Release
Manuale
5.20
Operativo
SHOP
Gestione Vendite al banco per Negozi
SHOP si basa sulla struttura standard del programma, dando la possibilità all’utente di
sfruttare le potenzialità offerte dal gestionale per aziende comprensivo di procedura
contabile integrata; questa particolarità permette al negozio di soddisfare le future
evoluzioni senza porre limiti all’architettura del sistema. Il modulo è integrabile, in
particolare, a MODA SCHOP (“taglie e colori”) per risolvere i problemi dei negozi di
abbigliamento, che trattano prodotti a variante e taglie.
Il prodotto stesso viene rilasciato in una versione base che soddisfa le esigenze standard del
punto vendita monocassa, ma fa parte di un progetto completo disegnato per coprire le
varie tipologie di vendita.
Nell’attuale release, il modulo vendita al banco plus è rivolto alla tipologia di negozi dotati di
una o più postazioni cassa della stessa tipologia ( registratori di cassa che utilizzano lo
stesso driver) che non necessitano l’interscambio di informazioni verso l’esterno (catena o
sede centrale). Nel caso di collegamento del negozio attraverso terminal server con il
sistema centrale, sarà possibile gestire contemporaneamente anche più negozi.
A scopo informativo nelle appendici, A e B vengono descritti gli scenari delle possibili realtà
che verranno trattate in versioni successive.
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
INTRODUZIONE ................................................................................................................. 5
1.1
1.2
1.3
Differenze rispetto al modulo vendita al banco standard. .............................................. 5
Caratteristiche tecniche ................................................................................................ 6
Note tecniche per l’installazione ................................................................................... 6
1.3.1
1.3.2
1.3.3
2
CONFIGURAZIONE PARAMETRI DI BASE ....................................................................... 9
2.1
2.2
Collegamento del registratore di cassa ......................................................................... 9
Lettore codici a barre .................................................................................................. 10
2.2.1
3
Tabelle per la gestione Negozi ................................................................................... 13
3.1.1
3.1.2
3.2
3.3
Causale per scontrino di vendita ................................................................................. 15
Causale per scontrino di reso ..................................................................................... 16
Protocolli per documenti scontrino .............................................................................. 17
Documenti di vendita .................................................................................................. 18
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
Scontrino di vendita ..................................................................................................... 18
Scontrino di reso ......................................................................................................... 18
Fattura immediata ....................................................................................................... 19
Nota di accredito ......................................................................................................... 19
ANAGRAFICA ARTICOLI ................................................................................................. 20
4.1
Codice a barre ............................................................................................................ 22
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.3
4.4
Definizione dei tipi di codice a barre ........................................................................... 22
Assegnazione del codice a barre all’articolo ( articolo standard) ............................... 23
Codici aggiuntivi su taglie ( articolo con taglie ) .......................................................... 24
Definizione Disegno Etichette ( Articoli standard ) ...................................................... 25
Definizione Disegno Etichette ( Articoli con taglie ) .................................................... 29
4.3.1
4.3.2
Codice della taglia ....................................................................................................... 30
Prezzo di vendita ......................................................................................................... 31
Stampa Etichette ........................................................................................................ 32
4.4.1
4.4.2
Stampa etichette articoli aggiornati ............................................................................. 33
Articoli con taglie ......................................................................................................... 34
ANAGRAFICA NEGOZIO ................................................................................................. 35
5.1
5.2
5.3
5.4
6
Tabella Carte di Credito .............................................................................................. 13
Tabella Spese ............................................................................................................. 14
Causali di magazzino ................................................................................................. 15
3.2.1
3.2.2
3.2.3
5
Impostazione del lettore codice a barre ...................................................................... 11
TABELLE, DOCUMENTI E CAUSALI .............................................................................. 13
3.1
4
Modifiche al file di configurazione .ini ............................................................................ 6
Licenza d’uso ................................................................................................................ 7
Configurazione del menu .............................................................................................. 8
Codice deposito .......................................................................................................... 35
Codice cliente ............................................................................................................. 36
Codifica del negozio ................................................................................................... 37
Gestione Cliente / Negozio ......................................................................................... 48
TIPOLOGIA DI SCONTRINI E PRINCIPALI FUNZIONALITÀ .......................................... 49
6.1
Emissione di uno scontrino ......................................................................................... 49
6.1.1
6.1.2
Scontrino di vendita ..................................................................................................... 49
Scontrino di reso ......................................................................................................... 49
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi -
6.2
Variazione/Cancellazione di uno scontrino ................................................................. 50
6.2.1
6.2.2
7
Sostituzione di una riga con codice articolo asterisco. ............................................... 50
Eliminazione di uno scontrino ..................................................................................... 50
DESCRIZIONE OPERATIVA FUNZIONE VENDITA AL BANCO ..................................... 51
7.1
Inserimento di scontrino.............................................................................................. 52
7.1.1
7.1.1.1
7.1.2
7.1.2.1
7.1.3
7.1.3.1
7.1.3.2
7.1.3.3
7.1.4
7.1.5
7.1.6
7.2
7.3
Impostazione manuale del codice articolo .................................................................. 64
Lettura di un codice a barre taglie ............................................................................... 65
Gestione delle matricole ............................................................................................. 66
7.4.1
7.4.2
7.5
Cancellazione dello scontrino ..................................................................................... 63
Variazione dello scontrino ........................................................................................... 63
Visualizzazione dello scontrino ................................................................................... 63
Vendita di prodotti gestiti a taglie ................................................................................ 64
7.3.1
7.3.2
7.4
Testata......................................................................................................................... 52
Tool bar ....................................................................................................................... 54
Corpo ........................................................................................................................... 55
Variazione quantità e prezzo barcode (tasti F9 e F7) ................................................ 56
Piede ........................................................................................................................... 58
Totali ............................................................................................................................ 58
Modalità di pagamento ................................................................................................ 59
Lettura da File di Testo................................................................................................ 59
Chiusura dello scontrino .............................................................................................. 60
Ristampa dello scontrino fiscale .................................................................................. 61
Stampa diretta dettaglio scontrino ............................................................................... 62
Variazione di uno scontrino ........................................................................................ 63
7.2.1
7.2.2
7.2.3
Parametri di base ........................................................................................................ 66
Transazione di vendita ................................................................................................ 67
Operazioni e automatismi durante la vendita al banco ................................................ 69
7.5.1.1
7.5.1.2
7.5.1.3
7.5.1.4
7.5.1.5
7.5.1.6
7.5.1.7
7.5.1.8
7.5.1.9
7.5.1.10
8
3
Gestione Cliente/Negozio e dati contabili del cliente .................................................. 69
Visualizzazione dei movimenti Cliente ........................................................................ 70
Ricerca Dati Articoli ..................................................................................................... 71
Ricerca articoli con immagine ..................................................................................... 72
Vendita con Carta di credito ........................................................................................ 76
Gestione Acconti ......................................................................................................... 77
Stampa non fiscale del dettaglio Scontrino ................................................................. 80
Addebito di Spese e Servizi ........................................................................................ 81
Note di vendita in fattura ............................................................................................. 83
Emissione fatture da scontrini anche con Prezzi con iva .......................................... 85
FATTURAZIONE DA VENDITA AL BANCO .................................................................... 89
8.1 Modulistica ................................................................................................................. 89
8.2 Fatturazione clienti con pagamenti che prevedono spese bancarie ............................ 89
8.3 Raggruppamento scontrini in fattura ........................................................................... 90
9 GESTIONE DEL CREDITO A CLIENTE ........................................................................... 91
9.1
9.2
9.3
Vendita a credito......................................................................................................... 91
Saldo del credito ......................................................................................................... 92
Omaggi con valore ..................................................................................................... 94
GESTIONE DEL BUONO MERCE ............................................................................. 95
10.1
10.2
10.3
Caricamento Buoni da ‘Gestione Buono Prepagato’ ..................................... 97
Generazione Buono nello scontrino di vendita e di reso................................ 99
Recupero del buono all’interno di una vendita ............................................ 101
APPENDICE A ( SCENARI ORGANIZZATIVI ) ....................................................... 104
10
11
4 – Manuale Operativo
11.1
Architettura del punto cassa ....................................................................... 104
11.1.1
11.1.2
12
Food .......................................................................................................................... 104
Non Food ................................................................................................................... 105
APPENDICE B ( CATENA DI NEGOZI ) .................................................................. 107
12.1.1
12.1.2
12.1.3
12.1.3.1
12.1.3.2
12.1.4
12.1.4.1
12.1.5
Modalità di collegamento ed architettura della catena .............................................. 107
Catena chiusa base con database di sede ............................................................... 108
Catena chiusa base con database negozio .............................................................. 108
Operazioni gestite da sede ...................................................................................... 108
Operazioni gestite dal negozio ................................................................................ 108
Catena chiusa evoluta con database negozio .......................................................... 109
Circolarità informazioni ............................................................................................ 109
Liste di distribuzione .................................................................................................. 109
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi -
5
1 Introduzione
Il presente manuale descrive le funzionalità offerte dal modulo aggiuntivo Vendita al banco Plus
che gestisce le problematiche relative alle attività di vendita al dettaglio.
Oltre a descrivere il significato delle funzioni, il manuale fornisce un valido strumento per
pianificare le attività da svolgere per configurare l’intera applicazione gestionale in modo tale di
avviare correttamente la procedura. Vengono elencati i requisiti necessari e descritto il flusso
operativo da seguire per configurare le tabelle di base ed i parametri della procedura.
Nei punti in cui esistono delle differenze rispetto al modulo standard, verranno riportate le note
da seguire in alternativa o in aggiunta.
1.1
Differenze rispetto al modulo vendita al banco standard.
La nuova versione non costituisce un normale aggiornamento dei programmi esistenti ma può
essere considerata una nuova procedura in quanto la logica di base e le modalità di operazione
per l’utente sono completamente differenti. I principali punti di scostamento tra le due procedure
sono rappresati da:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Creazione della tabella negozio. Ora il negozio è viene riconosciuto con una propria identità
per cui non coincide più con l’anagrafica del magazzino.
Nella tabella negozio vengono memorizzati i parametri di base relativi a documenti ,
magazzini e listini in modo tale di evitare da parte dell’utente la digitazione di dati ripetitivi
eliminando inoltre la possibilità di errori.
Nella maschera di vendita al banco è possibile emettere direttamente i documenti fattura e
nota di credito utilizzando quindi la stessa maschera per gestire tutti i documenti fiscali
prodotti dal negozio ; i documenti scontrino e fattura risultano collegati per cui annullando lo
scontrino verrà cancellata anche la fattura.
E’ possibile inserire degli scontrini di solo reso che movimentano il magazzino ma che non
possono essere inviati al registratore di cassa.
Se in uno scontrino vengono utilizzate righe che con codice temporaneo ( codice * ) è
possibile variare lo scontrino sostituendo il codice * con il vero codice articolo movimentato
in modo tale di aggiornare correttamente il magazzino.
La lettura del codice a barre avviene all’interno della griglia scontrino nella colonna codice
articolo evitando quindi di aprire la finestra dedicata alla interpretazione del codice ; in
questo modo è possibile indicare indifferentemente il codice a barre oppure il codice
articolo.
Al termine dello scontrino è possibile indicare uno sconto finale espresso in percentuale ed
un ulteriore arrotondamento espresso in valore.
E’ possibile gestire il versamento degli acconti e il successivo recupero al ritiro della merce.
In caso di reso dei prodotti è possibile emettere buoni merce da utilizzare in successivi
acquisti.
Ora è possibile chiudere uno scontrino a credito o parzialmente a credito indicando
esattamente l’importo pagato dal cliente; indicando un importo superiore al totale dello
scontrino viene invece calcolato il resto.
I clienti privati che rappresentato la maggior parte della clientela possono essere codificati
ed associati alla vendita in modo semplice tramite scheda fedeltà in modo tale di poter
conoscere i dati statistici di vendita.
6 – Manuale Operativo
1.2
Caratteristiche tecniche
Il modulo Vendita al banco Plus può essere installato come modulo aggiuntivo del pacchetto
gestionale, e può operare sia con database Access che con SQL nelle versioni SQL2000 e
MSDE.
Sono previste le seguenti versioni che necessitano della rispettiva licenza d’uso :
•
Vendita al banco standard: permette la registrazione degli scontrini di vendita e la stampa
dello scontrino fiscale su registratore di cassa passivo. Richiede la licenza VEND_BANC3 e
la parte relativa al modulo magazzino base.
•
Vendita al banco con fatturazione: oltre alle funzioni offerte alla versione standard
permette la stampa automatica della fattura. Richiede la licenza VEND_BANC4 e la parte
relativa ai moduli magazzino e vendite base.
Per abilitare la gestione degli articoli con taglie e colori è necessaria la licenza d’uso TAGLIE.
Per gestire le funzionalità relative all’utilizzo dei codici a barre (lettura del codice e stampa delle
etichette) è necessario disporre della licenza BAR_CODE; nella maschera di vendita al banco è
possibile utilizzare solo lettori di codici a barre in emulazione tastiera.
Tutte le stampe di cui è fornita la procedura sono state realizzate con Seagate Crystal Report
versione 8.0 (la modulistica della fattura deve essere generata tramite la procedura di disegno
moduli di stampa all’interno del prodotto standard).
1.3
Note tecniche per l’installazione
1.3.1 Modifiche al file di configurazione .ini
In sede di installazione della procedura nel file di configurazione .ini viene inserito il nuovo
paragrafo Negozi che contiene le seguenti variabili :
[Negozi]
Sede=0
Negozio=1
( valorizzare sempre a zero in quanto non ancora gestito )
( es. se 1 è il codice del negozio caricato in anagrafica negozi )
Nel caso in cui il codice negozio è stato codificato con un codice diverso dal valore 1 è
necessario modificare manualmente il file di configurazione ed assegnare alla variabile negozi il
nuovo valore del codice .
La funzione di vendita al banco preleva il valore della variabile dal file di configurazione e
carica in automatico le impostazioni dell’anagrafica negozio corrispondente ; il codice negozio
verrà quindi inserito nell’archivio scontrini in modo tale di permettere l’aggregazione nella
installazione di sede.
Nel caso di più negozi collegati con terminal server ogni negozio dovrà essere definito con un
differente utente in modo tale di poter specificare nel relativo file di configurazione un differente
codice negozio.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi -
7
1.3.2 Licenza d’uso
La configurazione minima per l’avviamento di un negozio standard prevede la presenza delle
seguenti licenze :
MAGA_BASE
ETIC
VEND_BANC3
( gestione del magazzino )
( gestione e stampa delle etichette barcode )
( vendita al banco con sola emissione dello scontrino fiscale )
Nel caso di emissione fattura devono essere aggiunte le seguenti licenze:
VEND_BASE
VEND_BANC4
( gestione manuale documenti di vendita )
( fatturazione automatica da vendita al banco )
Infine nella configurazione per i negozi di abbigliamento deve essere presente in aggiunta ad
una delle due precedenti configurazioni la seguente licenza :
TAGLIE
*CUST
( gestione del magazzino e documenti di vendita con taglie)
( in quanto la verticalizzazione è gestita tramite la logica del *cust )
Componenti
Il modulo vendita al banco plus è costituito dalle seguenti DLL :
Kngvendbanc.dll
Kngdbupdvendbanc.dll
( contiene le funzioni )
( contiene gli aggiornamenti del database )
Nel caso di gestione Taglie devono essere aggiunti i seguenti componenti :
kingcust.dll
kngdbupdcust.dll
( contiene le funzioni )
( contiene gli aggiornamenti del database )
8 – Manuale Operativo
1.3.3 Configurazione del menu
Nella versione attuale il modulo Vendita al banco Plus è composto dalle seguenti funzioni :
•
•
•
•
•
•
Scontrino Fiscale Plus
Gestione buono prepagato
Recupero credito
Raggruppamento scontrini per fatturazione
Anagrafica negozi
Gestione cliente negozio
Sono disponibili inoltre le seguenti stampe :
•
•
•
Stampa cassa per data plus
Stampa cassa per commesso plus
Stampa cassa per negozio plus
Le funzioni sono accessibili dal menù Vendite e sottomenù Gestione vendita al banco plus
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi -
9
2 Configurazione parametri di base
2.1
Collegamento del registratore di cassa
La maschera di vendita al banco è predisposta per l’emissione contestuale dello scontrino
fiscale oppure per il solo aggiornamento degli archivi relativi ai documenti e del magazzino.
In sede di installazione è necessario specificare se il registratore di cassa deve essere
collegato alla procedura oppure se viene gestito in modo manuale dall’utente.
Per abilitare la funzionalità seguire il seguente percorso :
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
collegati
Parametri
Parametri Procedura – Dispositivi
Nel caso di registratore non collegato deve essere selezionata l’opzione :
0-Registratore di cassa assente.
Per abilitare il registratore di cassa è necessario selezionare l’opzione :
1- Registratore di cassa passivo; il registratore di cassa viene utilizzato unicamente nella
modalità di stampante fiscale.
L’opzione 2- Registratore di cassa attivo attualmente non viene gestita.
Il registratore di cassa viene pilotato da un driver che legge i parametri necessari per la
trasmissione da un file di configurazione.
Se è stata impostata l’opzione 1 viene richiesta la cartella in cui risiede il file di configurazione
per il registratore di cassa.
Di default vengono proposte le cartelle presenti nella sottocartella DriverEcr .
Il file di configurazione contiene inoltre il nome della DLL che contiene il driver (es.
kngsarema.dll per il registratore sarema e kngsweda.dll per il registratore sweda).
10 – Manuale Operativo
2.2
Lettore codici a barre
La funzione di vendita al banco utilizza esclusivamente lettori di codici a barre in emulazione
tastiera per cui a differenza delle altre funzioni standard del programma non è necessario
definirne a livello parametrico la configurazione.
Se il lettore del codice a barre viene utilizzato anche nei documenti standard (esempio bolla di
reso a fornitore) è necessario definire nei parametri della procedura alla voce dispositivi
collegati il tipo di lettore codici a barre.
