Guida Docenti per la gestione degli appelli e per la verbalizzazione online degli esami BOZZA Servizio manutenzione procedure informatiche e reporting per gli studenti 22.12.2011 pag. 1 di 24
INDICE 1. INTRODUZIONE ...............................................................................................................................................3 2. LOGIN .............................................................................................................................................................4 3. CALENDARIO DEGLI ESAMI (VISUALIZZAZIONE DEGLI APPELLI)............................................................................6 3. DEFINIZIONE DEGLI APPELLI...............................................................................................................................9 3.1 MODIFICA/INSERIMENTO DELLA COMMISSIONE ..........................................................................................13 3.2 MODIFICA/INSERIMENTO DEI TURNI ...........................................................................................................15 4. GESTIONE DELLA LISTA ISCRITTI .......................................................................................................................18 4.1 INSERIMENTO STUDENTI ............................................................................................................................19 4.2 STAMPA LISTA ISCRITTI...............................................................................................................................24 4.3 ESPORTAZIONE LISTA ISCRITTI.....................................................................................................................24 22.12.2011 pag. 2 di 24
1. INTRODUZIONE Con il sistema di verbalizzazione online degli esami di profitto, il docente registra l’esito della valutazione finale nel “verbale virtuale” dello studente. Il verbale si considera definitivo con l’apposizione della “firma” alla chiusura dell’appello. La chiusura del verbale aggiorna direttamente la carriera dello studente. Il verbale viene firmato dal solo Presidente della Commissione utilizzando la procedura di “firma” remota attraverso un sistema combinato di Pin e OTP (one time password). L’OTP viene trasmessa sul cellulare personale del Presidente o viene generato da un apposito Token OTP. Tutti i componenti della Commissione di esame possono accedere al sistema, utilizzando le proprie credenziali UNISIPASS, e visualizzare liste degli iscritti. Gli esami possono essere “gestiti” anche quando non si dispone di un collegamento internet, “scaricando” il file excel dal sistema e “ricaricandolo” successivamente dopo averlo compilato con gli esiti degli esami. La verbalizzazione online non sostituisce la registrazione sul libretto cartaceo dello studente. Il libretto rimane, visto che costituisce anche un documento di identificazione dello studente. In questa guida sono riportate le funzioni a disposizione del docente relative a: • Accesso all’area riservata per la gestione esami (Esse3) • Gestione della lista degli iscritti • Inserimento degli esiti • Pubblicazione degli esiti • Firma dei verbali in modalità “remota” • Modifica/revoca di un verbale firmato digitalmente Ulteriori informazioni sulle funzioni: • Esportazione/importazione del file per la gestione della lista degli iscritti e per la registrazione degli esiti, anche quando non si è collegati ad Internet • Gestione/configurazione degli appelli per prove parziali • Rettifica di un verbale firmato. 22.12.2011 pag. 3 di 24
2. LOGIN Per poter utilizzare le funzionalità del sistema di verbalizzazione online degli esami di profitto, è necessario accedere alla propria area web riservata all’indirizzo segreteriaonline.unisi.it e fare click su Login nel menù a sinistra e inserire le proprie credenziali UNISIPASS (username e password): LOGIN AREA WEB DOCENTE INSERIMENTO CREDENZIALI UNISIPASS
Dopo l’inserimento delle credenziali si accede in questo modo all’Area web Docente che comprende le funzioni relative alla gestione degli esami. 22.12.2011 pag. 4 di 24
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3. CALENDARIO DEGLI ESAMI (VISUALIZZAZIONE DEGLI APPELLI) Gli appelli d’esame possono essere definiti dalla Segreteria di Presidenza/Dipartimento o direttamente dal docente. Cliccando sulla voce Didattica del menu e su Calendario Esami si accede all’elenco degli insegnamenti per cui è possibile gestire gli appelli. Gestione appelli d’esame 1
Visualizza appelli 2 Cliccando sull’icona selezionata. 22.12.2011 si apre la pagina con tutti gli appelli definiti per l’attività didattica (AD) pag. 6 di 24
Cliccando su Descrizione Appello si apre la pagina in cui sono riportate tutte le informazioni riguardanti l’appello: 1) dettagli appelli; 2) iscrizione dal/al; 3) docenti associati all’appello; 4) dettagli organizzativi (non obbligatori): ad esempio, edificio, aula, partizionamento, etc. 22.12.2011 pag. 7 di 24
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3. DEFINIZIONE DEGLI APPELLI Percorso da menù: Didattica – Calendario esami – Nuovo appello d’esame Una volta entrati nell’elenco degli appelli per le attività didattiche (AD) per cui si vuole definire un nuovo appello, cliccare sul link . Creazione nuovo appello Si aprirà la schermata di definizione Nuovo appello d’esame: 22.12.2011 pag. 9 di 24
