Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
Aggiornamento: 18/03/2011
PRIMA
DELL’ARRIVO
1.
2.
Not a Verb al e pe r l a com uni caz i one del l e dat e del l a vi s i t a ........................ 
Nom i na di un funz i onari o res pons abi l e pe r l a predi s pos i z i one degl i
adem pi m ent i opert at i vi ................................ ................................ ......... 
R i uni one operat i va con i l C eri m oni al e l ocal e (d el e gaz i one, preced enz a,
aut ovet t ure, s i cu re z z a, event i uffi ci a l i , s t am pa , ques t i oni s ani t ari e,
os pi t al i t à ) ................................ ................................ ........................... 
3.
4.
5.
P renot az i one s t anz e i n Hot el ( cons ul t are l a s ez i one Hot el ) ....................... 
P renot az i one aut ovet t ure i n a ffi t t o ( i ncl us o pul m i no gi ornal i s t i e
baga gl i ) ................................ ................................ .............................. 
6.
7.
Veri fi c a del l a ne ces s i t à di un s ervi z i o di i nt erpret ari at o .......................... 
C om pi l az i one l i s t a di i nvi t at i nel cas o di un event o uffi ci al e (per l e
vi s i t e di S t at o, l ’el enco dovr à es s er e prevent i vam ent e i nvi at o al
Qui ri nal e) ................................ ................................ ........................... 
R i uni one di coordi nam ent o con t ut t o i l pers onal e (a s s egn az i one
com pi t i : l ogi s t i ca, os pi t al i t à, ras s e gn a s t am pa, l o gi s t i ca equi pa ggi o
vel i vol o di St at o, logi s t i ca gi ornal i s t i al s egui t o, t urno re peri bi l i t à i n
Am bas ci at a , cons e gna del l e com uni caz i oni urgent i ev ent ual m t e ri cevut e
i n Am bas ci at a dur an t e l a vi s i t a, aut ovet t ure di s ervi z i o ) .......................... 
8.
9.
10.
R i uni one di coordi nam ent o con i res pon s abi l i degl i Uffi ci c ons ol ari ......... 
R i uni one con i S enat ori e D eput at i el et t i al l ’es t er o e con i
rappres ent ant i del l a com uni t à (C OM ITE S , C G IE, As s oci az i oni ) ............... 
11.
12.
P redi s pos i z i one del la docum ent az i one d a ant i ci par e al M i ni s t ero .............. 
El abor az i one pro gra m m a con i l P rot ocol l o e i C api di Gabi net t o del l e
pers onal i t à (pr es ent az i one del l a pers ona l i t à i n vi s i t a) .............................. 
13.
14.
In cont ro con i l Di re t t ore Gene ral e d el l ’Hot el (s i curez z a e p l ani m et ri a) ..... 
Vi s i t a del l e s t anz e i n Hot el ; i ncon t ro con i l res pon s abi l e del l a
recept i on ................................ ................................ ............................ 
15.
16.
P erm es s o di s orvol o ................................ ................................ ............. 
R apport i con l a s t am pa l ocal e e d el l a com uni t à r es i den t e (l et t er e e
col az i oni ) ................................ ................................ ........................... 
17.
18.
C oordi nam ent o con i l rappres ent ant e l oc al e del l ’ANS A ........................... 
C urri cul um pers ona l i t à t radot t o con fot o ( da i nvi are al P rot ocol l o,
pers onal i t à e s t am pa ) ................................ ................................ ........... 
Fot ografi e rec ent i e s i gni fi cat i ve d el l a pers onal i t à i n vi s i t a per l a
val ori z z az i one del l a vi s i t a s ul l a s t am pa l ocal e ................................ ........ 
19.
P agi na 1 di 9
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
Aggiornamento: 18/03/2011
20.
Veri fi c a del l a n ec es s i t à di i nt erven t i del l a pers onal i t à (s t am pa,
col l et t i vi t à) e d el l e connes s e es i genz e t ecni che (l uci , podi o, m i crofoni ,
al t oparl ant i ) ................................ ................................ ....................... 
21.
22.
C ont at t i con s oci et à di nol eggi o aut ovet t ura ................................ ........... 