NB. Nel caso di gestione Taglie nella versione attuale è possibile leggere i codici a barre dei
prodotti con taglia esclusivamente nella funzione di vendita al banco.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 11
2.2.1 Impostazione del lettore codice a barre
(solo per documenti diversi da vendita al banco)
Con il pulsante Aggiung i è possibile caricare un altro lettore. Viene richiesto il Nome da
associare al lettore ed il Tipo di lettore tra le seguenti scelte:
Emulazione tastiera, senza memoria
Porta seriale, senza memoria
Porta seriale, con memoria (in sviluppo)
Con il pulsante Elimina è possibile eliminare un lettore precedentemente caricato
Con il pulsante Chiudi si chiude la finestra di caricamento lettori
Premendo il pulsante Parametri viene aperta la seguente videata dove è possibile la
configurazione di un lettore di codici a barre.
A seconda del tipo di codice a barre, vengono richiesti i seguenti parametri che devono
corrispondere a quelli impostati sul lettore:
•
•
Tipo: viene riportato il tipo di lettore Barcode
Suffisso: carattere di fine codice
•
Non trasmettere il carattere di controllo: se attivato, l’ultimo carattere letto non è
trasmesso.
Test lettore: è possibile testare il lettore eseguendo una lettura del codice a barre che
viene visualizzato su questo campo.
Fine file (solo lettori con memoria): carattere di fine archivio
Controllo di flusso (solo lettori seriali): parametro di configurazione del dispositivo che
deve corrispondere a quello impostato sul lettore.
Velocità / Parità / Bit di dati / Bit di stop (solo lettori seriali):: parametri di
configurazione del dispositivo che devono corrispondere a quelli impostati sul lettore in
sintonia con quanto indicato dal manuale del lettore
•
•
•
•
12 – Manuale Operativo
Con il pulsante Imposta come predefinito si indica il lettore codice a barre predefinito
(default)
Nella cartella Punti d’utilizzo è possibile indicare su quale funzionalità si vuole la gestione
Barcode. Nella colonna procedure sono presenti le funzionalità e le causali di magazzino
caricate, sulle quali è possibile abilitare la gestione.
Sempre dalla cartella Parametri della procedura, è possibile indicare le procedure sulle quali
abilitare la gestione del codice a barre, con 3 modalità differenti: Lettore di Codice a Barre,
Stampa etichette, e Stampa Sovrappacchi.
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
Barre - Utilizzo:
Parametri
Parametri Procedura - Codici a
Ogni funzionalità può essere selezionata su determinate procedure, a seconda del suo effettivo
utilizzo. Le procedure sulle quali è possibile abilitare le 3 funzionalità sono l’anagrafica articoli, i
listini, il caricamento dei documenti di vendita, e le causali di magazzino.
Le funzionalità sono:
•
•
•
Lettore Codici a Barre: abilitando il flag, viene visualizzato, sulla singola procedura, il
pulsante Codici a Barre; questo pulsante lancia la funzione di lettura del codice a barre
dell’articolo. La funzionalità può essere abilitata sul caricamento di tutti i documenti di
vendita e sulle causali di magazzino.
Stampa Etichette: abilitando il flag, viene visualizzato il pulsante Stampa Etichette sulle
singole procedure. La funzionalità può essere abilitata sull’anagrafica articoli, sui listini, sul
caricamento di alcuni documenti di vendita, e sulle causali di magazzino.
Sovrappacchi: abilitando il flag, viene visualizzato il pulsante Stampa Sovrappacchi sulle
singole procedure. La funzionalità può essere abilitata sul caricamento di alcuni documenti
di vendita.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 13
3 Tabelle, Documenti e causali
La funzione di vendita al banco nella versione attuale permette di gestire i seguenti documenti:
•
•
•
•
Scontrino di vendita: documento che contiene righe di vendita e righe di reso. Deve
essere definito obbligatoriamente
Scontrino di reso: documento che contiene solo righe di reso. Deve essere definito
opzionalmente se la politica del negozio prevede il reso anche senza cambio merce.
Fattura immediata collegata ad uno scontrino di vendita: deve essere definito se viene
gestita la fattura da scontrino di vendita.
Nota di accredito collegata ad uno scontrino di reso : deve essere definito se viene
gestita la nota di accredito in seguito ad uno scontrino di reso.
3.1
Tabelle per la gestione Negozi
3.1.1 Tabella Carte di Credito
Permette la codifica dei diversi tipi di carte di credito nel caso in cui si vogliano specificare i
riferimenti delle carte di credito utilizzate ( nel caso in cui si desideri specificare genericamente
solo l’importo in carte di credito non è necessario compilare la tabella ).
Si accede dal menù Archivi
Tabelle Società
Carte di Credito:
I valori richiesti per la codifica delle carte di credito sono i seguenti:
• Codice Carta Crd: codice della carta ( 4 caratteri )
• Descrizione : nome della carta
• Tipo carta : specifica la tipologia della carta; sono previsti i valori 1 - bancomat, 2 - carta di
credito e 3 - pagamento posticipato, che deve essere utilizzato nel caso di carte di credito
che hanno un pagamento non contestuale. Il dato, anche se obbligatorio, è stato previsto
per un utilizzo futuro. In fase di stampa dei riepiloghi giornalieri verranno evidenziati i
pagamenti con carta di credito verranno suddivisi tra bancomat e carte di credito.
14 – Manuale Operativo
3.1.2 Tabella Spese
Nella compilazione dello scontrino oltre all’indicazione della merce è possibile addebitare delle
spese relative a servizi che devono essere necessariamente codificate in modo tale di proporre
il valore di listino e di poter conoscere a livello statistico la loro incidenza.
In questo modo di evita di codificare appositi articoli di magazzino che andrebbero ad alterare
la contabilità di magazzino in quanto verrebbero scaricati non in presenza di un reale carico.
La tabella deve essere compilata solo se il negozio addebita servizi .
Si accede dal menù Archivi
Tabelle Società
Spese Negozio:
• Codice Spesa: codice della spesa ( 4 caratteri )
• Descrizione : descrizione della spesa
• Importo : L’importo può essere impostato, opzionalmente, e deve essere comprensivo di Iva
( l’aliquota dell’iva verrà indicata nell’anagrafica del negozio ).
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 15
3.2
Causali di magazzino
Per i documenti di scontrino di vendita e scontrino di reso è necessario definire
precedentemente le causali di movimentazione di magazzino (la fattura non movimenta il
magazzino in quanto lo stesso viene già aggiornato dallo scontrino collegato).
3.2.1 Causale per scontrino di vendita
La causale deve essere impostata come nel seguente esempio.
Anche se nello scontrino è possibile impostare il codice cliente nella causale non è necessario
definire il campo Unità A con l’opzione cliente in quanto il campo non viene interpretato dalla
funzione in quanto il cliente risulta opzionale per lo scontrino di vendita e obbligatorio nel caso
di fattura. Il codice del deposito di default per la causale non deve essere impostato in quanto
non viene considerato nella funzione di vendita.
Nello scontrino di vendita è possibile inserire oltre a righe vendita anche le seguenti tipologie:
•
•
•
Reso
Omaggio con iva
Omaggio senza iva
Per le righe di reso verrà utilizzata sempre la causale di scarico ma con segno negativo per cui
di conseguenza il segno algebrico della causale diventa positivo come un normale carico.
Per le righe di omaggio invece viene utilizzata la normale causale di scarico.
16 – Manuale Operativo
3.2.2 Causale per scontrino di reso
La causale deve essere impostata come nel seguente esempio.
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
Tabelle Società – Causali di Magazzino
Al fine di correggere i progressivi di vendita la causale per essendo un carico deve essere
impostato come uno scarico con segno negativo; in questo modo l’esistenza verrà
incrementata.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 17
3.2.3 Protocolli per documenti scontrino
Prima di caricare i documenti per gli scontrini di vendita e di reso è necessario definire i
protocolli da abbinare ai documenti.
Per accedere alla funzione selezionare dal menu’ archivi la voce personalizzazione e quindi la
sottovoce personalizzazione documenti.
E’ possibile utilizzare un unico protocollo per entrambi i documenti gestendo quindi una
numerazione progressiva oppure è possibile definire dei protocolli diversi mantenendo quindi
una differente numerazione.
La numerazione di questi documenti viene gestita con la periodicità annuale per cui il primo
documento dell’anno successivo riparte dal numero 1.
•
•
•
•
•
In Protoc. si deve indicare una lettera da associare alla numerazione (protocollo) in
inserimento.
Nel campo Tipo deve essere indicato il tipo di documento S - Scontrino Fiscale
La Descrizione sul Documento non è significativa per gli scontrini.
Il Controllo Sequenza permette di disabilitare il controllo se la data del documento che
viene caricato è in sequenza rispetto all’ultimo dei documenti caricati.
In Num. è indicato l’ultimo numero utilizzato; nel caso si partisse con la procedura durante
un anno già iniziato, è possibile indicare manualmente la numerazione opportuna.
18 – Manuale Operativo
3.3
Documenti di vendita
3.3.1 Scontrino di vendita
La causale deve essere impostata come nel seguente esempio :
Il tipo documento deve essere del tipo SC.
Il protocollo deve essere selezionato tra quelli precedentemente inseriti.
La causale di contabilità non deve essere specificata in quanto nel caso di emissione di fattura
verrà prelevata dalla causale presente nel documento fattura.
3.3.2 Scontrino di reso
La causale deve essere impostata come nel seguente esempio :
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 19
3.3.3 Fattura immediata
La causale deve essere impostata come nel seguente esempio :
Il tipo documento deve essere del tipo FT.
Il protocollo deve essere presente nella tabella della Struttura Iva
(si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Servizi Struttura Iva).
L’azzeramento del numero di fattura per il nuovo anno fiscale viene effettuato dalla procedura
di Apertura Iva Annuale (si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Annuali
Apertura Iva Annuale).
3.3.4 Nota di accredito
La causale deve essere impostata come nel seguente esempio :
E’ possibile utilizzare lo stesso protocollo della fattura di acquisto oppure nel caso in cui si
desiderano numerazioni separate definirne uno diverso nella struttura iva.
20 – Manuale Operativo
4 Anagrafica articoli
Se nei è stato selezionato il collegamento con il registratore di cassa nella cartella Altri Dati
diventa visibile il campo ‘Reparto per registratore di cassa‘.
E’ possibile inserire il codice del reparto precedentemente programmato nel registratore di
cassa nel quale fare confluire i movimenti degli scontrini fiscali legati all’articolo.
La definizione del reparto è particolarmente importante nel caso in cui il negozio tratti prodotti
con diverse aliquote Iva in quanto solo in questo modo è possibile totalizzare nella cassa i
differenti imponibili.
Nel caso in cui non viene definito il reparto oppure si imposti un reparto non programmato nella
cassa la vendita viene inviata per default al reparto numero uno.
Se in Anagrafica Articolo viene inserito un valore di Sconto(%)
questo sarà riportato nel campo Sc.% della griglia dello scontrino, al posto dello Sconto 1
eventualmente associato al cliente (comunque modificabile manualmente per ogni riga).
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 21
Nota nel caso di variazione del codice cliente associato allo scontrino
Dato che la colonna Sc.% è modificabile manualmente per ogni riga, se vengono inserite righe di articolo
con lo sconto (ripreso da anagrafica oppure modificato manualmente) e dopo viene selezionato un
cliente che ha in anagrafica uno Sconto 1 differente, viene richiesto se si desidera sostituire nella griglia i
valori della colonna Sc.% con quello del cliente.
22 – Manuale Operativo
4.1
Codice a barre
Per utilizzare la gestione del codice a barre all’interno delle funzioni del programma è
necessario dapprima definire l’elenco dei tipi di codice utilizzati e poi assegnare i singoli codici
agli articoli di magazzino.
4.1.1 Definizione dei tipi di codice a barre
Parametri
Parametri della procedura - Tipi Codici a Barre devono
Dal menù Archivi
essere selezionati i tipi di codici a barre utilizzati selezionandoli dalla lista che elenca tutti i
codici a barre attualmente utilizzati a livello internazionale.
Nel caso di gestione Taglie è possibile specificare i parametri per la generazione automatica di
un codice EAN13 interno progressivo da assegnare alle singole taglie selezionando il flag
Codifica Automatica che viene visualizzato nella parte inferiore della maschera nel caso di
presenza della licenza TAGLIE .
Devono essere specificati:
•
•
•
Numero dei caratteri del prefisso in quanto al fine di evitare sovrapposizioni con codici
commercializzati il codice a barre interno verrà creato con un particolare numero di prefisso
( normalmente il codice 200 che viene considerato come codifica libera ).
Valore del prefisso: numero del prefisso per un numero di caratteri pari al campo
precedente.
Progressivo: valore attuale del progressivo modificabile dall’utente in caso di ripresa dati.
Il campo struttura del codice visualizza il valore dell’ultimo codice a barre calcolato .
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 23
4.1.2 Assegnazione del codice a barre all’articolo ( articolo standard)
Il codice a barre può essere impostato nella maschera Codice Aggiuntivi che viene attivata
premendo l’apposito pulsante nella tool bar dell’anagrafica articolo oppure richiamando la
funzione dal menù Magazzino
Gestione Codifiche e Barcode.
•
•
In Codice articolo è possibile richiamare l’articolo, come di consueto, sia con il bottone
posto alla destra del campo, sia con F5 (non viene riportato l’attuale codice in elaborazione
dalla maschera articoli)
Nella griglia principale sono presenti i campi che permettono di inserire i diversi codici
aggiuntivi dell’articolo:
·
Nel primo campo si stabilisce se il codice aggiuntivo è di tipo:
- INT (interno)
- CLI (Cliente) codice da riportare nei documenti in fase di spedizione della merce
- FOR (Fornitore) codice da utilizzare per leggere da barcode in entrata merce
·
·
Con Codice Cli/For si richiama il codice del cliente/fornitore
Con Tipo Codice a barre si richiama uno dei tipi di codice a barre definiti nei parametri
della procedura
In Codice Aggiuntivo, massimo 20 caratteri, si inserisce il codice secondo il tipo di
codice a barre e viene effettuato il controllo di validità del codice inserito.
·
• Visualizza anteprima del codice a barre dell’articolo.
• Con Gestione etichette è possibile richiamare la funzione di Definizione Disegno
Etichette.
Nella griglia secondaria è possibile associare per ogni codice aggiuntivo, secondo i vari tipi di
documenti, un’etichetta non di default, precedentemente creata (si veda il paragrafo
successivo). L’impostazione è relativa alla riga attualmente selezionata sulla griglia principale.
24 – Manuale Operativo
4.1.3 Codici aggiuntivi su taglie ( articolo con taglie )
Dalla tool bar della maschera articoli selezionare il pulsante codici aggiuntivi su taglie :
La funzione permette di gestire i codici a barre legati alle singole taglie in modo tale di ottenere
la stampa delle etichette e quindi la movimentazione nel programma di vendita al banco; il
codice è univoco in modo tale di distinguere i singoli articoli per le singole taglie. I codici a
barre vengono assegnati automaticamente in fase di creazione dell’articolo (nelle funzioni
creazione modelli oppure creazione articolo da documento) utilizzando una codifica interna ma
possono successivamente essere variati dall’utente per sostituire il codice interno con quello
utilizzato dal fornitore.
Il codice interno standard è un numero progressivo che può essere stampato tramite la codifica
Code39 oppure se nei parametri della procedura è stata abilitata e definita la struttura del
codice EAN13 viene generato un codice definito da una parte fissa e da un progressivo
(modificabili dall’utente) rispondente alla struttura che richiede la codifica internazionale del tipo
EAN.
Esempio con codice aggiuntivo numerico interno:
Esempio con codice aggiuntivo ean13 interno :
Se l’articolo è gestito a taglie non deve essere caricato nessun codice aggiuntivo per l’articolo in
quanto saranno significativi solo i codici a barre delle taglie.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 25
4.2
Definizione Disegno Etichette ( Articoli standard )
In questa funzione è possibile disegnare le etichette degli articoli con i codici a barre.
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
Etichette:
Personalizzazione
Definizione Disegno
Viene visualizzata, in apertura, un’etichetta senza titolo (nuova) con le proprietà evidenziate a
lato. I dati proposti possono essere modificati per creare una nuova etichetta. Per la gestione
delle etichette è possibile richiamare una serie di funzionalità dal menù.
Dal Menù Archivi della finestra principale è possibile:
•
con Nuovo creare una nuova etichetta;
•
con Apri aprire un’etichetta per la variazione:
Come si può notare, sono state create più varianti di etichetta: in questo modo si può associare
l'etichetta più opportuna non di default.
26 – Manuale Operativo
•
•
•
•
•
•
•
Con Chiudi chiudere l’etichetta;
Con Salva salvare l’etichetta con il suo nome;
Con Salva con nome salvare l’etichetta cambiandone il nome;
Con Rimuovi eliminare l’etichetta dagli archivi;
Con Imposta Stampante impostare i formati di posizionamento sulla stampante;
Con Stampa stampare l’etichetta dimostrativa;
Con Esci uscire dalla funzione.
Dal Menù Modifica:
•
Con Cancella si eliminano i campi dell’etichetta attualmente selezionati;
•
Con Seleziona Tutto si selezionano tutti i campi dell’etichetta.
Dal Menù Visualizza tramite il pulsante Proprietà è possibile abilitare/disabilitare la finestra
delle proprietà dell’etichetta e dei suoi campi. E’ possibile utilizzare il tasto funzione F4 per
richiamare la finestra delle proprietà.
Dal Menù Inserisci:
•
Con Etichetta è possibile inserire un campo, che in genere viene collocato subito dopo, che
associ il ‘nome’ al campo vero e proprio;
•
Con Campo è possibile inserire un campo di una tabella o di una funzione;
•
Con Codice a barre è possibile inserire il campo ‘codice a barre’ a seconda del tipo di
Codice a barre selezionato;
•
Con le opzioni Linea, Rettangolo, Immagine è possibile inserire elementi grafici per
disegnare l’etichetta.
Dal Menù Formatta le funzioni Allinea, Spazio orizzontale, Spazio verticale servono per la
formattazione dei vari campi attualmente selezionati nell’etichetta.
Nella finestra delle Proprietà sono indicate le proprietà sia dell’etichetta sia dei suoi campi.
