ISTITUTO SCOLASTICO COMPRENSIVO STATALE
“PAPA GIOVANNI PAOLO I”
SCUOLA MATERNA - ELEMENTARE – MEDIA
Distr. Scol.co 34 -Via Roma, 39 - 71047 Stornara (FG) - C.F. 90015650717 – tel. 0885/431123 – fax. 0885 / 431804
E-mail: [email protected] - pec: [email protected] - sito web: www.icsstornara.gov.it
prot.n.2696/A5
Stornara, 10 ottobre 2014
A tutto il personale
Al DSGA
Al Consiglio di Istituto
All’albo
COMUNICAZIONE N. 31
OGGETTO: COMUNICAZIONI INTERNE, ESTERNE E DI SERVIZIO
A. COMUNICAZIONI DEL DIRIGENTE AGLI ALUNNI E/O ALLE FAMIGLIE
B. COMUNICAZIONE DEI DOCENTI ( CIRCOLARI)
C. CORRISPONDENZA SCUOLA-FAMIGLIA
D. CENTRO DI DOCUMENTAZIONE
E. SITO WEB
F. GESTIONE POSTA
A. COMUNICAZIONI DEL DIRIGENTE AGLI ALUNNI E/O ALLE FAMIGLIE
a) La Dirigenza scolastica, attraverso l’ufficio di segreteria, stila avvisi o circolari che vengono
trascritti, numerati, protocollati e datati dall’assistente amministrativo responsabile il giorno
della consegna o quello successivo; entro i due giorni successivi il Dirigente Scolastico firma
la circolare e la pubblica sul sito istituzionale della scuola;
b) l’assistente amministrativo responsabile riceve la circolare e la mette agli atti. Se la circolare si
riferisce alle classi la trasmette al collaboratore scolastico incaricato della diffusione
c) I collaboratori scolastici di ciascun piano devono comunicare la circolare alle classi entro 2
giorni (se urgente entro il giorno stesso);
d) L’avvenuta lettura ed eventuale consegna agli alunni della circolare deve essere fatta dal
docente presente, che ne dà riscontro tramite annotazione sul registro di classe e mediante
firma sul modulo predisposto;
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Distr. Scol.co 34 -Via Roma, 39 - 71047 Stornara (FG) - C.F. 90015650717 – tel. 0885/431123 – fax. 0885 / 431804
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e) Limitatamente alle circolari che prevedono la firma dei genitori per presa visione, gli alunni il
giorno successivo consegnano al docente coordinatore della classe lo scontrino firmato dai
genitori.
Il docente coordinatore effettua il controllo e trasmette gli scontrini raccolti alla segreteria
tramite il collaboratore scolastico del piano, segnalando per iscritto gli alunni inadempienti o
assenti;
f) Il collaboratore scolastico che opera nei vari piani raccoglie, consegna i riscontri in apposite
cartelline;
g) L’assistente responsabile trasmette settimanalmente le circolari al Centro di Documentazione
(talune anche al sito web).
B. COMUNICAZIONE DEI/AI DOCENTI ( CIRCOLARI)
Ogni circolare scritta dai docenti (responsabili di progetto, di commissione o coordinatori di
classe) deve contenere le seguenti informazioni:
- Oggetto della circolare e destinatari della medesima (classi/studenti)
- Tempi di svolgimento (date/ orari) e luoghi
- Eventuali docenti accompagnatori
La circolare, scritta dal responsabile stesso in formato elettronico, deve essere consegnata in
Segreteria entro 7 giorni prima della data prevista, per la firma del Dirigente Scolastico e la
procedura di comunicazione.
Le circolari rivolte ai docenti vengono pubblicate sul sito web dell’istituto nella sezione albo
pretorio/circolari. Una copia cartacea è conservata agli atti.
C. CORRISPONDENZA SCUOLA-FAMIGLIA
La corrispondenza scuola famiglia si attua in varie forme: libretto delle assenze, diario
dell’alunno/a, circolari (v.4.1.2), lettere, telefono, posta elettronica, modulistica specifica, rilascio
di certificazioni, ricevimenti generali e individuali, appuntamenti con il Dirigente Scolastico o con
il Vicario tramite segreteria, partecipazione agli organi collegiali.
