE AFFRONTATE
 REVISIONE ANAGRAFICA FORNITORI
DEBITORI
 GESTIONE
E
BOLLO
 GESTIONE
COMMISSIONI BANCARIE
MODALITA’ DI PAGAMENTO CON GIROFONDI
 EMISSIONE
MANDATI PLURIMI
 MANDATI A COPERTURA
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PROBLEMATICHE AFFRONTATE
 GESTIONE
CAUSALE
 GESTIONE
CAMPO NOTE
 CESSIONE
DI CREDITO E DELEGA AL
PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL
BENEFICIARIO)
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LA REVERSALE INFORMATICA
TEMPI DI ATTIVAZIONE: operativa dal gennaio
2005
Gruppo di lavoro per le problematiche specifiche
delle reversali
Impostazione analoga al mandato
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CARATTERISTICHE DELLA
REVERSALE INFORMATICA
 REVERSALE A COPERTURA:
specifico codice
 REVERSALE ASSOCIATA A
identificata con altro codice
identificata con
MANDATO :
 trasmessa
al tesoriere anticipatamente o almeno
contestualmente ai mandati ai quali è associata
Il controllo è posto sul mandato che non ne permette la
firma se la reversale ad esso associata non è già stata
firmata e trasmessa
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