In cas o di del e gaz i oni num eros e e s po s t am ent i i n l ocal i t à di di ffi ci l e
acc es s o, veri fi c ar e l a nec es s i t à di affi t t are un s i s t em a di
t el ecom uni caz i oni vi a radi o, che i n cl uda aut i s t i e s i curez z a ..................... 
S opral l uogo di t ut te l e s edi dove s i svol gono gl i i ncont r i (i ngres s o,
s cal e, as cens ori , t a vol o, m i crofoni , s e rvi z i , num eri di t elefono e fax ,
bagni , acqua ) ................................ ................................ ...................... 
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
R i uni oni con i l res pons abi l e del l a S i cur ez z a (s cam bi o di cel l ul ari ) ........... 
Not a Verbal e di r i chi es t a di port o d’arm i t em poranei pe r agent i di
s i curez z a i t al i ani al s egui t o ................................ ................................ . 
Event ual i r e gal i e f i ori per l a del e gaz i one ch e dovr anno e s s ere t rov at i
i n Hot el ................................ ................................ .............................. 
P redi s pos i z i one dei badge (bi l i ngu e) p er i l pers onal e del l ’ Am bas ci at a,
del l a del e gaz i one, del l a s t am pa, d e gl i a ut i s t i e del l a s i cure z z a (m odel l o
al l egat o) , con n as t ri no t ri col ore ................................ ............................ 
C om uni caz i one al P rot ocol l o e al l a s i curez z a dei badge predi s pos t i
dal l ’Am bas ci at a , co n l e di vers e c at e gori e di a cc es s o a s econda d el
col ore ................................ ................................ ................................ . 
P redi s pos i z i one d ei num eri ut i l i com pl et i (P aes e , R om a e pers onal e
Am bas ci at a e C api degl i Uf fi ci cons ol a ri ) da ant i ci pa re al M i ni s t ero ........ 
P redi s pos i z i one di un t es s eri no t as cab i l e con i num eri ut i l i per l a
del e gaz i one ................................ ................................ ......................... 
P redi s pos i z i one del program m a (v edi l a s ez i one P rogr a m m a) ................... 
P redi s pos i z i one dei num eri (front e -r et ro ) pl as t i fi cat i per l e aut ovet t ure
del cort eo, da appl i care nei v et ri ( ant eri ore e pos t e ri ore ) (s econdo i l
m odel l o al l egat o) ................................ ................................ ................. 
P redi s pos i z i one di una bus t a nom i nat iva per ci as cun com ponent e del l a
del e gaz i one co nt ene nt e i l program m a, l a chi ave del l a s t anz a, i l m odul o
i m m i graz i one prec om pi l at o, i l num ero del l ’aut ovet t ura dove dovrà
prender e pos t o, i l badge pers on al e num erat o ................................ ........... 
Tut el a s ani t ari a ( gr uppo s angui gno del l a pers onal i t à, pres i di o m edi co,
os pedal i di ri f er i m ent o, am bul anz a s e nec es s ari a, event u al i al l er gi e
al i m ent ari ) ................................ ................................ ......................... 
AEROPORTO
1.
P erm es s o di s orvol o ................................ ................................ ............. 
2.
S cal et t a ae reo ................................ ................................ ...................... 
P agi na 2 di 9
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
Aggiornamento: 18/03/2011
3.
Tappet o ros s o ................................ ................................ ...................... 
4.
Bandi e re (i t al i an a e europea ) ................................ ................................ 
5.
Fi ori i n s al a V IP ................................ ................................ .................. 
6.
R i nfres co i n s al a V IP (veri fi ca event ual e ri chi es t a) ................................ . 
7.
8.
P erm es s i di acce s s o pers onal e Am b as ci a t a ................................ ............. 
C ont at t i con l ’Uf fi ci o Im m i graz i one (appos i z i one dei t i m bri di
i ngres s o ) ................................ ................................ ............................ 
9.
P re-com pi l az i one fo rm ul ari per l ’i m m i graz i one ................................ ...... 
10.
Veri fi c a ri l as ci o por t o d’arm i al l a s i cur e z z a i t al i ana .............................. 
11.
Veri fi c a di s poni bi l i tà ba gni (pe rs onal i t à , del e g az i one e equi paggi o) ......... 
12.