Proprietà della Etichetta:
•
Nome dell’etichetta;
•
Con Tipo è possibile indicare il tipo etichetta secondo le seguenti scelte:
· Articolo
· Bolla
· Bolle Fattura (Fattura accompagnatoria)
· Fattura
· Magazzino
· Ordine Cliente
· Ordine Fornitore
· Ricevuta Fiscale
· Sovrappacco Bolle
· Sovrappacco Fatture
· Sovrappacco Ordine Cliente
· Sovrappacco Ordine Fornitore
· Sovrappacco Bolle Fatture
•
Altezza dell’etichetta;
•
Larghezza dell’etichetta;
•
Sfondo dell’etichetta;
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 27
•
Con Copie è possibile definire il numero fisso oppure è possibile utilizzare il valore
numerico di un campo di una tabella (per i sovrappacchi utilizzare il campo ETIIMB);
•
Con Default è possibile indicare quale, tra tutte quelle create, deve essere l’etichetta di
default.
Con Stampante si indica la stampante da utilizzare.
•
Proprietà comuni alle ‘Etichette’ (inteso come campo) , ai ‘Campi’ e ai Codici a Barre:
•
Con Allineamento è possibile allineare il campo a destra, sinistra o centrato;
•
Altezza del campo;
•
Larghezza del campo;
•
Sfondo del campo;
•
Con Descrizione:
· Etichetta: viene stampato il campo
· Campi: viene visualizzato
· Barcone: viene stampato il barcode tipo
•
Colore del carattere;
•
Alto/Ordinata coordinata del primo punto del campo;
•
Nome dell’oggetto etichetta, campo e barcode;
•
Sinistra/Ascissa coordinata del primo punto del campo;
•
Con Visualizza è possibile attivare/disattivare un campo inserito nell’etichetta.
Altre Proprietà del ‘Etichetta’ (campo):
•
Con Bordo è possibile abilitare/disabilitare la stampa della cornice (bordo);
•
Con Carattere è possibile inserire il font di stampa.(default Arial).
Altre Proprietà del ‘Campo’:
•
Con Bordo è possibile abilitare/disabilitare la stampa della cornice (bordo);
•
Con Carattere è possibile inserire il font di stampa (default Arial);
•
Con Formato è possibile indicare la stringa di formattazione del campo come in Visual
Basic.
•
Con Origine è possibile definire l’origine del campo selezionato, la tabella ed il campo
della tabella.
•
In Tipo Origine è definita la proprietà di origine secondo le seguenti scelte:
· Espressione: permette di inserire nella proprietà Origine la stringa ‘Barcode()’ che
consente di selezionare in automatico il codice aggiuntivo dell’articolo;
· Campo: permette di selezionare un campo di una tabella nella proprietà Origine;
•
Variabile (gestita a partire da una delle prossime release).
28 – Manuale Operativo
Altre Proprietà dei ‘Codice a barre’:
•
•
•
Con Origine è possibile definire l’origine del campo selezionato, la tabella ed il campo della
tabella;
Con Tipo Origine è definita la proprietà di origine secondo le seguenti scelte:
· Espressione permette di inserire nella proprietà Origine la stringa Barcode() che
consente di selezionare in automatico il codice aggiuntivo dell’articolo;
· Campo permette di selezionare un campo di una tabella nella proprietà Origine che
viene trasformato in formato barcode;
· Variabile (gestita a partire da una delle prossime release)
Con Stile è possibile inserire il tipo di codice a barre.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 29
4.3
Definizione Disegno Etichette ( Articoli con taglie )
Per definire il campo che dovrà rappresentare il codice a barre per gli articoli gestiti a taglia è
necessario utilizzare le stesse caratteristiche degli articoli normali in quanto sarà compito della
procedura di stampa prelevare il codice a barre dall’articolo principale oppure dal dettaglio per
taglia.
Viene riportato in seguito un esempio di definizione di una campo per rappresentare il codice a
barre :
30 – Manuale Operativo
4.3.1 Codice della taglia
Per rappresentare il codice della taglia al fine di dettagliare la etichetta con tutti i dati strutturali
dell’articolo è necessario definire un campo collegato alla tabella u_arttaglie ( tabella aggiuntiva
dell’articolo che contiene l’elenco delle taglie valide , la situazione contabile ed il codice a
barre).
Nelle proprietà del campo alla voce Origine deve essere selezionata la tabella u_arttaglie ed il
campo Taglia come nel seguente esempio:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 31
4.3.2 Prezzo di vendita
Nel modulo standard il prezzo da stampare sull’etichetta può essere prelevato solo
dall’anagrafica articolo mentre nel modulo Taglie è possibile prelevare il prezzo anche da un
codice listino.
E’ possibile stampare il prezzo netto oppure comprensivo di iva.
E’ necessario inserire nell’etichetta un nuovo campo e specificare nella proprietà alla voce
origine la tabella Listino ed il campo prezzo se si vuole stampare il prezzo netto oppure prezzo
iva nel caso di prezzo comprensivo di iva.
Il prezzo può essere stampato con un formato fisso impostando nella proprietà delle etichette il
campo ‘formato’ utilizzando la seguente convenzione :
•
•
•
•
Utilizzare tante volte il simbolo # quanti sono i numeri da stampare
Utilizzare la virgola per rappresentare il separatore delle migliaia
Utilizzare il punto per rappresentare il separatore della parte decimale
Indicare nella parte decimale tanti numeri zero quanto sono le cifre significative da
stampare
32 – Manuale Operativo
4.4
Stampa Etichette
La funzione Stampa Etichette permette di ottenere la stampa delle etichette articoli, utilizzando
il formato precedentemente personalizzato con la Definizione Disegno Etichette e collegate
attraverso la funzione Codici Aggiuntivi.
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
Stampe
Etichette:
Selezionando nel tipo d’etichetta la voce A-Articoli è’ possibile richiedere la stampa di una
range di articoli oppure selezionandoli singolarmente ed aggiungendoli alla griglia (tasto
Aggiungi ) in modo tale di ottimizzare i fogli prestampati di etichette adesive.
Dopo aver impostato l’intervallo bisogna premere Estrai per caricare gli articoli in griglia dopo
diche si può selezionare le righe da stampare ed impostare il numero di copie.
Selezionando invece un tipo documento potranno essere stampate le etichette degli articoli per
la quantità movimentata nel documento (es. ordine a fornitore, movimento di magazzino di
carico).
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 33
Nella cartella Selezione etichette viene visualizzato il tipo di etichetta legato al documento
oppure se non presente la etichetta Articoli mentre nel campo nome etichetta viene riportata la
etichetta definita come default.
4.4.1 Stampa etichette articoli aggiornati
È possibile proporre in automatico la stampa delle etichette degli articoli che il movimento di
magazzino ha aggiornato, abilitando il flag Stampa etichette articoli con listino aggiornato
dal menù Archivi
Parametri della procedura, tabella Gestione Acquisti
Parametri
La funzione agisce sulla maschera di editazione dei movimenti di magazzino, in fase di
conferma dell’inserimento di un movimento d’acquisto.
Alla conferma viene analizzato l’elenco degli articoli coinvolti e viene verificato se tra questi ne
esistono alcuni che sono stati aggiornati (comunemente come listino) nella data del giorno, in
modo da proporne la stampa. In tal caso, viene aperta la maschera di stampa delle etichette,
con gli articoli già elencati e con il numero di copie pari alla quantità ricevuta (sommata in caso
di più righe per lo stesso articolo).
L’utente, essendo bloccati tipologia, range ed i pulsanti incongruenti con questa funzionalità,
può decidere se
-
abbandonare la stampa chiudendo la maschera,
stampare le etichette nella quantità proposta o portarla ad una quantità unitaria, poi
editabile, deselezionando e selezionando nuovamente le righe.
34 – Manuale Operativo
4.4.2 Articoli con taglie
Nel caso in cui è stato estratto un range di articoli ,selezionando la riga di dettaglio con il flag
nella colonna Sel se l’articolo è gestito a taglie viene visualizzata una finestra che contiene
l’elenco delle taglie ammissibili per l’articolo. Nella colonna Qtà devono essere impostate le
quantità da stampare per le singole taglie.
Se si attiva il flag Taglie con Esistenza vengono proposte le quantità esistenti per la taglia
rilevate dalla situazione globale di magazzino.
Dopo avere impostato le quantità nella finestra sono disponibili i seguenti pulsanti :
•
•
•
Conferma : vengono confermate le quantità impostate e viene chiusa la finestra ; nella riga
di dettaglio viene visualizzato il numero di copie uguale al valore uno non modificabile
dall’utente.
Taglie : viene azzerata la colonna Qtà dando la possibilità di reinserire le quantità.
Esci : viene chiusa la finestra perdendo le eventuali modifiche inserite.
Nel caso di articoli non gestiti a taglia dopo aver selezionato la riga di dettaglio con il flag nella
colonna Sel viene proposto al valore uno il numero di copie da stampare ; l’utente può a questo
punto modificare il numero di copie per indicare il numero di etichette da stampare.
Se l’etichetta prevede la stampa del prezzo di listino utilizzando come fonte un listino di vendita
è necessario specificare nella cartella Selezione etichette il codice di listino da utilizzare :
Se si attiva la stampa e non è stato impostato il listino viene inviato il seguente errore per cui è
necessario inserire il codice listino prima di procedere :
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 35
5 Anagrafica Negozio
L’anagrafica del negozio risulta particolarmente importante all’interno della procedura perché
stabilisce le modalità di funzionamento delle funzioni applicative in quanto contiene un set di
parametri di default definibili in sede di installazione che permettono di guidare la modalità
operativa dell’utente.
I negozi vengono codificati tramite un codice numerico che ne permette il riconoscimento
univoco all’interno della catena di vendita la quale prevede il consolidamento in sede dei dati
registrati nei negozi e l’interscambio delle informazioni.
Anche nel caso di negozio singolo è necessario codificare l’anagrafica del negozio in quanto si
devono specificare i parametri di base che vengono richiesti dalla funzione di vendita al banco.
Prima di procedere con la codifica del negozio è necessario inserire un codice deposito per la
movimentazione della merce nella vendita al banco e un codice cliente che rappresenta il
negozio.
5.1
Codice deposito
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
Tabelle Società - Depositi
Nella maschera devono essere compilati solamente i campi codice e descrizione in quanto gli
altri campi non sono significativi per la gestione del negozio.
36 – Manuale Operativo
5.2
Codice cliente
Nell’ottica della gestione di una catena di negozi dove esiste un database di sede che gestisce
in modo centralizzato la procedura di codifica dei prodotti e la fornitura del materiale il negozio
deve essere visto come un normale cliente al quale intestare ordini di vendita che scaturiranno
in bolle di trasferimento merce verso il negozio.
E’ necessario perciò codificare un codice cliente che verrà successivamente collegato
all’anagrafica negozio.
Si accede alla funzione dal Menù Archivi
Clienti:
I dati anagrafici del cliente devono coincidere con i dati della ragione sociale della società
proprietaria del negozio.
Se l’ubicazione del negozio differisce dall’indirizzo della ragione sociale della società
proprietaria deve essere specificato il diverso destinatario.
Nel campo valuta deve essere inserita la valuta nella quale opera il negozio.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 37
5.3
Codifica del negozio
Si accede alla funzione dal Menù Vendite
Negozi:
Gestione Vendita al Banco Plus
Anagrafica
I dati richiesti sono:
•
•
•
•
•
Codice: codice da assegnare al negozio, è possibile impostare un numero fino a 3 cifre.
Nome: rappresenta il nome simbolico del negozio che verrà rappresentato nelle maschere
e nelle stampe.
Codice cliente: impostare il codice cliente precedentemente caricato che rappresenta il
negozio
Cod.Div.Dest: nel caso in cui più negozi appartengano alla stessa società (per cui definiti
con lo stesso codice cliente) è necessario specificare il codice di diversa destinazione
definita nella maschera cliente.
Prezzo da articolo: (flag) per specificare se i prezzi da considerare nella maschera di
vendita al banco devono essere prelevati dall’anagrafica articolo oppure dai listini di vendita;
nel caso di utilizzo dei listini viene visualizzata la cartella listini all’interno della quale
devono essere impostati i listini abilitati per il negozio che verranno attivati in automatico in
base all’intervallo di date specificate. La gestione dei listini si discosta quindi dalla gerarchia
di priorità utilizzate nello procedura standard Azienda.
Gli altri dati sono divisi nelle cartelle descritte di seguito.
38 – Manuale Operativo
Cartella Documenti
La cartella contiene l’elenco dei codici documento da utilizzare in automatico nella maschera di
vendita al banco. Prima di selezionare il codice documento è necessario definire il tipo del
documento tra l’elenco che viene proposto nella lista a tendina.
I tipi di documenti ammissibili sono:
Vendite: codice del documento da utilizzare per la registrazione dello scontrino di vendita; è
possibile selezionare documenti del tipo SC .Il dato è obbligatorio.
Reso: codice del documento da utilizzare per la registrazione dello scontrino di solo reso; è
possibile selezionare documenti del tipo SC. Il dato non è obbligatorio.
Fattura Vendite: codice del documento da utilizzare per la emissione della fattura dallo
scontrino di vendita; è possibile selezionare documenti del solo tipo FT (e non fattura
accompagnatoria) con causale contabile diversa da NC (nota d’accredito) in quanto il
magazzino viene aggiornato solo dal documento di scontrino. Il dato è obbligatorio per la
emissione della fattura.
Nota d’accredito: codice del documento da utilizzare per la emissione della nota di accredito
nel caso di scontrini di solo reso; è possibile selezionare documenti del tipo FT ma con causale
contabile del tipo NC.
Il seguente tipo di documento è previsto per versioni future per cui attualmente non è
necessario compilarlo.
Tax Free: codice del documento da utilizzare per la emissione del tax free utilizzabile per i
clienti extracee; valgono le stesse selezioni della fattura vendite.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 39
Cartella Depositi
La cartella contiene l’elenco dei codici di magazzino riservati al negozio che verranno utilizzati
in automatico dalle funzioni attivate dalla vendita al banco. Al fine di poter gestire la corretta
aggregazione dei dati nella catena un deposito può essere assegnato ad un solo negozio.
E’ prevista l’assegnazione di più codici di deposito ma di tipologia diversa.
I tipi di deposito ammissibili sono:
Vendite: codice del deposito da utilizzare per la movimentazione automatica del magazzino
nella maschera di vendita al banco. Se non viene inserito il codice in fase di vendita verrà
utilizzato il codice magazzino definito come deposito principale.
È possibile inoltre impostare i seguenti tipi deposito non attualmente utilizzabili in quanto
previsti nelle versioni future.
Riparazione: codice del deposito da utilizzare per gestire la merce di proprietà dei clienti che
hanno lasciato il materiale in riparazione.
Conto lavoro: codice del deposito da utilizzare per gestire la merce di proprietà dei clienti e
inviata in lavorazione presso centri di riparazione esterni.
Visione: codice del deposito da utilizzare per gestire il materiale concesso in visione ai clienti.
Non è possibile inserire più depositi della stessa tipologia in quanto nella vendita al banco non è
prevista la selezione manuale da parte dell’utente
40 – Manuale Operativo
Cartella Listini
Se nella maschera principale non è stato abilitato il flag ‘prezzi da articolo’ diventa attiva la
cartella listini nella quale è possibile inserire l’elenco dei listini validi per il negozio in base ad un
periodo di validità; questo permette di pianificare la data di attivazione del nuovo listino in modo
tale che l’utente operi correttamente con i prezzi validi.
Dopo aver selezionato il codice listino si devono impostare obbligatoriamente la tipologia ed il
periodo di validità.
Il Listino Normale rappresenta il listino standard da utilizzare nei normali periodi di vendita.
Il Listino Promozionale viene generalmente utilizzato per definire un elenco limitato di prodotti
ai quali viene assegnato un particolare prezzo di promozione valido per un periodo limitato.
Il Listino Saldi, invece, viene utilizzato per ridefinire l’intero listino, oppure, una parte nel
periodo stagionale dei saldi. I prodotti non a saldo continueranno ad essere presenti nel listino
normale.
In fase di emissione dello scontrino viene considerato il prezzo del listino valido nel giorno di
vendita. E’ anche possibile fare coesistere nello stesso periodo più listini, applicando il
seguente metodo di reperimento del prezzo sulla singola riga di vendita: individuati i listini
validi nel giorno di vendita, vengono processati con la seguente priorità:
1. Promozione
2. Saldo
3. Normale
Dato il codice dell’articolo, viene ricercato il prezzo nel listino Promozione (uno o
più di uno), quindi, nel listino Saldo ed, infine, nel listino Standard (Normale).
Qualora esistano più listini Promozione per articolo, non è possibile definire un’ulteriore
priorità (si presuppone che non esistano 2 promozioni attive per lo stesso articolo nello stesso
giorno) per cui vale l’ordine di caricamento. Se non viene trovato alcun prezzo valido viene
caricato il valore zero ed il cursore rimane posizionato nella colonna prezzo. A scopo statistico
verranno salvati nel database il codice ed il tipo di listino, che sono stati applicati nella riga di
vendita.
Nella testata dello scontrino viene visualizzato il codice listino valido nel giorno di vendita;
considerando che nello stesso giorno potrebbero esistere più listini validi, alcuni legati solo a
particolari articoli, il campo (a prescindere dal metodo di reperimento del prezzo sopra descritto)
viene valorizzato con la seguente logica:
•
•
•
•
se esiste solo il listino Normale o Normale e Promozionale viene caricato il listino Normale.
se esiste il Normale ed il Saldo non viene caricato nessun listino.
se esiste solo il Saldo o il Saldo e Promozionale viene caricato il listino di Saldo.
se, infine, esiste solo il listino Promozionale (caso dal punto di vista teorico ammissibile, ma
non ammissibile dal punto di vista pratico) viene caricato il listino Promozionale.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 41
Cartella Parametri
Nella cartella Parametri è possibile impostare i parametri di default da utilizzare per la gestione
degli Acconti e dell’Addebito spese. I dati devono essere impostati solo se in fase di vendita
vengono gestiti gli acconti e le spese generiche. I valori richiesti sono i seguenti:
•
•
•
•
•
•
Descrizione per Acconto: rappresenta la descrizione che verrà stampata nello scontrino
fiscale e nei documenti per gli acconti versati, o recuperati dai clienti,.
