Finalità del Monitoraggio
Verificare lo stato di attuazione dei Piani formativi, sia in una logica di
"accountability” (rendere conto agli altri di quanto fatto) che in una
logica di ricerca dell’efficacia (conoscere ostacoli al fine di rimuoverli) e
dell’efficienza delle attività realizzate e dell’utilizzo delle risorse
Favorire l’apprendimento organizzativo, promovendo riflessioni e
valutazioni in grado di accompagnare e sostenere gli Enti Attuatori nella
gestione dei Piani Formativi per tutta la loro durata.
Finalità del SIF (Sistema Informativo Fon.Coop)
Costruire le basi informative di riferimento a cui
attingere per condurre analisi e produrre report
coerenti con la funzione di coordinamento e di
“osservatorio” svolta dal Ministero del Lavoro e dalle
Regioni nell’ambito della “filiera formazione continua”
Caratteristiche del SIF
Il sistema informativo Fon.Coop, realizzato in un’unica istanza
applicativa, è in grado di gestire sempre in tempo reale tutte le
variabili relative ad adesioni, versamenti, progettazione,
monitoraggio e rendicontazione.
Questa forte integrazione delle azioni consente di fornire
attivamente un supporto a proponenti ed attuatori di tipo gestionale,
ancor prima che tecnico – amministrativo.
Il sistema di monitoraggio è quindi sostanzialmente quello on line e
questo deve essere il principale strumento di lavoro degli attuatori
L’efficacia del SIF
L’efficacia del SIF è strettamente condizionata
dalla capacità dell’azione di monitoraggio di
restituire un quadro esauriente di conoscenze
continuamente aggiornate che consentano di
prefigurare i connotati essenziali delle tendenze
in atto.
Definizione di Piano formativo
concordato
IL Piano formativo concordato e’ un insieme coerente ed integrato
di attività risultante da un accordo sottoscritto fra rappresentante
legale dell’impresa, o suo delegato, e RSU/RSA, o Organizzazione
sindacale dei lavoratori.
In sintesi un programma di attività formative e di azioni ad esse
propedeutiche ( es indagine dei fabbisogni ecc) e ad esse successive
(es diffusione dei risultati ecc).
Definizione di attività
Per ATTIVITA’ s’intende qualsiasi azione presente nel
Piano. L’attività può essere non formativa e formativa.
Qualora si tratti di attività formativa, deve riguardare un
gruppo di destinatari invariato nel tempo.
Un’attività formativa si può articolare in uno o più
moduli distinti per metodologie didattiche e contenuti
formativi.
Dal 2009 solo le attività formative concorrono al monte
ore complessivo del piano
L’articolazione del piano in attività
formative
Secondo l’approccio di Fon.Coop , Attività didattiche, Corsi,
Edizioni sono trattate sempre come ATTIVITA’ in quanto
indirizzate ad un gruppo definito ed omogeneo di destinatari
(lavoratori in formazione);
pertanto a prescindere dalle modalità formative e dal numero dei
moduli , devono essere progettate e/o duplicate tante attività quanti
sono i gruppi/aule dei partecipanti al Piano formativo.
Definizione di modulo
I moduli sono parti di ATTIVITA’, nel caso
specifico di attività formative sono distinti per
discipline d’insegnamento, e sono omogenei
per modalità e tematica formativa.
Ogni attività deve contenere almeno un
modulo: in questo caso il modulo coincide con
l’attività stessa.
Articolazione “tipo” delle attività del Piano
40 lavoratori in due gruppi (gruppo 1 e 2); modalità formativa Aula + FAD
Attività
non formativa Progettazione
Documentazione:
Lettera d’incarico
e/o ordine di
servizio
Attività
non formativa Bilancio delle
competenze
Documentazione:
Previsto il registro
Attività
non formativa Monitoraggio
Risorse previste dal
piano* per
l’inserimento e
l’aggiornamento
costante dei dati
nella piattaforma online
Attività
formativa
Gruppo 1
Modulo d’aula
Compilazione dei
calendari d’aula
Modulo FAD
Compilazione dei
calendari FAD per
periodi solari
Documentazione
Registri di gruppo
per Aula
Attività
formativa
Gruppo 2
Modulo FAD
Compilazione dei
calendari per periodi
solari
Modulo
affiancamento
(Massimo 35% del
percorso fruito da
ciascun partecipante)
Compilazione dei
calendari per periodi
solari
Documentazione:
Registro
Individuale
Registri individuali
per FAD
*Se previste risorse finalizzate al monitoraggio, in caso di inadempienza si procede con taglio della quota di
contributo indirizzata all’azione.
Programmazione attività ed invio comunicazioni in itinere



I tempi di svolgimento delle attività previste dal piano
formativo, sono vincolati all’impegno previsto di iniziare le
attività nei 30 giorni successivi alla comunicazione di
ammissione al contributo da parte del Fondo ed a finire
entro 12 mesi dalla data di inizio delle attività.
Il soggetto titolare del contributo dovrà comunicare
dettagliatamente a Fon.Coop gli eventi significativi
riguardanti i piani, al fine di un corretto monitoraggio delle
attività, nelle modalità indicate nella slides successive
tutte le comunicazioni in itinere vanno effettuate tramite
posta elettronica certifica (PEC), fornita gratuitamente da
Foncoop a tutti gli Enti Attuatori.