In questa schermata si definiscono le caratteristiche dell’appello. Può essere utile sapere che il sistema associa di default l’appello ad un turno. E’ necessario inserire i campi che caratterizzano l’appello. Quelli obbligatori sono contrassegnati da un asterisco e sono: - Data appello: data dell’esame; - Verbalizzazione: tipologia dell’appello: • Appello On‐Line: modalità che consente di gestire solo la prenotazione online degli esami e che si rivela particolarmente utile per le prove intermedie, al termine delle quali non viene ancora definito l’esito finale dell’esame; • Appello Web Firma Digitale: modalità che consente di gestire la prenotazione degli esami e la verbalizzazione online degli esami con prove ORALI (per le quali non è richiesta l’espressione del soddisfacimento circa l’esito dell’esame da parte dello studente); 22.12.2011 pag. 10 di 24
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Appello Web Firma Digitale con Pubblicazione: modalità che consente di gestire la prenotazione degli esami e la verbalizzazione online degli esami con prove SCRITTE (per le quali è richiesta l’espressione del soddisfacimento circa l’esito dell’esame da parte dello studente); Iscrizioni: data di apertura e data di chiusura della lista iscritti; Descrizione: descrizione dell’appello. Gli altri campi (facoltativi) sono: - Tipo esame: indica il tipo di esame (Scritto/Orale); - Note: note del docente associate all’appello visualizzabili dagli studenti nei dettagli dell’appello; - Appello riservato al docente: se questo flag è alzato l’appello non sarà visibile agli studenti. - Dettagli organizzativi: - Edificio: edificio dove si terrà l’esame (se è stato mappato all’interno di ESSE3); - Aula: aula dove si terrà l’esame (se è stata mappata all’interno di ESSE3); - Partizionamento: possibilità di riservare il turno in base a categorie selezionabili dal menù a tendina (esempio: matricole pari/dispari). Nel caso di partizionamenti non gestiti da ESSE3 (ad esempio, una suddivisione in canali per numero di matricola dello studente) lasciare “Nessun partizionamento”, specificando bene nella Descrizione il nome del docente titolare dello specifico canale; in questo modo gli studenti non avranno vincoli nella prenotazione ai diversi canali e la verifica della correttezza della prenotazione verrà fatta dal docente al momento dell’appello; - Numero max posti: possibilità di riservare il turno ad un numero predefinito di studenti. Una volta raggiunto il numero di iscritti impostato non sarà possibile l’iscrizione di altri studenti. Dopo aver compilato i campi obbligatori ed eventualmente quelli facoltativi, si deve salvare l’appello cliccando su per procedere con l’inserimento di nuovi dettagli quali la sessione e la gestione dei docenti, oppure cliccando su che salva l’appello creato e riapre la schermata di definizione appello per procedere con l’inserimento di un ulteriore appello. 22.12.2011 pag. 11 di 24
Procedendo col tasto appello d’esame: si accede ad un’ulteriore schermata di definizione, quella di Modifica In questa schermata viene presentato un riepilogo dei dati dell’appello e da qui è possibile modificare/inserire la commissione d’esame e i turni per l’esame. 22.12.2011 pag. 12 di 24
3.1 MODIFICA/INSERIMENTO DELLA COMMISSIONE Cliccando sul link Docenti si apre la lista dei docenti associati all’appello e si possono operare le modifiche, oltre che stampare la lista. Per cambiare il ruolo del docente all’interno della commissione si procede tramite l’apposito menù a tendina. Per cancellare un docente si deve cliccare, nel campo Canc, sulla conferma della cancellazione. Per aggiungere un nuovo docente si procede cliccando sul link 22.12.2011 corrispondente e dare : pag. 13 di 24
Il docente può essere individuato tramite una delle modalità proposte: - Ricerca Docente; - Ricerca da Commissione; - Ricerca da appello. Una volta individuato, si procede cliccando su a seguito delle modifiche effettuate. . Viene riaperta la lista docenti aggiornata Infine, si clicca su e poi . Si torna alla schermata di definizione dell’appello dove è possibile avere un riepilogo di tutti i dati. 22.12.2011 pag. 14 di 24
3.2 MODIFICA/INSERIMENTO DEI TURNI Cliccando su è possibile creare un nuovo turno associato all’appello: 22.12.2011 pag. 15 di 24
Vengono riepilogati i dati dell’appello e viene graficamente definito il turno 1 (quello generato di default) e proposti i medesimi campi da compilare per il turno 2. I campi obbligatori sono gli stessi della definizione appello e sono contrassegnati dall’asterisco. E’ possibile differenziare i turni impostando dei vincoli che limitino l’iscrizione da parte degli studenti, attraverso la selezione di un criterio di Partizionamento o l’inserimento di un Numero max posti. E’ anche possibile differenziare i turni anche per Edificio, Aula, Data o ora. Il turno per la suddivisione in canali di un’attività didattica può essere semplicemente differenziato aggiungendo il nome del docente titolare nel campo Descrizione. Una volta definito l’appello, salvare le eventuali modifiche effettuate e uscire dalla schermata . tramite il pulsante L’appello sarà quindi visibile nella Lista appelli d’esame. 22.12.2011 pag. 16 di 24
