L’evoluzione normativa
della gestione elettronica
dei documenti
Guglielmo Longobardi
CNIPA - Centro Nazionale per l’Informatica
nella Pubblica Amministrazione
Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004
Ing. Guglielmo Longobardi
L’IMPOSTAZIONE
DELL’IMPIANTO NORMATIVO
IN VIGORE
Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004
Ing. Guglielmo Longobardi
STRUMENTI PER LA TRASPARENZA VERSO IL
CITTADINO, L’IMPRESA, LE AMMINISTRAZIONI:
NORMA, TECNOLOGIA E ORGANIZZAZIONE
Amministrazione o
Area organizzativa C
Che fine
ha fatto
la mia
pratica?
A
E
H
F
A
B
A
C
D
E
H
F
E
H
G
Amministrazione o
Area organizzativa A
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G
Amministrazione o
Area organizzativa B
Ing. Guglielmo Longobardi
LE NORME E LORO AMBITO DI
APPLICAZIONE
TRASMISSIONE
DOCUMENTI INFORMATICI
DPR POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
(IN FASE DI EMANAZIONE)
CIRCOLARE AIPA N.28/2001
DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI
GESTIONE DOCUMENTI
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI
DPR 445/2000
DELIBERA CNIPA 11/2004
DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI
Amministrazione o
Area organizzativa C
A
E
H
F
A
B
A
C
D
E
H
F
E
G
H
G
Amministrazione o
Area organizzativa B
Amministrazione o Area organizzativa A
RICEZIONE E INVIO DOCUMENTI (CARTACEI/ELETTRONICI
FIRMATI ELETTRONICAMENTE)
DPR 445/2000 - DPCM 31/10/2000
DPR 137/2003 E REGOLE TECNICHE DPCM 13/1/2004
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ATTIVITÀ PER FAVORIRE
L’ATTUAZIONE DELLA NORMA
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ATTIVITÀ SVOLTE
 Modificato il quadro normativo
 Finanziati progetti per oltre 11 milioni
di euro
 Azioni di indirizzo
 Stesura documenti di indirizzo (gedoc 1 e 2)
 Definizione metodologia di intervento
 Stesura linee guida per l’integrazione
protocollo/posta/firma
 Strumenti di supporto alle
amministrazioni
 sito web http://protocollo.gov.it
 progetto formazione protocollo e gedoc
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Ing. Guglielmo Longobardi
CENTRO DI COMPETENZA:
ATTIVITA’ IN CORSO
 INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE
 INIZIATIVE DI SUPPORTO ALLE AMMINISTRAZIONI
• riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it)
• servizio di sussidiarietà (ASP)
• supporto consulenziale
• assessment con l'uso di questionari
 INIZIATIVE ORIENTATE ALLA TRASPARENZA
• progetti di riferimento con alcune amministrazioni per
l'attuazione della trasparenza
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L’ ASSESSMENT :
LO STATO ATTUALE DEI PROGETTI
VOLTI ALL’ATTUAZIONE ALLA
NORMATIVA
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DISTRIBUZIONE AMMINISTRAZIONI
PER TIPOLOGIA
13
15
Ministeri
Altre A.C.
EPNE Classe 1
EPNE Classe 2
14
8
Campione di riferimento: 50 PAC
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COPERTURA DEI RUOLI CHIAVE
(DPR 445/2000)
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Campione di riferimento: 50 PAC
87%
65%
Resp. Sistemi Informativi
1
1
Resp. Trasparenza Amministrativa
3
1
2
9
22
40
Impiegati
Funzionari
Dirigenti
Non Fornito
Responsabili
Sistemi Informativi
Riferimento: 45 posizioni
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Impiegati
Funzionari
Dirigenti
Non Fornito
Responsabili
Trasparenza Amm.
Riferimento: 34 posizioni
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RAPPORTO AOO ED
UFFICI DI PROTOCOLLO
100%
43%
98%
80%
95%
60%
40%
20%
0%
Rapporto AOO /
uffici protocollo
centrali
Rapporto AOO /
uffici protocollo
periferici
Rapporto AOO /
Uffici protocollo
Campione di riferimento: 36 PAC con copertura al 100% delle AOO
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DISTRIBUZIONE PROGETTI PER ULTERIORI
FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE
65
70
60
43
50
40
24
16
30
20
10
0
'Nucleo Minimo' Gest. Doc.
Trasp. Amm.va'
'WFM'
Campione di riferimento: 65 Progetti (escluso sussidiarietà CNIPA)
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DISTRIBUZIONE DIPENDENTI DELLE PAC
PER STATO DI AVANZAMENTO (N.RO)
100%
90%
32%
80%
Completamento della
Diffusione
Diffusione
33%
Esercizio
70%
60%
82%
26%
50%
Progettazione
56%
40%
Realizzazione
Fattibilità
30%
40%
20%
10%
11%
6%
5%
1%
0%
Non Progetto
2%
4%
al
al
al
30/04/2004
31/08/2004
31/12/2004
Campione di riferimento: 50 PAC
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No progetti Fattibilità Progettaz. Realizzaz. Esercizio
In diffusioneDiff. conclusa
STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI DI
GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI
NELLA PAC AL 30 APRILE 2004
M01
M02
M08
M15
A01
A07
M03
M05
M09
M10
M12
M13
A06
E110
M04
M06
E103
M07
M11
A03
E111 E208
A08 E101 E112 E113
M14
A02
A04
E201
A05 E102 E104 E105 E106 E107 E108
E202 E203 E204
E205
E209 E211
E210
E109 E206
E207 E213
E212
E114
Legenda
Mxx = Ministero
E1xx = EPNE Classe 1
Axx = Altra A.C.