Codice Iva default per acconto: considerando che l’importo dell’acconto deve essere
assoggettato ad Iva è possibile specificare il codice Iva di default. Se i prodotti in vendita
sono assoggettati ad Iva diversa in fase di registrazione dell’acconto sarà possibile variare il
codice Iva proposto.
Codice reparto per acconto: se si gestisce la stampa dello scontrino fiscale è necessario
specificare il codice del reparto sul quale totalizzare l’importo dell’acconto, che dovrà
coincidere con quello predefinito nel registratore di cassa. Se i prodotti in vendita sono
assoggettati ad Iva diversa in fase di registrazione dell’acconto sarà possibile variare il
codice reparto proposto.
Codice Iva per spese: rappresenta il codice Iva a cui assoggettare le spese generiche
definite in fase di vendita. Il dato non è modificabile in fase di vendita per cui sarà possibile
gestire solo il codice impostato.
Codice reparto per spese: se si gestisce la stampa dello scontrino fiscale è necessario
specificare il codice del reparto sul quale totalizzare l’importo delle spese, che dovrà
coincidere con quello predefinito nel registratore di cassa.
Cliente obbligatorio (flag): per indicare se il cliente deve essere inserito obbligatoriamente
per ogni vendita; in questo modo tutti gli scontrini saranno associati ad un cliente e ciò
consentirà di utilizzare tutte le funzioni di analisi statistica della procedura.
Se il flag è attivo e non si inserisce alcun codice cliente, in fase di salvataggio dello scontrino viene
segnalato l’errore bloccante seguente.
42 – Manuale Operativo
È quindi necessario impostare il codice per procedere.
•
Cod. Cliente di default: se è stato attivato il flag Cliente obbligatorio, è possibile indicare
un codice cliente da riportare, proposto in automatico, sullo scontrino, che potrà essere
cambiato dall’operatore solo quando necessario. Ad esempio, il codice cliente di default
potrà coincidere con un codice cliente generale per i privati, modificabile in fase
d’inserimento (solo quando necessario) manualmente o tramite la lettura di una tessera.
Se impostato, all’ingresso della funzione sarà direttamente assegnato il codice impostato
L’utente potrà eventualmente cambiarlo, manualmente o leggendo il codice tessera assegnato.
•
Posiziona cursore sempre su nuova riga (flag): per posizionare il cursore sempre nella
riga successiva a quella appena inserita. In base allo stato del flag, la procedura
d’inserimento sarà:
se non attivo, cambia in base al tipo di codice inserito:
inserendo un codice a barre (da lettura), viene compilata la riga dell’articolo con
l’eventuale quantità legata al codice a barre e il cursore si posiziona su una nuova
riga, così da procedere subito alla lettura di un nuovo codice.
Inserendo un codice articolo (in modo manuale o dalla lista), il cursore rimane
posizionato nella colonna della quantità, e per andare sulla riga successiva si deve
premere la freccia o completare la riga con Invio
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 43
se attivo, il cursore si sposta sempre nella riga successiva, associando alla riga
appena caricata quantità unitaria. Se deve variare la quantità o il prezzo, si potrà farlo
spostandosi sulla riga oppure usando i tasti funzione per variare i dati già presenti.
Solo nel caso in cui per l’articolo inserito non è stato definito il prezzo, il cursore rimane
nella riga (in quanto è obbligatorio inserire il prezzo del prodotto per riga, o l’eventuale
indicazione di omaggio).
•
Blocca colonne Qtà e Prezzo (flag): selezionabile solo se attivo il flag precedente
Posiziona cursore sempre su nuova riga, permette di bloccare le colonne della quantità e
del prezzo nella griglia d’inserimento dello scontrino. In questo in modo, l’operatore non
potrà modificarne i valori per errore agendo sulla griglia, ma solo utilizzando i tasti funzione
( F7 e F9 ).
È inoltre possibile definire i conti da utilizzare per le seguenti voci:
•
•
•
•
Acconto
Spese
Assegni
Carte di credito generiche
E’ possibile definire anche il conto da utilizzare per le singole carte di credito (se sono
specificate nello scontrino)
Non è obbligatorio impostare i nuovi conti in quanto, se non inseriti, vengono utilizzati i conti
generici (come già previsto nella precedente versione).
I conti impostati devono però essere definiti anche nella struttura dei corrispettivi altrimenti
non sarà possibile effettuare la contabilizzazione.
44 – Manuale Operativo
Si ricorda che nella tabella Documenti, per il documento di tipo scontrino, deve essere
impostata la causale contabile che verrà utilizzata per la contabilizzazione:
Se si gestiscono più negozi, è necessario specificare per ogni negozio un codice documento
diverso e per ognuno si deve abbinare una differente causale contabile.
Esempio 1 - Impostazione dei conti relativi all’assegno ed alla carta di credito
Inseriamo degli scontrini e successivamente utilizziamo la funzione di contabilizzazione: in base al tipo di
incasso, vengono compilate le colonne di contanti, assegni, carte di credito (che fanno riferimento a conti
diversi).
Inoltre, è gestito il caso degli scontrini a credito, per i quali viene alimentato il conto Non Incassati
definito in Struttura Corrispettivi.
Se generiamo il movimento contabile otteniamo il seguente risultato:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 45
Se in fase di incasso erano state specificate le singole carte di credito nelle quali è abbinato un conto
contabile, nella maschera relativa alla contabilizzazione viene visualizzato il pulsante CARD : tale
pulsante consente di vedere il dettaglio delle carte di credito.
Nella griglia è visualizzata sempre un’unica colonna; l’attivazione del flag CARD consente di segnalare la
presenza di una suddivisione delle singole carte di credito.
I corrispettivi verranno generati con i conti legati alle singole carte di credito.
46 – Manuale Operativo
Esempio 2 - Impostazione del conto delle spese (la procedura è la medesima per l’acconto)
Inseriamo uno scontrino con le spese
Vediamo che nella maschera di contabilizzazione è movimentato il conto delle spese
Se generiamo il movimento contabile otteniamo il seguente risultato:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 47
Cartella Carte di Credito
Nella vendita al banco è possibile i pagamenti con carta di credito indicando il codice della
carta e gli estremi del pagamento. E’, quindi, possibile associare al negozio le tipologie di carta
di credito valide precedentemente codificate nell’apposita tabella Carte di Credito .
Nella cartella Carte di Credito è possibile specificare l’elenco delle carte di credito valide per il
negozio. Dopo aver inserito il codice della carta è possibile impostare, opzionalmente, il campo
codice esercente (codice attribuito dal circuito carta di credito al negozio); il dato è impostato
solo a scopo di archivio in quanto non è previsto l’utilizzo nelle altre funzioni.
Cartella Reparti di Cassa
E’ possibile specificare per ogni codice Iva utilizzato in vendita il reparto che deve essere
utilizzato nella stampa dello scontrino fiscale (che dovrà coincidere con quello predefinito nel
registratore di cassa) nel caso in cui la definizione dei reparti corrisponda ai codici Iva.
In questo modo non è necessario specificare per il singolo codice di articolo il codice del
reparto. Nello stesso reparto possono essere associati più codici Iva purchè abbiano la stessa
aliquota.
48 – Manuale Operativo
5.4
Gestione Cliente / Negozio
La funzione Gestione Cliente/Negozio permette di gestire in modo semplice e veloce
l’anagrafica dei clienti del negozio per i quali molto spesso è necessario conoscere solo il
nominativo al fine statistico ; rappresenta quindi una semplificazione della funzione standard di
Anagrafica clienti, in quanto entrambe le funzioni utilizzano la stessa tabella.
In questa maschera, è possibile caricare nuovi clienti e modificare quelli esistenti, collegandoli
eventualmente ad un Codice Tessera personale: questo dato sarà richiamabile in fase di
emissione dello scontrino, e consentirà l’automatico collegamento del documento ai dati del
cliente. Anche da questa funzione è possibile gestire campi personalizzati (da creare
nell’apposita cartella Personalizza).
Si accede dal menù Vendite – Vendite al Banco Plus – Gestione Cliente/Negozio:
Il codice tessera è un codice libero, cui non è
associata alcuna struttura: in fase di
inserimento, l’unico controllo effettuato è
l’eventuale esistenza nel database degli articoli
e dei clienti dello stesso codice. Il messaggio
che verrebbe visualizzato nel caso si tentasse
l’inserimento di un Codice Tessera già
presente è il seguente:
Per codificare un nuovo Cliente, basterà inserire un codice non presente (come nell’A
Anagrafica
Clienti, con possibilità di ottenerne l’autocodifica, se gestita) e compilare i campi adiacenti con il
cognome ed il nome (o la ragione sociale nel caso di aziende).
Considerando che il codice della nazione risulta un campo obbligatorio viene visualizzato di
default quello relativo al cliente associato al codice negozio ; dovrà quindi essere modificato
solo nel caso di clienti esteri.
Il Codice Tessera rappresenta un codice libero di tipo alfanumerico.
Creata l’anagrafica del cliente e l’associazione al codice tessera, durante il caricamento dello
Scontrino sarà possibile richiamare il cliente attraverso l’indicazione di questo codice nel campo
Codice Artic
colo della griglia; la digitazione può avvenire manualmente oppure attraverso la
lettura con dispositivi esterni in emulazione tastiera (quali lettori di codici a barre o lettori a
banda magnetica). Il codice della tessera indicato in griglia sarà processato come un normale
codice a barre articoli: il programma effettuerà un controllo un controllo sull’esistenza del codice
appena inserito, e in automatico caricherà o i dati del cliente o i dati dell’articolo di magazzino.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 49
6
Tipologia di scontrini e principali funzionalità
6.1
Emissione di uno scontrino
Dalla funzione di vendita al banco in base alle parametrizzazioni effettuate è possibile emettere
le seguenti tipologie di scontrino :
6.1.1
•
•
•
•
Scontrino di vendita
Scontrino di vendita con aggiornamento del magazzino.
Scontrino di vendita con aggiornamento del magazzino e stampa dello scontrino fiscale.
Scontrino di vendita con aggiornamento del magazzino ed emissione fattura contestuale.
Scontrino di vendita con aggiornamento del magazzino , stampa dello scontrino fiscale ed
emissione fattura contestuale.
Lo scontrino di vendita può includere anche righe di reso ; nel caso in cui il totale dello scontrino
diventi negativo verranno effettuati gli aggiornamenti non sarà possibile emettere lo scontrino
fiscale e la fattura.
E’ possibile inoltre inserire righe di omaggio per la sola merce con addebito dell’iva
oppure righe di omaggio completo senza nessun addebito ; nel caso di emissione dello
scontrino fiscale non sarà possibile gestire gli omaggi di sola iva.
6.1.2
•
•
Scontrino di reso
Scontrino di solo reso con aggiornamento del magazzino.
Scontrino di solo reso con aggiornamento del magazzino ed emissione nota di accredito
contestuale.
50 – Manuale Operativo
6.2
Variazione/Cancellazione di uno scontrino
Richiamando un scontrino precedentemente memorizzato è possibile effettuare le seguenti
operazioni :
6.2.1
Sostituzione di una riga con codice articolo asterisco.
Se nel momento della registrazione dello scontrino era stato utilizzato il codice transitorio
asterisco è possibile variare tali righe per inserire il vero codice articolo al fine di aggiornare
correttamente il magazzino ; in questo caso però non è possibile variare nessun altro dato nella
riga scontrino ne nel piede ,al fine di non alterare il totale contabile dello scontrino.
Non è possibile cancellare le righe ne inserire nuove righe.
Se per lo scontrino era stata emessa fattura o nota di accredito contestuale è possibile solo
confermare la registrazione ma non ristampare la fattura in quanto la stessa rimane inalterata in
quanto i dati contabili non cambiano ( le fatture / note di accredito potranno essere ristampate
con le funzioni standard disponibili nel modulo vendite ).
6.2.2
Eliminazione di uno scontrino
E’ possibile cancellare lo scontrino e ripristinare la situazione contabile del magazzino
eliminando il movimento e stornando le quantità dalla situazione contabile.
Se per lo scontrino era stata emessa la fattura/nota di accredito contestuale viene cancellato
anche il documento fattura/nota di accredito.
Se per lo scontrino era stata stampato lo scontrino fiscale non è possibile effettuare lo storno
automatico nel registratore di cassa per cui lo scontrino fiscale deve essere conservato ed
allegato al giornale manuale dei corrispettivi indicandone l’importo nella colonna degli annulli .
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 51
7
Descrizione operativa funzione Vendita al banco
La funzione permette di gestire l’intera attività di vendita del negozio in quanto è stata
organizzata al fine di gestire nella stessa maschera i seguenti documenti:
•
•
•
Scontrini di vendita
Scontrini di reso
Fatture /note di accredito
In questo modo si semplifica l’utilizzo della procedura in quanto l’utente utilizza la stessa
interfaccia grafica per gestire le principali attività giornaliere.
Tramite il set di parametri definiti nell’anagrafica negozio viene impostato uno schema di
vendita standard lasciando il compito all’utente di selezionare solo l’elenco dei prodotti da
vendere (configurazione minima per scontrino fiscale).
Si accede alla funzione dal menù Vendite
fiscale Plus, descritta di seguito.
Gestione Vendite al Banco
Scontrino
52 – Manuale Operativo
7.1
Inserimento di scontrino
La maschera al momento dell’apertura viene predisposta alla fase di inserimento in quanto è
l’attività prevalentemente utilizzata dall’utente.
7.1.1
Testata
Il codice ed il nome del negozio definiti nel file di configurazione vengono visualizzati nella
testata della maschera.
I dati richiesti sono i seguenti:
Codice doc: corrisponde al codice documento da utilizzare per lo scontrino di vendita. Viene
assegnato in automatico il valore definito nell’anagrafica negozio per la tipologia V-Vendite. Lo
scontrino di vendita può contenere righe di vendita e righe di reso ; nel caso di scontrino di solo
reso è invece necessario utilizzare un nuovo documento che deve essere definito
nell’anagrafica negozio con la tipologia R-Reso. Per attivare il documento di reso è necessario
interrompere la fase d’inserimento premendo il tasto Pulisci e selezionare dalla lista attivabile
di fianco al codice documento il documento di reso (nella lista vengono visualizzati il documento
di reso e quello di vendita).
Num: numero del documento che viene assegnato in automatico in base al protocollo definito
nel documento ; il codice del protocollo viene visualizzato di fianco al numero . La numerazione
viene gestita con periodicità annuale. In fase di variazione è possibile inserire manualmente il
numero dello scontrino oppure ricercarlo dalla lista attivabile con il tasto F5 oppure tramite click
del mouse nel pulsante
di fianco al numero documento.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 53
Data: data di registrazione del documento. Viene proposta la data di sistema con la possibilità
di inserire una data antecedente per permettere l’inserimento di scontrini dei giorni precedenti ;
se viene impostata una data superiore viene inviato un messaggio bloccante.
Commesso: codice del commesso che ha seguito la vendita. Il campo è opzionale e viene
attualmente utilizzato a scopo statistico nel report quadratura cassa per commesso.
Listino: codice del listino da utilizzare per gli articoli in vendita. In base alla parametrizzazione
definita nell’anagrafica negozio è possibile utilizzare il prezzo di vendita con iva definito
nell’anagrafica negozio oppure prelevare il prezzo da un listino . Se la fonte dei prezzi definita in
anagrafica negozi è l’anagrafica articoli il campo viene disabilitato ; nel caso di fonte da listino
viene visualizzato il codice listino valido alla data di registrazione con la possibilità di
selezionare manualmente un altro listino associato al negozio anche se non valido. Se non
esiste nessun listino valido all’apertura della maschera viene inviato il messaggio ‘Non è stato
trovato un listino valido ‘; l’utente a questo punto può impostare manualmente un listino scaduto
oppure non impostare nessun listino e successivamente digitare i prezzi in modo manuale.
Nome cliente: nel caso di emissione di fattura è necessario inserire il codice del cliente in
quanto dato indispensabile ; il codice può essere inserito anche successivamente dopo avere
compilato le righe articoli ma prima di avviare la generazione della fattura viene effettuato il
controllo che il codice sia presente inviando in caso negativo messaggio bloccante. Dopo aver
impostato manualmente il codice oppure scegliendolo dalla lista viene visualizzata di fianco la
ragione sociale del cliente e la situazione contabile nei campi Ultimo Acquisto, Acquistato
progressivo, Acquistato anno, Buono, Acconto e Omaggio
Per codificare o modificare l’anagrafica di un cliente si deve attivare la funzione gestione cliente
negozio tramite l’apposito pulsante.
54 – Manuale Operativo
7.1.1.1 Tool bar
La toolbar standard è costituita dalle seguenti funzioni:
Visualizza venduto del cliente: La funzione permette di visualizzare i movimenti di
vendita del cliente intestatario dello scontrino in modo tale di conoscere in modo reale la
situazione a scopo statistico oppure nel caso di verifiche necessarie nel caso di resi merce.
Visualizza disponibilità articolo : La funzione permette di visualizzare la situazione
contabile di magazzino relativa all’articolo utilizzato nella riga in cui è posizionato il cursore. I
dati sono relativi al magazzino di vendita definito nell’anagrafica negozio.
Note scontrino : E’ possibile inserire un campo note nel quale indicare informazioni
interne per il negozio relative alla vendita che potranno essere consultate in fase di
visualizzazione dello scontrino.
Nella maschera l’utente può digitare manualmente la descrizione oppure prelevare righe
standard prevaricate premendo il tasto Note Precaricate . Tali note devono essere inserite
selezionando dal menù Archivi
Tabelle Società - Note Precaricate.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 55
7.1.2 Corpo
All’apertura della maschera vengono compilati i dati di testata automaticamente ed il cursore
viene posizionato nella colonna articolo in modo tale di permettere all’utente la rapida
digitazione del codice oppure la lettura del codice a barre.
Il dettaglio dello scontrino viene inserito in righe senza limite di numero che sono caratterizzate
da tipologia.
Il tipo di riga è un attributo che determina l’aggiornamento da effettuare nel magazzino e la
modalità del calcolo degli omaggi.