S ervi z i o carburant e per ae reo di S t at o ................................ .................... 
13.
S ervi z i o cat eri ng p e r aer eo di S t at o ................................ ....................... 
14.
P res enz a f unz i onari o del P rot ocol l o ................................ ....................... 
15.
16.
Veri fi c a del pro gr a m m a con gl i add et t i al l a s i curez z a e con gl i aut i s t i ...... 
Event ual e i nvi t o ai rappres ent ant i del l a com uni t à re s i dent e per
l ’acco gl i enz a ................................ ................................ ....................... 
17.
Veri fi c a pres enz a di un event ual e i ncont ro con l a s t am pa ......................... 
18.
19.
M acchi na fot ografi c a di gi t al e ................................ ............................... 
Veri fi c a num eri di t el efono e fax (cart a A4) p er l a ri cez i one di
com uni caz i oni urge nt i ................................ ................................ .......... 
CORTEO
1.
Appos i z i one dei num eri del l e aut o ................................ ......................... 
2.
Veri fi c a benz i na e s t at o pul i z i a (i nt erna e es t ern a) aut ovet t u re ................. 
3.
4.
C ari cabat t e ri e per c el l ul ari ................................ ................................ ... 
Faz z ol et t i di cart a, bot t i gl i a d’acqu a co n bi cchi eri di cart a ed om brel l o
i n aut ovet t ure ................................ ................................ ...................... 
5.
P reparaz i one a ut o V i p ................................ ................................ .......... 
6.
S i s t em az i one del l e aut o del cort eo s e con do l ’i ncarroz z am ent o uffi ci al e .... 
7.
R i uni one preparat o r i a con aut i s t i e con pers onal e di s i cur ez z a ................. 
HOTEL
1.
Tappet o ros s o ................................ ................................ ...................... 
2.
Bandi e re (i t al i an a e europea ) al l ’i n gr es s o ................................ .............. 
3.
P l ani m et ri a con di s pos i z i one s t anz e e l i st a dei num eri ut i l i ...................... 
4.
S i s t em az i one degl i even t ual i re gal i e de i fi ori i n ci as cuna s t anz a ............. 
5.
Di s abi l i t are event u a l i t el efonat e di ret t e i n arri vo al l a pe rs on al i t à ............. 
P agi na 3 di 9
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
6.
7.
8.
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
Aggiornamento: 18/03/2011
P redi s pos i z i one con l ar go ant i ci po del l ’uffi ci o del e ga z i one ; s al vo
di vers a ri chi es t a s peci fi ca, o ccor re prevede re du e c om put er con
s t am pant e col l e gat a e funz i onant e, Int ernet a ba nd a l a r ga , 5 ri s m e di
cart a A4, cart el l i ne col or at e po rt a docum ent i , t one r di ri s erv a ,
m at eri al e di canc el l eri a, fot o copi at ri ce con fas ci col at ore, d ue l i nee f ax ,
Ups , car t a uffi ci al e con rel at i ve bus t e, t ri t acart e, n as t ri n o t ri col ore ,
el enchi t el efoni ci de l M ae e del l a R et e e s t era ................................ ......... 
C ongruo num ero d i adat t at ori per l a ret e el et t ri ca s e l e pres e e
l ’al i m ent az i one è di ffer ent e da qu el l a i t al i ana ................................ ........ 
P res enz a del Di ret t o re Gen eral e del l ’Hot el al l ’arri vo d el cort eo ............... 
PROGRAMMA
1.
Ol t re al cal enda ri o degl i event i , è ne ce s s ari o i ncl udere i num eri ut i l i ,
un breve cenno dei l uoghi da vi s i t are e pos s i bi l m ent e i dat i es s enz i al i
del P aes e; i l li bret t o deve av ere u n form at o t as cabi l e (s e condo
l ’al l egat o ) ................................ ................................ ........................... 
2.
Tras m i s s i one del progr am m a i n pdf per pos t a el et t roni ca al M i ni s t ero e
al l a S egret e ri a del l ’ Uffi ci o del l a p ers on al i t à ................................ .......... 
3.
C ons egna di una c opi a del pro gr am m a al pe rs onal e d el l ’Am bas ci at a
(i ncl us o i l cent ral i n o) e ai r es pons abi l i degl i Uf fi ci cons ol a ri .................. 