Il libretto delle assenze è distribuito dal personale di segreteria che lo farà controfirmare da
entrambi i genitori o da tutore o da persona espressamente delegata dalla famiglia. Esso va
custodito con la massima diligenza. Giustificazioni delle assenze, richieste di permessi straordinari
di entrata/uscita fuori orario, richieste varie della famiglia devono essere sottoscritte dal genitore
firmatario del libretto.
Il libretto va ritirato personalmente dal genitore firmatario entro i primi giorni di settembre di ogni
anno scolastico.
Non è ammesso l’utilizzo del libretto rilasciato l’anno precedente se non autorizzato e nuovamente
vistato. In caso di smarrimento va presentata apposita istanza per il rilascio del secondo libretto; in
caso di esaurimento del primo libretto se ne deve richiedere un altro riconsegnando quello
ultimato.
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E-mail: [email protected] - pec: [email protected] - sito web: www.icsstornara.gov.it
Il diario dell’alunno può essere utilizzato per comunicazioni tra docenti e genitori.
Per informazioni tempestive concernenti il profitto scolastico e/o le assenze la scuola, il
coordinatore di classe:
1. Provvederà ad avvertire telefonicamente la famiglia;
2. Invierà lettere riservate alla famiglia;
Ogni richiesta epistolare della famiglia indirizzata al Dirigente Scolastico riceverà una risposta
formale non prima di dieci giorni e non oltre un mese. Più celere sarà l’evasione della
corrispondenza via email all’indirizzo [email protected].
Gli appuntamenti con il Dirigente Scolastico vanno concordati con la segreteria didattica.
FUNZIONAMENTO UFFICI
Durante il periodo delle lezioni e delle attività didattiche:
Funzionamento uffici: dal lunedì al sabato ore 8.00/14.00
Lunedì / giovedì ore 15.30/18.30
Apertura al pubblico
Segreteria: lunedì, mercoledì, venerdì dalle ore 11.00 alle ore 13.00,
lunedì e giovedì dalle ore 16.00 alle ore 17.00
Direttore amministrativo: lunedì, mercoledì, venerdì dalle ore 11.00 alle ore 13.00
giovedì dalle ore 15.30 alle ore 16.30
Dirigente scolastico: lunedì, mercoledì, venerdì dalle ore 11.00 alle ore 13.00
giovedì dalle ore 15.30 alle ore 16.30
Durante la sospensione delle lezioni e delle attività didattiche
Funzionamento uffici: dal lunedì al sabato ore 8.00/14.00
Apertura al pubblico
Segreteria: dal lunedì al venerdì ore 10.30/12.30
Direttore amministrativo: ore 10.30/11.30 dal lunedì al venerdì
Dirigente scolastico: ore 10.30/11.30 dal lunedì al venerdì
Gli uffici sono chiusi nelle giornate festive e nelle prefestive deliberate dal Consiglio di
Istituto.
Chiusure prefestive: 24/27/31 dicembre 2014; 2/3/5 gennaio 2015; 4/7 aprile 2015; 4/11/18/25
luglio 2015; 1/8/14/17/22/29 agosto 2015.
D. CENTRO DI DOCUMENTAZIONE
a) Il prof. Antonio CICCONE è responsabile della gestione del Centro di Documentazione, con
delega alla selezione dei materiali didattico-professionali e informativi da esporre nel sito.
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E-mail: [email protected] - pec: [email protected] - sito web: www.icsstornara.gov.it
b) I docenti, studenti e genitori che intendono segnalare esperienze didattiche e
formative interessanti per la comunità scolastica inviano i prodotti al Centro di
documentazione tramite la segreteria o direttamente al docente.
c) Si accettano lavori su file inviati via mail o inseriti sulla piattaforma del sito web della scuola,
in casi eccezionali su cd rom con istruzioni di avvio.
d) I testi possono essere scritti con qualunque programma di elaborazione di testi tra quelli più
comuni, privilegiando però il formato pdf.