Sono previsti i seguenti tipi :
V = riga di vendita. Se il codice documento fissato in testata è del tipo vendita le righe
vengono predisposte con questa tipologia. E’ possibile però manualmente modificare la
singola riga assegnando il tipo reso ( vedi seguente definizione). La quantità della riga
viene considerata sempre positiva.
R = riga di reso. Se il codice documento fissato in testata è del tipo reso tutte le righe
saranno forzate con il tipo reso senza la possibilità di variarlo. Nel caso di scontrino di
vendita è possibile trasformare il tipo riga vendita in riga di reso e viceversa. La quantità
della riga viene visualizzata e considerata sempre negativa.
O = riga di omaggio. In questo caso la riga viene considerata di omaggio per cui l’importo
non viene sommato nel totale dello scontrino; il magazzino viene scaricato per la quantità
specificata ma con il valore uguale a 0.
I = riga di omaggio con iva. In questo caso al cliente viene addebitata la sola iva che
verrà sommata al totale scontrino. Il magazzino viene scaricato per la quantità specificata
ma con il valore uguale a 0.
L = riga di omaggio con valore. Deve essere utilizzata per gestire la particolare tipologia
di omaggi con valore che viene utilizzata nel caso in cui l’importo dell’omaggio risulta
considerevole per cui l’importo risulti a completo carico del negozio.
I campi richiesti nella griglia sono i seguenti :
Codice articolo: il codice può essere impostato manualmente oppure selezionato da lista; nel
campo è possibile digitare il codice a barre (la priorità viene data al codice a barre) oppure
leggerlo tramite penna ottica collegata nella modalità di emulazione tastiera. Nel caso di lettura
del codice a barre la riga di vendita viene compilata in modo automatico ed il cursore viene
posizionato direttamente nella riga successiva in modo tale di non dover utilizzare la tastiera.
Se il codice a barre o l’articolo non vengono trovati negli archivi anagrafici viene inviato il
messaggio ‘Articolo non presente in anagrafica’. Se all’interno dello scontrino vengono letti più
codici a barre uguali viene compilata una riga per ogni codice; per inserire una sola riga è
necessario leggere il primo codice e poi digitare manualmente la quantità totale. E’ possibile
inoltre impostare il codice * e compilare manualmente tutti i campi della riga. Per la lettura dei
codici a barre Ean8 e Ean13 è necessario programmare il lettore del codice a barre per
escludere la trasmissione del check digit.
Nello stesso campo è possibile impostare anche il codice della tessera cliente; se il campo
viene riconosciuto come tessera il campo viene ripulito e nella testata viene caricato in
automatico il cliente collegato.
Descrizione: descrizione principale dell’articolo; nel caso di articolo codificato è possibile
modificare il campo. Per gli articoli * deve essere inserito manualmente in quanto campo
obbligatorio.
56 – Manuale Operativo
Unità di misura: unità di misura dell’articolo; nel caso di articolo codificato non è possibile
modificare il campo in quanto la procedura gestisce solo l’unità di misura principale; nel caso di
articolo * deve essere compilata obbligatoriamente.
Quantità: quantità movimentata nella riga; nel caso di lettura del codice a barre la riga viene
compilata automaticamente fissando di default la quantità al valore uno con la possibilità di
modificarlo successivamente spostando il cursore nella riga. Se viene impostato invece un
codice articolo la quantità viene sempre proposta al valore uno ma il cursore rimane posizionato
nella riga che deve essere completata manualmente. Nel caso di riga con la tipologia reso la
quantità viene considerata negativa.
Prezzo: prezzo singolo dell’articolo movimentato; viene proposto in automatico il valore in base
ai parametri definiti nell’anagrafica negozi con la possibilità di variarlo. Non è possibile inserire il
valore zero in quanto sono disponibili le apposite tipologie di righe omaggio.
Sc %: sconto in percentuale applicato sulla riga; il dato viene gestito manualmente anche nel
caso di scontrino intestato a cliente. E’ possibile inserire un valore fino a 99,99 in quanto non è
previsto lo sconto globale che viene gestito con le righe di omaggio.
Importo: importo della riga calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo e sottraendo il
valore dello sconto in percentuale di riga. Se successivamente viene impostato lo sconto a
valore di riga l’importo viene ricalcolata sottraendo anche l’ulteriore sconto.
Iva: codice dell’imposta definita per l’articolo; nel caso di articolo * il codice deve essere inserito
manualmente in modo obbligatorio.
Sconto valore: sconto in valore che viene applicato al valore dell’importo netto a cui è stato
sottratto l’eventuale sconto in percentuale.
Tipo riga: tipologia della riga in base alla codifica definita precedentemente. Nel caso di
trasformazione di una riga da vendita a reso la quantità viene forzata negativa mentre per le
tipologie di omaggio i dati di riga non vengono modificati in quanto viene considerato solo il
calcolo finale. Il tipo di riga viene compilato in automatico in base al tipo di scontrino; l’operatore
potrà quindi variarlo solo all’occorrenza. Per cambiare il tipo di riga è possibile inserire nella
colonna la lettera che rappresenta il tipo riga oppure selezionarla dalla lista.
Nel caso in cui è stata inserita una riga non corretta è possibile cancellarla interamente
posizionandosi il cursore nella riga e digitare la sequenza di tasti Shift + Canc.
7.1.2.1 Variazione quantità e prezzo barcode (tasti F9 e F7)
La griglia della funzione,, in caso di utilizzo di un Barcode collegato, è strutturata per gestire
velocemente le righe di articolo, le quali vengono inserite automaticamente con Qtà = 1. Il
programma, inserita una riga, si posiziona quindi automaticamente sul campo Codice Articolo
della riga successiva.
Nel caso quindi venga letto più volte lo stesso codice a barre, verranno inserite più righe, tutte
con Qtà = 1. Per evitare di leggere più volte lo stesso codice su più articoli, è possibile variare
velocemente la Qtà tramite il tasto funzione F9 (in alternativa allo spostamento manuale del
cursore sul campo Qtà).
Per ricordare all’utente tale opzione, è presente l’etichetta (F7 varia Prezzo, F9 varia Quantità)
immediatamente visibile nella maschera degli Scontrini Fiscali:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 57
Letto il codice a barre di un articolo, viene caricata automaticamente in griglia la Qtà ‘1’ e il
cursore si posiziona sulla nuova riga, pronto per la lettura di un nuovo codice a barre. Per
modificare la Qtà, premere F9 : si apre la maschera Varia Quantità
Nell’esempio, indichiamo 5 come nuova quantità.
Inserita la quantità corretta, premere Invio (oppure il pulsante Conferma): viene
automaticamente variata la quantità nella riga precedentemente caricata, e viene ricalcolato il
relativo Importo. Il cursore risulta quindi già posizionato sulla riga successiva.
È inoltre possibile variare il prezzo sull’ultima riga inserita nello scontrino premendo il tasto
funzione F7 . Premendo F7 appare la maschera di variazione del prezzo
Il nuovo prezzo impostato in questa maschera viene cambiato in automatico sulla riga e il
cursore si posiziona nella riga successiva.
58 – Manuale Operativo
7.1.3
Piede
La parte relativa al piede è composta dalla sezione totali che contiene i dati contabili
riepilogativi dello scontrino e dalla sezione pagamenti nella quale vengono specificate le
modalità di pagamento concordate con il cliente.
Alcuni campi delle sezioni vengono compilati in modo automatico durante l’impostazione delle
righe mentre altri sono a disposizione dell’utente.
Viene di seguito descritto il significato dei campi delle sezioni.
7.1.3.1 Totali
Totale Qtà: è la somma algebrica delle quantità di riga. Nel caso di scontrino di reso è invece la
somma delle quantità rese. Viene aggiornata in automatico dopo la conferma delle singole
righe.
Sconto righe: è il valore dello sconto effettuato sulle righe sommando quindi lo sconto in
percentuale e lo sconto a valore . Viene aggiornato in automatico dopo la conferma delle
singole righe.
Totale Iva: è il totale dell’iva calcolato sull’importo netto delle righe in base alle aliquote
corrispondenti. Viene aggiornato in automatico dopo la conferma delle singole righe.
Spese: è stato previsto per addebitare al cliente spese aggiuntive relative a servizi che
attualmente devono essere gestite tramite normali articoli di magazzino (es. spese di consegna,
modifica ecc.).
SubTotale: è la somma algebrica degli importi di riga ( le righe di reso sono considerate
negative ) più l’importo delle spese. Viene aggiornato in automatico dopo la conferma delle
singole righe.
Sconto: è data la possibilità di impostare oltre agli eventuali sconti di riga un ulteriore sconto
finale in % da applicare sul subtotale . Come nel caso dello sconto di riga è possibile impostare
un valore fino a 99,99. Viene quindi ricalcolato il valore del totale scontrino.
Arrotondamento: in seguito all’applicazione dello sconto percentuale finale è possibile inserire
uno ulteriore sconto in valore al fine di arrotondare il totale dello scontrino per facilitare
l’incasso. Viene quindi ricalcolato il totale scontrino.
Totale: corrisponde al totale finale dello scontrino; viene calcolato partendo dal subtotale
sottraendo lo sconto finale e l’arrotondamento. Nello scontrino di reso il totale assume valore
negativo; in questo caso è possibile solo confermare lo scontrino in quanto vengono disabilitati i
tasti di stampa scontrino e fattura. Nello scontrino di vendita il totale può assumere un valore
positivo oppure il valore zero; quest’ultimo caso si può verificare quando si effettua un cambio
merce (reso e vendita) per lo stesso importo, nel caso di righe di omaggio globale oppure
intervenendo manualmente con l’applicazione di sconti a valore di riga o arrotondamento finale.
Nel caso di scontrino di acconto corrisponde al totale dell’acconto ; invece nel caso di recupero
di un acconto al totale viene sottratto l’importo dell’acconto in quanto deve essere emesso
scontrino per la differenza.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 59
7.1.3.2 Modalità di pagamento
La sezione contiene i campi nei quali vengono specificate le modalità di pagamento dello
scontrino:
Importo acconto: nel campo è possibile inserire l’importo di uno scontrino di acconto oppure
per indicare l’importo dell’acconto versato in precedenza al fine di detrarlo dal totale dello
scontrino.
Importo buono: è stato predisposto per inserire l’importo di un buono precedentemente
emesso da recuperare nello scontrino.
Contanti: viene compilato in automatico con il totale dello scontrino ; corrisponde all’importo
pagato in contanti.
Assegni: corrisponde all’importo pagato in assegni
Carta credito: corrisponde all’importo pagato in carta di credito ; è possibile impostare
genericamente l’importo oppure indicare i riferimenti delle tipologia di carte di credito premendo
il pulsante CARD di fianco all’importo:
Resto: se la somma del pagato in contanti, assegno e carta di credito è superiore al totale dello
scontrino viene calcolato l’importo del resto da versare al cliente. Nel caso invece in cui la
somma è inferiore il resto viene evidenziato in negativo e corrisponde al credito del cliente. Per
registrare il successivo saldo del cliente dovrà essere utilizzata l’apposita funzione disponibile a
menù.
7.1.3.3 Lettura da File di Testo
In presenza de modulo di barcode, e previa impostazione dei parametri di base richiesti, in
fondo alla maschera è visibile il pulsante
: permette di selezionare un file di testo
contenete codici articoli (o barcode) e relativa quantità. La gestione della quantità viene
effettuata in base ai parametri impostati sul modulo barcode (cui è legato – ved. relativo
manuale): in particolare, la quantità ‘n’ presente sul file di testo viene moltiplicata per quella
indicata nella anagrafica del codice a barre (che potrebbe essere diversa da 1 se con il codice a
barre in esame si gestiscono – ad esempio – le confezioni).
60 – Manuale Operativo
7.1.4
Chiusura dello scontrino
Le funzioni disponibili per il completamento dello scontrino sono le seguenti:
Conferma: Lo scontrino viene registrato in archivio e aggiornato il magazzino in base alla
causale collegata alla tipologia di scontrino; la maschera si predispone in automatico per un
nuovo inserimento di scontrino come avviene nella prima apertura.
Pulisci: Il contenuto della maschera viene completamente ripulito; il cursore viene posizionato
sul campo codice documento nel quale viene sempre proposto il codice di vendita con la
possibilità di selezionare il codice per il reso. Per inserire un nuovo articolo è necessario
spostare il cursore manualmente sulla riga con il mouse oppure premere il tasto tab per
scorrere i campi precedenti.
Stampa: Il tasto viene abilitato solo nel caso in cui risulta configurato il registratore di cassa
passivo nei parametri della procedura alla voce dispositivi collegati; in questo caso viene
stampato lo scontrino fiscale sul registratore di cassa e aggiornati i dati in archivio con le stesse
modalità definite per il tasto conferma; la maschera si predispone in automatico per un nuovo
inserimento di scontrino come avviene nella prima apertura.
Fattura: Il tasto viene abilitato solo nel caso in cui è disponibile la licenza VEND_BANC4
(vendita al banco base con fatturazione); se il registratore di cassa risulta configurato viene
dapprima stampato lo scontrino fiscale. In base alla tipologia dello scontrino (vendita o reso)
con lo stesso tasto verrà emessa fattura oppure nota di accredito. La fattura/nota di accredito
può essere emessa solo se è stato impostato il codice cliente; qualora l’utente prema il tasto e
non risulti il cliente viene emesso messaggio bloccante per cui è possibile impostare il cliente e
premere di nuovo il tasto fattura senza alcuna perdita di dati. La fattura/nota di accredito viene
generata in modo automatico utilizzando il codice documento definito in anagrafica del negozio.
Viene utilizzato il codice di pagamento definito nell’anagrafica cliente e calcolate le relative
scadenze. Non vengono calcolate eventuali spese aggiuntive relative alle spese di incasso in
quanto attualmente non sono gestite nella funzione scontrino.
Il numero di copie della fattura viene definito all’interno della funzione definizione moduli di
stampa.
Esci: Il tasto permette di chiudere la sessione di lavoro e tornare nel menù principale. Se viene
premuto il tasto quando la maschera contiene righe viene inviato il messaggio ‘Abbandonare le
modifiche Si/No’ in modo di evitare perdite di dati non volute.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 61
7.1.5 Ristampa dello scontrino fiscale
È possibile ristampare lo scontrino fiscale in un momento successivo alla sua emissione, anche
una seconda volta. In questo modo è possibile completare lo scontrino in una qualsiasi
postazione di lavoro, e procederne alla stampa fiscale richiamandolo dalla postazione di cassa.
Visualizzando uno scontrino già inserito, il pulsante Scontrino resta abilitato come nella
maschera di caricamento: premendo il pulsante, lo scontrino viene stampato.
Qualora lo scontrino fosse già stato stampato, verrà visualizzato il messaggio di conferma
Rispondendo Sì verrà ristampato lo scontrino.
62 – Manuale Operativo
7.1.6 Stampa diretta dettaglio scontrino
È possibile stampare il dettaglio dello scontrino, attivando il flag Stampa diretta del dettaglio.
Selezionando il flag, si attiva il pulsante Dettaglio che invia direttamente alla stampante
(senza aprire l’anteprima) la stampa di un dettaglio non fiscale dello scontrino che riporta in
modo completo tutti i riferimenti anagrafici e contabili dello stesso, nel caso in cui si ritenga
necessario fornire al cliente un maggiore dettaglio.
Esempio di stampa diretta del dettaglio dello scontrino
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 63
7.2
Variazione di uno scontrino
Per entrare nella modalità di variazione di uno scontrino è necessario premere il tasto Pulisci
in modo tale di interrompere la fase di inserimento che viene attivata sia all’apertura della
maschera sia dopo aver confermato lo scontrino.
Prima di impostare il numero dello scontrino da variare deve essere selezionato il codice
documento; di default viene proposto il codice documento per la vendita con la possibilità di
selezionare da lista il codice documento per il reso.
Il numero di scontrino può essere impostato manualmente digitando il numero senza indicare il
protocollo nel campo Num. oppure ricercato da lista attivabile di fianco al campo.
Dopo avere visualizzato lo scontrino sono disponibili le seguenti opzioni :
7.2.1
Cancellazione dello scontrino
Premendo il tasto Elimina viene cancellato tutto lo scontrino e l’eventuale documento di
fattura/nota di accredito collegato. Viene inviato messaggio di conferma per l’utente in modo
tale di evitare eventuali errori.
7.2.2
Variazione dello scontrino
E’ possibile modificare solo le righe con articolo * al fine di sostituire il vero codice articolo per
movimentare correttamente il magazzino. Non è possibile modificare gli altri dati di riga in
quanto il totale scontrino deve rimanere invariato.
Per registrare le modifiche premere il tasto Conferma ; in questa fase sono disattivati i tasti
Stampa e Fattura in quanto non è necessario riprodurre i documenti.
7.2.3
Visualizzazione dello scontrino
Qualora esista solo la necessità di visualizzare lo scontrino è possibile terminare l’operazione
premendo il tasto Pulisci . La maschera viene azzerata dando la possibilità all’utente di
continuare con la ricerca degli scontrini oppure a inserirne nuovi.
64 – Manuale Operativo
7.3
Vendita di prodotti gestiti a taglie
Nella versione specifica che gestisce i prodotti con taglia rimangono abilitate tutte le funzioni
precedentemente descritte differenziando però la fase di impostazione del codice articolo.
7.3.1
Impostazione manuale del codice articolo
Nel caso di prodotti gestiti a Taglie è necessario definire le quantità per le singole taglie
movimentate .
Dopo aver impostato il codice articolo viene aperta la finestra ‘Specifica Taglie’ nella quale sono
presenti le seguenti colonne :
•
•
•
•
Taglia : elenco delle taglie appartenenti alla scala taglia associata all’articolo
Qtà : quantità da movimentare per la taglia
Es. : esistenza della taglia nel magazzino di scarico definito per il negozio
Disp : disponibilità della taglia considerando gli ordini a fornitore ed agli impegni dei clienti
E’ possibile nella stessa riga di vendita indicare la quantità per più taglie .
Premendo il tasto Conferma viene confermata la movimentazione delle taglie e riportata nella
riga di vendita nella colonna Qta la somma delle quantità.
