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Comune di Pisa
Protocollazione, classificazione
e
Archiviazione ottica documentale
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Geri Patrizio - SSI
a cura del Servizio Sistema Informativo
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Comune di Pisa

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La procedura informatizzata consente
di gestire ed ottimizzare il flusso dei
documenti in entrata ed in uscita dal
Comune
L’archiviazione documentale su supporto
ottico consente inoltre di accedere ai
documenti dal proprio Personal Computer
collegato alla rete comunale
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ARCHITETTURA
Comune di Pisa
Archivio
Ufficio Generico
Pc-client
Pc-client
Juke-box CD
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PC-Server
Rete locale
Stampante laser
Pc-client
PC-Stazione
di acquisizione
Scanner
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Comune di Pisa
La protocollazione e la classificazione vengono
effettuate tramite Personal Computer dagli
operatori dell’Archivio
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Comune di Pisa
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I documenti possono essere catalogati sia
secondo le categorie d’archiviazione sia per
argomento e materia nella banca dati del Server
E’ possibile tenere protocolli correlati
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Comune di Pisa
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La caratteristica principale di questo software e’
pero’ quella di abbinare un insieme di dati
identificativi di un protocollo all’immagine di un
documento
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Comune di Pisa
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I documenti acquisiti tramite scanner vengono
archiviati su un Server e periodicamente
scaricati su supporto ottico CD
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Comune di Pisa
Intranet comunale
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Una volta protocollato e acquisito con lo scanner
il documento e’ visibile all’ufficio generico tramite
il proprio PC utilizzando il browser (Netscape,
Internet Explorer, etc) ….
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Comune di Pisa
…nel rispetto dei vincoli di sicurezza
(identificativo e password individuali)
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Comune di Pisa
Viene visualizzata la seguente maschera,
dove vengono indicati gli estremi della ricerca
...
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Comune di Pisa
… selezionando un documento specifico e
cliccando sul bottone
…
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Comune di Pisa
… vengono visualizzati i dati del documento ...
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Comune di Pisa
…con la possibilità di stamparli sulla propria
stampante tramite il pulsante
…oppure visualizzare le immagini associate
tramite il pulsante
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Comune di Pisa
Il pulsante
serve per visualizzare
l’iter seguito dal documento ...
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Comune di Pisa
Stato dell’arte
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La Banca dati contiene le informazioni
sintetiche degli atti dal 1988 ad oggi
In relazione all’intranet comunale e’ stato
attivato un sistema di autentificazione
individuale per la consultazione degli atti
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Comune di Pisa
Cosa bisogna fare :
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L’acquisizione
tramite
scanner
dei
documenti, tramite personale dedicato (1 o
2 unità)
Formazione minima del personale di tutti
gli uffici abilitati alla consultazione dei
documenti
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