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4. GESTIONE DELLA LISTA ISCRITTI A partire dal menù iniziale, seguite il percorso: Didattica – Calendario esami – Lista appelli d’esame Una volta entrati nella lista degli appelli per attività didattica per corso di studi (AD/CDS), nella colonna Azioni, sono già graficamente rappresentate alcune informazioni inerenti all’appello: indica che non ci sono studenti iscritti all’appello; indica che ci sono studenti iscritti all’appello; indica che è possibile cancellare l’appello (si può cancellare un appello solo se non ci sono studenti iscritti). 22.12.2011 pag. 18 di 24
4.1 INSERIMENTO STUDENTI Nel caso di appelli senza alcun iscritto, cliccando sull’icona si apre la schermata da cui è possibile iscrivere gli studenti. Nel caso di appelli con alcuni studenti già iscritti, come descritto più avanti, occorre cliccare su Il docente può iscrivere gli studenti anche il giorno stesso dell’appello. I parametri di ricerca che possono essere utilizzati sono: - Cognome: è sufficiente inserire le prime tre lettere o utilizzare il carattere % per ampliare i risultati della ricerca; - Nome; - Matricola. 22.12.2011 pag. 19 di 24
E’ possibile procedere con la ricerca inserendo anche solo la matricola o il cognome. Verranno così mostrati tutti i nominativi degli studenti corrispondenti ai dati immessi, iscritti al/ai corso/i di laurea a cui si riferisce l’attività didattica e che abbiano l’attività didattica già presente nel proprio piano di studi approvato. Dopo aver identificato lo studente da aggiungere, cliccare sull’icona corrispondente. Una volta iscritto, lo studente non sarà più presente tra i risultati della ricerca per eventuali inserimenti successivi. 22.12.2011 pag. 20 di 24
NOTA: Lo Studente può cancellare la propria prenotazione, indipendentemente da chi l’abbia effettuata (studente/docente/segreteria), solo nei termini di apertura della lista iscritti. Il docente non può eliminare la prenotazione ad un appello effettuata dallo studente. Il docente può iscrivere, e successivamente cancellare, uno studente anche oltre i termini di apertura della lista iscritti. NOTA: In fase di prenotazione si possono verificare le seguenti casistiche: Se è tutto in regola, se i controlli impostati in fase di prenotazione vengono superati, apparirà un messaggio di conferma: “PRENOTAZIONE EFFETTUATA”, altrimenti un avviso segnalerà l’anomalia rilevata. Le situazioni anomale più ricorrenti possono riguardare: - mancato versamento delle rate della contribuzione studentesca e tasse di servizio: apparirà il messaggio “PRENOTAZIONE NON EFFETTUATA”. Lo studente non è in regola con le iscrizioni o con il pagamento delle tasse. - necessità di rispettare eventuali propedeuticità tra esami o assegnazione delle firme di frequenza (coerenza fra esami e anno di iscrizione) in base al Regolamento del corso di studio: apparirà il messaggio “PRENOTAZIONE EFFETTUATA CON WARNING”. L’attività non risulta frequentata o la prenotazione non rispetta la sequenza delle regole di propedeuticità. La presenza di un “warning” non impedisce la partecipazione all’appello da parte dello studente. Tuttavia, qualora al momento della verbalizzazione il “warning” non sia ancora risolto, la Segreteria Studenti procederà alla revoca dell’esame. É opportuno che lo studente segnali immediatamente alla Segreteria Studenti la presenza di eventuali warning ingiustificati (dovuti, ad esempio, a ritardi o errori nell’aggiornamento della sua carriera). Una volta iscritto almeno uno studente, nella Lista appelli d’esame l’icona verrà sostituita dall’icona . Cliccandoci si accederà alla seguente finestra di gestione dell’appello: 22.12.2011 pag. 21 di 24
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NOTA: Se si tratta di una prova scritta che prevede la pubblicazione dell’esito appare il seguente link 22.12.2011 pag. 23 di 24
4.2 STAMPA LISTA ISCRITTI Per stampare la lista degli studenti iscritti cliccare sul pulsante o sul link . E’possibile ordinare la lista iscritti all’appello in base ai criteri di Data Iscrizione, Matricola, Cognome e Nome, utilizzando le freccette evidenziate: Il cambio di ordinamento nella pagina web sarà identicamente replicato sulla stampa della lista iscritti e nei fogli esportati. 4.3 ESPORTAZIONE LISTA ISCRITTI E’ possibile esportare in formato Excel (.xls) la lista iscritti cliccando su: . Viene data la possibilità di scegliere la modalità di giudizio che si intende utilizzare. Dopo aver salvato il file sul proprio computer, come spiegato più avanti, sarà possibile inserire gli esiti e le domande d’esame, tenendo presente la legenda del Tipo Esito: Voto in trentesimi ( 31=30L, ASS= assente, 0= insufficiente, RIT= ritirato). Una volta salvate le modifiche sarà possibile il file. importare attraverso Questo file è parzialmente protetto: gli unici campi modificabili sono Esito, Domande d’esame, Data superamento. NOTA: Non è possibile usare il foglio excel per aggiungere studenti alla lista iscritti. 22.12.2011 pag. 24 di 24