Premendo il tasto Esci invece viene chiusa la finestra perdendo le eventuali modifiche inserite.
Il pulsante Taglie invece risulta utile nel caso in cui dopo avere confermato la quantità
per una taglia si vuole rientrare nella finestra di specifica per movimentare altre taglie in
quanto al rientro viene visualizzata solo la taglia movimentata.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 65
Esempio al rientro della maschera specifiche:
Esempio dopo aver premuto il tasto taglie:
7.3.2 Lettura di un codice a barre taglie
Nel caso in cui nella colonna articolo viene letto un codice a barre associata ad una taglia viene
caricata in automatico la riga di vendita come nel caso di un’articolo standard assumendo
come quantità il valore 1 e come codice taglia quella legata al codice a barre; il cursore viene
posizionato nella riga successiva al fine di accettare un nuovo articolo.
Ritornando manualmente nella riga tramite il mouse e posizionandosi nella colonna quantità
vedremo che viene aperta la maschera di specifiche articolo come nel caso di impostazione
manuale; l’utente a questo punto potrà intervenire sulla quantità della taglia oppure inserire
quantità per nuove taglie.
66 – Manuale Operativo
7.4
Gestione delle matricole
7.4.1 Parametri di base
Nel caso in cui i prodotti commercializzati sono gestiti a matricola è possibile specificare in fase
di vendita al banco i riferimenti delle matricole degli articoli presenti nello scontrino.
La gestione delle matricole è attiva solo se nei parametri della società è stato abilitato il flag
della gestione matricole.
Nelle causali di magazzino utilizzate dalla vendita al banco dovranno essere abilitati inoltre i
parametri relativi alla richiesta delle matricole ed alla modalità di controllo.
La richiesta delle matricole può essere obbligatoria, facoltativa oppure non gestita.
Infine per abilitare la gestione delle matricole nel singolo articolo è necessario indicare
nell’anagrafica degli articoli ( cartella altri dati ) il flag ‘Gestire a matricola’ .
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 67
7.4.2 Transazione di vendita
Se in fase di vendita viene richiamato un articolo che gestisce le matricole nel piede della
maschera appare il pulsante Matricole che permette di gestire le matricole nella riga corrente.
Dopo avere impostato la quantità dell’articolo se lo stesso è gestito a matricola viene aperta in
automatico una maschera nella quale è possibile specificare i riferimenti delle matricole per la
quantità impostata.
68 – Manuale Operativo
La finestra si apre in automatico anche nel caso in cui l’articolo viene letto tramite codice a
barre.
Per visualizzare la finestra delle matricole nella riga corrente senza necessariamente spostarsi
nella colonna della quantità è possibile utilizzare la sequenza di tasti ShiftF9.
Alla conferma dello scontrino nel caso in sia obbligatorio specificare il numero delle matricole (
vedi causale di magazzino ) se non state impostate correttamente le matricole per gli articoli
nella transazione viene segnalato il messaggio bloccante
e successivamente viene indicata la riga anomala
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 69
7.5
Operazioni e automatismi durante la vendita al banco
7.5.1.1 Gestione Cliente/Negozio e dati contabili del cliente
L’anagrafica Cliente/Negozio può essere richiamata, tramite un pulsante colorato , anche
dall’interno della funzione Vendite – Vendite al Banco Plus – Caricamento Scontrino
Fiscale :
In questo modo si può procedere ad una codifica rapida dei Clienti, dove, oltre i clienti a cui
deve essere emessa fattura, è possibile creare un’anagrafica dei clienti privati a scopo
statistico, indicandone solo i campi principali.
Dopo aver selezionato il cliente (tramite inserimento del codice cliente, selezionandolo dalla
lista o tramite la lettura o digitazione del Codice Tessera), vengono visualizzati i seguenti dati
contabili che indicano la situazione attuale dei debiti/crediti del cliente:
Ultimo Acquisto: Data dell’ultima operazione effettuata dal cliente (vendita o reso)
Acq. Progr.: Valore dell’acquistato progressivo comprensivo degli anni precedenti
Acq. An.: Valore dell’acquistato progressivo per l’anno della vendita
Buono: Valore dei buoni emessi al cliente e non ancora
Acconto: Valore degli acconti versati dal cliente e non ancora recuperati Credito: Importo da
incassare dal cliente
70 – Manuale Operativo
7.5.1.2 Visualizzazione dei movimenti Cliente
Durante l’emissione di uno scontrino a cliente, è possibile visualizzare tutti gli scontrini ad esso
già emessi, così da verificare velocemente gli articoli movimentati in vendita o in reso.
La funzione è attivabile grazie ad un pulsante inserito nella toolbar della funzione Vendite Vendite al Banco Plus - Caricamento Scontrino Fiscale :
La maschera visualizzata contiene l’elenco degli scontrini emessi al cliente intestatario della
transazione, con il dettaglio delle righe, a partire dalla data più recente:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 71
7.5.1.3 Ricerca Dati Articoli
Per effettuare una rapida ricerca di un codice articolo, al fine di avere le informazioni di
consultazione più comuni, come, ad esempio, conoscere rapidamente il prezzo di vendita per
un articolo o la sua giacenza leggendo il codice a barre, premere il pulsante indicato in figura
nelle funzioni del menù Vendite
Gestione Vendita al Banco Plus
La funzione attualmente non è legata ad un modulo di licenza, ed è disponibile anche nella
personalizzazione della toolbar (nel gruppo Vendite) per poter essere eseguita e gestita singolarmente.
La funzione è attivabile dalla toolbar della funzione Vendite al Banco Plus oppure utilizzabile da menù.
Si apre la funzione di Ricerca Dati Articoli
In questa maschera sarà sufficiente inserire il Codice da ricercare aggiuntivo o il codice
articolo richiesto: ne verranno immediatamente visualizzati i dati ad esso riferiti.
Inoltre, se è attiva la gestione delle immagini per articoli1, premendo il tasto F11 nel campo di
ricerca, verrà avviata la ricerca dell’articolo da immagine.
Se la maschera è richiamata dalle Vendite al banco plus, il valore nel campo Giacenza è
calcolato in base al deposito di vendita; negli altri casi tale valore è calcolato in base al totale di
tutti i depositi.
1
Si veda il paragrafo Ricerca articoli con immagine.
72 – Manuale Operativo
7.5.1.4 Ricerca articoli con immagine
Per ricercare velocemente, tramite la descrizione, tutte le immagini inserite ed associate agli
articoli codificati a magazzino.2
L’opzione di ricerca degli articoli per immagine è attiva se dalla funzione Archivi
Parametri
Parametri della procedura, tabella Magazzino, è stato selezionato il flag Abilita Gestione Immagini
per Articolo che abilita la gestione delle Immagini per Articolo.
Posizionarsi sul campo Codice Articolo: premendo il tasto F11 oppure il pulsante
(anziché il consueto F5 ), viene aperta la maschera Gestione Ricerca Articolo con Immagine:
La ricerca può essere effettuata per:
•
•
Categoria (Lista collegata): per limitare la visualizzazione delle immagini ai soli prodotti
appartenenti alla categoria selezionata.
Descrizione Articolo: per ricercare in base alla descrizione (o parte di essa)
La procedura cercherà nel database tutti gli articoli che hanno immagini associate e nella
relativa descrizione ci sia la stringa inserita.
In questa fase viene visualizzata una maschera di attesa per il caricamento:
Quando le immagini saranno collocate in memoria, vengono visualizzate in maschera le
immagini trovate: se la ricerca andrà a buon fine, verranno visualizzati tutti gli articoli trovati ed il
cursore sarà già posizionato sulle immagini relative, per consentire una selezione più rapida
dell’articolo da scegliere.
2
La funzione di ricerca dell’articolo per immagine è attualmente attiva nella funzione Gestione Vendita
al Banco Plus
Scontrino Fiscale Plus e può essere richiamata anche dalla maschera di Ricerca
Articoli (attualmente non è legata ad un modulo di licenza).
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 73
È possibile selezionare le singole immagini: all’avvio della ricerca, viene automaticamente
selezionata la prima immagine. Un’immagine selezionata sarà evidenziata dal rettangolo rosso:
premendo Invio (o con doppio click con il mouse oppure premendo il pulsante Conferma )
la maschera di ricerca si chiuderà, visualizzando l’articolo collegato all’immagine scelta
collegata ad esso.
È possibile scorrere le immagini visualizzate con le frecce della tastiera: qualora fosse
necessario affinare il filtro per la ricerca, è sufficiente premere il tasto F2 ed il cursore sarà
nuovamente nella Descrizione Articolo per consentire di modificare la stringa di filtro.
Battendo Invio la ricerca verrà immediatamente aggiornata.
A fianco del campo di ricerca, sono presenti delle etichette che indicano una sintesi dei risultati
trovati; in particolare:
-
: indica che il Numero Max Immagini da estrarre (nella
configurazione) è stato impostato al numero indicato (nell’esempio sono 40);
-
: numero di articoli collegati a immagini, tra quelle
estratte, che corrispondono alla stringa di ricerca;
-
: numero immagini visualizzate sul totale estratto.
74 – Manuale Operativo
La maschera è strutturata al fine di ottimizzare la visualizzazione e la ricerca: inoltre, è possibile
personalizzare la modalità di visualizzazione dei dati, premendo su Configura . Si aprirà la
finestra sottostante
dove si potranno configurare le impostazioni di visualizzazione e di estrazione, tra cui:
•
•
•
•
Immagini x Colonna: per indicare quante immagini si intenda visualizzare per ciascuna
colonna, in base anche alla dimensione delle stesse, impostata nel relativo campo;
Numero Max Immagini: per limitare il numero di immagini da estrarre sul totale di quelle
presenti in archivio;
Dimensioni Immagine: per impostare la dimensione delle immagini visualizzate nella
maschera di Gestione Ricerca Articolo con Immagine, scegliendo tra le opzioni
Attiva Anteprima Automatica (flag): per aprire automaticamente l’anteprima della
maschera selezionata, alla sinistra della maschera di ricerca, così da rendere ancora più
veloce l’identificazione visiva dell’articolo cercato.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 75
Esempio di ricerca immagine per Categoria
Impostiamo la categoria MO, che corrisponde ai mouse, impostandola manualmente o selezionandola
dalla lista e premiamo Invio . Se l’articolo ha più immagini, viene riportata l’immagine principale o la
prima in ordine di inserimento se non è stata definita una principale:
Vengono visualizzate le immagini degli articoli della categoria
Selezionando un’immagine, verrà riportato l’articolo corrispondente nella griglia di vendita:
76 – Manuale Operativo
7.5.1.5 Vendita con Carta di credito
La gestione è legata all’impostazione delle Carte di Credito attive nell’A
Anagrafica Negozi.
In questa condizione, è possibile specificare i dettagli dei pagamenti con Carte di Credito:
selezionando il pagamento per carta di credito, viene visualizzato il pulsante CARD che
permette l’apertura (opzionale) di una maschera nella quale si imposteranno i riferimenti della
transazione:
Nel campo Carta credito verrà riportato in modo automatico l’importo precedentemente definito
nella maschera principale.
Si dovrà, quindi, specificare il codice della carta di credito (oppure lo si selezionerà dalla lista)
e, opzionalmente, si indicherà il numero di carta ed il numero di autorizzazione che verrà
riportato nello scontrino di conferma del POS.
Nel caso di importi elevati il cliente potrebbe effettuare il pagamento con più carte di credito
per cui sarà possibile impostare più righe indicando il codice della carta ed il relativo importo
fino all’ottenimento dell’importo precedentemente definito nella maschera principale.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 77
7.5.1.6 Gestione Acconti
E’ possibile gestire l’intero ciclo di un acconto a partire dalla registrazione del versamento fino
al recupero dello stesso nella successiva transazione di vendita. La funzionalità permette di
gestire casistiche frequenti, come la prenotazione di un prodotto non disponibile, oppure la
necessità di effettuare delle modifiche/lavorazioni (es.: lavori di sartoria) sul prodotto acquistato,
che non può essere ritirato immediatamente.
Inserimento dell’acconto
La prima operazione per registrare il ricevimento di un acconto è l’emissione di uno scontrino
fiscale del solo acconto, senza righe di dettaglio.
Dalla funzione Vendite - Vendite al Banco - Caricamento Scontrino Plus, premendo sul
pulsante Acconto , il cursore si sposterà in modo automatico sul campo Importo Acconto
dove l’utente inserirà l’importo dell’acconto comprensivo di Iva:
Il pulsante viene abilitato solo per gli scontrini di vendita e solo se non sono presenti righe di
dettaglio scontrino in griglia.
Alla chiusura dello scontrino ( pulsanti conferma , scontrino , dettaglio e fattura ) viene aperta
una maschera nella quale deve essere specificato il Codice Iva ed il Reparto del registratore di
cassa sul quale fare confluire l’acconto; vengono proposti i valori di difetto presenti
nell’anagrafica del negozio.
Se lo scontrino viene intestato ad un Cliente, nel
campo Cliente verrà riportato il nominativo dello
stesso in modalità non scrivibile, mentre nel caso
non venisse intestato, sarà necessario inserire
manualmente un riferimento del cliente, in modo
tale da permetterne il riconoscimento nella
successiva fase di incasso dello scontrino.
78 – Manuale Operativo
Alla richiesta di stampa dello scontrino fiscale verrà emesso un normale scontrino di vendita,
riportante come descrizione del prodotto quella relativa all’Acconto definita nei Parametri
negozi.
E’ possibile, inoltre, generare una fattura di acconto; in tal caso l’acconto viene interpretato nel
dettaglio della fattura come un articolo * (codice asterisco, articolo non codificato a magazzino).
Lo scontrino di acconto potrà essere eliminato solo se non è stato ancora recuperato.
Recupero dell’acconto
Successivamente, in uno scontrino di vendita, sarà possibile recuperare globalmente l’acconto,
oppure una parte di esso, in base al totale della vendita.
Dopo aver caricato uno scontrino con almeno una riga di vendita, viene abilitato il pulsante
>>
a fianco del campo Importo Acconto attraverso il quale è possibile selezionare il valore
che deve essere recuperato.
Se lo scontrino di vendita è intestato ad un cliente, verranno visualizzati gli scontrini di acconto
ancora aperti legati al cliente impostato, mentre nel caso in cui la vendita non è intestata ad un
cliente verranno visualizzati tutti gli acconti aperti non legati ai clienti per i quali è stato inserito
manualmente il riferimento/nominativo.
In questo caso è responsabilità dell’utente richiamare l’esatto scontrino, in quanto non è
possibile effettuare alcun controllo .
Viene aperta una finestra nella quale è possibile selezionare uno o più acconti con i seguenti
limiti:
Il totale non deve essere superiore a quello degli articoli inseriti in griglia.
E’ possibile recuperare acconti solo se possibile una compensazione con le aliquote presenti in
vendita.
Ad esempio: se l’acconto è stato inserito con Iva 20% non è possibile recuperarlo in una
vendita del 10%.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 79
È possibile recuperare parzialmente l’acconto, in modo tale che la parte rimanente possa
essere utilizzata in vendite successive: per selezionare un acconto si deve attivare il flag nella
colonna Sel; viene in automatico proposto l’importo dell’acconto con la possibilità di variazione
nel caso di recupero parziale. Nella colonna Residuo viene indicato il valore del residuo, nel
caso in cui l’acconto sia stato recuperato parzialmente.
Il Totale dello scontrino (sezione dei pagamenti) viene ricalcolato sottraendo l’acconto
recuperato, in quanto il cliente dovrà pagare solo la differenza:
Alla chiusura della registrazione se lo scontrino è stato intestato ad un cliente viene
decrementato il valore dell’acconto nella tabella dei saldi clienti e la differenza nei progressivi di
vendita.
Nella Stampa dello scontrino fiscale l’acconto viene trattato come una normale riga di reso
utilizzando come descrizione quella relativa all’acconto definita nella cartella Parametri nella
funzione Anagrafica negozi. Nel caso di recupero di più acconti con aliquote diverse verranno
stampate righe differenti.
Nella fattura contenente l’acconto, verranno create due righe: una riga di note con gli estremi
dello scontrino di acconto, ed una riga con * (asterisco) e la quantità negativa che storna
l’acconto:
80 – Manuale Operativo
7.5.1.7 Stampa non fiscale del dettaglio Scontrino
Si tratta di una stampa, consegnabile al cliente, che riportata in modo chiaro ed esteso la
transazione di vendita, evidenziando dati che, in alcuni casi per limiti dei registratori di cassa,
può risultare poco comprensibile.
La stampa può essere eseguita al termine dell’inserimento dello stesso scontrino: nel piede
della maschera è stato inserito il pulsante Dettaglio , attivo anche in fase di variazione
scontrino, che permette di produrre la stampa non fiscale del dettaglio dello scontrino:
Alla pressione del pulsante si visualizza quindi l’anteprima di stampa:
Dall’anteprima, cliccando sul pulsante
si procede alla Stampa
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 81
7.5.1.8 Addebito di Spese e Servizi
E’ possibile addebitare delle spese aggiuntive relative a servizi nello scontrino fiscale, così da
evitare di indicare in griglia articoli particolari (codificati come spese, che sarebbero scaricati dal
magazzino).
Dalla funzione di Scontrino Fiscale Plus, per l’ addebito spesa nello Scontrino di Vendita,
inserire le spese aggiuntive premendo il pulsante >> , posto accanto al campo Spese nella
sezione Totali:
Si aprirà una nuova finestra nella quale sarà visualizzato l’elenco delle spese codificate nella
tabella Spese Negozio dal Menù Archivi
Tabelle Società:
Per selezionare una spesa bisogna attivare il flag posto nella colonna Sel e sarà possibile
selezionare, contemporaneamente, più codici spesa e variarne, manualmente, l’importo
proposto.
Alla conferma l’importo totale delle spese viene riportato nella maschera principale:
L’Iva sulle spese viene calcolata applicando lo scorporo in base al codice Iva spese definito
Anagrafica Negozio e, in tempo reale, i campi SubTotale, Totale Iva e Totale saranno
nell’A
sempre aggiornati.
82 – Manuale Operativo
Nella stampa dello scontrino fiscale le spese vengono stampate come un normale articolo di
vendita e viene utilizzato il reparto definito nell’anagrafica negozi.
