La PEC nel settore bancario:
i risultati del GdL ABI Lab
Silvia Attanasio
Ricerca - Coordinamento Studi e Metodologie, ABI Lab
Roma, 12 maggio 2005
Agenda
• La Posta Elettronica Certificata in banca
• Il gruppo di lavoro interbancario
• L’analisi costi benefici
• Le conclusioni
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Le esigenze delle imprese bancarie
L’attività bancaria è caratterizzata da un’alta densità di documenti cartacei,
per cui l’esigenza di dematerializzare i flussi cartacei è da sempre molto
sentita.
Prendendo ad esempio una banca medio grande, ecco la dimensione del
problema:
 Conti Correnti produzione di circa 85 milioni di fogli/anno che
rappresentano il 47% del totale
 Fidi 11 milioni di fogli/anno (6% del totale)
 Servizi Vari 43 milioni di fogli/anno (24% del totale)
 180 milioni di fogli/anno la produzione totale
L’obiettivo di ridurre gli invii di documenti
cartacei e la conseguente archiviazione è
sicuramente rilevante per le imprese
bancarie, ma è talvolta visto come un “mito”
difficile da raggiungere, vista la complessità
delle soluzioni abilitanti.
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La PEC applicata ai processi bancari
La posta elettronica certificata può essere utilizzata a supporto di diversi
processi della banca, soprattutto diverse tipologie di comunicazione.
Essendo un canale end-to-end, a seconda del tipo di comunicazione che si
vuole spostare in elettronico, dovranno essere abilitati all’utilizzo della PEC
diverse tipologie di utenti.
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Agenda
• La Posta Elettronica Certificata in banca
• Il gruppo di lavoro interbancario
• L’analisi costi benefici
• Le conclusioni
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Il Gruppo di Lavoro
Allo scopo di approfondire le opportunità di utilizzo della posta elettronica certificata in
ambito bancario, l’ABI ha costituito un apposito gruppo di lavoro.
Le attività del GdL sono state così articolate:
• esame del quadro di riferimento (normativa, soluzioni esistenti…);
• avvio di cantieri di sperimentazione presso banche pilota con il supporto dei partner
tecnologici di ABI Lab, per verificare sul campo le reali opportunità offerte dalla PEC e
le sue effettive complessità di gestione ed utilizzo;
• analisi delle comunicazioni potenzialmente riconducibili al canale della PEC, con lo
scopo di comprendere i benefici estraibili dall’utilizzo della tecnologia.
Le banche
I partner tecnologici
Le Istituzioni
Ha partecipato
inoltre ai lavori il
Centro Nazionale
per l’Informatica
nella Pubblica
Amministrazione
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Le attività svolte
 Esame del quadro di riferimento (normativa, soluzioni esistenti…)
collaborazione con il CNIPA
collaborazione con i partner tecnologici
 Analisi dei possibili ambiti di applicazione della PEC
comunicazioni interne (circolari, comunicazioni del personale…)
comunicazioni alla clientela (estratti conto, contabili…)
comunicazioni verso altri soggetti esterni (notai…)
 Avvio di cantieri di sperimentazione su diversi ambiti per:
verificare le complessità di gestione e utilizzo della PEC
verificare sul campo i costi e i benefici derivanti dall’introduzione della PEC
 Condivisione di quanto emerso dalle sperimentazioni
analisi delle problematiche e delle necessità legate ai processi di comunicazione
definizione della soluzione più indicata rispetto alla situazione architetturale
analisi costi/benefici a valle dell’implementazione della PEC
 Eventi di presentazione degli obiettivi e dei risultati conseguiti
Workshop ABI Lab 13-14 novembre 2003
“La conoscenza in banca - Creazione, Condivisione, Comunicazione”
Forum ABI Lab 2-3 dicembre 2004
“La posta elettronica certificata”
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Utilizzo della PEC con altri strumenti
La posta elettronica certificata può essere utilizzata in diversi contesti, intervenendo su
diversi processi di invio di comunicazioni, all’interno o all’esterno della banca. In relazione
all’esigenza cui questo strumento vuole rispondere, è possibile ipotizzare di affiancare
alla PEC altri strumenti, il cui uso congiunto soddisfi le specifiche esigenze: firma
digitale del documento da parte del mittente, cifratura del messaggio, modalità più
sofisticate di autenticazione degli utenti.
Potenzialmente non più
Riservatezza
Cifratura del
messaggio
necessario in relazione
all’evoluzione delle regole
tecniche
Ricevute aggiuntive
es. avvenuta lettura
mittente
destinatario
Documento
informatico
Indice gestori
PEC
Validità del
documento
Firma digitale
Ricevuta di
accettazione
Ricevuta di
consegna
Provider del
mittente
Attenzione: non è necessario
disporre di tali strumenti per
realizzare un sistema PEC
conforme alla normativa.