Elenco comunicazioni
Evento
Documento
Codice
Contenuti del Documento
Avvio attività del piano
Comunicazione avvio
C.1
comunicazione di avvio ed invio progettazione
esecutiva definitiva
Variazioni che non
cambiano gli elementi
vincolanti del piano
approvato
Comunicazione variazione
C.3
Richieste per variazioni di
calendario
sede
solo sotto i 5 gg lavorativi di preavviso
Variazioni significative
dei piani approvati,
subordinate all’esplicita
approvazione di
Fon.Coop
Richiesta di variazione
C4
•Proroghe
•Variazioni Deleghe (partners – sogg terzi)
•Variazione Budget
•Variazione Beneficiari
• Gestione assistita dal monitoraggio - inserimento
in backoffice di nuovo evento “rimodulazione” Rimodulazione corsi interi durata/materie
Fine piano
Comunicazione fine attività
previste dal piano
C.5
Data di fine piano
Anticipazione
Richiesta di anticipazione
C.7
Richiesta di anticipazione, con relativa
autocertificazione delle attività maturate al
momento
Rendiconto
Richiesta di rendiconto
C.6
Dati complessivi di rendiconto fisico e finanziario
Rinuncia a contributo da
parte di impresa
beneficiaria
Dichiarazione di rinuncia a
contributo
C.9
Dichiarazione da parte del legale rappresentante di
rinuncia al contributo assegnato da Fon.Coop
Raccomandazioni per la gestione dei dati e delle comunicazioni
non utilizzare altri schemi di comunicazione che non siano quelli presenti sul sito Fon.Coop alla pagina GESTIONE PIANI;
nella scheda C.1 indicare sempre il referente del piano ed i suoi riferimenti;
non inviare alcun tipo di report periodico, dal punto di vista tecnico amministrativo fanno comunque fede i dati inseriti nella
piattaforma;
non inviare comunicazioni di inizio o fine per le singole attività corsuali, è obbligatorio indicare solo inizio (modulo C.1) e fine
(modulo C.5) dell’intero piano – cioè rispettivamente il primo giorno della prima attività e l’ultimo giorno dell’ultima attività;
non inviare alcuna comunicazione (C.3 o C.4) di variazione di nominativo (allievi, docenti, tutors, collaboratori, coordinatori,
personale amministrativo) in quanto non influente sui controlli del sistema di monitoraggio – tali variazioni vanno inserite
direttamente sulla piattaforma;
non inserire gli uditori nei dati di monitoraggio fintanto che non subentrino agli allievi;
non inviare comunicazioni in altro modo che non sia la PEC (no a fax o lettere) – tranne casi eccezionali da concordare con
il monitoraggio Fon.Coop – in ogni caso non inviare mai la stessa comunicazione tramite sistemi diversi (es PEC + FAX) se
non specificamente concordato;
inviare comunicazioni C.3 solo se riguardano cambiamenti di calendario e di sede effettuati con preavviso inferiore ai 5
giorni lavorativi – in ogni caso caricare subito le modifiche senza attendere risposta.
non inviare a Fon.coop dichiarazioni sulla privacy né allegare copie di documenti di identità alle comunicazioni sul
monitoraggio.
a seguito di una semplificazione indicata dal Ministero, nelle schede allievo è obbligatorio inserire solamente questi dati:
codice fiscale, cognome, nome, genere, anno assunzione, cittadinanza, azienda di appartenenza, età, legge 68
(si/no), comune residenza, provincia residenza, regione residenza, condizione occupazione, livello inquadramento,
tipo contratto, titolo di studio
TEMPISTICA PER IL CARICAMENTO DEI DATI NEL SISTEMA DI MONITORAGGIO
Come indicato nella Circolare n.002 del 25/08/2008, relativamente al caricamento dei dati monitoraggio
durante la gestione dei Piani, è fatto obbligo ai soggetti attuatori:
1. entro la data di inizio delle attività: inserire la pianificazione di tutte le attività (formative e non formative)
costitutive del Piano, almeno per quanto riguarda le informazioni relative all'articolazione delle singole
attività e dei relativi ai moduli.
2 - almeno 5 gg lavorativi prima della data di inizio di ogni singola attività: inserire il calendario completo
delle singole giornate (se non si tratti di percorsi individuali) ed i nominativi di tutti gli iscritti (almeno
nome, cognome, codice fiscale, sesso)
3 - entro massimo 10 gg lavorativi dalla fine di ogni singola attività: inserire le presenze di ogni allievo
4 - entro massimo 10 gg lavorativi dalla fine del piano: completare le schede allievo con tutte le altre
informazioni richieste
Fon.Coop si riserva, in caso di mancato caricamento dei dati richiesti nei tempi indicati, di effettuare
eventuali controlli ispettivi presso il soggetto attuatore.
IMPORTAZIONE DATI EXCEL
Gli attuatori interessati ad inserire nel sistema di monitoraggio Fon.Coop dati direttamente prodotti in
formato Excel, possono contattare l'assistenza tecnica via e-mail [email protected] o per telefono 051
41 51 825 al fine di effettuare un primo test di importazione
Qualora la definizione dei dati risulti corretta, l'assistenza tecnica abiliterà il soggetto attuatore ad effettuare
l'importazione dei dati Excel in via autonoma e direttamente on line.
Si raccomanda comunque di verificare SEMPRE tramite la stampa della modulistica PDF la correttezza
dei dati inseriti con tale metodo nel sistema.
ASSISTENZA ALLA GESTIONE DEI PIANI:
ORARI PER CONTATTI TELEFONICI:
l'assistenza telefonica sarà garantita dal lunedì al giovedì ore
10.30/13.00 e 15.00/17.00 ed il venerdì ore 10.30/13.00
DOMANDE ED ASSISTENZA
Si invitano gli attuatori a porre le proprie domande per posta
elettronica alla casella [email protected]