TRASFERIMENTI E
SERVIZI DI POSTA
TRASFERIMENTI TRA SEDI - SERVIZI DI
POSTA
GLOBAL SERVICE NON TECNOLOGICO
Progettazione ed erogazione servizi ambientali e gestionali
Il presente documento è proprietà di S.G.M.
SERVIZIO DI GLOBAL SERVICE NON TECNOLOGICO
COMMITTENTE:
Consorzio S.G.M.
Il Presidente
(Massimo Milone)
TRASFERIMENTI E
SERVIZI DI POSTA
Per quanto riguarda i trasferimenti tra le varie Sedi Vodafone nonché all’interno di una
stessa sede il Consorzio prevede di utilizzare i mezzi di sua proprietà che saranno
destinati a trasportare attrezzature e persone dove necessario.
Si organizzeranno i gruppi di lavoro prima dell’inizio del servizio, i capisquadra
controlleranno che i furgoni siano allestiti in maniera adeguata al servizio da effettuare
e prenderanno coscienza del tragitto da percorrere sia all’interno della Sede Vodafone
sia quello relativo a più sedi al fine di ottimizzare i tempi
AUTOMEZZI
Di seguito l’equipaggiamento che di volta in volta sarà utilizzato per il servizio:
Le misure adottate per garantire la qualità e gli studi di ricerca sono quelle dettate dai
principi della norma UNI EN ISO 9002, dalla quale la ns. azienda ha ottenuto la
certificazione del Sistema di Qualità elaborando il Manuale della Qualità e migliorando le
prestazioni offerte, la ns. impresa è certificata con l’Ente CERSA con certificato n° 522/03.
RICEZIONE E SMISTAMENTO POSTA IN ENTRATA ED IN USCITA
NEL CASO DI RICEZIONE DI POSTA IN ENTRATA, la Segreteria di Direzione costituisce
l'organo cardine di ricezione, controllo, filtro e smistamento di qualsiasi atto proveniente
dall'esterno.
La posta in entrata perviene:
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TRASFERIMENTI E
SERVIZI DI POSTA
A.1.1.) per "POSTA ORDINARIA" essa è consegnata al "Servizio di Portineria" che ha l'onere
di effettuare un primo controllo, al fine di verificare la presenza di questo Ufficio in
indirizzo quale destinatario, nonché, l'integrità della posta.
Conclusasi tale fase, uno degli addetti al "Servizio di Portineria", avrà l'onere di recapitare
alla Segreteria di Direzione, entro il giorno stesso della ricezione ed entro gli orari
d'ufficio, la posta ricevuta.
Nel momento in cui si riceve la posta, di cui al capoverso precedente, si effettua un
secondo controllo di "esattezza" ed "integrità", procedendo, successivamente all'apertura
della stessa.
La posta in entrata sarà, quindi, visionata e puntata per competenza al Nucleo Operativo,
o all'Unità Organizzativa interessata e trasmessa, successivamente, al Nucleo Operativo
"Protocollo" che provvederà a protocollare le note in entrata ed a smistarle ai NN.OO. o
UU.OO. interessate per le eventuali procedure del caso.
E' opportuno precisare che, talvolta, dopo aver espletato la procedura di apertura della
posta, essa non può essere puntata dagli appartenenti alla Segreteria di Direzione, poiché
risulta essere indirizzata direttamente alla c.a. del Dirigente, che provvederà
personalmente alla visura ed alla puntata.
Sarà, invece, cura della Segreteria di Direzione. recapitare la posta al N.O. "Protocollo", che
seguirà la procedura di cui al IV capoverso del punto 1.
A.1.2.) per "RACCOMANDATA": essa è consegnata al "Servizio di Portineria" che ha l'onere
di effettuare un primo controllo, al fine di verificare la presenza di questo Ufficio in
indirizzo quale destinatario, nonché l'integrità della posta. Effettuate tali procedure,
l'addetto al "Servizio di Portineria" appone, nel relativo "cartoncino di A.R.", la firma per
ricevuta.
Per le procedure esplicative consequenziali, verrà seguito l'iter burocratico di cui ai
capoversi II, III, IV e V del punto 1.
A.1.3) per "LIBRETTO": essa, al contrario di quanto descritto sin qui, è consegnata
direttamente presso la Segreteria di Direzione.
Di conseguenza, l'onere di effettuare il controllo di esattezza e di integrità della posta
risulta a carico della stessa. I collaboratori dovranno, quindi, apporre la propria firma, per
ricevuta, nel libretto che accompagna la posta.
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Per le procedure esplicative consequenziali, verrà seguito l'iter burocratico di cui ai
capoversi II, III, IV e V del punto 1..
B) NEL CASO DI
POSTA IN USCITA, bisogna,
in tal caso, operare una netta divisone tra:
B.1.) I PROVVEDIMENTI AMMINISTRATIVI REDATTI E FIRMATI DIRETTAMENTE DAL SIG.
DIRIGENTE. In tale caso, la Segreteria di Direzione provvederà ad apporre il timbro a secco,
ed a trasmettere il provvedimento al N.O. "Protocollo", al fine di effettuare la
protocollazione in uscita e la spedizione, secondo i dettami del Sig. Dirigente.
B.1.2.) I PROVVEDIMENTI AMMINISTRATIVI,
UU.OO. A FIRMA DEL SIG. DIRIGENTE.
PREPARATI DAI
RESPONSABILI
DEI
NN.OO.
E
Tutti i provvedimenti amministrativi, preparati dai responsabili dei procedimenti dei
NN.OO. o delle UU.OO., sono dai collaboratori di questi ultimi consegnati presso la
Segreteria di Direzione che si incaricherà di sottoporli, nel più breve lasso di tempo
possibile, alla firma del Sig. Dirigente.
Successivamente, allorché il provvedimento è firmato dal Dirigente, si provvederà ad
apporre il timbro a secco, come ultima accettazione, ed alla trasmissione dello stesso al
N.O."Protocollo", al fine di effettuare la protocollazione in uscita.
Appare opportuno fare una breve parentesi, riguardante il caso in cui il provvedimento
non fosse firmato dal Sig. Dirigente, a causa di discordanze o incongruità di varia natura,
lo stesso, a cura della Segreteria di Direzione, verrà riconsegnato al Responsabile del
procedimento per le modifiche del caso.
Il provvedimento sarà spedito, in ottemperanza alle disposizioni dettate dal Responsabile
del procedimento dell'atto in questione.
B.1.3.) I PROVVEDIMENTI AMMINISTRATIVI, PREPARATI
UU.OO. CHE NON SONO A FIRMA DEL SIG. DIRIGENTE.
DAI
RESPONSABILI
DI
NN.OO.
O DI
Trattasi di provvedimenti redatti e firmati direttamente dai Responsabili dei vari NN.OO.
o UU.OO.
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Il provvedimento perverrà alla Segreteria di Direzione, prima che lo stesso sia
protocollato, al fine di apporre il timbro a secco, verrà, quindi, trasmesso al
N.O."Protocollo", al fine di effettuare la protocollazione in uscita e la spedizione, in
ottemperanza alle disposizioni dettate dal Responsabile del procedimento dell'atto in
questione.
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