e) Ogni documento deve portare titolo, data e firma dello sviluppatore che si assumerà la
responsabilità del contenuto e degli strumenti software utilizzati.
f) Se sono incluse immagini devono essere nel formato che occupi meno memoria possibile (per
es. jpg che è già un formato complesso), libere da diritti di autore e non contrastanti con i
principi di riservatezza e decoro.
g) Se i lavori sono composti da più parti, deve essere consegnato un indice o un sommario da cui
sia ben chiaro l’ordine e/o la struttura in cui dovranno poi essere presentati e ritrovati una volta
archiviati.
h) Chi consegna i lavori deve specificare l’area di destinazione degli stessi nell’ambito
dell’organizzazione e dell’articolazione interna del Centro di documentazione.
i) La consegna diretta al prof. Ciccone si effettua nelle ore libere del mattino.
j) L’inserimento dei lavori complessi è opportuno che avvenga in presenza del docente che ha
realizzato o coordinato il lavoro che è consegnato per l’archiviazione.
k) Il docente incaricato raccoglie, riordina.
E. SITO WEB
1. Il prof. Antonio CICCONE è responsabile della gestione del sito Web della scuola, con
delega alla selezione dei materiali organizzativi, didattici, professionali e informativi da esporre
nel sito.
I docenti, studenti e genitori che intendono rendere visibile un documento multimediale nel sito
web della scuola, devono attenersi al seguente protocollo:
 Il documento deve essere contenuto, con nome ben identificabile, su supporto magnetico o
nelle modalità concordate con il responsabile del sito.
 Ogni documento deve portare titolo, data e firma dello sviluppatore che si assumerà la
responsabilità del contenuto e degli strumenti software utilizzati.
 I file devono essere in formato html o pdf.
 Nel caso di più file o di un file molto lungo, deve essere garantita la navigazione del
documento con un sommario in testa e gli opportuni collegamenti. Si consiglia, comunque, di
dividere un documento lungo in più file corti.
 La grafica ed eventuali commenti musicali devono essere “leggeri” per non appesantire il
caricamento.
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E-mail: [email protected] - pec: [email protected] - sito web: www.icsstornara.gov.it
 Non sono accettati documenti non sviluppati da docenti e/o studenti, singolarmente o in
gruppo e che non abbiano attinenza con il mondo della scuola.
 Non sono ammessi banner pubblicitari o link a URL di dubbio contenuto.
 Il responsabile del sito non può apportare modifiche di alcun genere ai documenti.
 L’inserimento di un lavoro nel sito è a discrezione del responsabile.
 L’inserimento di un lavoro non è garanzia di permanenza eterna; Il responsabile, sentito il
Dirigente, potrà intervenire escludendo il lavoro qualora si presentassero necessità particolari.
F. GESTIONE POSTA
NOTA: Per la posta elettronica si procede ad una prima selezione scaricando esclusivamente la posta proveniente da
UST, USP, USR, MIUR, INDIRE, INVALSI, ENTI PUBBLICI, SINDACATI, UTENZA DELL’ISTITUTO a vario
titolo
CARTACEO
CASELLA POSTA ELETTRONICA
ISTITUZIONALE
INTRANET
CASELLA POSTA
ELETTRONICA
CERTIFICATA
FAX (in casi
eccezionali)
Quotidianamente la Segreteria provvede a reperire tutta la corrispondenza pervenuta attraverso i vari canali che
confluisce al PROTOCOLLO
tutta la posta viene sottoposta al
DIRIGENTE SCOLASTICO
tramite
PROCEDURA URGENTE
consegnata immediatamente al D.S.
PROCEDURA ORDINARIA
consegnata a fine giornata per l’immediato riscontro
La posta,
vagliata dal D.S.,
viene restituita alla segreteria per lo
SMISTAMENTO
INTERNO
ESTERNO
via fax
Comunicazione interna al personale, studenti, genitori
Email
Consegna individuale mediante utilizzo casella personale
cartaceo
docenti
Consegna ai docenti responsabili di commissioni o gruppi di
lavoro per la successiva divulgazione
Il dirigente scolastico
prof.ssa Rosa CARLUCCI
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