Nel caso di emissione fattura vengono interpretate come articolo “ * “ :
Nella stampa del dettaglio scontrino le spese vengono riportate in una nuova sezione sotto
l’elenco degli articoli:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 83
7.5.1.9 Note di vendita in fattura
In fase di inserimento di un articolo,, manualmente o attraverso la lettura del codice a barre, può
essere visualizzato un messaggio che riporta le Note vendita precedentemente inserite nel
relativo campo negli Articoli di magazzino.
In questo modo l’utente viene informato di eventuali condizioni particolari di vendita o di altre
particolarità da conoscere, in fase di inserimento degli articoli.
Il campo deve essere attivato attraverso la personalizzazione On-Fly, collegandolo a quello
corrispondente del database:
In fase di caricamento dell’articolo, si inseriscono quindi le Note vendita
84 – Manuale Operativo
Selezionando un articolo nelle vendite al banco, leggendo il barcode oppure inserendolo
manualmente o selezionandolo dalla lista, viene visualizzato un messaggio informativo con la
descrizione delle note, se precedentemente inserite
Confermare con OK per procedere con il caricamento.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 85
7.5.1.10 Emissione fatture da scontrini anche con Prezzi con iva
Nella gestione della Vendita al banco plus è possibile generare la fattura da scontrino, sia
direttamente in fase d’inserimento dello Scontrino Fiscale Plus, sia successivamente tramite la
funzione Raggruppamento scontrini per fatturazione.
La fattura generata può essere di due tipi:
Fattura con prezzi di dettaglio netti ed iva calcolata a corpo
Fattura con prezzi di dettaglio al lordo dell’iva
La scelta sul tipo di documento da generare può essere fatta direttamente dal menù Vendite
Gestione vendita al Banco Plus
Anagrafica Negozi, inserendo per il tipo di documento
il codice documento da utilizzare per la emissione delle fatture.
Arrotondamenti nel caso di utilizzo di un documento senza gestione dei prezzi con Iva
Utilizzando un codice documento che non prevede, nei propri parametri, la Gestione prezzi con Iva, la
fattura generata riporta i prezzi singoli senza iva scorporando quindi i prezzi con iva che erano già stati
impostati nello scontrino. In alcune condizioni però (che sono poi aumentate con l’introduzione dell’iva al
21%) la fattura differisce di un centesimo dallo scontrino originale, in quanto effettuando lo scorporo
all’origine e poi calcolandovi l’iva, nei 2 passaggi si creano degli arrotondamenti che impediscono
matematicamente l’ottenimento dello stesso risultato di partenza. Al fine di ottenere quindi un documento
fiscale del tutto aderente allo scontrino originale, è preferibile associare alla gestione un documento con
le proprietà di Gestione prezzi con Iva, che non genera problemi di arrotondamento.
Esempio
Ipotizziamo di avere uno scontrino composto da 2 righe:
86 – Manuale Operativo
Dal Menù Vendite
Gestione vendita al Banco Plus
direttamente la fattura cliccando sul pulsante Fattura .
Scontrini Fiscale Plus possiamo emettere
Se in Anagrafica Negozi associamo l’emissione di un documento senza prezzi con iva
nella fattura generata, le righe avranno i prezzi netti (vengono scorporati singolarmente) e l’iva sarà
calcolata su tutto il documento:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 87
Se in Anagrafica Negozi associamo l’emissione di un documento con prezzi con iva.
nella fattura generata, le righe avranno i prezzi con Iva effettuando poi lo scorporo per il calcolo dei totali:
Il prezzo indicato su ogni riga è così corrispondente al prezzo originale indicato nello scontrino di
partenza.
88 – Manuale Operativo
Lo stesso accade se ipotizziamo di avere 2 scontrini composti da una riga ciascuno:
Gestione vendita al Banco Plus
Se poi procediamo dal menù Vendite
Raggruppamento
Scontrini per fatturazione all’emissione della fattura, la stessa viene generata con le stesse logiche
viste nel caso precedente.
Esempio di dettaglio fattura che ha nelle righe i prezzi con iva.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 89
8
8.1
Fatturazione da vendita al banco
Modulistica
Per attivare la stampa della fattura nella funzione vendita al banco è necessario disporre
dell’apposito layout che deve essere personalizzato tramite la funzione Archivi
Personalizzazione Moduli di Stampa.
Il numero di copie della fattura deve essere definito nella finestra che viene attivata in
corrispondenza della riga con la dicitura Dest.Copie nella finestra delle proprietà.
8.2
Fatturazione clienti con pagamenti che prevedono spese
bancarie
Anche se il pagamento prevede l’addebito delle spese bancarie la fattura generata dalla vendita
al banco non considera tali spese in quanto nell’attuale versione non sono gestite le spese
aggiuntive sulla vendita.
Per addebitare spese aggiuntive è necessario creare un apposito articolo di magazzino ed
includerlo nelle righe di vendita.
90 – Manuale Operativo
8.3
Raggruppamento scontrini in fattura
E’ una funzione che permette di emettere una fattura riepilogativa per gli scontrini inseriti in un
periodo, da utilizzare nel caso in cui il cliente acquisti frequentemente per piccoli importi e
necessiti fattura.
Si accede dal menù Vendite
fatturazione:
Vendite al banco Plus
Raggruppamento scontrini per
Vengono richiesti i seguenti dati:
Cliente: codice del cliente a cui emettere fattura
Data inizio e data fine: range di date all’interno delle quali ricercare gli scontrini
Data registrazione fattura: data di emissione della fattura. Deve essere maggiore o uguale
alla data di fine range e, in ogni caso, congruente in base ai protocolli/liquidazione Iva.
Premendo il tasto Estrai verranno riportati in griglia gli scontrini che soddisfano le condizioni
impostate. Sarà possibile selezionarli parzialmente per la fatturazione abilitando il flag nella
colonna Sel, oppure, totalmente premendo il tasto Seleziona tutto .
Premendo il tasto Conferma viene avviata la generazione e la stampa della fattura con le
stesse modalità utilizzate nella vendita al banco (sarà prelevato in automatico il codice del
documento impostato in anagrafica negozi). Nelle righe della fattura per ogni scontrino verrà
generata una riga di note che riporta gli estremi dello scontrino:
È inoltre possibile generare la fattura con i prezzi con iva, come descritto nel paragrafo
Emissione fatture da scontrini anche con Prezzi con iva.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 91
9 Gestione del credito a cliente
Nel caso in cui il cliente non effettui al momento del ritiro della merce il pagamento del totale
dello scontrino, il documento rimane a credito.
E’ possibile inserire successivamente i pagamenti in modo tale da chiudere la posizione
contabile del cliente.
9.1
Vendita a credito
Una vendita a credito viene generata, in automatico, qualora la somma degli importi definiti
dalle modalità di pagamento sia inferiore al totale dello scontrino.
Nella sezione dei pagamenti l’importo del credito viene calcolato in automatico nel campo
Resto con il valore in negativo.
Nella stampa dello scontrino fiscale, l’importo a credito verrà indicato con l’apposita modalità
prevista dal registratore di cassa utilizzato.
E’ possibile indicare il credito anche per gli scontrini non intestati a clienti: in questo caso, però,
non sarà possibile gestirne la chiusura successiva.
92 – Manuale Operativo
9.2
Saldo del credito
La funzione permette di gestire l’incasso del credito chiudendo in questo modo la posizione
del cliente.
Si accede da Vendite - Vendite al banco Plus - Recupero credito
Viene proposta come data di chiusura del credito la data di sistema, con la possibilità di
variazione della stessa. Dopo aver selezionato il cliente sarà possibile estrarre tutti gli scontrini
che presentano un credito con il pulsante Estrai , oppure, selezionare il singolo scontrino
qualora si conosca il numero; nella lista saranno, in ogni caso, indicati solo gli scontrini a
credito.
Per ogni scontrino sarà riportato il valore iniziale del credito, il valore attuale del saldato ed
il residuo da saldare.
Per selezionare uno scontrino bisogna attivare il flag nella colonna Sel, quindi, sarà riportato, in
automatico, il valore dell’importo nella colonna Importo quale valore residuo, che può essere
modificato dall’utente qualora il cliente non saldasse tutto il credito.
E’ possibile specificare le modalità di pagamento del saldo del credito suddivise tra contanti,
assegni e carte di credito.
L’importo saldato viene decrementato dal valore del credito nella tabella saldi clienti.
Nel caso in cui fossero già stati effettuati dei pagamenti parziali, sarà possibile visualizzarne gli
estremi con un doppio click del mouse nella colonna residuo:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 93
Si attiva la nuova finestra Storico del Credito, nella quale vengono visualizzati in dettaglio le
date e gli importi dei saldi precedenti.
Per poter eliminare i movimenti di saldo basterà posizionarsi sulle singole righe di dettaglio, di
volta in volta, e premere contemporaneamente i tasti Shift + Canc , come per l’eliminazione
dei dettagli degli altri documenti di vendita.
94 – Manuale Operativo
9.3
Omaggi con valore
Qualora gli importi dei prodotti concessi in omaggio risultassero elevati, non sarà possibile
gestire fiscalmente la transazione in quanto non è ammesso cedere prodotti sotto il costo se
non in presenza di particolari autorizzazioni.
In questi casi, il negozio applica uno sconto particolare in modo tale da abbattere il prezzo di
vendita creando, quindi, una normale riga di vendita. Per gestire questa casistica viene
abitualmente generato uno scontrino a credito per la parte relativa all’omaggio.
In fase di vendita, le righe che contengono gli articoli ceduti in omaggio con valore devono
essere attribuite al nuovo tipo di riga “L”, che si comporta come una normale riga di vendita
che viene sommata per determinare il totale dello scontrino.
Nella sezione dei pagamenti il totale proposto sarà il totale dello scontrino detratto dall’importo
delle righe di omaggio con valore, in modo tale che risulti in automatico la parte effettivamente
a credito.
Alla conferma viene creata in automatico una registrazione di saldo del credito in modo tale
che il credito venga subito chiuso senza nessun intervento dell’operatore.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 95
10 Gestione del Buono Merce
Nelle attività di vendita al dettaglio è particolarmente utilizzato il Buono merce, che
rappresenta sia un credito in essere (generato da un reso merce a seguito di una vendita già
effettuata) sia un potenziale credito usufruibile dal Cliente in prossimi acquisti (a seguito di
promozioni e pubblicità effettuate dal negozio che ha rilasciato i Buoni). Può anche
rappresentare un credito acquistato (sottoforma di Buono sottoscritto dal negozio) che si dona
al cliente, spendibile presso il negozio emittente.
Possiamo, quindi, distinguere i Buoni in tre diverse tipologie in base alle caratteristiche derivanti
dalle fasi di emissione e di recupero:
Buono promozionale
Buono prepagato
Buono per reso merce
Nel caso di emissione di buono (nel quale potrà anche essere definita una data di scadenza,
oltre la quale il buono non risulta più valido), al momento della vendita sarà possibile
visualizzare la situazione del cliente e recuperare i buoni in modo globale o parziale
indifferentemente dalla tipologia (prepagati e per reso merce) e, se abilitati, a scalare anche
buoni intestati ad altri clienti (come già descritto per i buoni prepagati).
Buono promozionale
Il Buono promozionale è caratterizzato dal fatto che non è intestato ad uno specifico cliente ma
viene utilizzato come normale forma di pagamento durante una transazione di vendita. Un
esempio è rappresentato dai tagliandi anonimi che vengono distribuiti o inseriti nelle riviste in
occasione di lanci promozionali di un prodotto. Nella vendita al banco dovrà essere indicato,
manualmente, l’importo del buono e specificate le modalità di pagamento per la differenza.
Dal punto di vista del cliente, i buoni vengono considerati come un vero e proprio sconto, ma
dal punto di vista fiscale per l’azienda l’importo del buono non riduce la base imponibile per cui
l’imposta del buono risulta a suo carico.
Buono prepagato
Il Buono prepagato è un valore che viene pagato in anticipo su un futuro acquisto. Viene
emesso nei casi in cui una persona lascia come deposito nel negozio un importo utilizzabile da
una seconda persona in un successivo momento in modo globale, oppure, parziale, in base al
valore della merce acquistata ( per esempio un regalo in valore ).
Questa casistica potrebbe essere gestita anche tramite l’utilizzo di un normale scontrino di
acconto qualora il regime di imposta preveda una sola aliquota; nel caso di più aliquote, non
potendo conoscere il tipo di prodotto che acquisterà il cliente, non è possibile assegnare
correttamente l’imponibile dell’acconto per cui è preferibile l’utilizzo del buono.
Il Buono e’ un documento numerato in modo univoco all’interno della catena, intestato al cliente
destinatario ed attestante il versamento effettuato. Una copia verra’ consegnata alla persona
che ha depositato, che potrà consegnarla al beneficiario o lasciarla presso il negozio,
preoccupandosi, in questo caso, di avvertire il beneficiario che vi e’ un buono a lui intestato
presso il negozio emittente.
96 – Manuale Operativo
Al momento della registrazione della vendita sarà, quindi, possibile visualizzare la situazione
buoni del cliente e procedere al recupero in modo totale, o parziale, fino all’ammontare del
totale scontrino. Contrariamente agli acconti, che essendo fiscali necessitano di restrizioni, nel
caso dei buoni è possibile fare in modo che il cliente che recupera il buono sia diverso da quello
originariamente intestatario.
Buono per reso merce
Il Buono per reso merce rappresenta la tipologia più diffusa in quanto in alcune attività (vedi
abbigliamento) è di prassi la sostituzione dei prodotti causa difettosità o differenza taglia,
solitamente riscontrata dal cliente fuori dal negozio.
Possiamo individuare le seguenti casistiche:
Reso e sostituzione contestuale di pari valore: Se il reso viene effettuato contestualmente con il
cambio merce ed il valore della differenza risulti nullo, è possibile emettere uno scontrino fiscale
di importo a zero.
Reso di Importo superiore alla sostituzione: Nel caso in cui l’importo del reso fosse superiore a
quello del prodotto sostituito, sarà possibile procedere tramite l’emissione di un buono merce,
oppure verrà rimborsato al cliente l’importo della differenza. Il totale dello scontrino risulterebbe
negativo.
Reso con sostituzione non disponibile: Come per il caso precedente, se si vuole sostituire il
reso con un prodotto momentaneamente non disponibile (dove quindi l’acquisto viene
rimandato ad un successivo momento rispetto a quello del reso) è possibile procedere con
l’emissione di un buono merce, oppure rimborsando al cliente l’importo totale della merce resa.
Il rimborso corrisponde all’emissione di un’operazione di uscita di cassa da effettuarsi con tutte
le modalità prevista dalla vendita compresa la carta di credito in modo tale che il negozio non
venga penalizzato dalle commissioni.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 97
10.1 Caricamento Buoni da ‘Gestione Buono Prepagato’
La funzione permette di caricare i buoni prepagati e consultare l’intero archivio dei buoni,
comprensivo dei buoni di reso merce generati durante la vendita.
Si accede dal Menù Vendite – Vendite al Banco Plus - Gestione Buono prepagato:
Sono richiesti i seguenti dati:
Numero Buono: Il numero del buono è un numero progressivo, assegnato dal programma; se
viene impostato un valore già presente la funzione si predispone in modalità di variazione.
Data emissione: data di emissione del buono, viene proposta la data del giorno
Numero interno: il campo è opzionale e permette di inserire una codifica interna del buono nel
caso in cui vengano rilasciati dei buoni prenumerati.
Cliente: i buoni devono essere intestati a clienti codificati per cui viene richiesto il codice
Data scadenza: il campo è opzionale è permette di definire una data oltre quale il buono non
può essere recuperato.
Importo: valore del buono
Note: descrizione opzionale per specificare informazioni utili per il recupero
E’ possibile con il pulsante Elimina cancellare definitivamente un buono, anche del tipo Reso.
Premendo il pulsante Stampa si visualizza l’anteprima di stampa:
Dall’anteprima, cliccando sul pulsante
si procede alla Stampa
98 – Manuale Operativo
E’ POSSIBILE ANCHE GESTIRE BUONI PARZIALI
Il buono utilizzato parzialmente genera, in automatico, un nuovo buono per la parte
rimanente, nel quale verrà indicato il numero di buono da cui ha origine, in modo tale di
mantenerne il legame (visibile nella maschera di gestione del buono prepagato):
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 99
10.2 Generazione Buono nello scontrino di vendita e di reso
Il buono può essere generato da:
uno scontrino di reso
uno scontrino di vendita che risulta in negativo.
Scontrino di vendita negativo
Uno scontrino potrebbe risultare negativo a seguito dell’inserimento di righe di reso il cui totale
è superiore alle righe di vendita. In questa condizione, alla conferma viene visualizzato un
messaggio nel quale l’utente può, rispondendo SI al messaggio, creare il buono merce:
Rispondendo NO il buono non viene creato, e lo scontrino viene salvato ma non stampato.
Il buono può essere generato solo se lo scontrino e’ stato intestato ad un cliente, altrimenti
verrà segnalata l’impossibilità di procedere all’emissione del buono. Quindi, se presente
l’intestazione del Cliente, si potrà procedere con l’inserimento dei dati per la creazione del
buono (opzionali) quali Data Scadenza e Note:
Premendo il pulsante Conferma verrà effettuata la registrazione dello scontrino ed il
salvataggio del buono, mentre con il pulsante Stampa viene effettuata sia la registrazione sia
la stampa del Buono merce.
100 – Manuale Operativo
Scontrino di reso
Come nel caso precedente, alla conferma dello scontrino verrà inviato un messaggio nel quale
l’utente potrà optare per la creazione del buono merce, sempre se presente l’intestazione del
cliente. Verrà mostrata la maschera nella quale si potranno inserire i dati opzionali per la
creazione del buono.
Richiamando il buono di reso nella maschera di gestione Buoni Prepagati, vedremo che viene
riportato il numero dello scontrino con cui è stato generato:
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 101
10.3 Recupero del buono all’interno di una vendita
All’interno di una transazione di vendita, è possibile recuperare i buoni merce (codificati,
oppure, promozionali) fino ad un valore uguale al totale dello scontrino.