Internet
•
Ricevuta di
presa in carico
Provider del
destinatario
Autenticazione utenti
Da login e pw a strong
authentication
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I driver di utilizzo della PEC
Attraverso un’analisi preliminare,
è stato possibile esaminare i
principali fattori trainanti verso
l’adozione della posta elettronica
certificata. L’analisi ha permesso
di rilevare un forte accordo nel
sostenere l’opportunità di utilizzo
del canale elettronico per diverse
tipologie di comunicazione.
È importante sottolineare che l’obiettivo complessivo è digitalizzare l’intero processo
all’interno del quale si inserisce la PEC.
I driver maggiormente sentiti sono:
• Eliminazione/riduzione dei flussi cartacei e dei costi connessi,
• Certezza dell’invio e della ricezione,
• Maggiore efficienza e rapidità nella comunicazione fra uffici e filiali,
• Miglioramento di archiviazione e gestione delle ricerche,
• Miglior gestione del protocollo in entrata e in uscita.
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L’avvio delle sperimentazioni
Per poter valutare le reali opportunità estraibili dall’utilizzo di questo nuovo strumento, il
GdL ha ritenuto necessario procedere, in collaborazione con i partner tecnologici di ABI
Lab partecipanti ai lavori, a delle sperimentazioni, in considerazione della immaturità
della tecnologia.
L’obiettivo dei cantieri di sperimentazione era duplice:
 verificare le complessità di gestione e utilizzo della PEC;
 verificare sul campo i costi e i benefici derivanti dall’introduzione della PEC.
Per conseguire il primo obiettivo, sono state installate due diverse soluzioni di PEC
presso due banche test, che ne hanno valutato la complessità di introduzione e
integrazione con i rispettivi sistemi.
Per realizzare il secondo obiettivo, è stato necessario individuare delle comunicazioni
pilota e svolgere un’analisi organizzativa finalizzata a comprendere gli impatti
dell’introduzione della PEC in processi specifici. Tale attività è stata svolta dal gruppo di
lavoro nel suo complesso.
- 10 -
I cantieri di sperimentazione
Nell’ambito del gruppo di lavoro, sono stati dunque attivati due cantieri di
sperimentazione:
• presso Banche Popolari Unite, in collaborazione con Critical Path;
• presso il Consorzio Operativo del Gruppo Monte dei Paschi di Siena, in collaborazione
con Microsoft.
Banche Popolari
Unite
Consorzio
Operativo MPS
I due cantieri sono stati
focalizzati, il primo, sulla
comunicazione interna alla
banca e, il secondo, sulla
comunicazione con soggetti
esterni.
In ognuno dei cantieri, il focus principale è sul trasferimento al canale
elettronico di una specifica tipologia di comunicazione, ma si mira a
comprendere tutti gli ambiti in cui la PEC può produrre valore per la banca.
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Indice
• La Posta Elettronica Certificata
• Gli elementi base della PEC
• La PEC in banca
• L’analisi costi benefici
• Le conclusioni
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Analisi costi/benefici
A valle della sperimentazione “tecnica” delle soluzioni, si è reso necessario testare il
funzionamento e l’utilità della PEC all’interno di processi-pilota. Il gruppo di lavoro ha
svolto quindi un’analisi costi/benefici.
COSTI
• tempo di implementazione
Valutazioni
economiche
• dotazioni tecniche
necessarie
• impegno risorse della banca
• impegno risorse esterne
• costo della soluzione
Valutazioni
qualitative
BENEFICI
• analisi del processo pilota
prima e dopo l’introduzione
della PEC
• misurazione, ex ante ed ex
post, di indicatori correlati alla
necessità che si intendeva
soddisfare (es. tempi, costi…)
• facilità di utilizzo da parte
dei dipendenti / soggetti
esterni alla banca
• migliore circolazione delle
informazioni relative alla
normativa
• opportunità di dotare di una
caselle di PEC un numero di
utenti adeguato al processo
da supportare
• miglioramento dei processi
legati alla gestione del
personale
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I costi
Le componenti che determinano il costo effettivo
Il costo della soluzione è stato valutato mediando i valori forniti dai partner tecnologici,
tentando di ricondurre le specifiche politiche di pricing a un dato confrontabile e quindi
aggregabile. Poiché però il costo effettivo della soluzione dipende fortemente da
componenti legate alle situazioni specifiche, sono stati individuate le variabili più
rilevanti che influiscono sul costo definitivo della soluzione.
I principali driver che guidano la determinazione dei diversi prezzi sono:
• l’installazione del sistema di posta elettronica certificata all’interno di un ambiente
fortemente integrabile, ovvero già dotato di soluzioni dello stesso partner tecnologico:

la posta elettronica certificata è talvolta un addendum del sistema di posta
elettronica;
• il numero di caselle di PEC installate:

anche se la definizione del prezzo in base al numero di caselle non è un pricing
diffuso, si sottolinea che in questo caso il prezzo cresce molto meno che
proporzionalmente rispetto alle caselle;
• l’installazione della soluzione vs. l’erogazione del servizio.