E2xx = EPNE Classe 2
Campione di riferimento: 50 PAC
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VALUTAZIONE DELLO STATO DI ATTUAZIONE DEI
PROGETTI NELLE AMMINISTRAZIONI CENTRALI
M08 M15 A07 A08 E101 E112 E113 E202 E203 E204 E205 E209 E211
1,00
M01 E210
0,90
0,80
alto
A02
0,70
M02
0,60
M09 M12 A01
Campione di riferimento: 50 PAC
buono
M03 M05 M07 M10 M13 M14 A04 A06
0,50
0,40
E201
mediocre
E110
0,30
M04 M06 M11 A03 A05 E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109 E111E206 E207 E208 E212 E213
0,20
basso
0,10
Legenda
E114
0,00
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Mxx = Ministero
E1xx = EPNE Classe 1
Axx = Altra A.C.
E2xx = EPNE Classe 2
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STATO DEL PIANO DI FORMAZIONE
9
18
'Da avviare'
'In corso'
'Terminata'
23
Campione di riferimento: 50 PAC
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RIEPILOGO DELLE SESSIONI
DI FORMAZIONE
N.ro
%
Sessioni interne
specifiche
1.354
75 %
Sessioni interne
generiche
369
20 %
Sessioni
presso CNIPA
90
5%
Campione di riferimento: 1.813 sessioni di corsi erogate
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BENEFICI ATTESI
12
3
21
Efficienza interna
Efficacia interna
Efficacia esterna
Integrazione SI
16
38
Riduzione spese
Campione di riferimento: 46 PAC (due risposte possibili)
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CRITICITÀ RISCONTRATE E
AZIONI DI CONTRASTO
CRITICITÀ RISCONTRATE
AZIONI DI CONTRASTO
 Risorse economiche limitate
 Servizio ASP CNIPA
 Inadeguatezza parco
tecnologico e infrastrutturale
 Promozione del Riuso
(oggetti e sw)
 Scelta soluzione tecnica
 Bandi di e-gov
 Difficoltà culturali (assenza di
professionalità specifiche)
 Formazione del
personale
 Scarsa sensibilità vertici
 Sensibilizzazione dei
vertici delle pp.aa.
 Problematiche di tipo
organizzativo
 interpretazione della norma
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 Perfezionamento della
norma
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AZIONI DI CONTRASTO
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SERVIZIO DI PROTOCOLLAZIONE E
GESTIONE DOCUMENTALE IN ASP
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CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
 Riuso del software
 Modalità ASP per la fornitura
con tecnologie web
 Catalogo servizi:
 Nessun obbligo di adesione
per le amministrazioni
 Soluzione senza oneri di
installazione
Repro
 Scalabilità e flessibilità in
Gedoc
relazione alle esigenze di
store
formazione
ciascuna amministrazione
 Investimenti limitati
 Costi correlati ai consumi
effettivi
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ADESIONI AL SERVIZIO ASP:
ANALISI DEI FABBISOGNI
Formazione
3%
Store
Consulenza
5%
2%
Repro
42%
Gedoc
48%
Repro
Gedoc
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Store
Formazione
Consulenza
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RIEPILOGO DELLA PARTECIPAZIONE AI
CORSI DI FORMAZIONE EROGATI DA CNIPA
Corsi per
N.ro
%
Operatori
1.059 71,3 %
Resp. servizio
345
23,3 %
Resp. Organizz..
81
5,5 %
Campione di riferimento: 1.485 partecipanti
Hanno utilizzato i corsi CNIPA 25 PAC su 49 che hanno
risposto alla specifica Sessione (51% del campione)
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IL SITO WEB SULLA GESTIONE
DEI DOCUMENTI
Il centro di
competenza nel
corso del biennio
2003-2004 ha
risposto a oltre
2.500 quesiti inviati
attraverso la casella
di posta
[email protected]
da parte di PAC e
PAL e operatori del
settori.
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ALTRE INIZIATIVE IN CORSO
 Perfezionamento della norma sulla base dell’esperienza
maturata in questi 4 anni di vita del Testo Unico
 Istituzione di un gruppo di lavoro sulla
dematerializzazione della documentazione su supporto
digitale
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…IN DEFINITIVA
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CONCLUSIONI
Norma perfezionabile ma ha un buon grado di applicabilità
Tecnologia ormai matura per la quasi totalità del flusso dei
documenti
Organizzazione sensibilità direzionale interna alle
amministrazione buona ma migliorabile
Dall’analisi dell’assessment emerge che Il processo di
rinnovamento è in fase avanzata ed è irreversibile.
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Per maggiori informazioni
http://Protocollo.gov.it
http:// www.cnipa.gov.it
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