ROTARY CLUB VIAREGGIO VERSILIA
DISTRETTO 2070
Formazione 2003-2004
(25 Maggio 2004)
IL SEGRETARIO DEL CLUB
R.C. VIAREGGIO VERSILIA
FORMAZIONE
Agosto
Settembre
Novembre
Gennaio
Marzo
Aprile
Maggio
Giugno
26
23
11
27
23
27
25
22
2003-2004
Formazione rotariana
Come funziona il Club
Elezioni dei Consiglieri e Dirigenti
Cooptazione del nuovo socio
Il socio efficiente
Il Presidente del Club
Il Segretario del Club
Il Distretto
SEGRETARIO DEL CLUB
RUOLO
 svolge funzioni complementari a quelle del Presidente
del club
 dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza
amministrativa
 collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo,
con le Commissioni
 opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il
corretto funzionamento del club
 tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R.,
con gli altri club
SEGRETARIO DEL CLUB
COMPITI
 mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nelle Aree






Riservate del sito 2070 e del sito R.I.
predispone e svolge le attività di sua responsabilità
elabora le statistiche richieste
mantiene i rapporti di tipo amministrativo con
il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club
cura l’archiviazione e la conservazione delle carte del
club e della corrispondenza
movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci
è il solo responsabile del “Libro dei Verbali del Club”
SEGRETARIO DEL CLUB
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
 Statuto tipo del Rotary Club (*)
 Regolamento del Club
 Manuale di Procedura (*)
 Manuale del Segretario del Club (*)
 Rotary Code of Policies (*)
(*) Documentazioni reperibili sul sito distrettuale 2070
SEGRETARIO DEL CLUB
ATTIVITA’ SISTEMATICHE
 attività del Cons. Direttivo prima del 1° luglio
 operazioni con scadenza
(per trimestre)
 operazioni senza scadenza prefissata
 operazioni legate alla riunione settimanale
ATTIVITA’ DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
(prima del 1° Luglio)
 nomina delle Commissioni del club
 assegnazione degli eventuali Incarichi
 stesura del Bilancio Preventivo del club
 compilazione della “Guida su come pianificare dei
Rotary club efficienti”
 consegna del documento di cui sopra secondo le
istruzioni del Governatore
 verifica del rispetto delle norme dello Statuto tipo
 eventuale messa a punto del Regolamento del club
OPERAZIONI CON SCADENZA - 1° trimestre
Scad
Descrizione
Modello
Destinazione
5
LUG
Consegna tessere
ai soci
fogli di 10 tessere
da richiedere a Zurigo (418-IT)
tutti i soci
10
LUG
Pagamento quote 1° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
LUG
Nomi dei componenti
Consiglio Direttivo e Commissioni
tabella predisposta
dal segretario
tutti i soci
20
LUG
Avviso ai soci che hanno raggiunto
la dispensabilità dalla frequenza
lettera predisposta
dal segretario
soci aventi diritto
31
LUG
Pagamento quote semestrali
al Rotary International
si riceve da R.I.
insieme con la fattura
15
AGO
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Luglio
si riceve dal Distretto
per l'intero semestre
Distretto
15
SET
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Agosto
disponibile
dal mese precedente
Distretto
Rotary International
OPERAZIONI CON SCADENZA - 2° trimestre
Scad
Descrizione
Modello
Destinazione
10
OTT
Pagamento quote 2° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
OTT
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Settembre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
NOV
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Ottobre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
DIC
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Novembre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
31
DIC
Aggiornamento informazioni
per Official Directory
ONLINE
su sito R.I.
Rotary International
OPERAZIONI CON SCADENZA - 3° trimestre
Scad
Descrizione
Modello
Destinazione
10
GEN
Pagamento quote 3° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
GEN
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Dicembre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
31
GEN
Pagamento quote semestrali
al Rotary International
si riceve da R.I.
insieme con la fattura
31
GEN
Componenti del Consiglio Direttivo
entrante e dati della Segreteria
ONLINE
su sito 2070
Distretto
15
FEB
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Gennaio
si riceve dal Distretto
per l'intero semestre
Distretto
15
MAR
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Febbraio
disponibile
dal mese precedente
Distretto
Rotary International
OPERAZIONI CON SCADENZA - 4° trimestre
Scad
Descrizione
Modello
Destinazione
10
APR
Pagamento quote 4° trimestre
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
al Distretto
15
APR
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Marzo
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
MAG
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Aprile
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
GIU
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Maggio
disponibile
dal mese precedente
Distretto
30
GIU
Passaggio consegne
al Segretario entrante
se occorre
Segretario entrante
15
LUG
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Giugno
disponibile
dal mese precedente
Distretto
OPERAZIONI SENZA SCADENZA PREFISSATA
Rif
Descrizione
Modello
Destinazione
1
Aggiornamento dati per nuovo
socio, socio cessato, variazioni
ONLINE
su sito 2070 e su sito R.I.
Distretto e
Rotary International
2
Proposta di candidatura
nuovo socio
download da sito 2070
Consiglio Direttivo
Archivio club
3
Autorizzazione del candidato
a comunicare il suo nome ai soci
download da sito 2070
Archivio club
4
Autorizzazione del nuovo socio
a comunicare i dati a R.I.
download da sito 2070
Archivio club
5
Invio contribuzioni alla
Fondazione Rotary
si richiede alla Segreteria distr.
(meglio download da sito 2070)
Zurigo
6
Richiesta di riconoscimenti
dalla Fondazione Rotary
si richiede alla Segreteria distr.
(meglio download da sito 2070)
Zurigo
7
Ordinazione di pubblicazioni
e/o di tessere rotariane
download da sito 2070
8
Avviso convocazione riunioni
Cons. Direttivo o Assemblee Soci
predisposto
dal segretario
Membri del C.D.
o tutti i soci
9
Stesura verbali riunioni
Cons. Direttivo o Assemblee Soci
schema definito
dal segretario
Libro dei Verbali
Rotary International
OPERAZIONI LEGATE ALLA RIUNIONE SETTIMANALE
Rif
Descrizione
Modello
Destinazione
1
registrazione delle presenze
dei soci
tabella predisposta
dal segretario
archivio del club
2
registrazione delle presenze
di visitatori da altri club
tabella predisposta
dal segretario
Tesoriere,
archivio del club
3
attestazione della presenza
di visitatori da altri club
attestato predisposto
dal segretario
visitatori
4
registrazione delle presenze di
ospiti del club e ospiti dei soci
tabella predisposta
dal segretario
Tesoriere,
archivio del club
5
certificazione delle presenze
di tutti i presenti
ruota in cartoncino
per le firme dei presenti
archivio del club
6
elaborazione
dei dati di assiduità dei soci
modello ricevuto dal Distretto
per ognuno dei due semestri
invio mensile al
Distretto
7
trasferimento di informazioni
al redattore del bollettino
accordi
interpersonali
redattore del
bollettino
8
disponibilità di guidoncini
per eventuali scambi
guidoncino
del club
visitatori
da altri club
9
segnalazione di eventuali
situazioni speciali
informale
Presidente,
Prefetto, Tesoriere