La valutazione complessiva della componente costi non deve tralasciare la
quantificazione di quelli legati agli impatti dell’implementazione della PEC
nell’organizzazione della banca.
- 14 -
I costi
La misurazione dei costi lato banca
La valutazione complessiva della componente costi non deve tralasciare la quantificazione
di quelli legati agli impatti dell’implementazione della PEC nell’organizzazione della
banca. Naturalmente, quanto più avanzato è il processo di digitalizzazione della gestione
delle comunicazioni all’interno della banca (es. i documenti già nascono in elettronico),
tanto meno onerosa sarà l’introduzione della PEC.
Alcuni di questi costi sono dati dalla ridefinizione di alcuni processi; altri, invece, sono legati
all’introduzione vera e propria della PEC nei pc dei dipendenti abilitati e alla loro
formazione e assistenza all’utilizzo di questo strumento. Questi costi sono quindi
individuabili in ragione del numero di utenti abilitati.
In quest’ambito, alcune possibili voci di costo sono:
ESEMPLIFICATIVO
• il costo di installazione della PEC presso le postazioni abilitate,
• il costo della formazione specifica sulla PEC (es. redazione di un manuale,
formazione in aula…),
• il costo dell’assistenza tecnica relativa alla PEC,
• il costo di archiviazione dei messaggi,
• ...
INDICATORE
Tempo x n. utenti x costo
VALORIZZAZIONE
€….
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Analisi costi/benefici
Per completare l’analisi costi/benefici, si è quindi proceduto alla valutazione della
componente positiva, con la consapevolezza che tale valutazione è strettamente legata al
contesto della singola banca. Pertanto, le conclusioni tratte dal gruppo di lavoro, per
quanto condivise da otto banche diverse, non sono estendibili tout court a qualsiasi realtà.
COSTI
• tempo di implementazione
Valutazioni
economiche
• dotazioni tecniche
necessarie
• impegno risorse della banca
• impegno risorse esterne
• costo della soluzione
Valutazioni
qualitative
BENEFICI
• analisi del processo pilota
prima e dopo l’introduzione
della PEC
• misurazione, ex ante ed ex
post, di indicatori correlati alla
necessità che si intendeva
soddisfare (es. tempi, costi…)
• facilità di utilizzo da parte
dei dipendenti / soggetti
esterni alla banca
• migliore circolazione delle
informazioni relative alla
normativa
• opportunità di dotare di una
caselle di PEC un numero di
utenti adeguato al processo
da supportare
• miglioramento dei processi
legati alla gestione del
personale
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I benefici
La misurazione dei benefici
Nel valutare la componente benefici, è stato necessario individuare un set di
comunicazioni potenzialmente di interesse e svolgere, per ciascuna di esse, un’analisi
organizzativa dei benefici estraibili dall’utilizzo della PEC in tali ambiti.
Per dare una valenza il più possibile estesa alle valutazioni del gruppo di lavoro, si è
scelto di procedere in due fasi:
• analisi delle comunicazioni individuate presso una singola banca;
• condivisione ed eventuale revisione dei risultati alla luce delle esperienze di tutte le
banche componenti il GdL.
Disponendo quindi di un’analisi condivisa delle principali caratteristiche relative alle
comunicazioni oggetto dell’analisi, il GdL ha potuto procedere alla valutazione, sia pure
qualitativa, dell’opportunità di utilizzo della PEC a supporto delle specifiche
comunicazioni. Per ciascuna di esse sono stati valutati i benefici estraibili e la
complessità organizzativa di implementazione.
A
CL1
CL2
IN2
ES1
BENEFICI
ES2
M
IS8
IN4a
IS2
IS5
I risultati di questa analisi, sintetizzati nel seguito, sono
consultabili nel documento di dettaglio presente su abilab.it.
CL3
IS4
IS7
IN3
IN4b
IN4c
IS3
IS1
IN1
B
A
M
COMPLESSITÀ DI IMPLEMENTAZIONE
B
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Indice
• La Posta Elettronica Certificata
• Gli elementi base della PEC
• La PEC in banca
• L’analisi costi benefici
• Le conclusioni
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Conclusioni dell’analisi
In linea generale, l’attività del gruppo di lavoro ha dato i seguenti risultati:
• la posta elettronica certificata è lo strumento che può abilitare
l’invio di comunicazioni, con particolari requisiti di certezza
dell’invio e della consegna, in elettronico;
• è importante sottolineare che la PEC costituisce un tassello di
un più ampio processo di digitalizzazione delle comunicazioni in
generale, che richiede l’introduzione di una serie di strumenti in
grado di abilitare la diffusione delle comunicazioni elettroniche
nel loro complesso: generazione dei documenti in elettronico,
sistemi di archiviazione, eventuale firma dei documenti…;
• in linea generale, le comunicazioni che appaiono come le più
indicate ad essere inviate tramite PEC sono quelle destinate a
insiemi ristretti di destinatari facilmente identificabili.
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