Recupero Buono promozionale
Per recuperare un buono promozionale bisogna premere il pulsante
Importo buono.
>>
a fianco del campo
Sarà aperta una maschera nella quale è possibile scrivere l’importo del buono nel campo
Importo buono promozionale.
Se venisse impostato un valore superiore al totale dello scontrino, verrebbe segnalato un
messaggio bloccante con l’indicazione dell’importo in eccedenza.
Alla conferma, l’importo del buono verrà riportato nella maschera principale nel campo Importo
Buono ed il totale da pagare verrà ricalcolato al netto del buono e riportato nel campo
Contanti:
102 – Manuale Operativo
Il totale dello scontrino non viene alterato, in quanto il buono e’ da considerarsi una forma di
pagamento.
Se si effettua la stampa del dettaglio, l’importo del buono sarà riportato nella sezione dei tipi di
pagamento, nella voce Buono:
Stampando lo scontrino fiscale, l’importo del buono sarà indicato in un apposito tender (forma
di pagamento), ammesso che il registratore di cassa preveda la funzionalità, oppure, sarà
sommato all’importo dei contanti.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 103
Recupero Buono prepagato o di reso
Per recuperare un buono prepagato o di reso, bisogna premere il pulsante
campo Importo buono.
>>
a fianco del
Sarà aperta una maschera nella quale verranno caricati in automatico tutti i buoni aperti
relativi al cliente impostato; se non venisse impostato il cliente la finestra apparirebbe vuota.
Selezionando il flag Estrai archivio completo buoni, possono essere estratti anche tutti i
buoni inseriti, in quanto è possibile far recuperare ad un cliente un buono che era stato emesso
per un altro, o anche privo di intestazione.
Per poter selezionare i buoni è necessario attivare il flag nella colonna Sel, dove verrà
proposto nel campo Importo utilizzato il totale del buono, con la possibilità di essere
modificato nel caso in cui fosse superiore al totale dello scontrino (quindi, non può essere
recuperato interamente). E’ possibile selezionare contemporaneamente più buoni, ed il totale
dei buoni selezionati sarà indicato nel piede della maschera nel campo Totale Selezionato
Alla conferma dello scontrino viene aggiornata la situazione saldi buoni del cliente,
decrementando il valore dei buoni utilizzati ed aggiornando la situazione dei singoli buoni che
trasformano il loro stato in Chiuso.
104 – Manuale Operativo
11 Appendice A ( Scenari organizzativi )
11.1
Architettura del punto cassa
In base al settore merceologico dei prodotti trattati nel negozio è possibile raggruppare i punti
vendita nelle seguenti principali tipologie :
•
•
Food
Non Food
11.1.1 Food
La tipologia food si riferisce ai punti vendita che trattano principalmente prodotti alimentari per I
quali non è necessaria la vendita assistita. Sono compresi inoltre settori non principalmente
alimentari ma per i quali l’attività commerciale è strutturata per fare in modo che il cliente possa
servirsi da solo ed i prodotti siano tutti gestiti con il codice a barre.
Sono stati i primi punti vendita ad essere meccanizzati in quanto l’alto numero dei prodotti da
gestire abbinato ad un elevato afflusso di clienti poteva essere trattato solo con l’ausilio di
procedure informatiche.
Il sistema più utilizzato per questa tipologia di vendita è costituito dalla cassa con memoria che
mantiene in linea l’intero archivio dei prodotti con la possibilità di lavorare in modo autonomo
effettuando gli aggiornamenti con il sistema centrale in modalità batch.
Le possibili configurazioni sono le seguenti:
•
•
•
Personal Computer nel back office e Cassa con memoria alla barriera. In questo caso
esiste il limite della memoria della cassa che condiziona il numero di prodotti da gestire ed il
numero delle transazioni da registrare. Alla cassa devono essere inviate periodicamente le
variazioni dei prodotti ( nuovi prodotti o cambio di listino o promozioni ) mentre dalla cassa
devono essere recuperati I movimenti di vendita prima della saturazione della memoria. Le
operazioni di invio e ricevimento possono essere disgiunte . Durante la fase di
aggiornamento la cassa non può essere utilizzata per l’emissione di scontrini per cui gli
aggiornamenti vengono effettuati normalmente al di fuori dell’orario di vendita.
Personal Computer nel back office e Pos alla barriera. Il Pos è costituito da un vero
personal computer per cui non ha limiti nella capacità di memoria ne nel software gestionale
in quanto il programma può essere sviluppato con i più diffusi linguaggi ; la cassa con
memoria invece per questo aspetto è molto limitata in quanto contiene un programma su
eprom in linguaggio macchina per cui di difficile manutenzione ma soprattutto vincolato ad
aspetti fiscali. Il Pos ha un visore a caratteri di limitate dimensioni che mantiene il colloquio
con l’operatore e non necessita di visualizzazione grafica. La parte fiscale è rappresentata
solo dalla stampante degli scontrini che viene trattata come una normale periferica. Dal
punto di vista degli aggiornamenti il pos ha un flusso simile alla cassa con memoria ma offre
maggiore di sicurezza in quanto è possibile gestire agilmente backup e aggiornamenti verso
il sistema centrale. E’ possibile nei negozi di piccole dimensioni inoltre che il pos assolva le
funzioni del computer di back office collegando dei normali video , tastiera e stampante in
parallelo alla attività di vendita.
Cassa con memoria collegata via modem al sistema centrale. In questo caso nel back
office non è previsto il personal computer in quanto il registratore di cassa è dotata di un
modem attraverso il quale vengono eseguiti gli aggiornamenti periodici . Questa
configurazione viene utilizzata prevalentemente nei negozi di proprietà con attività di back
office molto limitate e quindi gestite da personale di sede.
Il documento principalmente emesso è lo scontrino fiscale in quanto le fatture sono utilizzate
raramente in quanto la tipologia di prodotti risulta poco utilizzata nelle aziende.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 105
11.1.2 Non Food
La tipologia si riferisce ai punti vendita che trattano prodotti per i quali è necessaria la vendita
assistita oppure qualora i prodotti abbiano particolarità che necessitino una diversa modalità di
vendita (es. vendita con specifica delle dimensioni, montature con lenti da vista per aspetti
fiscali ecc.) o infine nei casi in cui è prevista una completa gestione del cliente.
Il numero di transazioni di vendita ed il numero di pezzi medio per scontrino sono decisamente
inferiori rispetto alla tipologia food per cui l’attività di informatizzazione è stata avviata in ritardo.
Gran parte dei punti vendita di questa tipologia è costituito da negozi di abbigliamento di piccole
dimensioni; l’attività del settore risulta particolarmente complessa in quanto i prodotti sono
stagionali con periodi globali di saldo e con un tipo di vendita assistito ma con alto volume di
resi e complessità della vendita nel caso di servizi di sartoria. Queste problematiche hanno
limitato la diffusione della informatizzazione del settore; negli ultimi anni invece lo scenario è
cambiato in quanto l’affiliazione dei negozi ha permesso di gestire anagrafiche comuni evitando
così l’onere al negozio di gestire la codifica dei prodotti.
Il sistema adatto per la tipologia di vendita non food è costituito da un personal computer al
quale viene collegato un registratore di cassa utilizzato come stampante fiscale; tutta la logica
della vendita viene gestita dal programma gestionale per cui la cassa può essere un modello
entry con un notevole risparmio sull’acquisto e sulla gestione, purchè sia collegabile.
Le possibili configurazioni sono le seguenti :
•
•
•
Unico personal computer localizzato al punto cassa con registratore di cassa collegato da
adibire sia per l’attività di vendita che per il back office ; i programmi ed il database sono
installati localmente.
Una o più postazioni di back office e una o più postazioni di cassa vendita alle quali
sono collegati i registratori fiscali . Il database può risiedere su un server dedicato oppure su
una delle macchine della rete.
Una o più postazioni di cassa con registratore compatibile con il protocollo xon/xoff
collegate via terminal server con metaframe ad un sistema centrale che contiene sia il
database che i programmi.
Nei negozi di grande dimensione (ad eccezione del settore abbigliamento) risulterebbe
particolarmente oneroso fare gestire l’attività di vendita solo al punto cassa per cui la
transazione viene scomposta i due fasi:
•
•
Prescontrino. Il commesso è dotato di un punto terminale nel quale inserisce i riferimenti
del prodotto ed i relativi prezzi concordati occupandosi di risolvere eventuali problemi di
codifica ed inserendo i dati relativi a garanzie quali il numero di serie . La vendita può
essere associata ad un cliente codificato oppure il commesso se abilitato può procedere
all’inserimento .Viene prodotto uno scontrino non fiscale , che non aggiorna il magazzino ,
numerato univocamente rappresentabile anche sotto forma di codice che deve essere
presentato dal cliente al punto cassa.
Scontrino fiscale. Il punto cassa può inserire in modo autonomo scontrini qualora il
negozio disponga anche di prodotti senza vendita assistita oppure elaborare prescontrini
inseriti dai commessi impostandone il codice oppure ricavandolo tramite il codice a barre
prestampato. In questo modo l’operazione di cassa risulta velocizzata in quanto è limitata
alla fase del solo incasso. Il punto cassa normalmente può elaborare per lo stesso cliente
più prescontrini qualora vengano effettuati acquisti in reparti diversi.
106 – Manuale Operativo
I principali settori dove viene gestita questa tipologia di vendita sono :
•
•
•
•
•
•
Elettrodomestici,
Telefonia,
Cine Foto,Ottica,
Utensileria/Ferramenta
Arredamento
ecc.
Il documento principalmente emesso è lo scontrino fiscale ma può variare in base al settore in
quanto se i prodotti vengono utilizzati da aziende o da lavoratori autonomi è richiesto un alto
numero di fatture.
In altri casi anche se la vendita avviene a clienti privati per motivi di recupero fiscale viene
richiesta la fattura (es. negozi di ottica).
La ricevuta fiscale in alternativa allo scontrino fiscale viene utilizzata raramente in esercizi dove
viene emesso un basso numero di transazioni; il documento deve essere prenumerato ed
emesso in due copie su stampante ad aghi per cui i tempi di stampa sono maggiori rispetto allo
scontrino fiscale e necessita di maggiore cura nell’archiviazione in quanto si tratta di singoli
documenti.
Esistono invece attività che possono emettere esclusivamente ricevute fiscali in quanto
riconosciute artigianali; normalmente queste attività necessitano di procedure verticali per le
quali la ricevuta fiscale rappresenta il termine del ciclo gestionale.
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 107
12 Appendice B ( Catena di negozi )
Qualora i negozi da gestire sono almeno due si crea il problema di centralizzare le informazioni
al fine di ottenere statistiche riepilogative e ottimizzare la gestione delle codifiche.
La catena si basa su un archivio di sede e tanti archivi periferici quanti sono i negozi. Il
database negozi può essere installato localmente oppure nel caso di collegamento diretto
risiede nel lato del server.
Devono essere quindi create delle procedure che permettono di allineare periodicamente gli
archivi con una logica di percorso predefinita.
La struttura di alcune catene risulta particolarmente complessa in quanto possono essere gestiti
contemporaneamente negozi di proprietà, negozi di proprietà ma intestati ad altre società
collegate e negozi in franchising.
I negozi normalmente si occupano della movimentazione del magazzino e della emissione dei
documenti fiscali mentre la gestione della contabilità viene effettuata in sede.
In alcuni casi provvedono alla gestione degli ordini fornitore per prodotti venduti localmente.
La catena viene definita chiusa se la codifica degli articoli e la gestione degli ordini a fornitore
avviene in sede mentre e’ del tipo aperto se il negozio può effettuare in modo autonomo la
codifica dei prodotti e quindi inserire propri ordini.
Quando in una catena si gestiscono negozi con esigenze diverse (es. negozi abbigliamento
uomo e donna) è necessario fare in modo che vengano applicati filtri sui archivi centralizzati
oppure inviare al negozio solo i dati necessari al fine di evitare un uso improprio delle
informazioni di base. Il database del programma è monosocietario per cui nel database di sede
possono essere gestiti solo i documenti contabili dei negozi la cui società coincide con la sede;
possono invece essere gestite le movimentazioni di magazzino degli altri negozi al fine di
ottenere dati statistici riepilogativi .
Le movimentazioni fiscali invece dovrebbero essere gestite tramite una struttura multisocietaria
in modo tale di inserire in database diversi le registrazioni.
Nel caso dei negozi in franchising con contratto di conto vendita inoltre la merce è di proprietà
della sede fino al momento della vendita per cui è necessario gestire correttamente il
magazzino in sede.
La società intestataria del negozio ed il tipo di contratto sono elementi importanti per stabilire i
criteri di movimentazione della merce in quanto tra negozi della stessa proprietà è possibile
eseguire dei trasferimenti di magazzino mentre in caso contrario bisogna gestire dei documenti
di vendita e di acquisto.
Nel caso del conto vendita invece viene inizialmente fatto un trasferimento di merce ed in
seguito si procede a fatturare la merce venduta; in alcuni casi viene fissata per ogni negozio
una quota fissa di fatturazione per cui se il negozio non supera i volumi di vendita è costretto
all’acquisto di prodotti a sua scelta fino al raggiungimento della quota.
La presenza di tutte queste variabili costituisce un notevole grado di complessità per lo sviluppo
dei sistemi di allineamento tra la sede ed i negozi.
12.1.1 Modalità di collegamento ed architettura della catena
Il negozio può essere strutturato con un database locale oppure può lavorare su un database
remoto localizzato in sede tramite l’utilizzo di una linea dedicata.
Il negozio in sede può essere strutturato con normale database che comunica con la sede in
modalità batch come nel caso del database locale oppure può risiedere all’interno del database
di sede.
108 – Manuale Operativo
Possiamo quindi definire le seguenti tipologie di collegamento:
•
Negozio con database locale. Si collega via linea telefonica al database di sede in modo
periodico per ricevere e trasferire dati.
•
Negozio con database remoto. Dispone di una linea dedicata (terminal server con Cytrix)
con la quale opera su un database localizzato nella sede. Come nella configurazione
precedente in modo periodico è necessario un riallineamento verso il database di sede e
viceversa. Per effettuare la stampa dello scontrino fiscale è necessario fare in modo che il
driver della cassa operi direttamente su un file che viene trasferito al computer locale.
Negozio che opera direttamente nel database di sede. Dispone di linea dedicata (
terminal server con Cytrix ). Considerando che il database è monosocietario, questa
architettura è applicabile alle catene nelle quali i negozi sono della stessa proprietà della
sede per cui operano come un normale magazzino decentrato. Per effettuare la stampa
dello scontrino fiscale è necessario fare in modo che il driver della cassa operi direttamente
su un file che viene trasferito al computer locale.
•
12.1.2 Catena chiusa base con database di sede
In questa configurazione tutti i dati della sede sono condivisi in tempo reale con i negozi . Nello
stesso database operano gli utenti di sede che gestiscono l’anagrafica di base ed il magazzino
di sede e gli utenti del negozio che effettuano le operazioni di vendita.
Per limitare le attività degli utenti del negozio e’ necessario collegare all’utente il codice del
negozio in modo tale di effettuare filtri in base ai parametri definiti nella sua anagrafica.
Il negozio potrà scaricare solo dal proprio magazzino e caricare gli altri magazzini solo nel caso
di resi a sede o trasferimenti ad altri negozi; tutte le funzioni utilizzabili dagli utenti negozio
devono essere riviste per limitarne l’uso a livello di negozio o magazzino.
I documenti emessi verranno numerati con protocolli diversi a livello di negozio in base alla
codifica dei codici documenti assegnati nei parametri negozio.
I clienti saranno gestiti in modo centralizzato per cui prima di codificare un nuovo cliente il
negozio deve verificare se esiste già l’anagrafica.
12.1.3 Catena chiusa base con database negozio
La catena chiusa base permette il trasferimento delle informazioni tra sede e negozio e
viceversa.
Non e’ prevista la comunicazione diretta tra i negozi.
Tutte le anagrafiche gestite in sede vengono trasferite ai negozi.
12.1.3.1 Operazioni gestite da sede
•
•
•
•
Codifica del negozio e relative parametrizzazioni
Codifica delle tabelle di base (codici Iva, causali magazzino, documenti ecc.)
Codifica degli articoli e listini di vendita
Caricamento bolle di vendita o trasferimento per i negozi
12.1.3.2 Operazioni gestite dal negozio
•
•
•
Ricevimento merce a magazzino da ddt elettronico (avvisi di spedizione, nuova funzione da
inserire nel ricevimento merce)
Stampa etichette codice a barre se non presenti su articoli
Codifica clienti
SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 109
•
•
•
Inserimento documenti di vendita ( scontrini e fatture )
Inventario di magazzino
Resi di materiale a sede
12.1.4 Catena chiusa evoluta con database negozio
Nella catena chiusa evoluta esiste una completa circolarità delle informazioni tra i negozi ed è
possibile stabilire tramite liste di distribuzione i dati di base che devono essere inviati al singolo
negozio.
12.1.4.1 Circolarità informazioni
Clienti
E’ possibile definire i negozi che devono condividere l’archivio dei clienti . I caricamenti e gli
aggiornamenti dei clienti effettuati nel negozio verranno consolidati in sede e quindi inviati a
tutti i negozi abilitati.
Acconti e Buoni Merce
Oltre alla condivisione dei clienti è possibile specificare i negozi che possono gestire in comune
gli acconti ed i buoni merce nel caso di negozi della stessa proprietà.
Trasferimento Diretto di Prodotti tra Negozi
I negozi oltre a spedire materiale alla sede possono inviarlo anche agli altri negozi abilitati . In
questo modo il documento di spedizione arriva in sede e deve trasformato in avviso di
spedizione da inviare al negozio ricevente.
12.1.5 Liste di distribuzione
Il sistema permette di definire il set di anagrafiche di base gestite dai singoli negozio in modo
tale di inviare al negozio le sole informazioni necessarie riducendo la dimensione del database
e velocizzando le operazioni di trasferimento.
Le tabelle principali per le quali è prevista la definizione delle liste sono:
•
•
•
Anagrafica articoli e codici a barre
Listini di vendita
Anagrafica fornitori