4.
C ons egna di una co pi a del progra m m a agl i aut i s t i , al res po ns abi l e del l a
s i curez z a e al P rot ocol l o ................................ ................................ ...... 
DURANTE LO SVOLGIMENTO DELLA VISITA
1.
Veri fi c a del l ’ora ri o di part enz a del vel i vol o , i n col l egam ent o di ret t o
con i l 31 m o s t orm o ovvero con l a com pagni a ae rea ................................ .. 
2.
Gi unge re al l ’ae rop ort o con al m eno un’ora di ant i ci po per pot er
procede re al l e oppor t une veri fi ch e del l a s ez i one “Aeropo rt o” .................. 
3.
C ont at t o di ret t o e cos t ant e del C apo M i s s i one con i l res po ns abi l e del
cort eo e con i l res po ns abi l e del l a vi s i t a ................................ ................. 
4.
Neces s i t à di un i nca rroz z am ent o con l ’a ut o di C eri m oni al e com e pri m o
vei col o e che co ns ent a s em pre al l ’i nt erpret e, al fot ogr afo e al
cam er am en uffi ci al e di pot er gi un ger e nei l uoghi de gl i i ncont ri i n
ant i ci po ................................ ................................ .............................. 
5.
M as s i m a cur a n el l ’i ncarroz z am ent o del pul m i no ri s ervat o ai gi o rnal i s t i
al s egui t o ................................ ................................ ............................ 
6.
Veri fi c a cos t ant e co n l ’Am bas ci at a e co n l ’Uffi ci o del e gaz i one i n Hot el
per i l cont rol l o di event ual i com uni caz i oni urgent i di ret t e al l a
pers onal i t à ................................ ................................ .......................... 
P agi na 4 di 9
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
7.
8.
9.
10.
11.
12.
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
Aggiornamento: 18/03/2011
Veri fi c a e cos t ant e m oni t ori aggi o de gl i apparat i el et t roni ci (m i crofoni e
al t oparl ant i ) ................................ ................................ ....................... 
Durant e l a vi s i t a, i l res pons abi l e d el l a l ogi s t i ca del l ’ eq ui paggi o s i
occupa i nt ant o del t ras fe ri m ent o i n aero port o i n m odo che l ’aer eo pos s a
es s ere p redi s pos t o per l a pa rt enz a ................................ ......................... 
Il r es pons abi l e am m i ni s t rat i vo s i occupa del pa gam ent o del l e fat t ure i n
Hot el ................................ ................................ ................................ .. 
Il r es pons abi l e d el l a l ogi s t i ca r ac co gl i e i pas s aport i del l a del e gaz i one ,
i n m odo che pos s a no es s er e cons e gna t i i n ant i ci po al l e aut ori t à di
front i era p er l a n ece s s ari a appos i z i one dei t i m bri di us ci t a ...................... 
Il p ers onal e del l a l ogi s t i ca s i as s i c ura ch e l e v al i gi e s i ano t ut t e
cons e gnat e, i ns i em e a t ut t i gl i eff et t i pe rs onal i , nel pul m i no ri s ervat o ai
baga gl i ................................ ................................ ............................... 
Il pers on al e di s i c urez z a ri cons e gna i n aeropo rt o al m o m ent o del l a
ri part enz a i port o d’ arm i t em poranei .
13.
ESEMPIO
DI NUMERO DA APPORRE ALLE AUTOVETTURE DEL CORTEO
P agi na 5 di 9
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
ESEMPIO
DI BADGE
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
Aggiornamento: 18/03/2011
(A M B A S C I A T A , D E L E G A Z I O N E , S T A M P A , A U T I S T I , S I C U R E Z Z A )
P agi na 6 di 9
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
ESEMPIO
DI
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
PROGRAMMA
P agi na 7 di 9
Aggiornamento: 18/03/2011
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
P agi na 8 di 9
Aggiornamento: 18/03/2011
Ministero degli Affari Esteri
Cerimoniale Diplomatico
VISITE UFFFICIALI ALL’ESTERO
VADEMECUM OPERATIVO
P agi na 9 di 9
Aggiornamento: 18/03/2011